Draft standards review system

AFNOR

2010 06 01 Delft

Thierry BERGIER

Manager of production processes (public enquiries, administration consultation, publications, layout)

Antoine NAËL

Quality manager

Project manager « New public enquiry »

A. Naël - T. Bergier2

The Afnor project « New Public Enquiry »

Started in 2008, for the following reasons :3 answers by enquiry in average36% get no answer10% of answers come from 0,5% of enquiriesBad user return on the current Web application (bad user friendlyness)

Goals :1. Promote the public enquiry process and the standards2. Increase efficiency (more answers)3. Facilitate the backoffice work

3 orientationsCommunication meansTargetingUser friendlyness

Scope : national, european and international drafts

Launch date = July 1st, 2010

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Optimisation of communication efforts/costs

More than 1800 public enquiries processed a year

Impossible to customizeevery public enquiry

Solution = setup different levels of promotion

Regular 80% of enquiries

Enhanced19% of enquiries

Wide audience  1% of enquiries

A. Naël - T. Bergier4

Targets

Mirror committee

Other stakeholders

(specific list managed by the

Mirror committee)

Very large list (ex: transversal

fondamental standard)

Options

1%

19%

80%

Enhancement if regular lists are

not sufficient (ex: sector

fundamental standard)

A. Naël - T. Bergier5

Enrichir la liste des parties intéressées associée à la CN

Identification of stakeholders –Enhanced public enquiry

* activité réalisée tout au long du processus de normalisation

Synergies Groupe

Régions / Certif / Formation / Editions

Communautés existantes

Réseaux sociaux, etc.

Répondants EP ayant manifesté un intérêt

pour le thème / secteur de l’EP

Prospects

Lister les personnes contactées intéressées

par les travaux de normalisation mais qui

n’ont pas souhaité devenir membre

Rechercher parmi les comptes Epweb

Identifier des groupes actifs de discussion sur des sujets analogues

Rejoindre la communauté, échanger

et promouvoir le projet en EP

Extraire des listes à partir des critères proposés

NAF, ICS, fonctions

(Acheteurs, demandes de renseignement)

Norm’Alert

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Proposition par BN et

validation liste AFNOR

Normalisation

Sélection des projets pour la formule « extra »

Analyse du projet

General process and planning

- Recherche nouvelles PI- Info perso aux experts - Plaquettes- Newsletter EP

Echanges avec responsables de département AFNOR

Lancement EP Suivi EP Clôture EP

J J + 60J - 30

formule « classique »

Formule « plus »

Info CN

Info autres parties intéressées

Mise à dispo Epweb

Info site AFNOR

Assistance

Progression EP

Document de dépouillement

Capitaliser infos répondants

Préparer réunion de dépouillement

Planification continue des projets de documents normatifs*

Présentation des projets au DMI, DCP et

Action régionale

Définition des plans d’actions

par projet

En avril et novembre

1 2 3

ou

Propositions BN

Équivalent

normes phare

Équivalent

normes du m

ois

* Liste des formules « extra » susceptible d’être actualisée en cours d’année

En mai et décembre

A. Naël - T. Bergier7

7 tests of the new information message were conducted on real standards (wide audience public enquiries) :

35500 emails sent : Opening ratio of 25%,

33% of opened mails go until the application (the old one)

A. Naël - T. Bergier8

Fundamental fonctional choices

No more identification needed to consult the draft (identification required to answer)

Paragraph online consultation

The table of comments, after resolution of comments, is available online to the respondants

Home page promotion of short number of enquiries

RSS, email alerts

Can be used to process other kind of consultation

The respondants are prompted to indicate their type of interest regarding the standard (producer, user, supplyer, tester, etc.)

Satisfaction form on the draft review system

Unchanged :Email announcement of enquiry startDraft can be downloaded and commented offlineAutomatic creation of the table of comments

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New portal« Enquêtes Publiques AFNOR » 

A. Naël - T. Bergier10

Home page

A. Naël - T. Bergier11

Home page

Direct access by sector

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Home pageSearch engine

A. Naël - T. Bergier13

Home page

Best place for 5 drafts max

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Home page

Last minutes enquiries

A. Naël - T. Bergier15

Sector view

A. Naël - T. Bergier16

RSS

All draft for public comments in this sector

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A. Naël - T. Bergier18

Email alert for this result

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A. Naël - T. Bergier20

Draft presentation

Navigation

A. Naël - T. Bergier21

Progress bar

Complementary tools

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A. Naël - T. Bergier23

Place to write comments and proposal

A. Naël - T. Bergier24

Localisation of comments and other comments

(option)

A. Naël - T. Bergier25

A. Naël - T. Bergier26

vote

Satisfaction enquiry

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Nouvelle page de garde automatique

A. Naël - T. Bergier28

Un formulaire de réponse hors ligne ergonomique

Les chapitres sont pré-renseignés pour plus de confort et de fiabilité à la compilation des réponses

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Des fonctions complémentaires pour suivre les enquêtes publiques qui m’intéressent

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A. Naël - T. Bergier31

Progression of my responses

Overall decision of Mirror committee

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A. Naël - T. Bergier33

Download of Table of resolved comments

Results of enquiry

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A. Naël - T. Bergier35

Pour l’ingénieur BN

Un document de dépouillement à compléter