Elma Atic, Tamara Zaghmout, Rizwan Gitay

Qatar University 

• Provide an overview of how to develop and implement an effective professional development program

• Share results of assessment and evaluation of PD program delivered at QYU 

• Analyze whether PLCC program has had a positive impact on main stakeholders involved in the process

• Encourage the participants to propose ideas used by their institutions towards the betterment of professional learning communities

Objectives 

• QU Academic Advising Program Development 

• QU Academic Advising System Overview 

• Importance of Continuous Professional Development for Advisors

• Importance of Continuous Professional Development for Advisors 

• Development, Implementation and Assessment of Professional Development Program at QU

• Planning Stage 

• Implementation Stage 

• Analyzing Results

• Challenges

• Recommendation 

Presentation Outline 

• Prior to the year 2009: An uneven delivery of advising services 

• May 2009 ‐June 2012: Implementation of a decentralized model

• During the academic year 2011‐2012, the Central Advising Unit conducted a one year study and invited three consultants from the National Academic Advising Association. 

• In June 2012, the study and the consultation with the NACADA led to the emergence of the new centralized academic advising model. 

QU Advising Program Development 

• Qatar University has centralized self contained model with branch offices in colleges

• All professional advisors report to the Director of the Center for Academic Advising

• Faculty do not provide advising to the students 

QU Academic Advising System Overview 

• Council for the Advancement of Standards in Higher Education (CAS Standards) 

1. Mission 

2. Program

3. Organization and Leadership 

4. Human Resources 

5. Ethics

6. Legal Responsibilities

7. Diversity, Equity, and Access

8. Program and External Relations 

9. Financial Resources 

10. Technology 

11. Facilities and Equipment 

12. Assessment and Evaluation 

Importance of Continuous Professional Development for Advisors 

4.1 AAP is staffed adequately by individuals qualified to accomplish the mission and goals 

4.2 AAP established procedures for staff selection, training and evaluation

4.5 Provides access o continuing and advance education and appropriate professional development opportunities to improve the leadership ability, competence and skills of all employees.

4. Human Resources 

Developing the professional development program contributes to “nurturing and retaining talented advisors, providing excellent student services, conserving scarce resources, and realizing institutional goals such as improving student retention and graduation rates” (Bryant, Chagani, Endres, & Galvin, 2006). 

Importance of Continuous Professional Development for Advisors 

• Planning Stage 

• Implementation Stage 

• Analyzing Results

Development, Implementation and Assessment of Professional Development Program at QU

Process for Developing Advisor Professional Development ProgramStep 1

• Create Professional Learning Community Program Committee 

Step 2

• Develop and implement Needs Assessment

Step3

• Develop goals of advisor training program based on analysis of Needs Assessment results

Step4

• Develop Advisor Learning Outcomes based on identified goals

Step5

• Develop the method for delivery of content

Step6

• Develop Assessment Plan for Advisor Learning Outcomes

Step7

• Market and communicate the program

Step8

• Develop plan for advisor training program evaluation

Step 9

• Implement the program

Step 10

• Analyze results and provide recommendations

• PLCC identified 16 Goals of the Program 

• PLCC identified 91 Advisor Learning Outcomes (ALOs)• CAS Standards

• “continued professional development should include areas such as the following and how they relate to academic advising: theories of student development, student learning, career development, and other; relevant theories in education, social sciences, and humanities; academic policies and procedures, including institutional transfer policies and curricular changes; legal issues… technology and software training (e.g., degree audit, web registration); institutional resources (e.g., research opportunities, career services, internship opportunities, counseling and health services, tutorial services); ADA (disability‐related accommodations) compliance issues” (CAS Advising Standards , 2014). 

• Needs Assessment • ALO Assessment Results from previous years• Professional Advisor Composition 

Planning the Content of PLCC Program 

PLCC Content 

28%

33%

21%

9% 9%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

Conceptual Informational Relational Technology Personal

Training Content for 2013/14

• Guided by the set Advisor Learning Outcomes (ALOs) for the complete academic year

• Guided by the current Needs Assessment Survey and the urgency of professional development for academic advisors

• Founding questions /  ideas:• How are going to provide the various professional development sessions?

• Who would the facilitators be?

• Would they be internal or external?

• Why we chose the sessions in a specified format of delivery.

Implementation of the Program: Guidance Factor

Delivery of the Program: Methods

Assessment Tools

Minimum Performance Criteria

• The composition of the advising community at Qatar University was unbalanced. • What does this mean? 60% of the advisors were new. The Center was developing and growing as we proceeded with implementing innovative ideas to shape our efforts as per CAS standards. 

• Most of the professional development activities catered to the requirements of the new advisors. This caused a conflict of interest between the newly recruited advisors and the more experienced ones. 

• It was practically challenging to recreate professional development sessions for the more experienced advisors. 

• As the Center was new, the administration introduced a number of strategies, such as the introduction of new technologies – namely Appointment Manager, Referral System, etc. that required multiple hours of professional development sessions. This was unmanageable at the time because the academic advisors were constantly getting informed on new ideas and implementations. 

• Buy‐in factor: Academic advisors were initially skeptical towards the idea of a comprehensive professional development community. The importance of the community hadn’t been established within their philosophy of academic advising at the time. 

Challenges

• Expectations of advisors. The very foundation for this inconvenience was the perception and the attitude of academic advisors towards such PD opportunities. For example, the Needs Assessment survey was itself a challenge, since the advisors were themselves not too sure of their own expectations. Such instances caused a conflict of interest between the PLCC and the academic advisors. 

• Balancing office hours with PLCC hours, i.e. how many hours would they be actually spending outside their routine office hours, and how many hours, for them, counted as NOT TOO MANY hours. 

• Diversification of facilitators and involvement of faculty. Would the facilitators be internal or external? Would they only be from the 6 founding members of the PLCC? Would faculty be invited and proactively involved? 

Challenges (Contd.)

The Professional learning program used three different ways to measure and evaluate the PLCC program. 

Measures used are:

1. PLCC session evaluation (Quantitative data)

2. Advisors inventory (Qualitative data, Used for Benchmarking)

3. PLCC interviews (Questionnaires generated based on evaluation recommendations)

PLCC Evaluation 

Sample PLCC Session Evaluation 

Advisor inventory consists of three major parts:

Part 1: 

Consists of questions that provides overview of the Advisors experience and student load. 

Part 2:

This part highlights the attitude of the Advisors towards his/her job as an Academic Advisor

Part 3:

This discusses the benefits of the Advisors from the Professional learning program and how is being reflected on the students outcome.

Part 4: 

Focuses on how to improve the training material.

Advisor Inventory

This includes a set of questionnaire generated from Evaluations and advisor inventory. These interviews allows Academic Advisors to speak about their concerns towards the programs and provide inputs to increase the efficiency of the program.

PLCC Interviews 

PLCC OUTCOMES 

•Increase in advisor learning•A reported change in advisor efficiency •Increased number of referrals made by advisors to campus resources•Less requests of raising the ceiling in courses•Decrease in the number of courses that does not count towards graduation.

•Increase in advisor learning•A reported change in advisor efficiency •Increased number of referrals made by advisors to campus resources•Less requests of raising the ceiling in courses•Decrease in the number of courses that does not count towards graduation.

Advisor Outcomes 

•Decrease in the number of courses that does not count towards graduation•Decrease in the number of visits during the add and drop week

•Decrease in the number of courses that does not count towards graduation•Decrease in the number of visits during the add and drop week

Process/Delivery Outcomes  •Increase in the number of visits to 

advising offices •Increase in the rate of student satisfaction•Increase in student knowledge with the study plan•Less students on probation•Increase in the number of students recovering from probation

•Increase in the number of visits to advising offices •Increase in the rate of student satisfaction•Increase in student knowledge with the study plan•Less students on probation•Increase in the number of students recovering from probation

Student Outcomes 

PLCC Outcomes Related to Advisors 1. Increase in number of hours dedicated for professional development for advising community 

23

16 16.5

33

23

14

6.5

25.5

0

10

20

30

40

50

60

70

2010‐11 2011‐12 2012‐13 2013‐14

Increase in Number of Hours Dedicated for Professional Developemt 

Fall Spring

PLCC Outcomes Related to Advisors 2. Increase in advisors’ learning 

86%73%74%

100%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Advisors know how to useGPA calculator

Advisor know how to createadvising syllabus using the

templates

2012‐13 2013‐14

68%79.97% 82% 86%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

2010‐11 2011‐12 2012‐13 2013‐14

Know how to use CAPP, Degree Audit, Planning, What IfAnalysis, e‐mail, Advisor Group in myQU and other advisingtechnology

83%72% 71%

86% 83%88%

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%

Pull a list of studentswith low academic

standing from Banner

Know QU policies andprocedure with

regard to probation

Know QU policies andprocedure with

regards to transfer

2011‐12 2013‐14

74%

100%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Advisors know when to whom and how to refer students

2010‐11 2013‐14

PLCC Outcomes Related to Advisors 3. Change in Advisor Efficiency 

78% 74% 79%

12% 14%13%

10% 12% 8%

2011/2012 2012/2013 2013/2014

My advisor keeps his/her appointments with me 

Always/Usually Sometimes Seldom/Never

76%71%

79%

15%16%

14%

10% 13%6%

2011/2012 2012/2013 2013/2014

My Advisor has provided me with accurate information

Always/Usually Sometimes Seldom/Never

PLCC Outcomes Related to Advisors 4. Increased number of referrals made by advisors to campus resources

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90

Student Learning Center

Student Counseling Center

Unspecified

Career Service Center

Student Activities Department

Student Information System

Student Service Department

Statistics of Referrals by Advising Offices to Other Centers

PLCC Outcomes Related to Students 1. Increased number of visits to advising offices 

0

1097

3150

2043

1198

5527

1722

3431

4158

5754

2218

4263

6124

1433

4936

2825

35343802

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000

September October November December January February March April May

Number of Visits to Academic Advising Offices

Academic Year 2012‐13 Academic Year 2013‐14

PLCC Outcomes Related to Students 2. Increase in the rate of student satisfaction

82% 82% 86%

18% 18% 14%

2011/2012 2012/2013 2013/2014

Overall, how satisfied are you with your advisor?

Very/Moderately satisfied Very/Moderately satisfied

84% 16%

Very/Moderately satisfied Very/Moderately dissatisfied

Overall, How satisfied are you with Academic Advising Services

2013/2014

PLCC Outcomes Related to Students 3. Increase in student knowledge with the study plan

79%

54%

82%

21%

46%

18%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

2011/2012 2012/2013 2013/2014

SLO #1: Student knows his/her preferred study plan 

Competent Incompetent

PLCC Outcomes Related to Students 4. Less students on probation

40%44%

17%

0%

9%

75%

14%

1%0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Probation Vice President's List/Good Standing Academic Dismissal Appealed/Reinstated

Academic Standing ‐ Semester Analysis

Spring 2013

Spring 2014

Based on the challenges faced with PLCC program, below are the recommendations that were set to help improve delivery of the program:

1. PLCC designed and developed a program that offered both optional and mandatory trainings to accommodate the conflict of interest  between newly hired advisors and experienced advisors. 

2. PLCC diversified the facilitators to the sessions and involved members of the faculty and other departments within the University to help provide professional trainings to advisors.

3. Trainings were set in both English and Arabic to help accommodate two the needs of the Advisors.

4. Professional development program got advisors more involved in facilitating trainings to other newly hired advisors. 

5. Professional Trainings were fixed throughout the year to two trainings per month on a fixed date and time to allow advisors to balance between professional development and office hours with students. 

PLCC Recommendations

•An example of continuous improvement for non‐academic units throughout the student affairs programs. 

•A model of cost‐effective human resource development

Why CAA Model for PD?

THANK YOU!