11/01/2010

Realizado por:

Sandra Collaguazo

Cristina González

Elizabeth Orellana

Santiago Taco

Efrén Torres

EESSCCUUEELLAA PPOOLLIITTEECCNNII CCAA NNAACCIIOONNAALL

BBaasseess ddee DDaattooss

Microsoft Access

2

IINNDDIICCEE

Introducción ………………………………………………………………….. 3

Historia ………………………………………………………………………… 4

Versiones ……………………………………………………………………… 5

Motor de Access ……………………………………………………………… 5

Tipos de datos ……………………………………………………………….. 7

Administración del motor ……………………………………………………. 8

Ventajas ……………………………………………………………………….. 8

Desventajas …………………………………………………………………… 9

Instalación general de access ……………………………………………… 10

Guia básica de instalación …………………………………………………. 12

Explorador de objetos ………………………………………………………. 16

Extenciones de archivos ……………………………………………………. 20

Tutorial Creación de la Base de Datos en Microsoft Access …………. 20

Proyecto Base de Datos en Microsoft Office Access …………………. 27

Presentación de Comprobaciones en Excel ……………………………. 30

Microsoft Access

3

IINNTTRROODDUUCCCCIIOONN

El continuo desarrollo de los sistemas de información en el mundo, provoca avances significativos en las

herramientas que permiten la construcción de aplicaciones para la industria y la sociedad.

Entre los desarrollos, se cuenta con los motores de las bases de datos que hoy han tenido gran demanda en

todos los ámbitos de la información.

Uno de estos motores de bases de datos es el Microsoft Access 2007 y sus principales características son las

que se verán más adelante en el presente documento.

Microsoft Access 2007 es un programa sistema de gestión de base de datos relacional creado y modificado

por Microsoft para uso personal de pequeñas organizaciones. Es un componente de la Suite Microsoft Office

aunque no se incluye en el paquete “Básico”. Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de

datos que pueden ser consultados por otros programas. Dentro de un sistema de información entraría

dentro de la categoría de Gestión y no en la de Ofimática.

MMIICCRROOSSOOFFTT AACCCCEESSSS

Software de: Microsoft

Plataforma: Windows

Usado para: Base de Datos

Licencia: Privativa

Sitio Web: Sitio MS

LOGO

Microsoft Access

4

OOBBJJEETTIIVVOO GGEENNEERRAALL

Conocer acerca del motor de Microsoft Access 2007 y sus funciones.

EESSPPEECCIIFFIICCOO

Observar y analizar, los conocimientos que se obtuvieron a lo largo de la creación y construcción de

BD en el motor ACCESS 2007.

Analizar las principales características del funcionamiento del motor de la base de datos.

HHIISSTTOORRIIAA

Access versión 1.0 fue liberado en noviembre de 1992, rápidamente en mayo de 1993 se libero Access 1.1

para mejorar la compatibilidad con otros productos de Microsoft e incluir el lenguaje de programación de

Access Basic. Microsoft especifica los requerimientos mínimos de hardware para el Access v2.0; Microsoft

Windows v3.0 con 4 MB de memoria RAM necesaria.

Originalmente, el software funciono bien con bases de datos relativamente pequeños, pero las pruebas

mostraron algunas circunstancias que causaban la corrupción de los datos. El Progreso de Windows 95, 98 y

ME, mejora la confiabilidad de la red, y el lanzamiento de Microsoft 8 Servicie Pack para el Jet Database

Engine, la fiabilidad de las bases de datos de Access se ha mejorado enormemente tanto en tamaño como en

número de usuarios.

Con office 95, Microsoft Access 95 se convirtió en parte de Microsoft Office Professional Suite junto con

Microsoft Excel, Word y PowerPoint y la transformación de Access Basic a Visual Basic para Aplicaciones.

Desde entonces, ha habido liberaciones de Microsoft Access con cada versión de Office. Esto incluye el

Access 97, Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007. El formato de base de datos nativa de

Access (Jet MDB) también ha evolucionado a lo largo de los años. La más significativa fue la transición de

Access 97 a Access 2000, formato que no era compatible antes, y Access 2000 requirió el nuevo formato. Se

añadieron nuevas características a Access 2002, 2003y 2007.

Microsoft Access

5

En Access 2007, un nuevo formato de base de datos se introdujo. El ACCDB soporta tipos de datos más

complejos, como archivos adjuntos y campos con múltiples valores. Estos nuevos tipos de campos son

esencialmente de registros y permite el almacenamiento de múltiples valores en un campo.

Antes del lanzamiento de Access, el mercado de base de datos de escritorio estaba dominado por los

programas paradox y dBase y FoxPro. Microsoft Access fue el primer programa en masa de base de datos

para Windows. Con la compra de FoxPro y la incorporación de sus rutinas de optimización dentro de Access,

Microsoft Access se convirtió rápidamente en la principal base de datos para Windows de manera efectiva

eliminando la competencia que no daba transición en el mundo MS-DOS.

Su nombre código fue Cirrus; el motor se llamo Ruby. Esto fue antes de Visual Basic, Hill Gates los llamo así y

decidió que el lenguaje BASIC debía ser co-desarrollado como una aplicación ampliable, un proyecto

denominado Thunder. Como los motores eran incompatibles entre si, estos proyectos fueron desarrollados

por separado, sin embargo, estos se fusionaron de nuevo después de VBA. Access también fue el nombre de

un programa de comunicaciones de Microsoft, destinado a competir con Procomm y otros programas. Esto

resulto ser un fracaso y se abandono. Años más tarde, Microsoft reutilizo el nombre para su software de

base de datos.

Lanzamiento de las diferentes versiones:

Access 1.0 1992

Access 1.1 1993

Access 2.0 1994

Access 95 1995

Access 97 1997

Access 2000 2000

Access XP o 2002 2001

Access 2003 2003

Access 2007 2007

MMOOTTOORR

DDeeffiinniicciióónn

Es un software de gran difusión entre pequeñas empresas (PYMES) cuyas bases de datos no requieren de

excesiva potencia, ya que se integra perfectamente con el resto de aplicaciones de Microsoft y permite crear

pequeñas aplicaciones con unos pocos conocimientos del programa. Microsoft Office Access 2007, permite

crear formularios para insertar y modificar datos fácilmente. Al igual que todas las buenas bases de datos

Microsoft Access

6

relacionales, tiene un entorno grafico para ver fácilmente la información relacionada entre las diferentes

tablas de la base de datos.

CCaarraacctteerríísstt iiccaass

Microsoft Office Access 2007 ayuda a los trabajadores de la información a controlar y crear informes de

datos de forma rápida y sencilla gracias a la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent y funciones de

diseño interactivas que no requieren conocimientos especializados de bases de datos. Los usuarios pueden

compartir la información a través del Web en listas de Microsoft Office SharePoint Server 2007 en las que se

pueden realizar auditorías y copias de seguridad.

FFuunncciioonneess BBáássiiccaass

Office Access 2007 proporciona una experiencia completamente nueva gracias a la interfaz de usuario de

Office Fluent, un nuevo panel de navegación y una vista de ventanas por fi chas. Incluso sin tener

experiencias con bases de datos, cualquier usuario puede realizar un seguimiento de la información y crear

informes para tomar decisiones mejor fundadas.

La creación de un informe en Office Access 2007 es una verdadera experiencia del tipo “lo que se ve es lo

que se obtiene”. Puede modificar un informe con una respuesta visual en tiempo real y guardar varias vistas

para audiencias distintas. El nuevo panel de agrupamiento y las nuevas capacidades de filtrado y ordenación

le ayudaran tomar decisiones mejor fundadas.

Con la biblioteca avanzada de soluciones prediseñadas, puede empezar a realizar el seguimiento de la

información inmediatamente. Los formularios y los informes ya están diseñados para mayor comodidad,

pero puede personalizarlos para adaptarlos a sus necesidades empresariales. Los contactos y el seguimiento

de problemas, proyectos y activos solo algunas de las soluciones prediseñadas incluidas en Office Access

2007.

Gracias a la detención automática del tipo de datos, la creación en Office Access 2007 es tan sencilla como

trabajar con una tabla de Microsoft Office Excel. Escriba la información y Office Access 2007 detectara que

se trata de una fecha, una moneda u otro tipo común de datos. Puede incluso pegar toda una tabla de Excel

en Office Access 2007 para empezar a realizar el seguimiento de la información con la eficacia que ofrece

una base de datos.

Microsoft Access

7

Office Access 2007 habilita nuevos tipos de campos como los datos adjuntos y los campos multivalor. Ahora

es posible adjuntar un documento, una imagen o una hoja de cálculo a cualquier registro de la aplicación.

El campo multivalor, le permite seleccionar más de un valor (por ejemplo, asignar una tarea a mas de una

persona) en cada celda.

Con Office Access 2007, puede crear formularios si utiliza Microsoft Office Infopath 2007 o HTML para

recopilar la información de su base de datos. Puede enviar estar a sus compañeros de equipo a través del

correo electrónico y usar sus respuestas para rellenar y actualizar la tabla de Acce ss para que no sea

necesario volver a escribir la información.

Compara la información de Access con el resto del equipo usando Windows SharePoint Services y Office

Access 2007. Combinando la eficacia de ambas aplicaciones, sus compañeros de equipo podrán editar datos,

obtener acceso a estos y ver informes en tiempo real directamente a través de una interfaz de Web.

Use Office Access 2007 como interfaz de cliente avanzada para analizar y crear informes a partir de las listas

de Windows SharePoint Services. También puede trabar con las listas sin conexión y sincronizarlas con los

cambios cuando se vuelva a conectar a la red, lo que permitirá trabajar con los datos en todo momento.

Mejore la transparencia de los datos trasladándolos a Windows SharePoint Services. De este modo, podrá

crear periódicamente copias de seguridad de los datos en el servidor, recuperar los datos eliminados de la

papelería de reciclaje, llevar un seguimiento del historial de revisiones y establecer permisos de acceso para

administrar mejor la información.

Con Office Access 2007 puede vincular a una base de datos, tablas de otras bases de datos, hoja de cálculo

de Excel, sitios de Windows SharePoint Services, orígenes de datos, bases de datos de Microsoft SQL Server y

otros orígenes de datos. También puede usar estas tablas para crear informes fácilmente y basar en ellos sus

decisiones sobre un conjunto de datos más general.

TTIIPPOOSS DDEE DDAATTOOSS AACCEEPPTTAADDOOSS PPOORR EELL MMOOTTOORR

Texto

Memo

Numero

Fecha/hora

Moneda

Auto numérico

Microsoft Access

8

Si/no

Objeto OLE

Hipervínculo

Datos Adjuntos

Asistente para búsqueda

AADDMMIINNIISSTTRRAACCIIOONN DDEELL MMOOTTOORR

SSiisstteemmaa OOppeerraattiivvoo

Deshabilitar la protección de energía en el servidor.

Asegurarse que el protocolo TCPIP esté en lo más alto de la pila.

El default login time out debe setearse mayor en el servidor que en las aplicaciones.

Usar RAID

SSeeppaarraacciióónn ddee llooss ffiilleeggrroouuppss Por cada base de datos separarla en 5 filegroups.

tablas de sistema.

tablas de usuario.

Índices.

Imágenes.

IInntteeggrriiddaadd Usar integridad referencial.

Índices: crear un índice por cada clave foránea (FK) en cada tabla dependiente.

VVEENNTTAAJJAASS::

Es sencillo para principiantes, dispone de unos asistentes muy potentes mediante los

cuales se puede crear formularios profesionales.

Puede llegar a hacer un programa verdaderamente profesional en muy poco tiempo

gracias a los asistentes.

Obtener mejores resultados con la interfaz de usuario de Office Fluent.

Empezar rápidamente usando soluciones prediseñadas.

Crear varios informes con vistas diferentes de la misma información.

Crear tablas rápidamente sin preocuparse de la complejidad de las bases de datos.

Disfrutar de los nuevos tipos de campos para escenarios aun mas avanzados.

Actualizar y recopilar información directamente del origen.

Compartir la información con Microsoft Windows SharePoint Services.

Realizar el seguimiento de las listas de Windows SharePoint Services con las grandes

capacidades de Office Access 2007.

Microsoft Access

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Trasladar datos a la tecnología Windows SharePoint Services para facilitar su

tratamiento.

Obtener acceso a información procedente de orígenes diversos.

DDEESSVVEENNTTAAJJAASS::

Es una base de datos para pequeños escenarios.

Para bases de datos de gran calibre (en cuanto a volumen de datos o de usuarios) es

recomendable usar otros sistemas como MySQL o Microsoft SQL Server, y código VBA

(Visual Basic para Aplicaciones).

No es multiplataforma, pues sólo está disponible para sistemas operativos de

Microsoft, Su uso es inadecuado para grandes proyectos de software que requieren

tiempos de respuesta críticos

No crea un compilado real (un .EXE). Siempre necesita tener instalado Access para su

funcionamiento.

No es multiplataforma, pues solo esta disponible para sistemas operativos de

Microsoft.

Su uso inadecuado en grandes proyectos de software que requieren tiempos de

respuesta críticos.

Microsoft Access

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IINNSSTTAALLAACCIIÓÓNN DDEE AACCCCEESSSS

Cuando trate de usar una característica que aún no esté instalada, normalmente 2007

Microsoft Office System la instala automáticamente.

Si la característica que desea no se instala automáticamente, siga este procedimiento:

1. Cierre todos los programas.

2. En Microsoft Windows, haga clic en el botón Inicio y, a continuación, haga clic en Panel

de control.

3. Siga uno de estos pasos:

Windows Vista Haga clic en Programas y, a continuación, haga clic en Programas

instalados. Haga clic en el nombre de la edición o el programa de Microsoft

Office que desea cambiar, y haga clic en Cambiar.

NOTA En Vista clásica, haga doble clic en Programas y, a continuación, haga clic

en Programas instalados. Haga clic en el nombre de la edición o el programa de

Microsoft Office que desea cambiar, y haga clic en Cambiar.

Microsoft Windows XP Haga clic en Agregar o quitar programas y, a

continuación, haga clic en Cambiar o quitar programas. Haga clic en el nombre

de la edición o el programa de Microsoft Office que desea cambiar y, a

continuación, haga clic en Cambiar.

NOTA En Vista clásica, haga doble clic en Agregar o quitar programas, haga clic

en el nombre de la edición o el programa de Microsoft Office que desea cambiar,

y haga clic en Cambiar.

4. En el cuadro de diálogo Configuración de 2007 Microsoft Office System, haga clic

en Agregar o quitar funciones y, a continuación, en Siguiente.

5. Haga clic en las opciones de instalación personalizada que desee:

Haga clic en un signo más (+) para expandir una carpeta y ver más funciones.

Microsoft Access

11

El símbolo situado junto a cada función indica cómo se instalará de forma

predeterminada. Puede cambiar el modo en que se instala si hace clic en el

símbolo y selecciona otro símbolo de la lista. A continuación se muestran los

símbolos y su significado:

Ejecutar desde mi PC La característica se instala y se almacena en el disco

cuando termine la instalación. No se instalarán las subcaracterísticas ni se

almacenarán en el disco.

Ejecutar todo desde mi PC Se instalan las características y todas las

subcaracterísticas, y se almacenan en el disco cuando termine la instalación.

Instalar al utilizar por primera vez La característica se instala en el disco

cuando la use por primera vez. En ese momento, puede que deba tener acceso al

CD o al servidor de la red desde el que efectuó la instalación original. Quizá esta

opción no esté disponible para todas las características.

No disponible La característica no se instala, ya que no está disponible.

Si una característica tiene subcaracterísticas, un símbolo con fondo blanco indica

que la característica y todas sus subcaracterísticas tienen el mismo método de

instalación. Un símbolo con fondo gris indica que la característica y sus

subcaracterísticas tienen una combinación de métodos de instalación.

Puede también utilizar el teclado para desplazarse por las funciones y cambiar

opciones de funciones. Utilice las teclas FLECHA ARRIBA y FLECHA ABAJO para

seleccionar funciones. Utilice las teclas FLECHA DERECHA y FLECHA IZQUIERDA

para expandir una función que contenga una o más subfunciones. Utilice la tecla

FLECHA IZQUIERDA para contraer una función expandida. Cuando haya

seleccionado la función que desea cambiar, presione la BARRA ESPACIADORA

para mostrar el menú de opciones de instalación. Utilice las teclas FLECHA

ARRIBA y FLECHA ABAJO para seleccionar la opción de instalación deseada y, a

continuación, presione ENTRAR.

6. Cuando haya terminado de elegir las opciones de instalación personalizadas que desea,

proceda como se indica a continuación:

Microsoft Access

12

Haga clic en Actualizar. Este botón aparece si la instalación detecta una versión

anterior del mismo programa de Office en su equipo.

Haga clic en Instalar ahora. Este botón aparece si la instalación no detecta una

versión anterior del mismo programa de Office en su equipo.

GGUUÍÍAA BBÁÁSSIICCAA DDEE IINNSSTTAALLAACCIIÓÓNN DDEELL DDBBMMSS AACCCCEESSSS 22000077

Una vez insertado el CD de instalación de Microsoft Office 2007, esperamos a que arranque

automáticamente, mostrándonos lo siguiente:

Ilustración 1.-

Nota: Para Windows Vista, primero nos muestra una ventana el cual nos pide permiso para

ejecutar, poner aceptar.

Microsoft Access

13

Luego nos muestra la siguiente ventana:

Ilustración 2.-

Seleccionamos en nuestro caso Microsoft Office Access 2007, dar clic en continuar.

Nos pide la clave del producto, ingresarla y luego dar clic en continuar. Si está correctamente

ingresada nos mostrará un visto a lado de la clave, caso contrario nos muestra una X.

Ilustración 3.-

Microsoft Access

14

Se abre una nueva ventana, seleccionar Instalar ahora.

Ilustración 4.-

Una nueva ventana aparece mostrándonos el proceso de la instalación.

Ilustración 5.-

Microsoft Access

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Finalmente nos muestra una ventana diciéndonos que el programa ha sido instalado

correctamente, dar clic en cerrar.

Ilustración 6.-

Nota: En caso de que no se ejecute automáticamente, dar clic en Mi PC, luego doble clic en la

unidad de CD, buscar el ícono de setup.

Ilustración 7.-

Finalmente dar doble clic en el ícono para comenzar con la instalación.

Microsoft Access

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EEXXPPLLOORRAADDOORR DDEE OOBBJJEETTOOSS

Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y

el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina

Sistema Gestor de Bases de Datos.

Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las

reconozca como tal.

Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la

información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional.

En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.

Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una

empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que

a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de

éstos.

TTaabbllaass

Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla

contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto

antes, clientes o pedidos.

Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente,

nombre del cliente, dirección.

Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así

todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro

registro.

Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de

CLIENTES podría ser:

Microsoft Access

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Campos

Código Nombre Apellidos Dirección C.P.

Registro 1 1 Luis Grande Lilos C/ Germanías, 23 46723

Registro 2 2 Marta Fran Dardeno C/ Mayor, 34 46625

Registro 3 3 Francisco Juan López C/ Valle, 56 46625

Registro 4 4 María Huesca Buevo C/ Franciscano, 67 46521

Ilustración 8.-

CCoonnssuullttaass

Ilustración 9.-

Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en

las tablas ya creadas.

Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio

se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.

Consultas de selección. Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran

aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido

el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no

según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica

porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada

vez que se abre se vuelve a calcular).

Consultas de acción. Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios

tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de

creación de tablas.

Consultas específicas de SQL. Son consultas que no se pueden definir desde la

cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Estas

Microsoft Access

18

consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL,

cosa que no es objeto de este curso.

FFoorrmmuullaarriiooss

Un formulario es el objeto de Access 2007 diseñado para la introducción, visualización y

modificación de los datos de las tablas.

Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de

pestañas de datos para la introducción por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla

CLIENTES.

IInnffoorrmmeess

Un informe es el objeto de Access 2007 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y

resumir datos seleccionados de una tabla.

Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

MMaaccrrooss

Una macro es el objeto de Access 2007 que define de forma estructurada las acciones que el

usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.

Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la elección

de un elemento de un formulario.

PPáággiinnaa

Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos y

trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. Este tema lo trataremos en otro curso

más avanzado.

MMóódduullooss

Un módulo es el objeto de Access 2007 que contiene procedimientos personales que se

codifican utilizando Visual Basic.

Realmente se trata de programación con Access.

Microsoft Access

19

CCoonnttrroolleess

Son unos de los elementos gráficos que facilitan la interfaz con el usuario. Los formularios y los

informes son controles.

VViissttaass

LLaa ccllaavvee pprriinncciippaall

Ilustración 10.-

La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de

identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de

equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero

podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo.

• Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo,

añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna,

etc...) tendremos que realizar una modificación en su diseño; Para modificar la

definición de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las

sustituciones necesarias.

• Para añadir un nuevo campo, ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo

campo o situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botón insertar filas

de la pestaña Diseño, en este último caso el nuevo campo se insertará delante del que

estamos posicionados.

• Para eliminar un campo, posicionarse en el campo y hacer clic en el botón eliminar

filas de la pestaña Diseño.

Microsoft Access

20

EEXXTTEENNSSIIOONNEESS DDEE AARRCCHHIIVVOOSS

Microsoft Access usa las siguientes extensiones para guardar sus datos:

mdb -Base de datos de Access (Versión 2003 y anteriores)

mde -Base de datos de Access protegida, con macros (Versión 2003 y anteriores)

mdz -Extensión de plantillas en Access

accdb - Base de datos de Access (Versión 2007)

accde - Base de datos de Access protegida, con macros (Versión 2007 y anteriores)

mam - Macro de Access

maq - Consulta de Access

mar - Informe de Access

mat - Tabla de Access

maf - Formulario de Access

adp - Proyecto de Access

adn - Plantilla de proyecto de Access

TTUUTTOORRIIAALL CCRREEAACCIIÓÓNN DDEE LLAA BBAASSEE DDEE DDAATTOOSS EENN MMIICCRROOSSOOFFTT AACCCCEESSSS

Creamos el lugar donde se va a guardar la base de datos PEDIDOS en Microsoft Access fig 11.

Creación Base de datos PEDIDOS en Access.

Ilustración 11.- Creación Base de datos PEDIDOS en Access

Microsoft Access

21

Creación de la base de datos PEDIDOS fig.12 en Microsoft SQL Sever para luego migrar los

datos hacia Microsoft Access.

Ilustración 12.- Creación de Base de Datos PEDIDOS

Una vez creada la base de datos PEDIDOS, en la herramienta explorador buscamos la bases

PEDIDOS y hacemos click derecho tareas exportar datos y obtendremos la pantalla que nos

permitirá migrar los datos. Ver fig. 13

Ilustración 13.- Herramienta de explorador

Microsoft Access

22

En la pantalla Choose a Data Source fig. 14 nos indica del lugar de donde se va a tomar la base

de datos para ser creada.

Ilustración 14.- Choose a Data Source (Lugar de procedencia de la Base)

En la pantalla Choose a Destinación indicamos a qué tipo de base de datos queremos migras,

en este caso es Microsoft Access y buscamos el lugar en el que se va a guardar la información

que anteriormente creamos fig. 15.

Microsoft Access

23

Ilustración 15.- Destino de la Base de datos PEDIDOS

Creación de las copias de las tablas realizadas en SQL fig.16 y especificamos las tablas que se

quiere migrar fig.17

Ilustración 16.- Creación de copias Ilustración 17.- Especificación de tablas

Microsoft Access

24

Una vez realizada las copias necesarias fig. 18 finalizamos el proceso y se realizará la migración

de datos fig. 19.

Se crean las claves primarias debido a que en la exportación se pierden todos estos datos fig.

20.

Ilustración 20.- Creación de las claves Primarias

Ilustración 18.- Verificación de las copias de las tablas Ilustración 19.- Migración de datos

Microsoft Access

25

Una vez creada las claves primarias en Herramientas de Base de datos en el icono Relaciones

nos muestra el diagrama de la Base de Datos PEDIDIOS Fig. 21 la que permite agregar cada

tabla y crear los enlaces obteniendo las claves foráneas.

Ilustración 21.- Agregación de Tablas

Se asigna las claves foráneas para cada tablas en este caso es Proveedor con Producto fig. 22.

Se realiza este proceso para cada tabla.

Ilustración 22.- Creación de claves Foráneas

Microsoft Access

26

Una vez ya creadas todos los enlaces y por consiguiente las claves foráneas obtenemos el

diagrama de la Base de datos PEDIDOS fig. 23 finalizando la creación de la base.

Ilustración 23.- Diagrama de la Base de Datos PEDIDOS

Microsoft Access

27

PPRROOYYEECCTTOO BBAASSEE DDEE DDAATTOOSS EENN MMIICCRROOSSOOFFTT OOFFFFIICCEE AACCCCEESSSS

CONSULTAS:

1. Actualizar el precio unitario de los productos de la categoría CARNICOS, subiéndolos en un

10%

update PRODUCTOS

set PRECIOUNIT=PRECIOUNIT*1.10

WHERE CATEGORIAID=100;

Verificación:

select PRECIOUNIT,*

from PRODUCTOS

WHERE CATEGORIAID=100;

2. Actualizar el teléfono celular del proveedor cuyo contacto es MANUEL ANDRADE, con el

valor 099010291

update PROVEEDORES

set celuprov="099010291"

where contacto like "*manuel*andrade*";

Verificación:

select celuprov,*

from PROVEEDORES

WHERE contacto like "*manuel*andrade*";

3. Borrar el producto YOGURT DE SABORES

delete FROM PRODUCTOS

where descripcion like "*yogurt*sabores*";

Verificación:

SELECT *

FROM PRODUCTOS;

4. Realizar las siguientes consultas:

4.1 Mostrar todas las órdenes: el id de la orden, el apellido y nombre del emple ado que la

atendió, el nombre de la compañía cliente y la fecha de orden

Microsoft Access

28

SELECT ORDENES.ORDENID, EMPLEADOS.APELLIDO, EMPLEADOS.NOMBRE,

ORDENES.FECHAORDEN, CLIENTES.NOMBRECIA

FROM EMPLEADOS INNER JOIN (CLIENTES INNER JOIN ORDENES ON

CLIENTES.CLIENTEID = ORDENES.CLIENTEID) ON EMPLEADOS.EMPLEADOID =

ORDENES.EMPLEADOID

ORDER BY EMPLEADOS.APELLIDO, EMPLEADOS.NOMBRE;

4.2 Mostrar la suma total de cada tipo de producto pedidos en todas las órdenes.

SELECT P.PRODUCTOID, P.DESCRIPCION, P.CATEGORIAID, SUM (D.CANTIDAD) AS

['SUMA TOTAL']

FROM PRODUCTOS AS P INNER JOIN DETALLE_ORDENES AS D ON P.PRODUCTOID =

D.PRODUCTOID

GROUP BY P.PRODUCTOID, P.DESCRIPCION, P.CATEGORIAID;

4.3 Mostrar el número de órdenes atendidas por cada empleado, incluidos los que tienen 0

órdenes.

SELECT O.EMPLEADOID, E.APELLIDO, E.NOMBRE, COUNT(O.ORDENID) AS ["ÓRDENES

ATENDIDAS"]

FROM EMPLEADOS AS E INNER JOIN ORDENES AS O ON E.EMPLEADOID =

O.EMPLEADOID

GROUP BY APELLIDO, NOMBRE, O.EMPLEADOID;

4.4 Muestre los proveedores y la suma de dinero vendido en los productos de ese proveedor.

SELECT PROV.NOMBREPROV, PROD.DESCRIPCION, PROD.PRECIOUNIT * (SUM

(D.CANTIDAD)) AS ['VALOR VENDIDO POR PRODUCTO']

FROM PROVEEDORES AS PROV INNER JOIN (PRODUCTOS AS PROD INNER JOIN

DETALLE_ORDENES AS D ON PROD.PRODUCTOID = D.PRODUCTOID) ON

PROV.PROVEEDORID = PROD.PROVEEDORID

GROUP BY PROV.NOMBREPROV, PROD.DESCRIPCION, PROD.PRECIOUNIT;

5. Realizar el siguiente procedimiento almacenado.

5.1 Escriba un procedimiento almacenado que reciba como parámetro un código de proveedor

y devuelve el número de órdenes en las que están incluidos productos de ese proveedor.

PROCEDURE ORDENES_PROVEEDOR [CODIGO_PROVEEDOR] INTEGER;

SELECT SUM(CANTIDAD)

FROM DETALLE_ORDENES AS A, PRODUCTOS AS B

WHERE PROVEEDORID = [CODIGO_PROVEEDOR] And A.PRODUCTOID=B.PRODUCTOID;

Microsoft Access

29

5.2 Escriba un procedimiento almacenado que reciba como parámetro un nombre de una

categoría y devuelve el código del producto de esa categoría que tiene más unidades vendidas.

PROCEDURE PRODUCTO_MASVENDIDO CATEGORIA TEXT(100);

SELECT C.PRODUCTOID

FROM DETALLE_ORDENES C, PRODUCTOS E, CATEGORIAS F

WHERE F.NOMBRECAT=CATEGORIA

AND E.CATEGORIAID=F.CATEGORIAID

AND C.PRODUCTOID = E.PRODUCTOID

AND C.CANTIDAD=(

SELECT MAX(D.CANTIDAD)

FROM DETALLE_ORDENES D, PRODUCTOS A, CATEGORIAS B

WHERE B.NOMBRECAT=F.NOMBRECAT

AND A.CATEGORIAID=B.CATEGORIAID

AND D.PRODUCTOID = A.PRODUCTOID);

Microsoft Access

30

PPRREESSEENNTTAACCIIÓÓNN DDEE CCOOMMPPRROOBBAACCIIOONNEESS EENN EEXXCCEELL

1. Actualizar el precio unitario de los productos de la categoría CARNICOS, subiéndolos en un

10%.

PRECIO ANTERIOR PRECIO ACTUAL

PRECIOUNIT PRECIOUNIT

$ 2,6000 $ 2,86000

$ 3,6000 $ 3,96000

$ 4,7000 $ 5,17000

$ 2,9000 $ 3,19000

$ 2,8000 $ 3,08000

Tabla 1

2. Actualizar el teléfono celular del proveedor cuyo contacto es MANUEL ANDRADE, con el

valor 099010291.

SIN ACTUALIZACIÓN PROVEEDORES

PROVEEDORID NOMBREPROV CELUPROV FIJOPROV

10 DON DIEGO 099234567 2124456

120 JURIS 099234567 2124456

80 CLEANER 099234567 2124456

90 BAYER 099234567 2124456

110 PALMOLIVE 099234567 2124456

Tabla 2

CON ACTUAL IZACIÓN PROVEEDORES

CELUPROV PROVEEDORID NOMBREPROV CONTACTO FIJOPROV

099010291 10 DON DIEGO MANUEL ANDRADE 2124456

099010291 120 JURIS MANUEL ANDRADE 2124456

099010291 80 CLEANER MANUEL ANDRADE 2124456

099010291 90 BAYER MANUEL ANDRADE 2124456

099010291 110 PALMOLIVE MANUEL ANDRADE 2124456

Tabla 3

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3. Borrar el producto YOGURT DE SABORES

ELEMENTO ELIMINADO

PRODUCTOS

PRODUCTOID PROVEEDORID CATEGORIAID DESCRIPCION PRECIOUNIT EXISTENCIA

1 10 100 SALCHICHAS VIENESAS $ 2,86000 200

2 10 100 SALAMI DE AJO $ 3,96000 300

3 10 100 BOTON PARA ASADO $ 5,17000 400

4 20 100 SALCHICHAS DE POLLO $ 3,19000 200

5 20 100 JAMON DE POLLO $ 3,08000 100

6 30 200 YOGURT NATURAL $ 4,3000 80

7 30 200 LECHE CHOCOLATE $ 1,6000 90

9 40 200 CREMA DE LECHE $ 3,6000 30

10 50 600 BASE DE MAQUILLAJE $ 14,7000 40

11 50 600 RIMMEL $ 12,9000 20

13 60 600 SOMBRA DE OJOS $ 9,8000 100

Tabla 5

TABLA SIN MODIFICACIÓN PRODUCTOS

PRODUCTOID PROVEEDORID DESCRIPCION PRECIOUNIT EXISTENCIA

1 10 SALCHICHAS VIENESAS $ 2,86000 200

2 10 SALAMI DE AJO $ 3,96000 300

3 10 BOTON PARA ASADO $ 5,17000 400

4 20 SALCHICHAS DE POLLO $ 3,19000 200

5 20 JAMON DE POLLO $ 3,08000 100

6 30 YOGURT NATURAL $ 4,3000 80

7 30 LECHE CHOCOLATE $ 1,6000 90

8 40 YOGURT DE SABORES $ 1,6000 200

9 40 CREMA DE LECHE $ 3,6000 30

10 50 BASE DE MAQUILLAJE $ 14,7000 40

11 50 RIMMEL $ 12,9000 20

13 60 SOMBRA DE OJOS $ 9,8000 100

Tabla 4

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32

4. Realizar las siguientes consultas:

4.1 Mostrar todas las órdenes: el id de la orden, el apellido y nombre del empleado

que la atendió el nombre de la compañía cliente y la fecha de orden

4.2 Mostrar la suma total de cada tipo de producto pedidos en todas las órdenes.

PRODUCTOID DESCRIPCIÓN CATEGORIAID SUMA TOTAL

1 SALCHICHAS VIENESAS 100 21

2 SALAMI DE AJO 100 10

3 BOTON PARA ASADO 100 22

4 SALCHICHAS DE POLLO 100 21

5 JAMON DE POLLO 100 14

6 YOGURT NATURAL 200 1

7 LECHE CHOCOLATE 200 10

9 CREMA DE LECHE 200 13

10 BASE DE MAQUILLAJE 600 10

11 RIMMEL 600 20

13 SOMBRA DE OJOS 600 20

Tabla 7

4.3 Mostrar el número de órdenes atendidas por cada empleado, incluidos los que

tienen 0 órdenes.

EMPLEADOID APELLIDO NOMBRE "ÓRDENES ATENDIDAS"

3 ARIAS VERONICA 4

4 CELY PABLO 2

2 SANCHEZ MARIO 4

Tabla 8

ORDENID APELLIDO NOMBRE FECHAORDEN NOMBRECIA

9 ARIAS VERONICA 17-Jun-07 EL ROSADO

8 ARIAS VERONICA 13-Jun-07 EL ROSADO

2 ARIAS VERONICA 02-Jun-07 SU TIENDA

1 ARIAS VERONICA 17-Jun-07 SU TIENDA

6 CELY PABLO 12-Jun-07 SUPERMERCADO DORADO

3 CELY PABLO 05-Jun-07 SUPERMERCADO DORADO

10 SANCHEZ MARIO 18-Jun-07 EL ROSADO

7 SANCHEZ MARIO 14-Jun-07 SUPERMERCADO DORADO

5 SANCHEZ MARIO 09-Jun-07 SUPERMERCADO DESCUENTO

4 SANCHEZ MARIO 06-Jun-07 MI COMISARIATO

Tabla 6

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33

4.4 Muestre los proveedores y la suma de dinero vendido en los productos de ese

proveedor.

NOMBREPROV DESCRIPCION VALOR VENDIDO POR PRODUCTO'

ALMAY BASE DE MAQUILLAJE 147

ALMAY RIMMEL 258

DON DIEGO BOTON PARA ASADO 103,4

DON DIEGO SALAMI DE AJO 36

DON DIEGO SALCHICHAS VIENESAS 54,6

MIRAFLORES CREMA DE LECHE 46,8

PRONACA JAMON DE POLLO 39,2

PRONACA SALCHICHAS DE POLLO 60,9

REVLON SOMBRA DE OJOS 196

TONY LECHE CHOCOLATE 16

TONY YOGURT NATURAL 4,3

Tabla 9

5. Realizar el siguiente procedimiento almacenado.

5.1 Escriba un procedimiento almacenado que reciba como parámetro un código de

proveedor y devuelve el número de órdenes en las que están incluidos productos de

ese proveedor.

DETALLE_ORDENES

ORDENID DETALLEID CANTIDAD

1 1 2

5 1 14

10 1 5

8 1 10

3 1 10

6 1 12

1 2 1

5 2 20

8 2 14

1 3 1

8 3 10

1 4 1

4 1 12

2 1 10

7 1 10

9 1 10

2 2 20

Tabla 10

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34

5.2 Escriba un procedimiento almacenado que reciba como parámetro un nombre de

una categoría y devuelve el código del producto de esa categoría que tiene más

unidades vendidas.

PRODUCTO

PRODUCTOID PROVEEDORID DESCRIPCION PRECIOUNIT EXISTENCIA

1 10 SALCHICHAS VIENESAS $ 2,86000 200

2 10 SALAMI DE AJO $ 3,96000 300

3 10 BOTON PARA ASADO $ 5,17000 400

4 20 SALCHICHAS DE POLLO $ 3,19000 200

5 20 JAMON DE POLLO $ 3,08000 100

6 30 YOGURT NATURAL $ 4,3000 80

7 30 LECHE CHOCOLATE $ 1,6000 90

9 40 CREMA DE LECHE $ 3,6000 30

10 50 BASE DE MAQUILLAJE $ 14,7000 40

11 50 RIMMEL $ 12,9000 20

13 60 SOMBRA DE OJOS $ 9,8000 100

Tabla 12

CATEGORIAS

CATEGORIAID NOMBRECAT

100 CARNICOS

200 LACTEOS

300 LIMPIEZA

400 HIGINE PERSONAL

500 MEDICINAS

PRODUCTOS

PRODUCTOID PROVEEDORID CATEGORIAID DESCRIPCION PRECIOUNIT EXISTENCIA

1 10 100 SALCHICHAS VIENESAS $ 2,86000 200

2 10 100 SALAMI DE AJO $ 3,96000 300

3 10 100 BOTON PARA ASADO $ 5,17000 400

4 20 100 SALCHICHAS DE POLLO $ 3,19000 200

5 20 100 JAMON DE POLLO $ 3,08000 100

6 30 200 YOGURT NATURAL $ 4,3000 80

7 30 200 LECHE CHOCOLATE $ 1,6000 90

9 40 200 CREMA DE LECHE $ 3,6000 30

10 50 600 BASE DE MAQUILLAJE $ 14,7000 40

11 50 600 RIMMEL $ 12,9000 20

13 60 600 SOMBRA DE OJOS $ 9,8000 100

Tabla 11

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600 COSMETICOS

700 REVISTAS

Tabla 13

DETALLE ORDEN

ORDENID DETALLEID PRODUCTOID CANTIDAD

1 1 1 2

5 1 1 14

10 1 1 5

8 1 2 10

3 1 3 10

6 1 3 12

1 2 4 1

5 2 4 20

8 2 5 14

1 3 6 1

8 3 7 10

1 4 9 1

4 1 9 12

2 1 10 10

7 1 11 10

9 1 11 10

2 2 13 20

Tabla 14

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36

BBiibblliiooggrraaffííaa::

http://gerardoramosun.wordpress.com/2007/04/28/migracion-de-datos-desde-

access-a-sql-server-2005/

http://www.aulaclic.es/access2007/t_7_1.htm

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http://www.slideshare.net/marpil090387/access-2007

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http://office.microsoft.com/training/Training.aspx?AssetID=RC101933203082&CTT=6

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