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ELABORACION DE UN ESQUEMA DE MEDICION DE LA EFECTIVIDAD DE LA FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN EN LA APLICACION DEL SISTEMA

DE INFORMACION PARA LA VIGILANCIA DE LA CONTRATACION ESTATAL (SICE).

HÉCTOR MAURICIO MORALES PEÑA

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA – ESAP - FACULTAD DE PREGRADO

PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C.

2008

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ELABORACION DE UN ESQUEMA DE MEDICION DE LA EFECTIVIDAD DE LA FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN EN LA APLICACION DEL SISTEMA

DE INFORMACION PARA LA VIGILANCIA DE LA CONTRATACION ESTATAL (SICE).

HÉCTOR MAURICIO MORALES PEÑA

Informe Final de Prácticas Administrativas realizadas en cumplimiento del último requisito académico para optar al Titulo de Administrador Público

ASESOR ESAP:

LUÍS ARGEMIRO MALAMBO MARTÍNEZ

ASESOR ENTIDAD: MÁXIMO FERNÁNDEZ RODRÍGUEZ.

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA – ESAP - FACULTAD DE PREGRADO

PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C.

2008

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AGRADECIMIENTOS

El presente trabajo fue desarrollado, gracias al apoyo y colaboración de muchas personas, las cuales de alguna forma aportaron un esfuerzo significativo. Agradezco a Dios en primer lugar; a mis padres por el esfuerzo que día a día hicieron para brindarme educación; a la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP - por haberme acogido, y haberme permitido desarrollar e incrementar mis conocimientos; a la Fiscalía General de la Nación, en la cuál he podido poner en práctica todos mis conocimientos y he tenido diferentes experiencias; a mi Asesor Académico, Profesor Luis Argemiro Malambo Martínez, por su paciencia, orientación, conocimiento y apoyo; a mi Asesor Administrativo, Doctor Máximo Fernández Rodríguez, por su disposición, colaboración, entendimiento y apoyo.

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CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 8

I PARTE: LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 9

1. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD DONDE SE REALIZA LA

PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 10

2. OBJETIVOS 14

2.1. OBJETIVO GENERAL 14

2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 14

3 MARCO DE REFERENCIA 15

3.1 MARCO CONCEPTUAL 15

3.2. DESCRIPCION DEL SISTEMA 19

3.2.1. Antecedentes del SICE 19

3.2.2. Los fines u objetivos del SICE 20

3.2.3. Responsables 21

3.2.4. Subsistemas del SICE 21

3.2.5. Funcionamiento del sistema 22

3.2.6. Obligaciones 23

3.3. EL SICE EN LA FISCALIA GENERAL DE LANACION. 25

3.4 PLAN DE COMPRAS 26

3.5 REGISTRO DE CONTRATOS 26

3.6. MARCO LEGAL 28

4. METODOLOGIA 29

II PARTE: RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 31

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1. ANALISIS AL PLAN DE COMPRAS DE LA FISCALIA GENERAL DE LA NACION 32

2. IDENTIFICACION DE LAS DEBILIDADES QUE POSEE LA FISCALIA GENERAL DE LA NACION CON RELACION AL PLAN DE COMPRAS. 33

2.1 Antecedentes 33

2.2Procedimientos desarrollados para la estructuración del plan de Compras para la vigencia 2007. 34

2.3Identificación de las debilidades que posee la entidad con relación al Plan de Compras. 34

3. IDENTIFICACION DE LAS DEBILIDADES QUE POSEE LA FISCALIA GENERAL DE LA NACION CON RELACION AL REGISTRO DE CONTRATOS.36

3.1 Antecedentes 36

3.2Procedimientos desarrollados para el registro mensual de contratos suscritos por la Fiscalía General de la Nación para la vigencia 2007. 36

3.3Identificación de las debilidades que posee la entidad con relación al Registro de contratos. 37

4. ALARMAS GENERADAS POR EL SICE PARA LA FISCALIA GENERAL DE LA NACION 39

5 PUNTOS CLAVES A TENER EN CUENTA PARA EL DESARROLLO Y ESTRUCTURACIÓN DEL PLAN DE COMPRAS DE LA FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN. 41

5.1 Procedimientos a seguir para la estructuración del plan de compras 43

6 PROCEDIMIENTOS A SEGUIR PARA EL REGISTRO MENSUAL DE CONTRATOS. 45

CONCLUSIONES 47

RECOMENDACIONES 49

GLOSARIO 50

BIBLIOGRAFÍA 52

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LISTA DE CUADROS

GRAFICO 1 CICLO SISTEMA GESTION DE CALIDAD ................................................................... 17

GRAFICO 2 SUBSISTEMAS MECI ............................................................................................... 18

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LISTA DE TABLAS

Tabla 1 Procedimientos A SEGUIR PARA LA ESTRUCTURACION DEL PLAN DE COMPRAS. ............ 43 Tabla 2 Procedimientos a seguir para el registro mensual de contratos .......................................... 45

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INTRODUCCION

Con la Constitución Política de 1991, la vigencia y legitimidad de las entidades del Estado se justifican no solo por la capacidad de respuesta a las necesidades de la ciudadanía, sino por la apertura de espacios para garantizar su participación en el control de la gestión estatal, ejerciendo una función veedora frente a los asuntos públicos y a los intereses económicos y sociales en general. De esta manera en los últimos años, los Sistemas de información se han venido consolidando como un mecanismo que permite exteriorizar las actuaciones de los diferentes agentes que conforman una sociedad, forjando espacios de control y participación, convirtiéndose en el resultado de las diferentes aplicaciones de la tecnología. Los sistemas de información se han venido implementando en las entidades que hacen parte de la administración pública, con el fin de ajustarse a la lógica planteada por la globalización, de acuerdo al flujo y circulación de información y a la modernización del estado; las entidades gubernamentales como gestores de información han venido diseñando sistemas que reflejan el manejo que se le da a los recursos públicos, que permiten la toma de decisiones y el análisis de procesos a través de una serie de indicadores. Este trabajo pretende establecer un esquema que evidencie la aplicación y el funcionamiento del Sistema de Información para la vigilancia de la Contratación Estatal – SICE – en la Fiscalía General de la Nación, con el fin de maximizar su gestión administrativa, ya que dicho sistema integra todos los datos relevantes de los procesos de contratación estatal, permitiendo su autorregulación, control institucional y publicidad de las operaciones, generando con su cumplimiento, altos grados de transparencia en las actuaciones de la entidad. De acuerdo a lo anterior y a dos elementos centrales establecidos por el SICE, como el Plan de Compras y el Registro mensual de los contratos suscritos por la Fiscalía General de la Nación, la práctica administrativa identifica y analiza las debilidades que posee la entidad, con relación a los mismos, y diseña un documento que estructura un serie de procedimientos y puntos claves a tener en cuenta para cumplir con dichas obligaciones.

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I PARTE: LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

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1. DESCRIPCION DE LA ENTIDAD DONDE SE REALIZA LA PRACTICA ADMINISTRATIVA

Este trabajo es desarrollado para la Fiscalía General de la Nación, en razón al Plan de mejoramiento que se ha venido adelantando desde el año 2007, con relación a las obligaciones que se tienen frente al Sistema de Información para la vigilancia de la Contratación Estatal (SICE) y a los procedimientos implementados al interior de la entidad, para darle cumplimiento a tales obligaciones. La Fiscalía General de la Nación forma parte de la rama judicial y posee autonomía administrativa y presupuestal, su función está orientada a brindar a los ciudadanos una cumplida y eficaz administración de justicia. La Fiscalía General de la Nación surgió en 1991, con la promulgación de la nueva Constitución Política y empezó a operar el 1 de julio de 1992, está integrada principalmente por el Fiscal General, los fiscales delegados y los demás funcionarios que determine la ley. El Fiscal General de la Nación como máxima autoridad de esta entidad, “será elegido para un período de cuatro años por la Corte Suprema de Justicia, de terna enviada por el Presidente de la República y no podrá ser reelegido. Debe reunir las mismas calidades exigidas para ser Magistrado de la Corte Suprema de Justicia.”1 “Corresponde a la Fiscalía General de la Nación, de oficio o mediante denuncia o querella, investigar los delitos y acusar a los presuntos infractores ante los juzgados y tribunales competentes. Se exceptúan los delitos cometidos por miembros de la Fuerza Pública en servicio activo. El Fiscal General de la Nación y sus delegados tienen competencia en todo el territorio nacional. La Fiscalía General de la Nación está obligada a investigar tanto lo favorable como lo desfavorable al imputado, y a respetar sus derechos fundamentales y las garantías procesales que le asisten.”2 El Fiscal General de la Nación tiene las siguientes funciones especiales:

1 Articulo 249, Constitución Política de Colombia.


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“1. Investigar y acusar, si hubiere lugar, a los altos funcionarios que gocen de fuero constitucional, con las excepciones previstas en la Constitución. 2. Nombrar y remover, de conformidad con la ley, a los empleados bajo su dependencia. 3. Participar en el diseño de la política del Estado en materia criminal y presentar proyectos de ley al respecto. 4. Otorgar atribuciones transitorias a entes públicos que puedan cumplir funciones de policía judicial, bajo la responsabilidad y dependencia funcional de la Fiscalía General de la Nación. 5. Suministrar al Gobierno información sobre las investigaciones que se estén adelantando, cuando sea necesaria para la preservación del orden público.”3 Para dar una descripción más detallada de la Fiscalía General de la Nación, es importante referenciar, de acuerdo al Sistema de Gestión de Calidad algunos elementos claves que reflejan su identidad, como lo son: misión, visión, política, objetivo institucional y funciones específicas. “Misión: Garantizar el acceso a una justicia oportuna y eficaz con el fin de encontrar la verdad dentro del marco del respeto por el debido proceso y las garantías constitucionales. Visión: Ser reconocidos como una entidad del Estado, eficaz en la investigación penal, encontrando la verdad de las conductas punibles con sujeción a la ley y respeto al debido proceso, en procura del restablecimiento del derecho y la justicia restaurativa, afianzando la credibilidad de la ciudadanía en la administración de justicia. Política: Garantizar un actuar institucional eficiente, efectivo, eficaz, transparente, ético y oportuno en el cumplimiento de la misión institucional, para encontrar la verdad de los hechos en la investigación penal y lograr la calidad en la gerencia institucional bajo un enfoque de mejoramiento continuo a procesos orientados a la satisfacción de las necesidades de la ciudadanía. Objetivo Institucional: Fortalecer la capacidad investigativa del Estado en materia penal para la lucha contra la criminalidad, garantizando el acceso a una


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justicia eficaz y garantista, y participando de manera efectiva en la formulación de la política de Estado en materia criminal. Funciones de la Fiscalía General de la Nación: La Fiscalía General se encarga de investigar los delitos, calificar los procesos y acusar ante los jueces y tribunales competentes a los presuntos infractores de la ley penal, ya sea de oficio o por denuncia. La investigación de oficio se realiza por iniciativa propia del Estado y la investigación por denuncia cuando existe un tercero que es víctima de un delito e instaura la denuncia ante alguna de las autoridades competentes (Comisaría, Inspección de Policía o Unidad de Reacción Inmediata de la Fiscalía, URI). 1. Asegurar la comparecencia de los presuntos infractores de la ley penal, adoptando las medidas de aseguramiento. Además, y si fuere el caso, tomar las medidas necesarias para hacer efectivos el restablecimiento del derecho y la indemnización de los perjuicios ocasionados por el delito. 2. Calificar y declarar precluidas las investigaciones realizadas. 3. Dirigir y coordinar las funciones de policía judicial que en forma permanente cumplen la Policía Nacional y los demás organismos que señale la ley. 4. Velar por la protección de las víctimas, testigos e intervinientes en el proceso. 5. Cumplir las demás funciones que establezca la ley.”4

4 http://www.fiscalia.gov.co.

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CUADRO 1 ESTRUCTURA ORGANICA FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN

Fuente: www.fiscalia.gov.co

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2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

2.1. General

Contribuir en la implementación de un plan de mejoramiento, relacionado al cumplimiento de las obligaciones que posee la entidad frente al Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, principalmente en lo referente a la estructuración, consolidación y publicación del Plan de Compras y al registro mensual de los contratos legalizados por la Fiscalía General de la Nación, a través de la elaboración de un esquema de medición de la efectividad de la entidad frente al SICE. 2.2. Específicos 2.2.1. Realizar un diagnóstico que de cuenta de las debilidades que posee la

entidad con relación a la estructuración del Plan de Compras. 2.2.2. Identificar cuales son las alarmas mas frecuentes generadas por el

sistema, cuando es llevado a cabo el registro de contratos. 2.2.3. Desarrollar y definir procedimientos, encaminados a facilitar la elaboración

de los elementos incidentes en la aplicación del SICE, tales como el Plan de Compras y el registro de contratos.

2.2.4. Realizar la respectiva publicación del Plan de Compras de la entidad ante el

SICE y actualizar el mismo, en función de los ajustes y modificaciones que se realicen.

2.3. Resultados Esperados Elaborar documentos que esquematicen la medición de la efectividad, con respecto a la aplicación del SICE en el marco de la implementación de un plan de mejoramiento de la entidad, con el fin de optimizar la gestión administrativa y financiera pública y más específicamente el funcionamiento del Sistema en la Fiscalía General de la Nación.

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3. MARCO DE REFERENCIA

El desarrollo de la Práctica administrativa abarca dos núcleos temáticos, de acuerdo a la elaboración del esquema de medición de la efectividad de la Fiscalía General de la Nación en la aplicación del Sistema de Información para la vigilancia de la Contratación Estatal (SICE): En primer lugar, y con relación a la implementación del SICE, como mecanismo de modernización del estado Colombiano, exponer el marco normativo sobre el que se basa el sistema, sus antecedentes, fines u objetivos, responsables, subsistemas que lo conforman, funcionamiento, obligaciones, el Plan de compras, el registro de contratos y las alarmas que se generan, para facilitar su aplicación al interior de la entidad. En segundo lugar, analizar los procedimientos actuales propuestos, para cumplir con las obligaciones establecidas por el SICE, e implementar procedimientos nuevos o mejorar los existentes, con el fin de facilitar su funcionalidad al interior de la entidad, generar altos niveles de cumplimiento de dichas obligaciones y maximizar los resultados que obtenga la entidad en procesos de auditorias. De acuerdo a lo anterior, es importante tener en cuenta que una vez se desarrollen las temáticas anteriormente planteadas, se podrá cumplir con el objetivo central del trabajo, que es la elaboración del esquema de medición de la efectividad de la Fiscalía General de la Nación en la aplicación del SICE.

3.1. MARCO CONCEPTUAL Con la Constitución Política de 1991, la razón de ser de las entidades del Estado se evidencia en dar respuesta a las necesidades de la ciudadanía y al establecimiento de espacios que garanticen su participación en el control de la gestión estatal, en este contexto se han generado cambios, promovido leyes y normas orientadas a viabilizar y hacer realidad estos postulados. Es así como a través de la Ley 872 de 2003, reglamentada por el Decreto 4110 de 2004, se establece para el sector público el Sistema de Gestión de la Calidad y a través del Decreto 1599 de 2005 se adoptó el Modelo Estándar de Control Interno – MECl;

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elementos relacionados con el mejoramiento de el accionar estatal, el logro de los intereses generales y la satisfacción de las necesidades de los ciudadanos. La finalidad de estos modelos es contribuir al cumplimiento de los fines esenciales del Estado y de los principios constitucionales de eficacia, eficiencia, transparencia y publicidad de la actuación pública, enmarcados en la calidad y la ética institucional. Los dos modelos planteados, abordan el quehacer institucional desde diferentes enfoques, así: a.) El Sistema de Gestión de Calidad (SGC), desde el logro de resultados en relación con los objetivos de calidad, para satisfacer las necesidades, expectativas y requisitos de los clientes/usuarios y partes interesadas en procura de la mejora continúa. b.) El Modelo Estándar de Control Interno (MECI), desde el cumplimiento de las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la alta dirección y en atención a las metas y objetivos previstos en el Plan Estratégico. En este orden de ideas y para efectos de este trabajo, el SGC es una “herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de la entidad.”5. En este contexto, para la implementación del SGC en las entidades del Estado, los pasos a seguir son: planificación de la calidad, enfocada al establecimiento de la política y los objetivos de calidad, la definición de los procesos necesarios para la operación, la disposición de los recursos, la evaluación y seguimiento con el fin de establecer las acciones de mejora y así cumplir con los objetivos de calidad. El SGC está basado en procesos y estructuras, siguiendo la metodología del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar).

5 Articulo 1, Ley 872 de 2003.

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GRAFICO 1 CICLO SISTEMA GESTION DE CALIDAD

Fuente: Cartilla Fiscalía General de la Nación SGC y MECI 2007.

Por otro lado, la Ley 87 de 1993 establece que todas las entidades del Estado deben adoptar el Sistema de Control Interno, proceso que se lleva acabo a través del Decreto 1599 de 2005 (por el cual se adopta el Manual de implementación del Modelo estándar de Control Interno – MECI 1000:2005). Así mismo, el Decreto 2621 del 3 de agosto de 2006 fija como plazo máximo el 3 de abril de 2008 para adoptar este modelo. El Modelo Estándar de Control interno es una herramienta de gestión que busca unificar criterios en materia de control interno para el sector público, respetando las características propias de cada entidad. El propósito esencial del MECI es orientar a las entidades hacia el cumplimento de sus objetivos y a la contribución de estos, a los fines esenciales del Estado, enmarcado dentro de un ambiente ético, la definición de políticas claras y el control de los procesos que realiza la entidad en su quehacer cotidiano. El Modelo Estándar de Control Interno, MECI 1000:2005, fue diseñado con un enfoque sistémico de subsistemas, componentes y elementos de control. En el siguiente gráfico, se observa su estructura:

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GRAFICO 2 ESTRUCTURA DEL MECI

Fuente: Cartilla Fiscalía General de la Nación SGC y MECI 2007.

1. El subsistema de Control Estratégico es el conjunto de componentes de control, que al interrelacionarse entre sí, permite el cumplimiento de la orientación estratégica y organizacional de la entidad. Tiene como base la generación de una cultura organizacional fundamentada en el control y la gestión por procesos, acorde con la identificación e interrelación de los mismos, en el Mapa de Procesos de la entidad.

2. El subsistema de Control de Gestión es el conjunto de componentes de control, que al interrelacionarse aseguran el control a la ejecución de los procesos de la entidad, orientándolos a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de la misión.

3. El subsistema de evaluación es el conjunto de componentes de control que al actuar interrelacionadamente, permite valorar en forma permanente la efectividad del control interno de la entidad.

Para concluir el marco conceptual sobre el que se desarrolla este trabajo, con relación a la finalidad de estos dos modelos, al interior de la Fiscalía General de la Nación y a la identificación de algunos elementos comunes entre ellos como: la definición, documentación y estandarización de procesos, la gestión óptima de los recursos, la determinación de criterios y métodos que aseguren procesos eficaces, tanto en su operación como control; y ya que en El Plan de Compras y el registro de contratos se reflejan muchos de los aspectos anteriormente mencionados, la

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elaboración de este esquema de medición de la efectividad de la Fiscalía General de la Nación en la aplicación del SICE, será de gran ayuda para el cumplimiento de sus funciones frente al Sistema.

3.2. DESCRIPCION DEL SISTEMA

3.2.1. ANTECEDENTES DEL SICE

Mediante la Ley 598 de 18 de julio de 2000, se crea el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal -SICE-, el Catalogo Único de Bienes y Servicios -CUBS- y el Registro Único de Precios de Referencia -RUPR-, de la misma manera se le otorgan facultades al Contralor General de la República para establecer su organización y funcionamiento. Sin embargo es con el Decreto 3512 de 2003 que se reglamenta la organización, funcionamiento y operación de este sistema, el cual aplica para organismos que conforman la Administración Pública, para particulares o entidades que manejan recursos públicos y para los proveedores de bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra. De esta forma, desde el contenido del Decreto, al sistema reglamentar procedimientos contractuales, lo define como: una “herramienta de información, ordenación y control que incorpora las cifras relevantes del proceso de contratación estatal, con el fin de confrontarlas en línea y tiempo real, con los Precios de Referencia del RUPR, de acuerdo con los parámetros de codificación del Catalogo Único de Bienes y Servicios – CUBS- para garantizar una contratación sin detrimento de los recursos públicos”6. El SICE permite la interacción de contratantes, contratistas y la comunidad, generando instrumentos de contratación en línea, garantizando una selección objetiva, divulgando los procesos contractuales y facilitando un control posterior y selectivo, establecido por la Ley 42 de 1993 y por los organismos de control. Por medio del SICE se puede ejercer un control fiscal en forma posterior, mediante un sistema constituido por subsistemas, métodos y principios, de conformidad con funciones constitucionales y legales de la Contraloría General de la República, de acuerdo a criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados.

6 Decreto 3512 de 2003.

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3.2.2. “LOS FINES U OBJETIVOS DEL SICE

Reducir real y significativamente los costos actuales de la contratación de la

administración pública y de particulares o entidades que manejan recursos públicos.

Diseñar, implementar y consolidar un sistema de información que facilite el

mejoramiento de las condiciones de contratación, aportando un marco de referencia que contribuya a la legalidad del proceso de contratación.

Garantizar los principios constitucionales de igualdad, moralidad, eficacia,

economía celeridad, imparcialidad, publicidad, eficiencia, equidad, transparencia, responsabilidad y control social.

Mejorar los procesos de planeación, elaboración de Planes de Compra y

presupuesto de las Entidades Públicas. Optimizar estudios de mercado en procesos de contratación mediante la

utilización de tecnología informática. Garantizar el acceso a la consulta libre por Internet de la información de

procesos de selección de proveedores. Impulsar y promover un cambio institucional, social y cultural frente a la

corrupción.”7 Garantizar el Ejercicio del Control Fiscal.

Garantizar los principios de la contratación evitando los sobreprecios.

Fortalecer la Gestión Administrativa.

Ampliar la participación del número de proveedores.

7 Decreto 3512 de 2003.

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3.2.3. RESPONSABLES Con el fin de procurar la operación del sistema, se crea el Comité para la Operación del SICE, el cual esta integrado por el Contralor General de la República y funcionarios pertenecientes a esta entidad, desarrollando las siguientes funciones: Fijar los lineamientos para el funcionamiento del sistema. Emitir conceptos en relación a la operación del SICE.

Determinar el plan de ingreso progresivo del SICE, tanto de las entidades

que conforman la Administración Pública, particulares y entidades que manejan recursos públicos.

Determinar procesos contractuales especiales que se exceptúan del

cumplimiento de las obligaciones del SICE, para efectos de la eficiencia en la vigilancia fiscal.

Fijar parámetros o condiciones de los precios de referencia, para efectos del

control fiscal. Definir lineamientos para el doblamiento y actualización del Catalogo Único

de Bienes y Servicios – CUBS-.

3.2.4. SUBSISTEMAS DEL SICE

El Sistema de Vigilancia para la Contratación Estatal se encuentra estructurado por cuatro (4) Subsistemas articulados por el Catalogo Único de Bienes y Servicios que son:

1. Subsistema de la Demanda: esta compuesto por organismos que conforman la administración pública, los particulares o entidades que manejan recursos públicos, y por el conjunto de bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra que se requieren, de acuerdo a la codificación CUBS.

El subsistema de la demanda suministra información de los organismos, particulares y entidades contratantes, los elementos requeridos por estos, las

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fechas programadas de las contrataciones y los procesos de selección a través de los cuales se compran los bienes y servicios.

2. Subsistema de la Oferta: esta compuesto por los proveedores y los

precios de referencia incorporados en el RUPR. El subsistema de la oferta contiene la información de las personas naturales o jurídicas que están en disposición de vender a la administración pública, particulares o entidades que manejan recursos públicos.

3. Subsistema de Control Básico: es un mecanismo de control que permite

la verificación, el cumplimiento de los planes de compra en relación con las adquisiciones previstas y sus fechas, frente a las contrataciones realizadas, el presupuesto estimado y el presupuesto ejecutado en las entidades obligadas a llevar plan de compras.

4. Subsistema de Control Inteligente: es un medio de control para

comparar e interpretar los diferentes registros de los subsistemas anteriores, en especial los relacionados con precios de referencia, con el fin de evaluar el nivel de distorsión entre el precio indicativo y el precio final. 3.2.5. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA

El elemento más importante para el funcionamiento del sistema es el Catalogo Único de Bienes y Servicios (CUBS), ya que al realizar una clasificación y asignarles un código a los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra en tipo, clases, subclases, grupos e ítem, le facilita a los proveedores el registro de sus precios y a la administración pública el registro de los contratos desagregados por bien o servicio adquirido. El CUBS permite articular la información de los subsistemas que integran el SICE, a través de los códigos de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, de cada uno de los productos que se van a adquirir y los que los proveedores estén interesados en vender, constituyéndose como un mecanismo de consulta de información para los proveedores, funcionarios públicos y ciudadanía. En relación a lo anterior, los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra del CUBS, están descritos a partir de un sistema de codificación que parte de una estructura dividida en dos componentes:

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Elementos Genéricos: Donde se tiene en cuenta la descripción general de un bien o servicio en cuanto a su destinación. El código de un elemento genérico va de acuerdo al nivel de desagregación desde el punto de vista del uso, servicio o utilidad.

Tipo: Identificación del producto que compran las entidades del Estado. Clase: Conjunto de bienes o servicios que están caracterizados por su utilización dentro de un mismo tipo. Subclase: Conjunto de bienes o servicios dentro de una clase caracterizados por su utilización en un ámbito específico. Grupo: Conjunto de bienes o servicios dentro de una subclase y se caracteriza por que su utilización se demanda en un sector específico de la economía.

Propiedades y especificaciones: Cada bien o servicio esta caracterizado de manera única por valores o rangos de una serie de calificadores que dependerán del grupo, es decir del conjunto de propiedades que expresan las características físicas, químicas y utilitarias del producto y las especificaciones que identifican la presentación y forma de los elementos.

El Catalogo Único de Bienes y Servicios es actualizado por el Operador del SICE y la Contraloría General de la República de acuerdo a lineamientos del Comité para la operación del SICE.

3.2.6. OBLIGACIONES

Para el efectivo cumplimiento de los deberes, de cada uno de los agentes que interactúan en el Sistema, es importante tener en cuenta cuales son las obligaciones que posee cada uno frente a este.

3.2.6.1. Obligaciones de la Fiscalía General de la Nación

(entidades sujetas a la Ley 80 de 1993):

Inscripción al SICE, de acuerdo al plan progresivo de ingreso del Comité. Elaborar, registrar y actualizar el Plan de Compras. Exigirle al proveedor Certificado de Registro en el SICE.

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Consultar de CUBS y el precio indicativo, (requisito previo a la adjudicación).

Registro de contratos, dentro de los 5 primeros días hábiles de cada mes, de los procesos contractuales perfeccionados y legalizados el mes inmediatamente anterior.

Las Entidades y Particulares que manejan Recursos Públicos y que se encuentran sujetas a un régimen especial de contratación, deben cumplir con las obligaciones de inscripción y con el registro de los contratos.

3.2.6.2. Obligaciones de los proveedores que suministran bienes o servicios a la Fiscalía General de la Nación:

Inscripción ante el SICE. Registro de Precios de Referencia en el RUPR, de los bienes y servicios que

estén en capacidad de ofrecer. Informar el número del certificado de registro en el RUPR de cada bien o

servicio de uso común o de uso en contratos de obra. Abstenerse de introducir información falsa o registrar precios artificiales.

Es importante tener en cuenta que según el Acuerdo 0009 de 2006, las entidades del Estado y particulares que manejan recursos públicos, que tienen doble connotación dentro del SICE, como entidades públicas y proveedores, deberán hacer doble inscripción en el sistema para efectos de cumplir las obligaciones que le corresponden de acuerdo a la normatividad aplicable para cada caso.

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3.3. EL SICE EN LA FISCALIA GENERAL DE LANACION.

A La Fiscalía General de la Nación como usuario de SICE les corresponde cumplir las siguientes obligaciones: Fiscal General de la Nación (Representante Legal de la Entidad):

Inscripción en el sistema y creación del Administrador SICE. El Fiscal General de la Nación podrá crear los usuarios del sistema que requiera de acuerdo con las necesidades de la entidad y disponibilidad de talento humano, sin perjuicio de las obligaciones que le son inherentes.

Administrador del SICE:

Crea a los ordenadores de gasto, tantos como haya en la entidad, al administrador del Plan de Compras, a los funcionarios de Control Interno y a los usuarios que consultan los CUBS. Ordenadores del Gasto:

Exige el número de certificado de registro de precio al proveedor y verificarlo en el sistema. Consulta el precio indicativo. Registra los contratos. Administrador del Plan de Compras:

Elabora y envía el Plan de Compras. Funcionarios de Control Interno:

Revisan las alarmas generadas por el sistema y transmiten las observaciones al usuario respectivo.

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3.4. PLAN DE COMPRAS De acuerdo al Comité para la Operación del SICE, el termino Plan de Compras puede ser definido como: el “Plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública de las entidades y particulares que manejan recursos públicos, independientemente del rubro presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o de inversión.”8 El Plan de Compras de cada entidad se debe registrar a más tardar el 31 de Enero de cada año, al igual que durante el transcurso de la vigencia, las modificaciones que se le adelanten a éste. Para dar alcance al artículo 2º del Acuerdo 004 de abril 21 de 2005, se debe entender que la codificación de los bienes, servicios y obra pública a incluir en el Plan de Compras, se debe hacer hasta el máximo nivel de desagregación que se encuentre en el CUBS. El término Plan de Compras comprende todos los conceptos establecidos por el artículo 1º del Acuerdo 004 de 2005 del Comité para la Operación del SICE, a excepción de los siguientes aspectos a los que no aplica la normatividad del SICE:

Pagos de nómina. Pagos por concepto de servicios públicos. Adquisiciones realizadas por caja menor.

3.5. REGISTRO DE CONTRATOS

La Fiscalía general de la Nación, como entidad estatal que contrata con sujeción a la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, debe registrar en el portal del SICE, dentro de los primeros cinco días hábiles del mes, todos los contratos perfeccionados y legalizados en el mes inmediatamente anterior, sin importar la cuantía; excluidos los contenidos en las excepciones de que trata el artículo 18 del Decreto 3512 de 2003, el Acuerdo 004 de 2005 y el Acuerdo 0009 de 2006. La expresión “dentro de los cinco primeros días de cada mes” establecida en los artículos 13 y 14 del Decreto 3512 de 2003, se refiere al plazo máximo para el registro de los contratos celebrados por la entidad en el mes anterior.

8 Acuerdo Número 0004 de 2005, Comité para la Operación del SICE.

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Los procesos contractuales celebrados con recursos de Caja Menor, quedarán exceptuados temporalmente del cumplimiento de las obligaciones del SICE. Cada Ordenador de Caja Menor es responsable de contratar en condiciones de economía, para lo cual consultará los precios indicativos del SICE. La Fiscalía General de la Nación debe realizar consultas al SICE en los siguientes términos: a) Para los procesos contractuales cuyo valor sea igual o supere el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad, de conformidad el literal a) del numeral 1° del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, exigirán el Certificado de Registro y realizarán la Consulta del CUBS y del Precio Indicativo, de que trata los literales c) y d) del artículo 13 del Decreto 3512 de 2003. b) Para los procesos contractuales cuyo valor no supere el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad, de conformidad con el literal a) del numeral 1° del artículo 24 de la Ley 80 de 1993 en consonancia con el Decreto 2170 de 2002 artículos 1º, 2º y 6°, deberá surtir la consulta de precios de mercado en el SICE, a través del Registro Único de Precios de Referencia, RUPR, de acuerdo con la naturaleza de los bienes, servicios u obra pública a contratar. Para los procesos contractuales previstos en el presente literal, la acreditación del Certificado de Registro al proveedor se realizará en los casos que se estime pertinente por el respectivo ordenador del gasto. Es importante mencionar, que de manera temporal se pueden exceptuar de las obligaciones frente al SICE, los procesos contractuales con las siguientes características:

a. Procesos contractuales que señalen objetos descritos en cantidades expresadas en unidades distintas a números enteros, previa aprobación de la Gerencia del SICE.

b. Procesos contractuales de prestación de servicios y obra pública no

codificados en su totalidad hasta nivel de ítem (Propiedades y Especificaciones) en el CUBS.

c. Procesos contractuales cuyas condiciones de precio o cantidad son

variables y el proceso de la negociación se fundamente en valores estimados, previa aprobación de la Gerencia del SICE.

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d. Procesos contractuales a suscribirse con proveedores internacionales que no tengan Número de Identificación Tributaria (NIT), previa aprobación de la Gerencia del SICE.

e. Los contratos interadministrativos que no impliquen disposición de

recursos por parte de las entidades firmantes, no deberán cumplir con la normatividad SICE. Cuando la entidad deba realizar apropiaciones presupuestales para la ejecución de un convenio, dicha operación deberá incluirse en su Plan de Compras y cumplir con las obligaciones del SICE, teniendo en cuenta que el registro del contrato estará a cargo de la entidad que ejecuta el presupuesto.

f. En contratos que incluyan servicios y obra pública en donde algunos

de los servicios o uno(s) de los ítems de la obra pública, se encuentren exceptuados de cumplir con las obligaciones del sistema, todo el contrato queda igualmente exento.

3.6. MARCO LEGAL

Constitución Nacional - Artículo 267: Control posterior y selectivo que

garantiza la objetividad, imparcialidad e independencia en la evaluación de la gestión fiscal.

LEYES Ley 1150 de 2007. Ley 598 de 2000. Ley 80 de 1993. Ley 42 de 1993.

DECRETOS Decreto 66 de 2008. Decreto No. 003512, de diciembre 5 de 2003. Decreto 2170 de 2002. Decreto 2503 de 2005.

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4. METODOLOGÍA

El desarrollo de la práctica administrativa, va enfocado al mejoramiento de la entidad, con relación a las obligaciones ante el Sistema de Información para la vigilancia de la Contratación Estatal (SICE), con el fin de optimizar su funcionamiento, procedimientos y resultados obtenidos, en procesos de auditoria; donde el objetivo es la elaboración, ajuste e implementación de procesos que establezcan el modo de operatividad del sistema, para la estructuración del Plan de Compras y el Registro de Contratos. Dichas actividades estarán guiadas por el acompañamiento del asesor administrativo por parte de la entidad y el asesor académico por parte de la Escuela Superior de Administración Pública, quienes, serán el soporte para el desarrollo de este trabajo. Es importante mencionar que tratándose de un sistema de información, buena parte de las actividades que se ejecuten se realizaran sujetas a la plataforma tecnológica prevista por la Contraloría General de la República. Las actividades

1) Identificar las debilidades que posee la entidad en relación a los elementos incidentes en la aplicación del SICE, tales como el Plan de Compras y el registro de los contratos, con el fin de redactar un documento que las determine.

2) Diseñar un documento, el cual permita establecer los puntos claves a tener

en cuenta para el desarrollo y estructuración del Plan de Compras de la entidad, con el fin de llevar a cabo la elaboración y publicación del mismo para la vigencia 2008.

3) Elaborar un documento que establezca, las actividades a desarrollar para

estructurar un modelo de operatividad relacionado al registro mensual de contratos, legalizados y perfeccionados por la entidad el mes inmediatamente anterior, con el fin de minimizar las alarmas que pueda generar el sistema, en la realización de esta tarea.

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Las fuentes de información: La fuente de información para el desarrollo de este informe, se encuentra establecida por todo el marco legal que reglamenta el funcionamiento del SICE, por resoluciones o documentos expedidos al interior de la Fiscalía General de la Nación y por los diferentes documentos y experiencias de la entidad frente a la operatividad del sistema. Las técnicas: Con el objeto de llevar a cabo un trabajo que brinde un aporte significativo para la entidad, es necesario contar con los conocimientos suficientes, relacionados al funcionamiento general del Sistema de Información para la vigilancia de la Contratación Estatal (normatividad que rige la organización y funcionamiento del sistema), poseer manejo sobre herramientas informáticas y consolidar documentos guías que contribuyan a la operatividad del sistema al interior de la entidad.

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II PARTE RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

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1. ANALISIS AL PLAN DE COMPRAS DE LA FISCALIA GENERAL DE LA NACION

El Plan de Compras de la Fiscalía General de la Nación, se consolida teniendo en cuenta la adquisición de bienes, servicios y obra pública que la entidad va a llevar a cabo durante determinada vigencia. Esta información es suministrada por cada una de las unidades, dependencias, secciones, oficinas y seccionales que les es asignado presupuesto, las cuales deben enunciar que rubro presupuestal va a ser afectado, de acuerdo a unos techos presupuestales que previamente les habían sido definidos, para efectos de ajuste con el presupuesto. Al momento de realizar la codificación de los bienes o servicios establecidos en el Plan de Compras, de acuerdo a los CUBS, está se lleva a cabo al menos hasta el tercer nivel de desagregación, es decir hasta el nivel de subclase; Para el caso de obra pública, la descripción que no sea posible identificar como mínimo al tercer nivel de desagregación, no esta obligado a ser registrado en el Plan de Compras. Es importante tener en cuenta, que en el registro del Plan de Compras de la Fiscalía general de la Nación, no se tienen en cuenta las apropiaciones relacionadas por conceptos de Nómina, Servicios Públicos y Caja Menor, sin embargo para este último, se hace necesario la consulta de precios indicativos, con el fin de verificar que el precio del bien o servicio no se encuentre por fuera del umbral de los precios establecidos por el mercado. Las Fiscalía General de la Nación pretende publicar su Plan de Compras a más tardar el 31 de enero de cada vigencia fiscal, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad, que establece a esta fecha, como límite para cumplir con esta obligación, registrando todos los bienes, servicios y obra pública que se ejecutan contra partidas presupuestales, que corresponden a gastos de operación o funcionamiento y la adquisición de bienes o servicios que se financien contra partidas incluidas en la Ley anual de Presupuesto.

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2. IDENTIFICACION DE LAS DEBILIDADES QUE POSEE LA FISCALIA

GENERAL DE LA NACION CON RELACION AL PLAN DE COMPRAS. 2.1 Antecedentes Desde el año 2003 con la expedición del Decreto 3512, La Fiscalía General de la Nación como entidad de carácter estatal se ve comprometida a cumplir con las obligaciones que plantea el Sistema de Información para la vigilancia de la Contratación Estatal (SICE). De acuerdo al ingreso progresivo de las entidades al sistema, La Fiscalía General de la Nación es incorporada en el año 2004, vigencia en la cual se realizó la primera publicación del Plan de Compras. De acuerdo a la consulta de los documentos que soportan la estructuración del Plan de Compras durante los años 2005, 2006 y 2007, podemos mencionar:

Que la función de realizar el Plan de Compras de la Fiscalía General de la Nación, está a cargo de la Sección de Servicios Administrativos, la cuál depende de la División Administrativa.

Esta sección es la encargada de publicar en el portal del SICE, además de codificar los bienes y servicios establecidos en el Plan de Compras. Que la Sección de Servicios Administrativos, mediante oficios remitidos a

cada una de las unidades, dependencias, secciones, oficinas y seccionales, solicita el Plan de Compras, con el fin de realizar su consolidación.

Que una vez la Sección de Servicios Administrativos consolida la

información y realiza la respectiva codificación de los bienes y servicios, presenta el documento ante la Dirección Nacional Administrativa y Financiera para su aprobación, con el fin de llevar a cabo su publicación frente al SICE.

Que mediante correo electrónico, la Contraloría General de la República

informa al funcionario encargado de la publicación del Plan de Compras, que el archivo fue recibido satisfactoriamente o que por el contrario, es necesario realizar algunas modificaciones al archivo.

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La Fiscalía General de la Nación desde el año 2007 ha venido implementando una serie de estrategias, con el fin de fortalecer las obligaciones de la entidad frente al SICE, y de esta forma mejorar cada vez más sus resultados con relación a los procesos de control y verificación adelantados por la Contraloría General de la República. 2.2 Procedimientos desarrollados para la estructuración del plan de

Compras para la vigencia 2007. Para el año 2007, con el fin de dar cumplimiento al articulo 13 del Decreto 3512 de 2003, la Fiscalía General de la Nación pública al inicio del año el Plan de Compras para esta vigencia, el cual al momento de su publicación en el portal del SICE, se encuentra desajustado al presupuesto de la entidad. Conforme a lo anterior, se solicita a cada una de las unidades, dependencias, secciones, oficinas y seccionales la remisión de su plan de compras, priorizando sus necesidades. La sección de Servicios Administrativos, a través del funcionario encargado de la publicación del Plan de Compras, unifica un formato para todas las áreas, con el fin de facilitar su consolidación. Una vez recibida la información y teniendo en cuenta que esta se estructuró de acuerdo a los rubros Presupuestales, para efectos de su ajuste con el presupuesto, se consolida el Plan de Compras. Se lleva a cabo la codificación de cada uno de los bienes y servicios allí establecidos, hasta el máximo nivel de desagregación posible. 2.3 Identificación de las debilidades que posee la entidad con relación

al Plan de Compras. Es importante mencionar que una vez analizada la información que soporta la estructuración del Plan de Compras para las vigencias anteriores, los comentarios y experiencias de los funcionarios que han estado a cargo de la elaboración del mismo y de la importancia de este documento para evidenciar la calidad de los procesos de Planeación al interior de la entidad, se describen las siguientes debilidades:

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Ya que se he venido unificando un formato de Plan de Compras cada año, con el fin de facilitar su consolidación, hace falta que cada unidad, dependencia, sección, oficina y seccional lo remita tal cual como le es enviado.

Las solicitudes para la elaboración del Plan de compras se deben realizar

con un tiempo prudente, con el fin de que las diferentes unidades, dependencias, secciones, oficinas y seccionales ejerzan un proceso de planeación de sus requerimientos.

Teniendo en cuenta los techos presupuestales que establece la Oficina

de Presupuesto al inicio de cada vigencia, cada una de las unidades, dependencias, secciones, oficinas y seccionales se ajusten al mismo.

Cada unidad, dependencia, sección, oficina y seccional debe enviar su

Plan de Compras codificado hasta el máximo nivel de desagregación posible, ya que el área administrativa en ciertos casos y por las mismas características de un bien no puede realizar una buena codificación.

Que cualquiera de las unidades, dependencias, secciones, oficinas y

seccionales que realicen una modificación a su Plan de Compras, después de haber sido aprobada, debe informar en razón a llevar a cabo la respectiva actualización del mismo.

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3. IDENTIFICACION DE LAS DEBILIDADES QUE POSEE LA FISCALIA

GENERAL DE LA NACION CON RELACION AL REGISTRO DE CONTRATOS.

3.1 Antecedentes Conforme a la obligación que posee la Fiscalía General de la Nación con relación al registro de contratos, durante el año 2004 y 2005, no existen evidencias del cumplimiento de dicha obligación. Durante el año 2007 la Fiscalía General de la Nación inició un plan de mejoramiento en función de darle cumplimiento a esta obligación, razón por la cual en esta vigencia se realiza el registro de contratos del año 2006 y los que se habían suscrito en lo que iba corrido del 2007, con el fin de ponerse al día ante la Contraloría General de la República. 3.2 Procedimientos desarrollados para el registro mensual de

contratos suscritos por la Fiscalía General de la Nación para la vigencia 2007.

En este sentido es importante mencionar que el área administrativa, cuenta con dos perfiles de ordenador del gasto, uno es el de la Dirección Nacional Administrativa y Financiera y el otro es el de la Jefatura de la División Administrativa, quienes conforme a la cuantía son quienes representan a la entidad en procesos de contratación. La Jefe de la División Administrativa, firma los contratos que van hasta los $ 461.500.000 pesos, y la Directora Nacional Administrativa y Financiera, suscribe contratos superiores a los mil SMMLV. En este orden de ideas, cada uno de los ordenadores del gasto, realiza el registro mensual de los contratos legalizados el mes inmediatamente anterior a través de un funcionario que pertenece su área. Dicho funcionario encargado del registro de los contratos, lleva a cabo tal procedimiento de acuerdo a los documentos que sustentan el proceso. Es necesario descargar el formato o archivo de la página Web del SICE, y diligenciar los datos, a fin de enviar la información.

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Una vez realizado el envío de la información, el Sistema permite ver las posibles alarmas generadas, de acuerdo a los datos incorporados al momento del registro. 3.3 Identificación de las debilidades que posee la entidad con relación

al Registro de contratos. La obligación que tienen la Fiscalía General de la Nación para registrar los contratos en el SICE tiene como plazo máximo los cinco (5) primeros días de cada mes. Al analizar los procesos desarrollados por los funcionarios encargados del registro mensual de los contratos frente al sistema, la Dirección Nacional Administrativa y Financiera, junto con la División Administrativa, han implementado una serie de medidas que facilitan el cumplimiento de esta obligación. Dichas medidas van orientadas al apoyo que debe brindar un funcionario de la Sección de Servicios Administrativos para cada uno de los ordenadores del gasto, con el fin de facilitar el desarrollo de esta obligación y agilizar el procedimiento Además de generar un mecanismo de control sobre los contratos que requieren ser registrados, y los que están exceptuados de cumplir con esta obligación. Es importante además, tener en cuenta que la solicitud de este apoyo es con el fin de verificar la información que se vaya registrando de los contratos, para minimizar el numero de alarmas generadas por el sistema, con relación a errores de digitación. En este orden de ideas, después de analizar los procedimientos y experiencias de los funcionarios encargados de realizar el registro mensual de los contratos suscritos por la Fiscalía General de la Nación, se describen las siguientes debilidades: Hace falta mejorar los procesos de control de contratos, para que la

totalidad de los mismos sean registrados. En algunos casos se puede realizar una mejor codificación de los bienes y

servicios hasta un mayor nivel de desagregación, o en el sentido de que el código CUBS corresponda al objeto contractual.

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Que cada una de las persona encargadas de adelantar el proceso de contratación tenga en cuenta la fecha de su legalización, con el fin de que al momento que relacionen los contratos para ser registrados no dejen por fuera algunos procesos.

Hace falta establecer un responsable y determinar en que momento, se

debe realizar la consulta de el registro de precios, enviado por los proveedores.

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4. ALARMAS GENERADAS POR EL SICE PARA LA FISCALIA GENERAL DE

LA NACION

Una ALARMA es un aviso o llamado de atención que el sistema genera cuando identifica diferencias entre la información que contiene la carpeta que soporta un contrato suscrito por la Fiscalía General de la Nación, la información que contiene el Plan de Compras de la entidad y los usuarios que se encuentran activos en el aplicativo SICE, confrontada con la información reportada en el registro del contrato. De acuerdo al análisis realizado a los últimos dos procesos de evaluación y auditoria, adelantados por la Oficina de Control Interno de la Fiscalía General de la Nación a mediados del 2007 y al final del mismo año, podemos establecer que las principales alarmas generadas por el sistema conforme al Registro mensual de los contratos suscritos por la Fiscalía General de la Nación, durante el año pasado, obedecen a:

o Ordenador de contrato principal no activo en fecha de cierre, adjudicación y firma del contrato.

o Consulta obligada no realizada. o Registro obligado de precio no realizado. o Compras fuera del umbral. o Proveedor no esta registrado en el SICE. o Ordenador de contrato principal no esta registrado.

Para tal efecto y con relación al plan de mejoramiento, se han venido implementando una serie de procedimientos para la suscripción de los contratos, como es el caso de la lista de chequeo que lleva la documentación necesaria para cada proceso y para dar cumplimiento a las obligaciones del SICE, con relación a consulta de los códigos CUBS, el registro de los proveedores y el certificado de precios; la definición de grupos de trabajo con perfil y usuario SICE para fortalecer el cumplimiento de las obligaciones; la estructuración de controles para minimizar el riesgo de generación de alarmas, separando funciones de registro y verificación del información; informar al Administrador del SICE de la Fiscalía General de la Nación la creación, activación y desactivación de los perfiles de ordenadores del gasto, todo esto propendiendo por el mejoramiento continuo, la transparencia en la gestión institucional, generando procesos de autocontrol y previniendo los riesgos, de acuerdo a el Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno.

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De tal manera es importante mencionar que con la adopción de las medidas anteriormente enunciadas, la documentación que sopota los procesos contractuales que han sido suscritos por la Fiscalía General de la Nación se ha maximizado y mejorado considerablemente, tanto así que en algunos casos, las alarmas generadas por el sistema se pueden llegar a desvirtuar con la consulta de la carpeta.

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5. PUNTOS CLAVES A TENER EN CUENTA PARA EL DESARROLLO Y ESTRUCTURACIÓN DEL PLAN DE COMPRAS DE LA FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN.

En este sentido, es importante mencionar que la Fiscalía General de la Nación, mediante la Resolución No. 01050 del 30 de marzo de 2007, adoptó el Manual de Calidad del Sistema de Gestión de la Calidad, bajo la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004.

En este documento se especifica y describe la política y los objetivos de la calidad, el alcance del Sistema de Gestión de la Calidad y sus exclusiones, el enfoque por procesos y la interrelación de los mismos, se referencia los procedimientos documentados establecidos para el Sistema de Gestión de la Calidad y determina las caracterizaciones de los procesos y subprocesos.

Es así como, mediante un documento aprobado para el Subproceso de Adquisición de Bienes y Servicios, relacionado a la estructuración y desarrollo del Plan Compras, se define el objetivo, alcance, actividades y responsables para la conformación del mismo.

De acuerdo al análisis de los documentos y de las actividades que se establecen para el desarrollo del Plan de Compras de la entidad, podemos enunciar algunos aspectos claves a tener en cuenta para su estructuración y publicación frente al SICE, tales como:

Es necesario conocer la distribución del presupuesto para la vigencia correspondiente, a fin de elaborar las resoluciones de apropiación de cada una de las unidades, dependencias, secciones, oficinas y seccionales que conforman la Fiscalía General de la Nación.

Los requerimientos planteados por cada unidad, dependencia, sección, oficina y seccional se debe encontrar ajustados a los techos presupuestales dados.

Cada unidad, dependencia, sección, oficina y seccional debe diseñar su Plan de Compras y realizar la codificación de los bienes y servicios allí establecidos hasta el máximo nivel de desagregación posible, de acuerdo al formato remitido por el funcionario encargado del Plan de Compras, quién lo descargará de la página Web del SICE, con el objeto de facilitar la consolidación de las diferentes solicitudes.

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La consolidación de los Planes de Compra de las diferentes unidades, dependencias, secciones, oficinas y seccionales debe responder a una lógica de planeación, por lo tanto una vez establecidas las necesidades, no se tendrán en cuenta solicitudes que no estén contempladas en el Plan de Compras, solo en caso excepcionales.

Las solicitudes de remisión del Plan de Compras que se le hace a cada una de las unidades, dependencias, secciones, oficinas y seccionales que conforman la Fiscalía General de la Nación, se debe realizar con tiempo suficiente para que estas puedan ejercer procesos de planeación eficientes.

Para efectos de la publicación del Plan de Compras para la vigencia actual frente al SICE y con el fin de dar cumplimiento al articulo 2 del Acuerdo número 0009 de 2006, el cual establece “el 31 de enero de cada vigencia fiscal como fecha límite para que las entidades obligadas a registrar el Plan de Compras en el SICE, cumplan con esta obligación”9, cabe mencionar que esta publicación del Plan de Compras fue realizada satisfactoriamente el día primero de febrero del presente año.

9 Artículo 2, Acuerdo 0009 de 2006 del Comité para la operación del Sice.

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5.1 PROCEDIMIENTOS A SEGUIR PARA LA ESTRUCTURACION DEL

PLAN DE COMPRAS. Tabla 1 Procedimientos A SEGUIR PARA LA ESTRUCTURACION DEL PLAN DE COMPRAS.

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE

1 El funcionario responsable del Plan de Compras en la Fiscalía General de la Nación, debe solicitar me mediante oficio, dirigido a cada una de las dependencias, oficinas y seccionales el Plan de Compras.

Sección de Servicios Administrativos.

2 Mediante correo electrónico, se debe enviar el formato preestablecido por la Contraloría, para que las oficinas lo diligencien, de acuerdo al rubro presupuestal que se afecte (funcionamiento o inversión).


3 Recepcionar los Planes de Compra y consolida la información allí establecida.


4 Los requerimientos establecidos por las dependencias, que van por inversión, deben ser enviados a la Oficina de Planeación para su verificación.


5 Solicitar a la División Financiera los topes o techos presupuestales para cada una de las oficinas y de los rubros.

Sección de Servicios Administrativos – División

Financiera.

6 Verificar que los Planes de Compra enviados por las diferentes oficinas se encuentren ajustados a las asignaciones presupuestales.


7 De ser necesario, la Oficina de Planeación realiza las observaciones del caso al Plan de Compras de Inversión.

Oficina de Planeación.

8 Se consolida toda la información enviada por las diferentes dependencias y oficinas.


9 Se agrupan las necesidades similares, con el fin de adelantar procesos de contratación.


10 El Plan de Compras es presentado a la División Administrativa, para su revisión y aprobación,

Sección de Servicios Administrativos – División

Administrativa.

11 El Plan de Compras Final es presentado a la Sección de Servicios

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Dirección Nacional Administrativa y Financiera para su aprobación.

Administrativos. Dirección Nacional Administrativa y

Financiera.

12 Se lleva a cabo la publicación del Plan de Compras frente al SICE.


13 El sistema notifica al funcionario encargado, si el Plan de Compras fue recepcionado satisfactoriamente.


14 Es necesario realizar las respectivas actualizaciones del Plan de Compras, de acuerdo a las ejecuciones presupuestales.


15 Realiza durante el año el seguimiento de ejecución al Plan de Compras de la entidad, con el fin de verificar su cumplimiento.

División Financiera.

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6 PROCEDIMIENTOS A SEGUIR PARA EL REGISTRO MENSUAL DE CONTRATOS.

El registro mensual de los contratos perfeccionados y legalizados por la Fiscalía General de la Nación, durante los cinco primeros días de cada mes, se encuentra a cargo de la Dirección Nacional Administrativa y Financiera y la Jefatura de la División Administrativa de la entidad, funcionarios que poseen un carácter de ordenadores del gasto.

Para estos efectos, la Sección de Servicios Administrativos cumple una labor de apoyo para el cumplimiento y desarrollo de dicha obligación.

De acuerdo a lo anterior y al análisis de los procedimientos establecidos para el registro mensual de contratos, se plantean las siguientes actividades a desarrollar:

Tabla 2 Procedimientos a seguir para el registro mensual de contratos

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE

1 El primer día de cada mes el funcionario solicita la relación de los contratos legalizados por cada uno de los integrantes del Grupo de Ordenes de la Sección de Servicios administrativos.

Funcionario - Sección de Servicios Administrativos.

2 Mediante correo electrónico, cada uno de los funcionarios que conforman el grupo de Órdenes, remiten la relación de los contratos legalizados el Mes inmediatamente anterior.

Grupo de Órdenes - Sección de Servicios

Administrativos.

3 Se solicita la carpeta que soporta cada uno de los procesos contractuales al funcionario encargado del manejo del archivo de la Sección.


4 El funcionario encargado del manejo del archivo, suministra todas las carpetas.


5 El funcionario que apoya el registro de contratos lleva todas las carpetas a la División Administrativa.


6 A través del usuario del jefe de la División Administrativa se descarga el formato preestablecido por la Contraloría, para diligenciarlo de acuerdo a los datos suministrados en la carpeta que soporta el proceso.

Funcionario – División Administrativa.

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7 Se lleva a cabo el registro de los contratos suscritos por la Fiscalía General de la Nación el mes anterior.

Funcionario – Sección de Servicios Administrativos y División Administrativa.

8 El funcionario de la Sección de Servicios Administrativos, suministra todos los datos requeridos para el registro.


9 Registra la información ante el SICE a través del usuario del ordenador del Gasto.


10 Relaciona los contratos que no fueron registrados en una base de datos, de acuerdo a las excepciones que plantea el SICE, con el fin de llevar un control del registro de contratos.


11 Analizar las alarmas generadas por el sistema de los contratos registrados, y de ser posible realizar la desactivación de las mismas.


12 Atender procesos de auditorias, de acuerdo a las alarmas generadas por el Sistema, que adelanta la oficina de control Interno de la Fiscalía general de la Nación, conforme a los lineamientos planteados por la Contraloría.


Para complementar la definición de las actividades a seguir, al momento de realizar el registro de los contratos en el Sistema de Información para la vigilancia de la Contratación Estatal, y los mecanismos que se han venido adoptando al interior de la Fiscalía para mejorar este proceso, hay que mencionar que desde el año 2007, se implementaron al interior del proceso de suscripción del contrato una serie de medidas que permiten maximizar los resultados al momento de realizar dicho registros.

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CONCLUSIONES

Ya que el Sistema de Gestión de la Calidad y El Sistema de Control Interno (en el escenario del MECI), tienen estructuras y elementos particulares que guardan estrecha relación y complementariedad; estas herramientas se construyen con un enfoque de operación basado en procesos, privilegiando la planeación y el control en todas sus fases, proporcionando un seguimiento permanente sobre los elementos que los conforman y sus interacciones, propendiendo por el mejoramiento continuo y la transparencia en la gestión institucional con énfasis en el autocontrol, y la prevención de riesgos.

Ya que el Plan de Compras y el Registro mensual de Contratos suscritos por la Fiscalía General de la Nación, son dos herramientas centrales para el funcionamiento del Sistema de Información para la vigilancia de la Contratación Estatal (SICE) en la entidad, la estructuración de los procedimientos a tener en cuenta al momento de adelantar tales obligaciones, permite maximizar su efectividad y cumplimiento.

Al identificar las debilidades que posee la Fiscalía General de la Nación, con relación a la estructuración del Plan de compras y el registro mensual de contratos frente al SICE, el planteamiento de los procedimientos y actividades a tener en cuenta para el desarrollo de estas obligaciones, generará un esquema guía que mejorará el cumplimiento de dichas obligaciones.

La publicación del Plan de Compras para la vigencia 2008, fue realizada satisfactoriamente el día primero de febrero del presente año, conforme a los procedimientos a seguir para la estructuración del Plan de Compras planteados en este trabajo, con el fin de dar cumplimiento al articulo 2 del Acuerdo número 0009 de 2006, que establece el 31 de enero de cada vigencia, como la fecha limite para su publicación.

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De acuerdo al Plan de mejoramiento que se viene adelantando al interior de la Fiscalía General de la Nación, con relación al cumplimiento de las obligaciones establecidas por el SICE, y la adopción de una serie de medidas, tales como la implementación de la lista de chequeo en los procesos contractuales, la definición de grupos de trabajo, la estructuración de controles para minimizar el riesgo de generación de alarmas, etc. Este trabajo complementa en gran medida el funcionamiento del Sistema de Información para la vigilancia de la Contratación Estatal en la entidad, ya que define los procedimientos a tener en cuenta para el desarrollo de dos elementos centrales dentro del aplicativo de la Contraloría General de la República (Plan de compras y Registro mensual de contratos). Aportando un alto grado de eficiencia y eficacia a la gestión institucional, generando procesos de autocontrol y prevención de riesgos.

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RECOMENDACIONES

Para el desarrollo y estructuración del Plan de Compras de la entidad, es necesario solicitarle a cada una de las unidades, dependencias, secciones, oficinas y seccionales con anterioridad la proyección de sus requerimientos.

El funcionario en cargado del Plan de Compras debe unificar un formato, de acuerdo al del SICE, y remitirlo a cada una de las unidades, dependencias, secciones, oficinas y seccionales que conforman la Fiscalía general de la Nación, para que las mismas lo tomen como guía y proyecten allí sus necesidades.

Generar procesos que cultiven la planeación de los recursos en las diferentes unidades, dependencias, secciones, oficinas y seccionales que conforman la Fiscalía General de la Nación, con el fin de maximizar el funcionamiento del Plan de Compras.

Establecer un mecanismo de control, el cual permita determinar que el número de contratos que han sido registrados en el sistema, son los que ha suscrito la entidad, y que solo se quedan sin registrar, los que efectivamente están exceptuados.

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Glosario

Alarma: Es un aviso generado a través del sistema, de que existe una diferencia entre lo registrado por la entidad en el registro, la creación de usuarios y en el plan de compras confrontado con lo registrado en contratos.

Bienes y Servicios de uso común: son aquellos que usualmente adquieren las entidades y particulares que manejan recursos públicos, para el ejercicio de sus funciones.

CUBS (Catalogo Único de Bienes y Servicios): es un conjunto de códigos, identificaciones de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra que la administración publica y los particulares pueden adquirir, estandarizados en función de sus propiedades físicas, químicas y de uso, clasificados en códigos que permiten una identificación para cada uno de ellos.

Precio Indicativo: Promedio de los precios de referencia de un bien de uso común o de uso en contratos de obra registrados por proveedores en el SICE.

Precio Oferta: Valor monetario que proveedores señalan al momento de presentar en firme a una entidad su correspondiente propuesta.

Precio de Referencia: valor monetario que los proveedores interesados en vender bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, deben registrar en el RUPR, incluyendo el IVA.

Que es el SICE: Es un sistema de información, ordenación y control a cargo de la Contraloría General de la República, que integra todas las cifras del proceso de contratación estatal, con el fin de confrontarlas en línea y en tiempo real con los precios de referencia que posee la central de información, buscando garantizar una contratación sin detrimento de los recursos del Estado.

Registro de un proveedor: actividad realizada por un proveedor para ingresar a l SICE, como condición para suministrar bienes y servicios de uso común o e uso en contratos de obra, a los organismos de la Administración Pública y los particulares o entidades que manejan recursos públicos.

RUPR (Registro Único de Precios de Referencia): es una base de datos que contiene los precios de referencia de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra que los proveedores están en capacidad de ofrecer a la Administración Pública.

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Sistema: Conjunto de elementos relacionados de modo que constituyen un todo estructurado y persiguen elementos comunes.

Umbral de Precios: Intervalo de variación razonable del precio de contratación de un bien o servicio de uso común o de uso en contratos de obra. Sirve para tomar en cuenta las diferencias entre el precio contratado y el precio indicativo, explicable por ciertos factores inherentes al mercado y la naturaleza de las transacciones, como por ejemplo, las formas de financiación, el volumen comprado, los costos de fletes y seguro y las condiciones del ciclo de oferta.

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BIBLIOGRAFÍA

Acuerdo 0004 de 2005 del Comité para la Operación del SICE.

Acuerdo 0009 de 2006 del Comité para la Operación del SICE.

Constitución Política de Colombia, 1991. -Artículo 267-.

Decreto 3512 de diciembre 5 de 2003.

Ley 598 de 2000.

Pagina Web Contraloría General de la República www.contraloriagen,gov,co

Pagina Web SICE www.sice-cgr.gov.co

Pagina Web Fiscalía General de la Nación www.fiscalia.gov.co

Resolución No. 01050 del 30 de marzo de 2007

http://www.contraloriagen,gov,co/

http://www.sice-cgr.gov.co/

http://www.fiscalia.gov.co/

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