Guia_Elaborar_PlanEmergencia_Contingencia_DPAE.pdf

7/25/2019 Guia_Elaborar_PlanEmergencia_Contingencia_DPAE.pdf

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Guapara elaborarplanes de emergencia

y contingencias


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Direccin general:Guillermo Escobar Castro

Director DPAE Representante legal FOPAE

Elaborado por:John Jairo Palacio VacaJacquelinne Montoya

Violeta ChavarroGladys PuertoFaride Solano

Revisin y coordinacin

Wilfredo Ospina UribeCoordinador de Preparativos DPAE

Coordinacin generalJorge Alberto Pardo Torres

Responsable rea de Emergencias DPAE

Bogot, D.C., junio de 2009

Mara Fernanda Campo SaavedraPresidenta Ejecutiva

Lina Mara Castao MesaVicepresidenta de Gestin Cvica y Social

Jairo Garca GuerreroDirector de Seguridad y Convivencia

Milena Brito JcomeDireccin de Seguridad y Convivencia

Direccin de Prevencin y

Atencin de Emergencias

Cmara de Comercio

de Bogot

ISBN:978-958-688-290-3

Diseo y diagramacin

Mara Cristina Garzn P.


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Contenido

GLOSARIO 5

INTRODUCCIN 8

I. MARCO LEGAL 9

A. LEGISLACIN NACIONAL 9 B. LEGISLACIN DISTRITAL 13 C. NORMAS TCNICAS COLOMBIANAS 13 D. OTRAS NORMAS 15

II. ALCANCE 16

III. OBJETIVOS DE LA GUA 17

A. GENERAL 17 B. ESPECFICOS 17

IV. MARCO TERICO 18

A. DEFINICIN 18 B. INTRODUCCIN 18

C. JUSTIFICACIN 18 D. OBJETIVOS 18 1. General 18 2. Especficos 18 E. ALCANCE 19 F. INFORMACIN GENERAL 19 1. Informacin bsica de la organizacin 19 2. Georreferenciacin de la organizacin (a nivel interno externo) 20 G. ANLISIS DE RIESGO 20 1. Objetivos especficos 20 2. Metodologas 21

3. Identificacin de amenazas 21 4. Estimativo de probabilidades 21 5. Estimativo de la vulnerabilidad en funcin de la severidad de consecuencias 22 6. Clculo del riesgo 22 7. Priorizacin de escenarios 22 8. Medidas de intervencin 23 H. ESQUEMA ORGANIZACIONAL PARA LA ATENCIN DE EMERGENCIAS 23 1. Estructura organizacional 23 a. Funciones del SCI 28


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Guaparaelaborarplanesdeemergenciaycontingencias

b. Base de datos 28 2. Procedimiento de coordinacin segn niveles de emergencia 28 a. Procedimiento general de articulacin con el SDPAE (ver grfica 4.2) 29 b. Comits de Ayuda Mutua (CAM) 30 I. PLANES DE ACCIN 30

1. Plan general. Jefe de emergencias 31 2. Plan de seguridad 31 3. Plan de atencin mdica y primeros auxilios 31 4. Plan de contraincendios 31 5. Plan de evacuacin 31 6. Plan de informacin pblica 32 7. Plan de atencin temporal de los afectados. Refugio 32 J. ANLISIS DE SUMINISTROS, SERVICIOS Y RECURSOS 32 K. PLANES DE CONTINGENCIAS 33 1. Objetivos 33 2. Alcance 33

3. Sistema de alerta 33 a. Procedimientos y acciones 34 b. Recursos 34 c. Suministros y servicios 34 L. PROGRAMA DE CAPACITACIN 34 M. IMPLEMENTACIN 35 N. AUDITORA 35 O. ACTUALIZACIN 35 P. ANEXOS 35

V. FORMULACIN DEL PLAN DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIAS 36

VI. ANEXOS 38

1. FICHA TCNICA 38 2. METODOLOGA ANLISIS DE RIESGOS POR COLORES 40 3. METODOLOGA DE ANLISIS PRELIMINAR DE RIESGOS 51 4. MTODO SEMICUANTITATIVO GHA 66 5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 67 6. DIRECTORIO TELEFNICO EXTERNO 68 7. FORMATO DE LOS PLANES DE ACCIN 69 8. FORMATO DEL PLAN DE EVACUACIN 71 9. LISTADO DE SUMINISTROS, RECURSOS O SERVICIOS 73

10. FORMATO PLANES DE CONTINGENCIAS 75 11. PLAN DE CAPACITACIN 77 12. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIN 78 13. DIAGNSTICO DEL PLAN DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIAS 79 14. RECOMENDACIONES PARA POBLACIN CON DISCAPACIDAD FSICA 81

BIBLIOGRAFA 95


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GlosarioAccidente:evento o interrupcin repentina no planeada de una actividad que da lugar a muerte, lesin,dao u otra prdida a las personas, a la propiedad, al ambiente, a la calidad o prdida en el proceso.

Activacin:despliegue efectivo de los recursos destinados a un incidente.

Alarma:espacio de tiempo desde cuando alguien se da cuenta que ocurre un evento y puede informarlo.

Alerta:estado o situacin de vigilancia sobre la posibilidad de ocurrencia de un evento cualquiera o accio-nes especficas de respuesta frente a una emergencia.

Amenaza:condicin latente derivada de la posible ocurrencia de un fenmeno fsico de origen natural,

socio-natural o antrpico no intencional, que puede causar dao a la poblacin y sus bienes, a la infraes-tructura, al ambiente y a la economa pblica y privada. Es un factor de riesgo externo.

Brigada:grupo de personas debidamente organizadas y capacitadas para prevenir o controlar una emer-gencia.

Cierre operacional:desmovilizacin total de recursos.

Cierre administrativo:realizacin de la reunin posterior al finalizar el ejercicio, la revisin y recopilacin delos formularios correspondientes, la preparacin y entrega del informe final a la gerencia.

Coordinador:persona que dirige las acciones de direccin del plan.

Comit local de emergencias (CLE):rgano de coordinacin interinstitucional local, organizado para discu-tir, estudiar y emprender todas aquellas acciones encaminadas a la reduccin de los riesgos especficosde la localidad y a la preparacin para la atencin de las situaciones de emergencia que se den en sta ycuya magnitud y complejidad no supere sus capacidades. Sus funciones estn determinadas en el artculo32 del Decreto 332 de 2004.

DPAE:Direccin de Prevencin y Atencin de Emergencias.

Emergencia:todo evento identificable en el tiempo, que produce un estado de perturbacin funcional enel sistema, por la ocurrencia de un evento indeseable, que en su momento exige una respuesta mayor a

la establecida mediante los recursos normalmente disponibles, produciendo una modificacin sustancialpero temporal, sobre el sistema involucrado, el cual compromete a la comunidad o al ambiente, alterandolos servicios e impidiendo el normal desarrollo de las actividades esenciales.

Incidente:suceso de causa natural o por actividad humana que requiere la accin de personal de serviciosde emergencias para proteger vidas, bienes y ambiente.

Mapa:representacin geogrfica en una superficie de la Tierra o de parte de sta en una superficie plana.


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MEC:Mdulo de Estabilizacin y Clasificacin de Heridos.

Medidas de seguridad:aquellas acciones enfocadas a disminuir la probabilidad de un evento adverso.

Mitigacin:toda accin que se refiere a reducir el riesgo existente.

Objetivo de seguridad:el que vigila las condiciones de seguridad e implementa medidas para garantizar laseguridad de todo el personal involucrado.

Organizacin:es toda aquella empresa, entidad, institucin, establecimiento, actividad o persona de carc-ter pblico o privado, natural o jurdica, que desea implementar el Plan de Emergencia y Contingencia.

PAI (Plan de Accin del Incidente):expresa los objetivos, estrategias, recursos y organizacin por cumplirdurante un perodo operacional a fin de controlar un incidente.

Plan de emergencia: el Plan de Emergencia y Contingencias es el instrumento principal que define las po-lticas, los sistemas de organizacin y los procedimientos generales aplicables para enfrentar de maneraoportuna, eficiente y eficaz, las situaciones de calamidad, desastre o emergencia, en sus distintas fases,con el fin de mitigar o reducir los efectos negativos o lesivos de las situaciones que se presenten en laorganizacin.

Planificar:formular objetivos y determinar las actividades y los recursos para lograrlos.

Plano:representacin grfica en una superficie, y mediante procedimientos tcnicos, de un terreno, de laplanta de un edificio, entre otros.

PMU (Puesto de Mando Unificado):lugar donde se ejerce funcin de comando. Es una funcin prevista en

el Sistema Comando de Incidentes (SCI) y se aplica cuando varias instituciones toman acuerdos conjuntospara manejar un incidente donde cada institucin conserva su autoridad, responsabilidad y obligacin derendir cuentas.

Procedimiento operativo normalizado: es la base para la realizacin de tareas necesarias y determinantespara el control de un tipo de emergencia. Define el objetivo particular y los responsables de la ejecucin decada una de las acciones operativas en la respuesta a la emergencia.

Preparacin:toda accin tendiente a fortalecer la capacidad de las comunidades de responder a una emer-gencia de manera eficaz y eficiente.

Prevencin:toda accin tendiente a evitar la generacin de nuevos riesgos.

Punto de encuentro:sitio seguro, definido para la llegada del personal en caso de evacuacin.

Recurso:equipamiento y personas disponibles o potencialmente disponibles para su asignacin tctica aun incidente.

Riesgo:el dao potencial que, sobre la poblacin y sus bienes, la infraestructura, el ambiente y la eco-noma pblica y privada, pueda causarse por la ocurrencia de amenazas de origen natural, socionatural o


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antrpico no intencional, que se extiende ms all de los espacios privados o actividades particulares delas personas y organizaciones, y que por su magnitud, velocidad y contingencia hace necesario un procesode gestin que involucre al Estado y a la sociedad.

SCI (Sistema Comando de Incidentes):es la combinacin de instalaciones, equipamientos, personal, pro-cedimientos y comunicaciones, operando en una estructura organizacional comn, con la responsabilidadde administrar los recursos asignados para lograr efectivamente los objetivos pertinentes a un evento,incidente u operativo.

SDPAE (Sistema Distrital de Prevencin y Atencin de Emergencias):este se adopta segn el Decreto 332del 11 de Octubre de 2004.

Servicios:son todos aquellos ofrecimientos que satisfacen las necesidades bsicas de la poblacin.

Sistema de alarma:medio audible y/o visual que permite avisar que ocurre un evento y pone en riesgo laintegridad de personas, animales o propiedades.

Suministros:los suministros humanitarios o de emergencia son los productos, materiales y equipos utili-zados por las organizaciones para la atencin de los desastres, as como los requeridos para la atencin delas necesidades de la poblacin afectada.

Vulnerabilidad:caracterstica propia de un elemento o grupo de elementos expuestos a una amenaza,relacionada con su incapacidad fsica, econmica, poltica o social de anticipar, resistir y recuperarse deldao sufrido cuando opera esa amenaza. Es un factor de riesgo interno.


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Introduccin

La publicacin de la Gua para elaborar planes de emergencia y contingencias se realizen el marco del convenio de cooperacin entre la Cmara de Comercio de Bogot y laDireccin de Prevencin y Atencin de Emergencias (DPAE), de la Secretaria de Gobiernode Bogot, para promover en el sector empresarial la adopcin de medidas efectivas queaumenten la capacidad de respuesta ante las emergencias.

Esta Gua, fue diseada para apoyar a los encargados de las organizaciones de la imple-mentacin de estos planes, las cuales conforman el Sistema Distrital para la Prevenciny Atencin de Emergencias (SDPAE), al igual que a todas las organizaciones del sectorpblico y privado.

1. Organizacin: en esta Gua; es toda aquella empresa, entidad, institucin, establecimiento, actividad o persona de carcter pblico o privado,natural o jurdico que desea implementar el Plan de Emergencia y Contingencia.


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I. Marco legal

Ley 9 de 1979Cdigo Sanitario

Nacional

CONPES 3146 de 2001

Resolucin 2400de 1979 Estatuto deSeguridad Industrial

Decreto 614 de 1984

Ley 46 de 1988

Ttulo III.Salud Ocupacional Ttulo VIII.Desastres.

Artculo 501. Cada Comit de Emergencias deber elaborar un plan de contingenciapara su respectiva jurisdiccin con los resultados obtenidos en los anlisis de vulne-rabilidad. Adems, debern considerarse los diferentes tipos de desastre que puedanpresentarse en la comunidad respectiva. El Comit Nacional de Emergencias elaborar,para aprobacin del Ministerio de Salud, un modelo con instrucciones que aparecer enlos planes de contingencia.

Artculo 502.El Ministerio de Salud coordinar los programas de entrenamiento y capa-citacin para planes de contingencia en los aspectos sanitarios vinculados a urgenciaso desastres.

Pargrafo. El Comit Nacional de Emergencias deber vigilar y controlar las labores decapacitacin y de entrenamiento que se realicen para el correcto funcionamiento de losplanes de contingencia.

Estrategia para consolidar la ejecucin del Plan Nacional para la Prevencin y Atencinde Desastres (PNPAD), en el corto y mediano plazo.

Por el cual se establecen disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad indus-

trial en los establecimientos de trabajo.

Artculo 2o.Todos los empleadores estn obligados a organizar y desarrollar programaspermanentes de medicina preventiva, higiene y seguridad industrial.

Por el cual se determinan las bases para la organizacin de administracin de

salud ocupacional en el pas.

Artculo 24. Los empleadores tendrn las siguientes responsabilidades: - Responder por la ejecucin del programa de salud ocupacional

Por la cual se crea y organiza el Sistema Nacional para la Prevencin y Atencinde Desastres, se otorga facultades extraordinarias al presidente de la Repblica y

se dictan otras disposiciones.

Artculo 3O.Plan Nacional para la Prevencin y Atencin de Desastres. La Oficina Nacio-nal para la Atencin de Desastres, elaborar un Plan Nacional para la Prevencin y Aten-cin de Desastres, el cual, una vez aprobado por el Comit Nacional para la Prevencin yAtencin de Desastres, ser adoptado mediante decreto del Gobierno nacional.

A. Legislacin nacional


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Ley 46 de 1988

Resolucin 1016 /89

El Plan incluir y determinar todas las orientaciones, acciones, programas y proyectos,tanto de carcter sectorial como del orden nacional, regional y local que se refieran,entre otros a los siguientes aspectos:

a. Las fases de prevencin, atencin inmediata, reconstruccin y desarrollo en relacincon los diferentes tipos de desastres.

b. Los temas de orden tcnico, cientfico, econmico, de financiacin, comunitario, jur-dico e institucional.

c. La educacin, capacitacin y participacin comunitaria. d. Los sistemas integrados de informacin y comunicacin a nivel nacional, regional y

local. e. La funcin que corresponde a los medios masivos de comunicacin. f. Los recursos humanos y fsicos de orden tcnico y operativo. g. La coordinacin interinstitucional e intersectorial. h. La investigacin cientfica y estudios tcnicos necesarios. i. Los sistemas y procedimientos de control y evaluacin de los procesos de prevencin

y atencin.

Artculo 14. Plan de Accin Especfico para la Atencin de Desastre. Declarada una si-tuacin de desastre de carcter nacional, la Oficina Nacional para la Atencin de Desas-

tres proceder a elaborar, con base en el plan nacional, un plan de accin especfico parael manejo de la situacin de desastre declarada, que ser de obligatorio cumplimientopor todas las entidades pblicas o privadas que deban contribuir a su ejecucin, en lostrminos sealados en el decreto de declaratoria.

Cuando se trate de situaciones calificadas como departamentales, intendenciales, co-misariales, distritales o municipales, el plan de accin ser elaborado y coordinado ensu ejecucin por el Comit Regional u Operativo Local respectivo, de acuerdo con lasorientaciones establecidas en el decreto de declaratoria y con las instrucciones queimpartan el Comit Nacional y la Oficina Nacional para la Atencin de Desastres.

Por la cual se reglamenta la organizacin, funcionamiento y forma de los progra-mas de salud ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores en el

pas.

Artculo 11.Numeral 18. Organizar y desarrollar un plan de emergencias teniendo encuenta las siguientes ramas:

a. Rama preventiva. Aplicacin de las normas legales y tcnicas sobre combustibles,equipos elctricos, fuentes de calor y sustancias peligrosas propias de la actividadeconmica de la empresa.

b. Rama pasiva o estructural. Diseo y construccin de edificaciones con materialesresistentes, vas de salida suficientes y adecuadas para la evacuacin, de acuerdocon los riesgos existentes y el nmero de trabajadores.

c. Rama activa o control de las emergencias. Conformacin y organizacin de brigadas(seleccin, capacitacin, planes de emergencias y evacuacin), sistema de detec-cin, alarma, comunicacin, inspeccin, sealizacin y mantenimiento de los siste-mas de control.

Artculo 14. El programa de salud ocupacional deber mantener actualizados los si-guientes registros mnimos: planes especficos de emergencias y actas de simulacro enlas empresas cuyos procesos, condiciones locativas o almacenamiento de materialesriesgosos puedan convertirse en fuente de peligro para los trabajadores, la comunidad oel ambiente.


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Decreto-Ley 919

de 1989

Decreto-Ley 919de 1989

Directiva Ministerial13 de 1992

Ley 100 de 1993

Decreto 1295 de 1994

Por el cual se organiza el Sistema Nacional para la Prevencin y Atencin deDesastres y se dictan otras disposiciones.

Artculo 3o.Plan Nacional para la Prevencin y Atencin de Desastres.La Oficina Nacional para la Atencin de Desastres elaborar un Plan Nacional para la

Prevencin y Atencin de Desastres, el cual, una vez aprobado por el Comit Nacionalpara la Prevencin y Atencin de Desastres, ser adoptado mediante decreto del Gobier-no nacional.

El Plan incluir y determinar todas las polticas, acciones y programas, tanto de carc-ter sectorial como del orden nacional, regional y local que se refieran, entre otros, a lossiguientes aspectos:

a. Las fases de prevencin, atencin inmediata, reconstruccin y desarrollo en relacincon los diferentes tipos de desastres y calamidades pblicas.

b. Los temas de orden econmico, financiero, comunitario, jurdico e institucional. c. La educacin, capacitacin y participacin comunitaria. d. Los sistemas integrados de informacin y comunicacin a nivel nacional, regional y

local. e. La coordinacin interinstitucional e intersectorial. f. La investigacin cientfica y los estudios tcnicos necesarios. g. Los sistemas y procedimientos de control y evaluacin de los procesos de prevencin

y atencin.

Artculo 13.Planes de contingencia.El Comit Tcnico Nacional y los comits regionales y locales para la Prevencin yAtencin de Desastres, segn el caso, elaborarn, con base en los anlisis de vulne-rabilidad, planes de contingencia para facilitar la prevencin o para atender adecuaday oportunamente los desastres probables. Para este efecto, la Oficina Nacional para laAtencin de Desastres preparar un modelo instructivo para la elaboracin de los planesde contingencia.

Artculo 14.Aspectos sanitarios de los planes de contingencia. El Ministerio de Saludcoordinar los programas de entrenamiento y capacitacin para planes de contingencia enlos aspectos de orden sanitaria, bajo la vigilancia y control del Comit Tcnico Nacional.

Responsabilidades del Sistema Educativo como integrante del Sistema Nacionalpara la Prevencin y Atencin de Desastres.

2. Planes de prevencin de desastres en establecimientos educativos. 3. Planes de emergencias en escenarios deportivos.

Por la cual se crea el Sistema de Seguridad Social Integral.

Libro III. Sistema General de Riesgos Profesionales.

Por el cual se determina la organizacin y administracin del Sistema General deRiesgos Profesionales.

Artculo 2o. Objetivos del Sistema General de Riesgos Profesionales:

a. Establecer las actividades de promocin y prevencin tendientes a mejorar las con-diciones de trabajo y salud de la poblacin trabajadora, protegindola contra los ries-gos derivados de la organizacin del trabajo que puedan afectar la salud individualo colectiva en los lugares de trabajo tales como los fsicos, qumicos, biolgicos,ergonmicos, de saneamiento y de seguridad.


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Resolucin 7550de 1994

Decreto321 de 1999

Decreto 3888 de 2007

Por la cual se regulan las actuaciones del Sistema Educativo Nacional en la pre-

vencin de emergencias y desastres.

Artculo 3o.Solicitar a los establecimientos educativos, la creacin y el desarrollo deun proyecto de prevencin y atencin de emergencias y desastres, de acuerdo con los

lineamientos emanados por el Ministerio de Educacin Nacional, el cual har parte inte-gral del proyecto educativo institucional. Este contemplar como mnimo los siguientesaspectos:

a. Creacin del comit escolar de prevencin y atencin de emergencias y desastrescomo tambin brigadas escolares.

b. Anlisis escolar de riesgos. c. Plan de accin. d. Simulacro escolar ante una posible amenaza.

Por el cual se adopta el Plan Nacional de Contingencia contra derrames de Hidro-

carburos, Derivados y Sustancias Nocivas.

Articulo 1.Adoptase el Plan Nacional de Contingencia contra derrames de Hidrocarbu-

ros, Derivados y Sustancias Nocivas en aguas marinas, fluviales y lacustres, aprobadomediante Acta nmero 009 del 5 de junio de 1998 del Comit Nacional para la Pre-vencin y Atencin de Desastres, y por el Consejo Nacional Ambiental, cuyo texto seintegra como anexo del presente decreto.

Articulo 2. El objeto general del Plan Nacional de Contingencia contra derrames deHidrocarburos, Derivados y Sustancias Nocivas en aguas marinas, fluviales y lacustresque ser conocido con las siglas -PNC- es servir de instrumento rector del diseo y reali-zacin de actividades dirigidas a prevenir, mitigar y corregir los daos que stos puedanocasionar, y dotar al Sistema Nacional para la Prevencin y Atencin de Desastres deuna herramienta estratgica, operativa e informtica que permita coordinar la preven-cin, el control y el combate por parte de los sectores pblico y privado nacional, delos efectos nocivos provenientes de derrames de hidrocarburos, derivados y sustancias

nocivas en el territorio nacional, buscando que estas emergencias se atiendan bajocriterios unificados y coordinados.

Por el cual se adopta el Plan Nacional de Emergencias y Contingencia para Even-tos de Afluencia Masiva de Pblico y se conforma la Comisin Nacional Asesora

de Programas Masivos y se dictan otras disposiciones.

Artculo 2o.El objetivo del Plan Nacional de Emergencias y Contingencia para Eventosde Afluencia Masiva de Pblico es servir como instrumento rector para el diseo yrealizacin de actividades dirigidas a prevenir, mitigar y dotar al Sistema Nacional parala Prevencin y Atencin de Desastres de una herramienta que permita coordinar yplanear el control y atencin de riesgos y sus efectos asociados sobre las personas, elambiente y las instalaciones en esta clase de eventos. Este Plan se complementar con

las disposiciones regionales y locales existentes.

Artculo 5o.Actualizacin del Plan.Cuando las circunstancias lo ameriten, el Plan Nacional de Emergencias y Contingen-cia para Eventos de Afluencia Masiva de Pblico deber ser actualizado por el ComitNacional para la Prevencin y Atencin de Desastres o por el Comit Tcnico Nacional,por delegacin que haya recibido de aqul, en todo caso, con la asesora del la ComisinNacional Asesora de Programas Masivos creada por este decreto.


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Ley 769 de 2002. CdigoNacional de Transito

Ley 322 de 1996.Sistema Nacional de

Bomberos

Artculo 20.Planes institucionales.Los organismos operativos del Sistema Nacional para la Prevencin y Atencin de De-sastres elaborarn sus propios planes institucionales para la atencin de los eventos deafluencia masiva de pblico, los cuales se articularn con los Planes Locales de Emer-gencias y Contingencia para Eventos de Afluencia Masiva de Pblico.

Artculo 1o.mbito de aplicacin y principios.Las normas del presente cdigo rigenen todo el territorio nacional y regulan la circulacin de los peatones, usuarios, pasaje-ros, conductores, motociclistas, ciclistas, agentes de trnsito y vehculos por las vaspblicas o privadas que estn abiertas al pblico, o en las vas privadas, que interna-mente circulen vehculos; as como la actuacin y procedimientos en las autoridadesde trnsito.

Artculo 1o.La prevencin de incendios es responsabilidad de todas las autoridades ylos habitantes del territorio colombiano. En cumplimiento de esta responsabilidad, losorganismos pblicos y privados debern contemplar la contingencia de este riesgo enlos bienes inmuebles tales como parques naturales, construcciones, programas y pro-

yectos tendientes a disminuir su vulnerabilidad.



Acuerdo 79 de 2003

Decreto 350 de 2003

Decreto 332 de 2004

Por la cual se regulan las actuaciones del Sistema Educativo de Bogot, D.C., enla prevencin y atencin de emergencias.

Por la cual se adoptan los Planes Tipo de Emergencias en seis escenarios distri-tales, se modifica y adiciona la Resolucin 0151 del 06 de febrero de 2002.

Cdigo de Polica.

Por el cual se regulan las rifas, juegos, concursos, espectculos pblicos y eventosmasivos en el Distrito Capital.

Captulo VI.De los espectculos pblicos y eventos masivos.

Artculo 17. Pargrafo segundo. Los eventos masivos debern contar con las medidasde prevencin y seguridad contempladas en el modelo de Plan de Emergencias Generaly Planes Tipo, que para tal efecto sea aprobado por la Direccin de Prevencin y Aten-cin de Emergencias de la Secretaria de Gobierno.

Por el cual se organiza el rgimen y el Sistema para la Prevencin y Atencin deEmergencias en Bogot Distrito Capital y se dictan otras disposiciones.

Artculo 7o.Planes de emergencias. Se adoptarn para cada una de las entidades ycomits sectoriales, y establecern con claridad cules son las funciones de respuesta,autoridades responsables de cumplirlos y los recursos que se pueden y deben utilizar.

Pargrafo.La adopcin de los planes corresponder, por comits sectoriales, al tenor delDecreto 87 de 2003 y a los representantes legales de las entidades en los dems casos.

Artculo 8.Planes de contingencia. Son aquellos que deben adoptarse para el DistritoCapital en su conjunto, sus entidades y sectores, por las mismas autoridades sealadasen el pargrafo del artculo 7o precedente, para responder especficamente a un tipodeterminado de situacin de calamidad, desastre o emergencia.

B. Legislacin distrital


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Decreto 423 de 2006

Decreto 423 de 2006


Decreto 633 de 2007

Acuerdo Distrital341 de 2008

Resolucin 004 de 2009

Por el cual se adopta el Plan Distrital para la Prevencin y Atencin de Emergen-cias para Bogot D.C..

Artculo 18.Planes de emergencias. En armona con el artculo 7 del Decreto 332 de2004, los planes de emergencias son instrumentos para la coordinacin general y ac-

tuacin frente a situaciones de calamidad, desastre o emergencia. Definen las funcionesy actividades, responsables, procedimientos, organizacin y recursos aplicables para laatencin de las emergencias independientemente de su origen o naturaleza.

Artculo 19.Planes de contingencia. En armona con el artculo 8 del Decreto 332 de2004, los planes de contingencia son instrumentos complementarios a los planes deemergencias, que proveen informacin especfica para la atencin de desastres o emer-gencias derivadas de un riesgo o territorio en particular.

Un plan de contingencia desarrolla en detalle aspectos pertinentes para la respuesta queslo son propios del riesgo y del territorio al que est referido. Los planes de contingen-cia se organizan por tipo de riesgo, tales como deslizamientos, inundaciones, incendios

forestales, materiales peligrosos y aglomeraciones de pblico, entre otros. Los planesde continencia pueden ser desarrollados por la Administracin distrital en sus diferentesniveles (central, institucional o local), por el sector privado y por la comunidad.

Por la cual se establecen las condiciones bsicas para las empresas que prestanel servicio de logstica en las aglomeraciones de pblico en el Distrito Capital.

Artculo 2. Numeral 3.Capacitacin mnima del personal.

Por el cual se dictan disposiciones en materia de prevencin de riesgos en loslugares donde se presenten aglomeraciones de pblico y se deroga el Decreto 043

de 2006 el cual regulaba antes la materia.

Artculo 5.Planes de contingencia. De conformidad con lo previsto en los artculos 8 y9 del Decreto Extraordinario 919 de 1989 y en el artculo 15 del Decreto Distrital 332 de2004, todas las entidades o personas pblicas o privadas responsables de edificaciones,instalaciones o espacios en los cuales se realicen aglomeraciones de pblico, debernpreparar y observar planes de contingencia que incluyan los anlisis de riesgos y las me-didas de prevencin, preparacin y mitigacin, en forma y condiciones que establezca laDPAE.

Por el cual se adiciona el Acuerdo 30 de 2001 y se establece la relacin de un si-mulacro de actuacin en caso de un evento de calamidad pblica de gran magnitud

con la participacin de todos los habitantes de la ciudad.

Por la cual se adopta la versin actualizada del Plan de Emergencias de Bogot,el cual establece los parmetros e instrucciones y se definen polticas, sistemas

de organizacin y procedimientos interinstitucionales para la administracin de

emergencias en Bogot, D.C..

Deroga las Resoluciones 137 de 2007, 195 y 196 del 2008.

Captulo 2.2.Fortalecimiento de las operaciones de emergencias.


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NTC-5254

Gua Tcnica Colombiana202 de 2006

NTC-1700

NTC-2885

NTC-4764

NTC-4140

NTC-4143

NTC-4144

NTC-4145

NTC-4201

NTC-4279

NTC-4695

NTC-2388

NTC-1867

Gestin de riesgo.

Sistema de Gestin de Continuidad del Negocio.

Higiene y seguridad. Medidas de seguridad en edificaciones. Medios de evacua-

cin y Cdigo NFPA 101. Cdigo de Seguridad Humana.

Establece cules son los requerimientos que deben cumplir las edificaciones en cuantoa salidas de evacuacin, escaleras de emergencia, iluminacin de evacuacin, sistemade proteccin especiales, nmero de personas mximo por unidad de rea, entre otrosrequerimientos; parmetros que son analizados con base en el uso de los edificios, esdecir, comercial, instituciones educativas, hospitales, industrias, entre otros.

Higiene y seguridad. Extintores porttiles.

Establece en uno de sus apartes los requisitos para la inspeccin y mantenimiento deporttiles, igualmente el cdigo 25 de la NFPA Standard for the inspection, testing andmaintenance of Water Based fire protection systems USA: 2002. Establece la periodi-cidad y las pruebas que se deben realizar sobre cada una de las partes componentes deun sistema hidrulico contra incendio.

Cruces peatonales a nivel y elevados o puentes peatonales.

Edificios. Pasillos y corredores.

Edificios. Rampas fijas.

Edificios. Sealizacin.

Edificios. Escaleras.

Edificios. Equipamientos, bordillos, pasamanos y agarraderas.

Vas de circulacin peatonal planas.

Sealizacin para trnsito peatonal en el espacio pblico urbano.

Smbolos para la informacin del pblico.

Sistemas de seales contra incendio, instalaciones, mantenimiento y usos.

C. Normas tcnicas colombianas

NFPA 101 de 2006

NFPA 1600 de 2007

Life Satefy Code. (Cdigo de Seguridad Humana).

Standard on Disaster/Emergency Management and Business Continuity Programs.(Norma sobre manejo de Desastres, Emergencias y Programas para la Continuidad delNegocio).

D. Otras normas


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II. Alcance

La presente Gua para elaborar planes de emergencia y contingencias (laGua)es una herramienta de apoyo a todas las reas encargadas de lapreparacin para la atencin de las emergencias en las organizacionesde carcter pblico y privado, con el nimo de que su respuesta puedaarticularse con las entidades del Sistema Distrital para la Prevencin yAtencin de Emergencias (SDPAE), buscando mejorar el desempeo enla administracin y atencin de emergencias de sus niveles estratgicos,tcticos yoperativos.

Esta Gua facilita la gestin de las organizaciones en la elaboracin o ac-tualizacin de sus planes de emergencia y contingencias y se constituyeen documento de referencia para que sus integrantes conozcan y apliquenlas acciones necesarias para minimizar los riesgos y reducir las prdidasque ocasionan este tipo de emergencias.


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III. Objetivos de la Gua

A. General

Brindar las herramientas metodolgicas que permitan a las organizaciones di-sear, actualizar e implementar los planes de emergencia y contingencias, conel fin de dar una mejor respuesta a incidentes o emergencias tanto internascomo externas.

B. Especficos

1. Unificar la metodologa para la elaboracin de planes de emergencia y

contingencias en todo tipo de organizacin tanto de carcter pblicocomo privado.

2. Facilitar la formulacin del Plan de Emergencia y Contingencias de lasorganizaciones.

3. Facilitar la articulacin con las entidades del Sistema Distrital de Preven-cin y Atencin de Emergencias (SDPAE).


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2. Decreto 332 del 2004, artculo 7. Planes de emergencia.3. NTC 1486 (quinta actualizacin), 2002.

IV. Marco tericoEn este captulo se describen los aspectos bsicosque debe contener un Plan de Emergencia y Contin-gencias, los cuales deben tomarse en cuenta para eldesarrollo ptimo del plan.

A. DefinicinEl Plan de Emergencia y Contingencias (el Plan) esel instrumento principal que define las polticas, lossistemas de organizacin y los procedimientos ge-nerales aplicables para enfrentar de manera oportu-na, eficiente y eficaz las situaciones de calamidad,desastre o emergencia, en sus distintas fases, conel fin de mitigar o reducir los efectos negativos olesivos de las situaciones que se presenten en la or-ganizacin2.

B. Introduccin

La introduccin es el primer elemento del cuerpo otexto del documento, en el cual se presenta y sealala importancia y orientacin del Plan, el origen, losantecedentes (tericos y prcticos), los objetivos, elsignificado que el Plan tiene en el avance del camporespectivo y la aplicacin. Adems, se mencionanlos alcances, las limitaciones y la metodologa em-pleada3.

C. Justificacin

En la justificacin se pretende precisar los aspectosque dieron lugar para la ejecucin del Plan; es de-

cir, definir el porqu de la elaboracin del Plan. Sedeben exponer los antecedentes, describir las nece-sidades y explicar los motivos para la elaboracindel plan.

D. Objetivos1. General

La organizacin debe especificar la finalidad de laelaboracin del Plan. En este se establece los linea-mientos, la organizacin, los procedimientos y lasacciones generales aplicables para la atencin deemergencias a nivel interno de la Organizacin.

2. Especficos

Los siguientes son algunos ejemplos que puedentenerse en cuenta al momento de definir los obje-tivos especficos del Plan de Emergencia y Contin-gencias:

Identificar y evaluar los riesgos que puedan ge-nerar emergencias dentro y fuera de la organiza-cin.

Comprobar el grado de riesgo y vulnerabilidadderivados de las posibles amenazas.

Establecer medidas preventivas y de proteccinpara los escenarios de riesgo que se han identi-ficado.

Organizar los recursos que la organizacin tiene,tanto humanos como fsicos, para hacerle fren-te a cualquier tipo de emergencias.


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Ofrecer las herramientas cognitivas y conduc-tuales necesarias que permitan ejecutar los pla-nes de accin de manera segura para las perso-nas expuestas a peligros.

Salvaguardar la vida e integridad de la comuni-

dad de la organizacin. Preservar los bienes y activos de los daos que

se puedan generar como consecuencia de ac-cidentes y emergencias, teniendo en cuenta noslo lo econmico, sino lo estratgico para laorganizacin y la comunidad.

Garantizar la continuidad de las actividades yservicios de la organizacin.

Articular la respuesta interna con el SistemaDistrital de Prevencin y Atencin de Emergen-cias (SDPAE).

Garantizar una mejor respuesta ante las emer-gencias que se generen. Disponer de un esquema de activacin con una

estructura organizacional ajustada a las necesi-dades de respuesta de las emergencias.

E. Alcance

Se debe definir la cobertura del Plan de Emergenciay Contingencias. De acuerdo con el Decreto 423 del2006, artculo 18, el alcance de los planes puedeser el siguiente:

- Distrital: constituye el marco general de coordi-nacin y actuacin de las entidades distritales,los entes privados y comunitarios para la aten-cin de desastres y emergencias en Bogot.

- Local: define los niveles de coordinacin y ac-tuacin de una alcalda local en desarrollo de lasresponsabilidades que le hayan sido asignadasen el Plan Distrital para la Prevencin y Atencinde Emergencias.

- Institucional (organizacin): para toda aquellaempresa, entidad, institucin, establecimiento,persona o actividad de carcter pblico o priva-

do, natural o jurdico, cuyas actividades puedandar lugar a riesgos pblicos y quienes debernimplementar el Plan de Emergencia y Contingen-cias, en el cual se establecen los niveles de coor-dinacin y actuacin de las organizaciones frente

a la atencin y administracin de emergencias.

Es importante que las organizaciones acuerden losmecanismos de integracin con el Sistema Distritalde Prevencin y Atencin de Emergencias (SDPAE),con el fin de dar una mejor respuesta frente a lasemergencias.

F. Informacin general

1. Informacin bsica de la organizacin

a. Las actividades que se desarrollan en la Organi-zacin. Cada organizacin, segn su actividadeconmica4, debe enfocar las actividades de pre-vencin y atencin de emergencias, dependiendode los procesos productivos internos y las mate-rias primas e insumos utilizados y dispuestos.

Dependiendo de la actividad econmica, debendescribirse los procesos productivos de la or-ganizacin por medio de diagramas, mapa de

procesos

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, entre otros, con el fin de determinarriesgos asociados a la actividad especfica.

b. Descripcin de la ocupacin.Es el nmero depersonas que usualmente ocupan las edifica-ciones como trabajadores, contratistas (fija),los visitantes y clientes (flotante), teniendo encuenta las caractersticas de estas personas(edad, limitaciones fsicas, enfermedades), estainformacin da pauta para que la organizacinelabore el Plan de Emergencia y los planes decontingencias a los que haya lugar.

c. Las caractersticas de las instalaciones. Es ne-cesario evaluar las caractersticas propias delas edificaciones como la red elctrica, los sis-

4. Clasificacin de riesgos segn lo estipulado en el Decreto 1607 de 2002 (31 de julio 2002) mediante el cual se modifica la Tabla de clasificacinde actividades econmicas para el Sistema de Riesgos Profesionales.

5. Para este caso se refiere a la descripcin de las operaciones especficas del proceso productivo con entradas de materias primas y salidas deproductos y residuos.


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temas de ventilacin mecnica, ascensores, s-tanos, red hidrulica, transformadores, plantaselctricas, escaleras, zonas de parqueo y otrosservicios o reas especiales de la planta fsica,soportada con planos o diagramas que indiquen

y faciliten la ubicacin e interpretacin tcnicade los sistemas analizados. Recuerde que en lamedida en que las instalaciones sean seguras,mejorar la seguridad de sus ocupantes6.

En la ficha tcnica (veranexo 1), se debe describir lainformacin general de la organizacin.

2. Georreferenciacin de la organizacin

(a nivel interno externo)

A nivel interno, se debe contar con los planos dela organizacin, y basndose en ellos, elaborar unmapa fsico (o diagrama) por pisos de las reas quetenga, la ubicacin de las diferentes secciones odependencias, las entradas principales y alternas,las vas aledaas a la organizacin, ubicacin de losrecursos internos, entre otros.

A nivel externo, se debe determinar la ubicacin dela organizacin referente a su entorno, es decir, lascaractersticas del lugar donde se encuentra, zonaindustrial, residencial, comercial, o mixta; adems,los espacios de alta densidad poblacional comocolegios, iglesias, centros comerciales, centros deatencin mdica, parques, y otras edificaciones quese encuentren cerca de su organizacin y que pue-dan generar riesgos adicionales, ubicacin de pun-tos de reunin, hidrantes, entre otros.

Se debe contar con planos o mapas7los cuales sir-ven de referencia para hacer el diagnstico generalde amenazas, riesgos y vulnerabilidad, a nivel inter-no como externo.

G. Anlisis de riesgo

En forma general, el anlisis o evaluacin de ries-gos se define como el proceso de estimar la pro-babilidad de que ocurra un evento no deseado conuna determinada severidad o consecuencias en laseguridad, salud, medio ambiente y/o bienestarpblico. Asimismo, se deber elaborar un Plan deEmergencia y Contingencias que permita preveniry mitigar riesgos, atender los eventos con la su-ficiente eficacia, minimizando los daos a la co-munidad y al ambiente, y recuperarse en el menortiempo posible.

En una adecuada evaluacin se debe considerar lanaturaleza del riesgo, su facilidad de acceso o va de

contacto (posibilidad de exposicin), las caracters-ticas del sector y/o poblacin expuesta (receptor),la posibilidad de que ocurra y la magnitud de expo-sicin y sus consecuencias, para, de esta manera,definir medidas que minimicen los impactos quepuedan generarse. Dentro de este anlisis se debenidentificar los peligros asociados con los riesgosmencionados, entendiendo a estos peligros como elpotencial de causar dao.

1. Objetivos especficos

Los objetivos especficos del anlisis de riesgos sonlos siguientes:

Identificar y analizar los diferentes factores deriesgo que involucren peligros potenciales quepodran afectar las condiciones socioambienta-les de la organizacin.

Establecer con fundamento, en el anlisis deriesgos, las bases para la preparacin del Plande Emergencia y Contingencias.

6. La Resolucin 1016 de marzo 31 de 1989, en el artculo 11 numeral 18, precisa que el diseo y construccin de edificaciones se debe hacer conmateriales resistentes, y vas de salida adecuadas para evacuacin. Adems, en la norma NSR 98 se reglamentan los criterios de construccionessismorresistentes, en el Decreto 074 del 2001 que modifica el Cdigo de Construccin de Bogot, D.C., y se identifican los lmites de microzoni-ficacin ssmica.

7. Definicin de planos y mapas en el glosario de esta gua.


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2. Metodologas

Existen diversas metodologas para desarrollar losanlisis de riesgos. La seleccin de la metodologams apropiada en cada caso depende de la disponi-bilidad de informacin y del nivel de detalle que sedesee alcanzar. El primer paso en el anlisis de ries-gos es la identificacin de actividades o amenazasque impliquen riesgos durante las fases de construc-cin, operacin/mantenimiento y cierre/abandonode la organizacin.

Una vez identificadas las amenazas o posibles as-pectos iniciadores de eventos, se debe realizar elestimativo de su probabilidad de ocurrencia, enfuncin de las caractersticas especficas; ade-

ms, se debe realizar el estimativo de la severi-dad de las consecuencias sobre los denominadosfactores de vulnerabilidad que podran resultarafectados (personas, medio ambiente, sistemas,procesos, servicios, bienes o recursos, e imagenempresarial).

A continuacin se mencionan algunas metodo-logas utilizadas en el anlisis de riesgo de la or-ganizacin. Aunque estos mtodos se presentana manera de ejemplo, existen en la literatura dife-rentes mtodos cuya aplicabilidad depende de la

disponibilidad de informacin y del nivel de detalledeseado:

a. Metodologa de colores (veranexo 2).

b. Anlisis preliminar de riesgos basado en la me-todologa Apell (veranexo 3).

c. Mtodo semicuantitativo GHA (veranexo 4).

Finalmente, se debe realizar el clculo o asignacin

del nivel de riesgo y determinar el nivel de planifi-cacin requerido para su inclusin en los diferentesplanes de accin.

3. Identificacin de amenazas

Una amenaza o posible aspecto iniciador de eventosen las fases de construccin, operacin y mante-

nimiento y abandono de la organizacin, se definecomo una condicin latente derivada de la posibleocurrencia de un fenmeno fsico de origen natural,socio-natural o antrpico no intencional, que puedecausar dao a la poblacin y a sus bienes, a la in-

fraestructura, al ambiente y a la economa pblica yprivada.

A continuacin se tipifican algunos fenmenos quepueden convertirse en amenazas:

Naturales: fenmenos de remocin en masa,movimientos ssmicos, inundaciones, lluviastorrenciales, granizadas, vientos fuertes y otrosdependiendo de la geografa y del clima.

Tecnolgicos: incendios, explosiones, fugas,derrames, fallas estructurales, fallas en equi-pos y sistemas, intoxicaciones, trabajos de altoriesgo, entre otros.

Sociales:hurto, asaltos, secuestros, asonadas,terrorismo, concentraciones masivas, entreotros.

La descripcin debe detallarse al mximo posible,y sta incluye el punto crtico en que la amenaza esmuy importante para la organizacin. Igualmente im-

portante, en la identificacin de la amenaza, definirsi es de origen interno o externo.

4. Estimativo de probabilidades

Una parte importante del anlisis de riesgo es elestimativo de las probabilidades de ocurrencia delos posibles incidentes y eventos. Cada vez cobramayor importancia la existencia de datos estads-ticos de ocurrencia de eventos para complementarel anlisis de riesgo. Normalmente, en este punto

se recurre a la consulta de bases de datos propias,nacionales e internacionales para determinar la pro-babilidad de ocurrencia de incidentes o eventos; sepuede definir una escala sencilla de probabilidadalta, media o baja o una escala de mayor detalle queincluya probabilidades muy altas, altas, medias, ba-jas y muy bajas. Para cada caso se debe definir lacalificacin para cada probabilidad.


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5. Estimativo de la vulnerabilidad en

funcin de la severidad de

consecuencias

La vulnerabilidad es una caracterstica propia de unelemento o grupo de elementos expuestos a unaamenaza, relacionada con su incapacidad fsica,econmica, poltica o social de anticipar, resistir yrecuperarse del dao sufrido cuando opera esa ame-naza. Es el grado relativo de sensibilidad que un sis-tema tiene respecto a una amenaza determinada.

La severidad de las consecuencias de un evento seevala segn los factores de vulnerabilidad y se ca-lifica dentro de una escala que establece diferentesniveles.

Los factores de vulnerabilidad dentro de un anlisisde riesgos permiten determinar cules son los efec-tos negativos que, sobre un escenario y sus zonasde posible impacto, pueden tener los eventos.

Para efectos del anlisis de riesgos de la organiza-cin, se consideran los siguientes factores de vul-nerabilidad:

Personas:se refiere al nmero y clase de afec-tados (empleados, personal de emergencia y lacomunidad); considera tambin el tipo y la gra-vedad de las lesiones.

Medio ambiente: incluye los impactos sobrecuerpos de agua, fauna, flora, aire, suelos y co-munidad a consecuencia de la emergencia.

Bienes o recursos: representados en instala-ciones, equipos, producto, valor de las opera-ciones de emergencia, indemnizaciones, entreotros.

Imagen:califica el nivel de deterioro de la ima-gen corporativa de la Organizacin, como con-

secuencia de posibles eventos. Sistemas, procesos o servicios:se refiere a la

afectacin de la actividad econmica que reali-za la Organizacin.

6. Clculo del riesgo

El riesgo se define como el dao potencial que, so-bre la poblacin y sus bienes, la infraestructura, el

ambiente y la economa pblica y privada, puedacausarse por la ocurrencia de amenazas de origennatural, socionatural o antrpico no intencional, quese extiende ms all de los espacios privados o ac-tividades particulares de las personas y organizacio-

nes y que por su magnitud, velocidad y contingenciahace necesario un proceso de gestin que involucreal Estado y a la sociedad.

De igual manera, el riesgo (R) se define en funcinde la amenaza y la vulnerabilidad como el productoentre probabilidad (P) y severidad (S) del escenarioy permite establecer la necesidad de la adopcin demedidas de planificacin para el control y reduccinde riesgos.

Riesgo bajosignifica que este escenario no repre-senta una amenaza significativa y consecuentemen-te no requiere un plan especial.

Riesgo medio o tolerablesignifica que se deberanimplementar medidas para la gestin del riesgo.Para el nivel de planificacin, un plan de carctergeneral es suficiente para tomar las medidas pre-ventivas correspondientes.

Riesgo alto representa una amenaza significativaque requiere la adopcin de acciones prioritarias e

inmediatas en la gestin de riesgo. Es importanteque este plan considere los aspectos de prevencin,mitigacin y contingencias que contempla cada unode estos escenarios.

7. Priorizacin de escenarios

Los resultados del anlisis de riesgos permiten de-terminar los escenarios en los que se debe priorizarla intervencin. Las matrices de severidad del riesgoy de niveles de planificacin requeridos, permiten

desarrollar planes de gestin con prioridades res-pecto a las diferentes vulnerabilidades.

Las medidas que deben implementarse de acuerdocon los niveles de planificacin requeridos se inclui-rn en el Plan de Emergencia y Contingencias.

El Plan de Emergencia y Contingencias incluye di-versos planes con las medidas de prevencin, mi-


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tigacin y control durante las diferentes etapas delproyecto, que garantizan un manejo eficiente y con-trol oportuno de las amenazas y riesgos asociados ala organizacin.

El anlisis de riesgos se basa en criterios cualita-tivos, semicuantitativos y en datos estadsticos ge-nerales, y constituye un anlisis inicial de los riesgosasociados a las fases de construccin, operacin,mantenimiento y abandono del proyecto. Si las ins-talaciones no se encuentran operando es importanteque, una vez definidas las condiciones finales paraestas fases, se afinen las consideraciones de acuer-do con las especificaciones del diseo final, antesdel inicio de la fase de construccin (por el contra-tista de construccin) y antes de iniciar la operacin

de las instalaciones.

8. Medidas de intervencin

Las medidas de intervencin (deben ser socializa-das y coordinadas por el jefe de Emergencias en losdiferentes niveles de la organizacin) pueden ser deprevencin (afecta la amenaza) y mitigacin o pro-teccin (afecta la vulnerabilidad).

H. Esquema organizacional para la

atencin de emergencias1. Estructura organizacional

En la estructuracin del Plan de Emergencia y Con-tingencias es necesario asignar funciones, respon-sabilidad y autoridad para tomar decisiones y ejecu-tar acciones que conduzcan al control del escenariode una emergencia.

El esquema organizacional para las emergenciasdebe ser propio para cada organizacin, y dependedel anlisis de riesgos y la informacin especficadel escenario de riesgos, el nmero de personas dis-ponibles y la complejidad que la organizacin desee

implementar.

En el Distrito, se ha implementado la estructuraorganizacional dentro de la organizacin, segn unsistema organizado, sistemtico y unificado; sinembargo, buscando la articulacin con el SDPAE, sedebe tener en cuenta que a nivel distrital se estable-ci el Sistema Comando de Incidentes (SCI)8, comomodelo organizacional.

Este sistema de administracin involucra acciones

preventivas, de preparacin, de respuesta, recupe-racin y mitigacin de las emergencias, as comoel apoyo interinstitucional, sin importar la clase, eltamao o la magnitud de las mismas. Esto quie-re decir que el manejo exitoso en la escena de unincidente depende de una estructura bien definidaque est planeada en procedimientos normalizadoso estandarizados de operacin, prcticas rutinariasy usos en todos los incidentes. Una operacin sinun sistema de comando del incidente conduce a unmal uso de los recursos y pone en peligro la salud yseguridad del personal de respuesta.

En un SCI, una persona tiene a cargo un incidentey es quien orienta el despliegue del personal y losequipos. El SCI organiza al personal y las tareas deforma que la persona encargada no est sobreocu-pada, facilita la comunicacin, los reportes y el es-tablecimiento de una cadena de comando entre elpersonal (vergrfica 4.1 y anexo 5).

8. Oficina de Asistencia para Desastres( 2003). Sistema Comando de Incidentes. Agencia para el Desarrollo Internacional de los Estados Unidos deAmrica USAID/ OFDA.


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Grfica 4.1. Estructura organizacional para la atencin de emergencias


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a. Funciones del SCI

Las funciones y los responsables se definen segnla estructura organizacional propuesta, en cada uno

de los planes de accin, planes de contingencias ydel plan en general.

Del Staffde comando (vercuadro 4.1)

Cuadro 4.1

Componente Funciones

STAFFD

E

COM

ANDO

Comandante de incidenteo

Jefe de emergencias

Seguridad operacional

Enlace

ANTESDELA

EMERGENCIA

Brindar informacin a la comunidad de la organizacinsobre la atencin de emergencias.

Realizar el anlisis de riesgo de la organizacin. Programar jornadas de capacitacin. Realizar acciones de intervencin y mitigacin sobre

los riesgos identificados en el anlisis de riesgo. Desarrollar ejercicios de entrenamiento (simulaciones

y simulacros).

Evaluar las prioridades del incidente o emergencia. Determinar los objetivos operacionales. Desarrollar y ejecutar los planes de accin. Desarrollar una estructura organizativa apropiada. Mantener el alcance de control. Administrar los recursos, suministros y servicios. Mantener la coordinacin.

Auditar el resultado de las medidas de actuacin pre-vistas en el plan para analizarlas y evaluarlas.

Coordinar la recoleccin de los informes de daos yprdidas ocasionados por el incidente o emergencia.

Elaborar informe final.

Garantizar el aseguramiento de la zona de impactopara el cumplimiento de los operativos de respuesta ala emergencia velando por el control de la situacin.

Vigilar y evaluar las situaciones peligrosas e insegu-ras.

Garantizar la seguridad de los grupos o brigadas deemergencia.

Obtener un reporte rpido del Comandante de inciden-te.

Identificar a los representantes de cada una de las or-ganizaciones, incluyendo su comunicacin y las lneasde informacin.

Responder a las solicitudes del personal del incidentepara establecer contactos con otras organizaciones.

DURANTELA

EMERGENCIA

DESPUS

DELA

EMERGE

NCIA

DURANTELA

EMERGENCIA

DURANTELA

EMERGENCIA

Contina


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Componente Funciones

STAF

F

DE

COMA

NDO

Informacin pblica

DURANTE

LA

EMERGENCIA Formular y emitir la informacin acerca del incidente

a los medios de prensa, otras instituciones u organiza-ciones relevantes externas. Respetar las limitaciones para la emisin de informa-

cin que imponga el comandante de incidente.

Contina

Jefe de seccin Unidad Funciones

Supervisar la preparacinde los Planes de Accin.

Proporcionar prediccio-

nes peridicas acerca delpotencial del incidente.

Organizar la informacinacerca de estrategias al-ternativas.

Compilar y distribuir infor-macin acerca del estadodel incidente.

SITUACIONAL

Recolectar y organizar la informacin acerca del estadode la situacin del incidente.

Mantener los archivos completos y precisos del inciden-te.

Proporcionar servicios de fotocopiado al personal del in-cidente.

Empacar y almacenar los archivos del incidente paracualquier finalidad legal, analtica o histrica.

Consolidar informacin de todas las ramas y unidadesde la estructura organizacional del incidente.

Establecer todas las actividades de registro de recursos,suministros y servicios para el incidente.

Preparar y procesar la informacin acerca de los cam-bios en el estado de los recursos, suministros y servi-cios en el incidente.

Preparar y mantener todos los anuncios, cartas y listasque reflejen el estado actual y ubicacin de los recursos,suministros y servicios para el transporte y apoyo a los

vehculos. Mantener una lista maestra de registro de llegadas delos recursos, suministros y servicios para el incidente.

DOC

UMENTACIN

RECURSOS

Delstaffgeneral (ver cuadro 4.2)

Cuadro 4.2

SECCIN

DE

PLA

NIFICACIN

Contina


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Jefe de seccin Rama Funciones

Elaborar y actualizar los

planes de accin segnel apartado IV.I de estaGua.

Mantener informado alComandante de incidenteacerca de las actividadesespeciales, incidente yocurrencia.

Desarrollar los componentes operacionales de los pla-

nes de accin. Asignar el personal de operaciones de acuerdo con los

planes de accin, con sus respectivos jefes o coordina-dores.

Supervisar las operaciones. Determinar las necesidades y solicitar recursos, sumi-

nistros o servicios adicionales.PLANDEACCIN

SECCIN

D

E

OPERACIONES

SECCIN

D

E

LOGSTICA

Supervisar las accionesde abastecimiento, re-cepcin, almacenamien-

to, control y manejo deinventarios. Coordinar las acciones

de ingreso del pedido osolicitud de suministros,aislamiento de los sumi-nistros, transporte y en-trega.

APROVISIONAMIENTO9

Identificar y adquirir los suministros que la entidad re-quiere para su operacin.

Realizar las actividades necesarias para recibir todo tipo

de suministro ya sea por prstamo, donacin, compra oreintegro. Realizar todas las actividades necesarias para guardar y

conservar suministros en condiciones ptimas de cali-dad y distribucin interna en la bodega, desde que lleganhasta que se requieren por el cliente final.

Asegurar la confiabilidad de las existencias de suminis-tros.

DISTRIBUCIN10

Supervisar servicios y

necesidades de apoyopara las operaciones pla-nificadas y esperadas,tales como: instalaciones,informtica, medios detransporte, sistema de co-municacin y personal.

Mantener un registro deactividades de esta sec-cin e informar al Coman-dante de incidente.

Recibir, procesar y priorizar los pedidos de suministros yservicios para su posterior alistamiento o preparacin.

Acondicionar de manera adecuada los suministros que

satisfagan las necesidades de los clientes. Hacer llegar los suministros al sitio donde son necesa-rios.

Identificar los servicios y necesidades de apoyo para lasoperaciones planificadas y esperadas, tales como: ins-talaciones, informtica, medios de transporte, sistemade comunicacin y personal.

Determinar el nivel de servicios requeridos para apoyarlas operaciones.

Revisar los planes de accin. Notificar a la unidad de recursos acerca de las unidades

de la seccin de logstica que sean activadas, incluyen-do nombres y ubicaciones del personal asignado.

SERVICIOS11

9. PEB DPAE (2007). Gua para el manejo logstico de emergencias.PEB, DPAE, Bogot. pp. 9 39.10. Ibd.pp. 40 54.11. Ibd. pp. 55 75.

Contina

Contina


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b. Base de datos

Es el consolidado de informacin del personal de laentidad, que permitir no slo realizar la activacinnecesaria en caso de ser requerida para dar unaatencin oportuna a la emergencia sino adems co-nocer la informacin familiar inmediata, que permita

garantizar condiciones de seguridad y bienestar queredunden en la tranquilidad de los integrantes de laentidad que estn apoyando la emergencia.

En esta base de datos es importante identificar alas personas que por sus condiciones o caracters-ticas (nios, ancianos, limitados fsicos o mentales,gestantes, entre otros) requieren de un manejo es-pecial.

Este debe ser un formato en el que se identifiqueel nombre, telfonos, celulares, avanteles, correo

electrnico, datos de familiares, entre otros. Adi-cionalmente, se deben identificar las entidades queforman parte del SDPAE12 aledaas a su organiza-

cin o las entidades de su localidad (Comit Localde Emergencias, CLE13) y generar un directorio tele-fnico externo de apoyo (veranexo 6).

El responsable de esta base de datos en la estruc-tura organizacional para la atencin de emergenciases el Jefe de logstica.

2. Procedimiento de coordinacin segn ni-

veles de emergencia

A nivel distrital se define la clasificacin de emer-gencias14, la cual busca guiar la primera respuesta yfacilitar la organizacin rpida de las entidades ope-rativas del SDPAE, mediante una escala ascendentede cinco (5) niveles de complejidad. Esta clasifica-cin tiene como finalidad establecer la magnitud ycomplejidad de la emergencia en curso.

En el caso de las organizaciones, es importante quecada una construya sus propios niveles de emergen-

Jefe de seccin Rama Funciones

Responsable de recopilartoda la informacin de loscostos y de proporcionarpresupuestos y recomen-daciones de ahorros en elcosto.

Informar al Comandantede incidente de las accio-nes que se han realizadoen esta seccin.

Justificar, controlar y registrar todos los gastos, y man-

tener al da la documentacin requerida para gestionarreembolsos. Desarrollar un plan operativo para el funcionamiento de

las finanzas en el incidente. Mantener contacto diario con las instituciones respecto

a asuntos financieros. Asegurar que todos los registros del tiempo del perso-

nal sean transmitidos a la institucin de acuerdo con lasnormas establecidas.

Informar al personal administrativo sobre todo asunto demanejo de negocios del incidente que requiera atenciny proporcionarles el seguimiento antes de dejar el inci-dente.

COSTOSYPRESUPUESTOS

SECCIN

DE

ADM

INISTRACIN

FINANZAS

Contina

12. Decreto 332 del 2004, Por el cual se organiza el rgimen y el sistema para la prevencin y atencin de emergencias en Bogot D.C. Captulo III13. Artculo 32 del Decreto 332 del 2004.14. Resolucin 137 del 2007 del FOPAE. Se adopta el Plan de Emergencias de Bogot - PEB.


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cias, para el desarrollo de los procedimientos inter-nos de respuesta que se definen en los planes deaccin.

De igual forma, la estructura organizacional para

la atencin y administracin de emergencias est

directamente relacionada con los niveles de emer-gencias establecidos. La estructura se ampla o secontrae segn el nivel definido.

a. Procedimiento general de articulacin con

el SDPAE (ver grfica 4.2)

Diagrama de flujo Acciones Responsable

Grfica 4.2

Se identifica el tipo de incidente oemergencia.

Se activan los planes de contin-gencias y de accin.

Evaluar la situacin, si se supe-ran las capacidades operativas yexisten posibilidades de generarimpactos negativos tanto a su or-ganizacin como a la comunidadaledaa.

Se desarrollan los planes de con-tingencias y de accin.

Control de la situacin.

Requiere apoyo externo. Se informa al SDPAE por medio de

la lnea 123. Directorio telefnico.

Se activa el SDPAE, segn los re-querimientos del evento.

Evaluar la situacin y se controlapor medio de los protocolos distri-tales de respuesta.

Organizacin

Organizacin

Organizacin

Organizacin

Organizacin

SDPAE

SDPAE

Se presenta el incidente o emergencia

Se activa el Plan de Emergenciasde la organizacin

Se superan las capacidadesoperativas de su plan de

emergencias?

Se requiere apoyo del SDPAE?

Se activa el SDPAE.

Control del evento

Control delevento


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Es de suma importancia que las organizaciones dena conocer su Plan de Emergencia y Contingencias,ante el Comit Local de Emergencias (CLE)15, delcual forman parte, y prestar apoyo cuando ste lorequiera.

b. Comits de Ayuda Mutua (CAM)

El CAM es un trabajo conjunto con organizacioneslocalizadas en la misma zona geogrfica y con el res-pectivo CLE, el cual puede ser fortalecido mediantemecanismos de ayuda mutua. Lo importante de estaarticulacin es familiarizar a la organizacin con unaestrategia que complemente su Plan de Emergenciay Contingencias.

Los principios en los que se fundamenta el Plan deAyuda Mutua (PAM) son:

Instaurar un convenio de ayuda mutua entre lasorganizaciones, suscrito a nivel gerencial y/ocomo compromiso de asociacin.

Delimitacin de los suministros, recursos yservicios para la atencin de emergencias, quecada organizacin est dispuesta a facilitar parael servicio de los dems sin deterioro de lascondiciones mismas de seguridad.

Compromiso de compensacin econmica o

reintegro de los materiales o equipos consu-midos, daados o deteriorados en el control deuna emergencia por una organizacin en benefi-cio de las otras.

Entre las funciones del CAM se definen:

Analizar la situacin, gravedad, riesgos poten-ciales de activacin y reactivacin de la emer-gencia.

Planificar y coordinar las acciones de control de

la emergencia. Plantear estrategias para enfrentar la emergen-cia.

Determinar la necesidad y coordinar la interven-cin de los grupos de apoyo.

Tener a la mano el inventario de los recursos,suministros y servicios de ayuda disponiblespara la emergencia.

Facilitar los recursos, suministros y servicios deayuda mutua disponibles para cada organizacin

y requeridos por el director de la emergencia. Evaluar los daos producidos.

I. Planes de accin

En los planes de accin se definen las metas, losobjetivos, procesos y procedimientos por desarrollaren un incidente o emergencia especifica, en un pe-rodo especfico, determinando los recursos, sumi-nistros y servicios por utilizar y los responsables decada accin. Cada plan debe contener los siguientes

aspectos (ver anexo 7)

1. Coordinador.Nombre del responsable principalde la coordinacin del Plan de accin.

2. Coordinacin.Se define la estructura organiza-cional de coordinacin de la atencin del Plande accin. Se establecen con exactitud los ni-veles donde se articulan o sincronizan esfuer-zos de unidades individuales o de unidades mscomplejas.

3. Funciones en el desarrollo normal de la activi-dad.Se mencionan las acciones del desarrollocotidiano de la organizacin o actividad.

4. Funciones en caso de emergencia.Se describenlas acciones y mecanismos de la Organizacin,antes, durante y despus de la ocurrencia deuna emergencia, para ser efectiva la coordina-cin en cada uno de los niveles.

5. Seguimiento y control del plan.Una vez imple-

mentado el Plan de accin, se definen todas lasacciones de seguimiento y control del mismo.

6. Capacitacin.Se describen las capacitacionesque se tienen en el momento del desarrollo del

15. Articulo 32 del Decreto 332 del 2004. El Comit Local de Emergencia CLE. En cada una de las localidades del Distrito funcionar, como instanciade coordinacin y consulta de la administracin local.


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Plan de accin. En caso de no tener ningntipo de capacitacin referente al plan, definir,en el Plan de capacitacin e implementacinlas necesidades de capacitacin de la organi-zacin.

1. Plan general. Jefe de emergencias

Este plan corresponde a la Coordinacin general delPlan de emergencia y contingencias en el desarrollonormal de la actividad y en caso de Emergencia, delos planes que se mencionan en los numerales 2 al7 de este literal I. (Los recursos, suministros y ser-vicios de estos planes deben estar referenciados enun plano, ubicado en distintas partes de la organiza-cin, para su respectiva divulgacin).

2. Plan de seguridad

Este plan corresponde a la coordinacin de la se-guridad fsica del lugar en lo referente al manejo deentradas y salidas, y en general al cuidado de bienesy servicios.

3. Plan de atencin mdica y primeros

auxilios

Este componente del Plan de Emergencia y Contin-gencias, se orienta a prestarles a las vctimas aten-cin prehospitalaria en el lugar del incidente (ya seaen emergencia o desarrollo normal del incidente) ya posibilitar la derivacin de las que as lo requie-ran a centros de atencin especializada. En caso deemergencia, este plan opera mientras llega la ayudainstitucional (principalmente Secretara de Salud), ysirve de apoyo a sta cuando se haga presente enel lugar.

4. Plan de contraincendios

Como componente del Plan de Emergencia y Contin-gencias, establece una Brigada de contraincendiosa cargo de la organizacin, debidamente entrenaday equipada, la cual podr ser apoyada por el Cuer-po Oficial de Bomberos de Bogot, en la respuestainterna para el control de incendios y emergenciasasociadas.

5. Plan de evacuacin

Este plan se refiere a todas las acciones necesariaspara detectar la presencia de un riesgo que ame-nace la integridad de las personas, y como tal co-municarles oportunamente la decisin de abandonarlas instalaciones y facilitar su rpido traslado hastaun lugar que se considere seguro, desplazndose atravs de lugares tambin seguros.

Particularmente, el Plan de evacuacin debe conte-ner (ver anexo 8):

1. Objetivos. Definir la finalidad del Plan de eva-cuacin y sus alcances.

2. Esquema organizacional.Establecer la estructu-ra de coordinacin y atencin de las accionesde evacuacin en la organizacin.

3. Procedimientos (para coordinadores y ocupan-tes).Definir: los mecanismos y pasos por seguirpara hacer efectiva la evacuacin de la organi-zacin; los procedimientos para los coordinado-res y ocupantes internos y externos de la or-ganizacin, en los que se incluyen las accionesespeciales antes de evacuar.

4. Recursos.Mencionar los suministros, serviciosy recursos entre los cuales se deben definir:mecanismos, alertas y notificaciones; puntosde encuentro y control; rutas de evacuacin;sistema de alarma (recomendar el tipo); sea-lizacin; comunicaciones; iluminacin; diagra-mas; instructivos, entre otros.

5. Capacitacin.Describir las capacitaciones quese tienen en el momento del desarrollo del Plande evacuacin. En caso de no tener ningn tipode capacitacin referente al plan, definir, en elPlan de capacitacin e implementacin, las ne-cesidades de la organizacin (charlas, cursos,simulaciones, simulacros, otros.).

6. Supervisin y auditoras.Una vez implementadoel Plan de evacuacin, definir todas las accionesde supervisin y auditora del Plan de evacua-cin.


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7. Actualizacin.Definir la fecha de actualizacindel Plan de evacuacin y qu tipo de modifica-ciones se le realizaron a ste.

Es conveniente tener un plano donde se ubiquen losrecursos, vas de evacuacin, sealizacin, puntosde encuentro, entre otros aspectos. Este debe estarinstalado en lugares especficos de fcil visibilidadpara su divulgacin.

En este plan de accin se debe definir un proce-dimiento especfico para las personas vulnerables,que por sus condiciones o caractersticas (nios,ancianos, limitados fsicos o mentales, gestantes,entre otros) requieran un manejo especial (ver

anexo 14).

6. Plan de informacin pblica

Este componente del Plan de Emergencia y Contin-gencias, tiene como finalidad manejar y orientar lainformacin entregada a las personas antes, durantey despus de la emergencia. Incluye el manejo depersonas perdidas.

Es de suma importancia divulgar a los familiares,

allegados y/o medios de comunicacin, de una ma-nera centralizada, coordinada y oportuna, la informa-cin sobre el estado y ubicacin de las personas queestn o no afectadas por los incidentes, en caso deuna emergencia.

7. Plan de atencin temporal de losafectados. Refugio

Como componente del Plan de Emergencia y Con-tingencias, su finalidad es facilitar, en un rea es-

pecficamente asignada para ello, la asistencia a laspersonas que por sus condiciones o caractersticas(nios, ancianos, limitados fsicos o mentales, en-tre otros) requieren asistencia temporal a raz de lasituacin de emergencia, mientras sus familiares oallegados se hacen cargo de ellos.

J. Anlisis de suministros, serviciosy recursos

Hay que realizar un inventario de los suministros,

servicios y recursos existentes en la organizacinpara el control de las emergencias, segn la identi-ficacin y priorizacin de las amenazas y las necesi-dades de ejecucin de los planes de accin y planesde contingencias.

Los suministros: son elementos humanitarios o deemergencia como productos, materiales y equiposutilizados por las organizaciones para la atencin delos desastres, emergencias y necesidades de la po-blacin afectada.

Los servicios: son todos aquellos requerimientosvitales para la ptima respuesta a una emergenciacomo: medios de transporte, medios de comunica-cin, informtica, instalaciones y personal.

Los recursos pueden ser:

Financieros:cuenta con un rubro presupuestarioque cubre las necesidades para emergencias.

Tcnicos:tiene el equipamiento apropiado paraenfrentar las emergencias.

Humanos:dispone de personal de emergenciasentrenado, organizado y dotado.

Es importante que se identifiquen los suministros,servicios y recursos tanto a nivel interno como ex-terno de la organizacin (ver anexo 9).

A nivel interno: cuanto menos recursos se tengadentro de la organizacin, la vulnerabilidad esmayor. Se debe disponer de los recursos y equi-pos necesarios para enfrentar las emergenciasy as mejorar su autosuficiencia y capacidad de

reaccin.

A nivel externo: contar con recursos externosfacilita las acciones de control de las emergen-cias; por ejemplo, los hidrantes pblicos, loscentros de reserva administrados por los Co-


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mits Locales de Emergencias (CLE), los recur-sos y equipos que las organizaciones aledaaso pertenecientes al Comit de Ayuda Mutua(CAM), pueden ofrecer y apoyar para el controlde las emergencias que se presenten.

Para la administracin ptima de los recursos en laatencin de emergencias, se recomienda implemen-tar un proceso interno de manejo logstico de sumi-nistros, personal y servicios de apoyo16.

K. Planes de contingencias

Son los documentos en los cuales se definen polti-cas, se establecen el esquema de organizacin y losmtodos para enfrentar cada amenaza especfica

identificada en la organizacin; por tanto, son uncomponente del Plan de Emergencia y Contingen-cias cuando se requiere (veranexo 10).

1. Objetivos

Los objetivos de un plan de contingencias debendirigirse a puntualizar el sistema de organizacin ylos procedimientos especficos por punto crticopara enfrentar situaciones de calamidad, desastre oemergencia, en un lugar y perodo determinados opara unas condiciones puntuales que se presentenen la organizacin.

2. Alcance

El alcance de un plan de contingencias est dirigidoal personal de la organizacin, el cual debe ejercer lacoordinacin y toma de decisiones requeridas parala administracin y atencin del(los) incidente(s)ocasionado por la(s) amenaza(s) especfica(s)identificada(s) en la organizacin.

3. Sistema de alerta

Las alertas son actos declaratorios de la situacinde inminencia de ocurrencia de eventos constituti-

vos de desastre, calamidad o emergencia, a fin deque se proceda oportunamente a activar los planesde accin preestablecidos en la organizacin17.

Todo estado de alerta debe contemplar las siguien-

tes caractersticas:

Debe ser concreto, accesible y coherente, coninformacin clara sobre el proceso generador deriesgo (amenaza).

Debe ser inmediato y promover la accin gil einmediata del personal de respuesta interno yexterno si se requiere.

Debe expresar las consecuencias de no atenderla alerta, tanto para el personal de la organiza-cin como para los grupos de respuesta exter-

nos.As mismo, con el propsito de activar oportuna-mente los planes de accin (literal I), las alertas sepueden clasificar en estos niveles:

Nivel I. Alerta verde.En este nivel se definentodas las acciones de prevencin vigilancia,y se declara cundo las expectativas de unfenmeno permiten prever la ocurrencia de unincidente de carcter peligroso para la organi-zacin, toda vez que existen las condiciones

para que se presente un proceso generador deriesgo y se aplica a situaciones controladas sinafectacin de las condiciones normales de lacomunidad. Los grupos de respuesta de la orga-nizacin se encuentran en fase de preparacin ycapacitacin.

Nivel II. Alerta amarilla.Este nivel define lasacciones de preparacin seguimiento, cuandoestn crendose condiciones especficas, po-tencialmente graves, para un proceso genera-dor del riesgo.

En este nivel se debe realizar tanto el alista-miento de los recursos, suministros y serviciosnecesarios como la identificacin de las rutas

16. Ibd. pp. 9 75.17. Decreto 332 de 2004, artculo 18.


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de ingreso y egreso para que intervengan deacuerdo con la evolucin del incidente, los gru-pos de respuesta de la organizacin, permitien-do suponer adems que el fenmeno no podrser controlado con los recursos habituales dis-

puestos para estos efectos.

Nivel III. Alerta naranja.En este nivel se de-sarrollan las acciones de alarma respuestaprogramada, cuando se han concretado lascondiciones necesarias para que se presenteel incidente y slo sea cuestin de minutos uhoras su manifestacin.

Nivel IV. Alerta roja.En este nivel se desarro-llan las acciones de respuesta inmediata, toda

vez que o se tiene la manifestacin del inciden-te o es inminente que ste ocurra, produciendoefectos adversos a las personas, los bienes, lapropiedad o el ambiente.

a. Procedimientos y acciones

Un procedimiento es el modo de ejecutar determi-nadas acciones que suelen realizarse de la mismaforma, con una serie comn de pasos claramentedefinidos, permitiendo realizar un trabajo correcta-mente.

Por lo anterior, estos procedimientos debern defi-nirse e implementarse en los planes de accin pre-establecidos en la organizacin para la oportuna res-puesta ante la ocurrencia de un incidente especfico,definidos en el literal I.

b. Recursos

Una vez identificadas las amenazas en la organiza-cin, se deber definir el equipamiento requeridopara la apropiada respuesta a los incidentes que

puedan presentarse como consecuencia de stas.

Es importante anotar que este equipamiento debeir relacionado con el anlisis realizado previamente,segn lo descrito en el literal J.

c. Suministros y servicios

En este aspecto, la organizacin debe identificar ydefinir los elementos y servicios requeridos para so-portar la respuesta al incidente, de acuerdo con el tipo

de incidente, y con la(s) amenaza(s) identificada(s)y con el anlisis realizado en el literal J.

L. Programa de capacitacin

Es necesario que la organizacin cuente con un plande capacitacin y entrenamiento continuo dirigidotanto al personal involucrado en el plan, responsablede la atencin de la emergencia, como a todas laspersonas que no actan directamente en la respues-ta y que forman parte de la organizacin, por ejem-plo, el personal de servicios generales, vigilancia,entre otros (veranexo 11).

Se recomienda que las capacitaciones y los entrena-mientos de los grupos de respuesta y de las personasresponsables de la operacin de la organizacin sean,segn las necesidades, identificadas en los planes deaccin. Se proponen las siguientes principalmente:

Salud y primeros auxilios. Manejo de apoyo logstico. Contraincendios. Seguridad industrial. Evacuacin. Manejo de comunicaciones.

Conocimiento de gestin del riesgo. Liderazgo de los responsables de Emergencia. Sistema de Comando de Incidentes (SCI). Evaluacin de dao y anlisis de necesidades Operacin de puntos prioritarios de respuesta. (EDAN).


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La capacitacin y entrenamiento implica, adems, lageneracin de documentos, cartillas, folletos, pan-fletos y cualquier informacin escrita de soporte alas actividades por desarrollar, lo cual genera costosque deben tomarse en cuenta para la implementa-

cin.

M. Implementacin

Se debe disear la programacin de actividadesespecficas de la preparacin e implementacin delplan y proyectarlas a corto, mediano o largo plazo.Cada actividad implica unos costos y medios nece-sarios, los cuales deben evaluarse y contemplarse(veranexo 12).

Este programa incluye una serie de actividades ne-cesarias para su implementacin; algunas de ellasson:

Acciones de divulgacin del plan, en todos losniveles de la organizacin.

Desarrollo de ejercicios de simulacin y simula-cros18, peridicamente.

Adquisicin de recursos y elementos comple-mentarios.

Elaboracin de la base de datos y actualizacinperidica de la misma.

Definir el Plan de capacitacin. Actividades de seguimiento, evaluacin y ajus-

tes del plan.

N. Auditora

La auditora es el proceso sistemtico, independien-te y documentado para obtener evidencias y eva-luarlas de manera objetiva, a fin de determinar hastaqu punto cumple las polticas, los procedimientos

o requisitos de referencia del Plan de Emergencia yContingencias de la organizacin (veranexo 13).

Conviene desarrollar actividades de auditora conpersonal interno y externo de la organizacin. Los

aspectos que se obtienen de las auditoras son pro-ductos para la actualizacin del Plan de Emergenciay Contingencias.

O. Actualizacin

Posterior a la implementacin o a la auditora delPlan de Emergencia y Contingencias, ste puede so-meterse a modificaciones o cambios, proceso quedebe ejecutarse en forma continua.

La actualizacin deber realizarse peridicamenteo cuando se presente un cambio que signifique unproceso de reajuste al documento en los aspectosprincipales del plan y se deber informar a toda laorganizacin de los cambios respectivos.

El proceso de seguimiento al plan debe efectuarsemediante una bitcora o sistema de informacin ycontrol, que permita conocer el progreso y los cam-bios realizados a la estructura del Plan, de acuerdocon las evaluaciones desarrolladas y sus activida-des. Debe existir un responsable del seguimiento alplan, quien peridicamente informar a los relacio-nados de las actividades ejecutadas y los diferentesaspectos de modificacin y control.

P. Anexos

Son todos aquellos documentos, formatos, planos,mapas, diagramas de procesos, entre otros elemen-tos, que complementan el cuerpo del plan y que serelacionan, directa o indirectamente, con el mismo.

18. DPAE (2008). Guas para el desarrollo de simulaciones y simulacros. DPAE, Bogot.


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V. Formulacin del Plan de Emergencia y Contingencias Diagrama de proceso Actividades / Responsable Documentos de apoyo

Definir los responsables del desarrollo del Plan de Emergen-cia y Contingencias.

Definir y desarrollar (verliterales B al E del captulo IV): Introduccin Justificacin Objetivos Alcance

Informacin general de la organizacin (ver literal I del captulo

IV): Ficha tcnica de la organizacin (anexo 1) Informacin bsica (misin, visin, actividades). Georreferenciacin a nivel interno y externo. Procesos (diagramas de flujo, mapas de procesos).

Identificacin de amenazas. Desarrollo del anlisis (mtodos, literales G.2 del captulo

IV) Identificacin de puntos crticos. Priorizacin. Medidas de intervencin.

Definicin de la estructura organizacional (veranexo 5). Actualizacin base de datos (verliteral H.1.a del captulo

IV) Directorio telefnico externo (veranexo 6). Procedimiento general. (verliteral H.2.a del captulo IV). Comits de Ayuda Mutua (CAM) (verliteral H.2.b del cap-

tulo IV).

Organizacin

Cuadro 5.1

Contina

INICIO FORMULACIN

DEFINIRRESPONSABLES

FASE I.Generalidades

FASE II.Informacin general

FASE III.Anlisis de Riesgo

FASE IVOrganizacin

1


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Diagrama de proceso Actividades / Responsable Documentos de apoyo

Definir los planes (ver anexo 7) Plan General Jefe de emergencias. Plan de seguridad. Plan de atencin mdica o primeros auxilios. Plan de contraincendios. Plan de evacuacin. (ver anexo 8). Plan de informacin pblica. Plan de refugio.

Definir a nivel interno como externo (ver anexo 9).

Suministros. Servicios. Recursos. Ubicar en planos Adjunto al documento (ver anexo Final)

Identificacin de puntos crticos. Definir planes de contingencias por punto crtico. (ver lite-

ral K). Desarrollar los componentes de los planes de contingen-

cias (ver anexo 10).

Elaborar:

Programa de capacitacin (ver anexo 11). Implementacin (ver anexo 12). Auditoria (ver anexo 13). Actualizacin.

Organizacin

Contina

1

FASE VPlanes de Accin

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