Documenta DMS ()
-
Upload
intrasoftro -
Category
Technology
-
view
377 -
download
2
description
Transcript of Documenta DMS ()
DOCUMENTADMS - Document Management SystemBI - Business Intelligence Compliance Management System – ISO & Standards
DOCUMENTA
DOCUMENTA contine toate uneltele necesare in procesul de creare, stocare, organizare, identificare, manipulare, editare si
utilizare a tuturor documentelor din institutii si companii
Sistemul este dezvoltat de compania americana EPS Corporation (www.epscorp.com) impreuna cu compania romaneasca
de software development INFRASOFT (www.infrasoft.ro)
Referintele sistemului si a componentelor sale constau in implementari la clienti medii si mari, atat din domeniul privat cat
si cel public: METROREX, PETROM - OMV, Sistemul National de Pensii din Romania
Sistemul utilizeaza tehnologie moderna si performanta pentru stocarea si gestionarea sigura a volumelor mari de date –
ORACLE & JAVA. Prin utilizarea corespunzatoare a bazei de date ORACLE sistemul functioneaza eficient chiar daca volumul
de documente gestionat va creste semnificativ odata cu trecerea timpului.
Beneficii comerciale
Disponibilitate in versiuni adaptate nevoilor specifice ale companiei dumneavoastra
Licentierea SAAS (software as a service – abonament lunar)
Nu necesita costuri cu infrastructura hardware – nu necesita servere
Costurile sunt lunare
Se plateste doar atat cat se foloseste, pentru cati utilizatori si persoane se foloseste si doar pe perioada de utilizare
Costuri initiale reduse
Licentierea COMPLETA:
Baza de date utilizata si infrastructura utilizata se regaseste in locatia dumneavoastra
Licentierea bazei de date ORACLE catre dumnevoastra
Access browser-based, securizat via INTERNET & Virtual Private Network
Instalare, implementare si utilizare rapida
Avantaje - diferentiatori
Utilizarea tehnologiei ORACLE – baza de date capabila sa lucreze eficient cu volume mari de date
Registratura electronica – standardizare conforma cu Normativele Depozite Arhiva si Modelului de Nomenclator Arhivistic
Interactiunea cu alte sisteme (ERP, CRM, FMS) – Documenta expune o interfata programabila SQL prin care se poate integra cu alte
sisteme de tip ERP, CRM, FMS
FULL-TEXT-Search – optimizat prin utilizare indecsi CLOB (Character Large Object)
OCR integrat la scanarea documentelor
OCR utilizand ZONE de document predefinite (recunoasterea textului de pe hartiile scanate din anumite zone ale acestora pentru a
optimiza timpul de scanare si indexare)
SMART Scan multipages – scanarea inteligenta a documentelor cu numar variabil de pagini utilizand separatori barcode intre
documente
Instant Messaging integrat – comunicare in timp real intre utilizatori
Alerte si notificari pe email si in aplicatie
Coduri de bare asociate documentelor
Managementul locatorilor fizici pentru documente
Integrare cu suita Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Visio, Microsoft Project, email - Outlook) prin add-in-uri specializate
(check-in, check-out, new from sablon – direct din aplicatiile Office)
Functionalitati
Registratura electronica
Scanarea , incarcarea si arhivarea documentelor
Extragerea de Metadate
Indexarea documentelor => Cautare flexibila si facila
Organizare pe foldere a documentelor
Organizare automata, ierarhica pe baza de metadate = foldere virtuale (pe fiecare angajat, pe fiecare client, pe fiecare departament,
pe contract, factura, tipuri de documente etc)
Cautare FULL-TEXT
Administrarea utilizatorilor folosind grupuri, roluri si drepturi de access (read, write, full control, recursiv)
Sabloane / document templates
Completarea automata a documentelor in format Word cu date din METADATE-le documentului – asigurarea conformitatii cu
Standardele ISO & others, complianta cu procedurile interne ale organizatiei, ROI
Exportul rapoartelor in Excel, PDF, doc, html;
Import automat de date din Excel
Audit-ul accesului de documente
Functionalitati
Zone de lucru, Containere de documente – crearea zonelor de lucru pentru fiecare utilizator, pe grupuri de lucru, pe departamente,
contracte, tipuri de documente
Interfatare cu alte sisteme - expune o interfata SQL “open” prin care se poate interfata cu alte sisteme de tip ERP ,CRM si nu numai
Organigrama – definirea organigramei pe departamente, asocierea utilizatorilor la organigrama. Utilizarea acesteia in definirea
fluxurilor de documente
Metadate – definirea de tipuri de documente, definirea de metadate/atribute aferente fiecarui tip (exemplu: Tip: certificat garantie;
Metadate: data, numar, client, semnat de, valabilitate); asocierea de tipuri de documente la containerele de documente
Indexarea si cautarea documentelor – documentele sunt indexate dupa tip, denumire si metadate. Cautarea si regasirea se
efectueaza dupa criterii multiple de cautare. Regasirea documentelor este rapida – sistemul asigura regasirea oricarui document in
maxim 3 secunde utilizand filtre pe criteriile de cautare
Cautare FULL-TEXT. Sistemul asigura indexarea FULL-TEXT si cautarea in continutul documentelor editabile. Se utilizeaza indecsi
speciali ORACLE pentru tipurile de data CLOB si BLOB
Administrarea utilizatorilor folosind grupuri, roluri si drepturi de access (read, write, full control, recursiv)
Suport ISO – alte Certificari – sistemul expune mecanismele necesare de control al documentelor si al inregistrarilor in conformitate
cu standardele ISO in vigoare.
Functionalitati
Administrarea LOV-urilor (Listele de Valori) - sistemul gestioneaza listele de valori atasate valorilor ce pot fi completate pentru
metadate. Listele de valori sunt de urmatoarele tipuri: statice (exemplu: rosu, negru, albastru), dinamice (bazate pe tabele/SQL –
exemplu: lista clientilor), mixte, cu adaugare dinamica in lista
Fluxuri de documente – Sistemul expune unul dintre cele mai complete, flexibile si usor de utilizat mecanisme de administrare a
fluxurilor de lucru (secventiale, paralele, aprobari, rezolutii, atribuiri, informari). Fluxurile de baza sunt definite in etapa de
implementare, iar apoi sunt intretinute/completate de catre administratorul aplicatiei
Integrare cu EMAIL – MsOutlook, Microsoft Word, Microsoft Excel, Powerpoint, MsProject, MsVisio
Arhivarea automata a documentelor. Recuperarea documentelor sterse din greseala
Versionarea documentelor. Check-in / Check-out
Scanarea documentelor in DMS – Sistemul permite scanarea documentelor prin conexiune directa cu scanner de mare viteza.
Documentele sunt scanate si transmise automat in sistemul DMS
OCR – Reconstituirea textului de pe documentele scanate. Documenta expune un sistem de OCR atat la nivel de document, cat si la
nivel de ZONE de DOCUMENT. OCR-izarea documentelor la nivel de zone sustine cresterea performantelor si scaderea timpului de
OCR-izare. Textul reconstituit pe fiecare zona poate fi asociat unei metadate specifice a documentului si utilizat apoi pentru indexare
si regasirea rapida a documentelor. Mecanismul este unul dezvoltat de INFRASOFT si permite particularizarea facila in raport cu
nevoile specifice ale companiei ce utilizeaza sistemul. Sistemul genereaza: PDF, PDF searchable, BMP, JPEG, Tiff
Acces securizat. Multilanguage
Sistemul asigura accesul securizat la documente, alegerea limbii de lucru (Romana, Engleza, Germana, Rusa).
Sistemul permite si integrarea cu Active Directory local al companiei dumneavoastra
Consola de lucru curent
Consola de lucru asigura un mediu usor de exploatat si familiar pentru utizatori
Calendar de activitati
Evenimentele generale si particulare – alerte pe documente/fluxuri – sunt gestionate de sistem
Workflow designer
Sistemul include fluxuri programabile pentru documente, dar si propriul “workflow engine”
OCR – recunoastere automata text
Sistemul extrage automat textul de pe documentele scanate si il completeaza pe metadatele indexate ale documentului, pentru
regasirea ulterioara sau cautari.
Raportare Top Management> Business Intelligence
Generarea automata de alerte pe zonele de interes
Transmiterea zilnica a alertelor pe email catre factorii de decizie
Transmitere de alerte via SMS
Accesarea situatiilor privind documentele de pe telefonul mobil -utilizand SMART-PHONES (iPhone, Samsung Galaxy si orice
alt Smart-Phone ce suporta un web-browser)
Export Excel
Export PDF
Raportare Top Management> Business Intelligence
Rapoarte standard / predefinite
Posibilitatea de definire usoara a rapoartelor particulare
utilizand instrumentele specifice de BI
Vizualizare tabelara HTML / WEB
Vizualizare grafica
Raportare Top Management> Business Intelligence
Monitorizarea online,
real-time a situatiilor
Raportare Top Management> Business Intelligence
Monitorizarea on-line, real-time, a situatiilor;
Monitorizarea indicatorilor de tip KPI
Raportare Top Management> Business Intelligence
Definirea de rapoarte noi: Alegem sursa de date si parametrii
Raportare Top Management> Business Intelligence
Apoi il rulam ori de cate ori este cazul
Raportare Top Management> Business Intelligence
Configurare notificari – cine si cand sa primeasca raportul
Compliance Management
Asigurarea conformitatii operatiunilor unitatii dumnevoastra cu:
Legilastia din Romania
Legislatia UE
Normele interne – regulamentele interne de functionare, procedurile interne de lucru
Standardele de referinta – ISO si alte standarde specifice activitatii dumneavoastra
Actualizari legislative asigurate de o echipa de 20 de avocati si juristi: legislatie generala, resurse umane, protectia muncii,
protectia mediului, managementul deseurilor etc.
Portal intern – knowledge management system – pentru difuzarea informatiilor privind legislatia si procedurile interne catre
personalul tinta
Semnatura electonica – notificari privind receptia documentelor de catre personal
Formulare si teste online privind insusirea cunostintelor in conformitate cu fisele de post
Instruiri asigurate de consultantii nostri, pe zonele de legislatie si regulamente UE si Romania
Compliance Management
Asigurarea functionarii conforme a unitatii utilizand unelte tehnologice moderne integrate:
Managementul documentelor
Utilizarea documentelor prestabilite, a formularelor conforme
Completarea conforma a formularelor, gestionarea inregistrarilor
Utilizarea fluxurilor electronice: respectarea ierarhiilor de lucru, respectarea procedurilor interne, respectarea timpilor de
aprobare, executie si raspuns, asigurarea ca activitatea personalului este conforma
Alerte la aparitia de neconformitati
Culegerea automata (din sisteme ERP sau alte sisteme) si manuala a datelor de baza necesare
Tehnologie
Import automat din Excel si web-services
Export Excel, PDF; Posibilitatea de transmitere date pe web-service catre parteneri (B2B)
Tehnologie de top: ORACLE & Java
Accesibilitate de pe telefonul mobil
Integrare cu Active Directory
ORACLE Database
JAVA Application Server
Compatibilitate cu toate sistemele de operare
Contact
Mobile: +4 0723. 313.296
Phone/FAX: +4 021.336.336.8
Email: [email protected]
Email alternativ: [email protected]
Skype: barcutean.adrian
Web: www.infrasoft.ro ; www.epscorp.com
Pentru clarificari si informatii comerciale va rugam sa ne
contactati prin modalitatile de mai jos: