Hot Topics Seminar 2012 SEPA - PwC · PDF fileHot topics treasury seminar - Treasury...

www.pwc.nl

Hot topics treasury seminarTreasury Post-Crisis

SEPA / Payment & Innovation

Marinus van Tol,Deputy Treasurer Essent N.V.

Ernes Zelen

14 juni 2012

What is SEPA..SEPA is a new payment scheme, which is standardised.

• For credit transfers and direct debitsthere will be no distinction betweennational and cross-borderpayments

• SEPA payments are bundled together

• Lower fees• Faster processing• Faster creditting• Easier new market access

• One payment format for all banks

2014 Regulation How it affects payments

PwC

• SEPA payments are bundled togetheras a single file for processing, theonly acceptable file format will beISO 20022 XML

• SEPA direct debit works differentthan most existing direct debitschemes.

• One payment format for all banks• XML files contain more payment info• No modification of payment data

• Mandate information transmission to banks.• New timelines.• Other revocation periods (PSD)

14 juni 20122

Hot topics treasury seminar - Treasury Post-Crisis

SEPA Compliancy QuadrantS

ign

ific

an

ce

High

ERPfunctionality for

SEPA CT

Bank commssetup for SEPA

CT

Payment fileformats must be

updated

Clientcommunication

BIC and IBANconversion

Change of timingin direct debit

runs

Res

po

nsi

bil

ity

Treasury&Tax

ICT

Billing

LegalRevocatedpaymentprocesses

Rejectedpaymentprocesses

PwC

Sig

nif

ica

nce

Complexity

Low

Low High

ERPfunctionality for

SEPA DD

Extra mandateinformation

New DirectDebit mandate

document

Bank commssetup for SEPA

DD

Direct debitrevocationmeasures

Update ofpaymentbooking

rulesGeneral terms of

business Receivables atrisk

measurements

Update paymentmethod in

master data

ExtraClient/vendormaster data

Tax situation

14 juni 20123


SEPA Opportunity QuadrantO

pp

ort

un

ity

High

Res

po

nsi

bil

ity

Treasury&Tax

Centralization ofoutgoingpayments

Centralization ofincomingpayments

Taxsituation

Optimize cashpooling

Cash flowvisibility

improvement

Cashforecasting

improvement

Paymentfactory

Swiftconnec-

tivity

In-house

banking

Global bankaccount

management

Bankrationa-lization

Bankselection

AccountsPayable

Paymentrouting

AccountsReceivable

PwC

Op

po

rtu

nit

y

Complexity

Low

Low High

BIC andIBAN

validation

Service bureauimplementation

3SKeySecurity

Bank accountrationa-lization

14 juni 20124


SEPA Opportunity Quadrant (Order-to-Cash)O

pp

ort

un

ity

High

Res

po

nsi

bil

ity

Treasury&Tax

Credit&Collections

Billing

AccountsReceivableMotivate

customers to useDirect Debit

Finboxelectronic

invoice

Electronicinvoicing(edi,xml)

Improve externalmandate workflow

Electronicinvoicing

(pdf,email)

Collectionshared services

Enhancedcollections

Sales

Use of newpaymentschemes

PwC

Op

po

rtu

nit

y

Complexity

Low

Low High

Enhancedtooling for

reconciliation

Centralizedincomingpayments

Debtor riskdifferen-tiation

Outsourcedprinting of

invoices

Flexibelbillruns

Basicprocesses

Standardtooling for

reconciliation

Disputehandling

14 juni 20125


SEPA Opportunity Quadrant (Procure-to-Pay)O

pp

ort

un

ity

High

Res

po

nsi

bil

ity

Treasury&Tax

Procurement

AccountsPayable

Inventory

Centralizedoutgoingpayments

Variable vendorcredit terms (SCF)

Scan & OCR ofincoming paper

invoices

Automated 3-way match

Electronic invoiceproc.

(xml,edi,email)

EvaluatedReceipt

Settlement

3rd partyinvoice

handling

Upload ofincoming

invoice data

PwC

Op

po

rtu

nit

y

Complexity

Low

Low High

Enhancedtooling for

reconciliation

Trusted paymentfile principle

Use ofpurchase

orders

DailyPayment run

Standardtooling for

reconciliation

Use of goodsreceipt

Basicprocesses

14 juni 20126


Vragen?

T: +31 (0) 88 792 7199

[email protected]

© 2012 PwC. All rights reserved. Not for further distribution without the permission of PwC."PwC" refers to the network of member firms of PricewaterhouseCoopers International Limited(PwCIL), or, as the context requires, individual member firms of the PwC network. Eachmember firm is a separate legal entity and does not act as agent of PwCIL or any othermember firm. PwCIL does not provide any services to clients. PwCIL is not responsible orliable for the acts or omissions of any of its member firms nor can it control the exercise of theirprofessional judgment or bind them in any way. No member firm is responsible or liable for theacts or omissions of any other member firm nor can it control the exercise of another memberfirm's professional judgment or bind another member firm or PwCIL in any way.

Ernes Zelen

Director

SEPA @ Essent

INTERNAL USE 814 juni 2012-PWC Workshop

Rinus van Tol (Treasury)

14 juni 2012

PWC

Uit een RWE-Essent presentatievoor senior management:

• SEPA implementation is a must do, as not complying would

lead to full termination of receipt of incoming payments and

inability to fulfil payment obligations.

• Therefore execution of the SEPA Programme is a matter of


• Therefore execution of the SEPA Programme is a matter of

business continuity. We have to start now.

Het heeft een paar jaar geduurd voordat we hier waren …

Doelstelling presentatie

Hoe wordt het implementeren bij Essent aangepakt, waar

staan we, wat zijn ervaringen tot nu toe.

Onderwerpen

Positionering/overzicht Essent

Betalingsverkeer bij Essent


Betalingsverkeer bij Essent

Waar heeft SEPA invloed

Programma-aanpak

Te maken keuzes

Aandachtspunten

Geleerde lessen

Essent corporate structure

Marketing

Financial Services

People Services

…

ServiceUnits &

Supporting

B2C

/H

ousehold

s

B2C

/Sm

all

Mediu

m-s

ized

Ente

rpris

es

B2B

LabelX

LabelY

…Sale

sPortfo

lioM

anagem

ent

Busin

ess

Develo

pm

ent

Genera

tion

Essent

LocalEnerg

ySolu

tions


SEPA impact: large/significant

SEPA impact: none/generic

(1) IT

…

…

SupportingStaff

Customer-orientedBusiness Units

siz

ed

Ente

rpris

es

Sale

sPortfo

lioM

anagem

ent

Essent

LocalEnerg

ySolu

tions

Note: (1)IT as Service Unit will not be specifically impacted by SEPA, however,significant effort is required from IT perspective to reach SEPA-compliancy for Essent.

BU/SU profiles• Number of customers varies per BU between several thousand to almost two million.

BU Systems

(finan.syst)

Billing &

invoicing dept

Print

street

Bank (3) House

style

Customer

Payment (4)

B2C/HH SAP IS-U(1) Own TNT ABN AMRO Essent AI, ACC, FB

B2C/SME SAP IS-U(1) Own TNT ABN AMRO Essent AI, ACC

B2B Ferranti (2) Own Own RBS Essent AI, ACC


ELES Ferranti(2) Own Own ABN AMRO Essent AI, ACC, FB

Other labels Nexant, own

(Navision,

Exact)

Own Local ABN AMRO

RBS

own AI , manual

Financial Services (SAP FICO) Own Local RBS, DB Essent SEPA CT

PeopleServices SAP HR Own + FS Local RBS Essent

Note: (1) IS-U shared by B2C/HH and B2C/SME; IS-U(2) Ferranti = MECOMS; separate implementations

(3) DB = Deutsche Bank(4) AI = Automatische Incasso, FB = FinBox, ACC = Acceptgiro

Kenmerken betalingsverkeer Essent

• 3 relatiebanken in Nederland, 1 in Duitsland en 4 in België

• >2 miljoen klanten

• 4500 medewerkers

• >100.000 betalingen aan leveranciers

• Circa 23 mln. automatische incasso’s per jaar

• >4 mln. Optisch Leesbare Acceptgiro’s


• >4 mln. Optisch Leesbare Acceptgiro’s

• >4 mln. betalingen aan klanten per jaar

• Overige betaalproducten, Finbox, Ideal etc.

• >1.000 Treasury betalingen

• onderlinge verrekening tussen bedrijfsonderdelen verloopt

via In-House-Bank

Wat verandert de regelgeving?

• Rekeningnummers (over op IBAN)

• Betaalproducten

• Bankrelatie

• Operationele tijdlijnen

• Wetgeving en klantbescherming

• Machtigingen en het beheer ervan

• Nog in uitwerking zijn:

– Acceptgiro

– iDeal

– Finbox

– eMandate


• Machtigingen en het beheer ervan

• Incassosoorten

• Storneringen

• (Bestands)Formaten

• SEPA Rulebooks jaarlijks

nieuwe versies

Changes due to SEPA

CustomerCustomer

MT942

Before

BankCustomer

On-line

MT940

Bank

BBAN(1)

CustomerCustomer

PAIN

Bank

After

CAMT

BankCustomer

On-line

IBAN(2)


Equens

Essent On-line

CLIEOP

Invoice

Note: (1) max 9 digits

??

Essent

XML

On-line

Invoice

Mandateadministration

Note: (2)18 – 34 characters

Nationaal SEPA Migratie PlanOpgesteld door Nationaal Forum SEPA migratie o.l.v. De Nederlandsche Bank.


Essent B2C Essent - overigVandaag

Systemen geraakt door SEPA

• Klanten/debiteuren systemen (masterdata, automatische reconciliatie, registratie

incassomachtigingen)

• ERP systemen (debiteuren, crediteuren, masterdata, automatisch boeken)

• Electronic Banking systemen

• Bankcommunicatiesystemen

• Communicatiesystemen met Clearing Houses

• Treasury systemen


• Treasury systemen

• Trading systemen

• Communicatie met buitenlandse moeders en/of partners

• Ondersteunende toepassingen (bijv. eigen bouwsels in Excel, data

warehouses)

• On-line omgevingen

• Middelware / Integratie

• …

Processen geraakt door SEPA

• Aanmelden, wijzigen en beëindigen leverancier-klantrelatie

• Invoeren, wijzigen en beëindigen klant-leverancier-relatie

• Invoeren, wijzigen en uitdiensttreding medewerker

• Factureren

• Betalen van crediteuren

• Incasseren en excasso


• Uitbetalen salarissen

• Digitaal factureren en betalen

• Communiceren met klanten, leveranciers en medewerkers

• Alle processen die documenten aanmaken waarop het

rekeningnummer vermeld is

• …………..

SEPA: ‘Do nothing’ is not an option,‘Do everything now’ is not preferred

environmentOther

environment

Essent

Bank

‘pre-SEPA’: here we are nowenvironment

Otherenvironment

Bank

‘Do elsewhere’: we may not be able to go

Essent

‘Do together’: where we like to go


SEPA

non - SEPA

environmentOther

environment

Essent

Bank

‘Do Nothing’: where we cannot go

environmentOther

environment

Essent

Bank

‘Do everything: we prefer not to do now

environmentOther

environmentBank

Essent

Relevantie SEPA-onderdelen voor BU/SU

BU/SU IBAN BIC(1)

SCT(4

)Mandate

admin (2)

SDD

Core

SDD

B2B

PAIN CAMT(3)

B2C/HH X (x) X X X x

B2C/SME X (x) X X ? X X

B2B X (x) X ? X X X

Niet ieder SEPA-onderdeel is even relevant voor ieder bedrijfsonderdeel.


B2B X (x) X ? X X X

ELES X (x) X X ? X X

Label X X X X X X X

Label Y X X X ? X X X

Financial Services X X X X

PeopleServices X

Noot: (1) BIC niet noodzakelijk omdat banken dit als service uit de IBAN gaan afleiden.(2) Van belang voor ieder die SDD wil uitvoeren.(3) Niet noodzakelijk al op moment van verplicht SEPA-compliant betalingsverkeer.(4) Waar het excasso c.q. crediteren vanuit de klantsystemen betreft is dit met (x) aangegeven

Functionaliteit software pakketten

Pakket (1) IBAN BIC SCT Mandate

admin

SDD

Core

SDD

B2B

PAIN CAMT

SAP IS-U X(2) X(2) X(2) X(2)

SAP FiCo X X X X(2)

MECOMS(incl. MS Dynamics AX)

SW leveranciers zijn verschillend gevorderd in het aanbieden van SEPA-compliant functionaliteit.


(incl. MS Dynamics AX)

MS Navision X

EXACT X

Noot: (1) Als referentie is genomen de versie van het pakket dat Essent operationeel heeft op 01 mei 2012.(2) Nog niet operationeel in gebruik.

Te maken keuzes

• Vertrekpunt: systemen of product/marktcombinaties?

• Big Bang voor de gehele onderneming of gefaseerd:

– Per business unit/bedrijfsonderdeel?

– Wat gereed is implementeren?

– Nu ook al CAMT of dat later?

• Gaan wij voor 1 juli 2013, eerder of later?


• Gaan wij voor 1 juli 2013, eerder of later?

• Aanleveren via een Service provider (bijv. Equens) of

rechtstreeks bij de bank?

• Kosten uit ‘algemene middelen’ of uit BU/SU eigen budget

• ‘Compliance only’ of ‘Compliancy & (proces)verbeteringen’?

• …

Introducing the scenarios

For the scenario’s, the following approaches have been used:

– Compliancy only,

or: exploit business opportunities as well;

– Implementation fully within Essent business + IT landscape,

or: utilise external capabilities as well.


Within existing Essentlandscape

(partially) Outside existingEssent landscape

Compliance only Scenario 1 Scenario 3

Compliance and businessopportunities

Scenario 2 Scenario 4

Programmastructuur

TaskforceSEPA NL

Energie-Nederland

Nat. ForumSEPA migr.

Relatiebank

Relatiebank

Programmamanagement

Progr. SuportQA

ProgrammaStuurgroep

RvB


Coördinatie - IT

Coördinatie - Communicatie

Coördinatie – Quality Control

Coördinatie – Data Management

PMC1 PMC2 PMC3 PMC4 PMC5 PMC6HQ

Raming omvang migratie

• Migratie is duur!

• Migratie kost veel tijd:

• Hoeveel wordt verzorgd door de SW

leverancier?


leverancier?

• Essent werkt aan PIDs; ruwe schatting nu

op circa € 5 – 7 mln.

Ervaring met migratie naar SCT

• Essent HQ is eind maart 2011 gemigreerd naar SCT met de

invoering van een In-House-Bank.

• Crediteuren betalingen via SCT en XML20022.

• Dat ging niet zonder slag of stoot.

• Eigenaren van relevante processen en systemen,


beheerders van de databases moeten actief betrokken zijn

(IT inclusief architecten en service providers).

• Testen, testen, testen: niet alleen IT maar ook functioneel!

• Sluit SLA’s af ook met IT service providers en de bank(en).

Aandachtspunten (1)

• Ontbreken E-Mandate (meerdere sectoren noemen dit een belangrijk issue)

• Telefonische incassomachtigingen mogen niet meer zonder meer

( analyse doorgaan huidige werkwijze in afwachting van E-mandate)

• Gescheiden bestanden voor eerste incasso en herhaalde incasso

• Vormvoorschriften voor incassomachtigingen en registratie

daarvan


daarvan

• Onduidelijkheid over betalingsverwerking in duale periode

(gegevensstromen van/naar banken)

• Voorstel (alternatieven voor) Acceptgiro, inclusief planning.

• Alternatief voor hash totals

• Wanneer over naar nieuwe standaard voor dagafschriften

(CAMT 52 en 53 i.p.v. MT940/942)

Aandachtspunten (2)

• Timing, afstemming met RWE AG en Opco’s

• België en Duitsland specifieke aspecten

(afwijkende timing, omgang nicheproducten en specificaties vrije velden)

• Samenloop met Nieuwe Marktmodel

• Samenloop nieuwe Warmtewet

• Samenloop andere RWE en Essent projecten


• Samenloop andere RWE en Essent projecten

• Keuze aanlevering bulk via bankcommunicatiesystemen

zoals Access Direct of direct bij Clearing Houses

• Nieuwe reconciliatie instellingen/software

• Aanvullende business opportunities (o.a. Payment Hub)

Aandachtspunten(3)

• Niet alle software leveranciers lijken doordrongen van

tijdpad, m.n. buitenlandse lijken niet dezelfde sense-of-

urgency te hebben als de “BV SEPA Nederland”.

• Banken hebben test-faciliteiten nog “in ontwerp”.

• Er bestaan nog geen afspraken over ketentesten.

• Onduidelijkheid hoe banken omgaan met uitvoering


• Onduidelijkheid hoe banken omgaan met uitvoering

consumentenbeschermingsmaatregelen.

• Consulting bureaus en system integrators hebben nog

weinig kennis & ervaring beschikbaar over de

implementatie van SEPA bij corporates.

Geleerde lessen

• Het is moeilijk focus te krijgen voor iets dat gezien wordt als

“alleen maar” IBAN, zeker als SEPA business case negatief is

• Zorg dat het niet gezien wordt als “alleen” IT issue.

• Zorg voor commitment van senior management.

• Praat veel met je banken en softwareleveranciers over je

programma en zorg voor een overleg structuren.

• Onderschat niet de ontoegankelijkheid van Rule Books: het venijn


zit in details en de uitvoering daarvan (bijv. banken gebruiken niet alle

beschikbare storno-codes).

• Verwacht niet dat alles Europees standaard wordt.

• Volg de ontwikkelingen (SEPA fora, user groups, social media).

• Vergeet on-line omgevingen niet.

• Vertrouw niet zonder meer de SEPA ervaringen van externen

(ervaring SDD in Nederland is vrijwel nihil).

Informatie over SEPA

De volgende informatiebronnen blijken nuttig te zijn:

–www.sepanl.nl

–http://www.europeanpaymentscouncil.eu/content.cfm?page=sct_

rulebook_release_management

–www.overopiban.nl (consumenten en bedrijven-o.a. Nieuwsbrief)

http://www.bundesbank.de/Navigation/DE/Kerngeschaeftsfelder/

Unbarer_Zahlungsverkehr/SEPA/sepa.html


Unbarer_Zahlungsverkehr/SEPA/sepa.html

–…

Daarnaast hebben de meeste banken en software leveranciers

op hun websites informatie staan over SEPA en hoe men daar

mee bezig is. Brancheverenigingen worden eveneens actief.

Don’t worry be happy


… but … map the roadbefore you start travelling!

Hot Topics Seminar 2012 SEPA - PwC · PDF fileHot topics treasury seminar - Treasury...

Documents

Transcript of Hot Topics Seminar 2012 SEPA - PwC · PDF fileHot topics treasury seminar - Treasury...