E-Government – State of the Art Use24 – Konzept und Portal ... · Prof. Dorloff Stadt Essen -...

Prof. DorloffUniversität Duisburg-Essen, BLIStadt Essen -

Projektleiter: Michael WolfEntwickler:

Peters & Helbig

Wirtschaftsforum – Spezialan der UNI-Duisburg-Essen

E-Government – State of the Art

Use24 – Konzept und Portalfür Unternehmer

- Konzern Stadt Essen -

23. November 2004



Peters & Helbig

USE24 - Der Auftrag - und das Ergebnis

• Der Auftrag

– Ein Innovatives Konzept und ein Service-Portal für Unternehmen in Essen – Die Anforderungen waren mit „ Essen im Dialog“ und Fachleuten aus dem

Konzern Stadt abzustimmen– Die Lösung sollten sich nicht nur einzelne Services sondern prinzipiell auf

alle Ämter erstrecken– Die IT- Lösung sollte State of the Art sein – und kostengünstig– Aspekte der Barrierefreiheit waren zu berücksichtigen – Die Lösung sollte von der Stadt Essen selbst ausgebaut und

weiterbetrieben werden können– Die Lösung sollte als Referenzmodell möglichst auch auf andere

Kommunen übertragen werden können



Peters & Helbig

USE24 - Der Auftrag - und das Ergebnis

• Die Ergebnisse:

Das Konzept- entwickelt und abgestimmt mit dem Konzern „ Stadt Essen“

– Ein Management-Konzept zur Unterstützung der in der BSC festgelegten Ziele– Ein Marketingkonzept zur Entwicklung und Pflege von Produkten für Unternehmen– Ein Projektcontrolling zur Weiterentwicklung der Infrastruktur und komplexer Produkte– Ein Schulungskonzept zur eigenständigen Pflege und Weiterentwicklung der Services

Die Software-Lösung GoveE- State of the Art, abgestimmt, offen, ausbaubar, kostengünstig

– Ein ausbaufähiges Portal zur eigenständigen Entwicklung und Pflege von Produkten– Ein Referenzmodell für die weitere Entwicklung des E-Government

> > nicht nur für Essen– Eine offene und zukunftsfähige SW-Lösung für das E-Government

- auf Basis der Hard- und Softwareunabhängigen Lösung von Microsoft. - Dot.net



Peters & Helbig

Detail-Ziele im Projekt USE-24Ziele zur Unterstützung der KMU

• Ein Zugangspunkt • 24-Stunden erreichbar• Formulare für alle Anwendungen >> klar, einfach• Umfassende Vorklärung möglich >> Checkliste• Eine Oberfläche für alle Dienste • Weniger Wege und Warten• Schnellere, planbare Abwicklung ….

Ziele zur Unterstützung der MitarbeiterInnen der Stadt

• Portal als Ämter übergreifender Wissenspool• Klare Serviceziele - Prozesse• dezentral organisiert, Motivation• Selbstbeauftragung• Flexibilität, Kreativität• transparente Administration …..



Peters & Helbig

Managementkonzept und E-Government-Plattform GoveE

eGovernment Portal

Instrumentbaukasten: UnternehmerScout, Ämterlandshaft, FAQ-Listen, Literaturdatenbanken, Diskussionsforen

Personalisierung

Infrastruktur-Dienste

Authentifizierung

Produkte

Schwerlasttransporte

Ökoprofit

Abfallerzeugernr.

Bauantrag

Dr Haller

ProBauG

eGovernment Portal



Personalisierung


Authentifizierung

Personalisierung


Authentifizierung

Produkte


Ökoprofit

Abfallerzeugernr.

Bauantrag

Dr Haller

ProBauG

Workflow

GIS

Formularserver

DM

S

Parkausweise

Auschreibungen eProcurement SW

KFZ-Anmmeldung.

eVoting Wahlanalyse SW

wer?

Prozessverantwortlicher(Antreiber)Experten (Ämter,ESH, externe etc.)

für wen?

Selbst-ControllingProjektkoordinationControllingLeitung

Ein Projektstrukturplan (PSP) pro Produkt

wer?

C:\Dokumente und Einstellungen\vschmitz.PUL\Desktop\eGov BLI\Projektmanagement-instrumente.vsd

Spezifische Dokumente pro Produkt an denGates. z.B.

Produkt- und ProzessbeschreibungenMindMapLastenheftPflichtenheft

wer?

Prozessverantwortlicher(Antreiber & Expertenf.d. Instrumente)Ansprechpartner imAmtAuftragnehmer

MindMap: Produkt-/Prozessstrukturplan alsEntscheidungsvorlage


wer?

Prozessverantwortlicher(Antreiber)Ansprechpartner imAmtExperten (auchExterne)

für wen?

Leitung (AL, OB, VVetc.)COP(Expertenteams)z.B. ESHetc.

für wen?

Entscheider(Gatekeeper)Experten (z.B.extern)

Ergebnisse

(Produkt)ideen identifizieren, dieentwickelt werden sollen.

Ergebnisse

Ziele (Entwicklungsauftrag)Produktbestandteile(Produktstruktur)Benötigte Rahmenbedingungen /Voraussetzungen (Prozessstruktur)

Ergebnisse

Identifizierung aller Aufgaben imTeilprojektÜbersicht über die Aufgabenpaketeliefern könnenFunktionierendes Termincontrolling

PSP-Leitfaden.docals Tabelle

Projektstrukturplan(PSP)

USE - Online

Produkt 1Fertig bis: 15.

Jan.2004


Jan.2004

Aufgabenpaket 1.2Fertig bis: 15.

Jan.2004


Jan.2004


Jan.2004

Produkt x…...


Jan.2004


Jan.2004


Jan.2004

ID Aufgabenname Anfang Abschluss DauerAug 2003

3.8 10.8 17.8 24.8

1 11t15.08.200301.08.2003Produkt1

2 6t10.08.200301.08.2003Aufgabenpaket1.1

3 9t15.08.200305.08.2003Aufgabenpaket1.2

4 14t29.08.200312.08.2003Produkt 2

5 4t20.08.200315.08.2003Aufgabenpaket2.1

6 7t20.08.200312.08.2003Aufgabenpaket2.2.

7 11t30.08.200315.08.2003Aufgabenpaket2.3

65%

50%

75%

54,55%

0%

30%

90%

%abgeschlossen

Projektstrukturplan (PSP) für dasGesamtprojekt

Projektkoordination (Support)

für wen?

ControllingLeitung

Ergebnisse

Termin-controllingÜbersichtbehaltenTramsparenzliefernSteuerungermöglichen

Abbildung des PSP als GANTT-Diagramm

PSP-Leitfaden_ProduktXY.doc

Gate Gat

eGate


Produkt XY

Aufgabenpaket 1Fertig bis: 15.

Jan.2004


Jan.2004

Aufgabe 1.2Fertig bis: 15.

Jan.2004


Jan.2004


Jan.2004

Aufgabenpaket x…...


Jan.2004


Jan.2004

Tabelle als Alternativezum hierarchischenStrukturplan

Die USE-BSC alsGrundlage

Managementkonzept u. -instrumente E-Government-Plattform



Peters & Helbig

USE24 - Managementkonzept

BSCStrategie und Zielsetzung

Produktsuche und -auswahl

Produkt- und Prozessbeschreibung

Prozes s komplexitätniedrig hoch

hochniedrig

Know

-How-Anforderungen

Agency

Office Factory

KnowledgeCompany

Park- undSonder-genehm.

Unte rn.-se rviceBauenBörsen

Gewerbe-ansiedlungs-

bera tung

Auftrags -vergabe-verfahren

Gesund-heits -

themen

Gewerbe-anmeldung

Commu.Pla ttform

L-Karten-verkauf.

E-Mail Abo-

Diens te KHS

KFZ-Anmeldung

Bes tands-schutz

Exis tenz-gründungs -

bera tung

Aufstellen des Projektportfolios Projektstrukturplan(PSP)

Produkt XY


Jan.2004


Jan.2004


Jan.2004


Jan.2004


Jan.2004



Jan.2004


Jan.2004

Systementwicklung und Projektmanagement


3.8 10.8 17.8 24.8

1 11t15.08.200301.08.2003Produkt1

2 6t10.08.200301.08.2003Aufgabenpaket1.1

3 9t15.08.200305.08.2003Aufgabenpaket1.2

4 14t29.08.200312.08.2003Produkt 2

5 4t20.08.200315.08.2003Aufgabenpaket2.1

6 7t20.08.200312.08.2003Aufgabenpaket2.2.

7 11t30.08.200315.08.2003Aufgabenpaket2.3

65%

50%

75%

54,55%

0%

30%

90%

%abgeschlossen

Umsetzung und Übergabe



Peters & Helbig

Produkte und Services für KMUs >> Ist / Wird

• Online-Vergabe von Abfallerzeugernummern für die Entsorgung von gewerblichem Sondermüll

• Online Abwicklung von Bauanträgen auf Errichtung einer Werbeanlage und Voranfragen für Bauvorhaben (generell)

• Community-Plattform für die teilnehmenden Unternehmen an dem Programm „Öko-Profit“

• Übersicht aller Fortbildungsangebote in Essen

• Zugang zu Informationen für Existenzgründung und Bestandsschutz

in Planung• Antragsverfahren zur Durchführung von Großraum- und

Schwerverkehrstransporten• Vermittlungsbörse EDV-Dienstleistungen• …… etc.



Peters & Helbig

Ergänzende Serviceleistungen von USE24

• Wege durch die „Ämterlandschaft“ - Wer macht was ?/ Telefonverzeichnis

• Suchen und finden –„Unternehmens-SCOUT“ hilft weiter

• Termine vereinbaren – der „Terminer“ unterstützt

• Vorgange am Bildschirm online bearbeiten - dank E-Surf

• Immer auf dem Laufenden - die „Unternehmerakte“ schafft Klarheit

• Mehr Wissen, gut vorbereitet sein und voneinander lernen durch Use-Instrumente: : • FAQ-Listen, Checklisten, Diskussionsforen, ….



Peters & Helbig

Mit USE24 haben Sie den Kopf frei

für Ihre Kunden!Ein Portal für alle Dienste, das ist die

Kernfunktion von USE24 Die aktuellen Informationen

und neuen Funktionen schaffen Ihnen mehr Freiräume.



Peters & Helbig

Selbstbedienung mit System!

Damit Sie uns nicht für jede Kleinigkeit fragen müssen: Der

„virtuelle Unternehmensscout“ mit seiner intelligenten Suchfunktion

ist Ihr Wegweiser durch die Funktionen von USE24



Peters & Helbig

Schluss mit Warten auf Godot!

Ein großes Ärgernis im Umgang mit Ämtern sind doppelte Wege

und lästige Wartezeiten wegen unvollständiger Unterlagen oder

fehlender Informationen. Mit Checklisten, Glossaren und

Literaturdatenbanken ist USE24 für Sie eine wichtige Hilfe .



Peters & Helbig

Spezielle Aufgaben brauchen

spezielle LösungenMitarbeiterinnen und Mitarbeiter

der Verwaltung beraten Sie in der Online-Sprechstunde und

helfen Ihnen beim Ausfüllen der Formulare und der Zusammenstellung

benötigter Dokumente .



Peters & Helbig

24 Stunden für Sie da!

Mit dem elektronischen Baugenehmigungsverfahren

können Architekten und Unternehmen

rund um die Uhr Bauanträge ausfüllen,

individuelle Fragen stellen und Bearbeitungsstände einsehen.



Peters & Helbig

Ihre Vorschläge und Ideen sind wichtig!

USE24 ist für und mit den Unternehmen entwickelt worden.

Wenn Sie einen Verbesserungsvorschlag haben,

teilen Sie uns Ihre Idee mit.Wir nehmen Ihre

Anregungen gerne auf!



Peters & Helbig

Essener Unternehmer

nach obenProduktiver Gedankenaustausch

in anregender Atmosphäre.Über den Dächern von Essen

–in der 22. Etage des Rathauses erleben Sie eine neue Form

des Dialogs zwischen Unternehmen und der Verwaltung.



Peters & Helbig

Geschlossene Gesellschaft?

Manche Informationen sind vertraulich.

Und das ist auch richtig so. Darum haben wir einen Passwort geschützten Bereich eingerichtet.

Hier kann nur die von Ihnen autorisierte Person zugreifen und

sich z.B. über den Bearbeitungsstand eines

aktuellen Antrags informieren.



Peters & Helbig

GoveE Backoffice:– zur Dateneingabe und Inhaltspflege



Peters & Helbig

USE – Beteiligte und Schnittstellen-Konzept

V

S

USE-Portal

Benutzerschnittstelle

System

schnittstelleIntranetschnittstelle

KMU

AnwendungFachverfahren

XML

Mitarbeiter Stadt Essen

Intranet

S: Stammdaten

V: Verfahrensstände



Peters & Helbig

Grundsätze der Entwicklung von USE24

• Erfolgs- und Kundenorientiert, im Dialog• Fachlich gute Lösungen vor technischer Perfektion• IT-Struktur, Organisation und Prozesse parallel gestalten• Bewährte Lösungen erhalten und integrieren • Hausinterne Kompetenzen und Ressourcen nutzen• An Standards und Best-Practice ausrichten• Wieder-, weiterverwertbare Lösungen anstreben• …



Peters & Helbig

Online – Schnittstelle zum Kunden• Single Access-Point:

Der Benutzer muss sich nur einmal anmelden. Benötigt nur 1 Login und 1 Passwort für mehrere Vorgänge.

• Nur notwendige Angaben:Der Benutzer muss nicht für jeden Vorgang erneut die Stammdaten, wie Name, Adresse etc. eingeben.

• Einheitliches Corporate-Design:Alle Bildschirm-Masken und Dokumente haben ein einheitliches Design/Layout unabhängig von der Software der Fachverfahren.

• Einfache Bedienung:Der Benutzer muss sich nur einmal mit der Bedienung vertraut machen. Variiert nur wenig von Fachverfahren zu Fachverfahren.



Peters & Helbig

Drei Ebenen auf der USE24-Website

Portal 1 Portal nUSE… …

Produkt 1 Produkt nÖkoprofit… …

Instrument 1 Instrument nFAQ… …

Portalebene

Produktebene

Instrumenten-ebene



Peters & Helbig

Komplexes Produkt - Produkt: Bauantrag stellen

LoginLogin

Übernahme aus Stammdaten

Generierung eines PDF-Antrages

Kopplung an die Fachanwendung

Fachanwendungs-übergreifendeVorgangshistorie



Peters & Helbig

Leistungen der Ämterlandschaft / Scout• Telefonbuch mit

Kontaktinformationen• Informationen zu den

Produkten/ Dienstleistungen

• Hilft bei Fragen wie:– wer ist für was

zuständig– wie kann ich in

Kontakt treten– wo kann ich

persönlich Kontakt aufnehmen

– wann kann ich in Kontakt treten

– wo finde ich weitere Informationen



Peters & Helbig

Die USE24 – Instrumente je Produkt anwendbar !!!Checkliste Der Benutzer bekommt schrittweise Hilfe zu einer bestimmten Thematik.

FAQ Ein System zu Anlage und Verwaltung von „Häufig gestellten Fragen“.

Forum Ein klassisches Internet-Diskussionsforum, das vom Amt zu eigenen Themen moderiert werden kann.

Glossar Hilft, das Amtsdeutsch zu erklären. Z.B. Fachbegriffe, die auf der Website benutzt werden, können direkt mit dem Glossar verlinkt werden.

Link Erlaubt die Verknüpfung zu einer bestimmten internen oder externen Internetseite.

Linkliste Sammlung Hyperlinks

Literaturdatenbank Für die Besucher der Website kann eine Liste mit Literaturempfehlungen zu Fachthemen angeboten werden.

Online-Chat Online-Zusammenarbeit mittels ESurf.

Terminabstimmung Das Amt kann bestimmte Zeiträume für Online-Buchungen reservieren. Besucher könnten dann einen Termin in diesem Zeitraum für einen persönlichen Besuch blocken.

Newsletter Besucher können sie über die Website bei einem amtspezifischen Email-Newsletteranmelden.

Veranstaltungsliste Das Amt könnte hier z.B. geplante Veranstaltungen o.ä. Ankündigen



Peters & Helbig

Freie Zuordnung und Mehrfachverwendung der Instrumente in Produkten (Instanzbildung)

Instrumenten-instanz

Produkt: Instrument

Glossar Ökoprofit

FAQ Gefahrstoffe

Abfall-erzeugernr.

Ökoprofit Glossar

FAQ



Peters & Helbig

USE24- Instrumente und ihre Verwendung in Produkten

Glossar

…

X

X

Workflow

-Unterstützung

X

X

X

Unternehm

ensscout

XXXXSchwertransporte

XXXXÖkoprofit

XXXXAbfallerzeugernummer

el. Unternehm

ensakte

Börse

Online-Term

inabstimm

ung

Veranstaltungen aus essen.de

New

s aus essen.de

Diskussionsforum

New

sletter / Email-A

bo

FAQ

Link-Liste

Literatur-Datenbank



Peters & Helbig

USE24 - Architekturkonzept und BarrierefreiheitDrei Schichten Architektur

NormalPDA

Behindertengerecht

Barrierefrei

Präsentationsschicht(presentation layer / client tier)

Anwendungsschicht(application layer / business objects tier / middle tier)

Datenzugriffsschicht(persistence layer / backend tier)

Henning PetersPeter Helbig

& Prof. DorloffUni Essen, BLI



Peters & Helbig

Leistungsmerkmale von GoveE

• Einfach zu handhaben und anzupassen durch• „Plug and USE“-Konzept• 3 Schichten –Konzept – einfache Anpassung an CD und an Barrierefreiheit

• Flexibel ausbau- und kombinierbar durch Komponenten- Bauweise

• Geeignete Plattform zum Ausbau in Richtung e-government

• Zukunftssicher, unabhängig und skalierbar



Peters & Helbig

GoveE als Basis und Baukasten für die USE24 Lösung

USE24 Portal


Personalisierung


Authentifizierung

Produkte


Ökoprofit

Abfallerzeugernr.

BauantragProBauG

Dr Haller



Peters & Helbig

GoveE… kann zum E-Government-Portal ausgebaut werden

eGovernment Portal


Personalisierung


Authentifizierung

Produkte


Ökoprofit

Abfallerzeugernr.

Bauantrag

Dr Haller

ProBauG

Workflow

GIS

Formularserver

DM

S

Parkausweise

Auschreibungen

KFZ-Anmmeldung.


eProcurement SW



Peters & Helbig

Nutzen für die MitarbeiterInnen der Stadt Essen

• Stadtweiter-Informationspool: unterstützt die fachliche Arbeit und vereinfacht den Zugriff auf relevante Informationen

• Dezentral: Wartung und Pflege des Content in den Fachbereichen durch >> Produktverantwortliche

• Selbstbeauftragung: Qualifizierte Erweiterung des Informationsangebotes durch die >> Fachämter

• Flexibilität: Bedarfsgerechte dynamische Konfiguration auch ohne Programmierkenntnisse

• Einfache Administration: Übersichtlich, einheitlich



Peters & Helbig

Nutzen für die Unternehmen .. • Aktuellere und umfassendere Informationen

zu Anfragen und Fachanwendungen >> FAQ, Checklisten, ….

• Single Access-Point: Der Kunde muss sich nur einmal anmelden. >>> Benötigt nur 1 Login und 1 Passwort.

• Einheitliche Bedienung: Der Nutzer muss sich nur einmal mit der Bedienung vertraut machen - unabhängig vom Fachverfahren.

• Corporate-Design: Alle Bildschirm-Masken und Dokumente mit einheitlichem Design unabhängig von Software und Fachverfahren.

• Weniger Eingaben: Der Benutzer muss nicht für jeden Vorgang erneut Stammdaten wie Name, Adresse, Geburtsjahr etc. eingeben

• Abfrage aktueller Verfahrensstände>> für ausgewählte Fachverfahren



Peters & Helbig

Was wir noch besser machen können -

• Noch mehr und nützliche Produkte anbieten • Interne Verantwortlichkeiten klären und die Motivation fördern • Gutes tun- aber auch darüber reden• Erfahrungen mit der Akzeptanz und Nutzung sammeln• Das Echo der Unternehmer ernst nehmen und reagieren• sich an den Besten orientieren >> erfolgreiche Tradition in Essen• Lernen, lernen, ….

• Die Erfahrungen anderer Kommunen nutzen• Dauerhafte und qualifizierte Partnerschaften aufbauen• Sich lfd. über Parallelentwicklungen und Standards informieren

>>> sich aber nicht handlungsunfähig machen lassen• E-Gov-soft zum E-Government-Portal ausbauen



Peters & Helbig

Danke für Ihre Aufmerksamkeit

Michael Wolf – Projektleiter Use 24 – Stadt Essen

Dipl. Inform. Volker Schmitz

Lehrstuhl: Professor DorloffBeschaffung, Logistik und Informationsmanagement<– www.bli.uni-essen.de



Peters & Helbig

Bitte nutzen Sie auch die Informationen im Foyer

eGovernment Portal


Personalisierung


Authentifizierung

Produkte


Ökoprofit

Abfallerzeugernr.

Bauantrag

Dr Haller

ProBauG

eGovernment Portal



Personalisierung


Authentifizierung

Personalisierung


Authentifizierung

Produkte


Ökoprofit

Abfallerzeugernr.

Bauantrag

Dr Haller

ProBauG

Workflow

GIS

Formularserver

DM

S

Parkausweise

Auschreibungen eProcurement SW

KFZ-Anmmeldung.


wer?

Prozessverantwortlicher(Antreiber)Experten (Ämter,ESH, externe etc.)

für wen?

Selbst-ControllingProjektkoordinationControllingLeitung

Ein Projektstrukturplan (PSP) pro Produkt

wer?

C:\Dokumente und Einstellungen\vschmitz.PUL\Desktop\eGov BLI\Projektmanagement-instrumente.vsd

Spezifische Dokumente pro Produkt an denGates. z.B.

Produkt- und ProzessbeschreibungenMindMapLastenheftPflichtenheft

wer?

Prozessverantwortlicher(Antreiber & Expertenf.d. Instrumente)Ansprechpartner imAmtAuftragnehmer



wer?

Prozessverantwortlicher(Antreiber)Ansprechpartner imAmtExperten (auchExterne)

für wen?

Leitung (AL, OB, VVetc.)COP(Expertenteams)z.B. ESHetc.

für wen?

Entscheider(Gatekeeper)Experten (z.B.extern)

Ergebnisse

(Produkt)ideen identifizieren, dieentwickelt werden sollen.

Ergebnisse

Ziele (Entwicklungsauftrag)Produktbestandteile(Produktstruktur)Benötigte Rahmenbedingungen /Voraussetzungen (Prozessstruktur)

Ergebnisse

Identifizierung aller Aufgaben imTeilprojektÜbersicht über die Aufgabenpaketeliefern könnenFunktionierendes Termincontrolling

PSP-Leitfaden.docals Tabelle


USE - Online


Jan.2004


Jan.2004


Jan.2004


Jan.2004


Jan.2004

Produkt x…...


Jan.2004


Jan.2004


Jan.2004


3.8 10.8 17.8 24.8

1 11t15.08.200301.08.2003Produkt1

2 6t10.08.200301.08.2003Aufgabenpaket1.1

3 9t15.08.200305.08.2003Aufgabenpaket1.2

4 14t29.08.200312.08.2003Produkt 2

5 4t20.08.200315.08.2003Aufgabenpaket2.1

6 7t20.08.200312.08.2003Aufgabenpaket2.2.

7 11t30.08.200315.08.2003Aufgabenpaket2.3

65%

50%

75%

54,55%

0%

30%

90%

%abgeschlossen

Projektstrukturplan (PSP) für dasGesamtprojekt

Projektkoordination (Support)

für wen?

ControllingLeitung

Ergebnisse

Termin-controllingÜbersichtbehaltenTramsparenzliefernSteuerungermöglichen

Abbildung des PSP als GANTT-Diagramm

PSP-Leitfaden_ProduktXY.doc

Gate Gat

eGate


Produkt XY


Jan.2004


Jan.2004


Jan.2004


Jan.2004


Jan.2004



Jan.2004


Jan.2004

Tabelle als Alternativezum hierarchischenStrukturplan

Die USE-BSC alsGrundlage

Managementkonzept u. -instrumente E-Government-Plattform

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