GEOPTIMALISEERDE CLOSING,

CONSOLIDATION & REPORTING MET SAP

Richard Janssen | VolkerWessels

Vincent Beumer | Magnus

VolkerWessels Quiz

Richard &

Vincent

Agenda

▪Over VolkerWessels

▪Closing & Consolidatieproces

▪Achtergrond en aanleiding

▪Programma Stratos

▪Successen en Lessons Learned

▪Q&A

Leading Positions in Each Local Market Segment

Leader Across Segments in the Netherlands Leading Position in Attractive International Markets

Strong relationships with local developers / clients

Strategic positions across supply chain

Strategic land bank positions and development rights

Construction &

Real Estate

Development

Infrastructure

Knowledge, expertise and design capabilities

Key player in smaller scale projects and national coverage

Disciplined approach to large scale projects

Energy &

Telecoms

Infrastructure

Specialised services focusing on long-term contracts

Key player in fibre optics, mobile roll-out & energy transition

Strategic equipment

Leader in Construction & Real

Estate Development1st

Leader in Energy & Telecoms

Infrastructure1st

Leader in general Infrastructure1st

United

Kingdom

North

America

Leading positions in rail and marine

infrastructure

Strong positions in highway, airport,

energy, water and environmental

infrastructure

Focus on Greater London and M60 corridor

Market-leading road maintenance and

construction company in Alberta and

British Columbia

Strategic logistics and supply chain

positions

Long-term maintenance contracts

Leading infrastructure construction

company in Greater Seattle area

Flood defence and underground structures

Germany

Combined construction and real estate

development activities

Exclusive focus on prime cities marked by

elevated growth through urbanisation and

immigration

| 4

VolkerWessels is Focused on High Value-Add Activities

Lower Value-Add

(mostly outsourced)

Clients

Construction & Real Estate Development

(Inter)national and local developers

Government and public sector

Social housing corporations

Real estate investors & corporates

InfrastructureNational governments

Local governments

Infrastructure operators /

owners

Energy & Telecoms InfrastructureUtility companies

Energy companies

Telecom companies

Other contractors

VolkerWessels Primarily Acts as Lead Contractor: ~50% of Total Costs Relate to Subcontracted Work

Strategic / Specialist Services

Strategic in-house design & engineering

Technical installations

Services both internally & for external clients

Construction Work

Actual construction work is mostly outsourced to

3rd parties

Strategic-Tactical Building equipment

Machinery

Vehicles

Cranes

Input Material Producers

Building materials / pre-fab materials

Project Management

Lead Contractor

Higher Value-Add

(more in-house capabilities)

Contract Management Risk Management/ /

Local Operating Companies

| 5

Hoe ziet het closing & consolidatieproces er uit?

▪ Basis afsluiting maandelijks

▪ Uitgebreide afsluiting per kwartaal

▪ Stappen in het proces zijn:

▪ Lokale afsluiting van de administratie

▪ Upload van de lokale cijfers via FIM naar SAP BPC, via vaste mapping file.

▪ Uitvoeren van consolidatie op verschillende niveaus

▪ Rapportages schrijven over de diverse niveaus (OpCo, Segment, Groep)

▪ Circa 900 dochters, verdeeld over circa 220 financials die hierover rapporteren

▪ Circa 140 consolidatieknooppunten

Achtergrond van het programma en timeline

20192015 2016 2017 2018

Assessment op de

huidige inrichting van

SAP BPC MS 7.5

Upgrade naar SAP

BPC MS 10.1 en

migratie naar Azure

Definitie van verbeter

programma Stratos

Start executie

programma Stratos

Live met Closing Juli en

Augustus en vervolgens

Q3 rapportage

…

Belangrijkste conclusie uit het assessment

As isTime Effort

Forecast Actual

To beTime Effort

Forecast Analysis Actual

Stratos Programma

▪ Projectdoelstellingen

▪ Het verkorten van de maandelijkse closing

▪ Systeem beter beheersbaar maken/standaardiseren

▪ Het proces om te komen tot Rapportage/Publicatie optimaliseren

▪ Proces voor beantwoording ad-hoc vragen optimaliseren

▪ Deelprojecten

▪ Implementatie SAP Financial Information Management (SAP FIM) | realiseren

van automatische upload door werkmaatschappijen

▪ Herimplementatie standaard SAP Business Planning & Consolidation (SAP

BPC) | volledig standaard en transparante omgeving, geen maatwerk

▪ Implementatie SAP BusinessObjects (SAP BO) | gestandaardiseerd en

geautomatiseerd rapportageproces en analyse mogelijkheden

▪ Implementatie van Citrix Cloud | centraal aanbieden van de client software op

een veilige manier

CONCERN

APPLICATION

TRACK

OFFICE

AUTOMATION

TRACK

Fasering programma Stratos

Automatiseren Upload (SAP FIM)(Concern, VolkerRail, BVGO Concern)

Extra specificaties

Consolidation Model(SAP BPC Standaard)

Reporting

Vervangen MS RemoteAppdoor Citrix Cloud

1

2

3a

4

5

31/3/2017 30/6/2017 30/9/2017 31/12/2017 31/3/2018 30/6/2018

Automatiseren Upload (SAP FIM)(uitrol heel VW)

3b

30/9/2018

Go Live

▪ Veel handmatig werk

▪ Lokale reporting gekoppeld

aan centraal systeem

▪ Veel maatwerk

Uitgangssituatie

SAP BPC MS

Eén model voor consolidation, book publication, management

information, data invoer(actual, budget, forecast)

Actuals Forecast Budget KPI’s

▪ Gebruik maken van standaard

▪ Transparant proces

Project 1 – Implementeer standaard SAP BPC IFRS Starterkit

SAP BPC NW (BW)

Actuals Forecast Budget KPI’s

SAP IFRS Standaard model

IFRS Consolidationengine

Controlsengine

▪ Extra specificaties (terreinen,

projecten, investeringen, tax…)

Project 2 – Implementeer Extra specificaties

SAP BPC NW (BW)

Actuals Forecast Budget KPI’s

SAP IFRS Standaard model

IFRS Consolidationengine

Controlsengine

Specifications (projects, lands, tax, investments,

…)

▪ Grote diversiteit aan bronnen

en account-schema’s

▪ Automatiseren van de upload

van lokaal naar centraal

▪ Verantwoordelijkheid voor de

mapping lokaal

Project 3 – Implementeer SAP FIM

SAP BPC NW (BW)

Actuals Forecast Budget KPI’s

SAP IFRS Standaard model

IFRS Consolidationengine

Controlsengine

Specifications (projects, lands, tax, investments,

…)

FIM

▪ Realiseren van standaard

rapportage voor Maand,

Kwartaal en Jaar.

▪ Koninklijke VWS

▪ Segment

▪ Entiteit

▪ Automatische publicatie

jaarrekening

▪ Realiseren van proces voor

teksten

▪ Analysemogelijkheid

toevoegen

▪ …

Project 4 – Implementeer SAP BusinessObjects

SAP BPC NW (BW)

Actuals Forecast Budget KPI’s

SAP IFRS Standaard model

IFRS Consolidationengine

Controlsengine

FIM

SAP BusinessObjects

Reporting Model

Publish

Specifications (projects, lands, tax, investments,

…)

Stratos architecture

SAP BW Query-layer (Query Designer)

MONTHLYREPORTS

QUARTERLY &ANNUALREPORTSAnnual

ReportTemplate for companies

(Supervisory) Board Report

(Supervisory) Board Report

SAP BPCIFRS

(Balance Sheet, P&L, Cashflow)

Tax

Reportingcube

Specifications

EPM Add-in

Rates

FIMActuals Forecast Budget KPI’s

Analysisfor PowerPoint

SAP Web Intelligence

AD-HOCANALYSIS

Analysisfor Excel

Template for companies

Wat hebben we gerealiseerd?

o Systemen naar de Azure cloud

o Uitrol van Citrix Cloud (inclusief MFA)

o Herimplementatie van SAP BPC (NetWeaver)

o Implementatie van SAP BW

o Implementatie SAP BO

o Implementatie SAP FIM

o Getrainde gebuikerscommunity

o Hoogwaardige documentatie uitgewerkt

(Systeem, Proces, Gebruik)

o Maken en uitrollen nieuw centraal

rekeningschema

o Inrichten nieuw beheersproces (werken met

releases)

Successen en lessons learned

Key Succes Factors

▪ Champions

▪ Shoulder to Shoulder /

teamwork

▪ Demo / Workshop

aanpak

Resultaten

▪ Veel meer inzicht in

details en op het proces

▪ Verkorte cyclus

▪ Team enorm gegroeid

en zelfstandiger

geworden

Lessons Learned

▪ Om een dergelijk project

succesvol uit te voeren is

hoge commitment vanuit

de business benodigd

2019

▪ Waar staan we nu?

▪ Het team verslaglegging is volledig eigenaar van het systeem en het proces.

▪ Nauwelijks afhankelijkheid van IT of consultancy

▪ Wat willen we?

▪ Lange termijn vasthouden aan de huidige werkwijze

▪ Verder optimaliseren en uitbreiden van gebruik binnen VolkerWessels

Volledige reporting in één oplossing

Zo’n 1300 Reporting Packages voor alle VolkerWessels bedrijven

worden met één druk op de knop gemaakt en op hun persoonlijke

folder op SharePoint gepubliceerd.