Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT
-
Upload
ramon-costa-i-pujol -
Category
Business
-
view
321 -
download
0
Transcript of Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT
![Page 1: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/1.jpg)
La gestió eficient del correu electrònic
Funcions, us i bones practiques
Firabit, Igualada, 4-juliol-2015
Transformantla manera de trabajar
Centre d’Innovació en Productivitat
Ramon CostaProject & Change Director Partner. [email protected] / LinkedIn: @ramoncostaFacebook: Prof.RamonCosta
![Page 2: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/2.jpg)
El nostre gran amic (i enemic): el correu electrònic
![Page 3: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/3.jpg)
… una eina més que cal saber utilitzar …
Funció
Ús i bones practiques
Cultura organitzativa
![Page 4: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/4.jpg)
Una consideració inicial
Servidor de correu
Aplicació de gestió del correu
Dispositiu de treball
Plataforma
…
![Page 5: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/5.jpg)
Ús i bones pràctiques
Correu
entrant
Correu
sortint
![Page 6: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/6.jpg)
Primera pregunta a fer-nos
El correu electrònic és el canal més adequatper a l'objectiu de la comunicació?
![Page 7: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/7.jpg)
Mantenir horaris fixos a l'hora de processar els correus electrònicsper evitar interrupcions.
Desactivar les alertes
Llegir LIFO (Last In-First Out)
Agrupar en converses
“La regla de les 4 Ds”
Aplicar regles de correu o filtres
Aplicar regles de colors a correus electrònics
Ordenar, categoritzar, marcar
Convertir (cites, contactes, tasques)
Ser executiu amb els correus executius
No 'Respondre a Tots' per defecte
Eliminar subscripcions
Estructurar en carpetes i subcarpetes
Crear regles
Correu
entrant
![Page 8: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/8.jpg)
Moments per a llegir el correuI, què fem amb les alertes?
![Page 9: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/9.jpg)
Començar a llegirpel correu més
nou
(i no oblidem agrupar els correus per converses)
![Page 10: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/10.jpg)
“La regla de les 4 Ds”
![Page 11: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/11.jpg)
… i recorda…
…si ho pots fer en menys de 2’…
![Page 12: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/12.jpg)
Tots els correus són importants?
Acoloreix
Marca
Categoritza
…
![Page 13: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/13.jpg)
Categoritzem els correus?
![Page 14: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/14.jpg)
Com emmagatzemi guardem els
correus?
![Page 15: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/15.jpg)
Per cert…
… el correu no és un gestor
documental
![Page 16: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/16.jpg)
Convertir els correus en
cites, contactes i tasques
![Page 17: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/17.jpg)
Podem eliminar suscripcions?
![Page 18: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/18.jpg)
No “respondrea tots” per
defecte
![Page 19: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/19.jpg)
Crear regles
![Page 20: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/20.jpg)
Ser executiuamb els correus
executius
![Page 21: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/21.jpg)
Qüestionar-se les persones que han de rebre el correu enviarem
No utilitzar emoticons
No enviar fitxers adjunts pesats
La regla del ‘ui, ui, ui!’
Evitar escriure acrònims en els missatges
Ser breu a l'hora de redactar els correus electrònics
Evitar escriure correus en majúscules i usant colors
Revisar el contingut i els destinataris del missatge abans d'enviar-lo
No dir en un correu el que no diríem ‘cara a cara’
Utilitzar recursos d'escriptura
Introduir i finalitzar un correu
Evitar distribuir informació crítica a través de correu
Intentar tractar un sol assumpte a cada correu
Evitar la utilització de la ironia o el sarcasme
Concedir importància al títol del Correu
Correus continguts en l'Assumpte
Correu
sortint
![Page 22: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/22.jpg)
Tots han de rebre el correu?
(6MB x 7 = 42MB (+ 6MB en mis Elementos Enviados)
![Page 23: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/23.jpg)
Emoticons?
![Page 24: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/24.jpg)
Cal enviar el fitxeradjunt?
![Page 25: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/25.jpg)
“La regla del ui, ui, ui…!’
![Page 26: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/26.jpg)
Ús d’acrònims?
![Page 27: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/27.jpg)
“Lo bueno… … si breve…”
![Page 28: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/28.jpg)
No escriguem en majúscules i colors
![Page 29: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/29.jpg)
Revisem el correu abans d’enviar-lo
![Page 30: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/30.jpg)
Utilitzem els recursos d’escriptura…
… i introduïm i finalitzem un correu…
![Page 31: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/31.jpg)
No escriguis res que no diries cara
a cara
Ni escriguis en calent
![Page 32: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/32.jpg)
Evitem enviar informació crítica a través del correu
![Page 33: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/33.jpg)
4 darreresrecomanacions
Intentar tractar un sol assumpte a cada correu
Evitar la utilització de la ironia o el sarcasme
Concedir importància al títol del Correu
Correus continguts en l'Assumpte
![Page 34: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/34.jpg)
… per acabar …
Treball amb vàries adrecesde correu
Treball amb diferentsdispositius
Convocatòries de reunions
Activar el ‘out of office’
![Page 35: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/35.jpg)
… i recordem …
El correu és una potent eina de comunicació…
… però no és l’única
![Page 36: Gestio Eficient del Correu Electronic - MICProductivity - FiraBIT](https://reader034.fdocuments.us/reader034/viewer/2022042701/55c05f03bb61eb94258b4751/html5/thumbnails/36.jpg)
Referències, bibliografia
http://www.slideshare.net/rcosta/acc1-o-guiaiproductivitatnov2010