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GOBIERNO RE:GIONAL

[JWofucúín ~a ~N° :2 '-(~-20 15-GRSM/PGR

...Moyobamba, 23 MAR. 2015. -~I ..-:-1,

;J (dl1RHO REGIONALSANWA:RTlN,~ VISTO:¡~D p...-. tb:umellto H copsa fiel 1,

:! »1 ÍiIr~ que be trsido a Ia~·El Expediente N° 00866330, que contiene la NotaInformativa N° 05-2015-GRSMlARSM, de fecha 26 deenero del 2015.

, CONSIDERANDO:

'"===~==~-''. , Que, de conformidad con la Constitución Política del Estado,Ley N° 27680, Ley de Reforma Constitucional del Capítulo XIV, del Título IV sobreDescentralización, Ley N° 27867, Ley Orgánica de los Gobiernos Regionales y sus modificatorias,Le N° :¿'/902·y N° 28013, se le reconoce a los Gobiernos Regionales autonomía política,

¡ica y administrativa en los asuntosdesu coinpetencia. . . ..

. Que, mediante la Ley N° 25323, se creó el Sistema NacionalArchivos, con la finalidad de integrar estructural, normativa y funcionalmente los archivos de

s entidades públicas existentes en el ámbito nacional, mediante la aplicación de principios,ormas, técnicas y métodos de archivos, garantizando con ello la Defensa, Conservación,rganización y Servicio del Patrimonio Documental de la Nación.

Que, el Archivo Regional de San Martin, es un organismopúblico desconcentrado, dependiendo económicamente y administrativamente del GobiernoRegional de San Martin, técnica y nonnativamente del.Archivo General de la Nación, como órganorector y central del Sistema Nacional de Archivos. Conduce las actividades archivísticas del sistemay vela por la defensa y conservación del Patrimonio Documental, Local, Regional y Nacional en suJurisdicción.

Que, la Política Institucional es, fortalecer y mejorar elproceso de modernización y descentralización a nivel regional y local; promover y fortalecer el

. trabajo intersectorial e intergubernamental en el desarrollo de la Región San Martin; promoverpolíticas para una mayor asignación de recursos para los sectores estratégicos e implementar unsistema de monitoreo de la eficiencia- de gastos.

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Que, mediante la Directiva N° 003-2008-AGN/DNAAI, de. denominada "Normas para la Formulación y Aprobación del Plan Anualde Trabajo de!,Órgano

< de Administración de Archivos de las Entidades de la Administración Publica", tiene comofinalidad ser un instrumento de gestión archivística que oriente el desarrollo óptimo de lasactividades archivísticas eh las entidades de la Administración Publica, unificando criterios para elproceso de formulación, ejecución y. evaluación de los planes de Trabajos de Archivos de lasEntidades de la Administración Publica.

Que, asimismo la referida directiva tiene como objetivoestablecer las pautas y procedimientos para la formulación, aprobación, ejecución y evaluación del

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GOBIERNO REGIONAL

~oPucúfn ~<~

N° 2Y2 -2015-GRSM/PGR '

Plan Anual de Trabajo de la Administración Pública y es de cumplimiento obligatorio en lasentidades de la Administración Publica comprendida en el artículo 1 del Título Preliminar de la LeyN°27444, Ley del Proceso Contencioso Administrativo, '

Que, el plan de trabajo del Archivo Regional de San Martinte periodo 2015, es de cumplimiento obligatorio para todos los trabajadoresy.los Órganos ,de

A~~inistración de Arc,h,ivo (OAA) ~ue ~onf~f.ma el, Archivo Regional de S~n N!arti~1,>"e'neselntld~ corr~sponde emitir la Resolución Ejecutiva Regional que apruebe la,ref~r.Jd~.~lreCtl~a,· .

. .' '. . Que, por lo expuesto, resulta üecesarto e indispensable contarcon instrumentos de gestión archivística que orienten y unifiquen las pautas y procedimientos, quetiendan a mejorar y. conservar el control adecuado de la información documental, en el ArchivoRegional de Gobierno Regional de San Martin.

. Que,' mediante el Informe Legal N° 166-2015-GRSM-ORAL, del 06 de febrero deI2015,'la Oficina Regional de Asesoría Legal del Gobierno Regional deSan Martin, opina' 'que aprobar el Plan .Anual de Trabajo del Archivo Regional de San Martin,Correspondiente ai año fiscar'2015, a razón de que resulta necesario e' indispensable losinstrumentos de gestión archivística.

Que, .por las razones 'expuestas; en' uso de las facultades yatribuciones conferidas, de conformidad' con la Ley N° 27867:.:Ley .Orgánica de GobiernosRegionales y sus modificatorias Leyes N° 27902 Y 28013, Y el Reglamento de Organización yFunciones aprobadas mediante Ordenanza Regional N° 36·-20 14-GRSM/CR, y con las visacionesde la Oficina Regional de Asesoría Legal y la Gerencia General Regional deGobierno Regional deSan Martín. . .

'~". \........ ,.

SE RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: .APROBAR 'el Plan Anual deTrabajo del Archivo Regional de San Martin, Correspondiente al año fiscal 201 S, la misma quemediante anexo se adjunta a la presente resolución,

ARTICULO SEGUNDO: ÉNCÁRGAR al Director delArchivo Regional de' San Martín, el seguimiento y supervisión del PIan'. A-11ualde. Trabajo delArchivo Regional de San Martín. .

ARTICULO TERCERO: DISPONER la publicación dePlan Anual de' Trabajo del Arohivo-Zü 15 del Gobierno Regional de San Martin en el PortalInstitucional

Regístrese, Comuníquese y Archivese.

DIRECCIÓN DEL ARCHIVO REGIONAL DE SAN MARTÍN. "~n ·(3.tI~blo€.i~l·'}{rchÍ\~oe.!ce un '(3u~blo sin If?istori.l"

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"Un J'ue6(o sin Arcñivos, es un J'ue6(o sin ~istoriatt.; ;.:

. El presente plan de trabajo del Archivo Regional de San Martin en este periodo2015, es de cumplimiento obligatorio para todos los trabajadores y los Órganos deAdministración de Archivos (OAA) que conforman el Archivo Regional de San Martin.

. ,

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PLAN ANUAL DE TRABAJO DELARCHIVO REGIONAL DE SAN MARTíN

l.' ALCANCE

,l.

EL Archivo Regional de San Martin, es un organismo público desconcentrado,dependiendo económica y administrativamente del Gobierno Regional de San Martin,técnica y normativamente del Archivo' General de la Nación, como órgano rector ycentral del Sistema Nacional de Archivos. Conduce las actividades archivísticas delsistema y vela por la defensa y conservación del Patrimonio Documental, Local;Regional y. Nacional en su jurisdicción.

OBJETIVOS GENERALEStI;

" t"':" •

• Mejorar la caHdad y el acceso de la población a los servicios públicos esenciales,en articulación "con los gobi.e.rnos locales. . __.",-.

• .Mostrar la información archivistica, funciones, servicios. e importancia de losfondos 'documentales que hoy' en día custodia nuestra región, manteniendo latransparencia de gestión y acceso-a la información pública.

l/l.. OBJETIVOS ESPECíFICOS

• Custodiar, salvaguardar y conservar el acervo documentarlo en el Departamentode San Martín.

• Desarrollar la cultura archivística en las diferentes .lhstituciones Públicas,Gobiernos Locales, .Salud, Poder Judicial, Agricultura del departamento, etc.

• Apoyar el funcionamiento de los Archivos de la diferentes Instituciones Públicas,Gobiernos Locales,' Salud, Poder Judicial, Agricultura del departamento etc.

.• Impulsar la capacitación y conocimiento de las actividades archivísticas en elDepartamento. .' '. .

• Asesorar· y supervisar' la orqanización y funcionamiento de los archivosadministrativos de las dependencias públicas y Gobiernos locales en San Martín.

IV. POLÍTICA INSTITUCIONAL:1

v REALIDAD ARCHIVISTlCA INSTITUCIONAL

e Fortalecer y mejorar el proceso de modernización y descentralización a nivelregional y local.

• Promover y fortalecer el trabajo intersectorial e intergubernamental en eldesarrollo de la Región San Martín.

e Promover políticas para una mayor asignación de recursos para los sectoresestratégicos.

,e lrnplernentar un sistema de monitoreo de la eficiencia del gastos.

Actualrnenté. él Archivo Regional San Martín, como unidad orgánica depende de laGerencia General Regional del Gobierno Regional de San Martín y cuenta con unlocal dotado por el Gobierno Regional San Martín; instalaciones que sirven para

"5.1 ORGANIZACIÓN:

¡S

cumplir con el desarrollo de las actividades archivlsticas, a través de sus seccionesArchivo Civil, Notarial, Histórico y judicial.

Actualmente el Archivo Regional custodia alrededor dé 1024 metros lineales dedocumentación en 63 metros cuadrados aproximados de repositorio, sus fondosdocumentales están organizados de la siguiente manera.

5.2 NORMATIVIDAD:

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION:

./ Constitución Poñtice del Perú, artículo 21.

./ Decreto Ley N° 19414, Defensa, ConservaciÚr e incremento del PatrimonioDocumental de la Nación (16-05-1972). . '

./ Decreto Supremo N° 022-75-ED, Reglamento del Decreto Ley N°19414 .. (29-10-1975). .

./ Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos. (11··06,.1'991).. -: Decreto Supremo N° 008-92-JUS, Reglamento de la Ley N° 25323. (26-06-. ' 1992). '. .' .

, .. ./ Decreto Supremo N° OOS,g3-JUS, Modifica el Decreto Supremo N° -008-.' '..-: ""J'.- 92-JUS. (17-03-1993).' . ,.:

./ Ley: 27244 Ley que moditice '!os artículos 228°, 230°· Y 231° del Código .Penal - Delitos contra el Patrimonio Cultural, (oromutqeae el 23-12-'1999 ypublicada el 26-12-1999). ó'

./ Ley N° 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación (firmada el .21 Ypubliéada el 22 de julio deI2004).' .

./ Decreto Supremo N° 011-2006-ED, Reqlemento de la Ley N° 28296, Lf?,/Genéral del Patrimonio Cultural de la Nación. (01.::06-2006). . .''. -

./ Resolucion . Directoral N° 001-82/AGN/DGAH, Rectemento deFuncionamiento de la Sala de Investigaciones

~ Resolución. Jeteturel N° 073-85-AGN-J, Normas Generales de! Sistema'Nacional de Archivos (3~!-05-1985 .

,r Resolución Jefatural N° 133-85-AGN/J, que precisa la aplicación de la .'. : Resolución Jefatural N° 073-85-AGN/J. (04.10.85) _. .

.< ./ ResoluCión Jefatural N° 173-86-AGN-J, (18-11-1986), que áprué'b~':'./ Directiva N° 004/86-AGN-DGAI "Normas para la Fotmutecion del. Programa de Control de Documentos en 103 Archivos Administrativos

del Sedar Público Naoiona!". . . ../ Directiva N° 005/86-AGN-DGAI "Normas para la Ttensterencie de

Documentos en los. Archivos Administrativos del Sector PúblicoNecionel".

./ Directiva N° 006/86-AGN-DGAI "Normas para la Eliminación dé .Documentos en los Archivos Administrativos del Sector: PúblicoNacional". ,

./ Directiva N° 007/86-AGN-DGAI "Normas para la Conservación .deDocumentos en los Archivos Administrativos del Sector. Público.Necion a!". (18-1.1-1'986). '. r.. . .

./ Resolución Jefatural N° 112-93-AGN/J, Notmes p'ara' la' Supervisión yasesoramiento de los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos

./ Directiva' N°. 003-2008-AGN/DNDAAI "Normas para la Formulación .Y.' Aprobación del Plan de' Trabajo del Órgano de AdmFnistración de Archivos

de ras Entidades de la Administración Pública. . ..,-¡" Diréctive N° 004-2008-AGN/DNDAAI "Normas para la Elaboración de los

Informes Técnicos de los Planes Anuales de Trabajo de los Órganos deAdministración de Archivos de las Regiones.

, .

If

li__.~.-

. .. .(' Directive N°·, 005/86-AGN/DGAI ."Normas para la Transferencia deDocumentos en los Archivos Administrativos del Sector Público Nacional .

.(' Directiva N° 006/86-AGN/DGAI "Normas para la Eliminación deDocumentos en los Archivos Administrativos del Sector Público Nacional .

.(' R. J.. N° 442-:-?o.14-A GN/J, Reglamento de Aplicación de Sanciones. Administrativas por Infracciones en Contra del Patrimonio DocumentalArchivístico y Culture! de la Nación .

.(' Directiva N° 005-2008-AGN/DNDAAI "Normas para la Foliación deDocumentos Archivísticos de los Archivos Integrantes del Sistema Nacionalde Archivos. . .

. !'.!..:. lo ,'~

" GOBIERNO. REGIONAL DE SAN MARTíN:......

./ Reglamento de Organización y Funcionamiento - ROF, aprobado porOrdenanza Regional N° 003-2013-GRSM/CR.

./. Manual. de. Orqanización y Funciones • MOF, Aprobado medianteResolución· Ejecutiva Regional W 330-2006-GRSM/PGR del 07.06.2006

. .(' Texto Único de Procedimientos Administrativos - TUPA, OrdenanzaRegional N° 003-2012-GRSM/CR. Aprobado con Ordenanza Regional N°003-2012-GRSM/CR.

;/ Plan ~Operativo, Institucional - POI 2014, aprobado con Resolución.. Ejecutiva Re'gional N° 551-2013-GRSM/PGR.. Del 01 de agosto 2013 .

.(' Plan Estratéqlco Institucional-PEI GRSM 2011-2014, aprobado conOrdenanza Regional N° 001-2012-GRSM/CR.

. ¡

5.3 PERSONAL QUE LABORA:

DIRECCION DEL ARCHIVO REGIONAL: .

);;> Armando Sifuentes Paima);;> Zonia Cabrera Ruíz);;> Robby Marck León Gonzáles .>- Jimmy Denis Vásquez Laines);;> Actualizador del SISARCH

Director (e) Nornbrado :Secretaria Contratado (LOC)Elab. Sist Web SISARCH Contrat. (CAS)Soporte Técnico Contratado (LOC)

. Contratado (LOC)

DIRECCIION DEL ·ARCHIVO INTERMEDIO:

);;>.:

">»»-'¡;,.

);;>

»-);;>

Robby Marck León Gonzáles Encargado Contratado (CAS)Doris Borbor Anqulo Digitador de escrit. Púb. Contrat. (Lo.c)María Eleana Caballero Fernández Digitador de Prot. Transf. Veh. Cont. (C,t..S)Jhon Jherson Ramírez Villacorta Digitador de Parto Nac. Contratado (LOC)Paola Mishel Rojas Tello Digitador de Minutas Contratado (LOC)Diqitador de Partidas de Matrimonio ContratadoDigitador de Partidas de Defunción ContratadoDigitador de Archivos de Gestión y Proyectos Contratado .. I!,

D/REceION DEL ARCHIVO HISTÓRICO:

',i' :

. :,:. Armando Sifuen·tes Palma Encargado Nombrado>- Digitador de archivos históricos Contratado>- Digitador·de documentos judiciales 'Contratada);;> Antonio Vela Reátequi Encargado de encuadernar archivos Nombrado);;>, Eloy Vela Tello Encargado de restaurar doc. Contratado (LOC)

. I

5.3 INFRAESTRUCTURA .....

../ Contamos .con un ambiente reducido, hacinado e inadecuado. de 7metros de ancho por 9 metros de largo; dentro dé ella tenemos documentosnotariales (escrituras públicas, minutas, protestos y trasferenciasvehiculares); 'civiles (nacimiento, matrimonio i defunción) judiciales(denuncias y. actas) e históricos; trabajadores, equipos de cómputo y- otrosmateriales (armarios, escritorios, andamios, etc.) • '.

5.5 FOND<?S DOCLJM,ENTALES

,..)

: ../ :Archivos de' Registros Civiles: .

• Actas de Nacimiento•. Actas de Matrimonio• Actas de, Defunción

desde el 1906desde el 1905desde el 1912

hasta 1996hasta' 1997.hasta 1997.'

../ Archivos Notariales {Desde el 1887 hasta el 2007)

.• Q Ignacio Rojas 18 Tomos ' 1887-1912t.

.t. Abel Atalaya " " 16 Tornos- r913-193b' -:• Julio AbeLPerez l.inarez 15 -Tomos ' '. :1'937-1'950• Ernneqardo Flores Hidalgo 05 Tomos .'1951-'1954• Miguel Fernández Aliaga 02 Tomos 195,5-1956• Mario Roldán Cáceres 02 Tornos 1956-1957• Hugo Vásquez Rarnirez 30 Tomos 1998-2002• Froilán F. Ortiz Muñoz 167 Tornos .' 1963-2004".' WenceslaoVásquez 385' Tomos 1957-2007

Nelson ..Rodríguez Sifuentes 389 Tomos. 1959-2011 '•

i/ Archivos Históricos (Desde el 1850 hastael f szü)

.' Libros• ; Diccionarios• " Notas oficiales• 'Notas prefecturales" Oficios manuscritos .

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../ Archivos Judiciales '(Desde el 1870' hasta el 1956)

• Expedientes de denuncias.' Demandas judiciales• 'Demandas' civiles• Libro de actas .

.;¡' Archivos,de Gestión (Desde el 2006 hasta el 2014},;,'. Resoluciones• ..Supervisiones.. Autorizaciones• Actas• , Cartas• Constancias• Solicitudes• Informes

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'.' Recjuerifríie6tos• Notas informativas• Oficios• Memorando' .

'. Proyectos .

5.6 PROCESOS TECNICOS ARCHIVISTICOS:

.:. ORGANIZACiÓN DE DOCUMENTOS:Es un proceso donde clasificamos, ordenamos y signamos toda ladocumentación que va llegando, sabiendo que este proceso ya realizamos qetoda la docurnentacíón existente en. nuestro archivo 'y ia documentación que vallegando tiene que entrar con este proceso .

•:. SELECCiÓN DOCUMENTAL:. ; Este proceso" permite identificar, analizar y evaluar todas las series

documentales existentes en el Archivo para predeterminar sus periodos de'. retención, .en base de los cuales se formulará el Programa de Control de

Docurrrentos. Tiene. por objetivo la conservación .de documentos de valorpermanente, eliminación periódica de documentos innecesarios, programar, latransferencia de documentos de acuerdo a su ciclo vital.

.:. DESCRIPCiÓN DE DOCUMENTOS:Venimos trabajando para poder exhibir nuestros catálogos y guías, estamosseguros que' a partir del mes de febrero estaremos remitiendo inventarios biendetallados, y estaremos trabajando para tener nuestros propios catálogos yguías .

•:. SERVICIOS ARCHIVíSTICOS:Brindamos información oportuna de acuerdo a los servicros que brindamos,como: validación documentaría para inscripción en Registros Públicos, copiassimples y autenticadas de documentos civiles, notariales, judiciales e históricos,regularización de escrituras públicas imperfectas, capacitaciones y todo ellotratamos de hacerlo en forma oportuna, de acuerdo a lo planificado y en cuanto .a la atención a usuarios tratamos de atenderlos en menos de 10 minutos.

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