Guide de Visite GED Business

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Maarch Professional Services

Maarch PS anime le développement d’un produit d’archivage open source :

http://www.maarch.org

Maarch V1.4

-

Guide de visite

VERSION DATE ACTEUR ACTION

V1.4 Avril 2013 Maarch PS validée

Business

Maarch V1.4

http://www.maarch.org/

Sommaire1 INTRODUCTION ........................................................................................................................................ 5

1.1 PRÉAMBULE .................................................................................................................................................. 5 1.2 OBJET DU DOCUMENT ....................................................................................................................................... 5

2 GÉNÉRALITÉS ............................................................................................................................................ 6

2.1 CONNEXION À L'APPLICATION ............................................................................................................................... 6 3 WORKFLOW FACTURE FOURNISSEUR ....................................................................................................... 7

3.1 ENREGISTRER UNE FACTURE FOURNISSEUR ................................................................................................................. 7 3.2 PREMIÈRE VALIDATION FACTURE .......................................................................................................................... 10 3.3 DEUXIÈME VALIDATION FACTURE ......................................................................................................................... 12 3.4 APPROBATION DE LA FACTURE VALIDÉE .................................................................................................................. 15 3.5 TRAITEMENT DU BON À PAYER ............................................................................................................................ 18

4 WORKFLOW FACTURE AVOIR ................................................................................................................. 22

4.1 ENREGISTRER UNE FACTURE AVOIR ....................................................................................................................... 22 5 WORKFLOW VISA DIRIGEANT ................................................................................................................. 27

5.1 ENREGISTRER UNE FACTURE À VISER ..................................................................................................................... 27 5.2 VISER LA FACTURE ......................................................................................................................................... 29

6 RECHERCHER UNE FACTURE ................................................................................................................... 32

7 MON PROFIL ........................................................................................................................................... 34

7.1 GÉRER MES ABSENCES ..................................................................................................................................... 35 7.2 ANNULATION D'ABSENCE .................................................................................................................................. 36

IllustrationsPage d'accueil ppacioli.............................................................................................................................7

Enregistrement d'une facture...................................................................................................................8

Fiche détaillée facture..............................................................................................................................9

Déconnexion.............................................................................................................................................9

Page d'accueil kkrach.............................................................................................................................10

Corbeille de validation des factures........................................................................................................10

Traitement de facture.............................................................................................................................11

Action traiter l'étape..............................................................................................................................12

Workflow traiter l'étape.........................................................................................................................12

Page d'accueil aalambic.........................................................................................................................13

Corbeille de validation des factures........................................................................................................13




Page d'accueil ttule................................................................................................................................16

Corbeille Approbation des factures........................................................................................................16

Lise de iffusion Workflow.......................................................................................................................16




Page d'accueil ppacioli...........................................................................................................................19

Corbeille bon à payer..............................................................................................................................19


Action Cloturer.......................................................................................................................................20

Demande de confirmation Clôture.........................................................................................................21


Enregistrement d'une facture avoir........................................................................................................22

Fiche détaillée facture avoir...................................................................................................................24


Corbeille de validation des avoirs...........................................................................................................25

Traitement de facture avec liaison.........................................................................................................25

Action Traiter l'étape..............................................................................................................................26

Valider l'étape COMPTABLES..................................................................................................................26


Enregistrement d'une facture.................................................................................................................27

Fiche détaillée.........................................................................................................................................29

Page d'accueil ddenis.............................................................................................................................29

Corbeille Viser les documents.................................................................................................................30

Traitement des factures pour visa..........................................................................................................30


Valider l'étape DIRIGEANT......................................................................................................................31

Page d'accueil avec raccourcis de recherche..........................................................................................32

Formulaire de recherche.........................................................................................................................32

Résultat de recherche.............................................................................................................................33

Résultat de recherche affichage liste......................................................................................................33

Page d'accueil.........................................................................................................................................34

Mon profil...............................................................................................................................................34

Redirection corbeille...............................................................................................................................35

Corbeille redirigée..................................................................................................................................35

Gestion des absences.............................................................................................................................36

Maarch V1.4 Guide de visite – Business

1 INTRODUCTION

1.1 PréambuleMaarch est un Système d'Archivage Électronique perfectionné auquel des fonctionnalités de Gestion

Électronique de Courriers/Documents/Dossiers et Gestion de factures ont été ajoutées.

1.2 Objet du documentCe guide de visite vous présente l’application Maarch paramétrée pour une orientation Gestion de facture.

Procédez dans l'ordre de façon à ne pas vous perdre dans le guide.

Bonne visite !!

/ 36 © 2013 Maarch PS – Diffusion interdite sans l’accord préalable de Maarch

Figure 1 -


2 GÉNÉRALITÉS

2.1 Connexion à l'application

Service Prénom Nom Login Mot de passeDirection Financière Paolo Pacioli ppacioli maarchDirection Financière Kevin Krach kkrach maarchDirection Financière Alain Alambic aalambic maarchDirection Financière Thierry Tule ttule maarchDirection des Systèmes d’Information Didier Denis ddenis maarch


Figure 1 -


3 WORKFLOW FACTURE FOURNISSEUR

3.1 Enregistrer une facture fournisseurNous allons enregistrer une facture fournisseur avec le profil d'un utilisateur appartenant au groupe

Comptables et l'entité Direction Financière en l’occurrence ppacioli

Utilisateur : ppacioli (Paolo PACIOLI) Direction FinancièreMot de passe : maarch

Après s'être connecté avec ce profil, Cliquer sur le bouton "Enregistrer un document" pour afficher le formulaire d'indexation. Le lien "Enregistrer un document" est aussi disponible dans la liste des menus en survolant le ''Menu''

Figure 1 - Page d'accueil ppacioli

En cliquant sur "Enregistrer un document" on tombe sur la page d'enregistrement d'une facture


Figure 1 -


Figure 2 - Enregistrement d'une facture

Remplir le formulaire :

1. Choisir la facture PDF en cliquant sur le bouton "Parcourir…".<< Informations générales

2. Sélectionner la catégorie "Achats". Vous remarquerez que si vous changez de catégorie celle-ci conditionne certains champ du formulaire.

3. Sélectionner le classement "Facture fournisseur". La liste des types dans le classement est classée dans un plan de classement et conditionne l'apparition d'autres champs déjà pré-paramétrés. En choisissant ''Facture fournisseur'' de nouveaux champs apparaîssent dans Index du type de document

4. Saisir l'Objet de la factureSi le PDF contient le texte il est possible de faire un drag & drop du PDF vers la zone de saisie

5. Saisir le FournisseurSi l’expéditeur n’est pas enregistré dans la base, cliquer sur le crayon et saisir sa fiche puis valider

6. Saisir la Référence de la facture7. Entrer la "Date de la facture"8. Choisir le devise "Euro €"9. Saisir les montant HT et TVA

Les montants TTC sont automatiquement calculés10. Choisir le service propriétaire "ACMEDF : Direction Financière"11. Choisir la liste de diffusion "Workflow des factures"

les types de liste de diffusion sont gérés dans l'espace d'administration, Vous pouvez en rajouter, modifier.Au choix du workflow des factures la liste de diffusion associée vous est proposé, avec un Approbateur (Thierry TULE) et deux Validateurs (Kevin KRACH et Alain Alambic)La liste est modifiable en cliquant sur le lien Modifier la liste

12. Activer la date limite de traitement en cochant "Oui"

<< Index du type de documentLes index du type de document sont associé au type de classement choisi

13. Choisir le type de facture "Facture"Les autres index ne sont pas obligatoires

<< Informations complémentairesDans les informations complémentaires on peut :

• Lier la facture à une facture• Classer la facture dans un dossier (avec une aide à la saisie sur les lettres du dossier• Ajout de mot clés qu'on peut associer à la facture

Cliquer sur "Valider" pour enregistrer les modifications.

La facture est enregistrée et la fiche détaillée est affichée, avec à partir de l'onglet Détails :

• Informations sur le document : correspondant à toutes les informations saisies dans la fenêtre précédente

• Informations complémentaires correspondant aux Index associés au type de classement


Figure 1 -


Figure 3 - Fiche détaillée facture

A partir de cette fenêtre on a trois actions :

• Supprimer le document

• Modifier les informations (si on modifie et qu'on veut enregistrer les modifications)

• Retourner à la page d'accueil

Cliquer sur Retourner à la page d'accueil puis ''Déconnectez-vous'' (en survolant le menu vous verrez le lien ''Déconnexion'' en dernière position

Figure 4 - Déconnexion

Conformément à la liste de diffusion qu'on a validé, nous allons nous connecter avec un Validateur


Figure 1 -


3.2 Première validation facture

Utilisateur : kkrach (Kevin KRACH) Direction FinancièreMot de passe : maarch

Kevin KRACH reçoit le courrier dans sa corbeille "Validation des factures"

Connectez-vous avec ce profil pour faire la validation

Figure 5 - Page d'accueil kkrach

L'étape de validation des factures permet à l'utilisateur de prendre connaissance de la facture et de valider l'étape.

Cliquer sur la corbeille "Validation des factures" pour afficher la liste :

Figure 6 - Corbeille de validation des factures

A partir de la liste des factures on peut :


Figure 1 -


• Cliquer sur pour afficher la facture.

• Cliquer sur pour afficher la fiche détaillée de la facture

• Cliquer sur pour exporter la liste

• Cliquer sur pour afficher la liste simple

• Filtrer la liste par Catégorie, Entités ou Contact

• Naviguer entre les pages avec les liens précédente et suivante

• Afficher toutes les lignes ou par 10, 15,...

Cliquer sur une ligne pour afficher le formulaire de validation de la facture

Figure 7 - Traitement de facture

On accède à l'ensemble des informations saisies concernant la facture avec

A gauche

<< Les informations générales

<< Les index du type de document

<< Les mots clés

<< Le rattachement à un dossier

A droite

<< Historique

<< Notes


Figure 1 -


<< Emails envoyés

<< Liste de diffusion, copies

<< Pièces jointes

<< Liaisons

L'utilisateur va valider la facture en traitant l'étape, pour cela dans la liste des actions choisir ''Traiter l'étape''

Figure 8 - Action traiter l'étape

Valider après choisir l'action 'Traiter l'étape'

Une nouvelle fenêtre s'ouvre et vous propose d'avancer vers le validateur suivant (définit dans le liste de diffusion) ici l'utilisateur aalambic en l'occurrence

Figure 9 - Workflow traiter l'étape

En cliquant sur >> Avancer vers aalambic >> la facture quitte la corbeille de l'utilisateur en cours et va la corbeille des factures à valider de aalambic

Déconnectez-vous (Avec Menu / Déconnexion)

Nous allons nous connecter avec l'utilisateur suivant définit dans la liste de diffusion qui va se charger de faire une autre validation de la facture.

3.3 Deuxième validation facture

Utilisateur : aalambic (Alain ALAMBIC) Direction FinancièreMot de passe : maarch

Alain ALAMBIC reçoit le courrier dans sa corbeille "Validation des factures"


Figure 1 -


Connectez-vous avec ce profil pour faire la validation

Figure 10 - Page d'accueil aalambic

L'étape de validation des factures permet à l'utilisateur de prendre connaissance de la facture et de valider l'étape.

Cliquer sur la corbeille "Validation des factures" pour afficher la liste :

Figure 11 - Corbeille de validation des factures

Cliquer sur une ligne pour afficher le formulaire de validation de la facture


Figure 1 -




A gauche



<< Les mots clés


<< Actions

A droite

<< Historique

<< Notes

<< Emails envoyés


<< Pièces jointes

<< Liaisons



Figure 1 -




Une nouvelle fenêtre s'ouvre et vous propose :

• Valider l'étape VALIDATEUR, si tout est ok

• << Retour vers kkrach <<, (l'utilisateur précédent qui a valider la facture)


Cliquer sur Valider l'étape VALIDATEUR la facture quitte la corbeille de l'utilisateur en cours et va la corbeille des factures à valider de l'APPROBATEUR


Nous allons nous connecter avec l'utilisateur suivant définit dans la liste de diffusion qui va se charger de faire une autre validation de la facture.

3.4 Approbation de la facture validée

Utilisateur : ttule (Thierry TULE) Direction FinancièreMot de passe : maarch

Thierry TULE reçoit le courrier dans sa corbeille "Approbation des factures"

Connectez-vous avec ce profil pour faire l'approbation de la facture


Figure 1 -


Figure 15 - Page d'accueil ttule

L'étape d'approbation des factures permet à l'utilisateur de prendre connaissance de la facture et de valider l'étape.

Cliquer sur la corbeille "Approbation des factures" pour afficher la liste

Figure 16 - Corbeille Approbation des factures

En cliquant sur la molette vous avez la liste de diffusion concernée par le workflow (Approbateurs et Validateurs de la facture)

Cette liste est visible aussi par les validateurs

Figure 17 - Lise de iffusion Workflow


Figure 1 -


Re-cliquez sur la molette pour fermer la liste affichée

Cliquez sur la ligne pour traiter la facture (Approbation)



A gauche



<< Les mots clés


<< Actions

A droite

<< Historique

<< Notes

<< Emails envoyés


<< Pièces jointes

<< Liaisons


Figure 1 -





Une nouvelle fenêtre s'ouvre et vous propose de Valider l'étape APPROBATEUR


Cliquer sur Valider l'étape APPROBATEUR la facture quitte la corbeille de l'utilisateur en cours et va la corbeille des bons à payer


Nous allons nous connecter avec l'utilisateur charger de traiter les bons à payer.

3.5 Traitement du bon à payer


Paolo PACIOLI reçoit le courrier dans sa corbeille "Bon à Payer"

Connectez-vous avec ce profil pour faire l'approbation de la facture


Figure 1 -



Cliquer sur la corbeille "Bon à payer" pour afficher la liste

Figure 22 - Corbeille bon à payer

Cliquer sur une ligne pour afficher le formulaire et traiter le bon à payer


Figure 1 -




A gauche



<< Les mots clés


A droite

<< Historique

<< Notes

<< Emails envoyés


<< Pièces jointes

<< Liaisons

L'utilisateur va clôturer la facture, pour cela dans la liste des actions choisir ''Clôturer''

Figure 24 - Action Cloturer


Figure 1 -


Valider après avoir choisi l'action 'Clôturer'

Une nouvelle fenêtre s'ouvre et vous confirmer l'action de Clôture

Figure 25 - Demande de confirmation Clôture

Cliquer sur Valider la facture quitte la corbeille de l'utilisateur


Figure 1 -


4 WORKFLOW FACTURE AVOIR

4.1 Enregistrer une facture avoirNous allons enregistrer une facture avoir avec le profil d'un utilisateur appartenant au groupe Comptables et

l'entité Direction Financière en l’occurrence ppacioli





Figure 27 - Enregistrement d'une facture avoir


Figure 1 -









Les montants TTC sont automatiquement calculés23. Choisir le service propriétaire "ACMEDF : Direction Financière"24. Choisir la liste de diffusion "Workflow des avoirs"

les types de liste de diffusion sont gérés dans l'espace d'administration, Vous pouvez en rajouter, modifier.Au choix du Workflow des avoirs la liste de diffusion associée vous est proposéLa liste est modifiable en cliquant sur le lien Modifier la liste





• Lier la facture à une facture • Classer la facture dans un dossier (avec une aide à la saisie sur les lettres du dossier• Ajout de mot clés qu'on peut associer à la facture

27. Lions la facture à la facture fournisseur déjà existante qu'on a enregistré et traitéCliquer sur oui dans lier à un document, dans le nouveau champ qui s'affiche cliquer sur l'icône pour rechercher la facture à lier. Un formulaire de recherche s'ouvre, recherchons la facture, cocher la bouton radio dans la résultat de recherche puis Valider, l'id de la facture se remplit automatiquement dans le champ


La facture est enregistrée et la fiche détaillée est affichée


Figure 1 -


Figure 28 - Fiche détaillée facture avoir

La facture est enregistrée et la fiche détaillée est affichée, Cliquer sur 'Retourner à la page d'accueil'

La facture est maintenant dans la corbeilles de 'Validation des avoirs'


Cliquer sur la corbeille 'Validation des avoirs' pour voir la liste


Figure 1 -


Figure 30 - Corbeille de validation des avoirs

Cliquer sur la ligne pour traiter

Figure 31 - Traitement de facture avec liaison

On accède à l'ensemble des informations saisies concernant la facture enregistrée :

A gauche



<< Les mots clés


<< Actions

A droite


Figure 1 -


<< Historique

<< Notes

<< Emails envoyés


<< Pièces jointes

<< Liaisons : ici en cliquant sur liaison on voit la facture fournisseur liée

L'utilisateur va clôturer la facture, pour cela dans la liste des actions choisir ''Traiter l'étape''

Figure 32 - Action Traiter l'étape

Valider après avoir choisi l'action 'Traiter l'étape'

Une nouvelle fenêtre s'ouvre vous demandant de Valider l'étape COMPTABLES

Figure 33 - Valider l'étape COMPTABLES

En cliquant sur >> Valider l'étape COMPTABLES >> la facture est cloturée et quitte la corbeille de 'Validation des avoirs' l'utilisateur en cours


Figure 1 -


5 WORKFLOW VISA DIRIGEANT

5.1 Enregistrer une facture à viserNous allons enregistrer une facture à viser par un dirigeant avec le profil d'un utilisateur appartenant au

groupe Comptables et l'entité Direction Financière en l’occurrence ppacioli





Figure 35 - Enregistrement d'une facture


Figure 1 -









Les montants TTC sont automatiquement calculés37. Choisir le service propriétaire "ACMEDF : Direction Financière"38. Choisir la liste de diffusion "Visa sur documents"

les types de liste de diffusion sont gérés dans l'espace d'administration, Vous pouvez en rajouter, modifier.Au choix du Visa sur documents la liste de diffusion associée vous est proposé avec Didier DENISLa liste est modifiable en cliquant sur le lien Modifier la liste





• Lier la facture à une facture• Classer la facture dans un dossier (avec une aide à la saisie sur les lettres du dossier• Ajout de mot clés qu'on peut associer à la facture


La facture est enregistrée et la fiche détaillée est affichée


Figure 1 -


Figure 36 - Fiche détaillée

La facture est maintenant dans la corbeilles de 'Viser les documents' de Didier DENIS (ddenis)

Cliquer sur Retourner à la page d'accueil puis ''Déconnectez-vous'' (en survolant le menu vous verrez le lien ''Déconnexion'' en dernière position

5.2 Viser la factureLa facture à viser est dans la corbeille des 'Documents à viser' Les dirigeants ont accès à cette corbeille. Nous

allons prendre l'utilisateur Didier DENIS (ddenis) qui appartient à ce groupe des Dirigeants et l'entité Direction générale

Utilisateur : ddenis (Didier DENIS) Direction GénéraleMot de passe : maarch

Connectez-vous avec ce profil qui voit le document dans sa corbeille 'Documents à viser'

Figure 37 - Page d'accueil ddenis


Figure 1 -


L'étape de visa des factures permet aux dirigenats de viser les factures énregistrées par les direction financière

Cliquer sur la corbeille "Vaiser les documents" pour afficher la liste

Figure 38 - Corbeille Viser les documents

Cliquer sur la ligne pour traiter

Figure 39 - Traitement des factures pour visa

On accède à l'ensemble des informations saisies concernant la facture enregistrée :

A gauche



<< Les mots clés



Figure 1 -


<< Actions

A droite

<< Historique

<< Notes

<< Emails envoyés


<< Pièces jointes

<< Liaisons

L'utilisateur va visa la facture, pour cela dans la liste des actions choisir ''Traiter l'étape''


Valider après avoir choisi l'action 'Traiter l'étape'

Une nouvelle fenêtre s'ouvre vous demandant de Valider l'étape DIRIGEANT

Figure 41 - Valider l'étape DIRIGEANT

En cliquant sur Valider l'étape DIRIGEANT la facture est visée et quitte la corbeille de 'Viser les documents'.


Figure 1 -


6 RECHERCHER UNE FACTURE


Depuis l'écran principal cliquer sur "Rechercher un document" On peut aussi passer par le Menu

Figure 42 - Page d'accueil avec raccourcis de recherche

Le formulaire propose un certain nombre de champs de base pour la recherche et permet d'ajouter des critères supplémentaires afin d'affiner la requête.

Figure 43 - Formulaire de recherche– Portée de la recherche : permet d'étendre la recherche à des corbeilles bien définies et à une catégorie bien

définie


Figure 1 -


– Information sur le document: la recherche s'effectue à partir des informations du document à savoir : Fournisseur, Objet, Référence, Montant minimal, Montant maximal, Plein texte, Numéro GED

– Critères : permet d'ajouter des critères supplémentaires pour affiner la recherche

Le résultat de la recherche affiche avec un compteur avec la liste de courriers correspondant au critères de recherche

Les factures correspondant aux critères saisies dans le formulaire apparaissent dans la liste de résultat.

Figure 44 - Résultat de recherche

Cliquer sur pour afficher le courrier.

Cliquer sur pour voir la liste de diffusion associé au workflow

Cliquer sur pour afficher la fiche détaillée du courrier

Cliquer sur pour enregistrer la recherche (permet de ne plus ressaisir les critères)

Cliquer sur pour exporter le résultat de la recherche

Cliquer sur pour afficher la liste simple

Figure 45 - Résultat de recherche affichage liste


Figure 1 -


7 MON PROFIL


Pour accéder au profil cliquer sur le Raccourci 'Mon Profil', On peut aussi passer par le Menu

Figure 46 - Page d'accueilA partir du profil on peut

• Modifier son Nom, Prénom, Téléphone, Email, mot de passe

• Connaître son(ses) groupe(s) et son(ses) entité(s)

• Gérer son absence

Figure 47 - Mon profil


Figure 1 -


7.1 Gérer mes absences

Les absences peuvent être gérées directement par l'utilisateur qui peut ainsi délégué ses corbeilles à d'autres utilisateurs

Cliquer sur 'Gérer mes absences', une nouvelle fenêtre s'ouvre pour vous permettre de rediriger vos corbeilles. On choisit l'utilisateur par auto-complétion sur les premières lettres du nom, prénom ou identifiant

Figure 48 - Redirection corbeille

On peut choisir de ne rediriger qu'une seule ou plusieurs ou toutes les corbeilles, On peut choisir différents utilisateurs ou le même utilisateur pour toutes les corbeilles à rediriger

Dès validation de la redirection, le système nous déconnecter automatiquement !

Chez l'utilisateur vers qui la redirection a été fait, ça se matérialise ainsi, en plus de ses propres corbeilles, il a d'autres corbeilles avec le Nom et prénom de l'utilisateur qui l'a redirigée

Figure 49 - Corbeille redirigée


Figure 1 -


7.2 Annulation d'absence

L'annulation d'absence se fait par reconnexion de la personne absente, un message de rappel nous est montré pour annuler l'absence il suffit de cliquer sur 'Continuer' sinon 'Annuler' pour rester en mode absent

Figure 50 - Gestion des absences


Figure 1 -

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