ECON. MBA. JAIME SUBIA GUERRA CURSO DE INDICADORES DE GESTION Investigadoras: Doris Ramírez -...

ECON. MBA. JAIME SUBIA GUERRA

CURSO DE INDICADORES DE GESTION

Investigadoras:

Doris Ramírez - Geoconda Bautista


MODULO 1ANTECEDENTES

• BASE LEGAL

• CONCEPTOS BASICOS

• DETERMINACION DE AREAS RELEVANTES

• LA PLANIFICACION ORGANIZACIONAL


BASE LEGAL

• LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO.

• NORMAS DE CONTROL INTERNO.• LEY DE PRESUPUESTOS DEL SECTOR

PUBLICO.• NORMATIVA DE PRESUPUESTO.

ACUERDO 182-MEF.


CONCEPTOS BASICOSCONCEPTOS BASICOS

• SISTEMA DE GESTION BASADO EN INDICADORES: ADMINISTRACION EN FUNCION DE UN PLAN ORGANIZACIONAL, QUE DETERMINA PARAMETROS PARA EL CONTROL DEL AVANCE Y CUMPLIMIENTO DE LO ESTABLECIDO.

• OBJETIVOS: LO QUE SE PRETENDE ALCANZAR (METAS)

• PROCESOS: SECUENCIA DE ACCIONES PARA LOGRAR UN OBJETIVO.

• TACTICAS: FORMAS COMO SE PIENSA CUMPLIR LOS OBJETIVOS.


CONCEPTOS BASICOSCONCEPTOS BASICOS

• CONTROLES: MECANISMOS PARA SABER SI LOS PROGRAMAS SE ESTAN EFECTUANDO ADECUADAMENTE.

• MISION: RAZON DE SER DE LA ORGANIZACIÓN • VISION: EL ENUNCIADO DE CÓMO QUISIERA

QUE SEA LA ORGANIZACIÓN EN UN FUTURO DEFINIDO

• TABLERO DE INDICADORES: CONJUNTO DE INDICADORES E INDICES QUE FACILITAN EL MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE LOS DIFERENTES NIVELES ORGANIZACIONALES.


PASOS A SEGUIR:Sistema de Gestión

• Definir lo Relevante

• Objetivos Definidos

Acetato 2.1-1



• Definir lo Relevante

Acetato 2.1-1

• Procesos misionales• Procesos de apoyo



• Ver lo Relevante

• Objetivos Definidos

Acetato 2.1-1


LOS OBJETIVOS EN CADA NIVEL DE LA ORGANIZACIÓN

Nivel Estratégico

Requiere información del medio ambiente, sectorial y general. Toma de decisiones

Nivel TácticoSe toman las decisiones que tienen que

Ver con asignación de recursos En el corto y mediano plazos

Nivel Operativo Giran en torno a los procedimientos.Decisiones de corto plazo.

Acetato 2.1-2


Inicio del Modelo

MISIÓN

VISIÓN CLIENTE

Factores Críticos de Éxito

Acetato 2.1-3


RESUMEN DEL MODULO 1RESUMEN DEL MODULO 1

• BASE LEGAL Y CONCEPTOS BASICOS• DETERMINACION DE AREAS

RELEVANTES• LA PLANIFICACION ORGANIZACIONAL

– PLANIFICACION ESTRATEGICA– PLANIFICACION TACTICA O CORPORATIVA– PLANIFICACION OPERATIVA

• CONSTRUCCION DE OBJETIVOS OPERATIVOS.


MODULO 2, RELACION ENTRE OBJETIVOS E INDICADORES.

• EL FUNDAMENTO PARA DISEÑAR INDICADORES, ES LA EXISTENCIA DE PLANIFICACION ORGANIZACIONAL Y LOS CORRESPONDIENTES OBJETIVOS.

• CONCEPTUALIZACION DE EFICIENCIA, EFECTIVIDAD Y EFICACIA

• PARAMETROS SEMANTICOS PARA LA REDACCION DE INDICADORES.

• CARACTERISTICAS Y CUALIDADES DE LOS INDICADORES


CONCEPTOS BASICOS

• INDICADOR: fuente de medición de cualquier proceso (componente), deben ser claros en lo que se quiere medir, el nivel de profundidad y los medios de verificación. Los indicadores para medir cada E, son claramente diferenciables.

• INDICE: relación cuantitativa entre las metas planeadas, los objetivos, los estándares relacionados con los indicadores o resultados logrados.


CONCEPTOS BASICOS

• VARIABLE: representación cuantitativa o cualitativa de una característica, la cual asumirá distintos valores que dependerán del momento de su observación, expresada con la unidad de medida apropiada a la respectiva característica.

• INTERPRETACION: como se leerá el resultado de lo que ha sido medido o expresado cuantitativamente.


Aspectos a Considerar

Tiene la empresa objetivos generales respecto a:

Productividad

Rentabilidad

Recursos humanos

Ventas

Innovación

Planta Física

Finanzas

Acetato 2.1-4

Objetivo 1

Objetivo 2

- Objetivo operativo 1- Objetivo operativo2


Objetivo 1

Meta 1

Meta 2

PROCESO

INDICADOR DE OBJETIVO OPERATIVO (EFICIENCIA/EFECT.)


ControlPROCESOINDICADORES DE CONTROL


QUE EVALUAN LOS INDICADORES

• EFICIENCIA: EL MANEJO DE RECURSOS. GUARDA RELACION CON EL PRESUPUESTO

• EFECTIVIDAD: EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS Y OBJETIVOS INSTITUCIONALES, CORPORATIVOS Y OPERATIVOS. SE APLICA A LOS PLANES OPERATIVOS

• EFICACIA: EL NIVEL DE SATISFACCION PERCIBIDO POR EL CLIENTE. SE APLICA NORMALMENTE ENCUESTAS DE SATISFACCION


PREGUNTAS GUIA EN LA CONSTRUCCION DE INDICADORES

• QUE SE QUIERE MEDIR?

• A QUE NIVEL DE PROFUNDIDAD SE QUIERE LLEGAR?

• CON QUE INFORMACION SE CUENTA?

• DE DONDE SE OBTENDRA LA INFORMACION?


COMO REDACTAR INDICADORES

• AGREGACION MAS PREPOSICION– CANTIDAD DE....................– PORCENTAJE DE..............

• SUSTANTIVO PLURAL(VARIABLE)– PERSONAS..........................– CUENTAS POR COBRAR...............

• VERBO EN PARTICIPIO PASADO (ACCION)– CAPACITADAS.........– RECUPERADAS.........

• ADJETIVO– EN EL AREA TECNICA......– OPORTUNAMENTE........

• COMPLEMENTO CIRCUNSTANCIAL (TIEMPO, LUGAR, ETC)– EN EL AÑO 2002.– POR EL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS.


CARACTERISTICAS DE LOS INDICADORES

Se ajustan a los cambios. Orden cualitativo o

cuantitativo Dan señales de alarma Son comparables Medible y cuantificable Confiable Oportuno Coherente y consistente Neutral Concreto y objetivo

Acetato 2.2-1

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

1ertrim.

3ertrim.

OesteNorte


RESUMEN DEL MODULO 2

• CONCEPTOS BASICOS

• DETERMINACION DE OBJETIVOS

• EFICIENCIA, EFECTIVIDAD Y EFICACIA

• PARAMETROS SEMANTICOS EN LA REDACCION DE INDICADORES

• CARACTERISTICAS Y CUALIDADES DE LOS INDICADORES


MODULO 3: LA FICHA TECNICA

• CRITERIOS PARA LA CONSTRUCCION Y AGRUPACION DE INDICADORES

• LAS VARIABLES EN LA ORGANIZACIÓN

• LA FICHA TECNICA

ENTORNOENTORNO

P

R

O

C

E

S

O

S

P

R

O

C

E

S

O

S

OBJETIVOS

PRODUCTOSINSUMOS

P

R

O

V

E

E

D

O

R

P

R

O

V

E

E

D

O

R

USUARIOSMETAS

Calidad

Impacto

CRITERIOS PARA LA CONSTRUCCIÓN

Eficacia

Eficiencia


PROCESOS

PRODUCTOS USUARIOS

INSUMOS ENTORNO •COMUNIDAD •AMBIENTE

METAS

OBJETIVOS

11-1

metas incidencia

Materiales Ordenes Recursos Dinero

Tareas Rechazos Desperdicios Tiemposc. instalada

Resultados

productos

Parámetros desatisfacción

VARIABLES


CRITERIOS DE AGRUPACIÓN

Nivel Estratégico

Nivel Táctico

Nivel Operativo

Indicadores para conocer la direccionalidad y efectividad de la organización

Indicadores para monitorear la efectividad en el cumplimiento de objetivos y tomar medidas

Indicadores para verificar su rendimiento, eficiencia y calidad de procesos

Acetato 2.2-11


FICHA TECNICA

0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

1st Qtr 2nd Qtr 3rd Qtr 4th Qtr

• Nombre del indicador

• FCE que apoyan• Cálculo del

indicador• Unidad de medida• Frecuencia• Rango o Estándar• Fuente• Interpretación

Acetato 2.2-8


ANALISIS DE INDICADORES

• ANALISIS HORIZONTAL: EL RESULTADO PUEDE COMPARARSE CON PERIODOS ANTERIORES Y PROMEDIOS SECTORIALES

• ANALISIS VERTICAL: EN QUE MEDIDA EL RESULTADO COADYUVA EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS, OPERATIVOS, CORPORATIVOS Y ESTRATEGICOS



• CRITERIOS PARA LA CONSTRUCCION Y AGRUPACION DE INDICADORES

• CONTENIDO DE LA FICHA TECNICA.

• ANALISIS VERTICAL Y HORIZONTAL.


MODULO 4EVALUACION DE GESTION BASADO EN

INDICADORES

• ANTECEDENTES

• RELACION GESTION-PRESUPUESTO

• INDICADORES DE EFICIENCIA

• INDICADORES DE EFECTIVIDAD

• INDICADORES DE EFICACIA

• ANALISIS DE DESVIACIONES Y DETERMINACION DE CAUSAS– EVALUACION DE CONTROLES INTERNOS


ANTECEDENTES

• LA IMPORTANCIA DE UN SISTEMA DE INDICADORES SE FUNDAMENTA EN LA DETERMINACION DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS Y PERMITE REALIZAR PROYECCIONES

• LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS, TACTICOS Y OPERATIVOS, SE INTERRELACIONAN ENTRE SI Y GENERAN UNA CADENA DE VALOR.

• EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL COMO HERRAMIENTA DE PROGRAMACION Y FORMULACION PRESUPUESTARIA DETERMINA LA DEMANDA DE RECURSOS FRENTE A LOS PROGRAMAS DE PRODUCCION Y RESULTADOS.


OBJETIVOS DE LA PROGRAMACION PRESUPUESTARIA

• PROPICIAR LA VINCULACION DE LOS SISTEMAS DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO

• CONSEGUIR QUE EL PRESUPUESTO SEA UN INSTRUMENTO DE POLITICA FISCAL

• IDENTIFICAR LAS ACTIVIDADES Y PROYECTOS INSTITUCIONALES A DESARROLLARSE, LOS RECURSOS A UTILIZARSE Y LOS RESULTADOS A ALCANZAR


RELACION GESTION-PRESUPUESTO

• PROGRAMACION PRESUPUESTARIA INSTITUCIONAL.

– PLANIFICACION ESTRATEGICA

• MISION, VISION, VALORES Y OBJETIVOS ESTRATEGICOS

– PLANES OPERATIVOS ANUALES

• OBJETIVOS OPERATIVOS POR UNIDAD O DEPARTAMENTO


EJEMPLOS DE INDICADORES DE EFICIENCIA

EL VALOR DEL RECURSO INVERTIDO FRENTE A CADA PRODUCTO O SERVICIO GENERADO

VOLUMEN DE PRODUCCION O SERVICIO/COSTO DE INSUMOS

EXPRESA EL COSTO LABORAL POR UNIDAD DE SERVICIO O PRODUCTO

COSTO DE NOMINA/NUMERO DE PRODUCTOS O SERVICIOS

EL APORTE INDIVIDUAL SOBRE EL RESULTADO DE LA ORGANIZACIÓN. VALOR PROMEDIO

UTILIDADES O PERDIDAS/NUMERO DE EMPLEADOS

QUE BUSCA MEDIR (UNIDAD DE MEDIDA)

INDICADORES (CALCULO)


EJEMPLOS DE INDICADORES DE EFECTIVIDAD

COBERTURA DE DEMANDA DE UN BIEN O SERVICIO

POBLACION ATENDIDA/DEMANDA REAL

CUMPLIMIENTO DE PRONOSTICO DE VENTAS

NUMERO DE BIENES O SERVICIOS VENDIDOS/PROYECCION DE VENTAS

COBERTURA. NUMERO DE USUARIOS ATENDIDOS/NUMERO POTENCIAL DE USUARIOS

QUE BUSCA MEDIR (UNIDAD DE MEDIDA)

INDICADORES (CALCULO)


EJEMPLOS DE INDICADORES DE EFICACIA

NIVEL DE INSATISFACCION DEL CLIENTE

RECLAMOS RECIBIDOS/ORDENES TRAMITADAS

SATISFACCION DEL CLIENTE FRENTE AL PRODUCTO O SERVICIO RECIBIDO

CALIDAD OBTENIDA/CALIDAD PROGRAMADA

QUE BUSCA MEDIR INDICADORES


Relación del análisis de indicadores con la evaluación de control interno

Desviaciones significativas

Entre el indicador real y El estándar a nivel de

objetivo operativo

Se deben determinarLas causas a través De la evaluación deControl interno por

medio de los indicadores de

proceso o control.


El sistema de control interno empresarial genera normas,

reglamentos y procedimientos para cada área o departamento, a base de

los cuales se generan procesos susceptibles de evaluarse a través los indicadores de los controles que estos

incluyen.


RESULTADOS DE LA EVALUACION DE CONTROL INTERNO (MAG. Cap. IV)

15%-50% 51%-75% 76%-95%

CONFIANZA

RIESGO


ANALISIS E INTERPRETACION DE RESULTADOS

• DESVIACIONES ENTRE INDICADOR Y ESTANDAR

• DETERMINACION DE CAUSAS A TRAVES DE LA EVALUACION DE CONTROL INTERNO

• PRESENTACION DE CONCLUSIONES

• DESARROLLO DE UN HALLAZGO

– CONDICION

– CRITERIO

– CAUSA

– EFECTO

• CORRECTIVOS



• LA PLANIFICACION Y EL PRESUPUESTO TIENEN UNA RELACION DIRECTA.

• LOS INDICADORES SON CLARAMENTE DIFERENCIABLES PARA EFICIENCIA, EFECTIVIDAD Y EFICACIA.

• LA DETERMINACION DE DESVIACIONES NO ES EL EFECTO FINAL DE LA EVALUACION DE INDICADORES.

• ES NECESARIO DETERMINAR LAS CAUSAS Y PLANTEAR CORRECTIVOS.


MUCHAS GRACIAS POR COMPARTIR SU TIEMPO

CON UN AMIGO

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