Excel Paradocentes IRFE. Generalidades de Excel INTRODUCCIÓN.
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Excel Paradocentes IRFE
Generalidades de Excel
INTRODUCCIÓN
Microsoft
Windows
Office
XP
VISTA
7
Word
Excel
PowerPoint
2003
2007
2010
2013
8
Panorámica Microsoft
20072003 2010, 2013
Versiones de Excel
¿Qué es y para qué sirve?
• Hoja de cálculo:– Trabajar con números de forma simple– Realizar desde simples sumas hasta
complejos cálculos– Representar datos de forma gráfica
• Recálculo automático:– Al cambiar cualquier dato, todo se
modifica automáticamente– Realizar simulaciones
Comencemos
• Iniciar Excel:– Desde el botón Inicio– Desde un ícono en el escritorio– Desde un ícono en la barra de tareas– Desde un archivo Excel existente
• Cerrar Excel:– Desde la x ubicada arriba, der.– Desde el botón de Office arriba izq.
La pantalla inicial
• Ubicar en la pantalla:– La barra de título– La barra de acceso rápido
• Personalizable
– La banda de opciones• Acceso por teclado ALT• Ocultar para ocupar menos espacio
La pantalla inicial
– El botón de Office• Operaciones con archivos• Opciones de Excel
– La barra de fórmulas– La barra de etiquetas– Las barras de desplazamiento– La ayuda
La pantalla inicial
Conceptos de Excel
• Libro: archivo de Excel (.xlsx, .xls)• Un libro está compuesto de Hojas
– Por defecto 3, pueden ser hasta 255• Hoja: formada por columnas y filas
– 16.384 columnas y 1.048.576 filas• Columnas: A, B, C, … AA, AB, AC• Filas: desde 1 hasta 1.048.576
Conceptos de Excel
• Celda: intersección de fila y columna– A3, B7, G121, BD38, etc.– Celda activa: remarcada
• Fila activa, columna activa
• Rango: bloque rectangular de 1 o más celdas que Excel trata como una unidad– G1:H15, B3:E10
Seleccionar
• Celdas: clic• Rango de celdas: mouse + shift o
mouse + ctrl• Columna: en la letra• Fila: en el número• Hoja entera: en la esquina
Rangos
Cortar, copiar, pegar
• Con el portapapeles• Con el teclado (CTRL+C, CTRL+V)• Con el mouse
• Pegado especial– Sin formato– Valores, fórmulas, etc.
• Mover celdas
Borrar celdas
• Utilizando la tecla SUPR– Borra sólo el contenido de la celda)
• O bien
Movimientos hoja/libro
• Mouse• Teclado
– Flechas de desplazamiento– Av Pág, Re Pág– Celda A1: CTRL + Inicio
• Barra de Nombres• Barra de etiquetas, entre hojas
Inserta automáticamente.
Agregar hojas al libro
Botón derecho en hoja existente, y aparecen opciones, verlas.
Haciendo click con el botón derecho sobre la hoja que se desee copiar o mover y seleccionando la opción Mover o copiar.
Luego se selecciona al lugar donde se desea mover y si se desea hacer una copia:
Mover o copiar hojas
Corresponde a la definición de un nombre personalizado para una hoja en particular, con el fin de diferenciarla de las otras existentes.
Cambiar nombre a hoja
Corresponde a quitar o remover una hoja de cálculo, incluyendo todo su contenido y formato, del libro sobre el cual se está trabajando.
Esta acción no se puede deshacer.
Eliminar hojas
• Color de etiqueta• Ocultar• Mostrar• Seleccionar todas las hojas
Otras acciones con hojas
Guardar el libro
En el caso de que sea la primera vez que se guarde el documento, se pedirá un nombre para asignar.
Guardar el libro
• Entre los formatos ofrecidos las opciones más comunes son:– XLSX: Libro de Excel. Compatible solo
con la versión 2007.– XLS: Libro de Excel. Compatible con la
versión 2007 y desde la 97 a la 2003.– HTML: Formato de página Web.– XML: Formato de datos XML.
Guardar como, Tipo
Herramientas de guardar
Otras operaciones• Cerrar (el libro, sin salir de Excel)• Nuevo:
– En blanco, o usar plantillas• Abrir
– Desde una unidad– Desde la lista de recientes– Como de sólo lectura (pide nuevo
nombre al guardarlo)• Fijar el libro en los libros recientes
Tipos de datos: constantes
Textos (A-Z)
Numéricos (0-9)
Fechas y horasdd-mm-aaaahh:mm:ss,dd/mm/aaaahh:mm:ss
Todos estos son valores constantes, se introducen directamente en una celda.
Introducir/Modificar datos
• Introducir:– Tecla Intro– Flechas de desplazamiento– Tic de aceptación en barra de fórmulas
• Modificar:– En la barra de fórmulas
• Observar barra de estado, que cambia de Listo – Introducir - Modificar
Tipos de datos: fórmulas
• Fórmula: secuencia formada por :– Valores constantes– Referencias a otras celdas– Nombres– Funciones– Operadores
• Se escribe en la barra de fórmulas y debe comenzar por =
Operadores
• Aritméticos ^ * / + -– Se resuelven con la prioridad indicada,
deben usarse ( ) para lograr otro orden• Comparación = <> < > <= >=
– Tienen todo la misma prioridad• Texto &
– Concatenar celdas que tengan texto• Referencia : , ;
Principales operadoresSIMBOLO DEL OPERADOR OPERACIÓN QUE REALIZA
+ SUMA
- RESTA
* MULTIPLICA
/ DIVIDE
^ EXPONENCIACIÓN
& UNIÓN / CONCATENAR
= Comparación IGUAL QUE
> Comparación MAYOR QUE
< Comparación MENOR QUE
>= Comparación MAYOR IGUAL QUE
<= Comparación MENOR IGUAL QUE
<> Comparación DISTINTO
Funciones
• Función: fórmula preestablecida por Excel, que acepta valores, realiza cálculos y devuelve resultado.
Funciones
=SUMA(A1;B1) equivale a =A1+B1
=SUMA(A1:B3) equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3
Sin el signo =, Excel no reconoce fórmulas ni funciones
Funciones
• Tienen una sintaxis específica que de no respetarse, arroja error.
• Los argumentos:– Van entre paréntesis, sin espacios
previos ni posteriores– Pueden ser valores constantes
(número o texto), fórmulas o funciones– Deben separarse por punto y coma “;”
FORMATEANDO CELDASMuy necesario, muy útil
Ver cada una de las pestañas:• Número• Fuente• Alineación• Bordes• Relleno• Proteger
Formato de celda
Formatos rápidos
Proteger celdas
• Además de proteger un libro con contraseña, pueden protegerse celdas para que no se modifiquen. 1. Desbloquear las celdas que se
pueden manipular
2. Proteger la hoja.• Esta protección funciona por Hojas
Puede añadir pequeñas anotaciones a cada celda, solo visibles al posicionarse sobre la celda comentada.
Para ingresar, se debe hacer clic con el botón derecho del mouse sobre la celda y seleccionar la opción Insertar comentario.
Agregar comentarios
• Seleccionar la celda con el botón derecho del mouse e ir a la opción Hipervínculo, o bien ir a la pestaña Insertar y seleccionar Hipervínculo.
• Pueden agregarse hipervínculos a otros archivos o sitios Web existentes, o bien a otras hojas del libro.
Hipervínculos
Las series son listas de datos ordenados, creadas a partir de un factor o patrón común, rellenando el resto de los componentes de forma automática.
(Ej. Si se inicia una serie a partir de celdas con los valores 1 y 2, se creará una enumeración automática del largo que se indique). Verificar!
Series
Cambios de estructura
• Alto de fila– Botón derecho en la fila– Mouse– Autoajustar
• Ancho de columna– Botón derecho en la columna– Mouse– Autoajustar
Cambios de estructura
• Ocultar/Mostrar filas y/o columnas– Al ocultar la primera fila o la primera
columna, es más difícil volverlas a mostrar.
• Insertar filas/columnas/celdas• Eliminar filas/columnas/celdas• Combinar celdas: en formato de
celdas, alineación
Ejercitación
FÓRMULAS Y FUNCIONESSólo las más usadas…
Recordemos
• Función– Fórmula predefinida en Excel que opera
con uno o más valores y devuelve un resultado.
• Sintaxisnombre_funcion (argumento1;argumento2;…argumentoN)
• Debe comenzar por el signo =
Funciones
SUMA(A1;D8)
; se usa para separar argumentos
SUMA (A1:D8)
:identifica un rango
Ejercicio:
Generar un rango de datos desde A1 hasta D8 y verificar lo anterior.
Funciones
• Las fórmulas pueden contener más de una función:
=SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)• Excel cuenta con 329 funciones,
organizadas en 10 categorías.– Verlas desde la barra de fórmulas– Verlas desde la pestaña Fórmulas,
Biblioteca de funciones
Para introducir fórmulas
• Pestaña Fórmulas, Insertar función.• O bien, con el botón fx de la barra de
fórmulas– Se abre cuadro de diálogo
• Si nos sabemos la función, sólo la escribimos directamente.
• Pregunta: ¿Qué funciones conoce/se sabe de memoria?
Botón Autosuma
• Suma, Promedio (media aritmética, contar números, máximo y mínimo)
Ejercitación
• Realizar el Ejercicio N° 1.• Realizar el Ejercicio N° 2.
Referencias
• Referencias a una o más celda.• 3 tipos de referencias:
– Relativa– Absoluta– Mixta
Relativa/Absoluta/Mixta
• Relativa: referencias de filas y columnas cambian si se copia la fórmula en otra celda. Opción por defecto.
• Absoluta: referencias de filas y columnas no cambian si se copia la fórmula en otra celda.– La celda se fija con el símbolo $
(escribir a mano o bien con la tecla F4)• Mixta: se fijan las columnas o las filas
Referencia a otras hojas
• Escribir referencias a celdas que se encuentran en otras hojas del mismo libro
• Ejemplo: Hoja2!A2, se está referenciando a la celda A2 de la Hoja A2.
Ejercitación
• Realizar el Ejercicio N° 3.• Realizar el Ejercicio N° 4.
Funciones más usadas
• De fecha y hora– AHORA () devuelve la fecha y la hora
actual– HOY() devuelve la fecha actual
• De texto– CONCATENAR(texto1;texto2;textoN)– MAYUSC(texto)– MINUSC(texto)– NOMPROPIO(texto)
Funciones más usadas
• CONTAR.SI(rango;criterio)• Ejemplo:
– En una encuesta, contar cuántas personas opinaron “SI” y calcular %.
(CONTAR.SI(), CONTARA())
• Y una infinidad de funciones más, revisar las más importantes según su criterio.
Funciones más usadas
• SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
• Ejemplo:– Si Nota final >= 4,0 llenar columna con
“Aprobado”– Si nota final < 4,0, llenar columna con
“Reprobado”
Ejercitación
• Realizar el Ejercicio N° 5.• Realizar el Ejercicio N° 6.• Realizar el Ejercicio N° 7.
Funciones más usadas
• De búsqueda– BUSCARH(valor
buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado)
– BUSCARV(valor buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)
• Busca un valor en la primera fila o columna y devuelve el resultado
EjemploBúsqueda y Referencia
Vendedor Código artículo Cantidad artículos Descripcion
Juan 1 10 Pamela 1 14 Marcelo 2 28 Pablo 3 16
María José 4 22 Alejandra 4 8 Macarena 5 6
Julio 5 5 Total general 109
Código Artículo 1 Polera Cantidad de Poleras
2 Pantalones
3 Chaqueta 4 Traje de Baño 5 Zapatillas
Ejercitación
• Realizar el Ejercicio N° 8.
IMPRESIÓN Y CONFIGURACIÓN
Evitando las sorpresas…
Impresión
• Vista preliminar– Visualizar la hoja antes de imprimirla
• Vista Diseño de página – Muestra los saltos de página,
márgenes, encabezado, pie de página y el formato completo de la hoja.
• Configurar la página– Definir tamaño de papel, márgenes,
orientación, escala, etc.
Impresión
GRÁFICOS
Representando nuestros datos
Gráficos en Excel
• Son la representación gráfica de nuestros datos y facilitan su interpretación
• Se pueden crear gráficos– Como gráfico incrustado en la misma
hoja– Como hoja de gráfico
Planificar el gráfico
• Antes de crear un gráfico es fundamental considerar cual será su utilidad, y definir su objetivo.
Elementos de los gráficos
Elementos de los gráficos
1.El área del gráfico
2.El área de trazado
3.Los puntos de datos de la serie de datos que se trazan en el gráfico.
4.Los ejes horizontal (categorías) y vertical (valores) en los que se trazan los datos del gráfico.
5.La leyenda del gráfico.
6.Un título de eje y de gráfico que puede agregar al gráfico.
7.Una etiqueta de datos que puede usar para identificar los detalles de un punto de datos de una serie de datos.
Crear un gráfico
• Gráficos de la pestaña Insertar
– Recomendable tener seleccionado el rango de celdas que participarán en el gráfico, y Excel podrá generarlo automáticamente. Caso contrario el gráfico se creará en blanco.
Tipos de gráficos
Herramientas
Herramientas
• Diseño– Cambiar tipo– Cambiar entre filas y columnas– Diseño– Estilos– Ubicación
Herramientas
• Presentación
• Formato
Modificar gráficos
• Añadir una serie
Ejercitación
• Realizar Ejercicio N° 9.
Imágenes
• Igual que en otras aplicaciones Office, se pueden insertar imágenes:– Desde archivo– Prediseñadas– Autoformas– SmartArt– WordArt
Vistas
• Normal• Diseño de página• Saltos de página• Dividir
– Aparecen dos barras para ajustar la división, las áreas se moverán de manera independiente
• Inmovilizar paneles
FILTROS Y AUTOFILTROS
Simplificando el análisis
Filtro automático
• Ir a EJERCICIO 5 y aplicar autofiltro. Practicar filtrando los datos.
• Los filtros nos permiten encontrar y organizar la información de mejor forma.
Autofiltro
Ordenar
• Ascendente• Descendente• Según criterios (EJERCICIO 1)
Tablas o listas
• Crear tabla– Indicar rango de datos, encabezados
• Pulsar en icono Formulario– Botón de Office, Opciones de Excel,
Personalizar, Comandos que no están en la cinta de opciones, Formulario, Agregar
Formato condicional
• Dependiendo del valor de la celda, Excel aplica formatos distintos sobre las celdas.
Formato condicional
• >= 4,0 verde, <4,0 rojo
Ejercitación
• Aplique formato condicional a los ejercicios 1, 6 y 7 que ya ha realizado.
• Realizar el Ejercicio N° 10 que se encuentra en el archivo que se le entregó.