УТВЕРЖДАЮГенеральный директор АО «АИСА ИТ-Сервис»

______________ И.В. ШелковыйМ.П.

УТВЕРЖДАЮЗаместитель председателя Комитета финансов Санкт-Петербурга

______________ Н.Г. ЛукьяноваМ.П.

ИНСТРУКЦИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Подсистемы юридически значимого электронного документооборота

Автоматизированной информационной системы бюджетного процесса –

электронное казначейство

по вводу формы отчетности на уровне ГРБС

СОГЛАСОВАНО:

НачальникУправления автоматизации и информатизации

________________ С.С. Поляков

Санкт-Петербург 2016 г.

Содержание1 ВВЕДЕНИЕ..........................................................................................................................................3

2 НАЗНАЧЕНИЕ И УСЛОВИЯ РАБОТЫ...........................................................................................4

2.1 Уровень подготовки пользователя..............................................................................................42.2 Требования к техническим средствам.........................................................................................42.3 Требования к общесистемному программному обеспечению..................................................43 О ПОДСИСТЕМЕ................................................................................................................................6

4 ИНТЕРФЕЙС КОНСОЛИ...................................................................................................................7

4.1 Авторизация в Подсистеме ЭДО.................................................................................................74.2 Рабочий стол пользователя...........................................................................................................84.3 Электронный документооборот в рамках сбора отчетности по запросу Комитета финансов.......................................................................................................................................................94.3.1 Описание электронного документооборота в рамках сбора отчетности по запросу Комитета финансов.......................................................................................................................94.3.2 Заполнение электронного документа «Форма отчетности» и передача его в Комитет Финансов.....................................................................................................................................10

1 ВВЕДЕНИЕ

В настоящей Инструкции пользователя приводятся инструкции пользователю уровня

главного распорядителя бюджетных средств (далее – ГРБС) Подсистемы юридически

значимого электронного документооборота Автоматизированной информационной системы

бюджетного процесса – электронное казначейство (далее – Подсистемы ЭДО) в части сбора

информации по запросу Комитета финансов Санкт-Петербурга.

2 НАЗНАЧЕНИЕ И УСЛОВИЯ РАБОТЫ

2.1 Уровень подготовки пользователя

Для успешного освоения Подсистемы ЭДО необходимо:

занимать должность с должностными обязанностями, соответствующими

задачам, решаемым Подсистемой ЭДО;

иметь образование и требуемые навыки работы на персональном компьютере,

соответствующее занимаемой должности.

2.2 Требования к техническим средствам

Для обеспечения работы пользователей в системе необходимо выполнение следующих

требований:

- рабочее место пользователя должно состоять из следующих технических

средств:

системный блок;

монитор;

клавиатура;

мышь;

Примечание: Допускается использование других технических средств, обладающих

аналогичным функционалом (ноутбуки, нетбуки и прочее).

- технические средства рабочего места пользователя должны быть исправны;

- рабочее место пользователя должно быть подключено к электросети;

- сетевое оборудование рабочего места должно быть исправно.

2.3 Требования к общесистемному программному обеспечению

Для обеспечения функционирования Подсистемы ЭДО должны быть выполнены

следующие требования к общесистемному программному обеспечению:

- Должна быть осуществлена корректная загрузка общего программного

обеспечения (операционной системы и системных компонент) на рабочем

месте пользователя.

- Должна быть осуществлена корректная загрузка используемого браузера

актуальной версии:

- Mozilla Firefox;

- Яндекс.Браузер;

- Microsoft Internet Explorer 11.0 и выше.

3 О ПОДСИСТЕМЕ

Основной целью создания Подсистемы юридически значимого электронного

документооборота Автоматизированной информационной системы бюджетного процесса –

электронное казначейство (Подсистемы ЭДО) является обеспечение электронного

документооборота с применением квалифицированной электронной подписи в рамках

процессов:

предоставления субвенций бюджетам муниципальных образований из бюджета

Санкт-Петербурга на исполнение органами местного самоуправления переданных отдельных

государственных полномочий;

сбора с участников бюджетного процесса Санкт-Петербурга документов,

содержащих информацию, подготовленную по запросу Комитета финансов.

4 ИНТЕРФЕЙС КОНСОЛИ

4.1 Авторизация в Подсистеме ЭДО

Для начала работы пользователю необходимо авторизоваться в Подсистеме ЭДО,

используя свои логин и пароль, выданные администратором Подсистемы ЭДО либо

авторизовавшись с помощью КЭП, см. Рисунок 1.

Рисунок 1 – Вход в Подсистему ЭДО

Для авторизации с помощью КЭП пользователю необходимо вставить ключевой

носитель в системный блок. Далее в Подсистеме ЭДО необходимо нажать на кнопку «Вход»

и перейти во вкладку . После этого произойдет вход в привязанную

учетную запись для данного сертификата КЭП.

В случае неправильного ввода логина и/или пароля пользователю отображается

сообщение об ошибке: «Внимание! Проверьте правильность логина и пароля или

подключение ключа ЭП». При повторении ошибки необходимо обратиться к администратору

Подсистемы ЭДО.

Внизу окна авторизации расположены вкладки «Сообщения», «Загрузки», «Помощь»,

см. Рисунок 1.

Для перехода во вкладку «Сообщения» необходимо нажать на .

В данной вкладке размещены последние новости Подсистемы ЭДО.

Для перехода во вкладку «Загрузки необходимо нажать на кнопку . В

данной вкладке размещены необходимые файлы для скачивания, которые нужны для работы

с Подсистемой ЭДО.

Для перехода во вкладку «Помощь» необходимо нажать на кнопку .

В данной вкладке размещены часто задаваемые вопросы и ответы к ним.

4.2 Рабочий стол пользователя

После того как пользователь прошел авторизацию, на странице браузера отображается

Рабочий стол пользователя (далее – Рабочий стол), см. Рисунок 2. Рабочий стол содержит

следующие рабочие области:

1. Панель объектов – содержит все электронные документы, доступные пользователю.

2. Панель фильтров – содержит фильтры для сортировки и поиска электронных

документов, доступных пользователю.

3. Хедер – верхняя часть рабочего стола, содержит следующие элементы:

a. – уведомления для пользователей, например, сведения о регламентных

технических работах в Подсистеме ЭДО);

b. – контакты технической поддержки и ответы на часто задаваемые

вопросы;

4. Футер – нижняя часть рабочего стола, содержит следующее элементы:

a. гиперссылки на сообщения, загрузки и ответы на часто задаваемые вопросы;

b. контакты технической поддержки Подсистемы ЭДО.

5. Панель папок – содержит структуру электронных папок Рабочего стола.

Рисунок 2 – Рабочий стол пользователя

4.3 Электронный документооборот в рамках сбора отчетности по запросу Комитета финансов

4.3.1 Описание электронного документооборота в рамках сбора отчетности по запросу Комитета финансов

Процесс электронного документооборота в рамках сбора отчетности по запросу

Комитета финансов имеет следующие этапы:

1. Сотрудник Комитета финансов формирует с помощью функционала электронных

таблиц форму для сбора информации (далее – форма отчетности) с поставщиков данных

(например, ГРБС).

2. Сотрудник Комитета финансов выбирает получателей формы и формирует список

рассылки.

3. Сотрудник Комитета финансов рассылает созданную форму отчетности (после этого

шаблон формы не может изменяться).

4. У Сотрудника Поставщика данных отображается новый документ «Форма

отчетности» в статусе «Отправлено».

5. Сотрудник Поставщика данных скачивает приложенный файл, заполняет форму

соответствующими данными, загружает обратно в Подсистему ЭДО и нажимает на кнопку

«Отправить в КФ». Статус документа изменится на «Заполнено».

6. На уровне Комитета финансов осуществляется контроль заполнения форм

отчетности и агрегирование предоставленной информации с помощью Подсистемы ЭДО.

7. На уровне Комитета финансов осуществляется принятие (статус документа

изменится на «Принято»), либо отклонение полученных форм отчетности (статус документа

изменится на «Возвращено на доработку») .

Подсистема ЭДО поддерживает следующие роли пользователей:

Уровень КФ:

o Сотрудник Комитета финансов;

Уровень Поставщиков данных:

o Сотрудник Поставщика данных.

Поставщиками данных могут выступать ГРБС, муниципальные образования (МО) и

иные участники бюджетного процесса Санкт-Петербурга.

Возможные статусы для документов форм отчетности:

o «Отправлено» - соответствует отправленным, но ещё не заполненными

Поставщиками данных формам;

o «Заполнено» - соответствует заполненным Поставщиками данных формам;

o «Возвращено на доработку» - соответствует формам, возвращенным на

доработку на уровень Поставщика данных;

o «Принято» - соответствует проверенным и принятым Комитетом финансов

формам отчетности.

4.3.2 Заполнение электронного документа «Форма отчетности» и передача его в Комитет Финансов

Для начало работы пользователь должен авторизоваться в Подсистеме ЭДО и выбрать

роль «Сотрудник поставщика данных». На рабочем столе будут отображены все доступные

документы, см. Рисунок 3.

Рисунок 3 – Рабочий стол пользователя

Для работы с документом в статусе «Отправлено» необходимо нажать на него дважды

левой клавишей мыши, см. Рисунок 3. Далее в отобразившемся модальном окне необходимо

нажать на кнопку «Скачать шаблон формы для заполнения», см. Рисунок 4. После нажатия на

данную кнопку произойдет скачивание шаблона формы на компьютер пользователя.

Рисунок 4 – Модальное окно документа

Скачанный Excel-файл следует сохранить на компьютере. Далее следует заполнить

файл необходимой информацией. После заполнения документ необходимо загрузить в

Подсистему ЭДО. Для этого следует открыть необходимый документ, из которого был

скачен шаблон. В открывшемся модальном окне в разделе «Форма отчетности» необходимо

нажать на кнопку «Выбрать», см. Рисунок 5.

Рисунок 5 – Загрузка файла в Подсистему ЭДО

Далее откроется системной окно загрузки, см. Рисунок 6. Необходимо выбрать

заполненный Excel-файл для загрузки его в Подсистему ЭДО.

Рисунок 6 – Системной окно загрузки файла

После выбора необходимого файла необходимо нажать на кнопку «Открыть», см.

Рисунок 6.

После этого отобразится загруженный файл в модальном окне, см. Рисунок 7.

Рисунок 7 – Отображение загруженного файла

Для удаления загруженного файла необходимо нажать на кнопку удаления, см.

Рисунок 8.

Рисунок 8 – Удаление документа

Далее для загрузки файла необходимо нажать на кнопку «Загрузить», см. Рисунок 9.

Рисунок 9 – Загрузка документа в Подсистему ЭДО

После нажатия на кнопку «Загрузить» будет отображено модальное окно успешной

загрузки, см. Рисунок 10.

Рисунок 10 – Отображение модального окна успешной загрузки файла.

Далее необходимо открыть необходимый файл, в котором был приложен загруженный

файл, см. Рисунок 11.

Рисунок 11 – Выбор необходимого документа

Для работы с данным документом необходимо нажать на него дважды левой

клавишей мыши. В отобразившемся модальном окне возможно просмотреть загруженный

документ. Для этого необходимо нажать на кнопку просмотра, см. Рисунок 12

Рисунок 12 – Просмотр загруженного документа

Для удаления документа необходимо нажать на кнопку удаления, см. Рисунок 13

Рисунок 13 – Удаление документа

Для выгрузки документа из Подсистемы ЭДО на компьютер пользователя,

необходимо нажать на кнопку выгрузки, см. Рисунок 14.

Рисунок 14 – Выгрузка документа из Подсистемы ЭДО на компьютер

Пользователь с ролью «Сотрудник Поставщика данных» должен передать

загруженный документ в Комитет Финансов. Для этого необходимо нажать на кнопку

«Передать в КФ», см. Рисунок 15.

Рисунок 15 – Передача документа в Комитет Финансов

Далее отобразится модальное окно подтверждения действий, см. Рисунок 16.

Рисунок 16 – Модальное окно подтверждения отправки документа

В данном модальном окне необходимо нажать на кнопку «Подтвердить». После этого

загруженный файл будет передан в Комитет Финансов. Статус документа изменится на

«Заполнено».