GOVERNMENT 

OF 

THE PEOPLE’S REPUBLIC OF BANGLADESH 

   

Governing Principles of e­Government Procurement  

(E­GP)      

Draft 

         

Central Procurement Technical Unit (CPTU) 

Implementation Monitoring and Evaluation Division 

This  draft  guidelines/governing principles is prepared for introducing  e‐Procurement  (including  e‐Tendering)  in pursuant  to  the  provision  made  in  the PPA  2006  (Ref.  Section  65)  and  PPR 2008  (Ref.  Rule  128).  The  CPTU  is inviting  comments/  suggestions  for  its improvements. 

 

Ministry of Planning 

 Table of Contents 

     Page No  

  Introduction  6  

A.  PRELIMINARY    7  

  1.  Short title and commencement 7   2.  Definitions  7   3.  Scope and Application of the Governing Principles 13  

B.  E­GP SYSTEM FEATURES  15  

  1.  E­GP Portal  15     a.  Access to Procurement Information 15     b.  Access to e‐GP System features 15     c.  Disclaimer, Privacy policy and Terms of Use 15  

  2.  Centralized Registration  16     a.  Tenderer/Supplier/Consultant Registration 18     b.  Procuring Agency/Entity (PA/PE) Registration 18     c.  Scheduled Bank (SB) Registration 19     d.  Developing Partner Registration 19     e.  Evaluation Committee Registration 19     f.  e‐GP System Administrators and Auditors Registration 19     g.  e‐GP System Operation and Maintenance/Management Registration  20     h.  Media Registration  20  

  3.  Annual Procurement Plan Preparation (APP) and Publication  20     a.  Procurement Plan Preparation and publication 20  

  4.  Electronic Tender Document Preparation  20     a.  Dynamic Forms Library 20     b.  Tender Document Preparation 21  

  5.  e­Tendering  22     a.  Online Entry/uploading Tender Document  22     b.  e‐Advertisement  22     c.  Pre‐Tender/Proposal Meeting 23     d.  Tender/Proposal Amendment 23     e.  e‐Lodgment  23     f.  Tender/Propoal Opening 24  

  6.  e­Evaluation  25     a.  Formation of Public Procurement committees 25     b.  Use of e‐GP system by evaluators 25  

  7.  e­Contract Management  25     a.  Contract progress monitoring and control 25     b.  Certification and payment processing 26     c.  Contract agreement administration 26  

  8.  Use of Payment Systems  27     a.  Payment arrangements 27     b.  Integration with Third party payment system 27  

 

  9.  General  28     a.  Workflow Configuration and Management  28       1.  Authority Register  28       2.  Workflow Mapping 28     b.  Common Instrument Numbering  28       1.  Instrument Numbering Process 28       2.  Records and References 29     c.  Personalization/Customization/Configuration 29       1.  E‐GP system Configuration 29       2.  Agency specific Workflow configuration 29       3.  Major actors specific User Interface  29       4.  Major Actors specific Features in Dashboard 29       5.  Auto Alerts  29     d.  Storage of records and documents  29       1.  Storage Formats  29       1.  Archival requirements 30       2.  Handling of Confidential records in e‐GP system 30     e.  Procurement Management Information System  30       1.  Monitoring and evaluation of procurement process 30       2.  Compliance with Key Procurement Performance Indicators 30     f.  Security and dispute resolution   30       1.  Audit Log  31       2.  Dispute Resolution 25   

  g.  Subscriber Services   31     1.  Subscription Administration  31     2.  Information Services  31     3.  Subscription Fee  31     4.  Service Fee  31   2.  Operation, Maintenance and Management Services  31     1.  Operation, maintenance and management arrangements 31     2.  Service Standards  31     3.  Services Limitations 31   3.  Future Extensions  31  

  

 

LIST OF ABBREVIATIONS   

ADB  ‐  Asian Development BankADS  ‐  Application Data SheetAO  ‐  Authorized OfficerAPEC  ‐  Asia Pacific Economic Co‐operationASEAN  ‐  Association of South‐East Asian NationsBSTI  ‐  Bangladesh Standard and Testing InstituteCCGP  ‐  Cabinet Committee on Government PurchaseCPTU  ‐  Central Procurement Technical UnitCSOs  ‐  Community Service OrganizationsDC  ‐  Design ContestDoFP  ‐  Delegation of Financial PowersDPP  ‐  Development Project ProformaDTM  ‐  Direct Tendering MethodEOI  ‐  Expressions of InterestEXW  ‐  Ex‐ WorksFBCCI  ‐  Federation of Bangladesh Chamber of Commerce 

and Industry GCC  ‐  General Conditions of ContractHOPE    Head of the Procuring Entity IEC  ‐  International Electro technical CommitteeIFA  ‐  Invitations for ApplicationIFE  ‐  Invitations for EnlistmentIFPQ  ‐  Invitations for Pre‐QualificationIFT  ‐  Invitations for TenderIMED    Implementation Monitoring and Evaluation 

Division ISO  ‐  International Standard OrganizationITA  ‐  Instructions to ApplicantsITC  ‐  Instructions to ConsultantsITT  ‐   Instructions to TenderersJVCA  ‐  Joint Venture, Consortium or AssociationLCS  ‐  Least Cost SelectionLD  ‐  Line DirectorLOI  ‐  Letter of InvitationLTM  ‐  Limited Tendering MethodNOA  ‐  Notification of AwardOTM  ‐  Open Tendering MethodPCC  ‐  Particular Conditions of ContractPD  ‐  Project Director

 

PDS  ‐  Proposal Data SheetPEC  ‐  Proposal Evaluation CommitteePM  ‐  Project ManagerPOC  ‐  Proposal Opening CommitteeQCBS  ‐  Quality & Cost Based SelectionRFQ  ‐  Request for Quotation RHD  ‐  Roads and Highways DepartmentSBCQ  ‐  Selection Based on Consultant’s QualificationsSFB  ‐  Selection under a Fixed BudgetSIC  ‐  Selection of Individual ConsultantSSS  ‐  Single Source SelectionTAPP  ‐  Technical Assistance Project ProformaTDS  ‐  Tender Data SheetTEC  ‐  Tender Evaluation CommitteeTIN  ‐  Tax Identification NumberTOC  ‐  Tender Opening CommitteeTOR  ‐  Terms of ReferenceTOS  ‐  Tender Opening SheetTSC  ‐  Technical Sub‐CommitteeTSTM  ‐  Two‐stage Tendering MethodVAT    Value Added TaxWB  ‐  World BankWTO  ‐  World Trade Organization

          

 

Introduction    This  document  provides  principle  guidelines  on  using  Electronic  Government Procurement  (e‐GP)  for  the  procurement  activities  as  provisioned  under  Public Procurement Act, 2006 and the Public Procurement Rules‐2008.  The guidelines  is prepared also  considering  the prevailing  ICT  Act 2008, Access 2 Information (A2I) 2008, Privacy and Evidence Act. And international practices on e‐Government Procurement (e‐GP). The guidelines  

• provides general guidance on e‐GP related technical issues • sets out the initial view on e‐GP related Working Assumptions 

 The  e‐GP  System  shall  be  used by  the  procuring  entities  and  other  public  entities spending public fund for the purposes of complying the procurement process with the PPA, 2006 and PPR‐2008 while procuring goods, works and Services.    Initially the system will be pilot implemented in selected procuring entities of four sectoral target agencies, namely Local Government Engineering Department (LGED), Roads and Highways Department  (RHD), Bangladesh Water Development Board  (BWDB) and Rural Electrification Board (REB). After successful  implementation of the e‐GP System in these agencies for the period of 6 months, the system will be rolled‐out in remaining  procuring  entities  of  the  four  target  agencies.  And  ultimately  the  e‐GP system will be opened for the use of all procuring entities and other public entities in Bangladesh.   The e‐GP System shall also be used, as earlier, to publish the  Invitation for Tender, RFP,  RFQ,  Contract  Award  Notices,  Annual  Procurement  Plans,  Key  Procurement Performance  Indicator  Reports  and  other  procurement  related  information  as required by  the PPA 2006 and PPR, 2008,  though  the system will  be used by  four target agencies  for all procurement related transactional activities during the pilot implementation.    This document provides practical technical operational guidance and, no attempt is made to provide a guide to the Procurement, ICT, A2I Act itself, or to the associated Code of Practice, which are already available elsewhere. However, the aspects of the Act relevant to the e‐GP System and most likely to affect general users are discussed  This document will represent the Government’s view of the application of the e‐GP System  for  handling  public  procurement  activities  online..  However,  the  guidance given is only intended as a starting point and public entities remain responsible for making their own judgments in individual cases.  The guidance balances the government’s commitment to achieve greater openness and  accountability  in  government  procurement,  with  the  need  to  ensure  that competitiveness  in  the  public  marketplace  is  not  harmed  and  preferably encouraged.  By  providing  standard  procurement  documents  and  defined procurement processes for almost all types of procurement methods provisioned in PPR‐2008,    it  should  promote  a  consistent  approach  across  public  procuring entities.   The e­GP System and  its guiding principles are not  intended  to be static and will be revised as necessary in the light of experience. 

 

 A. PRELIMINARY 

 1. Short title and commencement   

1.   These  Guidelines  may  be  called  Governing  Principles  of  e‐Government Procurement (E‐GP) 

 2.   They  shall  be  effective  on  the  date  of  coming  into  use  of  the  Electronic 

Government  Procurement  (e‐GP)  System  in  any  form  of  implementation  – Pilot, roll‐out or open for all. 

 2. Definitions   As used in this handbook, the following words shall have the meanings provided in this chapter unless otherwise noted–  

1. "Act" means The Public Procurement Act, 2006 (Act no. 24 of 2006); 2. "Administrative Authority" means  the  concerned  Procuring  Entity,  Head 

of  the  Procuring  Entity  and  Secretary  of  the  Ministry  or  Division respectively; 

3. "Advertisement" means  an  advertisement  published  under  Section  40,  of the Act in newspapers, websites or any other mass media for the purposes of wide publicity; 

4. " Agency " means an executive or independent agency 5. “Amendment" means a written alteration  in  specifications, delivery point, 

rate of delivery, period of performance, price, quantity or other provisions of any contract. 

6. "Applicant"  means  a  Person  eager  to  be  enlisted  under  the  Limited Tendering Method under Section  32 (a) of the Act or to be pre‐qualified in response to an Invitation for Pre‐Qualification under Part‐2 of Chapter Six of the  Act,  or  to  be  short‐listed  in  response  to  a  request  for  Expression  of Interest under Section 54 of  the Act ; 

7. "Approval Procedures" means  the  approval  procedures  of  a  Tender  or  a Proposal as detailed in Rule 36; 

8. "Approving Authority" means the authority which, in accordance with the Delegation  of  Financial  Powers,  approves  the  award  of  contract  for  the Procurement of Goods, Works or Services; 

9. "Assignment" means The transfer or taking over by another of a contract or any part of a contract or any contractual right or duty 

10. "Tender" means a firm and unconditional offer in response to an invitation for tenders 

11. "Tenderer"  means  a  person  that  submits  a  tender  in  response  to  an invitation for tenders 

12. "Tender Security" means an acceptable form of security conditioned upon the  successful  Tenderer’s  execution  of  a  contract  in  accordance  with  the terms and conditions of the invitation for tenders and receipt of acceptable performance security, if required.  Such security is solely for the protection of the agency requesting tenders  

 

13. "Code of Ethics" means the set of conditions and provisions which a Person shall abide while participating in public Procurement; 

14. "Completion Date"  is  the  date  of  completion  of  the Works  as  certified  by the Project Manager; 

15. "Conflict  of  Interest"  means  any  situation  where  personal  or  business interests of any Person in a public Procurement transaction would adversely  affect  the  interest  of  a  Procuring  Entity  in  achieving  economy,  efficiency, transparency, fairness and equal treatment of Tenders or Proposals; 

16. "Consultant"  means  a  Person  under  contract  with  a  Procuring  Entity  for  providing intellectual and professional services; 

17. "Contractor" means a Person under contract with a Procuring Entity for the execution of any Works under the Act; 

18. "Contact Person" means the using agency employee charged with the daily supervision of the delivery of a supply or the performance of the services or construction  and  who  interacts  with  the  contractor  at  the  worksite  or delivery location 

19. "Contract  Price"  is  the  price  stated  in  the  Notification  of  Award  and thereafter as adjusted in accordance with the provisions of the Contract. 

20. "CPTU" means  the Central Procurement Technical Unit,  established by  the Implementation  Monitoring  and  Evaluation  Division  of  the  Ministry  of Planning, for carrying out the purposes of the Act and these Rules; 

21. "Days" means calendar days unless otherwise specified as working days; 22. "Date & Time" means server data and server time 23. "Day  works"  means  work  carried  out  following  the  instructions  of  the 

Procuring Entity  or  the  authorized project manager  and  is  paid  for  on  the basis of time spent by the Contractor’s workers and equipment at the rates specified  in  the  Bill  of  Quantities  (BOQ),  in  addition  to  payments  for associated Materials and Plant; 

24. "Debarment” means action taken by the head of  the purchasing agency to remove a person or entity from consideration for an award of any contract or subcontract for a specified period of time 

25. "Defect"  is  any  part  of  the  Works  not  completed  in  accordance  with  the Contract; 

26. "Defects  Correction  Certificate"  is  the  certificate  issued  by  Project Manager upon correction of defects by the Contractor; 

27. "Defects  Liability  Period"  is  the  period  named  in  the  Contract  and calculated from the Completion Date; 

28. "Delegation of Financial Powers" means  the  instructions with  regard  to the delegation of  financial authority,  issued by time to  time,  relating to  the conduct of public Procurement or sub‐delegation of financial powers under such delegation; 

29. “Delegated  Procurement”  means  a  procurement  undertaken  by  a specialized Procuring Entity on behalf of a Ministry, Division, Department or Directorate when the beneficiary entity delegates the task to such Procuring Entity. 

30. “Digital Signature” means an electronic signature used through asymmetric cryptography that can be used to authenticate the identity of the sender of a message or the signer of a document, and possibly to ensure that the original content of the message or document that has been sent is unchanged. Digital signatures are easily transportable, cannot be imitated by someone else, and 

 

can be automatically time‐stamped. The ability to ensure that the original signed message arrived means that the sender cannot easily repudiate it later. 

A digital signature can be used with any kind of message, whether it is encrypted or not, simply so that the receiver can be sure of the sender's identity and that the message arrived intact. A digital certificate contains the digital signature of the certificate‐issuing authority so that anyone can verify that the certificate is real. 

31. “e­GP”  means  procurement  by  a  Procuring  Entity  using  Electronic Government  Procurement  (e‐GP)  System  developed  and  implemented  by CPTU  under  the  PPA  2006,  PPR  2008  and  governed  under  the  governing principles laid under this guidelines. 

32. “Electronic” means any electrical, digital, magnetic, optical, electromagnetic or  other  form  of  technology  that  entails  capabilities  similar  to  these technologies.  Electronic includes transmission via a telefacsimile device. 

33. “Electronic  Signature”  or  “eSignature” means  a  signature  in  electronic form  attached  to  or  logically  associated  with  an  electronic  record.    It includes  an  electronic  symbol  (including  a  printed  name)  or  a  process attached to or logically associated with a tender, contract or purchase order, and executed, adopted or agreed upon by a person with the intent to sign the tender,  contract or purchase order.   An electronic signature qualifies as an original signature 

34. "Evaluation  Committee"  means  a  Tender  or  a  Proposal  Evaluation Committee constituted under Section 7 of the Act; 

35. "Evaluation Report" means  the  report prepared  after  the  evaluation  of  s, Tenders, Quotations, Expressions of Interest or Proposals; 

36. "Force Majeure" means  an  event  or  situation  beyond  the  control  of  the Contractor, a Supplier or Consultant that is not foreseeable,  is unavoidable, and  its  origin  is  not  due  to  negligence  or  lack  of  care  on  the  part  of  the Contractor;  such  events  may  include,  but  not  be  limited  to,  acts  of  the Government  in  its  sovereign  capacity,  wars  or  revolutions,  fires,  floods, epidemics, quarantine restrictions, and freight embargoes; 

37. "Form" or "Format" means a form or a format appended to these Rules and to the standard Documents issued there under; 

38. "Framework Contract"  means a contract, effective for a specified period of time,  between  one  or more  Procuring  Entities  and  one  or more  Suppliers, establishing  the  terms  governing  the  Procurement  of  Goods  and  related Services,    with  regard  to  price,  and,  ,  the  quantity  or,  as  case  may  be, estimated quantities; 

39. "Goods" means raw materials, products and equipment and objects in solid, liquid or gaseous  form, electricity, and related Services  if  the value of such Services does not exceed that of the Goods themselves; 

40. "Head of the Procuring Entity (HOPE)" means the Secretary of a Ministry or a Division, the Head of a Government Department or Directorate; or the Chief  Executive,  by  whatever  designation  it  may  be  called,  of  a  local Government  agency,  an  autonomous  or  semi‐autonomous  body  or  a corporation, or a corporate body established under the Companies Act; 

 

41. "Intellectual  and  Professional  Services"  means  Services  performed  by Consultants  with  outputs  of  advisory,  design,  supervision  or  transfer  of  a know‐how nature; 

42. "Intended Completion Date"  is  the  date  on which  it  is  intended  that  the Contractor shall complete the Works as specified in the Contract and may be revised only by  the Project Manager by  issuing  an extension of  time or  an acceleration order; 

43. "Invitation  For  Tenders  (IFT)"  means  all  documents,  including  those either attached or incorporated by reference, used for soliciting tenders; 

44. "in writing" means communication written by hand or machine duly signed and  includes  properly  authenticated  messages  by  facsimile  or  electronic mail or electronic format; 

45. "License"  means  Permission  or  authority  to  use  personal  property  for specific purposes without possessing title to, or any interest in, the property itself; 

46. "Maintenance" means Work that does not change the size, type, or extent of the  facility.    The  facility  includes  the  component  parts  of  the  existing building or structure. 

47. "Opening  Committee"  means  a  Tender  Opening  Committee  (TOC)  or  a Proposal Opening Committee (POC) constituted under Section  6 of the Act; 

48. "Performance Security" means security provided by a contractor solely for the  protection  of  the  purchasing  agency  or  using  agency  receiving  the materials,  services,  or  construction,  conditioned  upon  the  faithful performance  of  the  contract  in  accordance  with  plans,  specifications,  and conditions of the contract; 

49. "Person"  means  and  includes  an  individual,  body  of  individuals,  sole proprietorship,  partnership,  company,  association  or  cooperative  society that wishes to participate in Procurement proceedings; 

50. "Physical Services" means the following services with measurable outputs, either‐ a. Linked  to  the  supply  of  Goods  or  execution  of  Works  such  as 

operation  and  maintenance  of  facilities  or  plant,  surveys, exploratory drilling, or 

b. Stand‐alone  service  type  contracts  such  as  security  services, catering Services, geological Services or third party Services; 

51. "Pre­Qualification" means a procedure for demonstrating qualifications as a pre‐condition for being invited to Tender; 

52. "Primary place" means the office of the Procuring Entity where all Tenders shall be received and opened; 

53. "Procurement" means the purchasing or hiring of Goods, or acquisition of Goods  through  purchasing  and  hiring,  and  the  execution  of  Works  and performance of Services by any contractual means; 

54. "Procuring  Entity"  means  a  Procuring  Entity  having  administrative  and financial  powers  to  undertake  Procurement  of  Goods,  Works  or  Services using public funds; 

55. "Project  Manager"  is  the  person  named  in  the  Contract  or  any  other competent  person  appointed  by  the  Procuring  Entity    and  notified  to  the Contractor who  is  responsible  for  supervising  the  execution  of  the Works and administering the Contract; 

 

56. "Provisional  sums” means  amounts  of money  specified  by  the  Procuring Entity  in  the  Bill  of  Quantities  which  shall  be  used,  at  its  discretion,  for payments  to nominated Subcontractors and other purposes detailed  in  the Tender Documents; 

57. "Public  funds"  means  any  funds  allocated  to  a  Procuring  Entity  under Government budget,  or  loan,  grants  and  credits placed at  the disposal of  a Procuring Entity  through  the Government by  the development partners  or foreign states or organizations 

58. "Public Procurement” means Procurement using public funds; 59. “Quality” means quality of Goods, Works or Services; 60. "Quotation" means the priced offer in writing received from Tenderers for 

the Procurement of readily available standardized Goods, Works or physical Services subject to the financial limitation as prescribed by the Rules; 

61. "Related Services" means services relating to the contracts of the supply of goods; 

62. "Request  for  Proposals  (RFP)"  means  all  documents,  including  those either  attached  or  incorporated  by  reference,  utilized  for  soliciting proposals; 

63. "Responsive" means qualified  for consideration on  the basis of evaluation criteria so declared and specified in the Tender Document or in the request for Proposal Document; 

64. "Review  Panel"  means  a  panel  comprised  of  specialists  to  review complaints submitted by a Person; 

65. "Schedule" means a schedule appended to these Rules; 66. "Sealed Tender" means a tender whose contents are not disclosed until the 

bid  opening  time.    Tenders  are  typically  submitted  in  sealed  envelopes  to meet  this  requirement,  but  electronic  submission  is  not  permitted  as  the purchasing  agency  has  the  electronic  capability  to  maintain  the confidentiality of the tender until the tender opening time; 

67. "Sealed Proposal" means a proposal whose contents are not disclosed until the  proposal  receipt  date  proposals  are  typically  submitted  in  sealed envelopes  to  meet  this  requirement,  however,  electronic  submission  is permitted as the purchasing agency has the electronic capability to maintain the confidentiality of the proposal until the proposal receipt date; 

68. ‘Secondary place"  “means  the other place(s), designated by  the Procuring Entity in exceptional cases, where Tenders can be dropped but not opened; 

69. "Services" means  goods  related  Services,  physical  Services,  or  intellectual and professional Services; 

70. "Signature" means  a  distinctive mark  or  characteristic  indicating  identity.  An electronic signature qualifies as an original signature; 

71. "Short­list" means a  list of Applicants   considered suitable to be invited  to submit  Proposals  for  intellectual  and  professional  Services  following  the evaluation  of  applications  submitted  in  response  to  a  request  for expressions of interest under section 54 of the Act; 

72. "Sub­consultant"  means  any  person  or  entity  to  whom/which  the Consultants subcontract any part of the Services; 

73. "Sub­contractor" is a person or corporate body who has a Contract with the Contractor  to  carry  out  a part  of  the work  in  the Contract, which  includes work on the Site; 

 

74. "Supplier" means a Person under contract with a Procuring Entity  for  the supply of Goods and related Services under the Act; 

75. "Tender  or  Proposal",  depending  on  the  context,  means  a  Tender  or  a Proposal  submitted  by  a  Tenderer  or  a  Consultant  for  delivery  of  Goods, Works  or  Services  to  a  Procuring  Entity  in  response  to  an  Invitation  for Tender or a Request  for Proposal;  and  for  the purposes of  the Act, Tender also includes quotation; 

76. "Tender  Document  or  Request  for  Proposal  Document",  means  the Document provided by a Procuring Entity to a Tenderer or a Consultant as a basis for preparation of its Tender or Proposal; 

77. "Works" means all Works associated with the construction, reconstruction, site preparation, demolition, repair, maintenance or renovation of railways, roads,  highways  or  a  building,  an  infrastructure  or  structure  or  an installation or  any  construction work  relating  to  excavation,  installation of equipment and materials, decoration, as well as physical Services ancillary to Works,  if  the value of  those Services does not  exceed  that of  the Works themselves. 

 

3. Scope and Application of the Governing Principles 

 This  document  covers  all  classes  of  information  related  to  the  Electronic Government  Procurement  (e‐GP),  including  the  ‘Operation  and  Maintenance’ (Outsourcing  of  e‐GP  Operation, maintenance  and Management  (which  comprises the  long‐term  outsourcing  of  the  e‐GP  System  and  e‐GP  data  center  operation, maintenance and management for the sustainability of the system)   e‐GP System  is a web based system which must encompass  the  total procurement lifecycle and record the all procurement activities. The purpose of this system is to maintain complete and up‐to‐date Public Procurement System activities of all public agencies  as  well  as  provide  tender  opportunities  to  all  potential  tenderers  from Bangladesh  and  abroad.    Initially  this  will  apply  to  four  selected  target  agencies namely Bangladesh Water Development Board (BWDB, Rural Electrification Board (REB), Roads and Highways Department (RHD) and Local Government Engineering Department (LGED), in Bangladesh.   The  vision  of  the  e‐GP  is  to  enhance  the  efficiency  and  transparency  in  public procurement  through  the  implementation of  a  comprehensive  e‐GP  solution  to be used by all government organizations in the Country.  The  entire  public  procurement  activity  undertaken  by  the  government  shall  be channeled  through  the  e‐GP  infrastructure  and  implemented  in  a  phased manner. Efficiency in handling public procurement by the government organizations shall be enhanced through automation and process reengineering. The system shall enable the government  to maintain a clear picture of  its procurement activities on a real‐time basis. By engaging in e‐GP, the government catalyzes the supplier community to participate in e‐business.  Bangladesh  E‐Government  Procurement  (e‐GP)  system  consists  of  many modules which are interlinked.  These modules are:  i.   Centralized  Registration  (Contractors/Suppliers/Consultants,  Procuring 

Entities and other actors of e‐GP) ii.   Workflow management System iii.   e‐Tendering  (e‐Publishing/e‐Advertisement,  e‐Lodgement,  e‐Evaluation,  e‐

Contract award)  iv.   e‐Contract management System (CMS) v.   e‐Payments vi.    Procurement Management Information Systems (PROMIS) vii.  System and Security Administration viii.  Handling Errors and Exceptions ix.  Application Usability & Help  Modules  and  features  (i.e.  e‐Catalog/e‐Purchase,  e‐Auctions,  e‐Reverse  Auction, integration  to  supply  chain  and  others)    may  be  added,  removed  or  updated  as demanded by the prevailing Acts, rules, government instructions and demand from procurement community.  

 

e‐GP  System  will  be  based  on  a  workflow  based  Collaborative  government procurement platform. All the stake holders/Actors of the procurement process will have  appropriate  access  points  and will  get working  dashboards  with  authorized functions  in  e‐GP  System.  The  e‐GP  System  shall  support  the  following  user categories for stakeholders/actors initially and provides them the secured access to related functionalities of the e‐GP System through dashboards: 

1. General Public for Public Procurement Public Information 2. Tenderers/Contractors/Suppliers/Consultants 3. Procuring Agencies/Entities 4. Payment Service Providers (Scheduled banks) 5. Development Partners 6. e‐GP System Administrators (CPTU) and Auditors  7. Operation & Maintenance partner 8. Evaluation Committee 9. Media community for updates, announcements, news releases etc. 

 

 

 

   

B. E­GP SYSTEM FEATURES   

 1. E­GP Portal 

a. Access to Public Procurement Information 

1. General public, registered and non‐registered users of the e‐GP System shall get access to public records and information to the fullest extent through e‐GP Portal of  e‐GP System required by  laws,  acts,  rules and government instructions applicable in Bangladesh consistent with the Public Procurement Act 2006, Public Procurement Rules 2008, CPTU, procuring  entities,  tenderers,  contractors  and  suppliers’  duties  and statutory  obligations  to  protect  the  interests  rights  of  the  concerned stakeholders.  

  

b. Access to e­GP System features 

1. All  the  e‐GP  System  users  must  accept  the  terms  and  conditions  of using  the  e‐GP  system  on  the  registration  page  before  submitting registration  information.  CPTU  shall  have  rights  to modify  clauses  of the terms and conditions without prior notice. 

 2. To  access  e‐GP  System  securely,  users  should  use  appropriate  web 

browsers  and  its  security  settings  but  as  the  development  of  new browsers and new security measures comes up frequently, users need to update or install new components and configuration settings as and when those comes into notice or notified by the e‐GP System.  

3. The user must provide appropriate authentic signature (eSignature or digital  Signature  whichever  accepted  by  the  e‐GP  System)  for  the authentication  of  the  digital  documents,  which  may  be  post‐verified with  due  diligence  to  confirm  the  authenticity.  If  the  eSignature  is identified wrong, necessary action shall be taken according to the law of  land.  Use  of  any  form  of  signature  should  comply  with  the requirements of the prevailing IT Act of Bangladesh.  

 c. Disclaimer and Privacy policy 

1. CPTU/IMED  reserves  the  right,  in  its  sole  discretion,  to  correct  any errors  or  omissions  in  any  part  of  the  e‐GP  System  and  to  make changes to the e‐GP System and to the materials, products, programs, services  or  prices  described  in  the  site  at  any  time  without  prior notice. 

 2. In  no  event  will  CPTU/IMED  and/or  third  parties  be  liable  for  any 

damages  including,  but  not  limited  to,  indirect  or  consequential damages  or  any  damages  including,  but  not  limited  to,  errors  or 

 

omissions,  delays  or  incomplete  transactions,  inaccessible  or unavoidable  e‐GP  Portal  down,  insufficient  time  to  submit  tender, identity lost by users, session out or accidental page close, indirect or consequential damages or any damages whatsoever arising  from use, loss of use, data or profits, whether in action of transaction, negligence or other action, arising out of or in connection with the use of the e‐GP System. 

 3. The  information and other materials  included on  the e‐GP portal and 

system  may  contain  inaccuracies  and  typographical  errors. CPTU/IMED  does  not  warrant  the  accuracy  or  completeness  of  the information and materials or the reliability of any statement or other information displayed or distributed through the e‐GP System. 

 4. CPTU/IMED does not warrant that the functions contained in the e‐GP 

will be uninterrupted or error free or those defects will be corrected or that this e‐GP System or the server that makes it available are free of viruses or bugs. CPTU/IMED does not represent the full  functionality, accuracy  or  reliability  of  any  material.  CPTU/IMED  may  terminate, change,  suspend  or  discontinue  any  aspect  of  the  e‐GP  System, including  the  availability  of  any  features  of  the  system,  at  any  time without notice or liability. 

 5. CPTU/IMED will not share or sell the personal or Business identifiable 

information with any other person or organizations without your prior consent of the owner, unless required by the e‐GP System to carry out its defined functions or required by the law of land. 

 6. The use of the e‐GP System is only and for lawful purpose, in a manner, 

which does not infringe the rights of or restrict or inhibit the use of the systemby any third party. Such restriction or inhibition includes, but is not  limited  to,  conduct  which  is  defamatory,  or  which  may  harass, cause distress or inconvenience to any person and the transmission of obscene  or  offensive  content  or  interruption  of  the  normal  flow  of content within thee‐GP System.  

7. E‐GP System shall use  the e‐GP Data Center  server  time as  reference time for all time‐bound activities of procurement processes.   

8. E‐GP System Administrator may notify the users by displaying notices, alerts and statements about  the  scheduled maintenance and possible interruption of the e‐GP System. 

 

9. E‐GP System may send e‐GP System related promotional  information to its users. 

 

2. Centralized Registration a. All  the users  (stakeholders/actors) must get  registered  in  the  e‐GP System 

under  an  appropriate user  category.  of  the procurement process will  have 

 

appropriate access  points and will get working dashboards with authorized functions in e‐GP System.  

b. The registration shall be done instantly through the online registration page of the e‐GP System following through due diligence post verification if CPTU feels  required.  The  intended  user  must  provide  all  required  information, digital documents, and accept the terms and conditions of e‐GP System use and  should  be  aware  about  the  disclaimer  and  privacy  policy  of  the  e‐GP System. If any misinformation is identified and the user does not correct the information, user account shall be cancelled or suspended and appropriate action shall be taken according to the law of land. 

c. Any  registration  may  be  cancelled  anytime  if  found  violating  any  of  the clauses of Terms and Conditions of e‐GP System use. 

d. Users  should  choose  a  unique  User  ID  and  corresponding  Password, acceptable to the System, to be used later to access the e‐GP System  

e. Users should upload mandatory documents and provide information online to establish identity and related experience required according to PPR‐2008 in the storage space provided and specified by the e‐GP System for the user for  uploading  and  storing  documents  in  e‐GP  Data  space.  However,  if additional  storage  space  is  required  CPTU  may  allocate  such  space accordingly  to  the  policy  taken  by  the  CPTU/IMED  for  the  operation  and management of the e‐GP System.   

f. Users  may  be  charged  and/or  waived  specified  amount  of  money  for different categories of users  for  the Registration, Subscription and renewal for  specified  time  period,  additional  storage  space,  facility  to  use  specific features/modules  of  the  e‐GP  System  and  different  services  from  the Operation  and management  entity.  CPTU/IMED  has  got  rights  to  set  such charges reasonably and rationally to promote the use of the e‐GP System and sustainability of the system in long run. 

g. Users  must  comply  with  the  terms  &  conditions,  privacy  policy,  and disclaimer. Users need to read the terms and conditions, privacy policy and disclaimers and click the “Accept” button appeared in the Registration Form during the application process.  

h. Users  may  fill‐up  the  non‐mandatory  information  of  different  sections  of registration form save partly and complete the information later. 

i. E‐GP System may use any additional reliable and secured human verification methods  or  security  codes,  i.e.  CAPTCHA,  to    protect  the  unsolicited spamming and automated registrations. 

j. Membership  for  using  the  e‐GP  System  only  be  completed  once  the  user respond  to  the  e‐mail  link  send  to  the  respective  e‐mail,  successful registrants will be notified by the system  

k. The  concept  of  single  sign‐on  shall  apply  and  same/updated  information provided in registration can be used across all procurement activities until its validity expires. 

l. Users should properly logout from the e‐GP System after using the system.  

 

m. The  users may  update  their  profile  details with  authenticated  information anytime through dashboard in secured environment. User ID, username are not allowed to change.  

n. Users may Cancel their registration provided there they have no obligations pending to any party while using e‐GP System. 

o. Besides  the  common  guidelines  given  above,  different  categories  of  users registrations and specific guidelines for the registrations are given below: 

 a.   Tenderer/Supplier/Consultant Registration 

 (i) Tenderers, Suppliers and Consultants may register as a single entity 

or in Joint Venture (JV) or association with sub‐Contractors or  sub‐Consultants in compliance with the Public Procurement Rules 2008, and applicable procurement guidelines, filling in an application form provided  by  the  System  for  registration  before  using  the  e‐GP System. 

(ii) Tenderers/Suppliers/Consultants  registers  into  the  e‐GP  System  to get facility and access to the procurement opportunities of the puplic agencies, participate in the tendering/proposal submission, track the contract  award  and  manage  the  contract  and  deliverables  etc. through the available features/modules of the e‐GP System. 

  

b. Procuring Agency/Entity (PA/PE) Registration  

1. PA/PEs  should  seek  approval  from  CPTU  to  create  any  Procuring Agency account with authentic PA/PE identity information. 

 2. PA/PEs should register  into the e‐GP System to get  facility carrying 

out different activities of procurement process, annual  procurement plan  preparation,  procurement  document  preparation,  evaluation, contract award, contract management, internal procurement process workflow management,  tracking  payments,  deliverables  and  many others, through the available features and modules of e‐GP System  

3. Should provide Entity details, and other required detailes in order to complete the Registration Form but CPTU reserve the right to make any changes in fields of the Registration Form  

 4. The e‐GP System will generate an unique application number and the 

Procuring  Agency  should  refer  the  unique  number  while  seeking assistance from CPTU   

5. Secured  Dashboard  provides  PA/PEs  to  create  as  many  internal users as required for the procurement process. 

 

 c.   Scheduled Bank Registration  

 

1. Scheduled Banks should seek approval from CPTU to create any such service provider account 

 2. Financial  Institutions/Banks  authorized  by  Bangladesh  Bank  are 

allowed  to  register  for  providing  Bank  Guarantee,  tracking, processing payments or both  

3. Secured  Dashboard  provides  PA/PEs  to  create  as  many  internal users as required for using. E‐GP System. 

 c.   Development Partner Registration 

 

1. Prior  approval  from  CPTU  is  required  to  create  any  such Development partner account (i.e. The World Bank, ADB, JICA, DFID, etc.) 

2. Development  partners  may  be  provided  facility  to  upload  their Procurement  guidelines,  Review  the  development  partner  funded project progress and others. 

3. Secured  Dashboard  provides  PA/PEs  to  create  as  many  internal users as required for using e‐GP System. 

 e.   Evaluation Committee Registration  

1. Prior  permission  from  Procuring  Agencies  or  Procuring  Entities  is required to create any such Evaluation Committee member 

 (a) Evaluation Committee is allowed to register as:  

 (i) Tender/Proposal Opening Committee (TOC/POC) 

(ii) Tender/Proposal Evaluation Committee (TEC/PEC) 

2. Evaluation  Committees  get  access  to  the  e‐GP  System  only  in specified and restricted time for specific procurement defined by the procuring agencies/entities for submitting the evaluation results and reports  and  should  fully  comply  with  the  requirements  of  Public Procurement Rules 2008 and other guidelines if any... 

 f.   E­GP System Administrators and Auditors Registration 

 

1. Prior permission from CPTU/IMED is required to create any such e‐GP System Administrators and Auditors registration 

 2. E‐GP System administrators get access to the e‐GP System tools  for 

e‐GP  Site/Portal  configuration,  user  management,  creating  and updating  standard  procurement  template  library,  data  import  and export, report generations from PROMIS, update and moderation of contents  in  e‐GP  system, managing  unregistered  Procuring  entities and other users.  

 

 

g.   E­GP System Operation and Maintenance/Management Registration  

1. Prior permission from CPTU/IMED is required to create any such e‐GP System O&M registration 

 2. E‐GP  System  O&M  get  access  to  the  e‐GP  System  tools  for  e‐GP 

Site/Portal  configuration,  setup  workflow  for  Procuring  entities, data entry, call center facility, user management and access to other features  if  access  given  by  CPTU/IMED  for  creating  and  updating standard  procurement  template  library,  data  import  and  export, report generations from PROMIS, update and moderation of contents in e‐GP system, managing unregistered Procuring entities and other users.   

h.   Media Registration  

1. Prior  permission  from  CPTU/IMED  is  required  to  create  any  such Media registration 

 2. Media  gets  access  to  the  e‐GP  System  tools  for  obtaining 

procurement related information, updates, news announcement and press releases. 

  3. Annual Procurement Plan (APP) Preparation and Publication  

1. Procuring  Agencies  are  to  prepare  their  Annual  Procurement  Plan through the e‐GP Dashboard and should publich by 1 July each year as required by the PPA 2006 and PPR 2008. The e‐GP System will guide the agencies with easy online forms with preparing draft, update and publishing facilities.  

2. Online  system  for  preparing  annual  procurement  plan  works  under the configured workflow for approval process.  

3. E‐GP  System  allows  preparing  and  publishing  individual  and/or Centralized procurement plans for procuring entities and agencies. 

  

4. Electronic Tender Document Preparation (ETDP)    a. Dynamic Forms Library  

1. Dynamic Forms for preparing electronic tender documents and for other activities  of  the  procurement  process  shall  be  prepared  and  updated only  by  the  CPTU  or  the  entity  authorized  by  the  CPTU.  Procuring entities may change and update only the specific sections of the template and its contents. For example, General Condition of Contract clauses can be modified only through Special/Particular Conditions of Contract, add 

 

rows for additional items, remove unrelated forms or others with special care and knowledge.  

2. Procuring entities  get  access  to  all  the  available  standard procurement document  templates  for  preparing  Invitation  to  Tender,  Proposal  and documents for procurement of Goods, works and services.    

3. Agencies may get online help to select the appropriate tender document or  electronic  tender  document  template  for  preparing  the  tender document for the intended procurement.   

4. Considering the complexity of the forms, the nature and size of the user group,  authentication  and  security  matters,  the  agencies  may  provide the forms in multiple document formats like .doc, .pdf etc. 

 5. Procuring Entities may provide forms to be downloaded and completed 

online  and  submit  electronically.  If  it  is  not  possible  to  provide  online access  then  Agencies  should  provide  alternative  options  to  obtain  and complete the form 

 6. Procuring  Entities  shall  provide  guidance  and  safeguards,  assured 

validity  of  the  online  forms  so  the  system  can  guide  users  to  find  the correct  form  and  prevent  them  from  filling  incorrect  forms.  Agencies also  shall  provide  clear  instructions,  online  and  offline  help  in  this regard 

 7. Procuring Entities shall  test online  forms with different equipment and 

operating system to ensure  that accessibility  is not  restricted  for  some users  and make  sure  that  online  forms  are  consistent with  each  other and consistent with offline versions 

 b. Tender Document Preparation 

1. The  Tenderers/Suppliers/Consultants  have  to  prepare  their Tenders/proposals  online,  and  documents  required  to  be  uploaded  by the  time  specified  in  the  the  Invitation  for  Tenders/Proposals  after signing  of  the  same  by  the  eSignature  or  Digital  Signature,  whichever applicable, of their authorized representative. 

 

2. Tenderer/Consultant  should  allocate  sufficient  time  to  read  the document  thoroughly  to  understand  what  is  being  asked  for  and  get everything  ready  for  filling‐in  and  submitting  the  tender/proposal online  and  complete  the  submission before  the deadline of  submission time.  

 3. Tenderer should ensure all the forms have been completed correctly and 

sufficiently for which you wish to tender.  4. Tenderer/Consultant should ensure all questions and matters raised  in 

the Tender document have been addressed.. 

 

 5. Tenderer/Consultant  should  adequately  address  all  selection  criteria, 

making sure you demonstrate your ability to meet the various criteria.  6. Tenderer/Consultant  should    keep  track  of  any  amendments  issued 

during the tender period and ensure these are included as an appendix to the tender response 

 7. Tenderer/Consultant  should  submit  the  tender  response  before  the 

closing time. Late tenders/proposals, even if only by a few seconds, are ineligible for consideration. E‐GP System shall automatically reject such late tenders/Proposals 

 8. All sorts of incomplete documents kept as save draft mode for more than 

28  (twenty  eight)  days will  be  deleted  automatically  from  the  system, CPTU will bear no liability in this regard. The time period for keeping the drafts in the e‐GP System may be changed by CPTU anytime. 

 

 5. e­Tendering  

a. Online Entry/uploading Tender Document   

1. The  Tenderers/Suppliers/Consultants  have  to  submit  their Tenders/proposals online, and documents required to be uploaded by the  time  specified  in  the  the  Invitation  for  Tenders/Proposals  after signing of  the same by the eSignature or Digital Signature, whichever applicable, of their authorized representative.  

2. The  Tender/Proposal  of  only  those  The  Tenderers/  Suppliers/ Consultants,    who  have  submitted  their  Tender/Proposal  within  the stipulated  time,  as per  the  tender  time  schedule, will  be  accepted by the  e‐GP  system.  Tenderers/  Suppliers/  Consultants  who  have  not submitted  Tenders/Proposals  within  the  stipulated  time  will  not  be allowed  to  upload    the  relevant  documents  to  e‐GP  System,  causing non‐responsive. 

 b. e­Advertisement 

1. Procuring  Entities  should  prepare  Invitation  for  Tenders/Proposals using  the  online  template  available  from  the  secured  Dashbaord  for the  Procuring  entities.  The  detailed  description  of  the  work,  time‐schedule,  conditions  etc.  including  the  tender  documents  for  e‐Tendering  shall be made available on  the procurement opportunities section of  the e‐GP System and shall be available  to all    interested  to search and read the advertisement.  

 2. The  Invitation  for  Tender/Proposal  shall  be  published  in  the  e‐GP 

Portal with the proper of the authority in procuring entity.  

 

3. Notices  shall  be  published  in  newspapers  only  after  uploading  the online  Tender  Documents  and  Invitation  for  Tenders  on  the  e‐GP System.     

 

c. Pre­Tender Meeting  

1. Facility for Online Pre‐Tender/Propoal meeting will be available in e‐GP System as soon as the readiness of the procurement community for this  will  be  felt  sufficient.  Currently  the  real‐time  facility  for  Pre‐Tender/Proposal will not be available.  

2. Responses/clarifications  of  the  queries  on  Tender  or  RFP  document shall  be  posted  to  the  all  prospective  tenderers/Consultants  through specified  channel  (s)  of  communication, who  have  purchased  tender document  or  submitted  Expression  of  Interest  (EOI)  complying with the Public Procurement Rules 2008. 

 d. Tender Amendment  

1. To  the extent permissible under procurement  rules  the Procurement Agencies may modify the tender documents by amendment at any time prior to the deadline for receipt of tenders.  

2. Procuring entities shall issue an addendum and publish in the related section of the e‐GP System and also send via an automated electronic means  (i.e.  email,  sms) and make available online  in e‐GP System  for the knowledge of public and the prospective tenderers/Consultants of clarification,  alterations,  deletions  or  additions  to  the  tender/RFP documents required as a result of the Pre‐Tender/Proposal meeting or with  the  initiation  of  procuring  to  all  tenderers  or  Consultants  who have received the tender document or RFP. 

 e. e­Lodgment 

1. A tender/proposal lodged electronically is deemed for all purposes to be  the  true  and  legal  version,  in  writing,  duly  authorised  and  duly executed  by  the  Tenderer/Consultant  and  intended  to  have  binding legal  effect. eSignature  /  Digital  signatures  are  necessary  due  to  the security  built  into  the  system  for  identity  authentication  purposes. Identity of the Tenderer/Consulant may be verified with due diligence. 

 2. Tenders submitted via the e‐GP System must be received in full prior 

to the closing time.  3. If  the  electronic  records  entered  online  and  files  containing  the 

tender/proposal are corrupt, contain a virus or are unreadable for any reason, the tender will not be considered. So it is the responsibility of the tenderer/Consultant to make sure the integrity, completeness and authenticity of the Tender /Proposal.  

 

 

4. Immediately prior  to  submitting a  tender/proposal  electronically  the tenderer/Consultant  must  check  the  electronic  records  and  files making  up  the  tender/proposal  for  viruses  using  fully  current  virus checking software and must remove all viruses from the files 

 5. Tenderers/Consultants  acknowledge  and  accept,  in  respect  of 

electronically transmitted tenders/proposals, that:  a. Lodgment  of  large  electronic  files may  take  time  and  as  such  they 

must  allow  sufficient  time  to  fully  transmit  all  files  prior  to  the closing time 

 b. Procuring entities or CPTU shall not be liable or responsible for the 

loss,  damage,    destruction  or  corruption  of  any  tender/proposal, however caused 

 c. Agencies, until after the tender/Proposal opening, may not discover 

corruption or unreadable files submitted via the e‐GP System  d. Faults  in  the  tenderer's/Consultant’s  computer  system  are  not  the 

responsibility of the Procuring Entities or CPTU and no extension to the closing time will be made because of the system 

 

f. Tender/Proposal Opening 

1. The Procuring Entities receiving the tenders/Proposals should form a Tender  Opening  Committee  (TOC)/Proposal  Opening  Committee (POS).  

2. Access to the Dashboard for the TOC/POC shall be available only after the  specified  Tender/Proposal  opening  date/time.  The  Committee members should fill up the Tender/Proposal Opening Sheet provided by the system as per PPR‐2008 requirements. Access to the technical and/or financial proposal to TOC/POC and TEC/PEC shall be available only at  the specified date and  time configured  in  the e‐GP System by the  Procuring  entities  according  to  Tender/RFP. Tenderers/Consultants  may  physically  be  present  in  the Tender/Proposal  opening  time  otherwise,  Tenderer/Consulants  may choose to watch the online common bulletin board, if available, where the TOC/POC may post the tender opening records. 

 3. TOC/POC shall verify the required items including scanned documents 

uploaded by the Tenderers/Consultants, if any, as required  4. Online  and  Real‐time  tender  opening  feature  is  not  available  in  this 

version of e‐GP System, but the tender/proposal opening information may  be  posted  in  common  bulletin  board/Forum  under  specific ender/RFP section of the Dashboard of Tenderers and Consultants.    

 

6.  e­Evaluation  

a.   Formation of  Evaluation Committees  

1. Procuring Entities should ensure that the proper guidelines have been followed  as  per  PPR‐2008  for  forming  a  Public  Procurement Committee to evaluate tenders/Proposals received through the system 

 2. Procuring  Entities  should  ensure  that  the  formed  Committees  have 

enough knowledge and conversant with the available tools offered by the e‐GP system, i.e. a way to enter, view, update  scoring criteria and weighting,  automated  analysis  of  Tenders/Proposals,  audit  trails  and reporting etc. 

 3. Procuring  Entities  should make  the  system  available with  applicable 

features that support workflow and evaluation process.   4. Procuring Entities  should provide  Internet  connectivity  to  evaluators 

to  allow  for  real‐time  collaboration  between  multiple  and geographically dispersed evaluators. 

 b.  Use of e­GP system by evaluators 

1. Access  to  the  Dashboard  for  the  Evaluation  Committee  shall  be available only after the specified date/time and configured in the e‐GP system  by  the  Procuring  Entities.  At  first,  the  Committee  members should fill up the declaration sheet provided by the system as per PPR‐2008 requirements. Access  to  the  technical and/or  financial proposal to  TEC/PEC  shall  be  available  only  at  the  specified  date  and  time configured in the e‐GP System by the Procuring entities.   

2. Evaluators should follow predefined workflow set‐up by the Procuring Entity to evaluate tender/Proposal documents.  

 3. Evaluators  should  complete  all  the  required  matrix  to  be  used  to 

evaluate tenders, should not leave anything blank that are mandatory for the Tender/Proposal evaluation. 

 4. E‐GP System shall not allow the Evaluators to alter any data that may 

determine the winner Tenders/Proposals after submission of the final data to the system 

 5. If any modification required, evaluators may seek permission from the 

proper authority to update the value of the matrix   

7.   e­Contract Management  

a.   Contract progress monitoring and control  

 

1. The  authorized  individuals  or  combination  of  individuals  managing contracts should have the combined knowledge, skills, and abilities to effectively carry out the responsibilities by using the e‐GP system. 

 2. E‐GP System provides the standard forms and entry spaces to record 

the different activities and events of the Contract.  

3. Designated official must measure time and cost against the budget and projected time required to complete the contract to detect deviations from the plan through the e‐GP system dashboard. The performance of the work must be checked to ensure that the targets are being met and accordingly update the data to reflect the actual status of the contract. 

 4. The designated official should upload inspection reports, photographs 

and other documents seem to be necessary must be attached with the contract for review by the higher authorities 

 b. Certification and payment processing 

1. The  e‐GP  System  provides  the  standard  forms  for  issues  different types of certifications like acceptance certificate, quality certificate, etc. The designated officer, who is responsible for evaluating performance of  the  contract,  must  carefully  review  the  contractor's  requests  for payment  to  verify  the  accuracy  of  all  charges.  All  documentation submitted electronically must be verified to assure that all charges for the services are justified. 

 2. The  designated  officer  must  verify  receipt  of  services  in  accordance 

with  the  contract  prior  to  authorizing  payment  of  invoices.  If  the services  received  are  not  acceptable  or  not  in  accordance  with  the contract  terms,  the  contract manager  should authorize payment only for  those  services  received  that  are  in  accordance  with  the  contract terms and conditions. 

 3. If the cost charges are acceptable, the designated officer shall mark the 

invoice by clicking the button  "approved for payment"  

c. Contract agreement administration 

1. E‐GP  System  also  provides  tracking  mechanism  for  all  contract agreements.   

2. The designed officials should check contract status; contracted parties, contract  period,  goods  and  services  covered  and  contract  points  to make any decision during contract agreement administration.  

 3. If any contract needed to be renewed then the e‐GP System brings up the  auto  alerts  for  required  actions.  The  designated  official  should write appropriate reason before any such extensions. 

 

 

 8.   Use of Payment Systems  

a.    Payment arrangements  

i. Procuring Entities should ensure Tenderers/Consultants that they are given proper guidelines on billing and payment options and they have to choose the options of payment recommended by CPTU.   

ii. Since there is still no online payment system available for online payment transactions in Bangladesh, e‐GP System has offered option to use the service of scheduled banks. Scheduled banks get secured access to the e‐GP System with their own Dashboard, from where, the banks can carry out the financial transactions related to public procurement providing, guarantees, tracking the guarantees, making payment transactions etc.    Scheduled Banks may charge an amount from the Tenderers /Consultants for their services. The charge amount for the transactions should be agreed with CPTU. CPTU shall not be responsible for the transactions made by banks with the Tenderers/Consultants.  

iii. Procuring  Entities  should  ensure  that  the  payment  options  are  open through Schedule Banks or any other popular and accessible payment network recommended by CPTU. CPTU introduce the online payment system as and when it will be available in Bangladesh.  

iv. Agencies should make necessary arrangement with authorized banks or  financial  service  providers  to  disburse  the  amount  to  Tenderers/ contractors  / Consultants or  any  such party when  the  sum  is due by using or integrating the e‐GP System Payment Module. 

 b.   Integration with Third party payment system 

(i)   CPTU may integrate any third party product that meet the required standard  and  security  requirement  and  approved  by  the Bangladesh Bank to provide such service to be integrated with the e‐GP System to provide payment service   

 (ii)   Payment  System  Operator  and  Payment  Service  Provider  must 

meet the requirements of all relevant  laws, compliance with Anti‐Money  Laundering/Counter  Financing  of  Terrorism  (AML/CFT) procedures,  as  well  as  regulations  and  guidelines  prescribed  for them by Bangladesh Bank. 

 (iii)   The  third  party  payment  link  should  enable  a  receiver  of  an 

electronic  copy  of  the  document  to  navigate  the  link  to  a  third party  vendor's  payment  web  site,  where  the  receiver  makes payment arrangements.  

  

 

9.  General 

a. Workflow Configuration and Management  

1. Authority Register 

(i) e‐GP  System  is  based  on  the  procurement  process workflow,  which  is  again  based  on  the  delegation  of financial  power  (DFP).  E‐GP  system  workflow  is verifies the Authority Register stored in the system for each  procuring  entity  to  carry  out  the  procurement transactions  in  compliance  with  the  DFP  and  process defined in the PPR‐2008,   

(ii) e‐GP System should provide an data entry form available for the procuring entities to capture detail personal information, department/ section information,     responsibility information, e‐Signature, detailed contact information and authorization level of the user.   

(iii) Procuring  Entity  should  determine  the  different authorization  levels  for  each  user  to  perform  certain activities 

 2. Workflow Mapping 

 i. Procuring  Entity  should  create  workflow  for  centralized, 

distributed and/or hybrid kind of procurement management hierarchy  to  complete  transaction  cycle  to  accomplish  any procurement  activity  involving  all  required  resources  and transparent roles/authorities  

ii. Procuring Entity should create it’s own workflow mapping to provide  flow  for  each  procurement  process  node  with specific department, designation/role, rights and permission to perform and automate necessary tasks.   

iii. Procuring Entity  should  configure  the  e‐GP System  from  its Dashboard  using  the  created  Responsibility  and  Authority Register  for  different  procurement  processes  under  the procurement workflow.  

 b. Common Instrument Numbering  

1. Instrument Numbering Process 

(i) Procuring Entity  should ensure  that each contract, PO, or any other  agreement  is  uniquely  numbered  in  order  to  facilitate MIS  on  spend  analysis,  supplier  performance  or/and  such purpose.  E‐GP  system  also  provides  its  internal  number  for each transactions and items.  

 

 2. Records and References 

(i) Procuring Entity should accept the system guided format to create any reference, record or even modifying an existing records or reference number  

 c. Personalization/Customization/Configuration  

1. E­GP system Configuration 

(i)   Procuring Entity should configure the e‐GP System to fit with the existing procurement practice as per PPA‐2006 and PPR‐2008  

  

2. Agency specific Workflow configuration 

(i)     Procuring Entity should configure the workflow on the e‐GP System to fit with the existing manual workflow as per PPA‐2006 and PPR‐2008 

 3. Major actors specific User Interface 

(i) Procuring  Entity  should  ensure  that  actors  specific  User Interface  has  been  created  to  perform  activities  as  per  the user’s  permission  and  facilitated  necessary  tools  to  complete activities   

 4. Major Actors specific Features in Dashboard  

(i) Procuring  Entity  should  ensure  that  Dashboard  has  been created  with  required  features  to  accomplish  tasks  as  per permission  granted  to major  actors  in  compliance with  PPA‐2006 and PPR‐2008 

 

5. Auto Alerts 

(i) Procuring  Entity  should  ensure  that  the  auto  alerting  system are  functioning  properly  so  as  the  service  providers  get  the required message alert on specific  events  in  the procurement process.  

  d. Storage of records and documents    

1. Storage Formats 

(i) E‐GP System in any uld have ability to store records 

(data) in any of the two languages (Bangla and 

English), where applicable in e‐GP System. Mostly  user 

 

interface information of e‐GP System may be stored in 

Bangla. 

2. Archival requirements 

(i) Procuring  Entity  should  ensure  that  all  the  completed documents  have  been  archived  by  the  system.    A  competent person should be assigned by  the procuring entity  to oversee the  archival  document  and  do  it  manually  in  the  case  of  the system failure 

 

3. Handling of Confidential records in e­GP system 

(i) Any record, labeled as confidential or sensitive by the system, should not  be  published  or  shared  with  any  third  party  without  written permission from the owner 

(ii) E‐GP system must have adequate measures to ensure that even users with  highest  level  of  authorization  (i.e.  System  Administrator)  are not  able  to  view  /  retrieve  sensitive  information without  a  proper approval process.  

 e.    Procurement Management Information System 

1.    Monitoring and evaluation of procurement process 

(i) Procuring  Entity  shall  provide  necessary  procurement  related information to the system to generate various report to be used for monitoring  and  evaluation  purpose  to  comply  with  the  PPA  2006 and PPR‐2008 

 2.   Compliance with Key Procurement Performance Indicators 

 (i) Procuring  Entity  should  comply  with  the  key  procurement 

performance indicators to fulfill the requirement of PPR‐2008  (ii) Procurement  Entity  should  supply  required  information  to  the 

system to generate reports on Key Performance Indicators.  

f.   Security and dispute resolution 

1. Audit logs i. E‐GP System should guarantee that all “write” events and access to 

sensitive data through the e‐GP System are captured in the audit trail for future auditing purposes 

ii. Only authorized auditors with specific permission may access the audit logs in presence of CPTU officer. 

iii. Audit trails should not be allowed any modifications. 2. All the activities of each and every users from login to logout for any 

sessions shall be recorded with identity of the user, date and time. The information logged in database may serve as sufficient evidence of action of any user of e‐GP System.   

 

3. Dispute Resolution a. Dispute resolution in case of information theft, misuse, hacking, 

spamming, disclosure etc. will be handled through the provisions made in prevailing IT Act and related laws of land.  

g. SUBSCRIBER SERVICES  

i.   Subscription Administration   

1.    CPTU/IMED  reserves  the  right  to  Setup,  Configure  and   Administer the subscription of the registered e‐GP System   users 

 ii.  Information Services  

 1.    CPTU/IMED may provide procurement information available in e‐

GP  System  through  web  services  to  a  third‐party  or  website  or application  charging  fees.  This  may  generate  some  fund  for running e‐GP Data Center and its operation.   

 iii.  Subscription Fee 

  1.    CPTU/IMED may introduce service/renewable fee payable to them 

by the e‐GP System subscribers during the system subscription   

2.  OPERATION, MAINTENANCE AND MANAGEMENT SERVICES 

a.  Operation, maintenance and management arrangements        (i)  CPTU/IMED  reserves  the  right  to  outsource  operation, 

maintenance and management services to any third party and it  can  direct  or  request  registered  users  and  stakeholders  to oblige any agreement with any outsourced company.  

b.   Service Standards       (i)    CPTU/IMED  shall  monitor  and  recommend  the  service  and 

expected  standard  provided  by  the  outsourced  firms  to  the stakeholders and e‐GP system users 

 c.   Services Limitations       (i)    CPTU/IMED  shall  determine  the  access  level  and  service 

limitation  to  the  outsourced  partners  in  accordance  with related rules and regulations 

 3.   Future Extensions 

(i)   CPTU/IMED  reserves  the  right  to  bring  any  changes  to  the system,  service and or management  structure at  anytime at any condition  in  the  light of  experience  to  comply with any changes in acts, rules and regulations or to make the system compatible with new technology, user friendly and useful to the intended users.