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DIRECTIVA N° 003 -2017-JUS/SG-OGA-OADA

DIRECTIVA GENERAL QUE NORMA EL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO DEL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS

Formulada por Oficina General de Administración. Oficina General de Administración Documentaria y Archivo.

Tipo de Directiva Directiva General.

I. OBJETIVO

Establecer las disposiciones que regulen el funcionamiento del Sistema Institucional de Archivo - SIA del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, en adelante MINJUSDH, a fin de garantizar la administración y gestión efectiva de los archivos para la protección del Patrimonio Documental del Ministerio, el mismo que forma parte del Patrimonio Documental de la Nación.

II. BASE LEGAL

2.1 Ley N° 25323, Ley que crea el Sistema Nacional de Archivos; y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° 008-92-JUS y sus modificatorias.

2.2 Ley N° 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación, y sus modificatorias.

2.3 Ley N° 29809, Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

2.4 Decreto Ley N° 19414, Ley que declara de utilidad pública la Defensa, Protección e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación; y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° 022-75-ED.

2.5 Decreto Supremo N° 043-2003-PCM, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

2.6 Decreto Supremo N° 072-2003-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, y sus modificatorias.

2.7 Decreto Supremo N° 006-2017-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

2.8 Decreto Supremo N° 013-2017-JUS, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

2.9 Resolución Jefatural N° 073-85/AGN-J, que aprueba las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos, para el Sector Público Nacional.

2.10 Resolución Jefatural N° 133-85-AGN-J, precisa que la aplicación de la Resolución Jefatural N° 073-85/AGN-J, es para documentos con menos de 30 años de antigüedad.

2.11 Resolución Jefatural N° 173-86-AGN-J, que aprueba Directivas del Sistema Nacional de Archivos.

• Directiva N° 004/86-AGN-DGAI, "Normas para la formulación del Programa de Control de Documentos en los archivos administrativos del Sector Público Nacional."

• Directiva N° 005/86-AGN-DGAI, "Normas para la transferencia de documentos en los archivos administrativos del Sector Público Nacional."

• Directiva N° 006/86-AGN-DGAI, "Normas para la eliminación de documentos en los archivos administrativos del Sector Público Nacional".

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• Directiva N° 007/86-AGN-DGAI, "Normas para la conservación de documentos en los archivos administrativos del Sector Público Nacional".

2.12 Resolución Jefatural N° 346-2008-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 003-2008-AGN/DNDAAI, "Normas para la Formulación y Aprobación del Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos de las Entidades de la Administración Pública".

2.13 Resolución Jefatural N° 442-2014-AGN/J, que aprueba el Reglamento de Infracciones y Aplicación de Sanciones del Sistema Nacional de Archivos.

2.14 Resolución de Secretaría General N° 017-2015-JUS, que aprueba la Directiva N° 03-2015-JUS/ OGA, "Designación y Reglamento del Comité Evaluador de Documentos del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos".

2.15 Resolución de Secretaría General N° 0124-2016-JUS, que aprueba la Directiva General N° 003-2016-JUS/SG-OGPP, "Directiva General para la formulación, trámite, aprobación y actualización de Directivas del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos".

III. ALCANCE

Las disposiciones contenidas en la presente directiva son de aplicación por todos los Órganos, Unidades Orgánicas, Consejos, Comisiones y Programas del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

IV. RESPONSABILIDADES

4.1. La Oficina de Administración Documentaria y Archivo es responsable de dirigir y administrar el Sistema Institucional de Archivo del MINJUSDH.

4.2. Los Directores y Jefes de los Órganos y Unidades Orgánicas, así como los responsables de los Consejos, Comisiones y Programas del MINJUSDH, tienen la responsabilidad de garantizar el cumplimiento de lo establecido en la presente Directiva.

4.3. El Coordinador del Archivo Central es el encargado de administrar el Repositorio del Archivo Central, en el cual se custodian los documentos de archivo, que contienen la información gestionada en el MINJUSDH.

4.4. Los técnicos, especialistas y responsables de los Archivos de Gestión, Archivos Periféricos y Archivo Central tienen la responsabilidad de cumplir con las Directivas y la aplicación de los procesos para una gestión efectiva del Sistema Institucional de Archivos.

4.5. El incumplimiento de la presente directiva general acarrea responsabilidad administrativa conforme a las disposiciones establecidas en la Ley N° 30057, Ley del Servicio Civil, su Reglamento General, aprobado por Decreto Supremo N° 040-2014-PCM y la Resolución Jefatural N° 442-2014-AGN/J, que aprueba el Reglamento de Infracciones y Aplicación de Sanciones del Sistema Nacional de Archivos.

V. DISPOSICIONES GENERALES

5.1. Para efectos de la presente directiva general, se considerarán las siguientes definiciones:

Auxiliares o instrumentos descriptivos.- Son medios que permiten conocer, localizar y controlar los fondos documentales de cada entidad.

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Foliación.- Es la acción que consiste en identificar la procedencia y enumerar correlativamente las hojas que conforman el documento o unidad documental, a fin de controlar la cantidad de folios por cada uno de estos y custodiar la información.

Fondo Documental.- Los fondos constituyen la mayor agrupación documental, existente en un archivo y corresponden al conjunto de documentos, de cualquier formato o soporte, producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia u organismo en el ejercicio de sus actividades.

Instrumentos Descriptivos.- Los auxiliares o instrumentos descriptivos son medios que permiten conocer, localizar y controlar los fondos documentales de cada entidad, dentro de los que se encuentran los inventario, guías, catálogos, índices, entre otros.

Inventario de Transferencia.- Instrumento que describe la relación detallada de la documentación que se transfiere de un nivel de archivo a otro, de acuerdo a lo establecido en las normas archivísticas.

Sección.-Es la primera división del fondo documental del MINJUSDH, el cual se ha organizado de acuerdo a las funciones, dándole una estructura lógica y jerárquica a nivel de Órganos, Unidades Orgánicas, Consejos, Comisiones y Programas, de acuerdo al Organigrama, respetando los principios de procedencia y orden original.

Serie Documental.- Conjunto de documentos que tienen características comunes, el mismo tipo documental o el mismo asunto y que son archivados, usados, transferidos o eliminados como unidad.

Sub serie Documental.- Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

Programa de Control de Documentos.- Es un documento de gestión archivística que establece las series documentales que produce o recibe una entidad pública como resultado de sus actividades precisando el número de años que deben conservarse y los periodos de retención en cada nivel de archivo hasta su transferencia al Archivo General de la Nación o su eliminación.

Unidad Documental.- Es cada una de las piezas que compone una serie, como los expedientes, legajos, tomos, pieza documental de ser el caso y el cual será identificado para ser organizado y descrito para su servicio.

5.2. El Sistema Institucional de Archivo (SIA) del MINJUSDH tiene como finalidad integrar estructural, normativa y funcionalmente los niveles de archivo del Ministerio, mediante la aplicación de normas, directivas u otras disposiciones, con el propósito de garantizar el correcto tratamiento, conservación, acceso y utilización del patrimonio documental institucional.

5.3. Funciones del Sistema Institucional de Archivo — SIA del MINJUSDH

5.3.1. Proteger el Patrimonio Documental Institucional del MINJUSDH que conforma el Patrimonio Documental de la Nación.

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5.3.2. Coordinar y supervisar el cumplimiento de las actividades archivísticas con los responsables de los niveles de archivos del MINJUSDH, y la correcta aplicación de los procesos archivísticos.

5.3.3. Implementar directivas, lineamientos u otros para la administración y funcionamiento del SIA del MINJUSDH en concordancia con la normatividad vigente.

5.3.4. Supervisar, controlar y aplicar las acciones correspondientes a fin de no incurrir en infracciones establecidas por el ente rector del Sistema Nacional de Archivo.

5.3.5 Velar por la integridad y salud de los servidores a cargo del SIA del MINJUSDH, siendo obligatorio el uso de implementos de protección.

5.3.6. Coordinar, elaborar, actualizar y proponer al Comité de Evaluación de Documentos, el cronograma de eliminación de documentos a ser presentado al Archivo General de la Nación.

5.3.7.Brindar un servicio archivístico efectivo, que permita satisfacer las solicitudes de información y documentos de los Órganos, Unidades Orgánicas, Consejos, Comisiones y Programas de forma completa y oportuna, que sea de utilidad para la toma de decisiones, a fin de cumplir los objetivos, metas y funciones del MINJUSDH.

VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

6.1. De la organización del Sistema Institucional de Archivo El Sistema Institucional de Archivo está conformado por:

Oficina de Administración Documentaria y Archivo Archivo de Gestión Archivo Periférico Archivo Central Comité de Evaluación de Documentos

6 1 1 Oficina de Administración Documentaria y Archivo Como órgano administrador de archivo, la Oficina de Administración Documentaria y Archivo es la responsable de organizar, conducir, coordinar y ejecutar los procesos de archivo general del MINJUSDH; coordinar con el Archivo General de la Nación las acciones generales pertinentes para la depuración y transferencia de la documentación de acuerdo a la normativa vigente; y asesorar y brindar información en materia archivística a los Órganos, Unidades Orgánicas, Consejos, Comisiones y Programas e instituciones oficiales que la soliciten.

6.1.2. Archivo de Gestión Es el archivo donde se encuentra la documentación de alta frecuencia de uso y consulta. Son los archivos que se encuentran en las oficinas y está a cargo del personal de la misma oficina donde se encuentra la documentación o del Responsable del Archivo de Gestión.

Funciones: a) Realizar la organización documental en coordinación con la

Oficina de Administración Documentaria y Archivo, y bajo los parámetros de la Guía de Organización de Documentos.

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b) Registrar y actualizar los Inventarios Descriptivos de Series Documentales que conforman su Archivo de Gestión en cumplimiento del proceso de Descripción.

c) Aplicar medidas preventivas de conservación que permitan mantener a la estructura de los documentos, la seguridad de los responsables y de los repositorios de archivos.

d) Transferir el acervo documental al Archivo Periférico o Archivo Central, el cual debe estar organizado de acuerdo a lo establecido en la Guía de Organización de Documentos.

e) Brindar el servicio archivístico a los usuarios de los Órganos, Unidades Orgánicas, Consejos, Comisiones y Programas a los que pertenece.

6.1.3. Archivo Periférico Es el archivo donde se mantiene la documentación proveniente de los archivos de gestión, y es de donde se realiza la transferencia del acervo documentario debidamente organizado al Archivo Central una vez cumplido el tiempo de retención establecido.

Este archivo se constituirá cuando la complejidad de funciones, nivel de especialización y ubicación física de los Órganos, Unidades Orgánicas, Consejos, Comisiones y Programas así lo requieran. Se encuentra a cargo de la Oficina de Administración Documentaria y Archivo.

Funciones: a) Mantener los documentos organizados en coordinación con la

Oficina de Administración Documentaria y Archivo, y bajo los parámetros de la Guía de Organización de Documentos.

b) Registrar y actualizar los Inventarios Descriptivos de Series Documentales.

c) Acopiar, organizar, describir, custodiar y administrar los documentos que se producen en sus respectivos Archivos de Gestión.

d) Aplicar medidas preventivas de conservación que permitan mantener la estructura de los documentos, la seguridad de los responsables y de los repositorios de archivos.

e) Transferir el acervo documental al Archivo Central, debidamente organizado, de acuerdo a lo establecido en la Guía de Organización de Documentos.

f) Brindar servicio archivístico de los documentos que se mantienen bajo su custodia.

6.1.4. Archivo Central Es donde se recepciona y concentra los documentos transferidos de los Archivos Gestión y Archivos Periféricos del MINJUSDH. Se encuentra a cargo de la Oficina de Administración Documentaria y Archivo.

Funciones:

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a) Buscar el uso efectivo de los recursos, a fin de brindar un servicio de información y documentos de acuerdo a las normas vigentes de transparencia y acceso a la información pública, que promueva una gestión de gobierno abierto.

b) Elaborar, actualizar y supervisar la aplicación de los instrumentos de gestión archivística, para una administración efectiva del Sistema Institucional de Archivo del MINJUSDH.

c) Administrar la documentación proveniente de los archivos periféricos y/o archivos de gestión del MINJUSDH transferidos al Archivo Central.

d) Supervisar y coordinar con los Archivos de Gestión, Archivos Periféricos y Archivo Central, el cumplimiento de las funciones, acciones y ejecución de los procesos archivísticos en cada nivel de archivo.

e) Orientar, a través de sus supervisiones, en materia archivística a los especialistas, técnicos y responsables de Archivos de los diferentes niveles de Archivos de Gestión y Archivos Periféricos.

f) Sensibilizar a los servidores respecto al Sistema Institucional de Archivos.

g) Estandarizar los procesos archivísticos, a fin de asegurar el resguardo y disposición del Patrimonio Documental del MINJUSDH.

h) Establecer las medidas preventivas y de seguridad para la conservación de los documentos de archivo que se custodian en cada nivel de archivo.

Poner en conocimiento las medidas de seguridad que los especialistas, técnicos y responsables de Archivos deben cumplir en cada nivel de archivo.

i) Participar y coordinar con el Comité Evaluador de Documentos, la aprobación y actualización del Programa de Control de Documentos.

k) Participar y coordinar con el Comité Evaluador de Documentos en la aprobación de la propuesta de eliminación de documentos, para ser presentada al Archivo General de la Nación.

I) Evaluar y opinar sobre la aplicación de herramientas tecnológicas de información para agilizar la gestión documental y que a la vez, sirvan como medidas de conservación de documentos.

m) Velar por el cumplimiento de lo establecido como normas y directivas del ente rector del Sistema Institucional de Archivo, para no incurrir en infracciones pasibles de sanción administrativa.

n) Brindar el servicio archivístico de los documentos que se custodia en el Archivo Central a través de las modalidades de consulta, préstamo, expedición de copias, entre otros.

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o) Coordinar con los Órganos, Unidades Orgánicas, Consejos, Comisiones y Programas la verificación de la organización de los documentos, a fin de que se encuentre de acuerdo a lo establecido en la Guía de Organización de Documentos.

P) Orientar a los Responsables de los Archivos en la preparación de los documentos que serán transferidos al Archivo Central.

q) Verificar y supervisar las transferencias del acervo documental al Archivo Central.

6.1.5. Comité de Evaluación de Documentos Es el responsable de conducir la elaboración y aprobación del Programa de Control de Documentos y la autorización de las propuestas de eliminación de documentos.

El Comité está conformado de acuerdo a lo establecido en la Directiva N° 003-2015-JUS-OGA, "Designación y Reglamento del Comité de Evaluación de Documentos del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos", aprobada por Resolución de Secretaría General N° 017-2015-JUS.

6.2. De los Instrumentos de Gestión Archivística Los instrumentos de gestión archivística permiten que el Sistema Institucional de Archivo se administre de forma efectiva y asegura una gestión estandarizada que hace posible medir y mejorar el sistema, a fin de brindar un servicio que satisfaga los requerimientos de información y documentos, por parte de los servidores y ciudadanos.

Los instrumentos de gestión archivística que son parte del Sistema Institucional de Archivo son:

6.2.1. Programa de Control de Documentos Establece los períodos de retención de las series documentales que conforman el Patrimonio Documental del MINJUSDH, señalando el valor permanente o temporal de cada serie.

Las transferencias y eliminaciones de documentos, se ejecutarán en cumplimiento de los periodos de retención, establecidos en el Programa de Control de Documentos.

El PCD estará conformado por el Inventario de las Series Documentales, Tabla General de Retención de Documentos y el Índice Alfabético de las Series Documentales (Ver Anexo 1).

6.2.2. Plan Anual de Trabajo de la Oficina de Administración Documentaria y Archivo Orienta la ejecución de las actividades y acciones que se realiza en el año, para el cumplimiento de los objetivos y metas del Sistema Institucional de Archivo.

a. Formulación:

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El Plan Anual de Trabajo será formulado anualmente por el Jefe de la Oficina de Administración Documentaria y Archivo, y será remitida a la Oficina General de Administración.

La estructura del Plan Anual de Trabajo deberá contener lo siguiente: I) Alcance, II) Objetivos Generales, III) Objetivos Específicos, IV) Política Institucional, V) Realidad Archivística Institucional (Organización, Normatividad, Personal, Local y Equipos, Fondos documentales y Procesos Técnicos Archivísticos), VI) Programación de Actividades (Ver Anexo N° 02) y Presupuesto.

b. Aprobación: El Plan Anual de Trabajo deberá ser aprobado por Secretaria General, mediante Resolución de Secretaria General, para ser presentado ante al Archivo General de la Nación, en el mes de febrero de cada año.

c. Evaluación: La Oficina de Administración Documentaria y Archivo remitirá al Archivo General de la Nación, en la primera quincena de enero, el Informe de Evaluación Anual de las actividades comprendidas en el Plan de Trabajo del año anterior.

La estructura del Informe de Evaluación del Plan Anual de Trabajo deberá contener lo siguiente: I) Introducción, II) Situación Organizacional, III) Evaluación Anual de Actividades (Ver Anexo N° 03) y IV) Recomendaciones.

La estructura del Plan Anual de Trabajo de la Oficina de Administración Documentaria y Archivo, y del Informe de Evaluación de dicho plan, deberá estar conforme a lo indicado a la Directiva N° 003-2008-AGN/DNDAAI, "Normas para la Formulación y Aprobación del Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos de las Entidades de la Administración Pública".

6.2.3. Diagnóstico Situacional Es el que se ejecuta al realizar una visita o supervisión con el objetivo de determinar el estado de los archivos en cada nivel, respecto a la producción documental, el tratamiento de los documentos de archivo, el tema de personal y aquellos otros temas que permitan evaluar la realidad del Archivo y su entorno; con la finalidad de planificar las actividades, de acuerdo a las necesidades identificadas.

6.2.4. Guía de Organización Documental Establece los procedimientos del proceso de organización de documentos, detallando la estructura documental lógica que contiene las secciones, sub secciones, series y sub series documentales; así como los lineamientos para la foliación de los documentos.

6.2.5. Inventarios Descriptivo del Fondo Justicia y Derechos Humanos

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Es el instrumento en el cual se registra la información de las unidades que conforman una serie o subserie documental, con la finalidad de facilitar la localización, garantizar el control del patrimonio documental, brindar un servicio de información eficaz y eficiente; registro que se efectúa en los tres niveles de archivo.

6.3. De los Procesos Técnicos Archivísticos Son aquellos que regulan la aplicación técnica para el tratamiento del Patrimonio Documental. Los procesos que se aplicaran en el Sistema Institucional de Archivo del MINJUSDH son los siguientes:

6.3.1. Organización de Documentos Proceso técnico archivístico que consiste en clasificar, ordenar, signar y foliar los documentos de archivo, respetando el principio de procedencia y orden original. La clasificación, ordenación y signatura de los documentos de archivos se realizara de acuerdo a cada serie o subserie que corresponde a cada sección o subsección. Una vez organizado documentos, se procederá a su foliación.

6.3.2. Descripción de Documentos Proceso técnico archivístico que consiste en identificar las unidades de archivamiento o unidades documentales que conforman una serie o subserie de documentos, lo que permite que se ubique y localice la información o documentos que se encuentran en custodia, mediante los auxiliares o instrumentos descriptivos. Debe aplicarse el formato que corresponda, de acuerdo al nivel de archivo.

6.3.3. Selección de Documentos Proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales de cada entidad para determinar el periodo de retención (temporal y permanente), en coordinación con los órganos y/o Unidades Orgánicas y la Oficina de Administración Documentaria y Archivo, en base a lo cual se formulara el Programa de Control de Documentos.

Las transferencias documentales y las propuestas de eliminación se realizarán de acuerdo a lo establecido en el Programa de Control de Documentos.

6.3.4. Conservación de Documentos Proceso técnico archivístico que consiste en aplicar medidas estratégicas preventivas para que los factores químicos, físicos, biológicos, funcionales o humanos no deterioren la estructura física de los documentos de archivo, con el fin de prolongar su utilización en condiciones óptimas durante el mayor tiempo posible. El proceso archivístico de la conservación de documentos también contempla la utilización de micro formas.

6.3.5. Servicio Archivístico Proceso técnico archivístico que consiste en poner a disposición de los Órganos, Unidades Orgánicas, Consejos, Comisiones y Programas del MINJUSDH, la documentación e información solicitada con fines de información.

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Asimismo, permite la satisfacción del ciudadano que requiera información o documentos de acuerdo a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y su Reglamento.

a) Requisitos para la solicitud del Servicio Archivístico: (1) Enviar correo electrónico a:

gob oe con copia a la Oficina de Administración Documentaria y Archivo.

(2) Indicar el tipo de servicio archivístico. (3) Nombre de la unidad Productora de los documentos

(Órgano, Unidad Orgánica, Consejo, Comisión o Programas).

(4) Nombre de la Serie documental. (5) Número del expediente. (6) Tipo documental o descripción del documento.

b) Tipos de Servicio Archivísticos

(1) Préstamo El documento será extraído del Archivo Central para ser entregado en calidad de préstamo al usuario que lo solicitó, siempre y cuando la solicitud se haya efectuado cumpliendo los requisitos establecidos en el literal a) del numeral 6.3.5.

El préstamo sólo se otorgará al Órgano, Unidad Orgánica, Consejo, Comisión y Programa productor de la documentación, y, será registrado en una base de datos denominada "Constancia de Gestión de Servicio Archivístico" (Ver Anexo N° 04), cuyo formato deberá ser suscrito por ambas partes.

(2) Consulta y/o Lectura El acervo documental podrá ser consultado y/o leído por cualquier Órgano, Unidad Orgánica, Consejo, Comisión y Programa, de acuerdo a los requisitos establecidos en el literal a) del numeral 6.3.5.

El acceso a las instalaciones del Archivo Central para el servicio de lectura deberá ser autorizado por la Oficina de Administración Documentaria y Archivo.

(3) Escaneo de Documentos (4) Copias Fedateadas

ANEXOS Anexo N° 01: Formatos del Programa de Control de Documentos.

1. A. Inventario de las Series Documentales 1. B. Tabla General de Retención de Documentos 1. C. Índice Alfabético del Control de Documentos

Anexo N° 02: Programación de Actividades del Plan Anual de Trabajo Anexo N° 03: Evaluación Anual de Actividades Anexo N° 04: Constancia de la Gestión del Servicio Archivístico.

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ANEXO N° 01 FORMATOS DEL PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS

1. A. INVENTARIO DE LAS SERIES DOCUMENTALES

DATOS GENERALES RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN DEL INVENTARIOS 1. Sector : 4. Nombres y Apellidos: 2. Entidad:

5. Cargo 3. Organo/Unidad Orgánica/Consejo/Comisión/Programa:

6. Teléfono :

IDENTIFICACIÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL.

7.Asunto Principal 8. Titulo de la Serie Documental 9. Codigo de la Serie Documental

10.DESCRIPCIÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL

REGLAS DE CONTROL

11. Valor de la Serie

Documental

12. PERIODO DE RETENCIÓN Total de Años de

Retención Archivo de

Gestión Archivo

Periferico Archivo Central

13. COMITÉ DE EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS 14. LUGAR Y FECHA 15. V°111 del AGN

Resp. De Alta Dirección Resp. de Oficina General de Asesoría Legal

Jefe de la Oficina de Administración y Archivo

APROBADO

Director o Jefe de la documentación evaluada

Lugar y fecha:

Leyenda:

1. Colocar el nombre del Sector: Justicia y Derechos Humanos. 2. Colocar el nombre de la Entidad: Ministerio de Justicia y Derechos Humanos. 3. Colocar el nombre del Órgano, Unidad Orgánica, Consejo, Comisión o Programa cuya documentación se evalúa. 4. Colocar los nombres y apellidos del Director o Jefe de árgano o Unidad Orgánica, o del responsable del Consejo, Comisión o

Programa del MINJUSDH cuya documentación se evalúa. 5. Colocar el cargo del Director o Jefe de Órgano o Unidad Orgánica, o del responsable del Consejo, Comisión o Programa del

MINJUSDH cuya documentación se evalúa. 6. Colocar el número telefónico del Director o Jefe de Órgano o Unidad Orgánica, o del responsable del Consejo, Comisión o Programa

del MINJUSDH cuya documentación se evalúa. 7. Precisar el asunto principal (Órgano, Unidad Orgánica, Consejo, Comisión o Programa) el cual será determinado al sistema

administrativo al que pertenece. Colocar el nombre de la serie documental.

I código de la serie documental se confeccionará de la siguiente manera: Ejm: Asunto Principal: CONT, Titulo de la Serie: Nota de contabilidad: 01, Código: CONT/01. Describir el contenido sustancial del conjunto de documentos que conforman la serie documental. Colocar el valor de la serie documental: con letra T si es temporal, o con la letra P si es permanente. Colocar el número de años que la serie documental debe ser retenida en cada uno de los niveles de archivo y el número total de años de retención.

3. Colocar los nombres y apellidos, y firma de los miembros del Comité de Evaluación de Documentos (CED) del MINJUSDH. 1 Colocar el lugar y fecha de la revisión del Inventario. 15. Dejar en Blanco para ser validado por el Archivo General de la Nación (AGN).

V. CAICEDO Z.

ocar el titulo de las series documentales en orden alfabético D 2. Colocar el asunto principa de la serie documental

ISTR ocar el código de la serie documental

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1. B. TABLA GENERAL DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS

1. Sector 2. Nombre de la Entidad

3. Asunto Principal de la serie documental:

4. Codigo 5. Titulo de la Serie Documental 6. Valor de la

Serie

Documental

7. Periodo de Retención

Total de Años de Retención

Archivo de

Gestión

Archivo

Periférico Archivo Central

Leyenda:

1. Colocar el nombre del Sector: Justicia y Derechos Humanos 2. Colocar el nombre de la Entidad: Ministerio de Justicia y Derechos Humanos 3. Colocar el nombre del asunto principal de la serie documental 4. Colocar el código de la serie documental 5. Colocar el nombre específico del título de la serie documental 6. Colocar el valor de la serie: Con la letra T si es temporal, o con la letra Psi es permanente. 7. Colocar los periodos de retención de la serie documental en cada uno de los niveles de archivo y el número total de años de retención

1. C. ÍNDICE ALFABÉTICO DEL PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS

1. Titulo de la Serie Documental 2. Asunto Principal 3. Código

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ANEXO N° 02

PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO

PRIORIDAD ACTIVIDADES UNIDAD DE

MEDIDA (ml % N°)

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DURACIÓN RESPONSABILIDADES OBSERVACIONES

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SET OCT NOV DIC TOTAL ANUAL

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ANEXO N° 03

EVALUACIÓN ANUAL DE ACTIVIDADES

SECTOR: Justicia y Derechos Humanos ENTIDAD: Ministerio de Justicia y Derechos Humanos OAA: Oficina de Administración Documentaria y Archivo Año:

ACTIVIDADES UNIDAD DE MEDIDA META ANUAL AVANCE ANUAL

PROBLEMAS DETECTADOS MEDIDAS CORRECTIVAS OBSERVACIONES

CANTIDAD %

monnieno if°41:

7FICIN.117 NEPAL DE

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ES •RL.

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ANEXO N° 04 CONSTANCIA DE LA GESTIÓN DEL SERVICIO ARCHIVÍSTICO

N' DR 1 ,

PERU Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

CONSTANCIA DE LA GESTIÓN DEL SERVICIO ARC HIV! STICO

OFICINA DE DESTINO:

N" SERIE DESCRIPCIÓN FOLIO N' DE PEDIDO SOLICITANTE FECHA DE SOLICITUD OBSERVACIONES

1

2

3

SERVICIO ARCHIVISTICOICHORRILLOS) SERVICIO ARCHIVISTICO(MIRAFLORES) USUARIO DEL SERVICIO

FECHA DE SALIDA: FECHA DE RECEPCION: FECHA DE RECEPCION:

NOMBRE Y APELLIDO: NOMBRE Y APELLIDO: NOMBRE Y APELLIDOS:

FIRMA: FIRMA: FIRMA:

FECHA DE DEVOLUCION: FECHA DE DEVOLUCION: FECHA DE DEVOLUCION:

SEGURIDAD SEDE CHORRILLOS SEGURIDAD SEDE MIRAFLORES

NOMBREY APELLIDO NOMBREY APELLIDO

FIRMA FIRMA

CONDICIONES PARA EL PRESTAMO DE DOCUMENTOS

1.E1 formato denominado 'Constancia de Gestión del Servicio Archivístico", deberá estar suscrito por las personas intervinientes en el préstamo (personal del archivo central encargado de la

búsqueda, personal de la sede central encargado de la entrega, y, usuario del servicio, quien solicita el préstamo), quedando prohibido la modificación de los datos consignados en la

constancia (ej. Modificar códigos de empedientes signados en las unidades de archivamiento).

2. Los servidores ylci funcionaros están obligados a mantener la integridad y autenticidad del documento, debiendo comunicarse al Servicio Archivístico y a la Dirección de la Oficina de

Administración Documentaria y Archivo de cualquier anormalidad que se observe en la documentación que haya sido remitida en calidad de préstamo.

3. Las piezas documentales prestadas, deberán ser devueltas en las mismas condiciones y en el mismo orden en que fueron entregadas

4. El tiempo de préstamo de los documentos será de 15 días hábiles, pudiendo ser renovados previa comunicación.

ti.h.geración, daño, pérdida del documento (s) otorgado en préstamo acarreará responsabilidad administrativa ylo penal

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