WEEK ONE

LO11.1 -1.2

 

Personnel Management Vs Human Resource Management

• The major difference between personnel management vs. human resource management is that personnel management is the traditional approach and human resource management represents the modern approach toward managing people in an enterprise.

How do you compare personnel management vs human resource management?

– Personnel management is a predominantly administrative record-keeping function that aims to establish and maintain equitable terms and conditions of employment.

– Human resource management integrates the traditional personnel management functions to corporate goals and strategies, and performs additional people-centered organizational developmental activities.

• Significant difference exists between personnel management and human resource management in terms of scope, approach, and application.

• The Scope of Services• Human Resource Management is broader in scope than Personnel 

Management.• The scope of personnel management includes functional activities 

such as manpower planning, recruitment, job analysis, job evaluation, payroll administration, performance appraisals, labor law compliance, training administration, and related tasks. Human resources management includes all these activities plus organizational developmental activities such as leadership, motivation, developing organizational culture, communication of shared values, and so forth.

• The human resource management approach remains integrated to the company’s core strategy and vision. It seeks to optimize the use of human resource for the fulfillment of organizational goals. This strategic and philosophical context of human resource management makes it more purposeful, relevant, and more effective compared to the personnel management approach.

• Difference in Approach• The personnel management approach tends to attach much importance to 

norms, customs and established practices, whereas the human resource approach gives importance to values and mission.

• The personnel management approach also concerns itself with establishing rules, policies, procedures, and contracts, and strives to monitor and enforce compliance to such regulations, with careful delineation of written contract. The human resource management approach remains impatient with rules and regulations. HR managers tend to relax rules based on business needs and exigencies, and aim to go by the spirit of the contract rather than the letter of the contract.

• An illustration of this difference in approach lies in the treatment of employee motivation. The personnel management approach holds employee satisfaction as the key to keeping employees motivated, and institutes compensation, bonuses, rewards, and work simplification initiatives as possible motivators. The human resource philosophy holds improved performance as the driver of employee satisfaction, and devises strategies such as work challenges, team work, and creativity to improve motivation.

• Difference in Nature• Another dimension of the difference is the proactive nature of 

human resource management compared to the reactive nature of personnel management.

     Personnel management remains aloof from core organizational activities, functions independently, and takes a reactive approach to changes in corporate goals or strategy. Human resource management remains integrated with corporate strategy and takes a proactive approach to align the workforce toward achievement of corporate goals.

     For instance, while the personnel management approach concerns itself with a reactive performance appraisal process, human resource management approach has a more comprehensive and proactive performance management system that aims to correct performance rather than make a report card of past performance

• Difference in Application• Personnel management is an independent staff function of an 

organization, with little involvement from line managers, and no linkage to the organization's core process. Human resource management, on the other hand, remains integrated with the organization's core strategy and functions. Although a distinct human resource department carries out much of the human resource management tasks, human resource initiatives involve the line management and operations staff heavily.

     Personnel management also strives to reconcile the aspirations and views of the workforce with management interest by institutional means such as collective bargaining, trade union-based negotiations and similar processes. This leads to fixation of work conditions applicable for all, and not necessarily aligned to overall corporate goals.

• Human Resource management gives greater thrust on dealing with each employee independently and gives more importance to customer-focused developmental activities and facilitating individual employees rather than bargaining or negotiating with trade unions.

• Finally, in any discussion of personnel management vs human resource management, we must include that personnel management lays down rigid job description with many grades and a fixed promotion policy--usually based on seniority and performance appraisal ratings. Human resource management, on the other hand, has relatively fewer grades and ranks, with broadly defined job responsibilities providing much scope for applying creativity and initiative, and plenty of career paths, with skills, talent and commitment the key drivers of career advancement.

• Functions of the Human Resource Department

• A typical Human Resource Department is carries out the following functions:

1. Manpower Planning

• This involves the planning for the future and finding out how many employees will be needed in the future by the business and what types of skills should they possess. 

    Manpower planning depends on the following factors •  The number of people leaving the job •  The projected growth in sales of the business •  Technological changes •  Productivity level of the workers 

• 2. Job analysis and Job description •  • HR Department is also involved in designing the Job analysis and 

Job description for the prospective vacancies. • A job analysis is the process used to collect information about the

duties, responsibilities, necessary skills, outcomes, and work environment of a particular job.

• Job descriptions are written statements that describe the: •  duties, •  responsibilities, •  most important contributions and outcomes needed from a 

position, •  required qualifications of candidates, and •  reporting relationship and co-workers of a particular job. 

    KSA’s- Knowledge, Skills, and Abilities (KSAs), or Competencies are the attributes required to perform a job and are generally demonstrated through qualifying experience, education, or training. 

• Knowledge is a body of information applied directly to the performance of a function. 

• Skill is an observable competence to perform a learned psychomotor act. 

• Ability is competence to perform an observable behavior or a behavior that results in an observable product

3. Determining wages and salaries

• HR Department is also involved in conducting market surveys and determining the wages and salaries for different position in an organization. These decisions may be taken in consultation with top management and the Finance department

4. Recruitment and Selection  • One of the most important jobs of the HR department is to recruit the best people for the organization. This is of crucial importance as the success of any organization depends on the quality of its workforce.

 

• 5. Performance Appraisal       Once the employees are recruited, the HR Department has to 

review their performance on a regular basis through proper performance appraisals. 

Performance appraisal is the process of obtaining, analyzing and recording information about the relative worth of an employee.

     The focus of the performance appraisal is measuring and improving the actual performance of the employee and also the future potential of the employee. Its aim is to measure what an employee does. 

     On the basis of performance appraisal the HR Department will set up an action plan for each employee. If the employees need any training then the department provides that. 

6. Training and Development  • HR department is constantly keeping a watch over the employees of the organisation. In order to improve the efficiency level of the employees they have to undergo regular trainings and development programmes. All trainings and development needs are carried out by this department. Training might include on the job or off the job training. 

7. Employee Welfare and Motivation  • Happy employees mean a healthy organization. HR Department conducts various employee welfare activities which might include employees get together, annual staff retreats etc. HR department also reviews organizational policies and its impact on the motivation of the employees. 

8. Addressing Employees’ grievances

    HR department is the link between the workers and the management. Employees’ grievances in the work environment are usually entertained and resolved by the HR Department.  

9. Labour Management Relations

• For the smooth operation of any organization, it is crucial to have good labour management relations. HR department has to ensure that these relations are cordial. In case of any labour-management conflict the HR Department will play a vital role in bringing both management parties to the negotiation table and resolving the issue. 

10. Implementing organizational policies

• HR Department has to coordinate with line manager and see that the organizational policies are being implemented in a proper manner. Disciplinary action can be initiated against employees who are not following organizational rules and regulations. All these actions are conceived and implemented by the HR department. 

11. Dismissal and Redundancy  

• HR Department has to take firm actions against employees who are not following the organizational code of conduct, rules and regulations. This can result in the dismissal of the employee. Sometimes, an organization may no more require the services of an employee. The employee may be made redundant. HR Department has to see that organizational and government regulations are being followed in this process. 

All these functions contribute towards organisational effectiveness.

Human Resources Department (HRD)     The Human Resource Department deals with management of 

people within the organisation. There are a number of responsibilities that come with this title. First of all, the Department is responsible for hiring members of staff; this will involve attracting employees, keeping them in their positions and ensuring that they perform to expectation. Besides, the Human Resource Department also clarifies and sets day to day goals for the organisation. 

HRD “is responsible for organisation of people in the entire Company and plans for future ventures and objectives involving people in the Company

• External & Internal Environmental Factors Influencing HR Activities

• A successful human resources strategy complements a company's mission and goals -- so what works for an industry giant won't necessarily be suitable for a small business. 

• The factors influencing HR activities aren't static: To maximize recruitment and retention, and to minimize employee issues, small business managers must continually monitor internal and external environmental factors and adjust HR strategy accordingly. To do that, it's important to know what the internal and external factors can consist of:

• Competition •  • The extent of competition in the industry affects a company's 

ability to recruit qualified workers. Industry giants find that candidates seek them out. Small businesses typically don't have the same branding power or company reputation, though, and need to actively seek qualified candidates for critical positions. In such a scenario, a human resources department will need to focus on developing recruitment materials and attending job fairs to promote the company and attract applicants. Similarly, HR should develop programs and incentives to retain key employees. 

Compensation

• Labor supply drives the amount of compensation a business must offer to attract employees. In an oversaturated market, when unemployment is high and many more qualified candidates exist than job opportunities, the amount of compensation provided is less than when a shortage of candidates exists and businesses are competing against multiple other companies to recruit employees. HR must continually evaluate the compensation structure by conducting industry- and location-specific salary surveys to ensure wages remain competitive enough to attract and retain key staff members but low enough that the business remains financially competitive. HR must also ensure that the internal compensation structure is fair -- for example, experienced workers with specialized qualifications should earn more than recent college graduates performing the same tasks. 

Legislation  • Legislation impacts all HR activities. National 

legislation typically dictates how long a business must retain personnel records and other employee data, what can be stored, and how. This places obligations on employers to safeguard the confidentiality of employee personal information and to make sure company managers operate within the confines of law. HR professionals must stay abreast of legislation and train managers on their responsibilities. 

Employee Relations

• Internal policies and procedures impact HR activities. For example, if the company is committed to promoting from within, HR must ensure employees receive appropriate training and development to be ready for promotion when the time comes. HR should monitor the number of employees eligible for retirement and ensure potential replacements or other staff members are trained to avoid a sudden departure of business knowledge. If the company is unionized, HR must engage in collective bargaining with the union on matters of representation. External influences, political factors and organizational culture all influence the amount of grievances and complaints HR must respond to