Documentos empresariales

La gestión de documentos

Normativa

ISO 15489

AS 3490MANUAL DIRKS

La gestión de documentos: normativa

• Norma ISO 15489

Se trata de la primera norma internacional en el campo de la gestión de

documentos.

Fue lanzada en su primera edición en septiembre de 2001 por el Technical

Committee ISO / TC 46, Information and Documentation, Subcommittee SC 11,

Archives / Records Management.

Esta norma se desarrolló en respuesta al acuerdo general entre los países

miembros de la ISO, para normalizar a nivel internacional la gestión de

documentos tomando como base las normas australianas AS 4390: AS 4390.1 –

1996, AS 4390.2 – 1996, AS 4390.3 – 1996, AS 4390.4 – 1996, AS 4390.5 – 1996

y AS 4390.6 – 1996.

OBJETIVO: la adecuada gestión de los documentos de archivo de una

organización.

Garantizar que una organización sea capaz de crear, conservar, y

utilizar los documentos de archivo que necesita.


Consta de dos partes:

1.- ISO 15489-1:2001.- que proporciona una guía sobre como gestionar los documentos de archivo.

2.- ISO/TR 15489-2:2001.- un informe técnico que proporciona una metodología para su implantación.

Tanto la parte general como el informe técnico se aplica a los documentos en cualquier formato o soporte, creados o recibidos por cualquier organización pública o privada durante el transcurso de sus actividades

El informe técnico se basa en gran medida en la metodología DIRKS (Design and Implementation of a Record Keeping System), basada a su vez en la metodología propuesta por la norma australiana de gestión de documentos antecedente AS 4390.

Este informe técnico puede resultar una buena guía para los gestores de documentos, especialmente para aquellos que necesitan construir e implantar un programa de gestión de documentos partiendo de cero.

La gestión de documentos: normativaMetodología ISO 15489

Paso A: Investigación preliminar.

Paso B: Análisis de la

actividades comerciales.

Paso C: Identificación de los

requerimientos en materia de

gestión de documentos.

Paso D: Evaluación de los

sistemas existentes.

Paso E: Identificación de

estrategias para satisfacer los

requerimientos en materia de


Paso F: Diseño de un sistema de


Paso G: Implementación de un

sistema de gestión de

documentos.

Paso H: Revisión posterior a la

implementación.


Paso A: Investigación Preliminar

El objetivo principal de esta primera etapa es identificar y documentar el papel que

juega nuestra organización.

Esto es, identificar y documentar su estructura; contextos administrativo, legal,

comercial y social en los que opera y principales factores que influyen en sus

necesidades de crear y mantener documentos; quedando identificadas siempre

posibles áreas de riesgos.

Este paso, por tanto, nos proporciona una visión general de:

• los puntos fuertes y débiles en las prácticas de gestión de documentos de

nuestra organización,

• la actividad que desempeña y

• sus principales partes componentes.


Para llevarla a cabo, tendremos que realizar las siguientes tareas:

Y para realizar estas tareas, a su vez, necesitaremos:

• Determinar el alcance de la investigación.

• Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas.

• Documentar la investigación.

• Preparar un informe final.

• Acceder a las fuentes de información internas (informes anuales, guías

internas, manuales de procedimiento, políticas corporativas, etc.)

• Acceder a las fuentes de información externas (legislación que afecte a

la organización, normas de gestión de registros y códigos de las mejores

prácticas).

• Acceder a personal con un alto conocimiento de la organización.


Una vez realizada esta investigación preliminar, obtendremos:

• por un lado, un conocimiento de nuestra organización y de los contextos

en los que opera;

• por otro, una apreciación general de la consistencia y debilidad de nuestra

organización en materia de gestión de documentos; y

• por último, una base para definir el alcance de nuestro proyecto.

Además, se convertirá en punto de referencia fijo para los siguientes proyectos de

gestión de documentos; pudiendo ser mantenida actualizada mediante la

incorporación de cualquier tipo de cambios en el momento en el que se está llevando

a cabo.


La profundidad de la misma dependerá:

• del nivel de conocimiento corporativo del que dispongamos,

• de la disponibilidad y actualización de informes preexistentes sobre

cuestiones relevantes de la organización,

• y del grado de interacción con el personal de la misma.

Debemos identificar antes una serie de cuestiones:

1.- El marco legal que repercute sobre las operaciones que realiza la

organización.

TAREA 1.- Determinar el alcance de la investigación.


2.- Los miembros internos y externos de la misma cuyos intereses debe tener

en cuenta. Se trata de personas u organizaciones que pueden afectar o ser

afectados por una decisión o actividad llevada a cabo por nuestra organización.

3.- Las normas comerciales, sociales y éticas a las que, la comunidad,

espera que nuestra organización haga frente.

4.- El tipo de trabajo llevado a cabo en la misma.

5.- Su cultura corporativa. Identificar la cultura corporativa de nuestra

organización nos va permitir tener un conocimiento mucho más amplio acerca

de porqué y cómo trabaja la organización de la manera que lo hace.

6.- Y los factores que afectan a sus prácticas de gestión de documentos.

La cultura corporativa no es otra cosa

que el conjunto de valores, actitudes y

creencias que comparten los miembros

de la organización como consecuencia

de las prácticas, procedimientos,

estructuras y sistemas establecidos

desde hace tiempo.


La manera más sencilla para recavar, de forma general, toda esta información

consiste en dar respuesta a una serie de cuestiones:

1.- Identificar la organización y su contexto administrativo:

• ¿Cuál es el nombre de la organización? (incluir todos los nombres por los

que la organización es conocida).

• ¿De qué tipo de organización se trata?.

• ¿Cuáles son sus características definitorias?.

• ¿Cuál es su historia? (proporcionar una visión cronológica del

establecimiento de la organización y los principales cambios producidos).

• ¿Cuál es su estructura? ¿Dónde están sus distintas unidades, si las hay,

y cuál es la actividad llevada a cabo por cada una de ellas?.

• ¿Tiene la organización algún tipo de enlace administrativo con otras

organizaciones?.


2.- Identificar el contexto legal y normativo:

• ¿Cuál es la base oficial de la organización y por qué fue establecida?

(identificar y documentar el establecimiento de la organización y el objetivo

por el que fue creada).

• ¿Qué legislación afecta a las operaciones que realiza la organización?.

• ¿Existen normas impuestas o adoptadas por la organización?.

3.- Identificar el contexto comercial:

• ¿Qué operaciones realiza la organización?.

• ¿Está alguna de las áreas de nuestra organización sujetas a un alto nivel

de litigio/riesgo?.

• ¿Quiénes son las principales partes implicadas (principales participantes)

en la organización?.


4.- Identificar la cultura corporativa:

• ¿Cuál es el objetivo de la organización?.

• ¿Ha sido la organización o cualquier aspecto de ella sujeta a alguna

auditoria interna o externa?.

• ¿Posee nuestra organización un programa de gestión de riesgos?.

• ¿Cómo es la gestión de documentos en la organización?.

• ¿Cuál es la tecnología utilizada en la organización?.

Y por último, ¿Cuáles son las fuentes utilizadas (registro de fuentes) para

llevar a cabo la investigación preliminar?.

Cuerpo de información conciso sobre la organización


Un paso previo:

comprobar si la organización no ha participado previamente en algún otro

proyecto que haya llevado implícito la realización de un análisis corporativo

de la misma; pues en caso afirmativo, éste sería un buen punto de partida.

si sobre la base de este material y nuestro propio conocimiento corporativo

no terminamos de documentar el contexto de la organización;

necesitaremos, por tanto, acudir a las fuentes documentales y a las

entrevistas para completar éste.

Las fuentes documentales que podemos consultar pueden ser:

• Internas

• Externas.

TAREA 2.- Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas.


Fuentes documentales internas:

• La página web de la organización. La gran mayoría de organizaciones ya

poseen un sitio web donde se recoge información que puede ser de nuestro

interés; como las actividades que realiza, la estructura organizacional, la historia

administrativa, etc.

• Los informes anuales. Éstos proporcionan resumen de la estructura actual de

la organización y de sus actividades.

• Los planes corporativos para identificar los principales objetivos que reflejan

las principales funciones de la organización.

• Las políticas y procedimientos internos. Por un lado, las políticas internas

reflejan porqué la organización lleva a cabo determinadas actividades y, a nivel

general, cómo debería hacerlo. Y por otro, los manuales de procedimientos

recogen, con un amplio nivel de detalle, cómo debe llevar a cabo la organización

sus funciones.


Fuentes documentales externas:

• Legislación relacionada con la gestión de documentos.

• Legislación relacionada con las funciones administrativas.

• Regulaciones, normativas o directrices que afecten de forma significativa a

la organización.

• Informes y directrices emitidas por una auditoria, atención de quejas o

reclamaciones u otras entidades de investigación.

• Normas relevantes para la organización. Un ejemplo de ellas pueden ser los

códigos de prácticas, las normas técnicas, los protocolos, etc. El cumplimiento

de este tipo de normas puede venir impuesto por ley o ser adoptada de manera

voluntaria por la organización.

Una vez recogida la información necesaria de las fuentes documentales que nos

proporcione la organización, el paso siguiente sería validarla mediante una

entrevista con el personal de la misma.


Antes de realizar la entrevista se asume, dado los pasos previos, que ya debemos

tener un conocimiento general de las funciones y estructura de la organización.

El proceso a seguir para realizar la entrevista es el siguiente:

• Determinar a quién vamos a entrevistar. La forma más adecuada para

decidir esto, es mediante la utilización del organigrama de la organización. De

esta manera tendremos una visión global de las áreas operacionales de la

misma y entrevistaremos al menos a una persona de cada área.

Decididas las personas que van a ser entrevistadas, el siguiente paso sería la

realización de un informe que debería circular por todo el personal identificado

como entrevistado potencial y que incluiría:

- Una explicación de quiénes somos y cuál es el nombre del proyecto que

vamos a desarrollar.


- Una descripción de los resultados que esperamos obtener del proyecto;

siempre enfatizando en los beneficios que éste va brindar a la

organización.

- Una indicación acerca de porqué han sido seleccionados los

entrevistados.

- Una identificación del tipo de información que estamos buscando.

- Una solicitud a los entrevistados para que consideren algunos aspectos

antes de ser entrevistados; como por ejemplo las funciones, actividades y

transacciones realizadas por el área funcional y su encaje dentro del

objetivo y estructura de la organización; cualquier requerimiento legal o de

gestión de documentos; los documentos que resultan de las funciones y

actividades de la organización; y la opinión del entrevistado acerca de

cuánto tiempo son requeridos los documentos que utilizan.

- Una anotación donde se recoja el tiempo que durará la entrevista.

- Y por último, un agradecimiento, al posible entrevistado, por su

cooperación.


• Organizar la entrevista . En esta fase determinaremos el tiempo que vamos a

emplear para realizar cada entrevista; siempre incluyendo un tiempo prudencial

para escribir anotaciones al final de cada una.

• Preparar las cuestiones. Dependiendo del estilo en el que nos encontremos

más cómodos; ésta, será una tarea más o menos estructurada.

Independientemente del estilo que decidamos, es importante que desarrollemos

un listado de cuestiones a realizar.

En nuestro caso sería conveniente que estas cuestiones abarcaran:

- tanto las actividades de la organización

- como los documentos a los que dan lugar cada una de ellas.

• Conducir la entrevista. Debemos llegar a un acuerdo con el entrevistado

acerca del lugar donde vamos a llevarla a cabo. Además debemos considerar

también la posibilidad de poder utilizar una grabadora; siempre bajo el

consentimiento del entrevistado.


El hecho de utilizar una grabadora durante la entrevista, nos va permitir

centrarnos más en lo que dice el entrevistado y no intentar ir tomando nota

durante la sesión.

Una vez finalizada la entrevista, además de agradecer al entrevistado su

cooperación, debemos mencionarle la posibilidad de acudir de nuevo a él para

clarificar cualquier tipo de información que no haya quedado suficientemente

clara.

• Redactar notas. La redacción de las notas debe realizarse de manera

inmediata al termino de la entrevista, pues es en ese momento cuando la

información está fresca en nuestra memoria. En el caso de haber utilizado

grabadora esta cuestión pierde importancia.

Por último, deberíamos anotar también el nombre de la persona entrevistada, su

posición y la fecha de la entrevista.


Se trata de reunir un registro que identifique todas las fuentes consultadas en nuestra

investigación preliminar y un conjunto de notas relacionadas con cada una de éstas.

Este paso es de especial importancia, pues muchas de la fuentes usadas durante la

investigación preliminar serán usadas otra vez para analizar las actividades de la

organización (Paso B) e identificar requerimientos en materia de gestión de

documentos (Paso C).

TAREA 3.- Documentar nuestra investigación.

El resultado de la investigación preliminar debe quedar plasmado en un informe

donde quede identificado:

- Las actividades que realiza la organización.

- La estructura de la misma.

TAREA 4.- Preparar un informe.


- El tipo de riesgos a los que está expuesta. .

- Algunas percepciones sobre el papel que juega en ésta la gestión de

documentos.

- Los puntos débiles y fuertes de los sistemas de información y gestión de

documentos.

- El nivel de dedicación a la gestión de documentos.

- Las opciones para llevar a cabo el resto del proyecto.

- Las fuentes requeridas para los proyectos propuestos.

El informe debe recoger, por tanto:

- tanto los principales resultados de la investigación preliminar,

- como desarrollar recomendaciones acerca del alcance, realización y

viabilidad del proyecto de gestión de documentos.


Paso B: Análisis de la actividad de la organización

Este paso pretende establecer un modelo conceptual que, mediante el estudio de

las actividades y procesos de nuestra organización, identifique qué es lo que hace

ésta y cómo lo lleva a cabo.

El resultado de este análisis, a nivel general, nos va a indicar la relación existente

entre las actividades de la organización y los documentos que son productos y

evidencias de las mismas.

Antes de comenzar, tendremos que haber asumido muchos de los resultados

obtenidos en el paso anterior (investigación preliminar); es decir, debemos:

• Tener un conocimiento general de la organización y los contextos en los que

opera, y

• tener una apreciación general de los puntos débiles y fuertes de la

organización en materia de gestión de documentos.


Además también debemos:

• Obtener un apoyo de la dirección para realizar el análisis de las actividades de

la organización, y

• determinar si la organización ha analizado y documentado previamente sus

actividades y procesos.

En definitiva, el objetivo de este paso es establecer un modelo o representación de

las actividades llevadas a cabo en la organización: un modelo de cómo trabaja

ésta.

Para ello existen dos tipos de análisis útiles:

• el análisis jerárquico/funcional: proporciona la base para el desarrollo del

sistema de clasificación de la actividad de la organización y

• el análisis de procesos: proporciona la base para el desarrollo del mapa de

procesos de la misma en el segundo.


Complementando ambos enfoques, para realizar el análisis de la actividad de una

organización tendremos que identificar:

• Sus principales objetivos y estrategias para conseguirlos.

• Las funciones generales que se encargan de respaldar los objetivos y

estrategias.

• Las actividades que contribuyen al cumplimiento de las funciones.

• Los grupos de transacciones o procesos que contribuyen a la realización de

cada una de las actividades.

• Los documentos generados en cada una de las transacciones realizadas.


Análisis de las funciones, actividades y transacciones de nuestra organización.

Objetivos y estrategias

Función Función

Activida

d

Activida

d

Transacción Transacción

Mismo

proceso


Para llevar a cabo esta etapa, es importante usar el registro de fuentes consultadas

realizado en el paso anterior.

Muchas de estas fuentes nos van a proporcionar información muy importante acerca

de que es lo que hace nuestra organización y cómo lo hace. Tal es el caso, por

ejemplo, de:

• los manuales de procedimientos (fuente de información interna) que recogen

desglosados todos los procedimientos llevados a cabo en la organización.

• la legislación (fuente de información externa) que obliga a la organización a

realizar determinadas funciones, actividades y tareas.

Este proceso, sería conveniente que se completara con la realización de una serie de

entrevistas a las personas encargadas de realizar cada una de estas funciones y

actividades.

Etapas del análisis de la actividad de la organización

ETAPA 1.- Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas.


Los pasos recomendados a seguir:

• Usar las fuentes para identificar los objetivos y estrategias de la organización.

• Conceptualizar las funciones generales de la organización.

• Identificar las actividades que componen cada una de las funciones

documentadas anteriormente.

• Identificar las transacciones asociadas con cada actividad.

La identificación de transacciones puede seguir un doble camino; por un lado

podemos usar las fuentes escritas y las entrevistas, y por otro, el análisis de los

procesos de trabajo.

• Identificar los documentos generados como fruto y evidencia de las

transacciones detectadas en el paso anterior.

• Comprobar, con el personal de la organización, los resultados obtenidos.

ETAPA 2.- Identificar y documentar cada función, actividad y transacción .


En un principio se listarían las funciones; dentro de éstas, se recogerían las

actividades en las que se descomponen; y a su vez, cada una de éstas, podrían

descomponerse en transacciones (mapa de procesos).

Gráficamente, la estructura del sistema de clasificación sería la siguiente:

• de cada función (1er nivel)

• colgarían las actividades relacionadas con ésta (2º nivel),

• y de cada actividad (enlazada a la función) colgarían a su vez las

transacciones y procesos necesarios para llevar a cabo cada una de éstas (3er

nivel).

El número de niveles del sistema dependerá siempre de la complejidad de las

funciones realizadas por la organización y del tamaño de ésta. Por tanto, reflejará la

simplicidad o complejidad de la organización de la que se derive.

ETAPA 3.- Desarrollar el sistema de clasificación de la actividad desarrollada por

la organización y el mapa de procesos de la misma.


El sistema de clasificación debe incluir también información sobre:

• Legislación u otras fuentes que avalen o sustenten las funciones y actividades.

• Riesgos asociados con cada función y actividad: se trata de los hechos que

exponen a la organización a consecuencias perjudiciales.

Por ejemplo, el hecho de que una organización no sea capaz de justificar

una decisión o de saber cómo se tomó, puede implicar pérdidas

financieras, enfado del público que se traduzca en litigios, etc.

Análisis de la actividad de una organización: etapas.

Identificar y documentar cada

función, actividad y

transacción.

Recoger información desde

fuentes documentales y

entrevistas.

Desarrollar el mapa de

procesos de la organización.

Desarrollar el sistema de

clasificación de la actividad

desarrollada por la

organización.


Paso C: Identificación de requerimientos en materia de gestión de documentos.

Este paso de la metodología ISO 15489 persigue un doble objetivo:

• Por un lado identificar los requerimientos que debe cumplir nuestra

organización para crear, recibir y guardar registros / evidencia de sus

actividades.

• Y por otro, documentar estos requerimientos de forma estructurada y

fácilmente mantenible.

Estos requerimientos se derivan de un análisis sistemático de:

• Las necesidades internas de la organización.

• Las regulaciones externas impuestas por las leyes y normas nacionales e internacionales.

• Las mejores prácticas de gestión de documentos.

•Las expectativas de la sociedad o comunidad en general.


Objetivo principal (establecimiento de los requerimientos de una organización)

“garantizar y guardar la evidencia de sus actividades”

Será la naturaleza de la organización y el contexto en el que opera lo que dicte:

• Si es necesario crear evidencia de sus actividades.

• Qué tipo de evidencia es necesario crear.

• Qué forma debe tomar esta evidencia.

• Cuánto tiempo debería ser retenida.

• Qué acceso debería ser proporcionado a ésta a través del tiempo.

Los requerimientos funcionales lo que hacen es describir lo

que debe hacer el sistema de gestión de documentos; es decir,

describe el ¿qué? pero no el ¿cómo?.


De forma general, podemos deducir que existen dos tipos de requerimientos

funcionales:

• Requerimientos internos; implicados por el entorno comercial o sociopolítico en

el cual opera la organización.

• Requerimientos externos; definidos explícitamente en leyes, normativas y otros

instrumentos de autoridad.

Todos estos requerimientos harán referencia a necesidades específicas de las que

habrá que guardar evidencia; por ejemplo:

• La creación de un documento.

• Su retención durante un período específico.

• Su disposición.

• Sus condiciones de acceso.

• Su contenido.


En resumidas cuentas, la identificación de los requerimientos de una organización

proporciona la base para:

La creación, mantenimiento y disposición de documentos.

El diseño de sistemas que capturen y mantengan documentos.

Medir el funcionamiento de los sistemas existentes.

Etapas en la identificación de requerimientos funcionales

ETAPA 1.- Analizar fuentes de información relevantes .

En la siguiente transparencia


Análisis de fuentes de información relevantes.

Fuentes de

informació

n internas

Fuentes de

informació

n externas

Personal de

la

organizaciónInvestigación previa sobre

requerimientos funcionales.

Análisis llevado a cabo para el

diseño e implementación de

otros sistemas de información.

Tablas de disposición.

Políticas corporativas, guías

internas, manuales de

procedimiento, programas de

control de calidad, etc.

Directivos.

Encargados del

funcionamiento de la

organización.

Auditores y

especialistas en leyes.

Encargados del

control de calidad.

Legislación que afecte a la

organización.

Normas internacionales de


Las mejores prácticas de



ETAPA 2.- Identificación de requerimientos legales / normativos, operacionales y

sociales.

ETAPA 2.1.- Identificación de requerimientos legales / normativos .

Para determinar los requerimientos legales a los que debe hacer frente nuestro

sistema de gestión de documentos, debemos estudiar a fondo las fuentes legales que

afectan a las funciones y actividades de nuestra organización.

Muchas posibilidades:

• Si estas fuentes legales están disponibles online, una buena forma de localizar

referencias explícitas a la gestión de documentos consiste en realizar búsquedas con

términos tales como: “documentos”, “evidencia”, “custodia”, “conservación”, etc. De esta

forma, vamos a acceder a informaciones que nos van a permitir ir desarrollando

requerimientos funcionales legales.

• en el caso de que las fuentes legales estén impresas, tendremos que leerlas en su

totalidad con el objetivo de ir localizando requerimientos legales implícitos en el texto.


• podríamos también examinar las políticas corporativas y procedimentales y realizar una

entrevista al personal que está familiarizado con la legislación, directivas formales y normas

de la industria relevantes.

Los requerimientos implícitos son más difíciles de averiguar; además se trata de un

ejercicio que consume bastante tiempo.

Por esta razón, chequear cuidadosamente la legislación relevante,

directivas, normas, etc. se ha convertido en un paso esencial en el proceso

de identificación de requerimientos.

Algunos ejemplos:

• Algunas fuentes legales pueden hacer referencia a que un documento en particular

debe ser guardado y estar accesible sólo para ciertas personas o grupos.

• Otras fuentes pueden hacer referencia al contenido del documento y decir cuanto

tiempo debe retenerse el mismo.


ETAPA 2.2.- Identificación de requerimientos operacionales.

Para identificar este tipo de requerimientos, tendremos que examinar atentamente, si

existen, políticas y directrices internas y manuales de procedimiento.

También, al igual que en el caso anterior, sería necesario entrevistarnos con el

personal experto en este área de la organización y determinar porqué son creados y

retenidos los documentos.

Ejemplo:

• El caso de organizaciones que gestionen su presupuesto: tendremos que identificar

automáticamente un requerimiento que haga y guarde evidencia de la recepción y gasto

del mismo.

Ahora bien, en caso de que se produzcan cambios en las necesidades o prácticas de

la organización, será necesario volver a evaluar e identificar estos requerimientos de

forma que permitan seguir manteniendo evidencia de las operaciones que ésta

realiza.


ETAPA 2.3.- Identificación de requerimientos sociales .

Las expectativas de la comunidad pueden dar lugar a requerimientos de gestión de

documentos que estén o no reflejados en los requerimientos legales u operacionales

anteriormente identificados.

Todas estas visiones de la comunidad pueden afectar de manera informal a la política

de la organización.

Es difícil discernir que evidencia debería crear y guardar la organización para

satisfacer las expectativas de la comunidad a la que sirve.

Identificados los requerimientos, hay que documentarlos para poder utilizarlos:

• Evaluar los sistemas de gestión existentes en la organización (Paso D).

• Desarrollar estrategias de gestión de documentos (Paso E).

• Diseñar sistemas (Paso F).

ETAPA 3.- Documentar los requerimientos identificados.


El formato a utilizar para desarrollar los requerimientos debe ser un formato fácil de

mantener, ya que los requerimientos tienden a cambiar y tendremos que corregirlos

y actualizarlos periódicamente.

Hay múltiples opciones para documentar los requerimientos:

• Tablas y plantillas realizadas con procesadores de texto.

• Hojas de cálculo.

• Bases de datos.

Independientemente de la opción que elijamos, vamos a tener que decidir tres

cuestiones:

1.- Qué tipo de información vamos a registrar.

2.- Cómo debería ser estructurada.

3.- Cómo vamos a representar los enlaces entre cada requerimiento y la

función, actividad o transacción a la que se aplica.


Aunque depende del número y complejidad de los requerimientos desarrollados en

nuestra organización, normalmente debemos incluir alguna o toda la información que

recogemos a continuación:

• El nombre / título de la fuente, incluyendo alguna referencia (por ejemplo, el

título y número de la legislación, el título y detalles de la publicación o el nombre

y posición del informante).

• La fecha en la que la fuente entre en vigor (por ejemplo, la fecha de

publicación o la fecha de sustitución).

• Una descripción de la fuente, aclarar del tipo de fuente del que se trata:

legislación, directiva, norma de la industria, norma de las mejores prácticas de

gestión de documentos, política interna, expectativas de la comunidad, etc.

• El párrafo, cláusula, sección o página específica de la fuente en donde

aparece el requerimiento, ya sea éste implícito o explícito.

• Un comentario general sobre cómo el requerimiento cubre una situación

específica de la organización, identificándose el documento implicado. Se trata

de la descripción del requerimiento en sí.


• La necesidad evidencial que cubre el requerimiento (por ejemplo, el contenido,

la forma y la calidad del documento o su creación, retención, disposición o

acceso).

• La función, actividad o transacción a la que se aplica el requerimiento.

• Los posibles riesgos de no hacer frente al requerimiento (resultado de algún

análisis de riesgos).

• Etc.

Nuestra organización puede estar expuesta a riesgos si no:

• Se crean los documentos desde el principio.

• Se capturan y gestionan los documentos en un sistema de gestión de documentos.

• Se almacenan / guardan los documentos.

• Se destruyen los documentos cuando ya no son requeridos.

• Se asegura que los documentos permanezcan accesibles y legibles a lo largo del tiempo.


En caso no hacer frente a los requerimientos, las organizaciones pueden:

• Poner en peligro una actividad vigente o futura.

• Poner en peligro su capacidad de defenderse ante posibles reclamaciones.

• Provocar una publicidad o reacción adversa de la comunidad.

• Etc. Establecimiento de Requerimientos Funcionales.

ANÁLISIS E

IDENTIFICACIÓN

Contextos en los

que opera

nuestra

organización.

Funciones,

actividades y

transacciones de

nuestra

organización.

Fuentes de

información

tanto internas

como externas.

Riesgos en

materia de

gestión de

documentos.

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

de

establecimiento de


Una vez identificados los requerimientos, vamos a obtener:

• Un conocimiento de los requerimientos de la organización para crear y guardar

documentos como evidencia de sus actividades (listado de requerimientos).

• Una apreciación del grado de exposición de la organización a los riesgos

relacionados con la evidencia – análisis de riesgos (p.e.: pérdida de documentos

de valor).

• Un marco de trabajo intelectual que soporta o respalda las decisiones de

valoración y las acciones de disposición.

• Una apreciación de las limitaciones organizacionales (p.e.: cultura interna,

factores tecnológicos y económicos o factores sociopolíticos externos) que

influyen en como pueden hacerse frente a estos requerimientos.

• Un indicador de rendimiento para evaluar si el sistema de gestión de

documentos actual de nuestra organización puede hacer frente a estos

requerimientos (Paso D).

• Una base para determinar, dentro de la variedad de estrategias de gestión de

documentos, cuál es la que mejor permite a nuestra organización hacer frente a

estos requerimientos (Paso E).


• La base para el desarrollo de especificaciones funcionales para los sistemas

de gestión de documentos, incluyendo productos software (Paso F).

El objetivo principal: comprobar si nuestra organización posee algún sistema de

gestión de documentos o cualquier sistema de gestión de información que

proporcione evidencia de sus transacciones.

Paso D: Evaluación de los sistemas existentes

Evaluación de los sistemas existentes en nuestra organización

Paso D

Identificación de los

sistemas de gestión de

documentos.Análisis de los mismos.

Preparación de informe.

En caso de que existan, que será

en la mayoría, realizaremos una

comparativa con los

requerimientos establecidos en el

paso anterior; de esta manera

revelaremos el grado de

cumplimiento de estos sistemas

con respecto a los requerimientos

en materia de gestión de

documentos establecidos por la

organización.


Evaluación de los sistemas existentes

ETAPA 1.- Identificar los sistemas de información existentes en nuestra

organización.

Los sistemas de gestión de información con los que podemos encontrarnos en

nuestra organización:

• pueden estar basados en documentos en papel totalmente,

• exclusivamente electrónicos o

• también podemos localizar sistemas híbridos.

Existe una gran variedad de técnicas o formas que nos van a permitir detectar o

identificar los sistemas de gestión de información existentes en nuestra organización;

aunque una muy intuitiva es la “Identificación de tipos documentales precisos”

(documentos contables, de la correspondencia, etc.)


Cada una de estas colecciones de documentos normalmente suele estar gestionada

por un sistema de gestión diferente.

Objetivo: identificar en qué medida estos sistemas satisfacen las necesidades de

evidencia de nuestra organización.

Es muy importante que todo lo recogido en los dos puntos anteriores quede

plasmado en un informe global antes de que se vaya a comenzar a diseñar o

rediseñar los sistemas existentes.

Este informe en principio debe recoger:

• Un breve sumario del análisis realizado.

• Un listado con los puntos fuertes y débiles de los sistemas.

• Una información detallada acerca de que debe realizar el sistema para satisfacer cada uno

de los requerimientos establecidos en materia de gestión de documentos.

ETAPA 2.- Analizar los sistemas existentes .

ETAPA 3.- Preparar un informe como resultado de la identificación y análisis de

los sistemas de gestión de información existentes en nuestra organización.


Paso E: Identificación de estrategias para satisfacer los requerimientos en

materia de gestión de documentos.

Con este paso pretendemos determinar cuáles serían las políticas, prácticas, normas,

herramientas, etc. que debería adoptar nuestra organización para remediar los

puntos débiles detectados en el paso anterior (paso D) y así, poder hacer frente a los

requerimientos establecidos en el paso C.

Identificación de estrategias en materia de gestión de documentos

Paso E

Identificación de

estrategias a aplicar.

Evaluación de los factores

a favor o en contra de las

estrategias.

Identificación de las

estrategias más adecuadas.Selección de la/s

estrategia/s más

adecuada/s.

Para elegir la estrategia debemos

tener en cuenta diversos aspectos:

• La naturaleza de nuestra

organización.

• El tipo de actividades que lleva a

cabo.

• Su soporte tecnológico.

• Su cultura corporativa.

• Las restricciones externas.


Pasos a seguir a la hora de determinar que estrategia vamos a aplicar

PASO 1.- Investigar las distintas estrategias a aplicar para la gestión de

documentos.

Podemos hablar de cuatro amplios enfoques que pueden ayudar a nuestra

organización a satisfacer sus requerimientos de gestión de documentos:

1.- Enfoque basado en políticas:

Esta estrategia implica el establecimiento y promulgación de principios que

ejerzan influencia en la gestión de documentos dentro de la organización:

políticas corporativas, instrucciones, directivas u otros instrumentos.

Por ejemplo, una política corporativa puede estipular:

• que los empleados de una organización creen registros de cada

transacción llevada a cabo usando sistemas de información electrónica para

dejar así una evidencia de la misma;

• o también puede prohibir a éstos borrar o eliminar un documento a menos que

esté autorizada la acción según la tabla de disposición.


2.- Enfoque basado en el diseño:

Este enfoque se aplica principalmente a los componentes técnicos de los

sistemas de gestión de documentos .

Por ejemplo, una política corporativa puede estipular:

• podemos diseñar un interfaz gráfico de usuario basado en las actividades

desarrolladas por nuestra organización de tal manera que cuando un empleado

seleccione la actividad se inicien las aplicaciones necesarias y los documentos

resultantes se etiqueten con información aplicable a esta actividad;

• también podemos diseñar aplicaciones que capturen automáticamente tantos

metadatos como sea posible, prevenir la eliminación de documentos sin

autorización, vincular tablas de disposición a los documentos para almacenarlos

o migrarlos / transferirlos

Por estas razones, es importante la colaboración de los archiveros /

gestores de documentos con los especialistas en tecnologías de la

información / informáticos.

La mayoría de las organizaciones optan por software disponibles

comercialmente. Aunque esta estrategia puede también usarse para

adaptarlos cuando sea posible.


Para acabar con la diferencia entre lo que ofrece el mercado y lo que

realmente necesitamos desde las organizaciones para gestionar nuestros

documentos, resulta conveniente ir informando continuamente a los

vendedores de software sobre los requerimientos a los que deberían hacer

frente sus productos; influenciando así en su desarrollo.

3.- Enfoque de implementación específica (soluciones prácticas orientada

a usuarios – soluciones ad-hoc):

Se trata de desarrollar una configuración física de software y

hardware; y puede ser

• intrusiva (donde los empleados se encargarían conscientemente de

las tareas de gestión de documentos) o

• invisible (donde la gestión de documentos sucedería como parte de

una rutina).

Un aspecto muy importante a tener en cuenta en este enfoque es la

formación de nuestro personal, específicamente la formación continua; ya

que excepto en el caso de las tareas altamente automatizadas, éstos

tendrán que ir tomando algunas decisiones sobre la marcha relacionadas

con la gestión de los documentos.


4.- Enfoque de desarrollo e implementación de normas:

Por ejemplo:

• normas para el almacenamiento de documentos,

• normas de aplicación para facilitar el intercambio de información y

otros datos,

• normas para establecer un control intelectual sobre los documentos.

• etc.

PASO 2.- Identificar las estrategias más adecuadas a nuestras necesidades de


PASO 3.- Evaluar los factores que pueden apoyar o poner freno a la adopción

de estas estrategias.

PASO 4.- Adoptar la estrategia más adecuada. Mejor solución: Solución

mixta


Paso F: Diseño de un sistema de gestión de documentos

Un buen sistema necesitará:

• una infraestructura de apoyo adecuada (personal, procesos, herramientas,

tecnología, etc.) y

• su desarrollo implicará:

• el diseño de cambios en los sistemas, procesos y prácticas actuales;

• la adaptación o integración de soluciones tecnológicas y

• la determinación de cuál es la mejor forma de incorporar estos cambios

para mejorar la gestión de documentos de nuestra organización.

A lo largo de toda esta etapa tendremos que ir comparando los elementos del diseño

con los requerimientos de gestión, preguntando a los usuarios sobre los elementos

que les afectan y haciendo los cambios de diseño oportunos hasta que queden

satisfechas estas necesidades.


Lógicamente, los pasos a seguir en el diseño del sistema, dependerán de la

estrategia o enfoque que hayamos seleccionado en el paso anterior. Así, podremos

decidir:

1.- Revisar las políticas y procedimientos existentes relacionados con la gestión

de documentos de nuestra organización.

2.- Mejorar la funcionalidad de los sistemas de gestión de información de la

organización e incrementar la formación de los responsables de la gestión de

documentos.

3.- Desarrollar e implementar un nuevo sistema de gestión para áreas de alto

riesgo de nuestra organización.

4.- Desarrollar e implementar un nuevo sistema de gestión para la organización

en su totalidad.


Diseño de un sistema de gestión de documentos

Paso F

Establecimiento/mantenim

iento de las políticas de


Diseño de un sistema

electrónico o híbrido.

Desarrollo de guías de

gestión de documentos y

procedimientos.Asignación de roles y

responsabilidades.

(Re)diseño de los procesos

de trabajo.

Producción de

información.

Realización de revisiones.

Desarrollo de un plan de

formación.

Preparación del plan inicial de

implementación.


Paso G: Implementación del sistema de gestión de documentos

Se trata de una tarea compleja de acometer, con una alta responsabilidad e inversión

económica.

No obstante, cualquier tipo de riesgo queda solventado si aplicamos una metodología

pormenorizada como la que aquí hemos desarrollado.

Paso H: Revisión posterior a la implementación. Evaluación del sistema y comprobación de la viabilidad del mismo

Una vez implementado el sistema y tras un período prudencial de prueba, tenemos

que medir la eficacia del mismo. -------- Detectar posibles deficiencias con la intención

de ir subsanándolas.

Este chequeo se irá realizando de forma periódica, ya que pueden ir surgiendo

nuevos procesos o actividades, que se traduzcan en nuevas necesidades de gestión

de documentos en nuestra organización, que no sean satisfechas con lo que en un

principio se desarrolló.


Por esta razón, para evaluar el sistema y su viabilidad en el transcurso del tiempo,

será necesario que se lleven a cabo periódicamente los pasos C a H de esta

metodología ISO.

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