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Dr. Lothar NunnenmacherLib4RI - Library for the Research Institutes within the ETH Domain: Eawag, Empa, PSI & WSL

Lib4RI – What’s that? Fusion Bessere Informationsinfrastruktur?!

Bibliotheksfusion - Ein Weg zu einer besseren Informationsinfrastruktur für ausseruniversitäre Forschungsinstitutionen

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Lib4RI – What’s that?

Library for the Research Institutes within the ETH Domain: Eawag, Empa, PSI & WSL

Eidg. Department für Wirtschaft, Bildung und Forschung (WBF)

ETH-Bereich / ETH-Rat

ETH Zürich

Forschungsanstalten

EPFLausanne

Eaw

ag

Empa

PSI

WSL

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Lib4RI – What’s that?Fo

rsch

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alte

n Eawag

Empa

PSI

WSL

Library for the Research Institutes within the ETH Domain: Eawag, Empa, PSI & WSL

Swiss Federal Institute of Aquatic Science and Technology

Swiss Federal Laboratories for Materials Science and Technology

Paul Scherrer Institute (natural and engineering sciences)

Swiss Federal Institute for Forest, Snow and Landscape Research

Forschung: sowohl angewandt als auch Grundlagen – auf ETH-Niveau Fachgebiete: Natur- und Ingenieurwissenschaften

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Lib4RI – Standorte

Kartengrundlage: Relief-Karte der Schweiz. Aus Wikimedia Commons. http://commons.wikimedia.org/wiki/File%3ASwitzerland_topographic_2.jpg. [Public domain].

Eawag

Empa

PSI

WSL

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Lib4RI – Unsere Nutzer/innen

ca. 3’700 Mitarbeitende davon ca. 1’700 Forschende davon ca. 700 Doktoranden

Online-Medien

Print-Medien

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Lib4RI – Kennzahlen (Stand 31.12.12)

21 Bibliotheksmitarbeitende14.7 Stellen

3’700potentielle Nutzer/innen

649’000 Volltext-Downloads193’000 Linkresolver Requests116’000 Lib4RI-Website: Pageviews

13’000 Ausleihen

19’000 lizenzierte e-journals82’000 lizenzierte e-books

260’000 Bände Bestand400 laufende Abos print-Zeitschriften

CHF 3.45 Mio SachausgabenCHF 1.82 Mio Personalausgaben

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Fusion – Ausgangslage

kleinere Bibliotheken an jedem Standort mit je 1-5 Mitarbeitenden

Online-Angebot als zusätzliche Arbeit Kostendruck

2006 Fusion der Bibliotheken von Eawag und Empa

» im neu gebauten Verwaltungsgebäude der Eawag

» Leiter: Dr. Bas den Brok

2010 Pläne zur Fusion der Bibliotheken der 4 Forschungsanstalten im ETH-Bereich

» Projektgruppe» 3 Treffen

Fotos: PSI / Eawag

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Fusion – Ziele

Bibliothek = Support = möglichst optimale Unterstützung der Forschenden

» Optimiertes Medienangebot » deutlich besseres Angebot für wenig zusätzliches Budget

» Optimierte Dienstleistungen» insb. ortsunabhängige, virtuelle Dienstleistungen» besserer Service, Servicezeiten, …

» Optimierter Einsatz der Budgetmittel» Monitoring notwendig (Arbeitskapazität, Tools)

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Fusion – Vorgehen: Projektplan

A

B

C

D

E

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A – Konzeption und Vereinbarung

» Name» Lib4RI - Library for the Research Institutes within the ETH Domain: Eawag, Empa, PSI & WSL

» Leistungsauftrag» Optimierung von Medienangebot und Services bei effizientem Mitteleinsatz» Konzentration auf online-Ressourcen, Reduktion der Print-Bestände» Medien zur allgemeinen Nutzung (nicht für Organisationseinheiten)

» Organisatorisches» Bibliothek ist eine Supportabteilung der Eawag, Mitarbeitende werden an Eawag angestellt» Bibliotheken an den 3 Hauptstandorten bleiben bestehen» Steuerungsgruppe: 4 Supportdirektoren, 4 Wissenschaftler/innen, Bibliotheksleiter Lib4RI

» Finanzierung» ein Budget, Kostenschlüssel aus 2 Schlüsselgrössen (FTE-Wiss., Budget; Übergang: 3. Grösse) » Eawag: 14.0 % Empa: 25.7 % PSI: 46.8 % WSL: 13.5 %» entspricht etwa den bisherigen Ausgaben für die Bibliotheken sowie Grösse der Institutionen» Overhead für die administrierende Organisation Eawag

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B – Interne Organisation

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C – Website

Vorstellungen» zentraler Zugang zur Informationsrecherche» zentrales Element: Searchbox» einheitliches Design (inkl. Print)» Newsletter und Infos p+o» State-of-the-Art Technik» ehrgeiziger Zeitplan

Umsetzung» Briefing erstellt» 5 Anbieter angefragt» 2 valable Angebote

Realisierung» Pre-Site am 1. Januar 2011» Starttermin: 24. März 2011» kl. Relaunch: 4. Juli 2012

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D – Optimiertes Medienangebot

Medianangebot = Budget

Fusion bedeutet

» Einsparungen durch Abbestellung von Doppel-Abos» wenn Verlagsmodell: Preis pro Abonnement» … und wenn Abbestellungen möglich, ohne Paket zu verlieren

» Zusatzkosten durch Angleichung des Angebotes» bei „Tiering“ pro FTE » bei „Preis pro Institution“» bei „Preis pro Standort“

» einmalige Zusatzkosten» Kompensationszahlungen / Produkte zur Einmalzahlung» Verhandlungsspielraum

» Ergebnis: besseres Angebot für gleich viel oder etwas mehr Budget» zufälliger Vorteil: starker Franken

weniger

E Zusammenführung der Nachweise

Zeitschriften in SFX» Nebis-Liste von 3 Bibliotheken

kombiniert

Bücher in NEBIS» Namensänderung

Datenbanken auf unserer Homepage

14

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Projektplan für die Fusion

() ()

()

A

B

C

D

E

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10. Februar 2011Offizielle Eröffnung

Foto

s: P

SI /

WS

L / E

awag

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Bessere Informationsinfrastruktur?!

18Lizenz: CC-BY-SA

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Ausgangslage: Konsortiallizenzen im ETH-Bereich

Angebot 4RI » nicht üppig» divergierend

Angaben des Konsortiums http://lib.consortium.ch

19Lizenz: CC-BY-SA

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Stand der Konsortiallizenzen 2012

Angebot 4RI » Lücken gefüllt» einige neue Angebote

Angaben des Konsortiums http://lib.consortium.ch

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Website

www.lib4ri.ch

ansprechendesDesign

nur Englisch

News Kurznachrichten

über Twitter Kontaktreiter Suchbox

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Website

www.lib4ri.ch

Suchbox übergibtSuchbegriffe an Originaldatenbankenim Frame:

Artikel-Datenbanken

Zeitschriftenlisten Buchkatalogen Institutsseiten

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Jul 2012: Website Relaunch

bessere Lesbarkeit Quicklinks, Dropdown-Menü Suchbox erweitert inhaltlich ausgebaut

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Website

Linking – zum Volltext

mit durchgehendem Corporate Design

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je nach Anbieter zum Artikel oder nur zur Homepage der Zeitschrift

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Linking Services - Zeitschriftenliste

A-Z Liste zum Suchen und Blättern

> 29’000 Nachweise (inkl. OA-journals)

mit Bestandesangaben

und mit aktuellen Infos

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Linking Services

Bestellen über unsere DocDel Probleme melden ohne die ganzen Daten einzugeben!

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Dez 2012: Linking Services reloaded

vier neue Services neu gruppiert

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Jan 2013: Das neue Normenportal

Metadaten aus Perinorm Volltexte soweit vorhanden und erlaubt Linking Service für Bestellung

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Strategie

Online-Medien

Print-Medien

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Weniger PrintZeitschriftenevaluation Print – soweit nötig

Umstellen auf e-only fast aller wissenschaftlicher Zeitschriften

Nutzungsanalyse der (journalistischen) Fachzeitschriften

» Eintrag in Formular?» (und andere Kriterien)» Reduktion der Print-Abos um 38 %

Reduktion der Arbeit

Foto: Lib4RI, Lothar Nunnenmacher

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Idee: Multifunktionaler Raum» ruhige Erweiterung der Cafeteria für Lesen und Kaffeetrinken» Raum für Apéros, Sitzungen, ...» stark verkleinerter «Bibliotheksstützpunkt»

Perspektive: ohne Personal vor Ort, Distance-Services zu entwickeln

Weniger PrintAuflösung der Bibliothek an der Empa St. Gallen

Fotos: Lib4RI, Stephanie Hofmann

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Dokumentation der Prozesse

Im Rahmen von Konsolidierung und Übergabe begonnen

jetzt Standard in allen Gruppen

Arbeitserleichterung bei Standardprozessen

Einarbeitung neuer Mitarbeiter/innen Flexibilisierung (bei dünner

Personaldecke!) Qualitätssicherung

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Monitoring

Set an Kennzahlen

ab 2011 erhoben

ermöglicht umfassendes Monitoring

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Ziele 2012 erreicht?

Nr. Ziel erreicht? Kommentar

1Website: Lücken im Inhalt insb. im Bereich „Services“ schliessen, Infoblätter erarbeiten, Funktionalitäten optimieren

()Funktionalitäten durch Relaunch verbessert, Website stark ausgebaut, erste Infoblätter vorhanden.

2Neue Infoservices und online-Hilfen entwickeln, insb. auch für entfernte Standorte, Entwicklung erster Schulungen und dazugehöriger Schulungsunterlagen

(fehlende Personalressourcen)

3 Dokumentation der Geschäftsgänge in allen Arbeitsgruppen Dokumentation ist vorhanden.

4

Monitoring für die Bibliothek entwickeln: Kennzahlen für die Nutzung von Bibliotheksressourcen und -dienstleistungen, interne Geschäftsprozesse etc. definieren und soweit möglich für 2011 erheben

Monitoring ist vorhanden. Für 2012 steht nun erstmals ein Vergleich zum Vorjahr zur Verfügung.

5 Neuaufbau eines Systems zur Verwaltung der elektronischen Ressourcen () Ein System auf der Basis von Excel-

Tabellen ist vorhanden, ausbaufähig.

6Print-Zeitschriften: Neuorganisation der Geschäftsgänge, Zusammenführung der Zeitschriftenverwaltung in Dübendorf, Reduktion des Magazinbestandes in Dübendorf

Print-Zeitschriften wurden in Dübendorf zusammengeführt, Magazinbestand reduziert und konsolidiert.

7 Open Access: Policy + Infos erarbeiten (fehlende Personalressourcen)

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Zielfindung in der Bibliothek

Abstimmung notwendig: top-down und bottom-up bis Frühjahr / Sommer: Sammlung der Ideen Sommer / Herbst: Abstimmungen Herbst: Personalgespräche quartalsweise Standortbestimmung in

Sitzung der Gruppenleitungen

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Bibliothek

Gruppen

Mitarbeitende

Ausblick

Ziel: Kompetenzzentrum für Informationen» Suche, Beschaffung, Verwaltung und Nutzung

viele Baustellen: » Open Access und Institutional Repository» Ausbau der Schulungen und Schulungsmaterial» Literaturverwaltung» Bibliometrie, Urheberrecht» Raumnutzung, …

Change

Konsolidierung

weitere Entwicklung

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Projekt Institutional Repository

Ist-Zustand

Komfortable und vollständige interne Verfügbarkeit von Publikationen - mit Volltext OAI-konformes Repository für Autorenversion der Publikationen abgestufte, aber strukturierte Verfügbarkeit von Daten Komplexes Projekt, viele Schnittstellen, ...

Bibliographie Repository intern Open Access Repository

DatenRepository

Eawag RefShare File-Ablage n/a n/a

Empa RefShare File-Ablage n/a n/a

PSI Report (pdf) n/a n/a n/a

WSL Web-Datenbank n/a n/a n/a?

, Planung und Möglichkeiten

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Institutional Repository

39Lizenz: CC-BY-SA

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Apr 2013: Erste Schulungen der Bibliothek

Umfang 3 Orte: Birmensdorf, Dübendorf, Villigen je 2 Termine, je 3 Stunden

Inhalt The Scientific Information Market and Open Access

(Dr. Lothar Nunnenmacher)

Searching and Finding Literature(Stephanie Hofmann)

Make it Easy for Others to Find Your Publications(Dr. Jochen Bihn)

Managing Literature and Information (Dr. Bobby Neuhold)

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Kursevaluation

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Erfolgsfaktoren der Fusion

positive Grundstimmung» Bibliotheksteam, Direktionen der Forschungsanstalten, Umfeld

Positionierung der Bibliothek» organisatorische Anbindung an Direktion» einheitliches Design von Web und print-Materialien

Nutzerorientierte Prioritäten» online-Angebot, Website mit der Suchbox, Linkresolver, Normenporal» kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Arbeitsprozesse und -ressourcen» arbeitsteilige Organisation, Akzeptanz dafür im Team» Arbeitsverlagerung: mehr Online – weniger Print» neue Mitarbeitende für neue Aufgaben (kapazitätsneutral)» Monitoring, Qualitätssicherung» Projektsteuerung über Ziele

Ausbau ist möglich» Schulungen, Institutional Repository, Scholarly Communication, Bürolandschaft, ...

42Lizenz: CC-BY-SA

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Dr. Lothar NunnenmacherLib4RI - Library for the Research Institutes within the ETH Domain: Eawag, Empa, PSI & WSL

Lib4RI: Eawag-Empa · Überlandstrasse 133 · PO Box 611 · 8600 Dübendorf · SwitzerlandT +41 44 823 52 21 · F +41 44 823 58 29 · lothar.nunnenmacher [at] lib4ri.ch · www.lib4ri.ch