Dipl. Ing. Thomas Mickley jw 104.02.2003 Einfache Dokumentenverwaltung Dipl. Ing. Thomas Mickley jw...

Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.de Seite 104.02.2003

Einfache Dokumentenverwaltung

Dipl. Ing. Thomas MickleyjwConsulting GmbH

http://www.jwconsulting.de

Hanau, den 04.02.2003


Inhalt

Dokumente und Objektverknüpfung

Klassifizierung, Dokumentenhierachie und Schlagwörter

Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept

Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos)

Integration von Web-, R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab)

Vorteile für das Unternehmen


Inhalt








Dokumente

Geschäftsdokumente (Anforderungen, Bestellungen, Lieferavis,...)

Spezifikationen, Ausschreibungen, Pflichtenhefte,...

Produktdaten (Produktbeschreibungen, Gebrauchsanweisungen, Bedienungshinweise, Packungsbeilagen, Anwendungsdokumentationen,...)

Arbeitsergebnisse (Forschungsberichte, Analyseergebnisse, Konzepte, Spektren, CAD-Zeichnungen, Konfigurationen, Bilder, ...)


Dokumentenformate

Browserlesbare Formate (z.B. mit plug-ins) html pdf doc, xls, ppt sxw, sxc, sxi jpg, gif, tiff, bmp xml, xsl java mpeg wmp CAD…, z.B. chemische Formeln


Dokumentenverknüpfung

Geschäftsdokument, z.B. Untersuchungsbericht ist beispielsweise verknüpft mit

Textdokumenten (darunter z.B. Methodenbeschreibung) Bildern Spektren Tabellen Faktura

Dokument, z.B. Methodenbeschreibung ist beispielsweise verknüpft mit

Geschäftsdokumenten Spektren…

D.h. es gilt eine n : m Beziehung.


Inhalt








Dokumentenhierarchie und Schlagwörter

Dokumente können entsprechend eines Thesaurus in einen Hierarchiebaum eingeordnet werden, z.B.

Entwicklungsberichte Anstriche

Wetterfeste Anstriche Innenanstriche

Spezielle Beschichtungen Kunststoffbeschichtungen …

Außerdem oder stattdessen können Dokumente mit Schlagwörtern versehen werden, z.B.

bleihaltig wasserlöslich UV-beständig …


Dokumentenklassifizierung

Zusätzlich können Hierarchieknoten und Dokumente klassifiziert und mit Attributen versehen werden.

Dokumente können miteinander verknüpft werden z.B. AGB Verfahrensanweisungen Richtlinien …


Inhalt








Aufbau eines einfachen Dokumentenservers

Betriebssystem Windows oder Linux

Einrichtung eines hierarchischen Fileverzeichnisses, z.B. periodisch geordnet.

Wahl geeigneter Datei – Idente, z.B. eineindeutige Nummern und zusätzlich aussagefähiger (ASCII) Beschreibungen. Dabei können die betriebssystemabhängigen Dateilängen ausgeschöpft werden.

Verfügbarkeit des Dokumentenservers im LAN für R/3, Webserver und Dokumentenquellen, z.B. Laborgeräte.

Die Verknüpfung der Dokumente zu den Geschäftsprozessen erfolgt im R/3 oder auf dem Webserver. Zur Wiederauffindbarkeit werden die Informationen auf beiden Systemen synchron gehalten.


Langzeitspeicherung

Bei Generationswechsel des Betriebssystems ist der Dokumentenserver upzudaten.

Dabei sollte nach längerer Zeit auch eine Umspeicherung der Dokumente auf eine neue Hardware vorgenommen werden.

In größeren Abständen sind die Formate der Dokumente zu prüfen und gegebenenfalls auch upzudaten.


Ausfallkonzept

Heiße Redundanz z.B. durch: 2. Server Raid-System

Kalte Redundanz z.B. durch: CD oder DVD Kopien 2. Festplatte


Inhalt








Dokumentenverwaltung am Beispiel Ineos

Systematisierung in Baumstruktur

Darstellung und Erreichbarkeit der Dokumente über das Intranet mittels Browser

Einfache Pflege


Browser


Dokumentenverwaltung am Beispiel Ineos

Einfache Administration in Excel

Hierarchie ist frei definierbar

Dokumente können zentral oder dezentral gespeichert werden


Administration in Excel


Administration in Excel

Pflege des Menübaumes in Excel Aus Excel heraus erfolgt:

Aktualisierung der DatenbankAktualisierung der Benutzeroberfläche


Inhalt





Integration von Web-, SAP R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab)



FTP FTP

Integration von Web, R/3 und Dokumentenserver

SAP DokumentenServer

Webbrowser

WebServer

SAPGUI

SAPGUI

SAPGUI

Webbrowser

Webbrowser


Zugriff vom Webserver – Dokumente hinzufügen


Zugriff vom Webserver – Dokumente ansehen


Zugriff vom SAP R/3 – Anzeige der Dokumente aus Web


Zugriff vom SAP R/3 – Hinzufügen neuer Dokumente


Zugriff vom Webserver – Dokumente hinzufügen


Vertraulich

Analytisch Technische ServicesIndustriepark Wolfgang GmbH, Rodenbacher Chaussee 4, D-63457 Hanau

Herrn Dr. Elvira SchulzeFE-PCSchöne Straße 1D 63543 Neuberg

Verteiler:[email protected]

Prüfbericht Nr. 1LW.0200459Auftragsdatum: 05.09.2002Auftrags-/Bestellnummer: 87346587658Produktbezeichnung: Forschungsansatz

Freigabe Auftrag: Dr. Eberhard Busker

Es wurden die beiden angelieferten Proben desForschungsansatzes analysiert. Die Ergebnisse entnehmen Sie bitteder Tabelle.

Ergebnisse:

Nr.Labor

ProbenbezeichnungChargeProben-ID

LeistungPrüfgröße / MerkmalSpezifikationPrüfvorschrift

Ergebnis / Ergebnisun-sicherheit

Bemerkung

1LCMS

Fi_73_2002

02000347

Strukuraufklärung LC-MSStruktur

SOP-LCMS-007

Vereinbar mit GlucoseStark verunreinigt

1Chrom

HPLC-ReinheitsbestimmungGehalt

SOP Chrom-005

90 0,5 %

2 Fi_74_2002

02000348

Strukuraufklärung LC-MSStruktur

SOP-LCMS-007

Vereinbar mit Glucose

2Chrom

HPLC-ReinheitsbestimmungGehalt

SOP Chrom-005

99 0,5 %

Bei beiden Proben handelt es sich um Glucose. Wie vermutet ist dieProbe Fi_73_2002 stark verunreinigt.

Key Account: OttoTel. +49 (0) 6181-59-1234Email: [email protected]

Labormanager: Dr. Eberhard BuskerLaborbezeichnung: MassenspektrometrieTel. +49 (0) 6181-59-3946Email: [email protected]

Auftragsabschluß: 09.09.2002


Dokumente können folgenden Objekten zugeordnet werden: Auftragskopf Probe Stammdaten (Dienstleistungen)

Zuordnung Dokumente


Zugriff vom SAP

Lesend

Schreibend

Zugriff vom Webserver über Browser

Lesend

Schreibend

Zugriffe werden über Berechtigungen gesteuert

Zugriff über Webbrowser und SAPGUI


Speicherung beliebiger Dokumente

Alle Arten von Dokumenten sind verwendbar

Browser lesbare Formate empfohlen Bilder (jpg, gif, bmp) Acrobat (pdf) Word (doc) Excel (xls) usw.


Inhalt








Warum sollten Sie jwConsulting in Ihre Projekte einbeziehen ?

jwConsulting hat Erfahrungen und praxiserprobte Lösungen bei

dem Aufbau einfacher Dokumentenserver

der Verwaltung von Dokumenten mittels SAP R/3 und Webservern

der betriebswirtschaftlich richtigen Verknüpfung von Dokumenten mit Geschäftsprozessen

der Kopplung von SAP R/3 Systemen mit Webservern und der dafür notwendigen Stammdatensynchronisation

der Nutzung von Webbrowsern ohne Lernaufwand


Was wäre Ihr Vorteil bei der Einbeziehung von jwConsulting?

Ihr Vorteil wäre

eine professionelle Beratung und Projektarbeit in der Chemie, Pharmazie und Medizin,

web- und/oder SAP R/3 basierte Speziallösungen entsprechend Ihren Anforderungen,

eine garantierte Termineinhaltung und

ein vorher vereinbartes Kostenbudget.


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