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Viernes, 09 Enero 2015 04:28

Gráficos dentro de celdasImprimir ¡Escribe el primer comentario!

Excel 2010 trajo como novedad la incorporaci ón de los minigráficos, que no son otra cosa

que gráficos tan diminutos que caben en una celda y sirven para visualizar rápidamente

tendencias. Sin embargo, no son la única forma de graficar tendencias en poco espacio. Te

 presentamos aquí cuatro opciones diferentes, para que puedas encontrar el estilo que más

se adapte a tus necesidades.

 

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Los minigrácosLos minigráficos sirven para mostrar tendencias en una serie de valores. De un solo vistazopodemos detectar aumentos o disminuciones, ciclos o valores mínimos y máximos. La ventaja delminigráfico, es que ayuda a “digerir”  mejor la información escondida en una serie de números. Por logeneral, a la gente le aburren los números pero le atraen las imágenes.

 

Veamos un ejemplo sencillo:

 

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 Analizar la tendencia de las ventas basándonos solo en los números nos hubiera llevado un pocomás de tiempo y esfuerzo que entender lo que muestra el minigráfico.

 

Hasta Excel 2013 disponemos de tres tipos de minigráficos diferentes: de línea, de columna y de

ganancia o pérdida. El último solo es útil cuando dentro del rango a graficar existen tanto valores

positivos como negativos. 

Puedes insertar un minigráfico desde el grupo Minigráficos de la ficha Insertar .

 

 Al hacer clic en uno de los tres tipos disponibles, se abrirá un cuadro de diálogo pidiéndote el rango

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de datos que quieres graficar y la celda en la que deseas ubicar el minigráfico. Una vez ingresadoslos datos, haz clic en el botón Aceptar  y aparecerá tu pequeño gráfico tal y como lo pediste.

 

Barras de datosComo acabamos de ver, los minigráficos representan los datos de varias celdas en una sola y son

idóneos para datos que se distribuyen de manera horizontal , sobre una fila. 

Pero a veces puede sernos más útil estudiar la tendencia por medio de representar gráficamentecada valor numérico en una celda diferente, como en el ejemplo siguiente:

 

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 Aquí los valores se distribuyenverticalmente, a lo largo de una columna y en la misma columna serepresenta porcentualmente cada valor con una barra de color. Una barra de datos ayuda a ver elvalor de una celda con relación a las demás. Se asemeja (aunque no lo es), a un gráfico con los ejescambiados que abarca varias celdas.

 

Esta es una funcionalidad que Excel  incorpora desde la versión 2007 , como una opción más deformato condicional .

 

Para ver las barras de datos en acción, debes seleccionar un rango de números, hacer clic en laopción Formato condicional  (en el grupo Estilos de la ficha Inicio) y, luego, en la opción Barras de

datos. Se desplegarán allí varios formatos de barras predeterminadas para escoger. Si quierespuedes aplicar di ferentes formatos a modo de aprendizaje y comprobar que efectos causan.

 

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Escalas de color

La escalas de color  son primas hermanas de las barras de datos. Su principal diferencia radica enque, en lugar de mostrar las variaciones de los valores por la largura de las barras, lo hace por mediode una escala de color.

 

Una escala muy frecuentemente usada es la que asigna el color verde al valor más alto del rango,rojo al menor y amarillo a la media de ambos valores. Los demás valores tendrán los coloresintermedios de la escala.

 

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Para aplicar una escala de color, debes seleccionar un rango de números, hacer clic en la opciónFormato condicional  (en el grupo Estilos de la ficha Inicio) y, luego, en la opción Escalas de

color . Aparecerán varias escalas prediseñadas listas para usar.

 

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Grácos “manuales”

Hubo un tiempo, no hace mucho, cuando no teníamos ninguna de las opciones anteriores y eranecesario usar el ingenio para graficar tendencias, si no queríamos recurrir a gráficos hechos yderechos.

 

Una solución interesante consistía en obtener una especie de Barras de datos “caseras” ,implementadas a base de combinar una fórmula sencilla y algunos formatos de fuentes específicos.

 

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Quizás hoy ya no sea demasiado atractivo ni práctico implementar este sistema, pero me pareceuna buena forma de “jugar”  con Excel  de manera didáctica.

 

La clave consiste en repetir tantas veces como sea necesario algún carácter que genere unaapariencia visual similar a una barra. La función REPETIR  hace justamente eso, repite un mismocarácter una cantidad de veces determinada. Los dos parámetros que requiere son, precisamente,el tipo de carácter que queremos repetir y la cantidad de veces que debe repetirse.

=REPETIR(texto a repetir ;cantidad de veces)

 

 Aquí van algunas combinaciones de fórmula y formato que pueden usarse:

 

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Celda C5: Celda D5 Celda E5

Fórmula:  =REPETIR("|";B5)Fuente: Script (tamaño 7, negrita)

Fórmula:  =REPETIR("n";B5/5)Fuente: Windings (tamaño 7, negrita)

Fórmula:  =REPETIR("|";B5/2)Fuente: Arial (tamaño 7, negrita)

 

Un par de consideraciones importantes:

 

El carácter usado en las columnas C  y E  es la barra vertical , que se puede conseguir al presionar latecla Alt  y, sin soltarla, escribir 124.

 

 A veces puede ser conveniente dividir la cantidad entre 2  o 5 , para que la cadena de caracteres nosea excesivamente larga. Como es lógico, para que se mantenga la coherencia, en todas las

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fórmulas de la misma columna, la cantidad debe ser dividida por el mismo coeficiente.

 

A partir de Excel 2013...Excel 2013 nos brinda formas más sencillas de insertar minigráficos, Puedes hacerlo del siguientemodo:

 

1) Selecciona todo el rango de datos que deseas graficar.2) Haz clic en el pequeño botón de Análisis rápido que aparecerá en la esquina inferior derecha dela selección. (Los dos pasos anteriores pueden abreviarse seleccionado una celda del rango de

datos y usando el atajo Ctrl+Q .)

3) Haz clic en la etiqueta Minigráficos y elige el estilo apropiado. Los minigráficos se generarán a laderecha de la selección.

 

Entre las opciones de Análisis rápido, hallarás también un estilo predeterminado de Barra de datos

y otro de Escala de colores.

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Y ahora: la prácticaLo explicado en este artículo es solo la punta del iceberg de lo que Excel  ofrece respecto aminigráficos y formato condicional . Sería imposible analizar todas sus características en un soloartículo. Por eso, una vez que domines los conceptos básicos sobre su uso, te invito a seguir 

investigando por tu cuenta qué otras posibilidades ofrecen estas herramientas. 

Para ir entrando en calor, te invito a descargar el libro usado de ejemplo en el artículo y usarlo comoprimer campo de pruebas.

 

Descarga el libro de ejemplo

 

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Visto 1248 veces Modificado por última vez en Martes, 07 Julio 2015 04:21

Publicado en  Trucos y Productividad

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