HAPPENINGSFrom the Office of Human Resource Management

APRIL 2013

In This Issue:

Employee Recognition Program

Classified Employees’ Rights to Address Legislature

Revised EEO Policy

Cash Balance Plan

HRM Babies

Tuition Exemption Deadlines

FMLA Training

Form I-9 Training

Monthly Leave Certification

Holiday Schedule

Retroactive Compensation

Payday Dates

ORP/403(B)/457(B) Vendor Schedule

HRM Staff Spotlight

Top Secret

Geaux Active

Development Opportunities

                                                       HRM |110 Thomas Boyd Hall |T: 225‐578‐8200 | F: 225‐578‐6571 | Office Hours: 8‐4:30 PM | 

Equal Opportunity Policy Revision The Equal Opportunity Policy (Policy Statement 1) has been recently updated. The  revisions include: 

Requirement to internally adver se academic administra ve permanent posi ons such as Associate Chair, Associate Dean, or Associate Vice Chancellor; 

Requirement to internally adver se interim or ac ng academic administra ve  posi ons; 

Requirement to solicit input from faculty and staff prior to extending the appointment past one year; 

Addi on of gender iden ty and gender expression to the list of protected classes; and 

Promo ons to or in faculty rank must either be the result of a compe ve external search or part of a formal promo on and tenure review. 

Please click here to review the full policy online.  

Employee Recognition Program The 22nd Annual Employee Recogni on Program will be held on Wednesday, May 1st, from 9:30 a.m. to 12:00 noon at the Lod Cook Alumni Center. This event will honor loyal  employees of LSU who have achieved 25, 30, 35, 40, and 45 years of service. Light  refreshments will be served at 9:30 a.m. and the program will begin at 10:00 a.m. All  employees to be honored are invited to a end with one guest and their department head, director, or dean. 

State Classified Employees’ Rights to Address Members of the Legislature

Classified employees are prohibited from engaging in efforts to support or  oppose a candidate, party , or fac on in an elec on. These cons tu onal  restric ons do not prohibit a classified employee from expressing  themselves either privately or publicly on issues that may be pending before the legislature or other public body. The act of expressing ma ers of  personal concern in a personal capacity are not prohibited, but if an  employee wishes to express these ma ers during duty hours, it must be done while on annual leave. For more detailed informa on and FAQ, please see the a achment provided by the Louisiana State Civil Service.  

Page  1 

Tuition Exemption Deadlines for Spring Intersession and Summer  In order to have your tui on exemp on request processed for Spring 2013 Intersession, please have your request submi ed to HRM no later than Tuesday, April 30th.   In order to have your tui on exemp on request processed 

for the Summer 2013 Semester, please have your request 

submi ed to HRM no later than Monday, May 13th. 

                                                       HRM |110 Thomas Boyd Hall |T: 225‐578‐8200 | F: 225‐578‐6571 | Office Hours: 8‐4:30 PM | 

HAPPENINGS

Retirement Update: Cash Balance Plan As you may know, in the 2012 legisla ve session, the Pension Reform Plan was proposed by the Jindal  

administra on. The proposed package resulted in the passage of Act 483 that will replace the exis ng, tradi onal “defined benefit” plan offered by the Teachers Re rement System of Louisiana (TRSL) and Louisiana State Employee Re rement System (LASERS) re rement systems. The new re rement plan, the Cash Balance Plan, will only apply to new hires who are eligible for membership in LASERS (rank and file) and TRSL (employed in higher educa on) on or a er July 1, 2013. Newly hired employees will no longer be eligible for the current pension system, where employees are guaranteed a re rement payment for life based on years worked and salary earned. In the Cash Balance Plan,  re rement benefits will be determined based on the employee contribu ons (8 percent of their salary),  4 percent trust fund credits (funded by the state), and interest credits based on the actuarial rate of return of the system, minus 1 percent. For addi onal informa on on how the Cash Balance Plan will work, please see the fact sheet a achment provided by TRSL.   

New employees eligible for TRSL membership will con nue to have the Op onal Re rement Plan (ORP) as an op on in lieu of the Cash Balance Plan; however, TRSL recently informed us that employees hired on or a er July 1, 2013 will have a significantly lower employer match (as low as .8 percent) towards their ORP accounts. Current ORP  par cipants have a 5.6 percent employer match towards their ORP accounts. As a result of this recent development, President Jenkins and other LSU administrators have begun to work with the legislature and state government to  request that future employees receive the same employer match as exis ng ORP par cipants. Please see the  a achment that TRSL provided with addi onal informa on on how the new pending legisla on will affect the  employer match for ORP par cipants hired on or a er July 1, 2013.     

**Please note that on January 24th  State District Judge William Morvant struck down the Cash Balance Plan as  uncons tu onal because the House of Representa ves passed the law with simple majority, rather than the  two‐thirds vote needed. Since then, the Department of Administra on and governor’s office responded to this ruling and filed a suspensive appeal. The appeal is reques ng suspension of the ruling un l the Supreme Court hears the case. In addi on, the Division of Administra on requested a ruling from the IRS on whether the Cash Balance Plan meets Social Security equivalency requirements. Depending on the outcome of this ruling, it may cause changes to the Cash Balance Plan or require par cipa on in Social Security.     

Please stay tuned to the benefits website (www.lsu.edu/benefits) for addi onal developments/updates concerning this ma er.    

 The HRM Family is Growing!

We would like to congratulate the  

following HRM staff on their new bundles of joy: 

Brandi Aljariri and her baby boy, Joseph Muhammed  

Amy Kirby and her baby boy, Brock Michael  

Page  2 

                                                       HRM |110 Thomas Boyd Hall |T: 225‐578‐8200 | F: 225‐578‐6571 | Office Hours: 8‐4:30 PM | 

HAPPENINGS

EMPLOYMENT PROCESSING

April 12th  Wage Payroll 

April 19th  Academic Payroll 

April 26th   Wage Payroll 

April 30th   Salary Payroll 

April Vendor Schedules For ORP, 403 (B), 457 (B) Plans: All vendor mee ngs will take place at 304 Thomas Boyd Hall.   

Tuesday Wednesday Thursday

2 Deferred  Compensa on Plan of LA Chris Burton 225‐926‐8082 ext. 35507  10‐2pm

3 MetLife  

Clyde Bohne 225‐765‐7576 Ext. 2261 10‐2pm 

4

9 ING Brandon Goll Mike So le Julie Russell 225‐766‐8711 11‐2pm  

10 11 TIAA‐CREF 

Mike Digiovanni 866‐842‐2951, ext. 257470 10‐2pm  

16 VALIC Mindy Lewis 225‐201‐1009  10‐2pm 

17 TIAA‐CREF Mike Digiovanni 866‐842‐2951, ext. 257470 10‐2pm  

18  

23 TIAA‐CREF Mike Digiovanni 866‐842‐2951, ext. 257470 10‐2pm  

24 25 ING Brandon Goll Mike So le Julie Russell 225‐766‐8711 11‐2pm

Monday

1

8 TIAA‐CREF Mike Digiovanni 866‐842‐2951, ext. 257470 10‐2pm  

15  

22  

New Holiday Schedule Available

For a list of the 2013‐2014 and the  

2014‐2015 holiday schedule, please see 

the PM‐5 a achment.  

 Family Medical Leave Act (FMLA) Training The FMLA training has been rescheduled and is now open for  registra on for April 16th at 9:30am. This session covers informa on regarding the 1993 Federal law and the University policy on family medical leave. It will also cover who is responsible for each step in the process of documen ng approved FMLA leave. 

Monthly Certification for all Academic, Research Associates and Professional Employees This is a reminder about the importance of being up‐to‐date with your departments Monthly Cer fica on reports and monitoring any employee who is not cer fying their leave. Emails have been sent out to any employee that has missed this cer fica on process; along with instruc ons on how to go back retroac vely and cer fy any leave missed. When you print your reports, please con nue to email reminders to any employees that are not cer fying their leave and remind them of the importance of doing so in a  mely manner to remain in compliance with LSU  policies and Louisiana State laws. If you need addi onal informa on regarding this topic, please contact Debbie Francis at 578‐8390, dfrancis@lsu.edu.  

Retroactive Compensation Be aware that Retroac ve Compensa on of any type (salary adjustments, addi onal compensa on, etc.) for Unclassified staff that exceeds 30 days requires Board of Supervisors’ approval. Please ensure that forms are submi ed prospec vely to avoid any  unnecessary delays in processing and payment. 

Completing Form I-9  

Please do not forget to complete the mandatory  training for all HR Contacts and Departmental Hiring  Managers. Training will cover how to complete Form  I‐9 for all employees, including, interna onal employees with permanent residency cards, H1‐B, J‐1 and other  common types of work authoriza on visas. There are two sessions on April 23rd and 24th from 9‐11am and 1‐3pm. It is only necessary that you a end one training session.  

Page  3 

Top Secret...Shhhhhhh!

When you call the HRM main office number (8‐8200), 

press “4” to bypass the automated message and  

connect directly to a HR Generalist.  

                                                       HRM |110 Thomas Boyd Hall |T: 225‐578‐8200 | F: 225‐578‐6571 | Office Hours: 8‐4:30 PM | 

HAPPENINGS

HR CONTACT SPOTLIGHT Name:   Allison Merri    

Hometown: Ruston, Louisiana       Educa on: Bachelor’s in General  Studies and a Master’s in  Industrial/Organiza onal Psychology both from Louisiana Tech University   

What do you do in your department, including job  tle and area?   

I am an HR Analyst with the Compensa on Sec on and I serve as a Compensa on Consultant. I process  Academic, Professional and Classified PFAVs/PCNPs and salary adjustments, as well as addi onal compensa on for the campus. 

 

How long have you been with LSU?   

8 years! I started in Undergraduate Admissions and was there for 6 months before I transferred to HRM.  

 

What has been your most sa sfying or rewarding  experience as an HR professional?   

I really enjoy when you can help a customer or work  together with a co‐worker to solve a problem/issue and they help you in return.  

 

What do you like most about working at LSU?   The people you meet and the high energy atmosphere, especially during Football Season!  

 

Tell us something interes ng about yourself.   I love being an Aunt and being able to spoil my nieces and nephews ro en! 

GEAUX ACT IVE  

 

 

 

 

 

 

 

We hope you will enjoy The Happenings, Geaux Ac ve sec on. Here you will find great  ps for leading a healthier lifestyle. We encourage our faculty and staff to take an  ac ve approach in his/her quest for health and well‐being.  

If there are any health/fitness topics that you would like to see in upcoming issues, please e‐mail them to hr@lsu.edu.  

Tone Your Buns and Thighs with One Move Fi ng in a work‐out can be tough, but with the help of this move you tone up anywhere in just a few minutes! For an added challenge, try do this when you are talking to  someone on your phone.  

1. Stand in front of a wall, Stand in front of a wall, Stand in front of a wall, feet shoulderfeet shoulderfeet shoulder‐‐‐width apart, width apart, width apart, spine straight, shoulders back spine straight, shoulders back spine straight, shoulders back and down. Press your head, and down. Press your head, and down. Press your head, shoulders, and back against shoulders, and back against shoulders, and back against the wall and step your feet out the wall and step your feet out the wall and step your feet out about two feet away from it, about two feet away from it, about two feet away from it, as shown.  as shown.  as shown.   

2. Keeping your back against Keeping your back against Keeping your back against the wall, slide your the wall, slide your the wall, slide your    upperupperupper‐‐‐body down un l your body down un l your body down un l your knees are bent at a 90knees are bent at a 90knees are bent at a 90‐‐‐degree degree degree angle like you’re si ng in a angle like you’re si ng in a angle like you’re si ng in a chair, as shown. Hold for 30 chair, as shown. Hold for 30 chair, as shown. Hold for 30 seconds, then slide yourself seconds, then slide yourself seconds, then slide yourself back up and rest for 30 back up and rest for 30 back up and rest for 30    seconds. Repeat a few  mes seconds. Repeat a few  mes seconds. Repeat a few  mes (or un l you hang up). (or un l you hang up). (or un l you hang up).  “Lazy Woman’s Fitness” Redbookmag.com 

Are You Experiencing That 2 O'clock Feeling? Then try the energizing combo of a magnesium and  

potassium rich‐banana and an oxidant‐rich dark  

chocolate. One half‐ounce square and a small (6” or 

less) banana hit the sweet spot for only 140 calories and 

5 grams of fat. As an added bonus the sugar content 

triggers your serotonin hormone which helps to make 

you feel happy! “How Food Affects Your Mood” Redbookmag.com 

Page  4 

Upcoming Opportunities TRAIN

ING

& D

EVELO

PMEN

T

                                                       HRM |110 Thomas Boyd Hall |T: 225‐578‐8200 | F: 225‐578‐6571 | Office Hours: 8‐4:30 PM | 

To register for a Training and Development class, log into myLSU. Click on ‘Employee Resources’ and then ‘HRM Training Programs’ from the le  hand menu. You will be asked to validate your personal  informa on. Then, click on ‘Training Programs’ from the top menu. Choose your selected class and date. Click ‘register.’ You will receive an email confirma on.  

If you do not receive a confirma on or are put on a waitlist, please email the  Training & Development Coordinator, Chynsia Jenkins at cjenki8@lsu.edu or call her at 225‐578‐8333.  

Excellence in Customer Service April 9th | 2 — 4pm 

New Employee Orientation April 15th | 8:15 — 2:30pm 

April 29th | 8:15 — 2:30pm 

Invoice Processing April 10th | 9:30 — 11:30am 

Budget and Planning April 10th | 10 — 12pm 

Property/Fleet Management Training April 11th | 9:30 — 11:30am 

Family Medical Leave Act (FMLA) April 16th | 9:30 — 11am 

LaCarte Purchasing Card April 16th | 9:30 — 11:30am 

Positive Discipline April 18th | 9 — 11:30am 

GLS & Reporting Tools April 18th | 9:30 — 11:30am 

 

Personnel Activity Reports (PAR) April 23rd | 9:30 — 11am 

 

Completing Form I-9 April 23rd | 9 — 11am 

April 23rd | 1 — 3pm 

April 24th | 9 — 11am 

April 24th | 1 — 3pm 

Post Award Administration Training April 24th | 9 — 11am 

Benefit Basics for HR Contacts April 25th | 9 — 12pm 

Travel Expense Reimbursement April 25th | 9:30 — 11:30am 

Resolving Conflict in the Workplace May 1st | 2 — 4pm 

Performance Evaluation System (PES) Training May 2nd | 8 — 9:30am 

May 2nd | 10 — 11:30am 

May 2nd | 1 — 2:30pm 

 

 

 

 

 

 

Help us welcome our new Training & Development Coordinator, Chynsia Jenkins! Chynsia is one of our new HR staff members and is primarily responsible for our HR Contact and Business Manager  Cer fica on Program, serving as a CPTP Coordinator, and coordina ng HR training events amongst other things. Please contact Chynsia with your training ques ons. You may reach her at cjenki8@lsu.edu or 225‐578‐8333.  

Page  5