Echipa virtuala – forma de munca colaborativa în economia...

Revista Informatica Economica, nr. 3(27)/2003 17

Echipa virtuala forma de munca colaborativa n economia de retea

Prof.dr. Bogdan GHILIC-MICU, lect.dr. Marian STOICA Catedra de Informatica Economica, A.S.E. Bucuresti

A virtual team or the workgroup is an evolutionary form of a network organization enabled by advances in information and communication technology. The concept of virtual implies permeable interfaces and boundaries, project teams that rapidly form, reorganize and dis-solve when the needs of a dynamic marketplace change and individuals with differing compe-tencies who are located across time, space and cultures. The workgroups need the same things all teams need : a clear mission and one concrete goal, an explicit statement of roles and responsibilities, communications options which serve its different needs, opportunities to learn and change direction of development. Virtual teams form and share knowledge on the basis of information pull from individual members. Managing a virtual team means managing the whole spectrum of communication strateg ies and project management techniques in ways which support the team. Keywords: workgroup, virtual team, information and communication technology (ICT), mul-timedia, knowledge, learning, collaborative work , groupware, net-economy, virtual organiza-tion.

chipa virtuala aspecte caracteristice n contextul economiei de retea (net-

economy), produs al societatii bazate pe in-formatie si cunoastere, procesele colaborative de munca si schimba natura, transformndu-se prin virtualizare. Astfel, echipele traditio-nale de lucru se transforma n echipe virtuale si si desfasoara activitatea de la/la distanta fata de sediul organizatiilor n cadrul asa nu-mitor workgroup-uri. Echipele virtuale sau workgroup-urile folosesc instrumente si te h-nologii ale informatiei si comunicatiilor (TIC) specifice: groupware, ERP (Enterprise Resources Planning), DMS (Documents Management Systems) etc. Natura echipelor s-a schimbat semnificativ datorita modificarilor care au avut loc n ca-drul organizatiilor si a naturii muncii pe care acestea o desfasoara. Organizatiile au devenit mult mai distribuite din punct de vedere ge o-grafic si industrial. Relatiile dintre oamenii din interiorul organizatiilor si cei considerati pna acum externi organizatiei (clienti, furni-zori, manageri ai organizatiilor colaboratoa-re, asiguratori, bancheri etc.) devin mult mai importante, organizatiile descoperind valoa-rea muncii n colaborare. Are loc o dezvoltare a managementului cu-noasterii culegerea cunostintelor membrilor

organizatiei dobndite din experie nta, astfel nct acestea sa fie disponibile ntregii orga-nizatii (baze de cunostinte, management ba-zat pe cunoastere). Toate aceste schimbari din cadrul organizatiilor au determinat schimbarea modului de organizare si operare a echipelor (tabelul 1) . Conceptul de virtual implica depasirea inter-fetelor si granitelor, echipe de proiect care se formeaza si reorganizeaza rapid si se dizolva cnd nevoile pietei dinamice se schimba si individualitati cu competente diferite, care se afla n locuri diferite si apartin unor culturi diferite. Acest lucru este evident n cazul or-ganizatiilor virtuale. Echipele virtuale ofera flexibilitate, costuri mai mici si mbunatatirea utilizarii resurselor necesare pentru a nde-plini sarcinile mereu n schimbare, ntr-un mediu global, complex si dinamic de afaceri. O echipa virtuala poate fi definita ca un grup de lucru cu caracter temporar, cu un ridicat grad al diversitatii culturale, dispersat geo-grafic si care comunica utiliznd mijloace electronice de comunicare (figura 1). Aspec-tul temporar se refera la posibilitatea ca membrii sa nu mai fi lucrat niciodata mpre-una si sa nu mai lucreze mpreuna din nou ca un grup.

E


Tabelul 1. Traditional vs. virtual n munca colaborativa (dupa http://www.groupjazz.com/pdf/vteams-toronto.pdf)

Echipa traditionala Echipa virtuala Echipe cu numar fix de membri Toti membrii echipei sunt atrasi din in-

teriorul organizatiei Membrii echipei sunt dedicati 100%

echipei Membrii echipei sunt reuniti organiza-

tional si geografic Echipele au momente de nceput si de

sfrsit fixate Echipele sunt conduse de un singur

manager

Echipe cu numar variabil de membri Membrii echipei pot include persoane

din afara organizatiei Majoritatea persoanelor sunt membri n

mai multor echipe Membrii echipei sunt distribuiti orga-

nizational si geografic Echipele se constituie si reconstituie n

mod continuu Echipele au multiple relatii de raportare

cu diferite parti ale organizatiei la dife-rite momente de timp

Fig. 1. Paradigma spatio-temporala a echipei virtuale

Echipa virtuala se bazeaza n mare masura pe TIC, care permite membrilor separati de geo-grafic si temporar sa ia parte la munca n co-laborare. Daca simplificam, putem spune ca echipele virtuale exista si si desfasoara acti-vitatea n deplina concordanta cu paradigma timp-spatiu specifica societatii informationa-le. Desi membrii echipei virtuale comunica n mod obisnuit utiliznd mijloace electronice de comunicare, acestia pot avea si ntlniri fata n fata.

Forme de manifestare , avantaje si conditii pentru implementare Ca forme de manifestare a functionarii echi-pelor virtuale n cadrul organizatiilor din economia bazata pe retea exista echipe exe-cutive, echipe orientate pe proiect si echipe orientate pe aplicatii.

Echipele executive sunt constituite din manageri care devin membri ai echipei dato-rita pozitiei lor n organizatie. Aceste echipe au, de obicei, caracter semi-permanent, cu re-


sponsabilitati fata de div iziile specifice din cadrul organizatiei.

Echipele de proiect sunt create n jurul unor proiecte specifice, iar membrii echipei sunt selectati n functie de rolul si specializ a-rea lor n cadrul proiectului. Aceste echipe se formeaza si functioneaza doar pe durata de-rularii pr oiectului respectiv.

Echip ele de practica sunt alcatuite din persoane care au sarcini comune de ndeplinit sau lucreaza n acelasi domeniu de activitate si pot beneficia de pe urma mpartasirii expe-rientei. nscrierea n cadrul acestor echipe e s-te voluntara, functionarea lor fiind axata pe cunostinte. Principalele avantaje ale implementarii echi-pelor virtuale la nivelul organizatiilor rezida n urmatoarele:

permit dezvoltarea si raspndirea rapida a celor mai bune practici;

permit conectarea insulelor de cunoaste-re n retele de cunostinte distribuite ale co-munitatilor profesionale;

sustin cresterea colaborarii inter-func tionale si inter-departamentale;

ncurajeaza cresterea abilitatii de a initia si contribui la proiecte dincolo de granitele organizatiei;

membrii echipei pot lucra oriunde si or i-cnd, depasind restrictiile geo-temporala;

membrii echipei pot fi recrutati datorita competentei lor, nu doar datorita zonei n ca-re locuiesc;

permit escaladarea multe handicapuri fi-zice;

reduc si uneori chiar elimina cheltuielile pentru calatorii, chirii, parcari si nchirierea sau cumpararea de cladiri. n vederea implementarii echipelor virtuale la nivelul organizatiilor traditionale si/sau vir-tuale trebuie operate o serie de modif icari la nivelurile manageriale, operationale si infor-mationale. Astfel, procesele privind conduce-rea si dezvoltarea echipei trebuie sa fie pro-iectate, definite, testate si rafinate, iar mana-gerii echipei trebuie sa fie antrenati pentru noile strategii de management (trecerea de la managementul clasic, pe verticala la cel pe orizontala fiind schimbarea majora). De ase-menea, membrii echipei trebuie sa fie antre-

nati pentru noile modalitati de lucru si c ultura organizatiei trebuie sa fie reformata pentru a suporta noi structuri si procese. Trebuie sa mentionam ca aspectele legate de structura informala a unei organizatii pot fi cruciale pentru succesul unei activitati. n aceasta di-rectie, structurile organizationale trebuie sa fie modificate pentru a reflecta noua dinami-ca a echipei, iar regulamentele de organizare si functionare (ROF) si sistemele de recom-pensare trebuie sa fie actualizate pentru a re-flecta noile structuri. Totodata, se poate vorbi despre un real succes al echipelor virtuale doar n conditiile n care este dezvoltata in-frastructura informatica a organizatiei, prin achizitia de noi TIC si asigurarea training-ului aferent utilizarii acestora. ncrederea ncrederea este conceptul fundamental pe ba-za caruia exista si functioneaza orice forma de asociere sau de lucru n echipa. Acest lu-cru este valabil si pentru echipele virtuale , chiar daca membrii acestora nu se cunosc. Astfel, la nivelul workgroup-urilor se ridica problema existentei ncrederii ntre membrii echipei, lund n calcul caracteristicile aces-teia: similaritate si/sau diversitate culturala, distribuire si/sau concentrare geografica, in-dependenta si/sau dependenta temporala, uti-lizarea cunostintelor n comun. O persoana are ncredere ntr-un grup cnd acea persoana crede ca grupul face un efort cu buna credinta pentru ndeplinirea oricarei sarcini, este corect n orice negociere care precede ndeplinirea acestor sarcini si nu fo-loseste n mod excesiv avantajele altcuiva, chiar cnd oportunitatea este disponibila (dupa www.ascusc.org/jcmc/vol3/issue4/ja r-venpaa.html). Pentru a stimula dezvoltarea ncrederii n ge-neral, a fost propusa o serie de reguli sociale, interactiuni repetate si experiente mpartasite. Un alt factor care promoveaza ncrederea si cooperarea este anticiparea uniunilor, asocie-rilor viitoare. Astfel de anticipari ale asocieri-lor viitoare sunt mai usor de realizat printre membrii grupului care sunt situati n aceeasi zona dect ntre membrii dispersati din punct de vedere geografic . A propierea fizica n ge-


neral, ntareste asemanarile sociale, valorile mpartite si asteptarile , conducnd la creste-rea sanselor de a fi ndeplinite sarcinile. Mai mult, ntlnirile fata n fata sunt considerate de nenlocuit att pentru construirea ncrede-rii ct si pentru recstigarea ei. Multitudinea mijloacelor de comunicare si teoriile prezentei sociale ridica, de asemenea, problema posibilitatii dezvoltarii unei relatii si a ncrederii n cadrul echipelor virtuale. Aceste teorii sugereaza faptul ca mijloacele de comunicare bazate pe TIC pot elimina ti-purile de comunicare folosite pentru expr i-marea ncreder ii si altor sentimente de afecti-une interpersonala. Oricum, contrar teoriilor, studiile empirice au descoperit ca asemenea sentimente de afectiune interpersonala sunt exprimate n cadrul echipelor care utilizeaza comunicarea mediata de ca lculator. Conform teoriei procesarii informatiilor, co-municarile mediate de calculator nu difera de comunicarea fata n fata n ceea ce priveste capacitatea de schimbare a informatiilor so-ciale, ci exista doar o rata de transfer mai mi-ca. Alte studii au ajuns la concluzia ca proce-sul de comunicare depinde mai mult de con-text si de moment dect de caracteristicile mijloacelor de comunicare. Exista si pareri conform carora discutiile so-ciale, profunzimea si intimitatea sunt mai pu-ternice n cadrul grupurilor care utilizeaza comunicarea mijlocita de TIC, dect n ca-drul grupur ilor care se ntlnesc fata n fata, chiar pentru grupurile dispersate din punct de vedere geografic si cu pa rteneri apartinnd unor culturi diferite . n concluzie, membrii echipei virtuale trebuie sa comunice sentimente si informatii senzor i-ale , stabilind astfel roluri si identitati. n plus, echipele virtuale eficiente trebuie sa rezolve ambiguitatile, sa reduca incertitudinea si sa desfasoare actiuni colective. Colaborarea survine cnd exista o relatie n-tre membrii echipei pentru ndeplinirea unui anume scop, cnd exista o dorinta sau neces i-tate de a rezolva o problema, de a crea sau de a descoperi ceva n conditiile existente i anu-mitor constrngeri. Tehnologii de comunicare

n cadrul echipelor virtuale pot fi folosite di-ferite tehnologii de comunicare pentru a spr i-jini diverse scopuri si participanti. Multe or-ganizatii folosesc intranetul propriu pentru a realiza comunicarea n interiorul fiecarei echipe virtuale. De asemenea, este important sa fie coordonata att comunic area dintre echipe, ct si comunicarea dintre organizatie si ceilalti partic ipanti, cum ar fi clientii si furnizorii, fiind importanta crearea unei stra-tegii de comunicare integrata care sa cuprin-da toate aceste aspecte. n ceea ce priveste tehnologiile intranet folo-site n cadrul organizatiilor nu exista nca metodologii standardizate, majoritatea retele-lor intranet folosind o serie de aplicatii, in-cluznd:

pagini HTML, care pot include text, gra-fica si multimedia , utile pentru membr ii or-ganizatiei;

teleconferinte, pentru a oferi suportul pentru discutii interactive;

posta electronica. Termenii conferinta virtuala, grup virtual sau grup online fac apel la mai multe tehnologii, reflectnd activitati n timp real, precum vi-deo-conferintele sau audio -conferintele, n care oamenii se afla n diferite locuri partic i-pnd n acelasi timp. n practica exista mai multe metode de co-municare (figura 2). Comunicarea unu-la-multi presupune un singur emitator si mai multi receptori. n acest tip de comunicare se foloseste o singura directie pe care se trans-mite acelasi mesaj. Comunicarea pe segmente tinta presupune, de asemenea, un singur emitator si mai multi receptori, dar fiecare receptor primeste un mesaj diferit. Comunicarea interactiva unu-la-unu implica un emitator-receptor si un re-ceptor-emitator, care schimba ntre ei mesaje individualizate, personalizate. n comunica-rea interactiva multi-la-multi fiecare prota-gonist poate juca att rol de emitator, ct si de receptor. Fiecare proces de comunicatie este caracteri-zat prin parametrii modelelor de comunicare:

metoda de comunicare simetria mediului (volumul si calitatea in-

formatiilor)


continutul mediului (text, grafica, imagi-ne, sunet)

diversitatea surselor de informatii (panou de afisaj, televiziune prin antena, televiziune prin cablu, Web)

coordonarea comunicarii: sincrona (discutii directe) asincrona (e-mail, posta voc ala, Web) interactivitatea: interpersonala (ntlniri directe, video-

conferinte, chat rooms)

tehnologica (utilizatori - Web). De asemenea, exista mai multe categorii de modele de comunicare, de la comunicarea impersonala la cea personalizata, respectiv de la comunicarea statica la cea dinamica. Indi-ferent de modalitatea de comunicare aleasa, aceasta implica cunoasterea unui limbaj. Fi-gura 3 prezinta mijloacele de comunicare fo-losite de membrii echipei avnd n vedere lo-cul n care acestia se afla si momentul de timp la care are loc comunicarea.

Difuzare unu-la-multi

(o directie, acelasi mesaj)

Difuzarepe segmente tinta

(o directie , mesaje diferite) Difuzare interactivaunu-la-unu

(mesaj individualizat)

Difuzare interactivamulti-la-multi

(discutii n grupuri mici )

Fig. 2. Metode de comunicare

Comunicare a interculturala Natura complexa a echipelor virtuale necesita o analiza a posibilelor diferente inte rculturale privind comportamentul n cadrul comunic a-rii. n vreme ce exista o multime de cercetari privind comunicarea mijlocita de calculator

si comunicarea interculturala, se constata existenta unui numar mic de cercetari privind comunicarea interculturala mijlocita de cal-culator. Exista posibilitatea ca diferentele culturale sa influenteze comportamentul de comunicare al membrilor echipei virtuale.

IMPERSONALIMPERSONALA A PERSONALIZAT PERSONALIZATAA

STA

TIC

STA

TIC

A

A

DIN

AM

IC

D

INA

MIC

AA

TV antenaTV cabluTV satelit

TV antenaTV cabluTV satelit

radioradio

WWWWWW

WWW+videoWWW+videoTV interactivTV interactiv

discutiiindividuale

discutiiindividuale

videofonvideofon

telecomunitatetelecomunitate

posta vocal aposta vocal a

telefontelefon

discutiin grupdiscutiin grup

servicii on-lineservicii on-line teletextteletext

WWW localWWW localaviziereziarerevisteposta

aviziereziarerevisteposta

IRCIRCMIRCMIRC

pagini Webpagini Web

discutii n reteadiscutii n retea

e-maile-mail

faxfax

Fig. 3. Tehnologii de comunicare n echipa virtuala

Indivizi care apartin unor culturi diferite, sunt diferiti n ceea ce priveste modul de comuni-

care si comportament n cadrul grupului, cum ar fi gradul de motivare diferit n a gasi in-


formatii si a dezvalui informatiile pe care le detin. n acest context, se poate face o mpar-tire n culturi individualiste si colectiviste. n cadrul culturilor individualiste necesitatile, valorile si scopurile individuale au prioritate fata de nevoile, valorile si scopurile grupului din care fac parte indivizii, iar n cadrul cul-turilor colectiviste situatia este inversa. Cer-cetarile sugereaza ca indivizii din cadrul cul-turilor individualiste au tendinta sa fie mai putin preocupati de autocategorisire, sunt mai putin influentabili de membrii grupului, se adapteaza mai usor unor noi grupuri si se an-gajeaza n comunicari mult mai deschise si precise dect indivizii din cadrul cultur ilor colectiviste (dupa www.ascusc.org/jcmc/vol 3/issue4/jarvenpaa.html). Aceste rezultate indica faptul ca indivizii ca-re fac parte din cadrul unor culturi individua-liste ar putea fi mai pregatiti sa aiba ncredere n ceilalti dect indivizii apartinnd culturilor colectiviste n cadrul unui mediu de comuni-care mediat de TIC.

Oamenii cu un nivel ridicat de ncredere n cunoasterea furnizata de alte culturi tind sa fie mai dispusi sa cerceteze subiecte cultura-le. Acest aspect poate sugera faptul ca oame-nii care au o experienta culturala mai mare ar putea cauta si dezvalui informatii individuale mai mult dect ceilalti. Dialogul social n transformare ar putea contribui la dezvoltarea ncrederii n cadrul echipei, cel putin n cazul persoane lor cu experienta culturala vasta. Bibliografie Lisa Kimball, Managing Virtual Teams,

Team Strategies Conference, Toronto, Canada 1997, http://www.groupjazz. com/pdf/vteams-toronto.pdf

http://www.groupjazz.com/pdf/ten.pdf http://www.basepoate.ro/internet%20pe

ntru%20afaceri/internet%20pentru%20afaceri.html

http://www.ascusc.org/jcmc/vol3/issue4/jarvenpaa.html

http://www.cs.tcd.ie/courses/ism/sism/resource/papers/knoll/hicss.htm

Echipa virtuala – forma de munca colaborativa în economia...

Documents

Transcript of Echipa virtuala – forma de munca colaborativa în economia...