Case Studies on E-procurement Implementations

Aang Nugraha. R

Andry Febriyansyah

Azmaini

Hikmah Harkat Hakiki

PENDAHULUAN• Overview yang dilakukan oleh Australian Government Information

Management Office (AGIMO) bertujuan untuk menggambarkan implementasi e-procurement diberbagai pemerintah

Italy New South Wales

New Zealand Scotland Western Australia

Conceptual FrameworkE-readiness E-intensity E-impact

• procurement environment structures (e.g., centralised versus decentralised), drivers (whole-of-government or e-government initiatives), and levels of support

• legal environment national and international jurisdictions

• economic environment supplier and buyer market forces

• organisational environment planned levels of adoption and financial considerations

• technological environment existing infrastructure available

• business designs e-catalogues, e-tendering, e-marketplaces, complex (tendering) and simple purchasing

• e-integration the coordination of buyer and supplier relationships and activities

• security and authentication

• Social effects on employment, skill composition, work organisation, stakeholder satisfaction, learning and building coalitions of change

• e-business performance annual percentage of procurement using Internet, etc.

• operational performance faster delivery times, reduced transaction costs, etc

E-procurement in ItalyE-readiness

Government Framework

• Sebelum tahun 2000, penggunaan e-commerce di Italy lebih rendah dibandingkan dengan prancis dan UK.

• Tahun 2000, UU keuangan mengamanatkan program rasionalisasi penghematan dan efisiensi pada lembaga administrasi publik

• Pada waktu yang sama, otoritas anti trust fokus pada memperkuat pengadaan publik melalui persaingan yang sehat dan rekomendasi audit untuk meningkatkan efisiensi pembelian barang dan jasa.

• Tanggung jawab untuk melaksanakan program rasionalisasi tersebut didelegasikan pada Concessionaria Servizi Informatici Pubblici (CONSIP), sebuah perusahaan swasta yang dimiliki oleh kementerian ekonomi dan keuangan.

• Tahun 1999, CONSIP membentuk Direzione Acquisti in Rete della PA (Division of Online Purchasing – DARPA) Darpa kemudian menjadi agen kunci dalam e-procurement.

• DARPA ditugaskan untuk mengembangkan “frame contracts” dengan supplier untuk memenuhi kebutuhan pemerintah pusat dan daerah

• Tahun 2003, amandemen UU keuangan mewajibkan pembelian barang dan jasa dengan kualitas tinggi dan minim dan intensitas tenaga kerja yang rendah

E-readinessE-Procurement tools

• E-procurement sistem terdiri dari e-shop dan e-marketplace • E-shop dan elektronik tender dekembangkan oleh EDS Italy• E-marketplace dikembangkan oleh IBM Italy• Tujuannya : mengurangi biaya, menyederhanakan prosedur pengadaan,

dan meningkatkan transparansi• Sistem e-procerement telah mengurangi biaya “fees” antara supplier dan

buyer

Potential Market

• Pada tahun 2003, belanja publik dalam pengadaan barang dan jasa mencapai €100.619 million

• 60.000 potensi e-procurement

E-intensity• E-procurement menggunakan portal (www.acquistinretepa.it)• Portal tersebut mencakup: tender publication, supplier qualification suppliers area client market area community services, to advise of news about the program and

developments

• Dua area pelayanan dalam portal e-shops, catalogues and online auction (frame contract system) e-marketplace.

• Tahun 2013 penghematan melalui e-shops mencapai 19%• Lelang online pertama sangat sukses dan mencapai penghematan dan

mampu mereduksi harga sebesar 42%

E-Impact• Standardisation

• Transparency

• fairer competition

• ease of ordering.

Pembelajaran Utama• E-procurement implementation needs policy reform

• Public procurement can benefit from a centralised approach adanya sentralisasi

• Collaborative behaviour can promote usage and understanding sharing pengalaman dengan negara yang telah sukses meerapkan e-procurement

E-procurement in New South Wales

E-readinessGovernment Framework

• Kebijakan pengadaan diterbitkan Desember 1998 untuk meningkatkan nilai pembayaran pajak dalam rangka membiayai belanja pemerintah

• Tahun 2001, diterapkan strategi untuk mendukung kebijakan tahun 1998 dengan menerapkan e-commerce dalam proses pengadaan ditetapkannya e-procurement.

• Maret 2002, NSW Government Procurement Council menerbitkan kebijakan percepatan reformasi.

• Smarter Buying for Government ditetapkan untuk mempercepat reformasi bidang pengadaan, salah satunya adalah meningkatkan e-procurement

• Pertengahan tahun 2013, tanggung jawab pengadaan pemerintah dibagi menjadi dua yaitu:

Treasury (procurement policy) Department of Commerce (procurement implementation issues)

• Tahun 2004, Treasury mengumumkan reformasi kebijakan dalam pengadaan utk seluruh departemen pemerintahan. e-procurement sendiri memiliki visibilitas yang rendah dalam reformasi ini

• Fokus reformasi tersebut terletak pada kebijakan penyederhanaan proses pengadaan

E-readinessE-procurement Tools

• The Government portal (www.nsw.gov.au) is a single point of entry for information about government business opportunities

• The e-tendering website (www.tenders.nsw.gov.au)• Asset.gov (www.asset.gov.com.au)• Smartbuy (www.smartbuy.gov.nsw.au) is the e-marketplace for the

procurement of goods and services.

Potential Market

• In 2002, potential benefits after three years of procurement reform would equal $400 million per annum

• This included an equal amount of savings from both budget and non-budget dependent agencies

E-intensityBuyers and Suppliers

• Smartbuy sistem tersedia untuk buyer seluruh sektor pemerintahan yang terdiri

Government agencies Instansi pemerintah Government trading enterprises perusahaan perdagangan pemerintah Not-for-profit organisations Local councils dinas daerah Approved users of State Contract Control Board (SCCB) contracts.

E-impact• Adopsi smartbuy sistem relatif berjalan lambat • Tim smartbuy aktif mempromosikan sistem, mengembangkan teknologi,

menyelesaikan masalah pengintegrasian, dan bekerjasama dengan departemen dan instansi dalam pemberdayaan pembeli

Pembelajaran Penting• Perlunya proaktif dari manajemen untuk mempromosikan penggunaan e-

procurement

E-procurement in New ZealandE-readiness

Government Framework

• Tahun 2000, New Zealand Ministry of Economic Development mengeluarkan outline visi dan strategi e-commerce pemerintah. Visi tersebut menekankan pentingnya pengembangan e-government dan e-procurement

• Juli 2000, mandat tersebut dilberikan kepada SSC e-Government Unit• Tujuan proyek: Mengembangkan pendekatan koordinatif dalam meningkatkan praktek

pengadaan di sektor pemerintahan Mengimplementasikan e-procurement di instansi pemerintah untuk

pengadaan barang dan jasa

• Tiga inisiatif utama dalam proyek tersebut:1. Mengembangkan penyatuan praktek pengadaan yang memungkinkan

lembaga untuk : Mengkonsolidasikan kebutuhan pembelian untuk menyatukan

permintaan dalam meningkatkan daya beli yang lebih besar Mewujudkan penghematan dengan mengurangi harga pembelian dan

biaya tender

Tiga inisiatif utama dalam proyek

2. Sharing best practice procurement processes through the transfer of knowledge and experiences between agencies.

3. Menerapkan sistem dan teknologi yang mendukung e-procurement di seluruh siklus pengadaan mulai dari pemesanan sampai pembayaran barang

GoProcure

• The e-procurement system was branded GoProcure• Merupakan sistem pengadaan online yang menampilkan katalog dan

mengkoordinasikan pembelian sampai transaksi pembayaran• Manfaat GoProcure: Meningkatkan efisiensi dalam permintaan dan persetujuan, pembelian dan

utang Meningkatkan praktek pembelian sehingga memungkinkan strategic

sourcing dan meningkatkan kepatuhan terhadap peraturan Memungkinkan penyatuan pengadaan

E-readinessPotential Market

• The target users of the GoProcure system were the 40 government departments and their existing key suppliers

• Tahun 2000, total pengadaan barang dan jasa $4.75 billion, $250 million dilakukan melalui e-procurement

• Melalui e-procurement, sekitar $250 million menghasilkan penghematan sampai $6.5 million per tahun

E-intensityBusiness Design

• GoProcure adalah layanan berlangganan dimana lembaga membeli akan membayar langganan atau biaya untuk menerima layanan. Biaya berlangganan telah dikutip sampai $ 100.000 per tahun selama lima tahun, meskipun biaya yang sebenarnya akan bervariasi sesuai dengan tingkat layanan yang diperlukan. Pemasok tidak akan membayar biaya untuk berpartisipasi dalam sistem

Implementing GoProcure

E-impact• Manfaat GoProcure bersifat jangka panjang. Hanya sedikit instansi

pemerintah dan supplier yang mendaptkan manfaat dalam waktu yang singkat.

Pembelajaran Penting• Bisnis yang kuat akan menyediakan kerangka kerja bagi program e-

procurement• Dalam mengimplementasikan e-procurement, keamanan pembeli dan

supplier menjadi sangat penting• Implementasi teknis dapat mempengaruhi keberhasilan proyek

E-procurement in Scotland

E-readinessGovernment Framework

• Januari 2000, Kementerian Keuangan menetapkan Procurement Supervisory Board (PSB) dengan perwakilan dari Pemerintah pusat dan daerah, dinas kesehatan Skotlandia dan sektor swasta.

• PSB mengakui adanya potensi pengurangan biaya terkait dengan e-procurement dan mengusulkan strategi yang akan mencakup seluruh sektor publik di Skotlandia

Strategi tersebut dinamakan the National eProcurement Scotl@nd programme (the Programme)

• Program tersebut bertujuan untuk membangun platform dan pendekatan umum dalam e-procurement di sektor publik yang akan menghasilkan efisiensi dan penghematan untuk buyer dan supplier

Professional Electronic Commerce Online System (PECOSTM)

• Launcing awal 2002, menyediakan layanan dan tools • Merupakan assesment tools yang menyediakan rencana implementasi untuk

pembeli

Potential Market

• The Programme is available to all organisations involved in public procurement and extends to Central Government, Local overnment and the National Health Service (NHS) Scotland

• Public procurement expenditure in Scotland is estimated at £5 billion per annum. The Scottish Executive is seeking to achieve a 2–4% savings on procurement spend by using the Programme

E-intensityBusiness Design

Fee structure

• Organisasi pembeli membayar jasa management tahunan untuk menggunaka sistem PECOS

• Supplier membayar fee untuk sambungan cXML

Pemberdayaan Supplier

• there are three broad groups of suppliers linked to the PECOS system “advanced options suppliers” use advanced B2B options and connectivity

such as cXML or punch out to supplier web site “electronic catalogue suppliers” provide electronic catalogues that are

hosted on PECOS “bulk load suppliers” are connected to the system and capable of

transacting

Pemberdayaan Buyer

• Pemerintah pusat menggunakan sistem sejak 2002, servicenya dinamakan EASEbuy dan tersedia untuk semua departemen pemerintah, eksekutif agensi, dan NDPBs

• Adopsi EASYbuy secara bersamaan dengan the Government Procurement Card (Visa GPC). GPC digunakan untuk transaksi yang bernilai rendah

• GPC meningkatkan konsolidasi invoice dan menyederhanakan proses pengadaan

Usage

• PECOS is well used by Local and Central Governments and NHS Scotland• The first reverse auction saved an estimated £250,000

E-impact• Pendekatan Pemerintah Skotlandia dalam menerapkan e-

procurement menyertakan kolaborasi antara pengembangan kebijakan pengadaan dengan implementasi proses pengadaan

Pelajaran Penting

• E-procurement can reduce procurement costs

• Structure of procurement organisations can affect e-procurement

• Diperlukan fleksibilitas dalam pengembangan sistem dan proses e-procurement

• Diperlukan reviu terhadap proses dan sistem e-procurement

E-procurement in Western AustraliaE-readiness

Government Framework

• Tahun 1998, kebutuhan akan transparansi dan akuntabilitas memicu adanya penerapan elektronik procurement.

• Program reformasi di bidang pengadaan diarahakan untuk: Mengidentifikasi penghematan melalui strategic sourcing dengan

mempromosikan akses kepada supplier kecil, menengah dan besar di seluruh wilayah negara

Menghasilkan outcome pengadaan yang berkualitas dengan meningkatkan sumber daya dalam pengadaan yang meliputi orang, tools dan proses

• E-procurement merupakan solusi dalam bidang pengadaan yang dikelola oleh the Government Procurement Division of the Department of Treasury and Finance (DTF) melalui Division supports the Government Electronic Market (Gem)

• Layanan pengadaan website gem.wa.gov.au meliputi: Tendering Purchasing Contracting

• Created in 1999, Gem Tendering is considered a mature product and supports many aspects of online tendering.

• Many steps are manual or not integrated such as invoicing and payments

Government Electronic Market (Gem)

• Owned by the Government, development was outsourced to Computer Associates

• The tendering tool meets all DTF requirements and is mandated by the State Supply Commission for tendering by all Government agencies

Potential Market

• As of June 2003, the Government’s annual total spend on goods and services, facilities management and major capital works, was approximately $5 billion

• target savings for procurement over the subsequent five years was $380 million

E-intensity

E-impact

Gem Tendering is generally considered successful, and Gem Contracting is relatively new

Pelajaran Penting•Effective strategies can improve user adoption and deliver value•E-procurement is reliant on technology, systems integration and technical standards•An effective communication program and adequate resourcing can assist in managing change

Thank You

Aang, Febry, Eni, Kiki

Hatur Nuhun