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FORMALIZACIÓN Y MEJORA DE PROCESOS

Por Sistema BizAgi BPM Suite

Guía de Uso

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Código: CP-OGP-GUS-002-V01

Sector: Organización y Gestión por Procesos

Proceso: Formalización y Mejora de Procesos Por Sistema BizAgi

Fecha: 25/06/2013

Preparó: C.B. OGP

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CONTROL DE VERSIONES

VERSIÓN PROCESO CAMBIO FECHA

V1 CP-OGP-GUS-002 Primera edición del documento. 25/06/2013






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ÍNDICE

I. OBJETIVO

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II. ALCANCE 4

III. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 4

IV. ANTECEDENTES NORMATIVOS Y FORMULARIOS A UTILIZAR

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V. DESARROLLO

1. Formalización y Mejora de Procesos 1.1 Ingreso al Sistema 1.2 Inicio del Proceso y Planificación 1.3 Realización e Implementación 1.4 Verificación y Validación 1.5 Fin del Proceso y Confirmación

2. Mejora a la Metodología 2.1 Ingreso al Sistema 2.2 Inicio del Proceso 2.3 Fin del Proceso y Confirmación

3. Seguimiento de Casos

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VI. FORMULARIOS

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VII. FLUJOGRAMAS

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VIII. ANEXOS

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I. OBJETIVO: Establecer en una Guía de Uso los pasos a seguir para la operatoria de Formalización y Mejora de Procesos a través del Sistema BizAgi BPM Suite. II. ALCANCE:

Esta Guía de Uso es de aplicación para todos los usuarios de Organización y Gestión por Procesos que participen del proceso de Formalización y Mejora de Procesos, en cumplimiento de sus funciones. III. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: Casos: Proyectos cargados en el Sistema BizAgi. OGP: Organización y Gestión por Procesos. Proyecto: Es todo requerimiento solicitado por el Cliente interno que ingresa al plan de trabajo del Área. En cada requerimiento se aplica la metodología definida en este documento, y finaliza cuando se obtiene el resultado deseado, cumpliendo los requisitos del Cliente. Sistema BizAgi: Portal web del sistema BizAgi BPM Suite. IV. ANTECEDENTES NORMATIVOS Y FORMULARIOS A UTILIZAR:

1. Antecedentes Normativos CP-OGP-ORG-01 – Organigrama Funcional Administrativo. CP-OGP-MAN-01 – Manual de Funciones. CP-OGP-INS-01 – Gestión de Documentos. CP-OGP-PGE-01 – Gestión de Documentos. CP-OGP-PGE-02 – Proceso de Diseño y Desarrollo de Actividades, Servicios y Productos. CP-OGP-PGE-03 – Metodología para la Formalización y Mejora de Procesos. CP-OGP-INS-02 – Codificación de Documentos. CICLO DE MEJORA – ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN POR PROCESOS. Manual de Aplicación de Identidad Visual. 2. Formularios a utilizar No aplica.






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V. DESARROLLO: 1. Formalización y Mejora de Procesos 1.1 Ingreso al Sistema: 1.1.1 Ingresa al Sistema BizAgi, realiza doble clic sobre el icono de acceso directo

ubicado en el escritorio:

1.1.2 Ingresa Usuario, Clave y Dominio:

1.2 Inicio del Proceso y Planificación:

1.2.1 Selecciona la opción “Nuevo Caso” dentro del menú de “Casos”:






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1.2.2 Selecciona el Proceso “Formalización y Mejora de Procesos”:

1.2.3 Hace clic en el botón “Iniciar Proceso”:

1.2.4 Actividad “Planificar Proyectos” (Responsable de OGP):

1.2.4.1 Se despliega la solapa “Etapa de Planificación” donde se realiza la carga de los campos correspondientes y se adjunta la información de acuerdo a las características del proyecto:






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1.2.4.2 En caso de proyectos no planificados, selecciona la opción “No Planificado” del campo desplegable “Estado”:

1.2.4.3 Se despliega la solapa del formulario “Solicitud de Requerimiento”, completa los campos y se adjunta la información correspondiente:






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1.2.4.4 Continúa la carga en la solapa “Etapa de Planificación”, tanto para proyectos Planificados como No planificados:

1.2.4.5 Presiona el botón “Guardar” para grabar la carga y/o “Siguiente” para continuar el proceso:

1.3 Realización e Implementación:

1.3.1 Actividad “Etapa 1: Relevamiento” (Analistas de OGP):

1.3.1.1 Hace clic en el Estado “Etapa 1: Relevamiento”:






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1.3.1.2 Se despliega la solapa “Etapa 1” donde se realiza la carga de los campos y se adjunta la información correspondiente de acuerdo a las características del proyecto:

1.3.1.3 Presiona el botón “Guardar” para grabar la carga y/o “Siguiente”

para continuar el proceso, o “Reasignar” para reasignar el caso a otro usuario.






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1.3.2 Actividad “Aprobar Contenido Etapas” (Responsable de OGP):

1.3.2.1 Hace clic en el Estado “Aprobar Contenido Etapas”:

1.3.2.2 Se despliega la solapa “Aprobar Contenido Etapa 1” donde se

realiza la aprobación o no de la Etapa:

1.3.2.3 Presiona el botón “Guardar” para grabar la carga y/o “Siguiente” para continuar el proceso, o “Reasignar” para reasignar el caso a otro usuario.






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1.3.3 Actividad “Cliente Aprobar Etapas 1,2 y 3” (Responsable de OGP):

1.3.3.1 Hace clic en el Estado “Cliente Aprobar Etapas 1,2 y 3”:

1.3.3.2 Se despliega la solapa “Cliente Aprobar Contenido Etapa 1” donde se realiza la aprobación o no de la Etapa:







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1.3.4 Actividad “Etapa 2: Diagnóstico” (Analistas de OGP):

1.3.4.1 Hace clic en el Estado “Etapa 2: Diagnóstico”:








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1.3.5.2 Se despliega la solapa “Aprobar Contenido Etapa 2” donde se realiza la aprobación o no de la Etapa:







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1.3.7 Actividad “Etapa 3: Análisis y Propuestas” (Analistas de OGP):

1.3.7.1 Hace clic en el Estado “Etapa 3: Análisis y Propuestas”:







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1.3.10 Actividad “Etapa 4: Documentación” (Analistas de OGP):

1.3.10.1 Hace clic en el Estado “Etapa 4: Documentación”:






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1.3.12 Actividad “Cliente Aprobar Etapa 4” (Responsable de OGP):

1.3.12.1 Hace clic en el Estado “Cliente Aprobar Etapa 4”:






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1.3.13 Actividad “Conformar Soporte” (Responsable de OGP):

1.3.13.1 Hace clic en el Estado “Conformar Soporte”:






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1.3.13.2 Se despliega la pantalla donde se realiza la aprobación o no de la actividad:


1.4 Verificación y Validación:

1.4.1 Actividad “Verificar” (Responsable de OGP): 1.4.1.1 Se despliega la pantalla de la actividad, donde se registran los

“Objetivos al Finalizar el Proyecto”, se asigna el usuario “Responsable de Validación y Publicación” y se determina si el proyecto “Requiere Capacitación”:






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1.4.2 Evento “Documentación al Cliente” (Analistas de OGP):

1.4.2.1 Hace clic en el Estado “Documentación al Cliente”:

1.4.2.2 Se despliega la pantalla del evento, donde se realiza la carga de los campos correspondientes:

1.4.3 Evento “Firmar Tesorera” (Analistas de OGP):

1.4.3.1 Hace clic en el Estado “Firmar Tesorera”:






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1.4.4 Evento “Publicar” (Analistas de OGP):

1.4.4.1 Hace clic en el Estado “Publicar”:







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1.4.5 Evento “Confirmar Publicación” (Analistas de OGP):

1.4.5.1 Hace clic en el Estado “Confirmar Publicación”:


1.4.6 Actividad “Capacitar” (Analistas de OGP):

1.4.6.1 Hace clic en el Estado “Capacitar”:






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1.4.6.2 Se despliega la pantalla de la actividad, donde se realiza la carga de los campos y se adjunta la información correspondiente:






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1.5 Fin del Proceso y Confirmación:






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2. Mejora a la Metodología 2.1 Ingreso al Sistema: 2.1.1 Ingresa al Sistema BizAgi, realiza doble clic sobre el icono de acceso directo

ubicado en el escritorio:

2.1.2 Ingresa Usuario, Clave y Dominio:

2.2 Inicio del Proceso:

2.2.1 Selecciona la opción “Nuevo Caso” dentro del menú de “Casos”:






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2.2.2 Selecciona el Proceso “Mejora a la Metodología”:

2.2.3 Hace clic en el botón “Iniciar Proceso”:

2.2.4 Actividad “Configuración Inicial de Mejoras” (Responsable de OGP):

2.2.4.1 Se despliega la pantalla “Configuración Inicial de Mejoras” donde se realiza la carga de los campos correspondientes:






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2.2.5 Actividad “Informar Mejora Proceso Interno” (Analistas de OGP):

2.2.5.1 Hace clic en el Estado “Informar Mejora Proceso Interno”:

2.2.5.2 Se despliega la pantalla “Informar Mejora Proceso Interno” donde se realiza la carga de los campos correspondientes:






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2.2.6 Actividad “Definición Desarrollo de Mejoras” (Responsable de OGP):

2.2.6.1 Hace clic en el Estado “Definición Desarrollo de Mejoras”:

2.2.6.2 Se despliega la pantalla “Definición Desarrollo de Mejoras” donde se realiza la carga de los campos correspondientes:






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2.2.7 Actividad “Desarrolla Mejoras” (Analistas de OGP):

2.2.7.1 Hace clic en el Estado “Desarrolla Mejoras”:






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2.2.7.2 Se despliega la pantalla “Desarrolla Mejoras” donde se realiza la

carga de los campos correspondientes:

2.2.8 Actividad “Revisión y Aprobación” (Responsable de OGP):

2.2.8.1 Hace clic en el Estado “Revisión y Aprobación”:






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2.2.8.2 Se despliega la pantalla “Revisión y Aprobación” donde se realiza la carga de los campos correspondientes:

2.3 Fin del Proceso y Confirmación:






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3. Seguimiento de Casos 3.1 Búsqueda: 3.1.1 Selecciona la opción “Buscar” dentro del menú de “Casos”:

3.1.2 Completa los campos correspondientes a la búsqueda:

3.1.3 Visualiza y selecciona los casos buscados:






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VI. FORMULARIOS No aplica.

VII. FLUJOGRAMAS No aplica. VIII. ANEXOS No aplica.



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