Direction Immobilier - regie-energie.qc.ca · 2010-10-12 · Le ratio d’espace moyen par poste de...

Confidentiel

Direction ImmobilierCentre de services partagés

Balisage du domaine immobilier

Le 15 juillet 2004

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Table des matières

Page

Introduction 3

Faits saillants 6

Enjeux et limites relatifs au balisage 10

Liste des entreprises participantes 14

Résultats du balisage 16

– Profil des organisations ayant participé au balisage 17

– Indicateurs financiers 20

– Indicateurs non-financiers 24

– Informations relatives aux pratiques d’affaires 26

Annexe A – Liste des entreprises ciblées 34

Annexe B – Questionnaire du balisage 36

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Introduction

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Introduction

KPMG a été mandaté, au nom de Hydro-Québec, Direction Immobilier, pour effectuer un balisage relatif à ses activités de gestion du parc de bâtiments administratifs auprès d’entreprises comparables en Amérique du Nord.

Le balisage visait à obtenir de l’information comparative sur divers aspects du domaine immobilier dont les indicateurs financiers et non-financiers relatifs à la gestion d’un service immobilier ainsi que les meilleures pratiques.

Approche

Le balisage a été réalisé selon une approche en plusieurs étapes soit l’identification des informations à baliser, l’identification des entreprises à solliciter (annexe A), l’élaboration du questionnaire (annexe B), la réalisation du balisage, la préparation d’un rapport préliminaire et la préparation du rapport final.

KPMG a travaillé en étroite collaboration avec l’équipe d’Hydro-Québec dédiée au projet de balisage pour l’identification des entreprises ciblées et pour l’élaboration du questionnaire de balisage dont la version finale a été approuvée par Hydro-Québec.

Déroulement du balisage

La sollicitation des entreprises ciblées, la confirmation de leur participation ainsi que le suivi sur l’obtention des questionnaires de balisage complétés ont été effectués de la fin mars jusqu’à la fin du mois de juin 2004. Initialement, le balisage devait être complété pour la fin juin.

Ces étapes ce sont avérées relativement longues et exigeantes. Il n’a pas été facile d’obtenir la collaboration des entreprises. Nous présentons, dans une section ultérieure de ce rapport, les enjeux, limites et difficultés rencontrés dans le cadre de la réalisation du balisage.

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Introduction

Structure du rapport

Le rapport présente les résultats du balisage selon les quatre sections du questionnaire de balisage :

Profil des organisations ayant participé au balisage;

Mesures de certains indicateurs financiers;

Mesures de certains indicateurs non-financiers;

Informations relatives aux pratiques d’affaires.

L’année de référence pour le calcul des indicateurs demandés était 2003.

Un rapport sommaire des résultats du balisage sera préparé et transmis à chaque entreprise participante, en conservant l’anonymat des répondants (aucun lien entre le nom des répondants et leurs réponses).

Un total de dix entreprises ont participé au présent balisage, incluant Hydro-Québec.

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Faits saillants

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Faits saillants

Profil des organisations ayant participé au balisage

Hydro-Québec, avec ses 24 000 occupants, est la deuxième organisation en importance parmi les participants.

Deux organisations ont fourni des données pour un seul de leurs bâtiments jugé représentatif pour les fins du balisage.

Les organisations sont majoritairement propriétaires de leurs immeubles.

La majorité des bâtiments des organisations sont situés dans des centres urbains.

Sept participants sur dix ont indiqué que la gestion immobilière de leur organisation évoluait au sein d’un centre de services partagés.

Indicateurs financiers

Coût d’exploitation par mètre carré incluant les frais de location

Hydro-Québec se situe dans la moyenne des organisations répondantes avec un coût d’exploitation de 85$ comparativement à une moyenne de 86$ et une médiane de 85$.

Coût d’entretien par mètre carré

Hydro-Québec a un coût d’entretien inférieur de 14% à la moyenne des organisations répondantes (38$ vs 44$).

Coût d’aménagement par employé

Hydro-Québec a un coût d’aménagement par occupant de 958$ comparativement à une moyenne de 1 028$ et une médiane de 958$.

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Faits saillants

Indicateurs non-financiers

Hydro-Québec a le taux d’inoccupation le plus bas de tous les participants ex æquo avec une autre organisation, soit 1 % comparativement à une moyenne de 8 % et une médiane de 4 %.

Hydro-Québec a un taux de roulement (déménagement) de 52 %. La moyenne des entreprises est de 43 % et la médiane est de 49 %.

Hydro-Québec a un ratio de 90 % pour l’utilisation des postes de travail. Elle se positionne de façon comparable avec les autres organisations puisque la moyenne de ce ratio est de 88 % et la médiane est de 90 %.

Hydro-Québec présente le ratio mètre carré par occupant le plus petit ex æquo avec une autre organisation. Hydro-Québec consacre 21 m2 par occupant comparativement à une moyenne de33 m2 et une médiane de 25 m2 par occupant.

Le ratio d’espace moyen par poste de travail d’Hydro-Québec (8,7 m2/poste de travail) est toutefois supérieur à la moyenne des organisations (7,7 m2/poste de travail)

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Faits saillants

Informations relatives aux pratiques d’affaires

Hydro-Québec engage environ 50 % de ses dépenses d’exploitation (excluant les frais de location) auprès de fournisseurs externes comparativement à une moyenne pour les entreprises participantes de 49 %.

Quatre organisations impartissent de façon importante l’entretien et la gestion de leurs bâtiments (plus de 79 % de leurs dépenses d’entretien sont engagées auprès de fournisseurs externes).

Neuf participants sur dix, incluant Hydro-Québec, appliquent le concept d’aménagement universel dans leur organisation. Cette pratique est toutefois moins répandue à Hydro-Québec que dans l’ensemble des organisations (proportion de 15 % vs proportions variant de 60 % à 95 %.

Huit participants sur neuf appliquent le principe des « Pôles d’occupation » dans leur organisation.

Sept participants sur dix refacturent à des clients internes les coûts de leur parc immobilier.

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Enjeux et limites relatifs au balisage

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Parmi les 40 organisations ciblées, un contact a été établi avec 14 d’entre-elles.

Plusieurs organisations ciblées, principalement des propriétaires d’immeubles, n’étaient pas en mesure de répondre au questionnaire puisqu’elles ne font pas la gestion d’immeubles.

Plusieurs organisations contactées ont refusé de collaborer au balisage principalement pour les raisons suivantes :

– du fait qu’elles ne colligent pas nécessairement l’information demandée;

– un manque d’intérêt évident de leur part;

– une directive précise à l’effet qu’elles ne participaient plus à ce genre d’exercice; et

– le questionnaire leur paraissait relativement long et ils n’avaient pas le temps disponible pour le compléter.

Le processus d’établissement des contacts et le suivi sur les questionnaires à recevoir a duré près de trois mois avec un nombre très important de relances par organisation.

Selon les discussions que nous avons eues avec les entreprises participantes, nous avons constaté que Hydro-Québec fait partie d’une minorité d’organisations qui calculent systématiquement les indicateurs financiers et non-financiers pour les activités de gestion de leur parc de bâtiments administratifs. Plusieurs organisations participantes ont calculé les indicateurs de mesure uniquement pour les besoins du présent balisage.

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Les indicateurs financiers sont composés de coûts reliés à la fois à des espaces bureau et à des espaces autres que bureau selon des proportions qui varient entre les entreprises participantes.

Le questionnaire de balisage demandait de décomposer le coût d’occupation en trois catégories de coûts :

– Bloc A (Frais d’exploitation), Bloc B (Coûts d’immobilisation) et Bloc C (Frais généraux).

Les réponses obtenues au bloc B – Coûts d’immobilisation sont imprécises :

– Certaines organisations n’ont pas indiqué leurs coûts d’amortissement étant incapables de les isoler;

– Une organisation avait des bâtiments complètement amortis;

– Quelques organisations ne payent pas de taxes et/ou d’électricité en raison du statut de leur organisation;

– Seule une organisation, en plus d’Hydro-Québec, a comptabilisé des frais financiers.

Peu d’entreprises ont répondu au bloc C – Frais généraux. De plus, les frais indiqués sont très faibles en proportion du coût d'occupation.

Compte tenu de ces aspects :

– Nous n’avons pas considéré les frais généraux et les coûts d’immobilisation dans le calcul des ratios et nous avons renommé le ratio, coût d’exploitation par mètre carré au lieu de coût d’occupation par mètre carré.

– Nous avons calculé deux ratios pour le coût d’exploitation par mètre carré. Le premier tient compte des frais de location et le second les exclut.

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Nous avons calculé qu’un seul ratio pour le coût d’exploitation par occupant et celui-ci inclut les frais de location.

Quelques organisations n’ont pu répondre à toutes les questions du balisage et pour cette raison, le nombre de réponses analysées varie d’une question à une autre.

Les indicateurs de performance obtenus couvrent une seule année civile et ainsi ne visent pas à indiquer des tendances au fil des années.

Deux organisations ont fourni des données pour un seul de leurs bâtiments par manque de données disponibles expliquant ainsi un faible nombre d’occupants.

Quelques organisations ont considéré leur nombre d’occupants comme étant leur nombre de postes de travail.

Une organisation n’a pas été en mesure de nous fournir la répartition de ses coûts entre les différentes catégories.

Nous avons contacté plusieurs organisations, à la suite du survol de leur questionnaire complété, pour valider notre compréhension des informations indiquées. Certaines réponses obtenues demeurent imprécises.

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Liste des entreprises participantes

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Liste des entreprises participantes

Hydro-Québec

British Colombia Hydro & Power Authority

CN

Fédération des Caisses Desjardins du Québec

Manitoba Hydro

Ontario Power Generation

Poste Canada

Société Immobilière du Québec

Tenessee Valley Authority

Ville de Montréal

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Résultats du balisage

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Hydro-Québec, avec ses24 000 occupants, est la deuxième organisation en importance parmi les participants.

Deux organisations ont fourni des données pourun seul de leurs bâtiments, ce qui explique le faible nombre d’occupants.

Nombre d'occupants utilisé aux fins du calcul des différents ratios

24,000

4,813 4,878 4,2306,169

27,340

9,000

1,345 8533,297

0

5,000

10,000

15,000

20,000

25,000

30,000

Hydro-Québec

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Mètres carrés totaux administrés

0

100,000

200,000

300,000

400,000

500,000

600,000

700,000

Hydro-Québec

Moyenne Médianne 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Locataire Propriétaire

Les organisations sont majoritairement propriétaires de leurs immeubles. La moyenne des mètres carrés gérés en propriété est de237 225 comparativement à 61 004 mètres carrés gérés en location.

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La majorité des bâtiments des organisations sont en centres urbains.

Deux organisations ont la majorité de leurs bâtiments en région.

Hydro-Québec et 6 participants ont indiqué que la gestion immobilière de leur organisation évoluait au sein d’un centre de services partagés.

Hydro-Québec et 7 participants ont indiqué que des entreprises externes leur fournissent des services d’aménagement, en tout ou en partie.

Parmi les entreprises participantes, Hydro-Québec (ISO 14001) et une autre organisation(ISO 9001) ont une certification Qualité.

Répartition des mètres carrés par localisation

65%

35%

75%

25%

100%

61%

39%

75%

25%

99%

1%

100%

32%

68%

100%

75%

25%

40%

60%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Hydro-Québec

Moyenne 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Centres urbains Régions

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Les coûts d’exploitation constituent la majorité du coût d’occupation.

Une organisation n’a pas été en mesure de fournir le coût de ses immobilisations. Quelques organisations ne payent pas de taxes en raison du statut de leur organisation.

La majorité des organisations n’ont pas indiqué de frais généraux ou ont présenté un très faible montant, à l’exception d’une organisation dont le coût d’occupation était composé à48 % de frais généraux.

La proportion des catégories de coût est très différente pour chacune des organisations.

Trois organisations n’ont pas été en mesure de nous fournir les dépenses reliées à la sécurité.

Quelques organisations ne payent pas les coûts de l’électricité en raison du statut de leur organisation.

Proportion des catégories de coût qui composent le coût d'occupation

Proportion des catégories de coût qui composent les coûts d'exploitation

36%40%

1%

18%

2%5%

14% 14%

47%

23%

0%5%

10%15%20%25%30%35%40%45%50%

Entretien Services publics Sécurité Gestion d'immeuble Frais de location

Hydro-Québec Moyenne 19

42%

51%

7%

66%

28%

7%

87%

13%

66%

34%

64%

33%

3%

43%

55%

2%

33%

19%

48%

80%

20%

75%

24%

100%

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%

Hydro-Québec

Moyenne 1 2 3 4 5 6 7 8

Coût d'exploitation Coût des immobilisations Frais généraux

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Indicateurs financiersCoût d’exploitation par mètre carré

Coût d'exploitation par mètre carré excluant les frais de location1, 2

Hydro-Québec se place au5e rang parmi 9 participants quant au coût d’occupation par mètre carré incluant les frais de location.

Hydro-Québec a un coût d’occupation de 85 $ comparativement à une moyenne de tous les participants de 86 $ et une médiane de 85 $.

Coût d'exploitation par mètre carré incluant les frais de location1

57

76

57 57

113

89 94

52

129

40

57

0

20

40

60

80

100

120

140

Hydro-Québec

Moyenne Médiane 1 2 3 4 5 6 7 8

85 86 85

57 57 56

167

11094

62

89

0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

Hydro-Québec


Hydro-Québec a un coût d’exploitation par mètre carré excluant les frais de location de 57 $ comparativement à une moyenne de 76 $ et une médiane de 57 $ pour l’ensemble des participants.

Ce coût d’exploitation est inférieur à celui incluant les frais de location compte tenu de l’importance du parc immobilier locatif.

1 Un participant nous a transmis un coût d'occupation global sans le détail des trois blocs de coûts (exploitation, immobilisation, frais généraux). Il a donc été exclu de cet indicateur.

2 Le parc de référence est constitué uniquement des mètres carrés en propriété.

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Indicateurs financiersCoût d'exploitation par mètre carré

37.8 38.8

1.1

16.3

2.6

9.3

15.4 15.0

0.0

5.0

10.0

15.0

20.0

25.0

30.0

35.0

40.0

Entretien Services publics Sécurité Gestion d'immeuble

Hydro-Québec Moyenne

Coût par mètre carré des différentes composantes du coût d'exploitation

Coût par mètre carré du coût d'exploitation selon B.O.M.A. et des frais de location

Hydro-Québec est comparable avec les autres organisations en ce qui concerne ses coûts d’entretien et de gestion d’immeubles par mètre carré.

Les coûts des services publics d’Hydro-Québec sont moins élevés que la moyenne car l’entreprise n'assume pas ses coûts d’électricité. C’est également le cas pour trois autres organisations ayant participé au balisage.

Hydro-Québec a des coûts de sécurité moins élevés que la moyenne. Une organisation fait toutefois augmenter de façon importante la moyenne avec des coûts de sécurité de 30 $ le mètre carré.

Le coût de location par mètre carré d’Hydro-Québec est légèrement inférieur à la moyenne des frais de location (5 répondants incluant Hydro-Québec).

56.976.3

217.0234.0

0.0

50.0

100.0

150.0

200.0

250.0

Coûts totaux selon B.O.M.A. Frais de location

Hydro-Québec Moyenne

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Indicateurs financiersCoût d’entretien

Hydro-Québec dépense67 % de son budget de coût d’exploitation (sans les frais de location) pour l’entretiende ses bâtiments.

Hydro-Québec se situeau-dessus de la moyenne et de la médiane des organisations lesquelles sont respectivement de 50 % et de 56 %.

N.B. L’analyse a été effectuée en excluant les frais de location puisque ces derniers sont composés de plusieurs catégories de coûts, dont des coûts d'entretien.

Proportion des coûts d'entretien par rapport au total des coûts d'exploitation

Coût d'entretien par mètre carré

36%

67%

45%50%

43%

56% 56%56%

87%87%

60%60%

13%

34%

51%51%

32%

55%

28%

45%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Hydro-Québec Moyenne Médiane 1 2 3 4 5 6 7

Avec les frais de location Sans les frais de location

Hydro-Québec se situe en 4e

place ex æquo avec une autre organisation parmi 8 participants en ce qui concerne le coût d’entretien par mètre carré.

Hydro-Québec a un coût d’entretien par mètre carré de38 $ comparativement à une moyenne de 44 $ et une médiane de 38 $.

38 44 3832

82

34 3845

22

58

0102030405060708090

100

Hydro-Québec

Moyenne Médiane 1 2 3 4 5 6 7

N.B. Le numérateur du ratio du coût d’entretien par mètre carré est la somme de l’entretien sanitaire et de l’entretien et réparation intérieures et extérieures. Le dénominateur est constitué des mètres carrés qui sont la propriété des organisations.

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Indicateurs financiersCoût d’exploitation par occupant et coût d’aménagement

Hydro-Québec se place au 6e rang parmi 10 répondants pour le coût d’occupation par occupant.

Hydro-Québec a uncoût d’occupation par occupant de 3 026 $ comparativement à une moyenne de 3 691 $ et une médiane de 2 729 $.

Coût d'exploitation par occupant

3,0263,691

2,729

1,236

9,357

2,7582,032

2,6991,937

3,979

7,619

2,266

01,000

2,0003,0004,000

5,0006,000

7,0008,0009,000

10,000

Hydro-Québec

Moyenne Médiane 1 2 3 4 5 6 7 8 9

5 participants ont été en mesure de répondre à cette question.

Hydro-Québec se place au 3e

rang pour le coût d’aménagement par occupant.

Hydro-Québec a un coût d’aménagement par occupant de958 $ comparativement à une moyenne de 1 028 $ et une médiane de 958 $.

Coût d'aménagement par occupant

9581,028

9581,100

1,649

777658

0

200

400

600

800

1,000

1,200

1,400

1,600

1,800

Hydro-Québec Moyenne Médiane 1 2 3 4

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Hydro-Québec a le taux d’inoccupation le plus bas de tous les participants ex æquo avec une autre organisation, soit 1 % comparativement à une moyenne de 8 % et une médiane de 4 %.

Une organisation (28 %) fait cependant grimper le taux d’inoccupation puisqu’un étage complet dans l’immeuble de son siège social est vacant.

Taux d'inoccupation

1%

8%

4%

7%

19%

3% 4%2%

15%

3%

28%

1%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

Hydro-Québec

Moyenne Médiane 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Taux de roulement (« Churn rate »)

52%

43%49% 48%

35%

50%

21%

52%

86%

2%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Hydro-Québec


Hydro-Québec a un taux de roulement (déménagement) de52 %. La moyenne des entreprises est de 43 % et la médiane est de 49 %.

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Hydro-Québec présente le ratio mètre carré par occupant le plus petit ex æquo avec une autre organisation parmi les organisations participantes.

Hydro-Québec consacre 21 m2

par occupant comparativement à une moyenne de 33 m2 et une médiane de 25 m2 par occupant.

Mètre carré par occupant (espace bureau seulement)

Hydro-Québec a un ratio de 90 % pour l’utilisation de ses postes de travail. Elle se positionne de façon comparable avec les autres organisations puisque la moyenne de ce ratio est de 88 % et la médiane est de90 %.

Ratio d'utilisation des postes de travail

90% 88% 90%

79%

98% 96% 93%90%

74%

85%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

110%

Hydro-Québec


21

33

25 2522

56

22 21

36

46 45

0

10

20

30

40

50

60

Hydro-Québec


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Informations relatives aux pratiques d’affairesDépenses d’entretien

Hydro-Québec engage environ 50 % de ses dépenses auprès de fournisseurs externes tandis que la moyenne est de 49 %.

Quatre organisations impartissent de façon importante (plus de 79 %) l’entretien et la gestion de leurs bâtiments.

Proportion des dépenses d'entretien engagées auprès de fournisseurs internes et externes

50%

50%

49%

51%

100%

15%

85%

15%

85%

8%

92%

30%

70%

79%

21%

90%

10%

27%

73%

80%

20%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Hydro-Québec

Moyenne 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Externe Interne

Les types de travaux d’entretien et d’exploitation donnés en impartition sont les suivants :

Gestion énergétique (1)

Entretien ménager (5)

Système d’alarme incendie, sécurité (4)

Entretien des ascenseurs (3)

Aménagement paysager et déneigement (4)

Travaux de construction, peinture, plomberie, électricité (2)

Réfrigération (1)

Gestion des déchets (1)

Système de climatisation et de chauffage (3)

Calcul d’espace (1)

Entretien intérieur (1)

Services environnementaux (1)

N.B. Le chiffre entre parenthèse indique le nombre de participants ayant ces types de travaux donnés en impartition.

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Informations relatives aux pratiques d’affairesDépenses d’entretien et allocation de l’espace moyen par poste de travail

Hydro-Québec affecte environ 66 % de ses dépenses à l’entretien correctif et 34 % à l’entretien préventif tandis que la moyenne des organisations est de 42 % en entretien correctif et 58 % en entretien préventif.

Pourcentage des dépenses affectées à l'entretien préventif et correctif

34%

66%

58%

42%

45%

55%

40%

60%

60%

40%

57%

43%

85%

15%

80%

20%

64%

36%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Hydro-Québec

Moyenne 1 2 3 4 5 6 7

Préventif Correctif

Allocation de l'espace moyen par poste de travailHydro-Québec a une allocation de l’espace moyen par poste de travail de 8.7 mètres carrés comparativement à une moyenne de 7.7 mètres carrés pour l’ensemble des répondants.

8.77.7 8.3

6.3

10.0

6.0

8.1

6.0

8.0 8.0

0

2

4

6

8

10

12

Hydro-Québec

Moyenne 1 2 3 4 5 6 7 8

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Informations relatives aux pratiques d’affairesEspaces de travail aménagés de façon homogène

Le marché immobilier Nord Américain privilégie de plus en plus des espaces de travail aménagés de façon homogène (postes identiques, ameublement modulaire, cloisons, etc.).

Tous les participants ont répondu à cette question :

Neuf participants appliquent cette pratique dans leur organisation dans une proportion de 15 %,60 %, 85 %, 90 % (2) et 95 % (2) (deux participants n’ont pas été en mesure de spécifier le pourcentage).

Un participant n’applique pas cette pratique dans son organisation.

Commentaires des participants

Un programme de normes est en place qui influence la valeur de notre inventaire existant de mobilier de bureau, aide à contrôler les coûts de déménagement et favorise une identité corporative plus unifiée.

Les normes et politiques d’aménagement sont en réalisation. Le dossier devrait être complété vers la fin de 2004.

Au siège social, 80 % des postes de travail sont aménagés de façon homogène.

« Systems furniture » utilisés pour tous les postes de travail avec peu d'exceptions (meubles sur pied dans les bureaux de la haute direction).

De façon graduelle, tous les postes de travail ouverts sont aménagés en mobilier « intégré » avec des superficies variant de 36 à 54 pieds carrés.

Le mobilier restant est encore aménagé avec du mobilier autoportant.

Le siège social ainsi qu’un autre bureau régional a été aménagé de cette façon. Quelques clients ont aussi opté pour cet aménagement.

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Informations relatives aux pratiques d’affairesPrincipe des « Pôles d’occupation »

Votre organisation applique-t-elle le principe des « Pôles d'occupation »?

Neuf participants ont répondu à cette question :

Huit participants appliquent cette pratique dans leur organisation.

Un participant n’applique pas cette pratique dans son organisation.


Des mouvements importants impliquant de multiples organismes sont exécutés pour grouper des départements dans l'organisation avec des niveaux élevés d'interaction.

La décentralisation des services de première ligne est une orientation de l’organisation. Le regroupement des fonctions administratives en un pôle est actuellement à l’étude.

Nous avons récemment accompli un projet « re-stack » à deux endroits urbains principaux pour fournir l'espace contigu pour chaque branche d'activité.

Nous suivons ce principe autant que possible mais nous acceptons une certaine quantité de fragmentation. Des rénovations de l'espace pour la consolidation doivent être faites en tenant compte des besoins de l’entreprise.

Dans la mesure du possible, c’est ce qui est fait, mais plusieurs unités sont décentralisées.

Oui, pour une même région administrative.

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Informations relatives aux pratiques d’affairesOrientations et principes de la stratégie immobilière

Quelles sont les orientations et les principes qui sous-tendent votre stratégie immobilière (localisation, catégories de bâtiments, propriété vs. location, durée moyenne des baux, etc.) ?

Réduction des frais d'exploitation.

Réduction de l'espace vide tout en améliorant la flexibilité de répondre à de futurs changements dans l’entreprise.

Tend à être propriétaire pour toute occupation permanente. Des exceptions peuvent être faites selon les opportunités du marché.

En location, tend à des baux de courte durée (5 ans maximum).

La décision d’être locataire ou propriétaire est généralement déterminée par les coûts des cycles de vie et par les analyses de valeur présente nette (NPV).

Être propriétaire pour les bureaux régionaux et les centres opérationnels.

Utiliser l'espace loué pour les besoins reliés aux projets spéciaux et pour la croissance de la demande de l'espace à bureau.

La localisation est fonction des orientations de la haute direction.

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Informations relatives aux pratiques d’affairesOrientations et principes de la stratégie immobilière (suite)

Quelles sont les orientations et les principes qui sous-tendent votre stratégie immobilière (localisation, catégories de bâtiments, propriété vs. location, durée moyenne des baux, etc.) ?

La propriété est conservée pour tous les édifices occupés à plus de 50 % par des organismes de la société, mais tous les nouveaux sites sont en location.

Les baux sont signés généralement pour 5 ans, quelques fois 10 ans, rarement 15 ans.

Localisation vs efficacité opérationnelle.

Localisation selon les besoins de la clientèle. Chaque catégorie de bâtiment doit cependant répondre aux exigences de base de la société.

Plus de 92 % des immeubles spécialisés sont en propriété et plus de 63 % des bureaux sont en location.

Les conditions de marché influencent grandement nos choix.

Durée des baux : habituellement 5 ans plus une option de renouvellement de 5 ans avec clause de rétrocession d’espaces de 20 %. Pour les grandes superficies, la durée des baux varie de 10 à 20 ans.

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Informations relatives aux pratiques d’affairesAutres informations relatives aux activités de gestion du parc immobilier

HQ Moyenne* 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Nombre de baux gérés 169.0 198.7 65.0 291.0 60,000.0 28.0 72.0 154.0 91.0 41.0 877.0

Nombre d'employés affectés à la gestion des baux

4.0 4.5 2.5 7.0 45.0 1.0 1.0 2.0 3.0 4.0 16.0

Nombre d'employés affectés au paiement des loyers

2.0 1.7 0.5 2.0 3.0 0.5 1.0 2.0 2.0 2.0 3.0

Nombre de baux gérés par employé 42.3 42.5 26.0 41.6 1,333.3 28.0 72.0 77.0 30.3 10.3 54.8

* La moyenne exclue l'organisation numéro 3 en raison du nombre très élevé de baux gérés par rapport aux autres participants

HQ Moyenne 1 2 3 4 5 6

Nombre de comptes de taxes gérés 5,000.0 2,660.6 7,000.0 60.0 3,284.0 57.0 523.0 2,700.0

Nombre d'employés affectés au paiement des taxes

2.0 2.6 6.0 1.0 5.0 1.0 Imparti 0.5

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Informations relatives aux pratiques d’affairesRefacturation des coûts du parc immobilier

Est-ce que vous refacturez à des clients internes les coûts de votre parc immobilier?

Tous les participants ont répondu à cette question :

Sept participants refacturent à des clients internes les coûts de leur parc immobilier.

Trois participants ne refacturent pas leurs coûts.


Nos services et nos coûts sont revus et évalués périodiquement par nos clients pour assurer des coûts concurrentiels et un niveau de service approprié.

La facturation a pour but de transmettre à l’occupant le coût réel des locaux sans amortissement et frais financiers.

Facturation d’un montant théorique pour chaque pied carré. Chaque espace vacant est absorbé par le département immobilier. Facturation aux usagers pour qu’ils prennent conscience du coût relié à la location d’espace.

Par la méthodologie d’imputation des coûts indirects.

Coûts rechargés via « Service Level Agreements » et « % loading on add, move, change work ».

Facturation mensuelle selon un coût moyen par poste de travail (4 types de poste). Les espaces spécialisés sont facturés au pied carré. La facturation a débuté en janvier 2004.

Tous les coûts reliés à la gestion et l’exploitation d’un immeuble sont imputés à l’occupant principal.

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Annexe A –Liste des entreprises ciblées

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Annexe A – Liste des entreprises cibléesBell Canada

Bonneville Power Administration

BPO properties

British Colombia Hydro & Power Authority

Brookfield properties

Cadillac Fairview Corporation

CarrAmerica

CN

Consolidated Edison Company of New York

Dundee Realty

Fédération des Caisses Populaires Desjardins

First Energy Corp

Florida Power & Light

Groupe Alexis Nihon

Hydro One

Kanata Research Park Corporation

Industrielle Alliance

Lincoln property

Los Angeles Department of Water & Power

Maguire properties

Manitoba Hydro

Niagara Mohawk Power Corporation

Nortel Network

O&Y

Ontario Hydro

Ontario Power Generation

Oxford properties group

Poste Canada

Quebecor

SaskPower

Société immobilière du Québec (SIQ)

SITQ

SNC Lavallin – ProFac Inc.

Tenessee Valley Authority

Tishman Speyer

TransAlta Utilities Corporation

Trizec

Vidéotron

Washington Water Power / Avista Corporation

Ville de Montréal

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Annexe B –Questionnaire du balisage

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