Documenta DMS ()

23
DOCUMENTA DMS - Document Management System BI - Business Intelligence Compliance Management System – ISO & Standards

description

Documenta DMS este solutia completa de Managementul Documentelor si Arhivare electronica dezvoltata de INFRASOFT Romania in parteneriat cu compania americana EPS Corporation – utilizand tehnologiile ORACLE si JAVA. Mai multe informatii se regasesc la adresele http://www.documenta.ro/ si http://www.infasoft.ro INFRASOFT Romania este partener ORACLE specializat pe implementarea tehnologiilor avansate suport pentru managementul companiilor (Fleet Management, ERP Oracle, Managementul Documentelor - Documenta DMS, Compliance Check-up, Busines Inteligence). EPS Corporation (www.epscorp.com) este o companie americana cu sediul in New Jersey specializata pe IT & Information Management, Infastructura comunicatii, Solutii Maritime furnizand servicii pentru USA Air Force, USA Army, USA Navy, Army Communications.

Transcript of Documenta DMS ()

Page 1: Documenta DMS ()

DOCUMENTADMS - Document Management SystemBI - Business Intelligence Compliance Management System – ISO & Standards

Page 2: Documenta DMS ()

DOCUMENTA

DOCUMENTA contine toate uneltele necesare in procesul de creare, stocare, organizare, identificare, manipulare, editare si

utilizare a tuturor documentelor din institutii si companii

Sistemul este dezvoltat de compania americana EPS Corporation (www.epscorp.com) impreuna cu compania romaneasca

de software development INFRASOFT (www.infrasoft.ro)

Referintele sistemului si a componentelor sale constau in implementari la clienti medii si mari, atat din domeniul privat cat

si cel public: METROREX, PETROM - OMV, Sistemul National de Pensii din Romania

Sistemul utilizeaza tehnologie moderna si performanta pentru stocarea si gestionarea sigura a volumelor mari de date –

ORACLE & JAVA. Prin utilizarea corespunzatoare a bazei de date ORACLE sistemul functioneaza eficient chiar daca volumul

de documente gestionat va creste semnificativ odata cu trecerea timpului.

Page 3: Documenta DMS ()

Beneficii comerciale

Disponibilitate in versiuni adaptate nevoilor specifice ale companiei dumneavoastra

Licentierea SAAS (software as a service – abonament lunar)

Nu necesita costuri cu infrastructura hardware – nu necesita servere

Costurile sunt lunare

Se plateste doar atat cat se foloseste, pentru cati utilizatori si persoane se foloseste si doar pe perioada de utilizare

Costuri initiale reduse

Licentierea COMPLETA:

Baza de date utilizata si infrastructura utilizata se regaseste in locatia dumneavoastra

Licentierea bazei de date ORACLE catre dumnevoastra

Access browser-based, securizat via INTERNET & Virtual Private Network

Instalare, implementare si utilizare rapida

Page 4: Documenta DMS ()

Avantaje - diferentiatori

Utilizarea tehnologiei ORACLE – baza de date capabila sa lucreze eficient cu volume mari de date

Registratura electronica – standardizare conforma cu Normativele Depozite Arhiva si Modelului de Nomenclator Arhivistic

Interactiunea cu alte sisteme (ERP, CRM, FMS) – Documenta expune o interfata programabila SQL prin care se poate integra cu alte

sisteme de tip ERP, CRM, FMS

FULL-TEXT-Search – optimizat prin utilizare indecsi CLOB (Character Large Object)

OCR integrat la scanarea documentelor

OCR utilizand ZONE de document predefinite (recunoasterea textului de pe hartiile scanate din anumite zone ale acestora pentru a

optimiza timpul de scanare si indexare)

SMART Scan multipages – scanarea inteligenta a documentelor cu numar variabil de pagini utilizand separatori barcode intre

documente

Instant Messaging integrat – comunicare in timp real intre utilizatori

Alerte si notificari pe email si in aplicatie

Coduri de bare asociate documentelor

Managementul locatorilor fizici pentru documente

Integrare cu suita Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Visio, Microsoft Project, email - Outlook) prin add-in-uri specializate

(check-in, check-out, new from sablon – direct din aplicatiile Office)

Page 5: Documenta DMS ()

Functionalitati

Registratura electronica

Scanarea , incarcarea si arhivarea documentelor

Extragerea de Metadate

Indexarea documentelor => Cautare flexibila si facila

Organizare pe foldere a documentelor

Organizare automata, ierarhica pe baza de metadate = foldere virtuale (pe fiecare angajat, pe fiecare client, pe fiecare departament,

pe contract, factura, tipuri de documente etc)

Cautare FULL-TEXT

Administrarea utilizatorilor folosind grupuri, roluri si drepturi de access (read, write, full control, recursiv)

Sabloane / document templates

Completarea automata a documentelor in format Word cu date din METADATE-le documentului – asigurarea conformitatii cu

Standardele ISO & others, complianta cu procedurile interne ale organizatiei, ROI

Exportul rapoartelor in Excel, PDF, doc, html;

Import automat de date din Excel

Audit-ul accesului de documente

Page 6: Documenta DMS ()

Functionalitati

Zone de lucru, Containere de documente – crearea zonelor de lucru pentru fiecare utilizator, pe grupuri de lucru, pe departamente,

contracte, tipuri de documente

Interfatare cu alte sisteme - expune o interfata SQL “open” prin care se poate interfata cu alte sisteme de tip ERP ,CRM si nu numai

Organigrama – definirea organigramei pe departamente, asocierea utilizatorilor la organigrama. Utilizarea acesteia in definirea

fluxurilor de documente

Metadate – definirea de tipuri de documente, definirea de metadate/atribute aferente fiecarui tip (exemplu: Tip: certificat garantie;

Metadate: data, numar, client, semnat de, valabilitate); asocierea de tipuri de documente la containerele de documente

Indexarea si cautarea documentelor – documentele sunt indexate dupa tip, denumire si metadate. Cautarea si regasirea se

efectueaza dupa criterii multiple de cautare. Regasirea documentelor este rapida – sistemul asigura regasirea oricarui document in

maxim 3 secunde utilizand filtre pe criteriile de cautare

Cautare FULL-TEXT. Sistemul asigura indexarea FULL-TEXT si cautarea in continutul documentelor editabile. Se utilizeaza indecsi

speciali ORACLE pentru tipurile de data CLOB si BLOB

Administrarea utilizatorilor folosind grupuri, roluri si drepturi de access (read, write, full control, recursiv)

Suport ISO – alte Certificari – sistemul expune mecanismele necesare de control al documentelor si al inregistrarilor in conformitate

cu standardele ISO in vigoare.

Page 7: Documenta DMS ()

Functionalitati

Administrarea LOV-urilor (Listele de Valori) - sistemul gestioneaza listele de valori atasate valorilor ce pot fi completate pentru

metadate. Listele de valori sunt de urmatoarele tipuri: statice (exemplu: rosu, negru, albastru), dinamice (bazate pe tabele/SQL –

exemplu: lista clientilor), mixte, cu adaugare dinamica in lista

Fluxuri de documente – Sistemul expune unul dintre cele mai complete, flexibile si usor de utilizat mecanisme de administrare a

fluxurilor de lucru (secventiale, paralele, aprobari, rezolutii, atribuiri, informari). Fluxurile de baza sunt definite in etapa de

implementare, iar apoi sunt intretinute/completate de catre administratorul aplicatiei

Integrare cu EMAIL – MsOutlook, Microsoft Word, Microsoft Excel, Powerpoint, MsProject, MsVisio

Arhivarea automata a documentelor. Recuperarea documentelor sterse din greseala

Versionarea documentelor. Check-in / Check-out

Scanarea documentelor in DMS – Sistemul permite scanarea documentelor prin conexiune directa cu scanner de mare viteza.

Documentele sunt scanate si transmise automat in sistemul DMS

OCR – Reconstituirea textului de pe documentele scanate. Documenta expune un sistem de OCR atat la nivel de document, cat si la

nivel de ZONE de DOCUMENT. OCR-izarea documentelor la nivel de zone sustine cresterea performantelor si scaderea timpului de

OCR-izare. Textul reconstituit pe fiecare zona poate fi asociat unei metadate specifice a documentului si utilizat apoi pentru indexare

si regasirea rapida a documentelor. Mecanismul este unul dezvoltat de INFRASOFT si permite particularizarea facila in raport cu

nevoile specifice ale companiei ce utilizeaza sistemul. Sistemul genereaza: PDF, PDF searchable, BMP, JPEG, Tiff

Page 8: Documenta DMS ()

Acces securizat. Multilanguage

Sistemul asigura accesul securizat la documente, alegerea limbii de lucru (Romana, Engleza, Germana, Rusa).

Sistemul permite si integrarea cu Active Directory local al companiei dumneavoastra

Page 9: Documenta DMS ()

Consola de lucru curent

Consola de lucru asigura un mediu usor de exploatat si familiar pentru utizatori

Page 10: Documenta DMS ()

Calendar de activitati

Evenimentele generale si particulare – alerte pe documente/fluxuri – sunt gestionate de sistem

Page 11: Documenta DMS ()

Workflow designer

Sistemul include fluxuri programabile pentru documente, dar si propriul “workflow engine”

Page 12: Documenta DMS ()

OCR – recunoastere automata text

Sistemul extrage automat textul de pe documentele scanate si il completeaza pe metadatele indexate ale documentului, pentru

regasirea ulterioara sau cautari.

Page 13: Documenta DMS ()

Raportare Top Management> Business Intelligence

Generarea automata de alerte pe zonele de interes

Transmiterea zilnica a alertelor pe email catre factorii de decizie

Transmitere de alerte via SMS

Accesarea situatiilor privind documentele de pe telefonul mobil -utilizand SMART-PHONES (iPhone, Samsung Galaxy si orice

alt Smart-Phone ce suporta un web-browser)

Export Excel

Export PDF

Page 14: Documenta DMS ()

Raportare Top Management> Business Intelligence

Rapoarte standard / predefinite

Posibilitatea de definire usoara a rapoartelor particulare

utilizand instrumentele specifice de BI

Vizualizare tabelara HTML / WEB

Vizualizare grafica

Page 15: Documenta DMS ()

Raportare Top Management> Business Intelligence

Monitorizarea online,

real-time a situatiilor

Page 16: Documenta DMS ()

Raportare Top Management> Business Intelligence

Monitorizarea on-line, real-time, a situatiilor;

Monitorizarea indicatorilor de tip KPI

Page 17: Documenta DMS ()

Raportare Top Management> Business Intelligence

Definirea de rapoarte noi: Alegem sursa de date si parametrii

Page 18: Documenta DMS ()

Raportare Top Management> Business Intelligence

Apoi il rulam ori de cate ori este cazul

Page 19: Documenta DMS ()

Raportare Top Management> Business Intelligence

Configurare notificari – cine si cand sa primeasca raportul

Page 20: Documenta DMS ()

Compliance Management

Asigurarea conformitatii operatiunilor unitatii dumnevoastra cu:

Legilastia din Romania

Legislatia UE

Normele interne – regulamentele interne de functionare, procedurile interne de lucru

Standardele de referinta – ISO si alte standarde specifice activitatii dumneavoastra

Actualizari legislative asigurate de o echipa de 20 de avocati si juristi: legislatie generala, resurse umane, protectia muncii,

protectia mediului, managementul deseurilor etc.

Portal intern – knowledge management system – pentru difuzarea informatiilor privind legislatia si procedurile interne catre

personalul tinta

Semnatura electonica – notificari privind receptia documentelor de catre personal

Formulare si teste online privind insusirea cunostintelor in conformitate cu fisele de post

Instruiri asigurate de consultantii nostri, pe zonele de legislatie si regulamente UE si Romania

Page 21: Documenta DMS ()

Compliance Management

Asigurarea functionarii conforme a unitatii utilizand unelte tehnologice moderne integrate:

Managementul documentelor

Utilizarea documentelor prestabilite, a formularelor conforme

Completarea conforma a formularelor, gestionarea inregistrarilor

Utilizarea fluxurilor electronice: respectarea ierarhiilor de lucru, respectarea procedurilor interne, respectarea timpilor de

aprobare, executie si raspuns, asigurarea ca activitatea personalului este conforma

Alerte la aparitia de neconformitati

Culegerea automata (din sisteme ERP sau alte sisteme) si manuala a datelor de baza necesare

Page 22: Documenta DMS ()

Tehnologie

Import automat din Excel si web-services

Export Excel, PDF; Posibilitatea de transmitere date pe web-service catre parteneri (B2B)

Tehnologie de top: ORACLE & Java

Accesibilitate de pe telefonul mobil

Integrare cu Active Directory

ORACLE Database

JAVA Application Server

Compatibilitate cu toate sistemele de operare

Page 23: Documenta DMS ()

Contact

Mobile: +4 0723. 313.296

Phone/FAX: +4 021.336.336.8

Email: [email protected]

Email alternativ: [email protected]

Skype: barcutean.adrian

Web: www.infrasoft.ro ; www.epscorp.com

Pentru clarificari si informatii comerciale va rugam sa ne

contactati prin modalitatile de mai jos: