eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you...

41
eFiling: A Guide for Attorneys eFiling: A Guide for Attorneys

Transcript of eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you...

Page 1: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

eFiling: A Guide for AttorneyseFiling: A Guide for Attorneys

Page 2: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

Table of Contents

2

Revision 8/16/2012

Page 3: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

Welcome to eFiling

Welcome!

Electronic filing of court documents (eFiling) is a pivotal point in Palm Beach County’s transition to a completely “paperless court.” Filing cases electronically is expected to reduce the cost of  filing, eliminate much of the paper handling and allow more efficient court operations.  Attorneys and other filers will be able to submit court documents electronically 24 hours a day, seven days a week from any location with Internet access.  

Palm Beach County Clerk & Comptroller’s Office is accepting eFiled documents from registered attorneys for both new and existing cases.   E‐filed documents are accepted via the Florida Association of Clerk Courts’ (FACC’s) statewide eFiling Portal per Supreme Court Order (AOSC 09‐30). This guide will help you understand the eFiling Process and navigate the FACC eFiling Portal.g g g

What is the ePortal?

The ePortal web site provides eFiling capability to users with a single statewide interface. Users may utilize the ePortal web interface to submit documents to any l k’ ff h h l /f l lClerk’s Office in the state. The ePortal supports transmissions to/from local case 

management/recording systems based on national XML standards and provides electronic notifications and service on behalf of filer and the Clerk’s office.

Should Original Documents be Sent?  

Pursuant to Supreme Court Order (AOSC  09‐30), “Original documents  (Death Certificates, etc. ) or those that contain original signatures such as affidavits, deeds,  mortgages, and wills must be filed manually until the court has determined the digital format acceptable for these types of filings.” 

Revision 8/16/20123

For more information regarding the ePortal, see Frequently Asked Questions at the end of this document.

Page 4: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

eFiling Process Flow

Attorney

Start

E d

Edit & Resubmit

Attorney submits eFileDocument ePortal sends 

Receipt  of  Filing Notice to Attorney

ePortal sends Pending Noticeto Attorney

ePortal sends Acceptance Notice 

to Attorney

End

to Attorney

The ePortal receives eFile

The ePortal is notified of eFile acceptance

The ePortal Pending Queue receives eFile

Clerk’s Office receives eFile  Clerk reviews 

Document is validated, 

Return to Filer

Document eFile redacted, released to CMS

Accept

Revision 8/16/20124

Page 5: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

Accessing the ePortal

Revision 8/16/20125

Page 6: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

Accessing the ePortal

Type the web address for the State of Florida’s eFiling portal 

in your computer’s internet browser:    

fl twww.myflcourtaccess.com

*Save the website to your Favorites or create a shortcut on your desktop for easy access.

Revision 8/16/20126

y p f y

Page 7: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

Log In / Create Account

To create a new account for eFiling:

Click Register Now! 

Follow the on‐screen instructions to set up your 

account.

If you are a registered user:

Type your assigned User Name and Password.

Click  .

Revision 8/16/20127

Page 8: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

Filing Options

Click the                            menu or the quick access buttons on the upper right:

My Filings – View a list of your e‐filings on the ePortal. This is the 

default display after a successful log on. 

Existing – File subsequent pleadings on an existing case.g q p g g

New Case – File pleadings for a new case.

Email Log – View a list of status emails received from the ePortal

in date order.

Revision 8/16/20128

Page 9: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

eFiling a New Case

Revision 8/16/20129

Page 10: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

New Case – Case Information

Enter these values accurately to ensure filing acceptance. 

Enter the New Case Information:

Each Division has a unique Information 

form.

Select Type Of Court, County and Division from drop down menus. 

Select Case Type and Sub Type.

Complete the information form for the selected Division (page 11)

Check the for Emergency Filing , if applicable. (Per AO 11 108 matters

Revision 8/16/201210

Check the       for Emergency Filing , if applicable. (Per AO 11.108, matters 

of extreme urgency… matters of life and death or instances of irreparable harm.)

Click                    to enter the case parties. 

Page 11: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

New Case – Forms by Division

Revision 8/16/201211

Page 12: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

New Case – Add Parties

Tip: Use “Copy from Current Filer” to auto‐fill Attorney 

Party information if you are the filer.

Note:  There system has a 50 character limit. However, the Clerk will record the full Party 

Under Service Options, you may elect to copy  the eFile to another party.

yname as shown in the body of the document.

The Parties screen displays. Enter the case Parties:

Click                       .

Enter party details and click                  . Repeat for as many parties as necessary.

Revision 8/16/201212

Click                   after all parties have been entered. 

Page 13: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

New Case – Add Documents

Link to:Notice of 

Confidential Filing(See page 10)

Certain document 

The Documents screen displays. Attach the Pleadings/Documents:

types require an additional filing fee

The Documents screen displays. Attach the Pleadings/Documents:

Click                               .                                  

Choose the applicable Document Group and Type from the drop down menus.

Enter the # Pages in the documentEnter the # Pages in the document.

Click                     to select the document from your computer. (Use only MS Word 97 or higher, Word Perfect, or Adobe PDF format. Also, attach only 1 file per pleading. For example, if filing a Complaint, a Lis Pendens, and a Civil Cover Sheet; attach three separate files.)

Revision 8/16/201213

Click                   .

Repeat for as many documents as necessary.

Page 14: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

New Case – Add Documents

If the new case is a foreclosure, please follow the order belowIf the new case is a foreclosure, please follow the order below when attaching documents:

Complaint

Lis Pendens

Civil Cover SheetCivil Cover Sheet

Value Sheet

Additional Documents                                

Revision 8/16/201214

Page 15: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

Notice of Confidential Information 

If any document in your eFile is confidential, edit, print and 

Revision 8/16/201215

save the above to attach as part of your filing. 

Page 16: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

eFiling a Summons

eFiling a Summons:

A Summons can also be eFiled using the ePortal.

On receipt of the filing confirmation, send a courier/ representative to the Clerk’s Office to retrieve the executed, original Summons In lieu of sending a representative youoriginal Summons.  In lieu of sending a representative, you may send a self‐ addressed, stamped envelope with request for return of the original summons). Be sure to reference the case number listed on the filing confirmation. 

Note: The Deputy Clerk will provide one original and oneNote: The Deputy Clerk will provide one original and onecopy of each summons issued; copies of the initial pleadings for service are not supplied by the Clerk’s office. 

Full eFile capability for summons will be implemented soon eliminating the requirement to dispatch a courier.

Revision 8/16/201216

soo e at g t e equ e e t to d spatc a cou e .

Page 17: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

New Case – Payments

The Payments screen displays. Pay the new case filing fees:

Select/enter the desired method of payment (Saved Credit Card, Saved Account, or enter new credit card/bank account information).

Click                  to continue.

Revision 8/16/201217

Page 18: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

New Case – Review & Submit

The Review And Submit screen displays. Submit the eFiling:

Review the new case summary at the                                     screen.

Click                   when the verification is complete.

Revision 8/16/201218

Page 19: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

Confirmations

A filer receives a total of three (3) Confirmations during theA filer receives a total of three (3) Confirmations during the filing process:

1. Confirmation Screen. Immediately upon submission, a confirmation notice displays on the ePortal screen This notice provides the filing referencethe ePortal screen. This notice provides the filing reference number. This is the number to use prior to a case number being assigned by the Clerk.

2. Email confirming receipt. The filer also receives an email regarding the filing in their emailThe filer also receives an email regarding the filing in their email account registered to their ePortal profile. This email is also listed in the Email Log/Notifications on the ePortal.

3. Email confirming filing was accepted/processed. After the Clerk completes the review, the filer receives an email 

Revision 8/16/201219

p ,confirming acceptance by the Clerk or notification of return of the eFile to the filer. An accepted eFile is  assigned a case number.

Page 20: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

eFiling for Existing Cases

Revision 8/16/201220

Page 21: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

Subsequent eFiling 

Enter these values accurately to ensure filing 

acceptance.

To eFile a subsequent document for an existing case:

acceptance.

To eFile a subsequent document for an existing case:

Click 

Select Type Of Court, County and Division from drop down menus. 

Enter the 12 digit case number as indicated : Year, Sequence #, 

Court Type, Party Identifier & Branch (optional). Click                  .

The Case Type, Case Title,  Case Status and fees Amount display.

Enter the # of defendants.

Check the       for Emergency Filing , if applicable. (Per AO 11.108, matters 

Revision 8/16/201221

g y g , pp ( ,

of extreme urgency… matters of life and death or instances of irreparable harm.)

Click                    to proceed to the Parties screen. 

Page 22: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

Existing Case – Add Parties

Tip: Use “Copy from Current Filer” to auto‐fill Attorney 

Party information if you are the filer.

Note: There system has a 50 character limit. However, the Clerk will record the full Party name as

The Parties screen displays the existing parties. To add ddi i l i h

full Party name as shown in the body of 

the document.

Under Service Options, you may elect to copy  eFile to another party.

additional Parties to the case:

Click                       .

Enter party details and click                  . Repeat for as many parties as necessary.

Revision 8/16/201222

Click                   after all parties have been entered. 

Page 23: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

Existing Case – Add Document

Link to:Notice of 

Confidential Filing(See page 10)

Certain document

The Documents screen displays previously eFiled documents To

Certain document types require an 

additional filing fee

The Documents screen displays previously eFiled documents. To add Documents to a case:

Click                               .

Choose the Document Group and Type from the dropdown menus.

E t th # P f th d tEnter the # Pages of the document.

Click                     to select the document to be filed. (Documents should be MS Word 97 or higher, Word Perfect or Adobe PDF format. Also, attach only one file per pleading. For example, if filing a Complaint, a Lis Pendens, and a Civil Cover Sheet; attach three separate files.)

Revision 8/16/201223

, ; p )

Click                   .

Repeat for each document being eFiled.

Page 24: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

Reopen Fee Required

As of July 1, 2012,  a reopen fee is assessed on all motions filed 90 days or more  after a case has been disposed with the exceptionof the pleadings listed below. p g

The reopen fee is $50 (or $25 for some case types in County Civil).

If the document is not exempt, the fil h ld l t th d t t

A party is exempt from paying the reopen fee for any of the following pleadings/motions: 

filer should select the document type       “w/ Reopen Fee.” 

1. A writ of garnishment; 2. A writ of replevin; 3. A distress writ; 4. A writ of attachment; 5. A motion for rehearing filed within 10 days; 6. A motion for attorney's fees filed within 30 days after entry of a judgment or final order;  7. A motion for dismissal filed after a mediation agreement has been filed;  8. A disposition of personal property without administration;  9. Any probate case prior to the discharge of a personal representative; 10. Any guardianship pleading prior to discharge;  11. Any mental health pleading; 12. Motions to withdraw by attorneys;  

i l i l f h f f hild d13. Motions exclusively for the enforcement of child support orders; 14. A petition for credit of child support;15. A Notice of Intent to Relocate and any order issuing as a result of an uncontested relocation16. Stipulations and motions to enforce stipulations;  17. Responsive pleadings; or  18. Cases in which there is no initial filing fee; or 19 Motions for contempt19. Motions for contempt.

Revision 8/16/201224

Page 25: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

Existing Case – Payments

The Payments screen displays the total filing fees. To pay filing fees:

Select the desired method of payment (Saved Credit Card, Saved Account, or enter new credit card or bank information).Account, or enter new credit card or bank information).

Click                  to continue. 

Revision 8/16/201225

Page 26: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

Existing Case – Review & Submit

The Review And Submit screen displays. b i h ilSubmit the new eFile:

Review the new eFile summary at the                                     screen.

Click                   when the verification is complete.

Revision 8/16/201226

Page 27: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

Resubmissions

Revision 8/16/201227

Page 28: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

Resubmissions

A Pending Notice is sent to the filer’s  email address if the eFiledoes not pass the Clerk’s review.  A file with Pending Queue status indicates a deficiency with the e‐file. Resubmission of an eFile may be required for the following reasons:

― Document format is invalid― Duplicate filing― Filing Fees incorrect

Revision 8/16/201228

― Incorrect case number

Page 29: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

Resubmissions

If a filing is not accepted by the Clerk’s office, edit and resubmit your filing:

Login to www.myflcourtaccess.com

Under My Filings, identify the case with the status of Pending Queue.  Notate the Case #.

Click                      .

Revision 8/16/201229

Page 30: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

Resubmissions

Resubmit (continued):

Enter the case number and click                   to load the Pending Case. 

When the case loads, the case information,  Parties and Documents previously entered display.

Revision 8/16/201230

Page 31: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

Resubmissions

Resubmit (continued):

Tab through the screens (Case Information, Parties, Documents, and Payments) and make the required edits. For example, if a document requires editing remove the document and re add the amendedrequires editing, remove the document and re‐add the amended document on the Documents screen.

Revision 8/16/201231

Page 32: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

Resubmissions

Resubmit (continued):

Verify the payment information and proceed to the Review & Submit screen. 

Note: even though the payment information was previously entered, payment is never processed when an eFile is placed in the Pending Queue. Charges are not applied twice.

Click Submit to resubmit the revised filing. 

Revision 8/16/201232

Page 33: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

Frequently Asked Questions

Revision 8/16/201233

Page 34: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

Log in /Access

Q: Where do I file documents electronically? 

The statewide eFiling portal, https://www.myflcourtaccess.com/. Once your registration is accepted, you will be able to log in, select theOnce your registration is accepted, you will be able to log in, select the county, and access a customized portal for Palm Beach County’s Clerk.

Q: Will anyone be able to eFile, or will only attorneys have access?

Attorneys will be able to register to eFile using their Florida Bar numbers. The statewide eFiling portal is currently unable to accommodate pro se filers, but will be able to in the future.

Q H ill f th P t l b th ti t d?Q: How will users of the ePortal be authenticated?

Individual Florida Bar members will register to use this system and receive authentication credentials (login ID, password) once their online registration is validated. Upon receipt of the completed Online Electronic Filing Registration the system verifies that the attorney is admitted toFiling Registration, the system verifies that the attorney is admitted to practice and in good standing with The Florida Bar. A combination including, but not limited to: name, email, and Florida Bar Number obtained during registration, will be validated against an electronic list provided by the Florida Bar. The attorney will be able to designate their user name and password. Email notification will be sent to the attorney at the email address on file with approval or denial of the account. The selected user name and password will enable the attorney to retrieve and file documents electronically and to receive the Notices of Electronic Filing. The person to whom the user name and password is assigned is 

Revision 8/16/201234

g p p gresponsible for any documents filed using that user name and password. 

Page 35: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

Software & Hardware

Q: Do I need any special hardware or software?

No. Filers should be able to use the eFiling portal as long as they have a computer with an Internet connection and browser.computer with an Internet connection and browser.  

Q: What document types does the ePortal support? 

The ePortal will accept filings in Microsoft Word  97 (or higher) and Adobe PDF formats. All documents will be converted to PDF format by th P t l B d f lt th P t l ill id th PDF f t t ththe ePortal. By default, the ePortal will provide the PDF format to the local record system. Each county will also have the option to receive the original Word document if available. Word Perfect files are not accepted at this time. However, Word‐Perfect files can be converted easily into PDF documents without printing and scanning. 

Q: Are there size limitations on eFiled documents? 

Yes. The ePortal can accommodate files up to 25 MB in size. Larger files cannot be uploaded. Note:  The ePortal will only allow documents to be uploaded to one case at a time You may load multiple documents touploaded to one case at a time.  You may load multiple documents to each case; however, use oneWord or PDF file per pleading. For example, if filing a Complaint, a Lis Pendens, and a Civil Cover Sheet; attach three separate files.

Q: Will the Clerk’s office only accept eFiled documents?Q: Will the Clerk s office only accept eFiled documents? 

No. Paper documents will still be accepted at any of our courthouse locations in Palm Beach County. However, the Florida Supreme Court has mandated that all attorneys will be required to eFile all court documents (with very limited exceptions including where original 

Revision 8/16/201235

( y p g gdocuments are otherwise required by law) starting April 1, 2013 in civil courts and October 1, 2013 in criminal courts. 

Page 36: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

Payment of Fees

Q: How do I pay fees for the document I have filed? 

The regular filing fees established by Florida law are required to be paid to file cases with Florida’s courts In addition to the filing fees there areto file cases with Florida s courts. In addition to the filing fees, there are also convenience fees established to offset the use of electronic funds transfer, whether using a credit, charge or debit card, or an Automated Clearing House (ACH) transaction. The portal accepts MasterCard, Discover and American Express cards with a 3 percent service charge. Th f f ACH t ti i $3 00 fl t fThe fee for an ACH transaction is a $3.00 flat fee. 

Q: Why doesn’t the ePortal accept Visa?

Visa required a service charge that was out of line with charges by the th dit d dother credit card vendors. 

Q: What if I don’t want to pay by credit card? 

The eFiling system accepts electronic checks, for those who don’t want to pay by credit cardto pay by credit card.

Q: What if I have an escrow account? Will I be able to use the escrow account when eFiling?

Si th Fl id A i ti f C t Cl k d C t ll illSince the Florida Association of Court Clerks and Comptrollers will collect the eFiling fees for all 67 counties, attorneys will not be able to use escrow accounts to cover filing fees and other costs. 

Revision 8/16/201236

Page 37: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

Case Specific Information

Q: What format should I use on the ePortal for case number ?

In order to search and find a case on the ePortal, your case number must be in the following format:be in the following format:— 4‐digit year (2008, 2009, 2010, 2011, etc…)— 6‐digit case sequence (000123)— 2‐digit case type (For example: CP, GA, CA) 

Q: Why does my document type not show in the system?

Each County determines the documents they will accept via eFiling. The documents listed in the dropdown are currently accepted by Palm Beach C tCounty. 

Revision 8/16/201237

Page 38: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

Security & Privacy

Q: Will the ePortal provide access to filings once they are accepted by the Clerk?

No Once the filing is accepted and released to the Clerk’s caseNo.  Once the filing is accepted and released to the Clerk s case management system (CMS), it becomes the official court record just like it does with the current paper process.  However, you may view a listing of all your filings at the My filings screen on the ePortal. 

Q: What about Rules 2.420 and 2.425?

All filers must comply with the privacy/confidentiality provisions of Rules 2.420 and 2.425, Florida Rules of Judicial Administration. These requirements apply to all documents, including attachments.  dh h l ill h i f i h h ld bAdherence to these rules will ensure that information that should be 

protected will not become public.

Revision 8/16/201238

Page 39: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

eSignature & Time Stamp

Q: Describe if and how electronic signatures will be utilized. 

The ePortal system operates in accordance with the Supreme Courts’ Administrative Order (AO09‐30) for the use of “/s” in lieu of electronicAdministrative Order (AO09 30) for the use of  /s  in lieu of electronic signatures. A pleading or other document is not required to bear the electronic image of the handwritten signature or an encrypted signature of the attorney, but may be signed in the following manner when electronically filed through an attorney’s login and password: 

s/ John Doe John Doe (e‐mail address) Bar Number 12345 Attorney for (Plaintiff/Defendant) XYZ Company ABC Law Firm 123 South Street123 South Street Orlando, FL 32800 Telephone: (407) 123‐4567 

Q: How will the ePortal store the filing time/time stamp?Q g / p

An electronic filing may be submitted to the portal at any time of the day or night, twenty four (24) hours a day, seven days a week. For purposes of determining the initial filing date, a document shall be deemed to be filed on the date and time when the electronic filing is received at the ePortal.  See Florida Supreme Court Standards for Electronic Access to the Courts (adopted June 2009, adopted modifications February 2012). The file received date and time will be electronically stamped as a watermark at the top right of all document images

Revision 8/16/201239

images.

Page 40: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

Notifications

Q: What electronic notifications will be sent by the ePortal? Registration Notices— Receipt of subscriber application — Acceptance/activation of subscriber account — Change of subscriber profile including login credentials 

Filing Notices— Receipt of filing (including filing id # )Receipt of filing (including filing id # )— Acceptance of filing  (including filing id # and case  # )— Rejection of filing  (including filing id #,  case  # , and rejection 

reason 

Q: Is the Clerk providing training for this transition to eFiling? 

We will coordinate training and promotional efforts with the Palm Beach County Bar Association, as well as send notification by press releases to publications such as the Daily Business Review We willreleases to publications such as the Daily Business Review. We will publicize any eFiling training or events on our website, as well as through our Twitter and Facebook accounts. 

Revision 8/16/201240

Page 41: eFiling: A Guide for Attorneys - Giving you the tools you ...miamifrp.com/.../12/Palm-Beach-County-efiling-guide-for-attorneys1.… · Welcome to eFiling Welcome! Electronic filing

Contacts

Q: I received an email that my registration was pending approval. Who can assist me in getting my account activated?

Contact an administrator who can activate your ePortal registration at:Contact an administrator who can activate your ePortal registration at: [email protected]

Resources: 

Clerk & Comptroller of Palm Beach County: 

Email: [email protected] (561) 355 2986Phone: (561) 355‐2986

Florida Courts eFiling Portal : https://www.myflcourtaccess.comFlorida Supreme Court: http://www.floridasupremecourt.orgFlorida State Courts: http://www.flcourts.orgThe Florida Bar: http://www.floridabar.orgFlorida Association of Court Clerks: http://www.flclerks.comMy Florida Clerks: http://myfloridaclerks.com

Revision 8/16/201241