GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOSCIENCIA DE LA INFORMACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

PRESENTADO POR:JEMMY PATRICIA ESPINOSA

LUIS ALBERTO TORRESHAZBLADY MERCADO M.

MIGUEL ANGEL MONTENEGRONELYA ESTHER DANGOND

ZULEY YIZETH ROJAS MUÑOZ

 UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICAGESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS

PANAMA2013

GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOSCIENCIA DE LA INFORMACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

PRESENTADO POR:JEMMY PATRICIA ESPINOSA

LUIS ALBERTO TORRESHAZBLADY MERCADO M.

MIGUEL ANGEL MONTENEGRONELYA ESTHER DANGOND

ZULEY YIZETH ROJAS MUÑOZ

PRESENTADO A:JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

 

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOCIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOSPANAMA

2013

• Tratamiento de los documentos electrónico y sus objetivos responsables.

• Expediente electrónico: mixto o híbrido.

• Proceso de gestión documental.

• Organización del espacio de trabajo.

• Organización de documentos electrónicos.

*Exposición sobre:

INTRODUCCIÓN

Las nuevas tecnologías están transformando todos los sectores de nuestra sociedad. Ese es un hecho cierto que se evidencia en el desarrollo de las ciencias experimentales (Física, biológicas y clínicas). El desarrollo de nuevas aplicaciones, nuevos formatos, nuevos medios y por ende las nuevas concepciones de lo que es documento, nos obligan a hacer referencia a lo que es el novísimo como aplicación, del documento electrónico y sus efectos legales que tiene en la rutina diaria judicial del país. 

OBJETIVOS

Permitir una gestión homogénea de los  procedimientos, a través de los documentos electrónicos utilizando las nuevas TIC, independientemente de la naturaleza y origen de los documentos.

  Reducción (anulación) de las distancias espacio-temporales, e incluso, las barreras jerárquicas.  Cambios sobre el modo de trabajar, socializar, organizar, enseñar..  Conservar la autenticidad y la permanencia de la información en los soportes informáticos buscando

optimizar dos características: Economía y Eficacia en todos sus procesos.

TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS

 El tratamiento de los documentos electrónicos representa la gestión documental o conjunto de operaciones realizadas a la información producida por medios electrónicos y validados con firma digital en el marco del ciclo vital de los documentos desde el momento de su diseño hasta su transferencia final a un archivo histórico teniendo en cuenta a lo largo del proceso su configuración, transformación, memorización, restitución, etc. y garantizando siempre su conservación, autenticidad, integridad y disponibilidad a largo plazo.

Para el tratamiento de los documentos electrónicos que está sujeto a variables de tiempo, espacio, disponibilidad, accesibilidad, propósito y función de los mismos se debe tener en cuenta: -Establecer políticas y procedimientos para organizar y conservar este tipo de documentos.-Implementar mecanismos que garanticen que los documentos electrónicos almacenados en su versión final no pueden ser modificados.

-Realizar la selección de documentos electrónicos para determinar cuales se van a conservar.-Crear un reglamento para el uso y la manipulación de los documentos electrónicos.-Proveer un espacio físico con condiciones adecuadas para conservar documentos en soporte electrónico. La temperatura debe estar entre 16° C y 20°C, y la humedad entre 30% y 40%.-Establecer planes de emergencia para actuar ante desastres como incendios e inundaciones.

-Fomentar medidas de seguridad contra el robo que además se extiendan a sistemas de seguridad informática contra intervenciones no autorizadas que puedan modificar los documentos electrónicos.

-Mantener por lo menos una copia de seguridad de los documentos producidos por medios automáticos en depósitos situados en diferentes áreas geográficas.

-Propiciar la defensa de los contenidos informacionales ante virus informáticos.

-Investigar en el mercado sobre los avances tecnológicos con el fin de estar actualizados y poder adquirir a tiempo dispositivos y equipos de almacenamiento de información avanzados y así trasladar la información de los equipos actuales antes de que se vuelvan obsoletos y evitar el riesgo pérdida de información.

-Establecer políticas de migración de la información.

-La protección de los soportes electrónicos contra los agentes de deterioro físicos y bióticos.

-La reproducción de la documentación con el fin de disponer de copias de seguridad y luchar también con la obsolescencia.

-Estudiar estrategias y técnicas adecuadas para llevar a cabo la reproducción masiva y continua de documentos electrónicos con el fin de salvaguardar formatos e información a través del tiempo para garantizar así su decodificación futura.

-El desarrollo de aplicaciones informáticas que emulen el funcionamiento de hardware y software obsoletos.

OBJETIVOS DEL TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS

-Asegurar la recepción y distribución oportuna de los documentos electrónicos.

-Garantizar la organización, almacenamiento y conservación de los documentos a lo largo del tiempo.

-Asegurar la disponibilidad de los documentos para su consulta en el archivo central.

-Garantizar la disposición final de los documentos.

-Fomentar una metodología para recibir y distribuir la información en soporte electrónico.

-Establecer niveles de accesibilidad a la información dependiendo de las políticas empresariales o institucionales.

-Garantizar la autenticidad de la información electrónica.

-Tener en cuenta los derechos de autor.

-Establecer buenas prácticas archivísticas en la gestión de los documentos electrónicos con el fin de asegurar la

conservación y el acceso a la memoria histórica de las entidades.

RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS

Los responsables del tratamiento de los documentos electrónicos son todas aquellas personas encargadas de manipular los archivos en soporte electrónico quienes trabajaran sujetos a los más rigurosos principios de ética profesional con base en lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley General de Archivos Ley 594 del 2000 en lo dispuesto en sus artículos 15, 16, y 17. tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación.

Generalmente estas personas son:

-Órgano Público: dispone de la normativa de organización específica y, de no existir previsión normativa, la responsabilidad recae en el encargado de su tramitación. Los entes deben garantizar el crear y almacenar evidencia; y o el recibir y almacenar datos, para garantizar su integridad, y para mantener la accesibilidad de los datos y la evidencia de los mismos.

-Archivistas y directivos: junto con quienes toman las decisiones, para que las organizaciones apliquen las políticas necesarias para el tratamiento de los documentos electrónicos y los programas de conservación.

-Quienes emitan o reciban correos electrónicos o información electrónica que evidencien operaciones institucionales y o comunicados oficiales.

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

El expediente electrónico es un conjunto de documentos electrónicos que hacen parte de un mismo trámite o asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan, y que se encuentran vinculados entre sí para ser archivados.

Los Expedientes Electrónicos garantizan un acceso eficiente y seguro a la información completa y a todos los documentos desde cualquier sitio, y su primordial función es la de conservar y transmitir

Un expediente electrónico está integrado por la suma de cuatro componentes:

Documentos electrónicos, que cumplirán las características de contenido, estructura y contexto definidas. Índice electrónico, que garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea necesario. Firma del índice electrónico por la administración, órgano o entidad a cargo de acuerdo

En un expediente electrónico podemos encontrar los documentos electrónicos que a su vez, el contenido es referente al expediente, que por lo cual podemos encontrar archivos de texto creados, fotografías digitales, videos digitales, música digital, páginas de Internet; los mensajes de texto y los mensajes multimedia creados y enviados por un teléfono móvil celular (SMS y MMS), los faxes, las hojas de cálculo creadas mediante el uso de programas como Excel. En general cualquier documento que no repose en medio físicamente impreso o grabado y que haya sido creado o transmitido por medios electrónicos

EXPEDIENTE TRADICIONAL Y EL ELECTRÓNICO

COMPARATIVAS

Elemento a garantizar Mecanismo en papel Mecanismo electrónico

Autenticidad Sello y firma Firma electrónica

Integridad Índice y foliado Huella digital y firma del índice

Efectiva entrega en destino

Acuses de recibo ¿?

Comparativa entre el expediente tradicional y el electrónico, especificando los mecanismos que permiten garantizar la autenticidad, integridad y entrega en destino del expediente

EXPEDIENTE MIXTO O HÍBRIDO

Expediente mixto o híbrido es un conjunto de documentos de archivo, electrónicos o tradicionales, relacionados entre sí, y conservados en parte en soporte electrónico, en parte como expediente.

La aplicación de los sistemas híbridos o mixtos, son la de producir, almacenar y mantener documentos en soporte físicos y otros soportes que la tecnología nos ofrece, como puede ser el microfilme o los medios electrónicos, que se relacionan entre si, de manera que llegado a este punto de convergencia para garantizar una conservación de los documentos archivísticos por todo el tiempo que se les necesite, los sistemas híbridos son utilizados como una forma de garantizar la preservación de la información, para no tener tropiezos y aumentar su eficiencia en la atención de los ciudadanos y el orden jurídico en general que los documentos públicos sustentan y para respaldar la legalidad de la gestión de la actividad privada.

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Ley 594 de 2000, establece que “la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y la disposición final

de los documentos”. Proceso Gestión Documental Tratamiento de Documentos Electrónicos.

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

El proceso documental

Lenguajes documentales

El proceso de indización

El resumen documental

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Llegada del Consulta por documento parte del usuario

• Establecer la identidad del documento, mediante la descripción bibliográfica que se

consigna en una referencia bibliográfica (descripción, catalogación o registro).

• Descripción del contenido o análisis documental

o Indización: extraer palabras clave representativas

o Resumen documental: condensación

LAS TAREAS BÁSICAS DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL SON:

Selección (Clasificar de una gran cantidad de documentos que se generan durante todo el año los que mas definan la necesidad de esa información)

Análisis y síntesis ( conjunto de instrucciones que genere un documento diferente al original para mayor facilidad en la búsqueda de su consulta).

Búsqueda

Difusión documental.

Búsqueda documental:

Es el proceso manual, mecánico, automático o intelectual que se sigue para lograr de la bibliografía consultada la referencia que requiere cada consulta.

Lenguaje documental:

En biblioteconomía y documentación, se entiende éste como el conjunto organizado de términos (listas de encabezamientos, tesauros) o de signos (sistemas de clasificación) con los que se representa convencionalmente la materia y se permite su recuperación.

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

INDIZACIÓN Y RESUMEN

Indización: Importante en el campo de la documentación aplicada a la traducción. se escogen los conceptos más adecuados para representar el contenido de un documento (de qué trata) y la traducción de estos conceptos a términos extraídos de un lenguaje documental. Se pretende desarrollar un sistema que permita la búsqueda de los documentos por los temas que Tratan.

Resumen: breve descripción del contenido de un documento.

EL PROCESO DE INDIZACIÓN

Exhaustividad: Todos los conceptos básicos han de estar

representados en la indización.

Concreción: Evitar palabras demasiado genéricas, expresiones

vagas o ambiguas o cualquier tipo de generalización

Pertinencia: Exigencia y rigor en la selección de los vocablos más

expresivos y más significativos.

Uniformidad: Es el más difícil y el que exige una actitud más positiva

por parte de quien indiza, sobre todo cuando no existen palabras similares a las escogidas. Se irá elaborando un listado de trabajo (de palabras o expresiones clave utilizadas) para mantener la coherencia en todo momento.

Interés del usuario: Ésta será siempre la principal misión de la indización si se quiere ofrecer un servicio útil.

Estadístico: Frecuencia del uso de un término en el título o texto.

Especificidad y precisión: En todo momento se buscará utilizar de forma precisa el lenguaje especializado de los ámbitos temáticos y disciplinares abordados.

EL PROCESO DE INDIZACIÓN

ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO

Es un conjunto de herramientas comunitarias, albergadas en un sitio, destinadas a facilitar el seguimiento de su información, incluso si las personas implicadas en ellos están alejadas las unas de las otras. Esta información puede tener distintas finalidades (crear un recurso pedagógico, organizar un coloquio), siempre y cuando permanezcan en el campo de la enseñanza de las ciencias.

Cada espacio de trabajo incluye dos partes distintas:

  Una parte pública: accesible a todos, Incluye la información mínima (título, resumen) que permita a los usuarios del sitio decidir si desean o no participar en este espacio de trabajo.

   Una parte privada: accesible únicamente a

los miembros del espacio de trabajo

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS

El software utilizado para la gestión de los documentos electrónicos se orienta a resolver el problema de recuperar y gestionar la información de una manera eficiente sin el uso de una estructura común, creada mediante la computadora, la internet y las intranets.

Para lograr esto se bebe tener un muy buen manejo del control del ciclo vital del los documentos según lo requiera la empresa u organización, se encarga de compartir de forma adecuada la información para tener un mejor aprovechamiento de los recursos, sumado a esto se reduce la duplicidad de documentos archivados, copias innecesarias, dobles grabaciones y otros.

para tener una mejor organización de los documentos electrónicos se hace necesaria la utilización de la TRD (tablas de retención documental), las cuales se componen de series y subseries que facilitan la busque da

de la información.

CONCLUSIONES

 las nuevas tecnologías están transformando todos los sectores de nuestra sociedad.

    podemos decir que el documento electrónico debe entenderse como toda una

expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión grafica sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso soporte informático con eficacia probatoria.

  los documentos electrónicos duran  más con el paso del tiempo y son

compartidos con mayor cantidad de personas.   y disponen de ellos de una forma mucho más cómoda, hoy en día los

documentos electrónicos se han ido transformando más que en una moda, en una necesidad.

  la sociedad actual está inmersa en la era de la revolución informática, con este

avance podemos acceder a todo tipo de información y obtener con ello el beneficio correspondiente.

  sin embargo su valor ha crecido de tal forma que se dirige a un futuro prometedor

para unos e inciertos para otros.