Direccin General(459-10)Lic. Sebastin San Juan

Administracin de Proyectos(Project Management)Lic. Sebastin San JuanProject Management Institute (www.pmi.org)PMBOK, 2004. Tercera EdicinParte 1

PROYECTOSFinalidadQue es un proyecto?Qu es la direccin de proyectos?Estructura del PMBOKreas de experienciaContexto de la direccin de proyectosLic. Sebastin San Juan

FINALIDADIdentificar el subconjunto de fundamentos de la Direccin de Proyectos (DP) generalmente reconocido como buenas prcticasProporcionar y promover un vocabulario comn para analizar, escribir y aplicar la DPProporcionar una referencia fundamental a la DP, la gerencia y a los stakeholders (involucrados) del proyecto

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QUE ES UN PROYECTOUn proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico.

Temporal: Posee un comienzo y final definidoProductos, servicios o resultados nicos: Crea entregables nicos. Entregables son productos, servicios o resultados.Lic. Sebastin San Juan2

QUE ES UN PROYECTOUn proyecto es alcanzar un objetivo y luego concluir.Vs.

Una operacin es dar respaldo al negocioLic. Sebastin San Juan2

QUE ES UN PROYECTOSe usan para lograr el plan estratgico de la organizacinSurgen como resultado de:Una demanda de mercadoUna necesidad de la organizacinUna solicitud del clienteUn avance tecnolgicoUn requisito legalLic. Sebastin San Juan2

QUE ES LA DIRECCIN DE PROYECTOSLa aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer sus necesidadesSe logra mediante la aplicacin e integracin de los procesos de: inicio, planificacin, ejecucin, seguimiento y control, y cierre.El responsable de alcanzar los objetivos del proyecto es el Director del ProyectoLic. Sebastin San Juan3

QUE ES LA DIRECCIN DE PROYECTOSIncluye:Identificar los requisitosEstablecer objetivos claros y realizablesEquilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costosAdaptar las especificaciones, los planes y el enfoque las diversas inquietudes y expectativas de los interesados (stakeholders)Lic. Sebastin San Juan3

PreguntaTodas las siguientes son caractersticas de un proyecto, con excepcin de:TemporarioComienzo y fin definidosActividades interrelacionadasSe repite a si mismo cada mesLic. Sebastin San JuanRta: 4?

ESTRUCTURA DEL PMBOKSECCIN I: Marco conceptual de la DP: proporciona una estructura bsica para entender la DPCaptulo 1: Introduccin: define los trminos clave y proporciona una descripcin general del resto de la Gua del PMBOKCaptulo 2: Ciclo de vida del proyecto y Organizacin: Describe el entorno del proyectoSECCIN II: Norma para la DP de un proyecto: especifica todos los procesos de DP que usa el equipo del proyecto para gestionar un proyectoCaptulo 3: Procesos de DP para un proyecto: describe los 5 grupos de procesos de DP aplicables a cualquier proyecto y los procesos de DP que componen tales gruposSECCIN III: reas de conocimiento de la DP: organiza los 44 procesos en 9 reas de conocimiento: Gestin de la integracin, alcance, tiempo, costos, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos y adquisiciones del proyecto. (Captulos 4 al 13)Lic. Sebastin San Juan4

AREAS DE EXPERIENCIADe la DP: estructura el desglose de trabajo, anlisis de camino crtico y la gestin del valor ganadoDel equipo de la DP: comprender, usar los conocimientos y habilidades de al menos, 5 reas de experiencia:Fundamentos de la Direccin de proyectosConocimientos, normas y regulaciones del rea de aplicacinCompresin del entorno del proyectoConocimientos y habilidades de direccin generalHabilidades intrapersonalesFundamentos de la DP:Conocimiento de la metodologa PMI, superpuesta con otras disciplinas de direccin. Se componen de:Definicin del ciclo de vida del proyecto5 grupos de procesos de DP9 reas de conocimiento

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CONTEXTO DE LA DPLa DP existe en un contexto ms amplio que incluye:

Programas y Direccin de Programas: Un programa es un grupo de proyectos relacionadosPortafolio y gestin de portafolio: es un conjunto de proyectos o programas y otros trabajos, que se agrupan para facilitar la gestin efectiva de aquellos, a fin de cumplir con los objetivos estratgicos del negocioSubproyectos: Con frecuencia, los proyectos se dividen en componentes o subproyectos ms fciles de gestionar

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CONTEXTO DE LA DPOficina de Gestin de Proyectos (PMO):

Centraliza y coordina la direccin de proyectosSupervisa la DP, programas o una combinacin de ambasPone nfasis en la planificacin y ejecucin de proyectos y sub-proyectos vinculados con el objetivo de negocioProporciona desde funciones de respaldo hasta la direccin y responsabilidad para lograr los objetivos del proyecto

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PreguntaUsted administra la aprobacin de un nuevo medicamento en el mercado, ud. Cumple el rol de:Gerente funcional, ya que ud. Tiene buen conocimiento del funcionamiento de la industria farmacuticaGerente de proyecto, ya que ud. Est creando un producto nico con planificacin de tiempo especficaGerente de operaciones, ya que ud. Realiza diferentes tareas repetitivasGerente de Programa, ya que ud. Tiene que administrar diferentes sub-proyectos pata hacer su trabajo.Lic. Sebastin San JuanRta: 2?

Administracin de Proyectos(Project Management)Lic. Sebastin San JuanProject Management Institute (www.pmi.org)PMBOK, 2004. Tercera EdicinParte 2

METODOLOGA PMICiclo de vida del proyecto y del productoGrupos de procesosProcesos de iniciacinProcesos de planificacinProcesos de ejecucinProcesos de supervisin y controlProcesos de cierreLic. Sebastin San Juan

CICLO DE VIDA DE PROYECTO Y DEL PRODUCTORelacin entre ambos

Lic. Sebastin San Juan1Ciclo de vida del productoPlan de negociosCiclo de vida del proyectoIdeaInicioPlanificacinSupervisin y controlEjecucinCierreProductoDisposicinOperaciones

GRUPOS DE PROCESOSPara producir un entregable de calidad, se debe equilibrar las demandas de:

TiempoCostosAlcanceCalidadSatisfaccin del clienteRiesgos

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GRUPOS DE PROCESOSLos procesos de DP, describen qu hacer para administrar un proyecto mientras que el ciclo de vida de un proyecto, describe el trabajo involucrado en un proyecto

Se documenta la informacin necesaria para: Iniciar, planificar, ejecutar, supervisar y controlar, y cerrar un proyecto

Los procesos de la DP han sido reconocidos como buenas prcticas para la mayora de los proyectos, la mayor parte del tiempoLic. Sebastin San Juan2

GRUPO DE PROCESOSLic. Sebastin San Juan2Ciclo de vida del proyectoProcesos de InicioProcesos de PlanificacinProcesos de Supervisin y controlProcesos de EjecucinProcesos de Cierre

GRUPOS DE PROCESOSLic. Sebastin San Juan2Iniciador / Patrocinador del proyectoLmites del proyectoEntradas del proyectoInicioPlanificacinSupervisin y controlEjecucinCierreProductos entregablesUsuarios finales Activos de los procesosRegistros del proyecto

Procesos del PMBOKLic. Sebastin San Juan

PROCESOS DE INICIACINActa de constitucin del proyectoDocumento emitido por el iniciador o patrocinador del proyecto que autoriza formalmente un proyecto, y nombra al director de proyectos para aplicar los recursos a las actividades del proyectoLic. Sebastin San Juan3ContratoEnunciado del trabajo del proyectoFactores ambientales de la empresaActivos de los procesos de la organizacinDesarrollar el Acta de Constitucin del ProyectoActa de Constitucin del Proyecto(Project Charter)

PROCESOS DE INICIACINEnunciado Preliminar del Alcance del ProyectoDescripcin narrativa del alcance del proyecto y una descripcin del trabajo, que permite tomar decisiones sobre el proyecto y desarrollar un entendimiento comn entre los interesadosLic. Sebastin San Juan3Acta de Constitucin del ProyectoEnunciado del trabajo del proyectoFactores ambientales de la empresaActivos de los procesos de la organizacinDesarrollar el Enunciado preliminar del alcance del proyecto Enunciado preliminar del alcance del proyecto (PPSS)

Project Iniciation - StakeholdersLic. Sebastin San Juan

PROCESOS DE INICIACINProcesos y reas de conocimientoLic. Sebastin San Juan3

PROCESOS DE PLANIFICACINDesarrollar el Plan de Gestin del ProyectoEs un documento formalmente aprobadoObjetivo: Definir como se ejecuta, supervisa y controla, y cierra un proyecto antes que sea realizadoLic. Sebastin San Juan4Enunciado del alcance del proyecto preliminarProcesos de direccin de proyectosFactores ambientales de la empresaActivos de los procesos de la organizacinDesarrollar el Plan de Gestin del Proyecto

Plan de Gestin del Proyecto

PROCESOS DE PLANIFICACINProcesos y reas de conocimientoLic. Sebastin San Juan4

PROCESOS DE PLANIFICACINProcesos y reas de conocimientoLic. Sebastin San Juan4

PreguntaCules son las acciones especficas que son necesarias para completar el proceso de iniciacin?

Definicin del AlcanceAlcance Preliminar y Acta de constitucin del proyectoAdquirir el equipo de proyectoGenerar reportes de performanceLic. Sebastin San JuanRta: 2?

PROCESOS DE EJECUCINDirigir y gestionar la ejecucin del ProyectoEs la coordinacin de personas y recursos, la integracin y realizacin de actividades, conforme al Plan de gestin del proyecto (PGP)Objetivo: Completar el trabajo del Plan y alcanzar sus objetivosLic. Sebastin San Juan5Plan de gestin del proyecto (PGP)Acciones correctivas aprobadasAcciones preventivas aprobadasSolicitudes de cambio aprobadasReparacin de defectos aprobadaReparacin de defectos validadaProcedimiento de cierre administrativoDirigir y gestionar la ejecucin del Proyecto

Productos entregablesCambios solicitadosSolicitudes de cambio implementadasAcciones correctivas implementadasAcciones preventivas implementadasReparacin de defectos implementadaInformacin sobre el desempeo del trabajo

PROCESOS DE EJECUCINProcesos y reas de conocimientoLic. Sebastin San Juan5

PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROLSupervisar y controlar el trabajo del proyectoEs la recopilacin, medicin y distribucin de informacin del desempeo del proyectoObjetivo: Evaluar las mediciones y tendencias respecto del plan para mejorar el proceso, mediante la introduccin de cambiosLic. Sebastin San Juan6Plan de gestin del proyecto (PGP)Informacin sobre el desempeo del trabajoSolicitudes de cambio rechazadasSupervisar y controlar el trabajo del ProyectoAcciones correctivas recomendadasAcciones preventivas recomendadasProyeccionesReparacin de defectos recomendadaCambios solicitados

PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROLControl integrado de cambiosEs la gestin de los cambios aprobados, incluyendo cuando se producenObjetivo: Controlar los factores que producen cambios, asegurarse que esos cambios sean beneficiosos, determinar si se ha producido un cambioLic. Sebastin San Juan6Plan de gestin del proyecto (PGP)Cambios solicitadosInformacin sobre el desempeo del trabajoInformacin sobre el desempeo del trabajoAcciones preventivas recomendadasAcciones preventivas recomendadasReparacin de defectos recomendadaProductos entregablesControl integrado de cambiosSolicitudes de cambio aprobadasSolicitudes de cambio rechazadasPGP (actualizaciones)Enunciado del alcance del proyecto (actualizaciones)Acciones correctivas aprobadasAcciones preventivas aprobadasReparacin de defectos aprobadaReparacin de defectos validada

PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROLProcesos y reas de conocimientoLic. Sebastin San Juan6

PreguntaCules son las salidas claves, entre otras, de la administracin de la ejecucin del proyecto?

El Acta de constitucinEntregables, cambios requeridos, acciones correctivasLiberacin de recursos para la reparacin de defectosCambios requeridoLic. Sebastin San JuanRta: 2?

PROCESOS DE CIERRECierre del proyectoFinaliza todas las actividades de todos los PGPObjetivo: Confirma que todos los objetivos han sido alcanzadosLic. Sebastin San Juan7Plan de gestin del proyecto (PGP)Documentacin del contratoFactores ambientales de la empresaActivos de los procesos de la organizacinInformacin sobre el desempeo del trabajoProductos entregablesCerrar Proyecto

Procedimiento de cierre administrativoProcedimiento de cierre del contratoProducto, servicio o resultado finalActivos de los procesos de la organizacin (actualizaciones)

PROCESOS DE CIERRECierre del contratoConclusin y aprobacin del vnculo contractualObjetivo: Obtencin de la aceptacin formal por parte del clienteLic. Sebastin San Juan7Plan de gestin de las adquisicionesPlan de gestin del contratoDocumentacin del contratoProcedimiento de cierre del contratoCerrar Proyecto

Contratos concluidosActivos de los procesos de la organizacin (actualizaciones)

PROCESOS DE CIERREProcesos y reas de conocimientoLic. Sebastin San Juan7

Anlisis del captulo de Los simuladoresLic. Sebastin San JuanIdentificar los procesos de la metodologa del PMBOK en la serie. Identificar cuando comienza y termina cada una de las etapas del proyecto.Distribuir los procesos entre los grupos y completar las principales plantillas y entregables de dichos procesoshttp://www.sebastiansanjuan.com/pmbok/Para descargar las plantillas de cada proceso: