Field Trip

Planning Kit

Preparing Yourself

• Conduct a pre-visit to scout the site. Do you know where the restrooms are located? Are there any possible distractions nearby like a music store or candy store? What spaces are available for students to take notes, make sketches, or take pictures or video? Can you obtain a map of the visit to share with students in advance? What can you discern about crowd control within the visit space? How will students be affected by various noises, people, lighting, and other environmental factors?

• Develop a participant checklist. Develop a system for accounting for everyone on the trip, including chaperones. This may be a checklist with everyone’s name that you can check off as you depart for various stages of the trip. You might also consider assigning a number to each participant and conduct a “count off” before leaving.

• Check the weather in advance. Check weather conditions of your destination at least a week in advance and then again one day prior to the trip so that you can prepare yourself and your participants accordingly. See weather.com for current weather information for your destination.

• Reconfirm travel and accommodations. If you are planning overnight travel, reconfirm flights, hotel bookings, tickets, and so on just prior to departure.

• Check the First Aid Kit.  

First Aid Kit Contents• Band Aids• Gauze roll• Roll of adhesive tape• Elastic bandage• Sterile cotton balls and cotton-tipped swabs• 2 pair latex or non-latex gloves • Instant cold pack• Aluminum finger splint• Syringe and medicine spoon for giving specific doses of medicine• Thermometer• Tweezers to remove ticks, insect stingers and small splinters• Scissors for cutting gauze• Blanket• Hand sanitizer (liquid and/or wipes)• List of emergency numbers• Antiseptic solution or wipes• Antibiotic ointment• Sterile eyewash or saline, such as contact lens saline solution• Calamine lotion for stings or poison ivy• Hydrocortisone cream, ointment or lotion for itching• Pain and fever medicines, such as aspirin, acetaminophen (one brand name: 

Tylenol) or ibuprofen (brand names: Advil, Motrin). (Note: Do not give children and teenagers aspirin, because it has been related to a potentially serious disease called Reye's syndrome in children younger than 18 years of age.)

• Antihistamine (one brand name: Benadryl) to treat allergies and swelling• Decongestants• Anti-nausea medicine to treat motion sickness and other types of nausea• Anti-diarrhea medicine• Antacid to treat upset stomach• Laxative to treat constipation

We want to take a Field Trip!

• Who’s going: _______________• Date: _____________________• Where: ___________________• Mileage: __________________• Travel Time: _______________• Departure time: ____________• Return time: _______________• Cost of each stop– Per student: _________________– Per adult: ___________________

Chaperone Information

Chaperone’s Name

Copy of Driver’s License made and attached

Copy of insurance made

and attached

Reminder Forms

Permission Forms

I give permission for_________ to participate in this

field trip. Signed: ____________________________

We are going to:________________We need ___ cars drive us!The trip will cost:  $_____Please wear: _________________Lunch plans are: ______________Extra Money need for : _________

Our schedule for the daywe will leave at : ______first  ________________then ________________last _________________                

                                back at school by: ______

We’re Going on a Field Trip!

Field trips are an integral part of the educational experience at The Crisman School. For students to attend a school-sponsored field trip, parents/guardians must sign and return an official school field trip form for each field trip. A handwritten note from the parent/guardian or a telephone call will not be accepted in lieu of a signed official permission form. If a student arrives at school without a signed form from the parent/guardian, the student will not go on the trip. The Crisman School faculty/staff members will supervise students on field trips. At times parents will be asked to chaperone. When parents/guardians are asked to drive, the guidelines delineated below must be observed for the safety of the students and the protection of the school. Any parent/guardian driving on a field trip must provide a copy of current liability insurance and a driver’s license.There must be a seat belt for each child assigned to a car.Parents/guardians are expected to follow the classroom teacher’s instructions concerning supervision and transportation. Field trips are a privilege, not a right. Students whose behavior in school is unsatisfactory may be ineligible to participate in class trips. Unacceptable behavior on trips may result in students being sent home early. Teachers and the administration reserve the right to determine eligibility for field trips. Field trip ratios for chaperones:5-6 year olds – 2 students per 1 adult7-11 year olds – 4 students per 1 adult12-14 – 8 students per 1 adult

We’re Going on a Field Trip!

Permission slip should include…• Date and location of field trip and transportation arrangements

• Educational purpose of field trip• Cost – as determined by Jennifer• Clothing for the trip• Lunch arrangements• Money needed for extra stuff• Trip schedule• Whether a child will need prescribed medication administered

• Parent signature

Allergies

Student Allergy

Information Collection Spot

StudentName

Permission Slip

ReturnedPaid Meds? Parent

going?

Travels and Payments 

The cost of the trip will be determined by Jennifer.  Please list the cost of each part of the trip below

_________________________________________________________________________________________________________

Total Per Child   $ ______ Per Adult            $ ______Jenn’s initials:    $ ______

• The day before the trip, Jennifer will hand the total needed cash for the trip to the lead teacher for the event.  

• The day after the trip, all receipts should be turned in to Jennifer.  

Checklist for Success

• Name tags for students and chaperones.

• Hard surface like a clipboard for note-taking or sketching

• Container (zip-lock bag, grocery bag, etc.) for collecting artifacts

• Recording device like pens, pencils, crayons, markers, and paper; handheld devices; 

Traveling Plans

ItineraryDeparture time: ______________

Arrive back at school: __________

Time Destination with address

ParkingCost?

Chaperone’s

Staff or Chaperone Name

Cell Number

Car traveling in or driving

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

In case of an actual emergency, this page will double as the phone tree.  The person first aware of the emergency should call the person below.  Callers should continue to the bottom of the list and circle back to the top.  Continue calling until the original caller has been notified.  Original caller, once you have called the person down line of you.  Next call the school @903-758-9741.  

Buddy SystemTeacher: ________

Chaperone: ____________     Chaperone: ___________Child: _________ Child: ___________Child: _________ Child: ___________Child: _________ Child: ___________

Chaperone: ____________    Chaperone: ___________Child: _________ Child: ___________Child: _________ Child: ___________Child: _________ Child: ___________

Chaperone: ____________     Chaperone: ___________Child: _________ Child: ___________Child: _________ Child: ___________Child: _________ Child: ___________

Traveling Assignments

Driver Car Passengers

Lead Vehicle

Caboose

Map and Mileage

• Please insert a map of the route in pictures and words.  Include mileage.  

Pre-Teaching

Pre Teaching the TripHow does this field trip support the curriculum? 

What are the essential concepts underlying the content and structure of the trip? ____________________________________ ____________________________________

TEKS: ___ ________________________________ ____________________________________ ____________________________________

Key vocabulary that will be a part of the trip_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Website for the place you will be visiting___________________________________

• Please attach materials or guides for pre-teaching this trip. • Attach lesson plans to this document.

Field Trip Success

• Help students prepare questions for inquiry before you leave.

• Sketch pages with partial drawings of objects found in the exhibits for students to complete the drawings based on their observations

• Peepholes in construction paper - cut different sized round holes in construction paper and have students view a part of the exhibition through the peepholes. Ask them to describe what they see, what they notice now that they missed before, and how their perspective changes with each new view

• Field notebooks for recording answers to prepared questions based on clues

• Hand drawn postcards to write near the end of the tour that will summarize the field trip visit

Follow Up for Success

• Ask follow-up questions as students make observations and listen to presentations.

• How are these two objects different from one another?• What clues does this artifact provide about…• In what ways do these two objects relate to one another?• If you could change one thing in this exhibit, what would it be?• Pretend you are an archaeologist in the future who is observing this 

object. What would you be able to conclude about the culture of the past?• Expand the title or name of this object into a detailed caption (sentence or 

paragraph) in your Field book.• Describe the setting in which you might have found this object.• Which object will be of greatest value in a hundred years? Why?• List the objects in the exhibit order of the story they tell or usefulness.• Which object took the most time and effort to produce?• Pretend you are a character in this exhibit. Tell us as much as you can 

about your life.• What does this object tell us about the person's attitude toward...?• Polling Activity: Blue Ribbon - Your Choice

After careful observation of an exhibit, ask students to discuss an exhibit and vote on an artifact, artwork that they consider to be the most valuable part of the exhibit they viewed. Then ask students to record one sentence in their Field book describing why they felt the object was of key importance.

Post –Teachin

g

Post Teaching the Trip

How did this field trip support the curriculum? 

What were unplanned concepts that became teachable moments on the trip? ____________________________________ ____________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Post Trip Activities

• Just as quality pre-planning is essential to the success of a field trip, 

planning for appropriate follow-up activities will facilitate student 

learning and multiply the value of hands-on experiences outside the 

classroom. The following activities provide a general guide when 

planning for post-field trip classroom experiences.

• Provide time for students to share general observations and 

reactions to field trip experiences

• Share specific assignments students completed while on the field 

trip.

• Create a classroom bulletin board displaying materials developed or 

collected while on the field trip.

• Develop a classroom museum that replicates and extends displays 

students observed on the field trip. For example, if the field trip 

involved an art museum, develop a classroom art museum 

containing student artwork.

• Link field trip activities to multiple curricular areas. For example, 

students can develop vocabulary lists based on field trip observations; 

record field trip observations in a classroom journal; complete math 

problems related to actual field trip budget planning; etc.

• Share and evaluate student assignments/activities from the Field 

Book.

• Have the class compose and send thank-you letters to the field trip 

site host, chaperones, school administrators and other persons that 

supported the field trip. Include favorite objects or special 

information learned during the field trip.

• Create a short news report about what happened on the field trip. 

Publicize the trip via an article in your local newspaper, school bulletin 

board, trip presentation for parent's night, or class Web page.

Evaluate the Trip

Complete a "Teacher Journal" regarding the field trip. This will provide a good reference for future field trips. • What was of unique educational value in this 

field trip?• Did the students meet the 

objectives/expectations?• Was there adequate time?• Was there adequate staff and adult supervision?• What might be done differently to make this an 

even better experience in the future?• What special points should be emphasized next 

time?• What special problems should be addressed in 

the future?• What would improve a visit to this site in the 

future?