How I used the GSK ADP practices during my PULSE ... · PDF fileUse of GSK ADP practices...

How I used the GSK ADP practices

during my PULSE assignment in

Democratic Republic of Congo with

UNICEF ?

ADP : Accelerated Delivery PerformanceLaure Benjamin, 2014 GSK PULSE Volunteer, UNICEF, DRC

Use of GSK ADP practices during my PULSE assignment in Democratic Republic of the Congo with UNICEF

What are the ADP practices ?

ADP (Accelerated Delivery Performance ) is a new process of leading and managing change in GSK. ADP incorporates ways of working,

behaviours and tools that you can apply to your work to help drive better performance in the organisation.

DIAGNOSES : 5 Why’s

Objective Technic of questioning used to identify the root

cause of a problem in order to propose

sustainable solutions to this problem

Applications during

my PULSE

Assignment

• During monitoring session of development

programs with the health staff in order to

identify the root causes of bottlenecks.

• During the testing of a monitoring and

evaluation tool of a vaccination program for

the data analyses and the identification of

the root cause of bottlenecks (Kalemie,

Mbjui-Mayi).

Advantages / • Use of the 5 Why’s is a good way to Advantages /

Challenges of the

use

• Use of the 5 Why’s is a good way to

promote data analysis and to encourage the

use of data for actions.

• This technic implies to train and to coach

people who need to use it. A wrong root

cause due to inappropriate use of the

method will produce inappropriate

solutions resulting in inefficiency

Illustration of the 5

Why’s that I proposed

based on a concrete

example given by my

NGO manager to

explain the technic.

This illustration was

used by other UNICEF

colleagues during a

workshop at Kananga.

5 Why’s analyses sessions at

Kalemie during the testing of a

tool developed during my

assignment for the monitoring

of the national vaccination

program – August 2014

‘’Before my PULSE assignment, I wanted to improve the diagnoses in

my way of working. This is one of the most difficult task to do since

we are often focused on the deliverables and we often forget to take

enough time to diagnose. So one of my main objectives for PULSE

was to take the time to observe before to act. I wanted to be a

better observer in order to be a better actor of change and

development.’’



ADP (Accelerated Delivery Performance ) is a new process of leading and managing change in GSK. ADP incorporates ways of working,

behaviours and tools that you can apply to your work to help drive better performance in the organisation.

‘’Before my PULSE assignment, I wanted to improve

the diagnoses in my way of working. This is one of the

most difficult task to do since we are often focused on

the deliverables and we often forget to take enough

time to diagnose. So one of my main objectives for

PULSE was to take the time to observe before to act.

I wanted to be a better observer in order to be a

better actor of change and development.’’

DIAGNOSES : GEMBA (To Go and See)

Objective To go and see on place to get a better and deeper understanding of the

situation

Applications during my

PULSE Assignment

• During the 2 first weeks of integration at UNICEF through face-to-face

discussions with my colleagues to better understand what they do

and what are their challenges.

• Informal discussions with different actors (UNICEF governmental

partners, local health staff, beneficiaries in the bush, other

expatriates working for NGOs) .

• By just observing without judgment and asking a lot of questions.

• By visiting a Regional Center of Distribution of drugs and

participating to the inventory of stocks at UNICEF warehouse in

order to understand the circuit of drugs in DRC and challengesorder to understand the circuit of drugs in DRC and challenges

• By testing the monitoring and evaluation tool that I have developed

during my assignment in order to understand what are the difficulties

of data collection in the field

Advantages / Challenges

of the use

I gained a better and quickly understanding of the organization and its

challenges and on constraints of the data collection in the field

Visit of the CDR of Kalemie – July 2014

Inventory of the UNICEF warehouse –

June 2014

Testing of the monitoring tool in health centers

in order to see the difficulties of data collection

in the field and to take this into consideration in

the development of the tool – August 2014



ADP (Accelerated Delivery Performance ) is a new process of

leading and managing change in GSK. ADP incorporates ways

of working, behaviours and tools that you can apply to your

work to help drive better performance in the organisation.

‘’One of my second objective for PULSE was to learn how to collect the

voice of beneficiaries by working in the field. Working in the

headquarters of a big company may keep you far away from the

beneficiaries and making difficult to take their insight into

consideration into the project that you lead’’

GET THE VOICE OF THE BENEFICIARIES

Objective To get the voice of beneficiaries of a program in

order to implement relevant and sustainable

solutions that make sense for people targeted by

the program

Application during

my PULSE

Assignment

• Participation to focus group among

communities in order to get their opinions

and to bring them to identify their own

solutions

• By discussing with nurses and the zonal

health team during the supervision of a

poliomyelitis vaccination campaign in order to

adapt requirements specifications to logistic

and technical constraints of the local team

By organizing workshops in the field in order

and technical constraints of the local team

• By organizing workshops in the field in order

to take into account the opinion of the future

users in the conception of the tool that we

have developed

Advantages /

Challenges of the use

• To encourage the appropriation of programs

by communities

• The quality of the process depends on the

training of local staff and its good and

sustainable application in the field

Focus group conducted in the Health Zone of Kongolo

among a community of Pygmies – July 2014

Focus group conducted in the Health Zone of Kongolo

among a community of Pygmies – July 2014



ADP (Accelerated Delivery Performance ) is a new process of leading and managing change in GSK. ADP is made up of twelve fundamentals

that incorporate ways of working, behaviours and tools that you can apply to your work to help drive better performance in the

organisation.

‘’I finally discovered that UNICEF was already

using some of the tools used by GSK such as

5 Why’s, meeting roles, SWOT analysis’’

WAYS OF WORKING : PDP & IPO

Objective Use of tools to improve the ways of

working in terms of

efficiency/effectiveness

Application

during my

PULSE

Assignment

• Use of the PDP (Personal

Development plan) by me and my

colleagues to fix the PULSE

objectives and to follow the level of

achievement. The PDP template was

applied to other UNICEF staff.

• Use of the IPO (Input Process

‘’And I was pleased to discover

good ways of working in the

field during my assignment’’

�

�

• Use of the IPO (Input Process

Outcomes) to help my team in the

organization of missions in the field.

It helped us and our partners to

better organize the mission (who is

responsible for what and check list

of activities to make the mission a

success at each step (before and

during the mission)). This template

will be used at UNICEF for next

missions and meetings.

Advantages /

Challenges of

the use

• To use a PDP and review it during

PULSE assignment helps to follow

the progress and avoid duplication

of documents (e.g. monthly report

on activities ..). This template will be

used for other staff members.

• The IPO helped us in the efficiency

of the organization of missions in a

very short time.

Supervision of the local

vaccination campaign at

Kabondo-Dianda with local staff

October 2014

�





organisation.

WAYS OF WORKING : AAR & meeting roles

‘’I’m soon at the end of my PULSE assignment and I have noticed that it is quite difficult to get

continuous improvement from people and therefore to reach sustainable outcomes. So I have

planned to use AAR to encourage the embed and grow spirit and to use meeting roles in order to

increase the active participation for my next mission in the field in November/December 2014’’

Objective Use of tools to improve the ways of working in terms of efficiency/effectiveness

and promote the continues improvement

Application

during my PULSE

Assignment

• Use of the AAR via satisfaction questionnaires in order to evaluate the quality

of the workshop that we have performed at Mbuji-Mayi and Kananga and to

promote continuous improvement but also in order to get the opinions of

users about the monitoring and evaluation tool that we have developed in

order to improve the tool and to promote its use.

• Use of the meeting roles in order to improve the level of motivation and

involvement of participants especially among governmental partners who

need to appropriate the use of the tool. I have encouraged the roles of scribe,

observer and timekeeper during the training of the tool and the restitution

session.

Advantages /

Challenges of

the use

• A good way to document feedback and a way to collect feedback from those

who may not want to express their feelings orally

• It helped to feed the SWOT analysis on the tool that we have developed

• Was useful for the discussion with UNICEF headquarters for project approval

Workshop for the testing of a monitoring

tool for the national program of

vaccination at Mbujimayi

November 2014





organisation.

WAYS OF WORKING : SWOT Analysis

Objective A structured planning method used to evaluate the strengths,

‘’During my last mission in the filed, I found that it was quite difficult to get the

adherence of different stakeholders about the utility of the monitoring and evaluation

tool that we have developed. So I decided to conduct a SWOT analysis with the team

in order to identify the Strength, Weaknesses, Opportunities and Threats about our

tool, to address all main issues and to define the best strategy to work on the

appropriation of the tools by governmental partners and other UNICEF colleagues ’’

Objective A structured planning method used to evaluate the strengths,

weaknesses, opportunities and threats involved in a project in order

to specify the objective of the project and identifying the internal and

external factors that are favorable and unfavorable to achieve that

objective.

Application

during my

PULSE

Assignment

• Use of the SWOT analysis during discussions with UNICEF

colleagues and its governmental partners and with zonal health

team in the field

• Output of AAR (questionnaires on the utility of the tool) helped to

identify the Strengths and Weaknesses of the tool

• Discussions with UNICEF colleagues and governmental partners

help to identify opportunities but also threats

Advantages /

Challenges of

the use

• An appropriate way to frame the reflection about this new project,

to explore potential of the project, to address threat and to see

opportunities

• A good way to see more clearly and weigh the pros and cons and

to have a thrust and objective analysis of the situation

Discussion about stregn and weakness of the

tool with the health staff during the testing of

fata collection at Mujimayi – CS St Pierre

November 2014

Strenghts Weaknesses

Opportunities Threats

Enseignements sur l’utilisation des

pratiques ADP en dehors de GSK

ADP : Accelerated Delivery Performance


pratiques ADP en dehors de GSK ..

Au départ je ne pensais pas a utiliser les

pratiques ADP pendant mon PULSE mais c'est

en me rendant compte que certains d'entre

eux étaient déjà connus et utilises par

l'UNICEF (5 Why + Gemba + Get the voice of

beneficiaries + meeting roles) que je me suis

dit qu'on pouvait aller un peu plus loin pour dit qu'on pouvait aller un peu plus loin pour

améliorer certaines choses.

Atelier sur l’analyse des 5 pourquoi a Kalemie - Aout 2014



Méthode recommandée par l'OMS et les gouvernementaux des pays (Ministère de la sante) dans le cadre du monitoring des interventions de santé

Principe général:

5 Why’s

Principe général: • faire un état des lieux de la situation sanitaire d'une zone de santé en

collectant des données• ces données sont ensuite analysées pour repérer les goulots

d'etranglements (= obstacles a la performance) • on mène une analyse des 5 pourquoi afin d'identifier la cause profonde

de ces goulots • et enfin on définit un plan d'actions pour traiter la cause racine.

C'est une méthode qui, bien que pertinente sur le plan théorique, pose plusieurs limites/contraintes au niveau opérationnel

Enseignements sur l’utilisation des pratiques ADP en dehors de GSK ..

Difficulté 1 (5 Why’s)

• Mode de raisonnement qui n'est pas évident pour tous

les acteurs du système de soins (notamment

les infirmiers) => nécessité de répéter cet exercice

plusieurs fois pour une bonne appropriation de la

méthode ce qui suppose des moyens en temps et en

ressources pour accompagner et coacher les équipes.

• L'appropriation de cette méthode est en revanche plus

aisée pour les médecins chef de zone et les partenaires

gouvernementaux (qui sont souvent plus familiers de

l'analyse des données)

• Cependant on travaille ici dans une optique


• L'analyse des 5 Pourquoi soulève indirectement la

question de la responsabilité des acteurs et c'est un

point délicat dans le contexte congolais.

• Conséquence: la discussion tourne souvent au ''c'est pas

moi qui, c'est la faute de l'autre ...'' au lieu de chercher a

comprendre pourquoi il y a un dysfonctionnement et

envisager ce qu'on peut faire pour améliorer.

• La pyramide sanitaire en RDC est complexe et dans cet

exercice, les gens ont tendance a rejeter la

responsabilité sur le niveau supérieur (''le

Gouvernement ne nous donne pas assez d'argent'') ou • Cependant on travaille ici dans une optique

d'appropriation a TOUS les niveaux de la pyramide

sanitaire, il est donc important que les infirmiers soient

aussi pleinement partie prenante de la réflexion et c'est

un vrai défi de parvenir a capaciter les gens sur ce type

de réflexion.

Gouvernement ne nous donne pas assez d'argent'') ou

sur le niveau inferieur (''ce sont les relais

communautaires qui ne font pas leur travail'') alors que

l'exercice devrait inciter a se poser la question de savoir

ce que l'on peut faire a SON propre niveau (''quelles sont

les causes racines sur lesquelles je peux agir a mon

niveau pour faire avancer les choses?'').

• On se heurte a un vrai défi qui est le changement de

mentalité pour faire évoluer les acteurs vers le sens de la

responsabilité. Difficulté 3 (5 Why’s)

Manque de temps et/ou d'implication/de motivation dans

certains cas qui peut conduire a bâcler cet exercice et du

coup a identifier des causes racines qui n'en sont pas et

donc conduire a des actions correctrices inappropriées.


Sur le plan méthodologique, l'identification des causes

racine n'aboutit pas forcement a établir une relation

causale ce qui peut contribuer a expliquer l'inefficience de

certains actions correctrices


‘’Face a la difficulté lors des différents ateliers conduits, d’amener les infirmiers a identifier la

cause des goulots d’etranglement au niveau du centre de sante, j’ai propose aux équipes

UNICEF de travailler sur un document répertoriant les causes les plus fréquentes de ces goulots

ceci afin d’aider les équipes a identifier ensuite des solutions a ces causes. La cause du goulot

renvoie a la responsabilité et le cheminement (analyse causale) n’etant pas evident, les équipes

vont travailler sur cette solution pour faciliter l’appropriation de la méthode.’’ Ce travail pourrait

être base sur l’evidence déjà connue enrichie des différents éléments qui sont ressorti des ateliers

précédents et qui ressortiront sur le terrain lors de l’utilisation pilote de l’outil’’

Atelier de travail sur l’analyse des 5 Pourquoi, Kananga,

Kasai Occidental



Gemba (Go & See & Ask Why)

La façon de travailler de l'UNICEF repose principalement sur le terrain. C’est donc une pratique qui est plutôt bien ancrée qui n’est pas forcement appellee comme cela du fait que les gens formalisent un peu moins que chez GSK

Le parcours d'integration d'un nouveau collaborateur a l'UNICEF repose a 80-90% sur le Gemba. Quand on arrive on est d'office incite a comprendre le milieu par les visites de terrain et des discussions avec les acteurs (poser des questions avant tout pour comprendre).

C'est une bonne chose et c'est une manière de travailler qui est très fortement encouragée par le management et les ressources humaines de l'organisation.

Pour le reste, j'ai apporte une modeste contribution avec quelques outils supplémentaires (IPO, PDP, AAR et SWOT) pour ‘’mettre un peu d'huile dans les rouages’’



‘’J’ai propose cet outil après avoir constater quelques dysfonctionnements dans l'organisation des missions de terrain. Nos correspondants sur le terrain qui étaient supposes organiser la tenue d'un atelier ne savaient pas ce qu'ils devaient faire, comment et quand ils devaient le faire. Il y avait un manque de visibilité sur ce qu'on attendait d'eux.

IPO

d'eux.J'ai donc pense que l'IPO pouvait aider car cet outil est parfait pour fixer les objectifs et les moyens d'atteindre ces objectifs et aider ainsi a mettre les choses en route. Cet outil a été très apprécie par mon équipe et réutilisé pour les missions suivantes avec nos partenaires (mon manager souhaite poursuivre l'utilisation de l'outil pour l'organisation des réunions internes). L'utilisation de l'IPO a permis d'enrichir les TDR (termes de références) des missions déjà existants mais qui ne permettaient pas de voir quels étaient les input nécessaires a la réalisation des activités planifiées, les responsabilités des uns et des autres et les output attendus pour évaluer pendant l'atelier si nous avons bien atteint les objectifs’’.



‘’ J’ai propose ce point après avoir constate des insuffisances dans le

processus d'amelioration continue. Il y a de bonnes initiatives qui

sont menées mais des erreurs persistent d'une activité a l'autre et

entravent la performance des projets.

AAR ’’L’autre motivation a propose un AAR sous forme de questionnaire était motive par la différence culturelle.

venait de la différence culturelle. Le langage corporel qui peut permettre d’etablir une interaction lors d’une

reunion est tres different de celui que nous connaissons en France par exemple. L’absence d’expression La encore il y a une éducation des mentalités a faire pour promouvoir

l'amelioration continue ce qui n'est pas évident au vu notamment du

turnover élevé du staff UNICEF.

Il est donc difficile de capitaliser sur les expériences passées. J'ai

donc propose de tester l'AAR par le biais de questionnaires de

satisfaction sur chacune des activités de l'atelier que nous venons de

réaliser a Mbuji-Mayi afin de recueillir l'opinion des participants et

inciter les collègues et les partenaires a s'ameliorer tout au long de

l'atelier. Pour que cela soit suivi des faits rapidement, j'ai fait des

questionnaires journaliers (pour évaluer 1 activité par jour) dont nous

avons présenté les résultats d'une journée a l'autre

nous connaissons en France par exemple. L’absence d’expression

faciale ou de reponse a une question fermee ou ouverte ou encore la crainte

de prendre la parole publiquement rend les interactions delicates. Proposer un AAR sous forme de

questionnaire était pour moi un moyen de contourner cette difficulte et

d’atteindre mon objectif’’


Impact 1 (AAR)

A permis de contourner une barrière culturelle qui

est le fait que les gens ont souvent du mal a

donner leur opinion (et ce encore plus en

présence d'un étranger). Le questionnaire

anonyme et rapide est un moyen de recueillir

l'opinion de tous et donc d'avoir une évaluation

un peu plus objective car souvent les AAR étaient

soient non réalisés soit non formalises soit pas

suffisamment approfondis

Impact 4 (AAR)

A permis de prendre en compte les remarques

des participants d'une journée a l'autre et

d'ameliorer de façon continue l'atelier au niveau

technique, logistique et organisationnel. Sur les 3

jours, nous avons pu constater par exemple

une amélioration sur la gestion du timing (qui est

un vrai défi en Afrique ou la gestion du temps y

est très différente de la notre) suffisamment approfondis

Impact 3 (AAR)

A permis de montrer aux participants le souci des

organisateurs de prendre en compte leur opinion

(et c'est important d'un point de vue relationnel

pour instaurer une relation de confiance et de

respect avec les acteurs du terrain)

Impact 2 (AAR)

A permis de documenter l'AAR sur une base plus

robuste et de faire prendre conscience aux

organisateurs de ce qui va/ de ce qui ne va pas

Impact 6 (AAR)

A permis d’enrichir la réflexion sur l’analyse du

SWOT de l’outil que nous testions (questionnaire

d’evaluation de l’outil par les participants)

Impact 5 (AAR)

A permis de saisir l'opportunite d'inciter les

équipes a prendre l'habitude de documenter (pas

souvent applique dans les méthodes de travail) et

de s’auto-evaluer (susciter le reflexe de

l’evaluation)



‘’Je l'ai utilise pour fixer les objectifs de ma mission PULSE avec mon manager et pour suivre la réalisation des différents objectifs. Ce document a été juge très utile par un de mes collègues en charge du

PDP

document a été juge très utile par un de mes collègues en charge du management d'une équipe. Il a décidé de l'utiliser pour les bilans a mi parcours et en fin d'annee de son équipe. Travailler avec cet outil a éviter de faire des rapports mensuels d'activite (1 outil pouvant servir a la fois aux bilans a mi parcours et en fin de parcours mais aussi a planifier les activites et a suivre mensuellement la réalisation des activites lors des reunions face-face).



‘’Certains meeting roles comme le scribe et le time keeper etaient dejautilises a mon arrivee lors des reunions du staff mais aussi dans certains ateliers de revue des donnees ou de formation auxquels j'ai pu assister.

Meetings roles

ateliers de revue des donnees ou de formation auxquels j'ai pu assister. Ces roles pourraient etre optimises par une plus grande concertation et alignement entre les acteurs qui investissent ces differents roles (les gens ont parfois du mal a s'ecouter entre eux et a canaliser leurs energies). Pour ma part, j'ai principalement endosse le roled'observateur tout au long de ma mission, mes collegues etantdemandeur d'un avis externe et critique sur le travail qu'il realisait’’.



‘’Cette idée m'est venue des difficultés rencontrées sur le terrain par rapport a

l'acceptation de l'outil de suivi du programme national de vaccination. Apres ces

difficultés, nous avions besoin de faire le point sur les avantages et les inconvénients

de cet outil pour trouver des leviers. Il fallait convaincre le siège de l'UNICEF a

Analyse du SWOT

de cet outil pour trouver des leviers. Il fallait convaincre le siège de l'UNICEF a

Kinshasa du bien fonde de l'outil et leur donner des arguments pour nous aider a

défendre le projet auprès de certains partenaires gouvernementaux. J'ai donc au fil

des discussions vu que nos arguments pouvaient être synthétisés et formalises via un

SWOT pour donner une vision claire et synthétique aux équipes de Kinshasa sur les

avantages, faiblesses, opportunités et menaces. Le SWOT me paraissait être un outil

approprie a cela qui pouvait guider notre réflexion. Nous sommes en train de le

construire et il va falloir que je briefe mes collègues et les encourage a l'utiliser pour

accompagner la suite des discussions/reflexions autour de ce projet’’.



‘’Enfin, j'avais pense un moment a utiliser le RACI pour optimiser l’organisation de la préparation d’une campagne de vaccination mais face aux urgences logistiques et techniques a gérer sur place son utilisation s'est avérée compromise.

En tous cas, ces outils ont été bien perçus et acceptes. Leur utilisation et adaptation sur le terrain s'est imposée très naturellement.

Se pose maintenant la question de leur utilisation pérenne au-delà de ma mission PULSE ... ‘’

How I used the GSK ADP practices during my PULSE ... · PDF fileUse of GSK ADP practices...

Documents

Transcript of How I used the GSK ADP practices during my PULSE ... · PDF fileUse of GSK ADP practices...