Documenta DMS ( )

download Documenta DMS ( )

of 23

  • date post

    29-Nov-2014
  • Category

    Technology

  • view

    349
  • download

    2

Embed Size (px)

description

Documenta DMS este solutia completa de Managementul Documentelor si Arhivare electronica dezvoltata de INFRASOFT Romania in parteneriat cu compania americana EPS Corporation – utilizand tehnologiile ORACLE si JAVA. Mai multe informatii se regasesc la adresele http://www.documenta.ro/ si http://www.infasoft.ro INFRASOFT Romania este partener ORACLE specializat pe implementarea tehnologiilor avansate suport pentru managementul companiilor (Fleet Management, ERP Oracle, Managementul Documentelor - Documenta DMS, Compliance Check-up, Busines Inteligence). EPS Corporation (www.epscorp.com) este o companie americana cu sediul in New Jersey specializata pe IT & Information Management, Infastructura comunicatii, Solutii Maritime furnizand servicii pentru USA Air Force, USA Army, USA Navy, Army Communications.

Transcript of Documenta DMS ( )

  • 1. DOCUMENTADMS - Document Management System BI - Business Intelligence Compliance Management System ISO & Standards
  • 2. DOCUMENTA DOCUMENTA contine toate uneltele necesare in procesul de creare, stocare, organizare, identificare, manipulare, editare si utilizare a tuturor documentelor din institutii si companii Sistemul este dezvoltat de compania americana EPS Corporation (www.epscorp.com) impreuna cu compania romaneasca de software development INFRASOFT (www.infrasoft.ro) Referintele sistemului si a componentelor sale constau in implementari la clienti medii si mari, atat din domeniul privat cat si cel public: METROREX, PETROM - OMV, Sistemul National de Pensii din Romania Sistemul utilizeaza tehnologie moderna si performanta pentru stocarea si gestionarea sigura a volumelor mari de date ORACLE & JAVA. Prin utilizarea corespunzatoare a bazei de date ORACLE sistemul functioneaza eficient chiar daca volumul de documente gestionat va creste semnificativ odata cu trecerea timpului.
  • 3. Beneficii comerciale Disponibilitate in versiuni adaptate nevoilor specifice ale companiei dumneavoastra Licentierea SAAS (software as a service abonament lunar) Nu necesita costuri cu infrastructura hardware nu necesita servere Costurile sunt lunare Se plateste doar atat cat se foloseste, pentru cati utilizatori si persoane se foloseste si doar pe perioada de utilizare Costuri initiale reduse Licentierea COMPLETA: Baza de date utilizata si infrastructura utilizata se regaseste in locatia dumneavoastra Licentierea bazei de date ORACLE catre dumnevoastra Access browser-based, securizat via INTERNET & Virtual Private Network Instalare, implementare si utilizare rapida
  • 4. Avantaje - diferentiatori Utilizarea tehnologiei ORACLE baza de date capabila sa lucreze eficient cu volume mari de date Registratura electronica standardizare conforma cu Normativele Depozite Arhiva si Modelului de Nomenclator Arhivistic Interactiunea cu alte sisteme (ERP, CRM, FMS) Documenta expune o interfata programabila SQL prin care se poate integra cu alte sisteme de tip ERP, CRM, FMS FULL-TEXT-Search optimizat prin utilizare indecsi CLOB (Character Large Object) OCR integrat la scanarea documentelor OCR utilizand ZONE de document predefinite (recunoasterea textului de pe hartiile scanate din anumite zone ale acestora pentru a optimiza timpul de scanare si indexare) SMART Scan multipages scanarea inteligenta a documentelor cu numar variabil de pagini utilizand separatori barcode intre documente Instant Messaging integrat comunicare in timp real intre utilizatori Alerte si notificari pe email si in aplicatie Coduri de bare asociate documentelor Managementul locatorilor fizici pentru documente Integrare cu suita Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Visio, Microsoft Project, email - Outlook) prin add-in-uri specializate (check-in, check-out, new from sablon direct din aplicatiile Office)
  • 5. Functionalitati Registratura electronica Scanarea , incarcarea si arhivarea documentelor Extragerea de Metadate Indexarea documentelor => Cautare flexibila si facila Organizare pe foldere a documentelor Organizare automata, ierarhica pe baza de metadate = foldere virtuale (pe fiecare angajat, pe fiecare client, pe fiecare departament, pe contract, factura, tipuri de documente etc) Cautare FULL-TEXT Administrarea utilizatorilor folosind grupuri, roluri si drepturi de access (read, write, full control, recursiv) Sabloane / document templates Completarea automata a documentelor in format Word cu date din METADATE-le documentului asigurarea conformitatii cu Standardele ISO & others, complianta cu procedurile interne ale organizatiei, ROI Exportul rapoartelor in Excel, PDF, doc, html; Import automat de date din Excel Audit-ul accesului de documente
  • 6. Functionalitati Zone de lucru, Containere de documente crearea zonelor de lucru pentru fiecare utilizator, pe grupuri de lucru, pe departamente, contracte, tipuri de documente Interfatare cu alte sisteme - expune o interfata SQL open prin care se poate interfata cu alte sisteme de tip ERP ,CRM si nu numai Organigrama definirea organigramei pe departamente, asocierea utilizatorilor la organigrama. Utilizarea acesteia in definirea fluxurilor de documente Metadate definirea de tipuri de documente, definirea de metadate/atribute aferente fiecarui tip (exemplu: Tip: certificat garantie; Metadate: data, numar, client, semnat de, valabilitate); asocierea de tipuri de documente la containerele de documente Indexarea si cautarea documentelor documentele sunt indexate dupa tip, denumire si metadate. Cautarea si regasirea se efectueaza dupa criterii multiple de cautare. Regasirea documentelor este rapida sistemul asigura regasirea oricarui document in maxim 3 secunde utilizand filtre pe criteriile de cautare Cautare FULL-TEXT. Sistemul asigura indexarea FULL-TEXT si cautarea in continutul documentelor editabile. Se utilizeaza indecsi speciali ORACLE pentru tipurile de data CLOB si BLOB Administrarea utilizatorilor folosind grupuri, roluri si drepturi de access (read, write, full control, recursiv) Suport ISO alte Certificari sistemul expune mecanismele necesare de control al documentelor si al inregistrarilor in conformitate cu standardele ISO in vigoare.
  • 7. Functionalitati Administrarea LOV-urilor (Listele de Valori) - sistemul gestioneaza listele de valori atasate valorilor ce pot fi completate pentru metadate. Listele de valori sunt de urmatoarele tipuri: statice (exemplu: rosu, negru, albastru), dinamice (bazate pe tabele/SQL exemplu: lista clientilor), mixte, cu adaugare dinamica in lista Fluxuri de documente Sistemul expune unul dintre cele mai complete, flexibile si usor de utilizat mecanisme de administrare a fluxurilor de lucru (secventiale, paralele, aprobari, rezolutii, atribuiri, informari). Fluxurile de baza sunt definite in etapa de implementare, iar apoi sunt intretinute/completate de catre administratorul aplicatiei Integrare cu EMAIL MsOutlook, Microsoft Word, Microsoft Excel, Powerpoint, MsProject, MsVisio Arhivarea automata a documentelor. Recuperarea documentelor sterse din greseala Versionarea documentelor. Check-in / Check-out Scanarea documentelor in DMS Sistemul permite scanarea documentelor prin conexiune directa cu scanner de mare viteza. Documentele sunt scanate si transmise automat in sistemul DMS OCR Reconstituirea textului de pe documentele scanate. Documenta expune un sistem de OCR atat la nivel de document, cat si la nivel de ZONE de DOCUMENT. OCR-izarea documentelor la nivel de zone sustine cresterea performantelor si scaderea timpului de OCR-izare. Textul reconstituit pe fiecare zona poate fi asociat unei metadate specifice a documentului si utilizat apoi pentru indexare si regasirea rapida a documentelor. Mecanismul este unul dezvoltat de INFRASOFT si permite particularizarea facila in raport cu nevoile specifice ale companiei ce utilizeaza sistemul. Sistemul genereaza: PDF, PDF searchable, BMP, JPEG, Tiff
  • 8. Acces securizat. Multilanguage Sistemul asigura accesul securizat la documente, alegerea limbii de lucru (Romana, Engleza, Germana, Rusa). Sistemul permite si integrarea cu Active Directory local al companiei dumneavoastra
  • 9. Consola de lucru curent Consola de lucru asigura un mediu usor de exploatat si familiar pentru utizatori
  • 10. Calendar de activitati Evenimentele generale si particulare alerte pe documente/fluxuri sunt gestionate de sistem
  • 11. Workflow designer Sistemul include fluxuri programabile pentru documente, dar si propriul workflow engine
  • 12. OCR recunoastere automata text Sistemul extrage automat textul de pe documentele scanate si il completeaza pe metadatele indexate ale documentului, pentru regasirea ulterioara sau cautari.
  • 13. Raportare Top Management > Business Intelligence Generarea automata de alerte pe zonele de interes Transmiterea zilnica a alertelor pe email catre factorii de decizie Transmitere de alerte via SMS Accesarea situatiilor privind documentele de pe telefonul mobil -utilizand SMART-PHONES (iPhone, Samsung Galaxy si orice alt Smart-Phone ce