ENTREPRISE CONTENT MANAGEMENT & RECORDS MANAGEMENT
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ENTREPRISE CONTENT MANAGEMENT
&RECORDS MANAGEMENT
30/12/2011ECM & RM
ESI2011/2012
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Abattache Mina
Ait Elkaid Kadija
Elfarouj Soukaina
Eloraibi Maryam
Kasnane Hanane
Kechni Amina
Lakhmili Khadija
Mahrajane Chaimae
Monsif Hajar
Rejouani Houda
Salmi Btissam
Mme Daoudi Najima
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PLAN
Introduction
Partie I : le Records Management
Qu’est ce que le RM? Les principes du RM Les objectifs du RM Les étapes de la mise en place d’un système RM (SRM) Quelques normes d’archivage La différence entre l’archivistique classique et le Record
Management
30/12/2011
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ECM & RM
PLAN
Partie II : l’ECM et le RM : quelle relation ? Qu’est ce que le ECM? Record VS contenu Le cycle de vie d’un record Le cycle de vie d’un contenu L’ECM / RM Nouveaux besoins en terme d’ECM
Partie III : les outils ECM intégrant le RM EMC Documentum Nuxeo Alfresco
ConclusionRéférences
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Introduction (1/2)
Les entreprises ainsi que les organismes
publiques se sont confrontées de plus en plus
aux exigences d’efficacité et de rentabilité
administratives, aux besoins d’information
toujours plus grands et avancés, et donc à la
nécessité d’accéder rapidement à l’information
voulue et de la satisfaire au moment réel.
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Introduction (2/2)
Devant cet état de fait, les organismes se
trouvent exigés, de passer des pratiques de
l’archivistique classique à celles de
l’archivistique contemporaine, avec la parution
de nouveaux concepts tels que : La gestion du
contenu d’entreprise (ECM), le records
management (RM), la gestion électronique des
documents (GED)...
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Le Records ManagementQu’est ce que le R M? Qu’est ce que le R M?
Selon la norme ISO 15489-1, 2002, le RM est un :
« Champ de l’organisation Champ de l’organisation et de la gestion la gestion en charge
d’un contrôle efficace efficace et systématiquesystématique de la création,
de la réception, de la conservation, de l’utilisation et
du sort final des documents d’archives, y compris des
méthodes de fixation et de préservation de la preuve et
de l’information liées à la forme des documents ».
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Le Records Management Les principes du RM (1/3)Les principes du RM (1/3)
Le Records management se doit de définir :
Les documentsdocuments qui doivent être créés pour chaque type d’activité et les les informations informations qui doivent y figurer;
La formeforme sous laquelle les documents doivent être produits et archivés;
Les outilsoutils et technologiestechnologies qui seront utilisés;
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Le Records Management Les principes du RM (2/3)Les principes du RM (2/3)
Les métadonnéesmétadonnées décrivant la structure du
document, son contexte, son contenu ainsi
que les liens organiques avec d’autres
documents;
Les besoins de consultationconsultation et les délais les délais de
conservation (selon les réglementations en
vigueur);
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Le Records Management Les principes du RM (3/3) Les principes du RM (3/3)
Le Records Management est également dans
l’obligation d’établir :
Une évaluation Une évaluation pour déterminer les risques
attachés à la non-disponibilité de documents
probants ;
Des recherches Des recherches pour améliorer la rentabilité la rentabilité et la la
qualitéqualité des méthodes, des décisions et des
opérations de création, d’organisation ou de
gestion des documents.
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Le Records ManagementLesLes objectifs du RM (1/3)objectifs du RM (1/3)
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Le Records Managementles objectifs du RM (2/3)les objectifs du RM (2/3)
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Le Records Management Les objectifs du RM (3/3)Les objectifs du RM (3/3)
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Vidéo
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Le Records ManagementEtapes de mise en place d’un système de RM (SRM) Etapes de mise en place d’un système de RM (SRM)
(1/2)(1/2)
Graphe réalisé par le groupe métiers AAF-Graphe réalisé par le groupe métiers AAF-ADBSADBS
« Records management »« Records management »
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Quelques normes d’archivage (1/2)
L’archivistique jouit d’un certain nombre de normes à savoir:L’archivistique jouit d’un certain nombre de normes à savoir:
EAD:EAD: (Encoded archival description) est une DTD (Document type definition) conçue pour donner la possibilité de structurer la description des fonds d’archives en langage de balisage SGML ou XML;
ISAD(G): ISAD(G): (International Standard for Archival Description – General) est une norme générale de description archivistique. Elle concerne les archives historiques/patrimoniales;
ISAAR (CPF) : ISAAR (CPF) : (International standard archival authority record for corporate bodies, persons and families) est un outil normalisé pour la description des producteurs d’archives;
NF Z42-013 : NF Z42-013 : archivage à valeur probante des documents électroniques. Cette norme fait office de référence en matière d'archivage électronique
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Quelques normes d’archivage (2/2)
DoD 5012: DoD 5012: norme nationale publiée par le ministère de la Défense US en 1997. Cette norme décrit les besoins les plus importants concernant la conception des applications dans le domaine du Records management;
ISO 15-489: ISO 15-489: Norme internationale générale pour la gestion assurée et réglementée de documents administratifs;
MoReq: MoReq: (MOMOdel REQREQuierement) spécifie les exigences techniques nécessaires pour un Electronic Records Management System (ERMS);
Dublin Core:Dublin Core: (Dublin Core Metadata for Simple Resource Discovery) : Jeu de méta données pour la description des sources d'information sur Internet et d'autres réseaux.
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La différence entre l’archivistique classique et le Record Management: Continuum du cycle de Continuum du cycle de vie des documents vie des documents
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L’ECM et le RM : quelle relation ?Qu’est ce que le ECM? Qu’est ce que le ECM?
« L’ECM regroupe les stratégiesstratégies, méthodesméthodes et outilsoutils utilisés pour
saisirsaisir, gérergérer, stockerstocker, préserverpréserver et livrerlivrer du contenucontenu et des
documentsdocuments relatifs aux processus organisationnelsprocessus organisationnels. Les outils et
stratégies d’ECM permettent de gérer les informations d’une
entreprise, structurées ou non, quelle que soit leur localisation ».
(AIIM, 2011)
AIIM: Association for Information and Image Management, un organisme de normalisation ou de standardisation
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L’ECM et le RM : quelle relation ?Exemples de solutions ECMExemples de solutions ECM
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http://blog.vincentschweitzer.com/2010/11/ecm-presentation-et-enjeux/30/12/2011ECM & RM
L’ECM et le RM : quelle relation ?Record VS ContenuRecord VS Contenu
Définition du recordC’est un enregistrement unique enregistrement unique crée dans le
système d’archivage électronique, qui permet de suivre la traçabilitéla traçabilité des opérations réalisées sur le document quelque soit le support.
Définition du contenu C’est un ensemble d’information dans toutes dans toutes
ses formesses formes, structurées (dans des bases de données) et non structurées (comme les emails et le contenu web).
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L’ECM et le RM : quelle relation ?Le cycle de vie d’un contenuLe cycle de vie d’un contenu
http://makeit.digitalnz.org/guidelineshttp://makeit.digitalnz.org/guidelines
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L’ECM et le RM : quelle relation ?Le cycle de vie d’un recordsLe cycle de vie d’un records
http://www.co.amador.ca.us/index.aspx?page=808http://www.co.amador.ca.us/index.aspx?page=808
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L’ECM et le RM : quelle différence ? L’ECM / RM (1/2)L’ECM / RM (1/2)
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Points communsPoints communs
Les documents/objets de données engageants et archivés
comme
« records » sont aussi des Contenus.
DifférencesDifférences
Avec l’archivage, le contenu est figé et daté (horodaté) au
moment où il prend effet;
Importance du cycle de vie de chaque objet;
Priorité donnée à la traçabilité et à la conformité.30/12/2011ECM & RM
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L’ECM et le RM : quelle différence ? L’ECM / RM (2/2 )L’ECM / RM (2/2 )
L’ECM et le RM : quelle relation ? Nouveaux besoins en terme d’ECMNouveaux besoins en terme d’ECM
=> Une=> Une implication implication de plus en plus exigée de la part des de plus en plus exigée de la part des utilisateurs pour contribuer au contenuutilisateurs pour contribuer au contenu
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Les outils propriétaires EMC DOCUMENTUM EMC DOCUMENTUM
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Les outils propriétaires EMC DOCUMENTUM (1/4)EMC DOCUMENTUM (1/4)
Les outils propriétaires EMC DOCUMENTUM (2/4)EMC DOCUMENTUM (2/4)
La solution EMC Documentum Records
Management est construite sur un système
modulaire. Le record manager peut gérer tous
les dossiers en se basant sur un ensemble de
politiques qui répondent aux besoins de
l'entreprise et aide à la gouvernance de
l'information globale.
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Les outils propriétaires EMC Documentum (3/4) EMC Documentum (3/4)
Atouts: Conformité;Atténuation des risques;Automatisation;gestion globale;gestion centralisée;Flexibilité;
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Les outils propriétaires EMC Documentum (4/4) EMC Documentum (4/4)
Limites:
Coûts de maintenance trop élevés
Manque de spécialistes maitrisant la
solution
ils sont rares et leur rémunération et
coûteuse
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Les outils Open sourceNuxeo Nuxeo
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Les outils Open source Nuxeo (1/4) Nuxeo (1/4)
Nuxeo est une société française, éditrice des solutions open source de GED et d’ ECM.
La technologie d'Enterprise Content Management (ECM) de Nuxeo permet d'offrir des solutionssolutions intégrées:
De gestion de documents (Document Management); De gestion de dossiers (case management); De gestion de documents d’archives (Records
Management); De gestion d’actifs numériques (Digital Asset
Management).
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L’ARCHITECTURE DE NUXEO L’ARCHITECTURE DE NUXEO
Les outils Open source Nuxeo (2/4) Nuxeo (2/4)
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La mise en place du records management sous la forme d’un service de La mise en place du records management sous la forme d’un service de
la plateforme disponible pour tous les produits packagés Nuxeola plateforme disponible pour tous les produits packagés Nuxeo
http://m.nuxeo.com/rs/nuxeo/images/ECM_Platforms-ebook-FR.pdf?mkt_tok=3RkMMJWWfF9wsRoluqrLZKXonjHpfsX54%2BUrWqe2lMI%2F0ER3fOvrPUfGjI4CRcpqI%2FqLAzICFpZo2FFWD%2FiQcw
%3D%3D
Les outils Open source Nuxeo : Fonctionnalités (3/4) Nuxeo : Fonctionnalités (3/4)
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www.guidecms.com/dossiers-cms/livres-blancs/nuxeo/nuxeo-emc?set_l
Les outils Open source Nuxeo : Fonctionnalités (4/4) Nuxeo : Fonctionnalités (4/4)
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Nuxeo DM gère Nuxeo DM gère l’intégralité du cycle de vie l’intégralité du cycle de vie des contenus numériques : des contenus numériques :
depuis leur acquisition et création, leur partage, leurs modifications et depuis leur acquisition et création, leur partage, leurs modifications et
révisions, leur validation, jusqu’à leur publication et leur archivage.révisions, leur validation, jusqu’à leur publication et leur archivage.
http://www.revolutionlinux.com/GED-et-ECM-Nuxeo?var_recherche=interess%25E9e
Atouts:
Gratuité des licences : modèle open source;
Etendue fonctionnelle;
Interface web simple, ergonome et intuitive;
Une architecture flexible , extensible et avec des capacités de personnalisation
illimitées.
Capacités d'extension et d'intégration aux systèmes d'informations existants;
Une solution rapide, robuste et fiable : Les applications Nuxeo peuvent gérer de
gros volumes de données et d'utilisateurs, sans conséquence sur les
performances;
Limite
Complexe à configurer.
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Les outils Open source Nuxeo : Atouts & limites (4/4) Nuxeo : Atouts & limites (4/4)
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Les outils Open source AlfrescoAlfresco
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Alfresco est un système open source pour la gestion de contenu
d’entreprise, fondé en 2005 par John Newton, co-fondateur de
Documentum et John Powell, ancien COO de Business Objects.
N.B : Alfresco est distribué en deux versions : Une version «
Community », gratuite sous licence GPL, et une version «
Entreprise », qui nécessite une souscription annuelle et donne
accès à la garantie de l’éditeur ainsi qu’aux mises à jour
intermédiaires. (http://www.alfresco.com)
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Les outils Open source Alfresco (1/5) Alfresco (1/5)
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Les outils Open source Alfresco : Fonctionnalités (2/5) Alfresco : Fonctionnalités (2/5)
Les outils Open source Alfresco: Fonctionnalités (3/5) Alfresco: Fonctionnalités (3/5)
Fonctionnalités pour l’utilisateur (front office) :
Classement à partir de différentes sources;
Démarche par étapes pour classer et enregistrer
les dossiers;
L’utilisateur peut utiliser une seule interface pour
classer et enregistrer…
Gestion en amont des dossiers.
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Les outils Open source Alfresco: Fonctionnalités (4/5) Alfresco: Fonctionnalités (4/5)
Fonctionnalités pour les responsables des dossiers (administrateurs => back office) :
Classement selon un plan;
Métadonnées adaptées ;
support de dossier vital;
Définir les rôles .
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Atouts:
Interface conviviale;
Possibilité de paramétrer l’interface selon les
besoins de l’entreprise;
Ouvert : Open source, standards ouverts;
Gestion de tout type de contenu: Documents,
enregistrements, pages Web, images, multimédia...Limites:
Complexe à configurer (fichiers XML);
Espace disque limité.
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Les outils Open source Alfresco: Fonctionnalités (5/5) Alfresco: Fonctionnalités (5/5)
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Conclusion
Plus que jamais le fonctionnement des entreprises repose sur
l’échange, la collaboration et la maîtrise d’informations en interne et
en externe (documents, courriels, pages web, et autres contenus de
supports variés).
Le défi actuel pour les entreprises est d’exploiter en permanence la
valeur de ces contenus en se conformant aux lois et réglementations,
ce qui exige d’accorder une attention croissante au bon archivage de
ces contenus.
Ceci incitent les organisations à améliorer leur gestion des contenus
sur l’ensemble des fonctions, nécessitant ainsi une démarche globale
d’entreprise.
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Références
Comprendre et pratiquer le records
management : Analyse de la norme ISO
15489 au regard des pratiques
archivistiques françaises par le Groupe
métiers AAF-ADBS « Records
management »
la norme ISO 15489 sur le record
management
http://doc-standarmedia.afnor.fr/
etudes/FicheIso15489_383632839.pdf
http://www.ever-team.com/fr/logiciel-
ecm-sharepoint-workflow.html
http://www.emc.com/domains/
documentum/index.htm
http://www.archimag.com/
http://www.adbs.fr/records-management-
29391.htm?RH=ACCUEIL
www.alfresco.com
www.nuxeo.com
http://www.smile.fr/
www.guidecms.com/dossiers-cms/livres-
blancs/nuxeo/nuxeo-emc?set_l
www.revolutionlinux.com/GED-et-ECM-
Nuxeo?lang=fr
http://www.journaldunet.com/solutions/
intranet-extranet/6-solutions-d-ecm/
alfresco.shtml
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Merci de votre attention51
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Questions52
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