EIM Enterprise Information Management Update 2014 | Handout

5/21/2018 EIM Enterprise Information Management Update 2014 | Handout

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Hinweis: Buch layou t

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2014

EIM-Update

Aktuelles zum Informationsmanagement:Themen, Trends, Standards und Recht


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PROJECT CONSULTUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

www.PROJECT-CONSULT.com PROJECT CONSULT 2014

Isestr. 6320149 Hamburg

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Update EIM Enterprise Information Management 2014Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT Unternehmensberatung

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Die Nutzung der Prsentation und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gestattet



Isestrae 6320149 Hamburg

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PROJECTCONSULTUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH20 11 / Autorenrecht: Jan-14 / Quelle: PROJECTCONSULT 1

Aktuelles zum Informationsmanagement:

Themen, Trends, Standards und Recht

Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Januar 2014

EIM Update 2014

Enterprise Information Management

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Aktuelles zum Informationsmanagement: Themen, Trends, Standards und Recht Update-Tage EIM 2014Dr. Ulrich Kampffmeyer

Jahre Update PROJECT CONSULTHausveranstaltungen1996-1999

2004 Dokumenten-Technologien2005 Document Related Technologies2006 Dokumenten-Technologien2007 Dokumenten-Technologien2008 ECM & Dokumenten-Technologien2009 EIM Enterprise Information

Management2010 EIM / ECM2011 EIM2012 Informationsmanagement2013 EIM & Informationsmanagement2014 EIM & Informationsmanagement

InhaltDokumenten-Technologien 2004

1. Einfhrung in das ThemaDokumenten-Technologien

2. Aktuelle Trends3. Einfhrung von

Dokumenten-Technologie-Lsungen: Risiken,Chancen, Wirtschaftlichkeit

4. Elektronische Archivierung5. Aktueller Stand der

Umsetzung der GDPdU

Update


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Agenda

13:30 - 14:00 Halt so Organisatorisches: Registrierung, Get together beim Kaffee

14:0014:15 Begrung: Einfhrung in die Themen - und Nicht-Themen

14:1515:30 Fraglich: Was gehrt eigentlich alles zu EIM?

Zahlen, Zahlen: Ergebnisse aktueller Marktstudien

Automatisierung und das Neue Arbeiten: Workflow & BPM

versus Collaboration & Social Business

Treiber fr Vernderung: Neues zu Cloud & Mobile

15:3016:15 Miteinander schnacken: Pause

16:1517:30 Staubig aber notwendig: Aktuelles zu Standards und Rechtsfragen

Noch staubiger aber immer wichtiger: Aufbewahrung &

Archivierung; Records Management & Information Governance Die groe Transparenz: Search, BigData Analytics und die Frage

der Vertraulichkeit

Trends 2014: Irgendwie zwischen 10 und 100 EIM-Trends fr 2014

17:3018:00 Noch Fragen? Abschlussdiskussion

Apero: abschlieendes lockeres Beisammensein bei einem Glschen

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Dokumentation & Information

Die Dokumentation der diesjhrigen Update-Tage knnen Siesich von unserer Webseite herunterladen:

Powerpoint Handoutversion: http://bit.ly/PCHH-EIM2014-Hhttp://www.PROJECT-CONSULT.de/files/EIM-Update-2014-Handout.pptx

PDF Handoutversion: http://bit.ly/PCHH-EIM2014-Phttp://www.PROJECT-CONSULT.de/files/EIM-Update-2014-Handout.pdf

Die Dokumentationen vorangegangener Update-Tagungen findenSie hier:

Webseite: http://bit.ly/Update_Handouts
http://bit.ly/PCHH-EIM2014-Hhttp://bit.ly/PCHH-EIM2014-Phttp://bit.ly/Update_Handoutshttp://bit.ly/Update_Handoutshttp://bit.ly/Update_Handoutshttp://bit.ly/PCHH-EIM2014-Phttp://bit.ly/PCHH-EIM2014-Phttp://bit.ly/PCHH-EIM2014-Phttp://bit.ly/PCHH-EIM2014-Phttp://bit.ly/PCHH-EIM2014-Phttp://bit.ly/PCHH-EIM2014-Hhttp://bit.ly/PCHH-EIM2014-Hhttp://bit.ly/PCHH-EIM2014-Hhttp://bit.ly/PCHH-EIM2014-Hhttp://bit.ly/PCHH-EIM2014-Hhttp://bit.ly/PCHH-EIM2014-Hhttp://bit.ly/PCHH-EIM2014-H


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Motto 2014

ZuboffsLaws

1. Everything that can be automated will beautomated.

2. Everything that can be informated will beinformated.

3. Every digital application that can be used forsurveillance and control will be used forsurveillance and control.

Shoshana Zuboff, 1988

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Themen & Nicht-Themen


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Themen

Aktuellesaus Sicht der PROJECT CONSULT Berater;siehe Agenda

ZielgruppeProfessionals / Kundige, die sich bereits mit

Enterprise Information Management auskennen(keine Einfhrung ins Thema )

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Nicht-Themen

Nicht-Themen: Information Technology generell

jedoch die Beeinflussung von EIM durch allgemeine ITK-Trends

Alles was bereits Mainstream istdaher nur noch wenig zu Cloud, Mobile, Social etc.

Nichts was lter als 14 Monate istlteres schlgt man in den Dokumentationen dervorangegangenen Updates nach: http://bit.ly/Update_Handouts

Nichts zu Produktendas ist Gegenstand von individuellen, projektbezogenenBetrachtungen

Wenig zuInformation Governance, Records Management, klassischesDokumentenmanagement, Migration, E-Mail, elektronischeSignatur
http://bit.ly/Update_Handoutshttp://bit.ly/Update_Handoutshttp://bit.ly/Update_Handouts


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Fragl ich:

Was gehrt alles zu EIM?

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Was gehrt zu EIM?

Wenn wir einen neuen Begriff wie EnterpriseInformation Management und ein neues Akronym EIMeinfhren wollen, mssen diese eine besondere, neueQualittund eine klare Definition haben.


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Unser Thema: EIM

Was ist EIM Enterprise Information Management?

EIM Enterprise Information Management steht frdie ganzheitliche Verwaltung aller Informationen imUnternehmen, unabhngig von Ort, Nutzer, Autor,erzeugendem System, Anwendung und Zeit.

EIM vereint hierzu funktionale Anstze vonEnterprise Content Management, EnterpriseSearch, Business Process Management, DataWarehousing, Business Intelligence,

Wissensmanagement und Information LifecycleManagement.

Quelle: PROJECT CONSULT 2008 http://bit.ly/PC-EIM

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Unser Thema: EIM

Warum Enterprise Information Management? Begrifflichkeiten an Hand von Inhaltstypen greifen nicht

mehr, da Systeme heute alle Formen vonInformationsobjekten bergreifend verwalten mssen.

(Ulrich Kampffmeyer; ContentManagerDays, 2006)

Begriffe wie Dokument oder Record bezeichnen deninhaltlichen, rechtlichen oder wertbezogenen Zustandvon Information. (Ulrich Kampffmeyer; DMS EXPO 2010)

Angrenzende Themenbereiche der ITK nehmenECM-Funktionalitt auf und ECM wird zurInfrastruktur. (Ulrich Kampffmeyer; DMS EXPO 2005)

Technologien wie Social, Web 2.0, Cloud, Mobility,Tablets verndern ECM und drcken ECM in denHintergrund der Systeme und der Wahrnehmung.

(Ulrich Kampffmeyer; SAPERION Days 2007)
http://bit.ly/PC-EIMhttp://bit.ly/PC-EIMhttp://bit.ly/PC-EIMhttp://bit.ly/PC-EIM


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Die ECM-Vision aus dem Jahr 2003

Unstructured

Content

Unstructured

ContentData

DataBusiness

Processes

Business

Processes

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

AIIM International, 2003

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Unstructured

Content

Unstructured

ContentData

DataBusiness

Processes

Business

Processes

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE



Die Zusammenfhrung unstrukturierter

Inhalte mit strukturierten Daten und

Prozessen!


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Unstructured

Content

Unstructured

ContentData

DataBusiness

Processes

Business

Processes

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE



Eine selbsterfllende Prophezeiung!

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Unstructured

Content

Unstructured

ContentData

DataBusiness

Processes

Business

Processes

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE



Wenn unstructured content und

structured data zusammengefhrt sind,

haben wir


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Unstructured

Content

Unstructured

ContentData

DataBusiness

Processes

Business

Processes

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE


EIMEnterprise Information Management

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EIM Definition 2007

Gartner Conference 2007

EIM Enterprise Information Management is

the combination and integration of ECMEnterprise Content Management with BPM

Business Process Management and BI

Business Intelligence.


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EIM Definition 2011

Gartner Glossary

EIM is an integrative discipline for structuring,

describing and governing information assets,

regardless of organizational and technological

boundaries, enabling business insight.

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EIM Building Blocks 2012

OpenText Whitepaper 2012

Enterprise Content Management (ECM)

Business Process Management (BPM) Customer Experience Management (CEM)

Information Exchange

Discovery


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Enterprise Information Management mit SAP 2012

EIM common usecases

Operational EIM

Managing on-boarding, use and off-boarding ofall types of information within and outside theenterprise.

Analytical EIMUsing Business Intelligence and BigData

analytics to leverage information.Information Governance

Active control of information.

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EIM Definition VOI 2013

VOI

Verband Organisations- undInformationssysteme e. V.

Enterprise Information Management istein Daten, Informationen und Wissen

umfassendes Qualittskonzept zur

Verbesserung der Unternehmens-

prozesse.


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EIM Definition 2010

PROJECT CONSULT

Enterprise Information Management

erfasst, verwaltet, nutzt, steuert, stellt

bereit und bewahrt ganzheitlich und

bergreifend alle Formen von

Informationen ohne Unterschied des

Formates, der Quelle, des ursprnglichenErzeugers, von Ort, Device, Medium und

Zeit, und unabhngig vom ursprnglichen

Nutzungsmodell.

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Was macht EIM aus?

Beim Enterprise Information Managementgeht es nur noch wenig um Technik

Technik sind Dienste im Untergrund der

Anwendungen Es geht in erster Linie um den

verantwortlichen Umgang mit Information


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Brauchen wir den Zusatz Enterprise noch?

Durch Globalisierung, das Web und SocialBusiness werden die Grenzen des Unternehmensausgedehnt. Kunden, Lieferanten, Presse,Behrden und ffentlichkeit gehren lngst dazu!

Der Begriffsbestandteil Enterprise (im

Unternehmen, fr das Unternehmen,unternehmensweit) bei EIM muss und wirdzuknftig entfallen.

Information Management reicht!

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Im Kern von EIM steckt

weiterhin ECM

CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DMCollab

ECM


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EIM-Kreis

CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DMCollab

ECM

Angereichert

um Funktionalitt

fr Informationsverwaltung

& Informationserschlieung

EIM

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EIM

EIM

EnterpriseSearch

SocialBusiness

Multi-Channel

Publishing

Multi-DevicesMobile

Cloud,SaaS &

Ubiquitous

AutomationAuto-

Classification

Analytics

(BigData, BI)

Web 2.0Enterprise 2.0

CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DMCollab

ECM

PROJECT CONSULT 2012


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EIM | Web 2.0 & Enterprise 2.0

Funktionalitt aus dem Web

2.0-Umfeld wie Community,Foren, Wiki, Feeds, Messaging,Tagging und andere reichernECM an und verbindenstrukturierte und unstrukturierteInhalte in einer Oberflche mitintuitiver Nutzbarkeit.

Web 2.0Enterprise

2.0

ECM

EIM

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EIM | Social Business

Informationen aus datenorien-tierten Geschftsanwendungenwie ERP, CRM, PLM u.a. werdenmit Informationen wieDokumenten, Profilen,Protokolldaten und Geo-Datenzusammengefhrt.Sie erlauben bergreifende,integrierende und personali-sierte Anwendungen im Intra-,Extra- und Internet.

ECM

EIM

SocialBusiness


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EIM | Multi-Channel Publishing

Output-Management undBereitstellung von Informationenwerden durch neue Technologien,die unterschiedliche Kanle voneiner Quelle aus individualisiertund automatisiert bedienenknnen, ergnzt.

Jeder Empfnger erhlt dieInformation im richtigen,gewnschten Format und Medium.

ECM

EIM

Multi-Channel

Publishing

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EIM | Multi-Devices & Mobile

Es werden die verschiedenstenKommunikationskanle online

und offline fr alle Typen vonGerten wie Smartphones,Tablets, Notebooks undzuknftige mit denverschiedensten Arten vonBenutzerinterfaces gleicher-maen und kompatibel bedient.

ECM

EIMMulti-

DevicesMobile


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EIM | Cloud, SaaS &

Ubiquitous

Die Bereitstellung frInformationen und Standard-

Anwendungen ohne individuellesInstallieren und Pflegen auf demeigenen Rechner, lstherkmmliche Lsungen ab.Ubiquitous Computing sorgtdafr, dass Information berallgewonnen und genutzt werdenkann.

ECM EIMCloud,SaaS &

Ubiquitous

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EIM | Automation & Auto-

Classification

Automatisierung bei Kategori-

sierung und Klassifkation sowohlbei der Erfassung, in Prozessenals auch bei der Sucheberwinden manuelle Engpsseund verbessern die Qualitt.

Automatisierung krempeltBroarbeitspltze um.

ECM

EIMAuto-mation


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EIM | Enterprise Search

Enterprise Search bietet frSuche und Zugriff aufInformationsbestnde imUnternehmen mehr Komfort,fhrt aber auch zum Konfliktzwischen geordneter undungeordneterInformationsspeicherung.

ECM

EIMEnterprise

Search

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EIM | Business Intelligence &

BigData Analytics

Umfassende Verknpfungs-

und Auswertungswerkzeugeerschlieen alle Informationenim Unternehmen und bringeneine neue Qualitt in dieSteuerung von Unternehmens-und strategischen Prozessen.

ECM

EIMAnalytics(BigData,

BI)


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Umfassende Funktionen fr EIM


STORE

Informations-

sicherung

InformationGovernance

Daten-

schutz

Uni-

verseller

Zugriff

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Umfassende Funktionen fr EIM

Information Governance

Angesichts der Informationsflut kommt derBeherrschung der Information besondere Bedeutung zu.

Datenschutz

Vertraulichkeit und Schutz der Werte mssen im EIMber alle Komponenten sichergestellt werden.

Informationssicherung

Richtigkeit und Verfgbarkeit mssen ber dengesamten Informationslebenszyklus gewhrleistetwerden.

Universeller ZugriffDie Nutzbarkeit der Information muss unabhngig vonOrt, Zeit und Typ mit multiplen Formen von Devices und

Nutzungsmodellen ermglicht werden.


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EIMEnterprise Information

Management


Hamburg, Juli 2013


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Kunde: Presse Thema: EIM Basics Version: 1.0Datei: rtikel_EIM_ 20130801_Kff Autor: Kff Status: Fertig PROJECT CONSULT GmbH 2013 Datum: 02.08.2013 Seite: 2 von 11

EIM Enterprise Information ManagementDr. Ulrich KampffmeyerPROJECT CONSULT Unternehmensberatung, Hamburg, www.PROJECT-CONSULT.comber den Autor:http://bit.ly/WP-UKff

Die Begriffe und Akronyme in der IT-Welt sind sehr volatil und von den Marketing-Abteilungen der Anbieter und Analysten geprgt. Es ist hufig sehr schwer zu ermitteln, wasnur ein Hype, eine vorbergehende Erscheinung oder nur auf ein Produkt zutreffender

neuer Begriff ist. So ist auch im Bereich des Information Management, der Verwaltung vonInformation, die Begriffswelt in stndiger Vernderung. Waren in den 80er Jahren desvorherigen Jahrhunderts noch Begriffe wie Optical Filing, Archivierung und Workflow imSchwang, so wurden sie wenig spter durch DMS Dokumentenmanagementsystemeersetzt. International setzte sich in diesem Jahrtausende der Begriff ECM EnterpriseContent Management durch. Jedoch kamen durch die strmische Entwicklung immer neueModebegriffe hinzu: Web 2.0, Collaboration, Social Business usw. 20 Jahre nach DMS und10 Jahre nach ECM ist es an der Zeit eine neue Position zu finden, die die Entwicklungenim Markt und bei den Anwenderanforderungen sinnvoll einfngt. Es geht dabei darum, denWeg von DMS ber ECM zu EIM Enterprise Information Management aufzuzeigen.

State of the Art im Dokumentenmanagement: ECM

ECM bestimmte international seit 2001 die Entwicklung der Branche und bot ein Portfoliozur Verwaltung und Nutzung vorrangig schwach strukturierter und unstrukturierterInformationen. Diese wurden landlufig zum Unterschied zu den strukturierten Daten alsContent oder Dokumente bezeichnet. Fr die Verwaltung dieses Contents innerhalb und frdas Unternehmen Englisch Enterprise hat sich das ECM-Komponentenmodell etabliert.
http://www.project-consult.com/http://bit.ly/WP-UKffhttp://bit.ly/WP-UKffhttp://bit.ly/WP-UKffhttp://www.project-consult.com/


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Abb. 1 ECM Komponenten | PROJECT CONSULT 2003

Das Modell beinhaltet den Eingangskanal fr Information, Capture, mit Scannen, E-Mail,Import, Klassifikation, OCR und anderen Funktionen ebenso wie den Ausgangskanal,Deliver, mit Bereitstellung fr unterschiedliche Anwendungsoberflchen und Devices,Output-Management und Verteilung. Die Komponenten Store und Preserve machen denUnterschied deutlich zwischen einer mittelfristigen, revisionssicheren Ablage, und einer

dauerhaften, zum Teil auf die Ewigkeit ausgelegten Langzeitarchivierung. Im Zentrum derVerwaltung und der Nutzung stehen die Manage-Komponenten: DM DocumentManagement zur Verwaltung von Office-, E-Mail- und anderen elektronischen Dokumenten;Collaboration zur Untersttzung der Zusammenarbeit einschlielich modernerFunktionalitt aus dem Web 2.0 Umfeld; WCM Web Content Management zurPrsentation und Nutzung von Inhalten fr Webseiten, Portale und andere Internet-basierteOberflchen; RM Records Management fr die geordnete Aufbewahrung wichtiger undaufbewahrungspflichtiger Informationen in elektronischen Akten sowie nicht zuletzt WfWorkflow und BPM Business Process Management um die Information inGeschftsprozessen und als Wissen nutzen zu knnen. Dieses Modell gibt es seit dem Jahr

2002. Funktional und technologisch wurde diese Vision des Content Managementinzwischen erheblich erweitert. Die Kernfunktionalitt wanderte dabei als Dienste in die


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Infrastruktur. Besonders die Nutzung von ECM-Funktionalitt direkt aus Anwendungenheraus lie ECM aus dem Fokus der Verantwortlichen in Anwenderunternehmen rcken.Themen wie Social Business, Cloud, Mobile, Sicherheit, Enterprise 2.0, Ubiquitous undandere drngten sich in den Vordergrund.

EIM: ein neues Akronym mit Potential

EIM Enterprise Informationen Management ist zunchst genauso erklrungsbedrftig wieECM. Dies gilt besonders fr den Begriff Enterprise. Enterprise meint keineswegsGrounternehmen und Konzerne sondern steht fr fr das Unternehmen imUnternehmen und unternehmensweit. Enterprise macht so gesehen auch nicht halt vorden Informationen des Unternehmens die nicht innerhalb, on premise, verwaltet undgenutzt werden. Der Begriff Information ist Format-unabhngig und schliet alle Formenvon Papier ber elektronische Dokumente bis hin zu Wiki-Eintrgen, SMS, Video-Aufzeichnungen, 3D-Modelle und Forums-Beitrge ein. Management dient zur Verwaltungund Nutzung. Damit beschrnkt sich EIM und schliet die zahlreichen Verarbeitungs-systeme fr Information im Unternehmen wie Fachanwendungen, ERP, CAD oder CRMaus. Fr diese Welt der Software bietet EIM lediglich die notwendigen Verwaltungs-

komponenten an.

Die Definition von EIM Enterprise Information Management ist sehr weitgefasst: Enterprise Information Management erfasst, verwaltet, nutzt, stellt bereit und

bewahrt ganzheitlich und bergreifend alle Formen von Informationen ohne

Unterschied des Formates, der Quelle, des ursprngl ichen Erzeugers, von Ort,

Device, Medium und Zeit, und vom ursprngl ichem Nutzungsmodell.


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Abb. 2 EIM Komponenten | PROJECT CONSULT 2012

ECM als Kern und Infrastruktur von EIM

Das bisherige ECM-Komponenten-Modell spielt eine wichtige Rolle als Kern undInfrastruktur von EIM. Capture bildet weiterhin den Eingangskanal, der aber fr alle Formenvon Informationen und deren Erschlieung geffnet wird. Dies schliet Video, SMS, RSS,MMS und beliebige andere Informationstypen ein. Die Manage-Komponenten bilden mitDocument Management und Records Management weiterhin das Rckgrat der Ordnung ineiner EIM Lsung. BPM stellt die Prozesse zur Steuerung aller Daten- und Informations-flsse bereit. Dies schliet sowohl Anwender-zentrierte Workflows als auchHintergrundprozesse wie Audit-Trails ein. Die Bereitstellung von Inhalten ber Web-Interfaces wird jedoch in EIM erheblich erweitert. Die gesamte Palette von Web 2.0 bis hin

zur App fr mobile Gerte kommt hinzu. Das Grundgerst fr die Speicherung undBereitstellung von allen Informationen sind weiterhin die Ablage (Store) und das


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Langzeitarchiv (Preserve). Neben die datenbankgesttzte Verwaltung der Objekte tretenaber immer mehr andere Formen des Informationsmanagements, besonders beiMassendaten. Ohne ECM als Basis kann EIM Enterprise Information Management nichtfunktionieren.

Neue Funkt ionalitt wertet ECM zu EIM auf

Web 2.0 & Enterprise 2.0

Die ECM-Komponenten Collaboration und Web Content Management werden um dieFunktionen von Web 2.0 in Gestalt von Enterprise 2.0 ergnzt. Damit ziehen Methoden undTechnologien von Social Media in das Unternehmen ein. Sie erlauben Wissens-management in einer neuen Qualitt.

Web 2.0 ist der generische Marketingbegriff, der um 2003 geprgt den Aufbruch in dasMitmach-Web charakterisierte. Eine Reihe von Funktionen wurde hier gebndelt. NeueNutzungsmodelle mit Interaktion und Partizipation kennzeichnen Web 2.0. Wesentlich warjedoch der kulturelle Aspekt des Information-Teilens (Information Sharing).

Die Anstze wurden dann im Rahmen von Enterprise 2.0 innerhalb des Unternehmenseingesetzt. Hier ging meistens um Intranet-Anwendungen mit Web-2.0-Look-and-Feel undneue Anlufe zum Knowledge Management. Hierbei kommen auch neue Anstze zum E-Learning und Blended Learning zum Tragen.

Social Business

Der Ansatz von Social Business bringt einen weiteren Aspekt hinzu: die Integration vonPartnern, Lieferanten, Kunden, Interessenten, Presse, ffentlichkeit und anderenBeteiligten in die bisher geschlossene Welt der Unternehmens-IT. Social Business geht

davon aus, dass mit attraktiven, einfach zu nutzenden Anwendungen die Bindung zuGeschftspartnern und Kunden deutlich verbessert und beschleunigt werden kann. DurchSocial Media werden neue Formen der Geschftsttigkeit mglich. Das Portfolio schliethier auch Gaming-Aspekte ein, die einen spielerischen Umgang mit Informationen unddamit verbundenen Geschften anregen.

Multi-Channel-Publishing

Multi-Channel-Publishing und die Nutzung von mobilen Gerten erweitern die Deliver-Komponente von ECM. MCP untersttzt unterschiedlichste Ausgabe-Kanle des

Unternehmens fr alle denkbaren Formen von Devices. Dies schliet Module fr dieTransformation, Sicherung und Protokollierung der Ausgabe- und Bereitstellungskanale ein.


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Beim Thema Multi-Channel geht es nicht nur um das Publishing von Information zumpassiven Nutzer sondern auch um die aktive, zielgerichtete bidirektionale Kommunikationmit dem Anwender, die parallel oder sequentiell unterschiedlichste Kanle benutz, z.B.Benachrichtigung per SMS, Aufruf des Dokumentes ber Mobile, Starten eines Prozessesim Portal mit Versand der Besttigung per E-Mail. Multi-Channel Publishing bentigt hierfrauch die Workflow- und BPM-Dienste.

Multi-Device & Mobile

Gegenber den grtenteils auf unternehmensinterne Anwendungen ausgerichtetenAusgabekanlen von ECM Besonders im Bereich mobiler Gerte wie Smartphones undTablets kommen neue Funktionen hinzu, die den Nutzungsmodellen und Oberflchengerecht werden. Ein wichtiger Punkt sind hier auch die Sicherheitsanforderungen, damit eskeinen unkontrollierten Zugang zu den Unternehmensinformationen gibt. Im Vordergrundstehen heute immer mobile Devices, jedoch gibt es auch andere Anwendungen wie z.B. dasDrucken ber Drucker im Netz, Authentifikation, Informationszugriff ber Fernseher undandere. Die Vielfalt der Gerte und damit verbinden auch der Formate wird noch wachsenund stellt damit kontinuierlich neue Anforderungen an Enterprise Information Managementwie auch an die ECM-Infrastruktur von EIM.

Cloud, SaaS & UbiquitousCloud und SaaS Software as a Service stellen neue Anforderungen an die Betriebs- undNutzungsmodelle fr das Informationsmanagement. Bei Cloud muss man zwischenprivaten, geschlossenen und ffentlichen Cloud-Lsungen unterscheiden. Auch SaaSSoftware as a Service ist nur ein Modell neben IaaS Infrastructure as a Service und PaaSPlatform as a Service. Dies zeigt bereits die Vielfalt der Optionen und damit verbunden derAnforderungen an die Bereitstellung von EIM und ECM in der Cloud. Hinzukommt dasseinerseits Information berall und jederzeit sehr schnell verfgbar ist, andererseits sind dieSicherheits-, Vertraulichkeits- und Abhngigkeitsfaktoren verstrkt zu bercksichtigen sind.

Im Zeitalter der NSA-Skandale eine besondere Herausforderung fr Anwender wie Anbieter.Bei diesen Lsungen unterscheidet man besonders zwischen den traditionellen Anstzendes Outsourcings einer Inhouse-On-Premise-Lsung in eine Cloud-Infrastruktur und dieNutzung von EIM-/ECM-Lsungen als standardisierte, ffentlich verfgbare SaaS-Cloud-Anwendung. Bei letzteren muss die Komplexitt von On-Premise-Lsungen drastischreduziert sein.

Ubiquitous Computing ist dann die nchste Dimension der Herausforderungen.Rechenleistung und Software wird berall, in allen Gerte verfgbar. Hier geht es nicht nurum die Realtime-Verarbeitung der Information sondern auch um die Steuerung,

Speicherung und Verwaltung. Dies sind typische Aufgaben von ECM, die durch EIM-Komponenten wie Automatisierung bei Erkennung und Bewertung von Information ergnzt


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werden. Durch die Verteilung und Allgegenwrtigkeit ergeben sich auch neueAnforderungen an die Architektur, Schnittstellen und Interaktion der Komponenten, diestatische wie auch mobile Systeme bercksichtigen mssen.

Auto-Class if icat ion

Automatische Klassifikation und Kategorisierung berwand bei ECM hauptschlich denFlaschenhals der manuellen Erfassung und Indizierung. Auto-Classification erlaubte dieEinsteuerung erfasster Informationen mit einer definierten Qualitt und Nachvollziehbarkeitin Geschftsprozesse und Archive gleichermaen. Hierbei werden auch verschiedeneVorverarbeitungstechniken wie OCR, bersetzung, Abgleich mit vorhanden Stammdaten,Kontext-Abgleich, Prfung gegen Thesaurus und Klassifikationsschema, usw. eingesetzt.Die gleichen Technologien knnen aber auch zur Auswertung und Bewertung von Such-ergebnissen und zur strukturierten Darstellung von Informationen genutzt werden.Automatisierung ist die Schlsselfunktionalitt fr die Beschleunigung von Prozessen unddie Erhhung der Qualitt der Information gleichermaen.

Analytics

Auto-Classification stellt auerdem wichtige Dienste fr Big Data, BI und Enterprise Searchdar. Diese drei letztgenannten, Big Data, BI und Enterprise Search, ergnzen nicht nur ECMsondern stellen auch einige ECM-Prinzipien wie das Ordnung schaffen in Frage. Alles,Inhalt und Kontext, soll in Realtime mglichst vollstndig ausgewertet werden knnen. Vielemeinen daher, auf Records Management und Archivierung verzichten zu knnen, wasjedoch nicht der Fall ist.

Business Intelligence, BI, war der Begriff, der in 2007 vorgebracht wurde, um in Ergnzungvon BPM Business Process Management aus ECM nunmehr EIM zu machen. DiesesPostulat war aber unzureichend, das BPM bereits immer schon Bestandteil von ECM war.BI Business Intelligence in Erweiterung von vorausgegangenen BPM wie auch MIS

Management Information Systems war ein Schritt in die Auswertung von Inhaltsdatenkombiniert mit Prozessdaten, Stamm- und Bewegungsdaten sowie Metadaten undProtokollinformationen. Ziel war mit verdichteten Informationen schneller und besserGeschftsentscheidungen zu treffen.

BigData oder besser, BigData Analytics BDA, geht einige Schritte ber BI hinaus. Es gehtum die Erschlieung, Auswertung und Verdichtung von sehr heterogenenInformationsbestnden, die sich aus Inhalten, Metadaten und automatisch generiertenKontextinformationen zusammensetzen. BigData ist eigentlich BigContent, d.h. schwachund unstrukturierte Information. Zwar besteht BigData vielfach aus strukturierten Daten in

Gestalt von Datenstzen, die aber in sehr groer Heterogenitt und in so groen Mengenvorliegen, so dass sie in ihrer Gesamtheit unstrukturiert sind. Die Analyse erlaubt es jedoch,


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die ausgewerteten Informationen in geordnete Strukturen zu berfhren. Jedoch kommenbei den groen Datenmengen nur selten klassische ECM-Lsungen zum Einsatz sondernPlattformen wie Apache und andere.

Enterprise Search

Im Gegensatz zu BigData Analytics ist Enterprise Search eher wieder auf die unter-nehmensinternen Datenbestnde und das Wiederfinden von Informationen ausgerichtet.Enterprise Search kann auch eine Komponente sowohl von BigData wie auch ergnzendvon Document Management und Records Management sein. Enterprise Search stellt auchein kaum erfllbares Versprechen dar, nmlich ohne den Aufwand des Ordnung-Schaffens bei der Erfassung von Information alles wieder zu finden, zu strukturieren unddie richtigen Ergebnisse dem Anwender zu prsentieren. Hierbei wird aber hufigbersehen, dass eines der Grundprinzipien von ECM wie auch von EIM ist, nicht zu Suchensondern die Information im Kontext wo sie aktuell bentigt wird direkt bereitzustellen. UndEnterprise Search muss natrlich auch die Berechtigungen und die Vertraulichkeit vonInformation in der Einsatzumgebung korrekt verarbeiten damit der Nutzer nicht auf einmaletwas findet, was er in den anderen Systemen gar nicht sehe kann oder darf. EnterpriseSearch ist daher eine Ergnzung von Verwaltungsfunktionalitt, wie sie ECM standard-mig bietet.

Drei umgreifende Klammern fr EIM

Drei wichtige Komponenten bzw. Funktionsgruppen sind nicht als Kreise in das EIMEnterprise Information Management Portfolio platziert worden stellen jedoch aberessentielle Dienste bereit: Datenschutz, Information Governance und Informations-sicherung.

Datenschutz

Dem Datenschutz oder allgemeiner dem Schutz der Informationen vor unberechtigtemZugriff, unkontrollierter Vernderung und Zerstrung kommt eine besondere Bedeutung zu,die wie ein Kreis EIM als Ganzes umschliet und auch wiederum innerhalb von EIMzwischen den Funktionsblcken wirkt. Dabei geht es nicht nur um den Schutz gegenZugriffe von auen ber Wege, die man vielleicht selbst mit seiner Social BusinessStrategie geffnet hat sondern auch um den Schutz innerhalb des Unternehmen. Nebenden Unternehmenswerten spielen hier natrlich die Aspekte des persnlichen Daten-schutzes eine wichtige Rolle


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Information Governance

Ein wesentliches Grundprinzip von EIM Enterprise Information Management ist InformationGovernance die Beherrschung der Information. Nur wer wei, welche Information wo inwelcher Qualitt vorhanden ist, kann diese auch effektiv nutzen, verwalten und schtzen.Auch BigData im Unternehmen muss sich diesen Prinzipien unterordnen. InformationGovernance dient auch dazu die Compliance-Prinzipien und die rechtlichen Anforderungenan die Informationsspeicherung und erschlieung umzusetzen. Information Governancedefiniert auch den Wert der Information, der wiederum Grundlage fr Datenschutz,Informationssicherung und Nutzung im EIM-Modell entscheidend ist.

Informationssicherung

Informationssicherung schliet Datensicherung ein, ist aber deutlich mehr. Wir leben ineiner totalen Abhngigkeit von der Verfgbarkeit und Richtigkeit der Information. Es kommtdaher nicht nur auf die Sicherung im Sinne von Backup an, sondern um die stndigeVerfgbarkeit. Hierzu gehren auch die Anwendungen und der Kontext der Information.Nicht mehr einzelne Sicherungen sondern ein nutzbarer Gesamtbestand sind notwendig.EIM Enterprise Information Management hat so auch die Aufgabe die berlebensfhigkeitdes Unternehmens durch Verfgbarhaltung der Information sicherzustellen.

Enterprise Information Management ist eine Notwendigkeit

Die Notwendigkeit ergibt sich aus der berwltigenden Informationsflut, derenAnstiegskurve schon so lange exponentiell nach oben zeigt, dass sie bald einmal rckwrtsumkippen msste. Steiler als fast senkrecht geht nicht. Die Handhabung von Informationwird daher immer wichtiger um sie nutzen zu knnen und um die Abhngigkeit vonRichtigkeit und Verfgbarkeit in den Griff zu bekommen. Informationsmanagement ist eineNotwendigkeit fr das zuknftige berleben von Unternehmen, Organisationen und derhoch entwickelten, technologiebasierten Gesellschaft. Information selbst hat nur dann eineninhrenten Wert, wenn sie als Wissen und in Prozessen genutzt wird. Vielfach sind dieInformationssammlungen in den Unternehmen nur gigantische Datengrber. Obwohl es seitber 40 Jahren elektronische Archivierung und Dokumentenmanagement gibt, ist diedurchgngige Durchdringung einer kontrollierten Informationsverwaltung in denUnternehmen lngst noch nicht gegeben. Dies wird erst mit einem bergreifenden EIM-Ansatz mglich. Nur Enterprise Information Management ermglicht die Verwaltung,Erschlieung, Nutzung und Bewahrung aller Informationen des Unternehmens.


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ber den Auto r

Dr. Ulrich Kampffmeyer ist seit ber 30 Jahren im Thema Informations-management zu Hause. Als Geschftsfhrer und Berater seinesUnternehmens PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH(http://www.PROJECT-CONSULT.com) untersttzt er Anwenderunter-nehmen bei der Strategie, Konzeption, Einfhrung, Ausbau und Migrationvon EIM (Enterprise Information Management)-Lsungen.

Er grndete und leitete entsprechende Fachverbnde, arbeitete beiStandards mit, ist von Anfang an einer der internationalen Verfechter derDMS-, ECM- und EIM-Visionen. Mit zahlreichen Publikationen undVortrgen den Markt befruchtet. Er gilt als Mentor der Branche in Europaund wird auch der deutsche ECM-Papst genannt.

Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongressleiter, Referent und Moderatorzu Themen wie Information Management, Information Governance,elektronische Archivierung, Records Management, ECM EnterpriseContent Management, Dokumentenmanagement, Workflow, Collaboration, Social Business,Rechtsfragen oder Wissensmanagement. Auf zahlreichen nationalen und internationalenKongressen und Konferenzen wirkte er als Keynote-Sprecher mit.

Von der ComputerWoche wurde er 2003 und 2011 unter die 100 wichtigsten IT MacherDeutschlands gewhlt. Sein Curriculum findet sich auf Wikipediahttp://bit.ly/WP_DrUKff.
http://www.project-consult.com/http://www.project-consult.com/http://www.project-consult.com/http://bit.ly/WP_DrUKffhttp://bit.ly/WP_DrUKffhttp://bit.ly/WP_DrUKffhttp://bit.ly/WP_DrUKffhttp://www.project-consult.com/


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Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbHwww.PROJECT-CONSULT.com


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PROJECTCONSULTUnternehmensberatungDr. UlrichKampffmeyer GmbH2011 / Autorenrecht: Jan-14 / Quelle: PROJECTCONSULT 2


Alles nur neue Blasen?

Wie steht es um wirklich um die Kenntnis, Akzeptanz

und Aktualitt der Begriffe und Branchendefinitionen?

Ein paar oberflchliche Fragen an Google Trends,

Januar 2013

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Google Trends

Enterprise Information Management | Enterprise Content Management


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Google Trends

Information Governance | Enterprise Information Management | EnterpriseContent Management

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Google Trends

Information Governance | Enterprise Information Management | Enterprise

Content Management | Records Management


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Google Trends

Archivierung| Dokumentenmanagement| Enterprise Content Management

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Google Trends

Archivierung| DMS* | ECM*(* schliet andere Bedeutungen des Akronyms ein )


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Goodbye 2.0


Hamburg, 2013


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Goodbye 2.0Dr. Ulrich Kampffmeyer

Kunde: eb Thema: Goodbye 2.0 Version: 1.0Datei: rtikel_Goodbye20_Kff_20131008.docx Autor: Kff Status: Fertig PROJECT CONSULT GmbH 2013 Datum: 29.10.2013 Seite: 2 von 4

Goodbye 2.0

Ein provokatives Inceptum zur Podiumsdiskussion am 24.09.2013 auf der DMS EXPO

Die letzten zehn Jahre hat uns die Metapher 2.0 in unterschiedlichsten Formen begleitet.Im Jahr 2003 wurde von Eric Knorr erstmals der Begriff des Web 2.0 benutzt um die neue

Aufbruchsstimmung mit Interaktion und Kollaboration im Internet zu beschreiben. DaleDougherty und Craig Cline machten dann mit der OReilly-Web-2.0-Konferenz im Oktober2004 Web 2.0 zum programmatischen Leitbild der Branche. Der Begriff des Web 1.0wurde erst spter von Tim O'Reilly in 2005 knstlich hinzudefiniert.

Von Anfang an ging es bei Web 2.0 um einen Wandel im Nutzungsverhalten und in derWahrnehmung des Internets als offenem Raum, der alles Wissen der Welt bereithlt undzum uneingeschrnkten Mitmachen einldt. Technische und funktionale Elemente gab esschon vorher und erst die Kombination der Technik mit der neuen Vision der Einbeziehungder Anwender in das Geschehen im Web fhrte zum durchschlagenden Erfolg von Web 2.0.Groe virtuelle Communities frderten diese Ideen. 2.0 stand in Folge fr neu,innovativ, interaktiv, offenund noch nicht fertig, und wurde so attraktiv, dass derAusdruck auch fr andere Begriffsbildungen marketingmig missbraucht wurde.

Nahe an den Ideen von Web 2.0 war noch Enterprise 2.0, das die Umsetzung der

Konzepte des Web 2.0 im Unternehmen forderte. Andere wie Ehefrau 2.0, Bro 2.0,

Handy 2.0, Identitt 2.0oder Government 2.0 versuchten lediglich, die Popularitt von2.0aufzugreifen, ohne jedoch die ursprnglichen Konzepte und Ideen zu bernehmen.Dies fhrte sehr schnell zur Abnutzung von 2.0, da jedes Unternehmen und jederSpavogel meinten, hiermit irgendetwas garnieren zu mssen. Das ursprngliche Konzepthinter Web 2.0 geriet dabei in Vergessenheit. Die war der erste Abschied. Mit diesemGoodbye 2.0 bte das Web 2.0 seine positive Begriffsbesetzung ein.

ber die Jahre hatten sich auch die Technologie und Funktionalitt, die die Basis fr das

Web 2.0 bildeten, weiterentwickelt. Nicht mehr die Webseite im Browser war derSchwerpunkt, sondern die mobile Nutzung des Webs. Sie vernderte auch dieNutzungsmodelle, frderte aber zugleich die Grundideen, sich als Anwender jederzeit undan jedem Ort am interaktiven Web beteiligen zu knnen. Viele Jnger des Web 2.0 hattensich inzwischen auf den Weg zur nchsten Vision gemachtdem semantischen Web oderauch Web 3.0. Tim Berners-Lee, einer der Vter des Internets, hatte selbst diese Analogiebesttigt. Nicht mehr nur die Information selbst, sondern ihr Kontext, die Beziehungen unddie Metainformationen ber die Information gewannen an Bedeutung. Zugleich rckte dieInteraktion der an der Kommunikation Beteiligten wieder mehr in den Hintergrund. Sieht


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man Web 3.0 als Folgephase von Web 2.0 an, haben wir hier den zweiten Abschied:Goodbye 2.0.

Einen dritten Abschied erleben wir gerade durch die Offenlegungen von WhistleblowerSnowden. Genaugenommen muss man von Bewusstmachung sprechen, denn irgendwiehatten sich alle gedacht, dass die Freiheit und Offenheit nur sehr oberflchlich ist. Das Web2.0 hat mit der Ausforschung und der Manipulation seine Unschuld verloren. Kommunizierteman frher unbeschwert, so berlegt man heute, welche Auswirkungen dies einmal habenknnte. Und dies nicht nur im Mitmach-Web, sondern berall wo es um Kommunikation undInformationsnutzung geht. Wir mssen uns hier von der Vision 2.0 verabschieden, weil

eine andere Zahlenkombination, 1984, immer mehr in den Vordergrund rckt.Ernchterung, aber keine Panik, ist angesagt. Das Rad lsst sich nicht zurckdrehen. Vonden Mglichkeiten der modernen Kommunikation kann man sich nicht verabschieden. Wirsind lngst die Junkies des Informationszeitalters. Wir knnen nicht zu den idealistischenAufbruchtagen des Web 2.0 zurck. Vielfach werden die Auswirkungen des Web 2.0 jetzterst deutlich und sie sind nicht immer positiv. Mit Web 2.0 haben sich auch neueWirtschaftsmchte etabliert, die ebenso wie Staaten Information zur Beherrschungbenutzen. Auch dies sind Grnde, sich von den idealistischen Vorstellungen des Web 2.0zu verabschiedenGoodbye 2.0.

Man wird zuknftig vielleicht mit Web 2.0 eine der Phasen der frhenInformationsgesellschaft bezeichnen. Eine Phase, in der man euphorisch derKommunikation, Interaktion und Kollaboration gehuldigt hat, bevor die neuen Grenzen undRestriktionen eines kommerzialisierten, kontrollierten Internets deutlich wurden.

# Zusammenfassung und Links:http://bit.ly/GOODBYE20

# Video von der Diskussion auf der DMS EXPO 2013:http://www.youtube.com/watch?v=xAg83SuAv20
http://bit.ly/GOODBYE20http://bit.ly/GOODBYE20http://bit.ly/GOODBYE20http://www.youtube.com/watch?v=xAg83SuAv20http://www.youtube.com/watch?v=xAg83SuAv20http://www.youtube.com/watch?v=xAg83SuAv20http://bit.ly/GOODBYE20


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ber den Autor

Dr. Ulrich Kampffmeyer ist seit ber 30 Jahren im Thema Informations-management zu Hause. Als Geschftsfhrer und Berater in seinemBeratungsunternehmen PROJECT CONSULT (http://www.PROJECT-CONSULT.com) bert er Unternehmen bei der Strategie, Konzeption,Einfhrung, Ausbau und Migration von EIM (Enterprise InformationManagement)-Lsungen.

Er grndete und leitete entsprechende Fachverbnde und arbeitete beiStandards und Normen mit: Dr. Kampffmeyer ist von Anfang an einer derinternationalen Verfechter der ECM- und EIM-Visionen und hat mitzahlreichen Publikationen und Vortrgen den Markt fr Informations-technologie und Informationsmanagement befruchtet. Er gilt als Mentor

der Branche in Europa und wird auch der deutsche ECM-Papstgenannt.

Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongressleiter, Referent und Moderatorzu Themen wie Information Management, Information Governance, elektronische Archivierung,Records Management, ECM Enterprise Content Management, Dokumenten Management, Workflow,Rechtsfragen oder Wissensmanagement. Auf zahlreichen nationalen und internationalenKongressen und Konferenzen wirkte er als Keynote-Sprecher mit.
http://www.project-consult.com/http://www.project-consult.com/http://www.project-consult.com/http://www.project-consult.com/http://www.project-consult.com/http://www.project-consult.com/


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Zah len, Zahlen:

Ergebnisse aktuellerMarktstudien

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bersicht der betrachteten Studien zu ECM & EIM

AIIM Industry Watch: Information Governance,

Q2 2013

AIIM Industry Watch: ECM at the Crossroads,

Q3 2013

Forrester Wave, ECM, Q3 2013

Gartner Magic Quadrant for ECM, Q3 2013

Doculabs: The Future is Participation Management,

Q3 2013

SoftSelect: DMS Trend Report 2014, Q4 2013


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AIIM Industry Watch:Information Governancerecords, risks and retention in thelitigation age

AIIM Market IntelligenceQ2, 2013

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AIIM Industry Watch 2013: Information Governance

Key Findings Progress toward the Paperless Office is slow.

For 42% of organizations, the volume of paper records isstill increasing.

Effective information governance is crippled by poortraining.Only 16% regularly train all staff. 31% do no training atall.

Senior management is ignoring the risks.31% of respondents report that poor electronic records-keeping is causing problems with regulators andauditors. 14% are incurring fines or bad publicity.

The answer to the data problem is to let thecomputer do the filing.14% are already doing autoclassification of electronicrecords, 37% are keen to do it.


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Key Findings Despite good intentions, the delete button isnt being

pressed.Electronic records arent being deleted even when retentionperiods are set.

IT is losing its ability to transform business.For a third of organizations, 90% of IT spend adds no newvalue.

Something has to be done about content accumulation.For 29% the response to the information deluge is buy morediscs.

Emails are acknowledged as records, but the filing systemsare chaotic.73% include email in their retention policies, but most rely onmanual methods to file them.

Social content management is not even on the radar.Less than 15% of organizations are even trying to include socialpostings in their retention schedules.

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Key Findings

Cloud is not in everyones future.46% of organizations would definitely not or probablynot consider using cloud for managing electronic records.23% would consider using their existing paper recordsoutsourcer for cloud services.

The content may be electronic but the e-discoverymechanisms are still manual.53% are still reliant on manual processes for e-discoverysearches across file shares, email and physical records.

45% of organizations plan to increase their recordsmanagement spend over the next two years.In particular, automated classification is set for stronggrowth, along with enterprise search, RM modules, E-discovery and email management.


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