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Assemblée Nationale du Burundi Assemblée Nationale du Burundi

Gestion documentaire etGestion documentaire etgestion électronique de gestion électronique de

documentsdocuments

Par Jibril Touzi – Email: Par Jibril Touzi – Email: Jtouzi@gmail.comJtouzi@gmail.com

Great Lakes Consulting – Tél.: +257 Great Lakes Consulting – Tél.: +257 2227674622276746

Bujumbura, le 19 novembre 2012Bujumbura, le 19 novembre 2012

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La gestion documentaire dans une administration◦Les différents types d'information◦Asseoir un archivage efficace◦Etablir un plan de classification

méthodique◦Mettre en place un système d'archivage

efficient.La gestion électronique de documents

◦Qu’est-ce que la GED ?◦L’existant : le Papier◦Intégration de la GED dans l’organisation◦Mise en œuvre de la GED et ses enjeux◦Les quatre étapes de la GED

Objectifs de la Objectifs de la présentationprésentation

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Partie 1 - PlanPartie 1 - PlanQuelques définitions et concepts-clésQu’est-ce qu’un document/information ? Classification de document/informationRôle de l’informationQualités d’un bon document/informationOrigines de l’informationLe cycle de vie des documents L’organisation de son bureau de travail;Exemple de classementLe Classement efficace pour optimiser

l’archivage;Objectifs d’un bon classement et archivageLe classement papier et ses limites

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Quelques définitionsQuelques définitions ARCHIVE : Ensemble des documents produits ou reçus par

tout organisme (publique ou privé) ou personne (physique ou morale) dans l’exercice de son activité.( Loi n°79-18 du 3 janvier 1979 en France)

ARCHIVAGE : Ensemble des actions et tâches concourant à la pérennité technique et intellectuelle des documents authentiques. Ensemble des pratiques, moyens et outils, permettant aux éléments éligibles d’être identifiés et survivre aux générations humaines et technologiques qui les manipulent, en restant capables de produire tout leurs effets, pour les durées requises. (Norme ISO 15489) 

METADONNEE : Les métadonnées désignent les informations associées à l’objet au moment du versement pour en permettre la description, la recherche, la gestion technique, la pérennisation, l’application des droits d’accès et de communicabilité etc. 

INFORMATION : « Elément de connaissance susceptible d’être représenté à l’aide de conventions pour être conservé, traité ou communiqué » (journal officiel , 28 octobre 1980).

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Concepts-clésConcepts-clésDocument: Dans son acception courante un

document est généralement défini comme le support physique d'une information. Plus précisément on peut le définir comme un ensemble de données informatives présentes sur un support, sous une forme permanente et lisible par l’homme ou par une machine (permanent par opposition à volatil. (wikipedia)

La documentation évoque l’idée d’enseignement donc de l’information et de communication comprise dans tout apprentissage.

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Qu’est-ce que Qu’est-ce que l’informationl’information

L’information est un connaissance inscrite (enregistrée) sous forme écrite ( imprimée ou numérisée, orale ou audiovisuelle » Y.F. Le COADIC, (1994)

L’information est l’action d’informer et l’objet sur lequel porte cette action.

« Une information est une connaissance communiquée par un message transmis par un individu à un autre individu. L’information implique donc la communication, c'est-à-dire un échange d’informations entre deux ou plusieurs personnes. »

Actuellement, nous vivons un monde dominée et dirigée par l’information dite société de l’information, cependant, l’information est devenue une matière première au même titre que le capital, les ressources humaines les matières premières pour les entreprise. Celui qui dispose une information à jour, aura une meilleur prise e décisions face à ses concurrents.

Aucune entreprise, école , institution ne peut vivre ou survivre , se développer sans disposer de l’information et des moyens de la recevoir, de le traiter et de la transmettre.

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Classification de Classification de l’informationl’information

L'information est désormais perçue comme une ressource indispensable dans tous les secteurs de l'activité humaine, politiques, économiques, administratifs et culturels.

Sa gestion (création, collecte, stockage, traitement et diffusion) connaît depuis quelques années une véritable révolution, sous la pression des nouvelles technologies.

De plus en plus de documents scientifiques et techniques sont numérisés et deviennent, par conséquent, exploitables par ordinateur.

Les méthodes de traitement et de représentation des textes s'en trouvent bouleversées: la langue, véhicule prioritaire de la communication, est au centre des préoccupations des spécialistes des sciences de l'information. Entre les industries de l'information et les industries de la langue, se tissent de nombreux liens .

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Le rôle de l'informationLe rôle de l'informationL'information est :à la base de la décision : elle est

nécessaire pour prendre les meilleures décisions.

Facteur d'efficacité : une bonne circulation de l'information dans l'entreprise est indispensable.

Facteur de motivation : pour les salariés, être bien informés des choix de la direction peut leur permettre de se sentir mieux intégrés dans la vie de l'entreprise, de mieux comprendre le sens de leurs efforts nécessaires à la bonne marche de l'entreprise

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Les qualités d'une bonne Les qualités d'une bonne informationinformation

Pour qu'une information puisse être exploitée dans une entreprise ou dans la prise de décision ; elle doit respecter un certain nombre de qualités à savoir :◦ La pertinence : c'est-à-dire qu'elle doit répondre à l'attente de

celui qui la recherche. L'information non pertinente accroît inutilement le volume d'informations à traiter et au final fait perdre du temps ;

◦ La fiabilité : l'information doit donner une représentation exacte de l'objet ou de la situation ou du moins une représentation acceptable. Fiable sous-entend qu'elle doit être : - vraie : conforme à la réalité ou très proche de celle-ci - précise : une description relativement précise de la réalité - à jour : une information périmée est inutile et encombrante

◦ La disponibilité : si elle est trop longue à obtenir, elle fait perdre du temps dans la prise de décision.

◦ Le coût raisonnable : la recherche d'information peut coûter plus cher qu'elle ne rapporte.

L’information utile est celle dont ont besoin les différents niveaux de  décision de l’entreprise ou de la collectivité, pour élaborer et mettre  en œuvre de façon cohérente la stratégie et les tactiques  nécessaires à l’atteinte des objectifs définis par l’entreprise dans le  but d’améliorer sa position dans son environnement concurrentiel.

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Origines de l’informationOrigines de l’informationLe cheminement de l'information dans une entreprise peut

être représenté de la façon suivante :

L'information interne : il s'agit des rapports (études de marché, visites, foire exposition, etc..) des fichiers (clients, fournisseurs, partenaires, etc..), de notes (de service, de presse, etc..), de documents (comptables, commerciaux, bancaires,...).L'ensemble de ces documents produisent un énorme stock d'informations qui permet de créer une base de données (financières, commerciales, techniques,...).

L'information externe : elle peut provenir :◦ soit de l'environnement proche (clients, fournisseurs,

banques, administration, organismes professionnels, etc.)◦ - soit de l'environnement plus lointain : toute la

documentation que l'entreprise peut recueillir à travers les journaux, les revues, les ouvrages économiques ou juridiques, mais aussi internet.

La diffusion de l'information pose des problèmes techniques (ordinateur, photocopieur, réseaux, etc.) mais aussi financiers (coûts des supports). La diffusion soulève aussi le problème de la sécurité de l'information (protéger l'information contre les fuites, les malveillances, le piratage, les vols de données, les virus,...)

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Cycle de vie des documentsCycle de vie des documents

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L’organisation de son bureau de L’organisation de son bureau de travailtravail

◦Eloignez tout ce qui pourrait nuire à votre concentration au travail,

◦Tout dispositif encombrant puisque non ou rarement utilisable peut être évité,

◦Une circulation aisée avec la possibilité de communication

◦Largeur de passage suffisantes pour accéder à son poste de tr, aux éléments de rangement,

◦Couleurs agréable (mur, sol et mobilier)◦Couleur claire pour mur et plafond et

couleur mâte et satin

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Exemple d’organisationExemple d’organisation

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Classement efficace pour optimiser Classement efficace pour optimiser l'archivagel'archivage

Ne confondez pas classification et classement Le classement est une technique qui consiste à ranger dans un ordre

méthodique les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement l’information recherchée.

 La classification désigne le système intellectuel qui sous-tend le classement physique des documents

Les principaux utilisateurs des classifications sont les spécialistes des sciences de la nature, les documentalistes, les archivistes, les bibliothécaires et les philosophes.

Plan de classement : cadre méthodique établi pour le classement quotidien des dossiers au sein du service. Il doit être logique, simple, précis et évolutif et permettre de retrouver rapidement le document recherché.

Principes de classement - Un bon classement doit être :  Simple, global, évolutif (prend en compte tous les sujets traités), Applicable à tous les documents, Valable pour tout le personnel, Supervisé par 1 seule personne (check-in/check-out). Il y a plusieurs façons de prévoir et d’organiser un bon classement parce

que les documents à classer sont, en général, variés et les personnes qui recherchent une information ne portent pas toujours de même données.

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Exemple de classementExemple de classement

Un magasin ‘arts ménagers’ veut classer la documentation qu’il reçoit régulièrement de fournisseurs éventuels. Il divisera la documentation reçue en grands groupes ou sujets à savoir :

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Objectifs d’un bon classement et Objectifs d’un bon classement et archivagearchivage

Retrouver rapidement et dans leur totalité les documents dont on a besoin.

En cas de litige, produire des preuves juridiques pouvant appuyer les prétentions des parties en cause.

Laisser aux générations futures un moyen et un outil permettant de saisir concrètement les principes de fonctionnement de l’administration (processus de décisions, élaboration des documents).

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Archivage papier : Archivage papier : Atouts & inconvénientsAtouts & inconvénients

Le « papier » ou tout autre support analogique tel que calque, carton, polyester, pelure, tirage ou pellicule photographique, etc... est le support traditionnel de l'archivage dans nos sociétés basées sur l'écrit.Support relativement fragile et périssable demandant des constantes d’hygrométrie et de température, il reste la référence par sa simplicité pour bon nombre d’entreprises, malgré les locaux et agencements qu’il nécessite..

Ses atouts : Ayant Valeur probante s’il s’agit de l’original, Consultable sans aucun

matériel intermédiaire (pas de micro-ordinateur ni de visionneuse) et Reproductible

Ses désavantages : L’archivage papier n’existe qu’en un seul exemplaire Il est sensible aux conditions de conservation, il peut se dégrader dans

le temps Il est volumineux et encombrant , les procédures de consultations

peuvent s’avérer fastidieuses, Il nécessite de grands espaces de stockage, avec des rayonnages, des

armoires, des systèmes de sécurité anti incendie, etc. Lors de la consultation un risque de déclassement voire de perte peut se produire

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Partie 2 : La Gestion Electronique de Partie 2 : La Gestion Electronique de Documents (GED)Documents (GED)

Partie 2 : La Gestion Electronique de Partie 2 : La Gestion Electronique de Documents (GED)Documents (GED)

1.Qu’est-ce que la GED ?

2.L’existant : le Papier

3.Intégration de la GED dans l’entreprise

4.Mise en œuvre de la GED et ses enjeux

5.Les quatre étapes de la GED

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Qu’est-ce que la Qu’est-ce que la GGestion estion ÉÉlectronique des lectronique des DDocuments ? ocuments ?

La Gestion Électronique d'Informations et de Documents Existants est un ensemble d'outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer et stocker des documents.

La Gestion des Documents, nouvelle pierre angulaire La Gestion des Documents, nouvelle pierre angulaire des stratégies des PME et administrationsdes stratégies des PME et administrations

Au sein d’une organisation le choix de gérer ses documents ou pas relève dorénavant de la stratégie d’entreprise.

Elle s’adapte bien aux administrations car l’organisation du travail et les circuits de validation de l’information sont moins lourds dans les petites structures.

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En PratiqueEn Pratique

Les utilisateurs voudraient retrouver leurs informations par des mots-clés ou par des concepts.

Seulement, dans la pratique, les Entreprises ne peuvent pas consacrer de tels budgets pour la saisie des données.

Structurer l’information en base de données « Ad-Hoc » est extrêmement coûteux.

Impossible de retrouver ce document !

Tous les jours, dans tous les bureaux du monde, c ’est pareil !!!

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LES FAITSLES FAITS90% de l’information

est sous forme papier

Le papier est inflexible !!!

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Les Faits (suite)Les Faits (suite)Trop d’information “tue” l’informationComment classer ?Où chercher ?? ? ?

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Classiquement : le PapierClassiquement : le PapierNécessite une excellente organisation

Coût de gestion élevé Maintenance importante Consomme beaucoup de temps humain...

Que faire face à l’augmentation exponentielle de la masse d’information à gérer ?

Inadéquation de cette solution

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Classiquement : le Papier Classiquement : le Papier (suite)(suite)

Les limites du classement papier :

◦ deux personnes différentes classent différemment ;

◦ Une même personne “risque” de classer différemment aujourd’hui et dans 6 mois ;

◦ Un document “non-classé” est inaccessible.

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Qu’est-ce que la gestion Qu’est-ce que la gestion électronique électronique

des documents ?des documents ?La gestion électronique des documents ou GED La gestion électronique des documents ou GED

est l’ensemble des outils, des matériels et est l’ensemble des outils, des matériels et des technologies logicielles qui permettent :des technologies logicielles qui permettent :

d’acquérir*, d’acquérir*, d’organiser, d’organiser, de gérer,de gérer,

de stocker,de stocker,et de distribueret de distribuer

des documents sous forme électroniquedes documents sous forme électronique.

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Quelles sont les sources de Quelles sont les sources de documents ?documents ?

Les documents peuvent être :

des documents électroniques par nature.

des documents papier transformés par numérisation en documents électroniques.

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1a - Intégrer des documents électroniques dans le 1a - Intégrer des documents électroniques dans le système GEDsystème GED

Fichiers

Intégrer des documents dans le système GED

1a

1a

On peut intégrer dans le système de GED des

documents électroniques par nature issus des

applications informatiques de

l’entreprise :

sous forme d’états

sous format texte

sous toutes les autres formes de fichier

électronique

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1b - Entrer des documents non électroniques dans le 1b - Entrer des documents non électroniques dans le système GEDsystème GED

Entrer des documents dans le

système GED

Acquérir par numérisation

1b

Il s’agit de tous les documents que

l’entreprise utilise et qui ne sont pas des

documents électroniques.

Ils sont numérisés et dématérialisés.

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Exemple d’intégration de la GEDExemple d’intégration de la GED

L’art de retrouver les documents avec 98% de gain de place, 98% de temps gagné.

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Un système de GED Un SAE

Permet la modification des documents et la production de plusieurs versions

Empêche la modification de documents

Permet la destruction des documents par leurs auteurs

Empêche la destruction de documents en dehors d’un contrôle strict soumis à validation

Peut comporter la gestion de délais de conservation

Comprend obligatoirement un contrôle rigoureux des délais de conservation

Peut comprendre une structure organisée de stockage sous le contrôle des utilisateurs

Comprend obligatoirement un plan de classement géré par l’administrateur du système

Est à priori dédié à la gestion quotidienne des documents pour la conduite des affaires.

Peut faciliter les tâches quotidiennes mais est surtout destiné à la constitution d’un fond sécurisé des documents.

L’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE EST DISTINCT L’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE EST DISTINCT DE LA GEDDE LA GED

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La GED à l’Assemblée Nationale - pourquoi ?La GED à l’Assemblée Nationale - pourquoi ?

Pour partager les documents en réseau ;Pour maîtriser les flux des innombrables documents papiers et électroniques reçus quotidiennement dans les organisations ;Pour retrouver instantanément un contrat papier, un courrier, un bon de livraison ;Pour avoir une traçabilité maximale des courriers entrants et sortants ;Pour augmenter les gains de productivité en réduisant le temps consacré au traitement des processus ;Pour ne plus avoir de soucis d’archives ;Pour ne plus dépendre d’autres collaborateurs pour accéder aux documents disponibles ;Pour supprimer la manutention et le stockage de tous les papiers ;Pour répondre aux contraintes légales en matière d’archivage.

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BÉNÉFICE DE LA GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS (GED)

Exemple de calculs de coûts

Comparatif sur les coûts Organisation papier GED

Comparatif sur le coût des recherches    Chaque employé recherche chaque jour 20  docs 20  docsDurée moyenne des recherches 3 mn 0,5 mn

     Temps de recherche/jour/employé 60 mn 10 mnTemps de recherche/jour 5 heures 50 mn

     Coût quotidien (salaire horaire de 15 €) 75 € 12,50 €Coût mensuel pour 5 salariés 1 500 € 250 €

Gain financier avec la GED   1 250 €Comparatif sur le coût de stockage    Chaque employé sauvegarde chaque jour 20 docs 20 docsDurée moyenne de sauvegarde par document 0,5 mn 0,5 mnTemps de sauvegarde/jour/employé 10 mn 10 mn

     Chaque employé classe chaque jour 20 docs 20 docsDurée moyenne de classement par document 3 mn 0,5 mnTemps de classement/jour/employé 60 mn 10 mn

     Temps de sauvegarde+classement/jour/employé 70 mn 20 mnTemps total pour 5 employés 5 heures 50 mn 1 heure 40 mn

     Coût quotidien (salaire horaire de 15 €) 87 € 25 €Coût mensuel pour 5 salariés 1 740 € 500 €

Gain financier avec la GED   1 240 €

Hypothèse : 5 salariés partagent des documents dans l'entreprise 20 jours par mois5 salariés partagent des documents dans l'entreprise 20 jours par mois

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Exemple de calculs de coûts

BÉNÉFICE DE LA GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS (GED) (*)

Comparatif sur les coûts Organisation papier

GED

Comparatif sur le coût des équipements    Seront gérés par mois 20 000 docs 20 000 docsCoût du support de stockage/document 0,03 € 0,0076 €Coût mensuel (support de stockage) 600 € 152 €Coût d'un m2 de bureau/mois 30 € 30 €Capacité de stockage/m2 20 000 docs 400 000 docssurface de bureau nécessaire/an 12 m2 0,6 m2

Coût immobilier/mois 360 € 18 €

Coût mensuel (support stockage + immobilier)960 € 170 €

Gain financier avec la GED   790 €Total    

Coût mensuel (recherche, stockage, équipements)4 200 € 920 €

     Gain financier avec la GED/mois   3 280 €Gain financier avec la GED/an   39 360 €     

(*) Hypothèse : 5 salariés partagent des documents dans l'entreprise 20 jours par mois

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Quelle GED ?

La GED administrative La GED administrative : elle permet de procéder au classement de documents administratifs les plus divers (factures, fiches techniques, bons de commande, formulaires, devis…) sous forme de fichiers numérisés qui pourront être éventuellement diffusés via le réseau interne de l’entreprise.

La GED bureautique La GED bureautique : elle regroupe le plus souvent l’offre de progiciels de travail collaboratif permettant d’échanger des documents et de les lire dans leur format d’origine (Word, Excel…).Ces documents sont centralisés et consultables par tout le personnel de l’entreprise via intranet ou internet.

La GED documentaire La GED documentaire consiste à indexer un grand nombre de fichiers de tous types (texte, image, sons, interactif…) selon des critères propres au fonctionnement de l’entreprise. Ce mode de gestion propose généralement de puissants moteurs de recherche aux fonctions plus ou moins élaborées (plein texte, multicritères, index, thèmes…).

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Mettre en œuvre un système de GEDMettre en œuvre un système de GED

La GED est une méthode de travail à laquelle il faut se plier pour réussir à mener un projet dans son intégralité.

Il semble donc difficile d’envisager ce type de travail sans que les collaborateurs acceptent de s’impliquer pleinement dans le projet et ce type de gestion particulière.

Bien des leviers sont à lever :

Le partage de connaissances (knowledge management) ;L’apprentissage ;La gestion des conflits…

La formation est un élément déterminant de la réussite de l’ensemble du projet.

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Mettre en œuvre un système de GEDMettre en œuvre un système de GED

Pour mettre en place une GED il faut bien connaître sa propre organisation.

Cette mise en place est liée à une bonne connaissance du cycle de vie des documents pour avoir un fonctionnement optimal de l’application.

Dans le cycle de vie on inclut des notions telles que :

Fréquence d’accès au document ;Nombre d’utilisateurs y accédant simultanément ;Durée de vie en modification ;Durée de vie en consultation ;Durée de vie légale, délai de forclusion ;Nombre de documents par jour (ou autre fréquence) ;Transformation des documents…

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Documents de texte (Word, PDF …)

Images (GIF, JPG, TIFF, PNG…)

Enregistrements sonores (Wave, RealAudio, MP3, WMA…)

Vidéos (AVI, Quicktime, RealVideo, Flash, WMV…)

Pages Web (HTML, CGI, ASP, PHP…)

Les Formats de FichiersLes Formats de Fichiers

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Les étapesLes étapes

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L’archivage de vos documents L’archivage de vos documents électroniquesélectroniques

Les systèmes de classement :

◦ Par champ : Date (année, mois,…) ; Type de documents (Courrier entrant, courrier sortant,

rapports,…) ; Ordre chronologique (numéro chrono).

◦ Arborescence Windows (dossiers, sous-dossiers,…)

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Recherches par :

Champs ;Thématique ;Full-Text.

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Les Logiciels faisant partie d’une Les Logiciels faisant partie d’une GEDGED

Logiciel de reconnaissance de caractères : ROC reconnaissance optique de caractères

Le logiciel de reconnaissance de caractères permet la traduction de groupes de points d'une image numérisée en caractères (avec l'enrichissement typographique associé) exploitables par des programmes informatiques.

Les principaux moteurs ROC sur le marché :

◦OmniPage Pro◦FineReader◦ReadIRIS

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La GED : les utilisations La GED : les utilisations possible à l’Assemblée possible à l’Assemblée

NationaleNationale Gestion des courriers entrants/sortantsGestion des courriers entrants/sortants Gestion des rapports et publications;Gestion des rapports et publications; Gestion des documents à destination des députésGestion des documents à destination des députés Gestion des contrats;Gestion des contrats; Gestion et Archivage des factures ;Gestion et Archivage des factures ; Travail collaboratif sur les documents;Travail collaboratif sur les documents; Gestion et Archivage des CV reçus ;Gestion et Archivage des CV reçus ; Archivage et diffusion des revues de presse ;Archivage et diffusion des revues de presse ; Etc.Etc.

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