GWAVACon 2015: GWAVA + MVP: GoBD und Compliance - was geht mich das an
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22.09.2015
Christian Heselhaus (GWAVA)
Raphael Köllner (MVP Office 365)
GoBD und Compliance –
was geht mich das an?
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Agenda
• Einführung
• GoBD
• Compliance
• Q&A
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Raphael
Köllner
WissMit CBH Rechtsanwälte
IT & Jura Trainer und Dozent
MVP Office 365, MCT Trainer
Community Lead:
Office 365 Community
Deutschland Windows 10
Community Deutschland
E-Mail:
Twitter: ra_koellner
Blog |
http://www.rakoellner.de
und www.rakoellner.com
Podcast
www.mvpkaffeeklatsch.de
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GoBD & Compliance
Drei Beispiele zur Cloud
Nutzung:
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Haben Sie sich mit Ihrem Kollegen schon
mal in der Bahn oder im Flugzeug über
Interna des Unternehmens unterhalten?
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http://www.sueddeutsche.de/digital/nach-cyberangriff-tv-monde-enthuellt-sein-eigenes-passwort-1.2429052
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ordnungsgemäße Buchführung
GoBD
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Was ist eigentlich GoBD?
„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung
und Aufbewahrung von Büchern,
Aufzeichnungen und Unterlagen in
elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.“Schreiben des BMF vom 14.11.2014
gesetzliche Regelungen:
§§ 145 ff. AO
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steuerrechtliche
Aufbewahrungspflichten(Auszug):
• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 145 Absatz 1 AO, § 238 Absatz 1 Satz
2 und Satz 3 HGB)
• Vollständigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
• Richtigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
• Ordnung (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
• Unveränderbarkeit (§ 146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB)
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Handelsrechtliche
Aufbewahrungspflichten• aufbewahrungspflichtige Unterlagen gemäß § 257 HGB
geordnet nach den Grundsätzen der GoB aufbewahrt werden
Beispiele:
Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte,
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen
Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, empfangene Handelsbriefe,
Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe und Buchungsbelege.
nicht in elektronischer Form: (§ 257 Abs. 3 HGB)
• Eröffnungsbilanzen
• Abschlüsse
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Handelsrechtliche
AufbewahrungspflichtenIn elektronischer Form auf Datenträgern § 239 Abs. 4 Satz 1 HGB):
Bildlich und mit anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen
Während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit innerhalb abgemessener Frist verfügbar
sein (§ 257 Abs. 3)
Innerhalb angemessener Frist wird auch gefordert in:
§§ 238 Abs. 1 Satz 2, 239 Abs. 4 Satz 2, 257 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 HGB
Die konkrete Frist ergibt sich maßgeblich aus den jeweiligen Umständen und ist dementsprechend
im Einzelfall zu bestimmen.
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FristenBeginn mit Schluss des Kalenderjahres in der die letzte Handlung gemacht wurde.
6 oder 10 Jahre
10 Jahre: z.B.
• Aufbewahrungsfrist für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse,
Einzelabschlüsse gemäß § 325 Abs. 2a HGB
• Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis
erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und Belege für
Buchungen § 257 Abs. 1 Nr. 1, 4 HGB
6 Jahre: z.B.
• empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben der abgesandten
Handelsbriefe (vgl. § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 HGB)
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Rechtsfolgen bei NichteinhaltungAuszug
Steuerrechtliche:
Steuerschätzung
Verbot des Einsatzes des Datenverarbeitungssystems
Bis zu 300k Strafe (Diese muss die Ersparnis/Gewinn, der durch den Einsatz ermöglicht wurde übersteigen)
Handeslrechtliche:
Vertragsstrafen
schlechte Stellung im Verfahren oder bei der Nachverhandlung
Verlust neuer Aufträge
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Compliance
“Compliance ist mehr als die
bloße Anwendung gesetzlicher
Regelungen.”
Prof. Dr. Teichmann(Universität Würzburg)
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Was ist eigentlich Compliance?
Compliance
Gesellschaftsrecht
Kartellrecht
Kapitalmarktrecht
ArbeitsrechtRisikomanagement
PR und Marketing
Haftungsvermeidung
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Typische Compliance ProblemeSchwerpunkte:
Korruption (BSP: Auftragsvergabe)
Sexuelle Belästigung
Datenverlust
Falscher Empfänger der Sendung
Unsachgemäßer Einsatz von IT (BSP: Überwachungskameras)
Gerüchte/Behauptungen (BSP: PR)
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Rechtsfolgen bei NichteinhaltungAuszug:
Arbeitsrechtliche Folgen -> Vertragsverlängerung, SE
Datenschutz –> Geldstrafe, Verbot der Nutzung des Verarbeitungssystem
Vertragsstrafen -> Geldstrafe, Verlust des Auftrages, Kündigung
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In die Cloud gehen?
sinnvoll für Standard - Dienste wie Email, Aufgaben, Kalender Kommunikationsdienste (Skype for Business) zusätzliche Backups und Datensicherung Flexible, schnelle Szenarien
ABER: Cloud-Provider haben nur unzureichende Hyprid/ OnPrem
Archivierungslösungen! -> greift z.B. GWAVA RetainBSP: Exchange Online
Verschlüsselungen und Datenintegrität nachbessern
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Q&A
Christian Heselhaus (GWAVA/ Vice President Sales EMEA)
Email: [email protected]: www.gwava.eu
Raphael Köllner (MVP Office 365)
E-Mail: [email protected]
Twitter: ra_koellner
Blog: www.rakoellner.de