Les technologies au service du renouveau

de la fonction RH

Software

CommuniCation

Formation

manaGEmEnt

SirH

pénibiLité

pLaniFiCation

GEStion dES tEmpS

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Introduction Introduction Impacts de la transformation digitale sur la fonction RH

La transformation digitale : un double défi pour les DRH La transformation digitale a profondément modifié les comportements des salariés dans leur vie privée : partage du savoir, simplification de la communication et des déplace-ments, prise de parole publique banalisée via les réseaux sociaux...

Aujourd’hui, les DRH doivent faire face à un double défi :

digitaliser leurs outils afin d’automatiser et de dématérialiser les processus RH : SIRH, réseau social d’entreprise, e-learning, MOOC, serious game…

accompagner les collaborateurs dans ces changements culturels, managériaux et organisationnels induits par la digitalisation des entreprises.

En effet, les outils numériques déstabilisent la structure pyramidale de l’entreprise en favorisant la communication, l’interactivité, la coopération, l’autonomie et la flexibilité. Dans ce contexte, les entreprises mesurent tout l’intérêt de l’intelligence collective.

Par ailleurs, la marque employeur et l’expérience collaborateur sont devenues des enjeux straté-giques pour les directions des ressources humaines.

Impact de la transformation digitale sur la communication en entrepriseLe numérique a permis le développement de nouvelles formes d’exercice du travail avec la généralisation du nomadisme, du BYOD (Bring Your Own Device) et du télétravail.

Il a aussi induit une nouvelle conception du temps : l’instantanéité. La recherche permanente de réactivité induit un mal-être chez certains salariés qui se sentent submergés par l’abondance des informations et des notifications.

L’enjeu des professionnels RH est aujourd’hui de simplifier l’accès à l’information pertinente.

Dans ce contexte, les badgeuses se sont réinventées pour s’adapter à ces nouveaux besoins. Les terminaux de nouvelle génération sont tactiles et interactifs pour faciliter la communica-tion entre le service RH et les collaborateurs : consultation des soldes et demandes de congés, sondages (sur le climat social par exemple), boîte à idées, envoi de messages personnalisés, mise à disposition de documents…

Ces nouvelles fonctionnalités permettent de repenser totale-ment la communication entre les services RH et les salariés.

Le rôle des professionnels RH à l’heure du digitalL’ère numérique redéfinit le rôle des professionnels RH en rendant celui-ci tant stratégique que pragmatique.

Dans le contexte de la métamorphose numérique, posséder une vision stratégique est une compétence attendue du DRH pour 53 % des répondants du Baromètre RH par Bodet Software et le CXP.

Comment la fonction RH peut-elle se réinventer pour proposer une vision moderne et attractive de l’entreprise et du travail ?

Comment les technologies peuvent-elles contribuer au bien-être des salariés et à améliorer leurs conditions de travail ?

Enjeux des DRH en 2016

L’entreprise évolue au gré des mutations technologiques, socioculturelles et écono-miques mais aussi des perceptions et nouvelles attentes de ses salariés.

La métamorphose numérique nous incite à revoir les notions d’emploi, de temps et d’activité, et rend possible des formes plurielles d’exercice du travail (nomadisme, télétravail, coworking, intrapreneuriat, travail en réseau à l’intérieur comme à l’extérieur de l’entreprise, recours aux « slasheurs » ou prestataires extérieurs, etc.).

Cependant, des outils adaptés aux nouveaux besoins, usages et attentes des utilisateurs per-mettent d’engendrer une nouvelle relation au travail et d’ajuster les méthodes managériales : portail RH, self-services, terminaux communicants, applications mobiles, sondages et baromètres sociaux, logiciels SIRH, etc.

Qu’ils prennent la forme de logiciels ou de matériels, les outils de la mobilité et de la commu-nication permettent de décentraliser et de simplifier la gestion de la relation de travail, tout en veillant à la qualité de vie au travail. En 2016, un des défis de la fonction RH sera de mettre en œuvre une gestion RH tant stratégique que pragmatique.

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Améliorer les conditions de travail

et veiller à la QVT

Former et sensibiliser les managers

à l’évolution de leur rôle

Adopter les technologies qui correspondent aux besoins et

attentes des utilisateurs

Digitaliser les processus RH

Rôle des services RH

Formation et entretiens professionnels au cœur de la stratégie RH La gestion des ressources humaines est soumise à de nombreuses réglementations. L’actualité légale dans ce domaine a été particulièrement riche ces dernières années avec de nouvelles obligations concernant les entretiens professionnels, la formation ou encore la pénibilité.

Les professionnels de la fonction RH attendent du SIRH qu’il procure simplicité et gain de temps pour le traitement de ces obligations légales qui sont souvent complexes à mettre en œuvre.

La loi du 5 mars 2014 a réformé les obligations en matière de formation et d’entretiens professionnels, qui sont désormais obligatoires tous les 2 ans. L’employeur doit également faire un état des lieux tous les 6 ans du parcours profession-nel du salarié afin de vérifier que ce dernier a suivi au moins une action de formation, acquis une certification professionnelle et / ou bénéficié d’une progression salariale. Le compte personnel de formation d’un salarié à temps plein doit être crédité de 100 heures s’il n’a pas bénéficié d’au moins deux de ces actions.

Avec cette nouvelle loi, la responsabilité sociale de l’employeur est sollicitée pour que les entretiens soient des moments privilégiés de dialogue avec le salarié au cours desquels ce dernier peut échan-ger avec son employeur sur son projet professionnel, ses leviers de satisfaction au travail et ses souhaits d’évolution de carrière.

La formation devient un investissement et non une charge pour les entreprises, car les compé-tences et les qualifications des salariés sont des facteurs de compétitivité.

Le SIRH est un compagnon indispensable aux services RH pour assurer un suivi pertinent et efficace des entretiens professionnels, et en faire un véritable outil au service de la stratégie de l’entreprise : rappel des dates d’entretien, support informatique pour la préparation (par le salarié et le manager) et la réalisation de l’entretien, recueil des souhaits de formation, suivi des actions de formation et des certifications obtenues…

Législation sur la pénibilité, une préoccupation majeure des DRHDepuis 2015, les salariés bénéficient d’un compte personnel de prévention de la pénibilité, dont l’objectif est d’améliorer leur qualité de vie au travail. Dix facteurs d’exposition ont été retenus par le législateur, dont quatre sont entrés en vigueur en 2015 et six sont pris en compte depuis juillet 2016.

Cette réforme reste encore floue au sein des services RH : 40 % des répondants du Baromètre RH par Bodet Software et le CXP indiquent que la gestion de la pénibilité n’est pas claire pour eux, du fait de la multitude des critères à prendre en compte. De plus, 25 % des répondants ne savent pas comment calculer les indicateurs du compte pénibilité.

Respecter les nouvelles

obligations légales

Réaliser la paie, suivre les temps de travail

et de repos, organiser et gérer les entretiens, formations, activités

et plannings

Compte tenu de l’abolition des distances géographiques et de la suppression des contraintes temporelles, l’usage des outils numériques implique de réaménager les cadres antérieurs de régu-lation au travail. Avec des salariés toujours plus mobiles et connectés, l’enjeu est d’améliorer la communication interne pour favoriser l’accès à des messages utiles et de qualité.

De nouveaux modes de management moins hiérarchiques et plus collaboratifs émergent dans les organisations. L’autonomie et la coopération sont valorisées et le travail « s’ubérise ». La fonction RH a pour rôle de gérer les ressources « ajustables » que représentent les intéri-maires mais aussi externes, telles que les prestataires.

La numérisation a permis le développement de nouvelles formes de travail et a rendu plus abstrait l’exercice de celui-ci. Les professionnels RH ont donc un rôle majeur à jouer pour faciliter l’adap-tation des salariés et des managers aux nouvelles exigences et conditions de travail.

La mission des professionnels RH est de travailler avec les managers sur l’évolution de leur rôle pour repenser avec eux l’organisation et améliorer la Qualité de Vie au Travail. Sensibiliser les salariés et former les managers à la détection des nouveaux risques (addiction au travail, burnout, bore-out, etc.) contribuera à une prévention efficace. La détection de ces risques est notamment possible par la voie de l’informatisation.

Des solutions de sondage en ligne et de partage d’idées permettent d’échanger avec les salariés pour explorer le climat social, resserrer le lien social et développer le bien-être ainsi que l’engage-ment des salariés. Ceci implique d’utiliser le numérique comme une opportunité, et non comme une finalité ou une contrainte.

De façon pragmatique, la fonction RH peut faciliter l’adoption d’outils numériques adaptés aux nouveaux besoins individuels et collectifs, pour engendrer une nouvelle relation au travail et contri-buer à un ajustement des méthodes managériales. Les professionnels des ressources humaines ont la responsabilité d’accorder les promesses de la marque employeur au vécu des salariés.

SIRH, le compagnon de toutes les évolutions législativesImpacts de la transformation digitale sur la fonction RH

Accompagner la transformation

numérique

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Planification : des impératifs de gestion et d’équitéLe contrôle des temps de travail est une exigence forte du droit constitutionnel puisque l’employeur est tenu à une obligation de résultat. À ce titre « il doit prendre toutes les mesures possibles pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés ».

Les systèmes de gestion des temps permettent aujourd’hui de suivre et de contrôler par antici-pation toutes les obligations et contraintes légales :

respect des temps de repos,

respect des temps de repos moyen sur 12 semaines,

respect des temps de pause,

respect de l’amplitude de travail journalier,

respect du temps de travail maximal absolu et moyen sur une période,

respect des délais de prévenance en cas de changement d’horaire,

etc.

➜ La gestion des temps peut être utilisée pour analyser et planifier les activités, ainsi que pour identifier les axes d’amélioration organisationnelle dans le contexte légal, conventionnel et socioculturel de l’entreprise.

La planification et la tenue des plannings réels de travail effectif permettent de gérer les flux d’activités irréguliers, de simuler des scénarii de travail, d’optimiser les moyens humains disponibles, tout en veillant au bien-être des salariés ainsi qu’à la réduction des risques juridiques.

Les logiciels de planification horaire apportent donc des réponses concrètes aux deux enjeux principaux des DRH pour 2016, qui sont le maintien d’un bon climat social et la maîtrise de la masse salariale (source : Baromètre RH par Bodet Software et le CXP). En effet, ces solutions permettent de garantir l’équité entre les salariés dans la répartition des horaires de travail et aussi de maîtriser les heures supplémentaires.

La mise en œuvre de ces solutions doit être assortie d’une communication interne spécifique. Il s’agit notamment d’informer les salariés des bénéfices d’un suivi des temps et des activités, ainsi que d’une planification à la fois optimisée et respectueuse des contraintes qui pèsent sur l’activité.

Les outils de planification permettent l’amélioration des conditions de travail en contribuant à la meilleure conciliation possible entre la vie professionnelle et personnelle. En effet, un planning centralisé et partagé entre manager et salarié améliore la visibilité de l’organisation du travail, augmente la réactivité et assure une communication optimale sur les changements d’horaires, tout en garantissant le respect des délais de prévenance. Tout ceci impacte positive-ment la culture d’entreprise et les méthodes managériales.

La planification permet également de diminuer ou de réduire les activités risquées ou sans valeur ajoutée ainsi que d’identifier, évaluer et suivre les indicateurs de pénibilité de chaque activité.

Des leviers d’action pour les services RH

Les SIRH apportent une aide précieuse aux DRH pour déterminer en toute simplicité l’exposition aux facteurs de risque de manière automatisée. Ainsi, à partir des données de badgeage des heures de travail, les logiciels de gestion des temps peuvent calculer par exemple le nombre de nuits travaillées, le nombre de nuits travaillées en équipes alternantes, ou encore le nombre d’heures travaillées sur des activités pénibles.

Une jurisprudence abondante relative aux forfaits-jours La règlementation de la durée du travail, telle que fixée par le Code du travail, ne cesse d’évo-luer sous l’influence de la jurisprudence depuis 2011. Cette dernière a complexifié et transformé radicalement le mode d’organisation du temps de travail soumis à la convention du forfait en jours. De nombreuses entreprises se sont vues infliger des contraventions pour infraction au Code du travail sur le sujet des heures travaillées.

Au nom de la protection de la santé et du droit au repos, la chambre sociale de la Cour de cas-sation considère que toute entreprise appliquant le forfait-jours, qui ne prévoit pas un contrôle strict et un suivi régulier du temps de travail de ses salariés concernés, verra ses dispositifs mis en place retoqués. Dans le cas d’une convention de forfait nulle ou réputée privée d’effet, le salarié serait autorisé à solliciter le bénéfice d’heures supplémentaires [Cass. soc. 2 juillet 2014 n° 13-11940].

Les juges exigent que les accords de branche ou d’entreprise prennent en compte la santé des collaborateurs, en contrôlant strictement la charge de travail des salariés en forfait-jours notamment lors d’un entretien annuel (art. L. 3121-46 C. trav.). La justice a en effet annulé à plusieurs reprises des accords dans certaines branches, notamment au motif que les obligations sur les temps de repos n’étaient pas respectées.

➜ Seuls 19 % des cadres ont l’obligation de badger leur temps de travail (source Baromètre RH par Bodet Software et le CXP).

Or, aujourd’hui, les logiciels de gestion des temps proposent des solutions simples et efficaces aux services RH pour s’assurer du respect des temps de repos des cadres tout en préservant leur liberté d’organisation.

En effet, d’un simple clic, il devient possible pour un cadre de signaler sa présence dans l’entreprise et de valider qu’il a bien bénéficié de son temps de repos légal. Ces éléments n’étant pas horodatés, ces systèmes ne remettent pas en cause son autonomie et délivrent au service RH les éléments factuels et sécuritaires nécessaires au bon respect du forfait-jours.

« Je conseille aux employeurs d’établir des relevés d’heures contradictoires pour disposer de preuves matériellement vérifiables du suivi effectif de la durée du travail de leurs salariés. Le contrôle contradictoire de la durée du travail des salariés étant dans l’intérêt des deux parties. »

Eric ROCHEBLAVE, avocat au Barreau

de Montpellier, spécialiste en Droit du Travail et Droit

de la Sécurité Sociale.

Gestion desplannings

Exploitation desdonnées et résultats

Gestion destemps de présence

SIRH, le compagnon de toutes les évolutions législatives

19 % des cadresont l’obligation de

badger

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Les technologies au service de la fonction RHLes professionnels des ressources humaines ont désormais à leur disposition des technologies web ou matériels permettant de mieux dialoguer avec les salariés.

Le sondage, la boîte à idées, l’affichage sur tableau ou vidéo, qui constituent des moyens alter-natifs à l’email, sont utilisés dans près d’une entreprise sur quatre (source : Baromètre RH par Bodet Software et le CXP).

Un terminal, un portail, une application mobile ou encore une badgeuse peuvent être utilisés à des fins diverses :

signaler ses temps de travail et / ou de repos,

indiquer son niveau de satisfaction,

évaluer sa charge de travail et son niveau de stress,

formuler des demandes,

exprimer des souhaits d’amélioration,

etc.

Une fois les facteurs de risque identifiés, il pourra être utile d’afficher des vidéos de prévention dans les parties communes de l’entreprise et d’organiser conjointement le suivi de l’efficacité des mesures de protection.

Des messages ciblés et personnalisés peuvent être affichés sur un terminal communicant au moment où le salarié signale sa présence sur le lieu de travail. Il s’agit d’un canal de commu-nication nouveau, très pertinent notamment pour les équipes de production rarement « connec-tées » et donc difficilement joignables.

Des self-services peuvent être utilisés par les salariés pour valider avoir bénéficié d’un temps de repos suffisant.

Ces technologies permettent aux professionnels de la fonction RH de mettre en œuvre des actions correctives pour faire en sorte qu’une situation problématique ne se reproduise pas.

Grâce à ces technologies, l’entreprise peut évaluer les conditions de travail et anticiper la survenue de situations à risque, en mettant en œuvre des solutions préventives et curatives.

Des leviers d’action pour les services RH

Des technologies et leviers d’action pour les services RH

Des leviers d’action pour les services RH

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Conclusion

Le monde du travail connaît des transformations profondes. Le temps, cette ressource limitée,

cristallise tous les enjeux puisqu’elle ne peut être augmentée. Qu’il soit décompté en heures ou

en jours, lorsqu’il fait défaut, il est à l’origine du stress et d’un mal-être.

Si les technologies sont depuis toujours utilisées au service du respect des dispositions légales,

les services RH ont aujourd’hui l’opportunité de les mettre à profit pour réinventer leur fonction.

En 2016, le premier enjeu de la fonction RH est de maintenir un bon climat social ou à défaut,

de prévenir sa dégradation (source Baromètre RH par Bodet Software et le CXP). Améliorer

le climat social implique d’agir au service de l’équité, d’améliorer les conditions de travail et,

de veiller au niveau de bien-être des salariés. Le suivi effectif des heures de travail réelles et

des temps de repos présente de nombreux avantages tant pour la direction, les services RH et

les managers que pour les employés. Il préserve du risque juridique et permet de mieux maîtriser

la masse salariale. De plus, il garantit l’équité, limite les conflits et contribue au climat social.

Le SIRH, un terminal, des applications mobiles pour badger ou sonder les salariés, une gestion

des temps rigoureuse et une planification adaptée représentent autant de technologies qui

permettent à la fonction RH de se réinventer.

Les solutions de gestion des temps et des activités sont de véritables alliées d’une fonction RH qui se réinvente au gré de l’évolution législative et jurisprudentielle, mais également des nouveaux besoins des salariés !

Conception et réalisation SpotPink, graphisme Stéphanie Dargent, juillet 2016.

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