Great Lakes Initiative on AIDS SecretariatTel /Fax 250 70070 or Tel 250-70398E-mail glia@rwanda1.com

GREAT LAKES INITIATIVE ONAIDS (GLIA)

TOWARDS REGIONALINTEGRATION IN PREVENTION

AND MANAGEMENT OFDISASTERS

April 2001

I. Background:

Although HIV/AIDS pandemic is a global disaster, countries in Sub-Saharan Africa and the Great Lakes Countries in particular have beendisproportionately burdened in various ways. In the last decade, countriesin the Great Lakes Region were considered the epicenter of the epidemicbecause of the high prevalence rates and the socio-economic impact onthe populations. During this period the Great Lakes Region also facedunbearable years of turmoil, war and armed conflict across borders. Therewas mass movement of armies, displacement and migration of entirecommunities from one country to another despite the high prevalence ofMM/AIDS.

Inspite of this, various countries have put in place programs andinterventions to fight HIV/AIDS at various levels. It is notable that althoughthe trends of HIV/AIDS are on the increase in Eastern Democratic Republicof Congo, declining trends in Uganda has shown that the spread ofHIV/AfDS can be controlled.

With the strengthening of regional cooperation, there is increasing ease ofcontinuous migration of people from country to country for social,economic, cultural and other reasons. This prompted the leaders in thesecountries to set up a regional initiative to strengthen collaboration in thefight against HIV/AIDS.

II. What is GLIA?

GLIA stands for the Great Lakes Initiative on AIDS. In August 1997,leaders in Burundi, Democratic Republic of Congo, Rwanda, Uganda,Tanzania, and WHO/AFRO signed a protocol of cooperation on Preventionand control of epidemics including Polio eradication in the Great LakesRegion.

A consultative meeting was held in Kampala in March 1998, attended bythe National Program Managers of AIDS Control Programs andrepresentatives of UNAIDS Theme Group from Burundi, DRC, Kenya,Rwanda, Uganda and Tanzania. It was resolved in this meeting to createthe Great Lakes Initiative on HIV/AIDS (GLIA) in the spirit of protocol ofcooperation in the region. Subsequently GLIA was officially launched on27/April/1999 in Kigali, Rwanda in the presence of the Executive DirectorUNAIDS, Peter PIOT.

f

Mission statement of the GLIA

The mission of the QUA is to contribute to the reduction of the HIVinfection and to mitigate the socio-economic impact of the epidemicin the Great Lakes Region by developing regional collaboration andimplementing interventions that can add value to the efforts of eachindividual country.

III. Objectives of GLIA:

-" Strengthen collaboration and co-operation between the GLIA countriesand Agencies in the GL region (GLR) for a strong and co-ordinatedresponse;

- Promote dialogue and sharing of experience between the GLIAcountries;

- Support innovative and catalytic projects responding to priority needsdefined by the GLIA;

- In the spirit of IPAA, encourage all partners , especially the PLWHA, theprivate sector, NGOs and communities, UN agencies and donors, toparticipate to an expanded and co-ordinated response in the GLR;

- Strengthen regional co-ordination to ensure better use of resources andto mobilize additional financial resources;

- Establish a regional forum to share research findings and bestpractices.

IV. Structure and Operations of GLIA

The Governing Board of GLIA, which is composed of Ministers in charge ofHIV/AIDS interventions, determines the political direction and policies to beimplemented.

GLIA technical committee is composed of managers of the National AIDSControl Programs, UNAIDS Country Program Advisors of GLIA countries,UNAIDS-ICT Abidjan and Pretoria. The GLIA coordinnator is also amember of the technical committee.

The Executive Secretary is the head of GLIA secretariat and is assisted bydeputy coordinator, in charge of the daily follow-up of the plan of action anda bilingual Administrative Secretary and other support staff. Although thesecretariat is based in Kigali, it was recently made independent of theMinistry of Health and the local AIDS Control Program.

•1j

The GLIA budget is part of the UNDP Trust Fund in the country hosting thesecretariat and all expenditures will be in accordance with the work planapproved by the Technical Committee. The secretariat shall operate inclose consultation with the chair of the Technical Committee inmanagement of the budgetary funds.

V. Progress made so far

Since the establishment of the initiative , some progress towards fulloperations of GLIA has been made namely:

1. GLIA Secretariat has been established in Kigali, Rwanda and iscurrently implementing some activities according to the initial 3 yearwork-plan;

2. An additional staff was appointed under a contract from UNDP to assistthe AIDS Control Program manager, also GLIA coordinator . Mr Jean-Baptiste GATALI has been ensuring close follow-up of theimplementation of the plan of action

3. Truck drivers and sex workers HIV/AIDS campaign program has beeninitiated in some of the countries in collaboration with NGOs and privatesector and other countries have already designed their programs. InMay 2001, a technical consultation is going to harmonize programs andapproaches used by the different implementing agencies.

4. A review and consultative meeting attended by GLIA representativesfrom the member countries was conducted in Nairobi in October 2000.This meeting also discussed GLIA operational framework.

5. Rwanda government has recently appointed an Executive Secretaryand provided autonomy to GLIA as part of strengthening the operationsof this initiative. In undertaking its activities GLIA has receivedsubstantial support from the UNAIDS Secretary , Geneva and theUNAIDS office in Rwanda.

6. A two-year plan of action has just been elaborated and is being agreedupon by member countries

4

VI. Challenges / constraints

Making sure that every GLIA activity is adding value to what eachindividual country is doing ; this will be the main challenge during the twocoming years .A resource mobilization strategy will be elaborated. The support from theUNAIDS Theme Group will be crucial to make the Secretariat fullyoperational.The UNAIDS Theme group in GLIA countries will be mobilized to supportthe GLIA activities in countries while regional contributions will bemobilized to ensure the implementation of inter-country initiatives.A GLIA plan of action is attached to this document, together with the GLIASecretariat needed budget.It is expected that by end of "2003, GLIA countries will have started tocontribute financially to the running costs of the Secretariat.

VII. Future perspectives

A two-year plan of action is attached to this document. The main focus ofthe plan will be :

1. Establishment of mechanisms for efficient communication and regionalnetworking;

2. Consolidation and scaling up of the road axis initiatives, also taking intoaccount other entry points

3. Intensive Advocacy for political will and support from the Governmentsin the member countries as well as increased participation andcontributions of technical and financial resources to the implementationof programmes of GLIA;

4. Establishment of collaboration with other regional bodies and regionaloffices of partner organizations to increase coordination and realizesynergy

5. Combined efforts for better accessibility to drugs in the region6. Harmonisation of protocols where needed7. Innovative approaches to prevent HIV/AIDS among displaced persons8. Operationnal research on cross-boarder issues9. Resource mobilisation for management, operations and implementation

of GLIA programs from donors and other development partners.

5

PLAN D'ACTION DE LA GLIA POUR LAPERIODE 2001-2003

OBJECTIFS

ACTIV

ITES CA

LEND

RIER RESPO

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BIL1TE BU

DG

ET RESU

LTATS

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2001

2002 PA

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RIAT

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_

ATTEN

DU

S- reunion tenue

1. Consolider les

1.1.Tenue d'un atelier d'experts Experts IEC

PNLS

& 15.000$

- messages elabores

projets de en IEC

pour I'harmonisation

Agences, Onusida

prevention deja en des m

essages S

ecretariat GLIA

cours d'execution . analyse de

lasur les axes routiers

1.2.Analyse de la situation -

Secretariat, C

PA

30.000$

situation faitesur les axes routiers a I'Est

Kigali, PN

LS R

DC

, - projet pour I'Est de

de R.D

. Congo et proposition

consultant la R.D. C

ongode projet d'intervention

elabore et lance- L'Ethiopie et D

jibouti1.3.lnclure I'Ethiopie et

_ sont m

embres

Djibouti dans ('Initiative

1.4.Lancement des projets

_

Fonds

- projets Uganda -

Kenya et en Uganda N

ACP-C

PA-Uganda,

mobilises

Kenya sont lances etagences d'execution

par |es

executespays

i

OBJEC

TIFS

ACTIVITES

"

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2001 2002

PA

RT

EN

AR

IAT

____________AT

TE

ND

US

1.1 Production/distribution des _

PSI-Amref-ITF

Budget -m

essagesm

essages harmonises sous le

par projet produits et

mem

e label "SAFARI SAFI"

pays distribues

1.2 Suivi/evaluation des projets su

r les

- -

Secretariat,axes routiers

Consultant

- au moins deux

23.000 $ visites de terrainsont faites suiviesde rapports et

1.3Atelier de suivi,continuation et _

recomm

andationsextension

Secretariat,-

atelier de partage du rapport et des Agences, PNLS

18.000 $

recomm

andations de la premiere

pays P,

- les projets sontphase des projets sur les axes

PNLS, Agences coutoes

proposesroutiers

projets a

et executes sur-

proposition de projets et de leur determ

ine |«

ensembje descout en vue de I'extension de la

r

axeslutte centre le SIDA sur I'ensem

bledes axes routiers( incluant letransport des personnes).

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2. Reduirela 2.1 Elaboration d'un

projet conjoint de -

Secretariat 5.000 $

-donneestransm

ission du prevention centre le SID

A parm

i les G

LIA.H

CR

/PA

M /

disponibles.projetVIH/SIDA parm

i les populations refugiees/deplacees des

Croix-rouge

conjoint elaboresixpaysencollaboionavectesagences im

pliquees( HC

R.PAM

.Croix-

rouge( se referer au projet en cours auBurundi)

Secretariat, Onusida,

$2.2 Tenue d'un atelier regional

agences des Nations - strategies

Glia/O

nusida/HCR/PAM/Croix-Rouge/IO

M

Unies.corix-

elaborees, fondssur les strategies de prevention du

rouge.agences m

obilisesVIH/SIDA parm

i les populations d'execution

refugiees/deplacees etpour la m

obilisation des fonds.

3

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2001

2002 P

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US

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3. Disponibiliser des

3.1 Organisation d'un atelier

- M

S, Onusida,

Fonds a -desoutilsde

outils comm

uns de d'harm

onisation des outils de Secretariat

etre surveillance

surveillance surveillance epidem

iologique m

obilises epidem

iologique etepidem

iologique du VIH

du VIH/SID

A et de prise en par

de prise en chargeet de prise en charge

charge des MST pour les

I'OM

S

des MST sont

des MST pour les

populations mobiles

elaborespopulations

transfrontalierestransfrontalieres.

4

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2001

2002 P

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TE

ND

US

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_4.D

evelopper les 4.1.O

rganisation d'un atelieractivites de soins

regional des leaders des -

Secretariat, Fonds

- un reseau regionalet de prise en

associations pour I'echange associations

par pays des PLW

A est mis en

charge des PLWA

d'experiences et nationales des

placeI'etablissem

ent d'un reseau PLW

A.ON

G's

d'echange d'information

impliquees

4.2.mise en place d'une

_ Fonds

equipe interpays pour une M

inisante, pays GLIA

Rockfeller - une equips est m

isestrategie de negociation des

Onusida, equipe

Foundatio en place;une

medicam

ents centre les designee, Secretariat

n strategic existe

maladies opportunistes et les

Equipe de - les m

edicaments

ARV negociation

sont disponibles a-

--

--

5 0

00 $

desf C

outs

'4.3.cam

pagne de plaidoyer t

preterentielsaupres des gouvernem

ents Secretariat

pour une suppression O

nusida, Com

itecom

plete et dahs tous les technique

pays des taxes sur lesm

edicaments et autres

produits pharmaceutiques de

base en faveur des PLWA

5

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ESULTATS

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01

2002

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__

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_5.Integrer I'im

pact du 5.1.O

rganisation d'un atelier -

Secretariat, Onusida,

Fondsa -tous les pays sont m

obilisesViH

/SIDAdans les

regional sur le VIH et

QM

S, PNLS Pays m

obiliser pour une integration du VIH

programm

es de D

eveloppement a M

ombassa

Hote par

dans leur planification dudeveloppem

ent des Kenya

developpement

pays de la GLIA

5.2.lntegrer la GLIA

dans laprogram

mation U

ND

AF des C

PA Six pays - les activites G

LIA sontsix pays

integrees dans la planificationde toutes les agences.

G.Prom

ouvoir la 6.1.etablissem

ent d'une -

- une banque des donneesrecherche

banque de donnees sur Secretariat,

6.000 $ sur les capacites et

operationnelle a I'expertise regionale en

Consultant I'expertise regionale est

caractere regional et m

atiere de lutte contre le disponible au Secretarit G

LIArenforcer I'echange

SIDA(Voir repertoire publie

d'experiences. par O

nusida), diffuser lerepertoire et I'actualiserregulierem

ent.- les resultats de la recherche

6.2.Identification par la 30.000$

sont disponiblesrecherche ethno-

Equipe technique - les resultats sont pris en

anthropologique des com

pte dans les strategiescom

portements qui sont a la

nationales et regionalesbase de la diffusion du

__

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VIH/SID

A dans la region. _

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1

2002 P

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'

7.Renforcer

7.1

.

_.

_.

_.

.. Secretariat,Pnls pays

10.000$ -le reseau electronique

I'echange C

ollecte.distribution.partage devient un outil de partage

d'information au

de I'information et des

de information

niveau regional m

eilleures pratiques parreseau electronique

7.2. Organiser une fois I'an

- - Experts regionaux

30.000 $ - deux sessions de trois jours

une session d'echange sur chacune sont organisers

les meilleures pratiques dans

la region

7

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ACTIVITES

C

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AT

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ND

US

______

8. Etablir des 8.1 .R

enforcement du

Com

ite Technique Voir budget

- personnel & outils dem

ecanismes de

Secretariat de la GLIA par

ON

USID

A, bailleurs detaille du

fonctionnement du

cooperation et de I'allocation du personnel et

de fonds Secretariat en .

Secretariat en placecollaboration entre

des ressources financieres et annexe

les pays de la m

ateriellesG

LIAetun

-secretariat

- Engagem

ent definitif etfonctionnel

salaire du personnel pourdeux ans

Secretariat, bailleur - deux vehicules

- Achat de deux vehicules

de fonds achetes

4x4 et entretien-

--

--

- Bailleur de fonds-

Financement des frais de

fonctionnement sur deux

ans -

..

..

_.

- Participation a des forum

/ - un bureau du

conferences -

Secretariat estinternationales

disponible

- Location d'un local pourbureau du Secretariat de

__

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_

la GLIA

pour deux ans _

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1

2002 E

PARTEN

ARIAT

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ATTEN

DU

S

8.2. etablissement des

- Com

ite Technique Voir Budget

- un document sur les

mecanism

es de presentation, Reunions

mecanism

es ded'execution, de suivi et

statutaires presentation de suivi et

f R

atio

n des projets executes

dans le cadre de la GLIA

8.3.Tenue reguliere des reunionsstatutaires du C

omite technique et

des Ministres

- -

- - C

omite

80.000$ - 4 reunions du C

omite

- preparation et tenue des

technique, technique tenues

reunions bi-annuelles du Secretariat

Comite technique

~ ~

40.000 $C

omite

- 2 reunions du Conseil

- preparation et tenue annuelle de technique,

des Ministres tenues

la reunion des Ministres

Secretariati*'

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2001 2002

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AR

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ATTE

ND

US

9. Mobiliser

9.1.elaboration d'un plan -

Secretariatles ressources

d'activites de la GLIA sur deux

financieres en ans

plan elabore

faveurdes "

Secretariatactivites de la

9.2.diffusion de ce plan d'activitesG

LIA aux pays m

embres et partenaires

de la GLIA

Com

ite Technique, Voir budget

-plan d'activites9.3.tenue d'une reunion de

Secretariat Reunion Com

ite sur 2 ans

consensus sur le plan d'action et Technique

adopteles strategies de m

obilisation desressources pour son financem

ent M

inistres en chargede la lutte contre le

25.000$ -le

s9.4.tenue d'une reunion de

SIDA, Onusida,

ressourcesm

obilisation des ressources Com

ite m

obiliseestechnique.bailleurs defonds

9.5.Mise en place des

mecanism

es et des otrtils de C

omite technique

gestion des fonds mobilises

-outil de

- elaboration d'un manuel de

gestionprocedures de gestion des fonds

disponiblem

obilisesTO

TAL B

UD

GET

340.000 $ US

N.B Ce budget n'inclut pas les budgets necessaires a la consolidation des initiatives sur les axes routiers.

Celui-ci sera discute lors de I'atelier de Nairobi (2 Mai au M

ai 2001)

10

SECRETARIAT DE LA GLIA: BUDGETNECESSAIRE POUR LA PERIODE 2001-200

BESO

INS D

U SEC

RETA

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T POU

R LA

MISE

EN O

EUVR

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PLAN

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E Avril 2001- Avril 2003

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Echeancier Budget

Activite

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2002 _

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(US

doll)Trim

l Trim

2 Trim

3 trim

4 Trim

l Trim

2 Trim

3 trim

4

1. Echanges d'informations

renforcee entre les pays de la GLIA

1.1 Equiper le secretariat d'un site web x

10,000

1.2 Solliciter I'appui technique d'unspecialiste d

e la com

munication

xx

xx

xx

xP

Met du reseautage

1 .S.accroitre la capacite du reseau x

5,000internet (branchem

ent au centre decom

munication?) du secretariat

1.4 Activites mediatiques

x x

x x

x x

x 6000

(comm

uniques, tables rondes, etc..)

2. Secretariat renforceen equipem

ent pourle plaidoyer, laform

ation, bureaut.

2.1 Achat d'un equipe x

- 5000

ment de projection

LCD

2.2 Achat d'un retroprojecteur x

500portable

2.3 Achat d'un projecteur de diapos x

2.4 Achat d'un ecran x

250

2.5. Equiper le secretariat de deuxdesktop avec im

primante

x 9,000

2.6 Equiper le secretariat 5,000

d'un laptop

3. Secretariat equipe en materiel

roulant

3.1 Achatde deux Jeep tout terrain x

60000

4. Frais de fonctionnement

du secretariat

4.1 Fournitures de bureau x

x x

x x

x x

10,000

4.2 Depenses diverses

x x

x x

x x

x 9,000

4.3 Eau et e

le

ct

ri

ci

te

x x

x x

x x

x 3,000

4.4 Activites mediatiques

x x

x x

x x

x(com

muniques, points de presse,

numeros speciaux)

x x

x x

x x

x 12,000

4.5 Assurance vehicules x

x 700

4.6 Telephones (2 lignes/fax;internet) x

x x

x x

x x

6,000

4.7 Carburant vehicule x

v x

x x

x x

x 9,000

(101/jour, 2 vehicules)

4.8 Entretien et reparations vehicules x

x x

x ___

x x

x 4,500

4.9 Entretien/ equipements de bureau

x x

x x

x x

x 5,000

4.10 Location des bureaux —

——

—

24,000

|__

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|4.11 salaires du

personnel _

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4.11.1 Secretaire Executif x

x x

xx

"x

x4

3,

00

0_

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__

__

__

__

__

__

__

(GO

R)

4.11.2 Coordonnateur-adjoint

x x

x x

x x

(sous contrat UN

AIDS)

4.11.2 Assistant administratif

x x

x. x

x x

x 14,000

4.11.3 Deux chauffeurs

x x

x x

x x

x 12,000

4.11.4 agent charge de I'entretien x

x x

x x

x x

3,500des bailm

ents et autres travaux

4.12 Production, multiplication

x x

x x

x x

x 10,000

rapports et autres docum

ents______ __

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__

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__ _

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_

4.13 Envois postaux x

x x

x x

x x

1,0

00

5. Plaidoyer sur la GLIA renforcee

5.1 Participation au somm

et x

4,500d'Abuja (billet, sejour 1 sem

aine)

5.2 Participation a la 54 erne x

5,000session des M

inistres de la Sante(billet, sejour 1 sem

aine)

5.3 Visiter les 6 pays au moins

x x

x x

x x

15,000une fois d'ici la fin 2002pour deux personnes du secretariat_

__

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6,000

5.4 Participer a deux forums

socio-economiques regionaux

5.5 Organiser une fois

x x

8,000tous les deux ans a Kigali unereunion-bilan de la G

LIApour les partenaires

5.6 Organiser un stand d'inform

ationa I'occasion des deux prochainesconferences internationales sur le SID

A

x x

10,000

5.

7 Produire 10.000 depliants pa

r an

xx

x x

xx

xx

sur la GLIA

4,000

6. Capacites du personnelrenforcees

6.1 Form

ations continues x

x x

xx

xx

1.0

00

en informatique

6.2 Participation de deux personnes x

x x

x x

x x

16,000a deux conferences par anchacune

TOTA

L GEN

ERA

L 336,950