decision-making process

Dra. Ayun Sriatmi, M.Kes

Topik : 3

Bagian Administrasi & Kebijakan Kesehatan

Universitas Diponegoro

Semarang

Decision making is one of the most

fundamental management activities found in

any formal organization. There is no single

approach to decision making that will serve

a manager in all situations.

Instead, manager must be flexible

as well as decisive

( Brown & Moberg )

Batasan / Definisi

Pengambilan keputusan adalah pemilihan alternatif perilaku dari dua alternatif atau lebih ( George R Terry )

Keputusan adalah hasil pemecahan masalah yang dihadapinya dengan tegas dan merupakan suatu jawaban yang pasti terhadap suatu pertanyaan. ( Ralph C Davis )

Proses, pengembangan & pemilihan arah serta tindakan utk memecahkan suatu masalah tertentu ( James Stoner )

Batasan / Definisi

A choice from two or more alternatives ( Stephen P Robbins )

Suatu keputusan adalah suatu pilihan terhadap berbagai macam alternatif ( William R Dill )

Adalah suatu pendekatan sistematis thd hakikat suatu masalah, pengumpulan fakta2 & data, penentuan yg matang dari alternatif yg dihadapi dan pengambilan tindakan yg menurut perhitungan merupakan tindakan yg paling tepat ( Sondang P Siagian )

Batasan / Definisi

Pengambilan keputusan adalah pengambilan pilihan sesuatu alternatif dari berbagai alternatif yang ada dan selesai ( Anderson yg dikutip oleh Bintoro Tjokroamidjojo)

Pengambilan keputusan adalah tindakan pimpinan untuk memecahkan masalah yg dihadapi organisasi yg dipimpinnya dengan melalui pemilihan satu diantara alternatif2 yang dimungkinkan ( Ibnu Syamsi )

Karakteristik pengambilan keputusan

Merupakan suatu proses yg terdiri dari langkah-langkah tertentu.

Dilakukan sbg upaya utk mengatasi / memecahkan masalah.

Adalah proses menentukan satu pilihan alternatif

Hanya dilakukan satu kali saja

Mengandung suatu resiko

Tujuan
pengambilan-keputusan

Pencapaian tujuan organisasi secara lancar, mudah dan efisien.

Pemecahan masalah atas kendala-kendala yang dihadapi organisasi yang seringkali bersifat kontradiktif (masalah maupun penyelesaiannya)

Identification

of a problem

Identification

of Decision Criteria

Allocation of Weight

to Criteria

Development

of Alternatives

Analysis

of Alternatives

Selection

of an Alternative

Implementation

of the Alternative

Evaluation of

Decision Effectiveness

The Decision-Making Process / Phases

( Stephen P Robbins )

Phase of

Decision

Making

TAHAP-TAHAP PENGAMBILAN KEPUTUSAN
( Sondang P Siagian )

Definisi Masalah

Pengumpulan Data

Analisis Data

Penentuan Alternatif2

Pemilihan Alternatif Terbaik

Memutuskan / Action

Implementasi & Monitoring Hasil

Evaluasi

TAHAP-TAHAP PENGAMBILAN KEPUTUSAN
( William N Dunn )

Penentuan Masalah

Penentuan Alternatif

Tindakan / Action

Hasil Keputusan

Pola Pelaksanaan

(Performance)

1.

PENENTUAN

MASALAH

3.

TINDAKAN

2.

PENENTUAN

ALTERNATIF

4.

HASIL

KEPUTUSAN

5.

POLA

PELAKSANAAN

FEED-BACK HASIL EVALUASI

PROBLEM STRUCTURING

PRACTICAL INFERENCES / KESIMPULAN PRAKTIS

Metode

Forecasting

Metode

Rekomendasi

Metode

Monitoring

Metode

Evaluasi

Proses Pengambilan Keputusan

( William N Dunn )

Langkah-langkah
pengambilan keputusan efektif
( M. Manullang )

MENERIMA TANTANGAN

* Merupakan masalah yg diindikasikan sbg ancaman dari suatu peluang (kesempatan), dgn pilihan :

a. Menerima tantangan & melakukan sesuatu

b. Tidak menghiraukan tantangan / membiarkan

MENCARI ALTERNATIF

* Adalah daftar kemungkinan

* Pilihan tawaran berbagai ide langkah / tindakan yg diharapkan dpt mengatasi masalah / tantangan

PENILAIAN ALTERNATIF

MENJADI TERIKAT

* Setelah pilihan terakhir dibuat

BERPEGANG PADA KEPUTUSAN

* Dalam implementasi pilihan / keputusan yg ada

All decisions involve alternatives, values & uncertainty, and all decision processes involve problem structuring and evaluation

( Barry F Anderson )

Keputusan efektif

Keputusan yang berkualitas / berbobot

(bersifat teknis & rasional, cenderung obyektif dgn standar teknis jelas)

* Sesuai masalah

*Sesuai tujuan

* Sesuai prosedur/metodologis

Keputusan yang diterima semua pihak

* Acceptability

* Menunjukkan adanya dukungan & kepatuhan, bersifat subyektif & emosional krn tergantung

pd sikap

Keputusan yang efektif merupakan keseimbangan (Equilibrium) antara disiplin / metode yg harus dilaksanakan (bobot/kualitas) dengan sikap manusiawi terhadap bawahan sehingga dapat diterima (human relations)

KEPUTUSAN EFFEKTIF / TEPAT

DE = Q x A

DE = Q / A

DE = A / Q

DE = Q = A

DE: Effective Decision

Q : Quality

A : Acceptability

( Maier )

Komponen / unsur dalam
pembuatan keputusan baik

Tujuan ditegaskan secara jelas

Identifikasi alternatif yang ada

Perhitungkan faktor2 yg tidak dapat diketahui sebelumnya (uncontrollable-events) sehingga perlu kemampuan prediksi (forecasting)

Kebutuhan sarana utk mengukur hasil yang dicapai.

( Martin Starr)

Proses

Pengambilan

keputusan

Keadaan internal

organisasi

Ketersediaan

Informasi

Kondisi eksternal

organisasi

Kepribadian &

Kecakapan

Decision maker

FAKTOR-FAKTOR PENTING YANG MEMPENGARUHI

PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI
KEPUTUSAN YANG DIHASILKAN
( Nigro & Nigro )

Adanya pengaruh tekanan-tekanan dari luar (under-pressure)

Adanya pengaruh kebiasaan lama (konservatisme)

Adanya pengaruh sifat-sifat pribadi decision maker

Adanya pengaruh dari kelompok luar (lingkungan sosial)

Adanya pengaruh keadaan / kondisi masa lampau (sejarah)

FAKTOR-FAKTOR YANG MENYEBABKAN
KESULITAN DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN ( Gerald M Caiden )

Sulitnya memperoleh informasi yang cukup

Kesulitan mengumpulkan bukti-bukti

Adanya berbagai kepentingan yang berbeda dan mempengaruhi pilihan tindakan yg berbeda-beda pula

Dampak keputusan / kebijakan yg sulit dikenali

Umpan balik keputusan yang umumnya bersifat sporadis

Proses perumusan keputusan / kebijakan yang tidak dimengerti secara benar

Faktor yang mempengaruhi
kompleksitas pengambilan keputusan
( Sondang P Siagian )

Semakin besar volume informasi yg harus diperhitungkan

Semakin besar jumlah aparat pelaksanaan keputusan

Perbedaan kepentingan para pelaksana keputusan

Teknik-teknik pengambilan keputusan yang sophisticated

Kecepatan perubahan lingkungan yg terjadi

Pengetahuan ttg pengambilan keputusan yg semakin mendalam

Nilai yang mendasari perilaku decision maker
dalam proses pengambilan keputusan manajerial ( James E Anderson )

Nilai-nilai politis (political values)

Nilai-nilai organisasi (organizational values)

Nilai-nilai pribadi (personal values)

Nilai-nilai kebijakan (policy values)

Nilai-nilai ideologi (ideological values)

Tipe-tipe decision maker
( decision makers style )
( Eric Form )

Tipe Ketergantungan (The defensive or receptive type)

Tipe Eksploitatif (The exploitative or aggressive type)

Tipe Tabungan (The hoarding type)

Tipe Pemasaran (The marketing type)

Tipe Produktif (The productive type)

Tingkatan keputusan berdasarkan ketersediaan informasi
( Brinckloe )

Keputusan Otomatis (Automatic decision)

Keputusan Berdasarkan Informasi yang Diharapkan (Expected Information Decision)

Keputusan Berdasarkan Berbagai Pertimbangan (Factors weighting decisions)

Ketususan Berdasarkan Ketidakpastian Ganda (Dual uncertainty decisions)

Dasar pengambilan keputusan
( George R Terry )

Keputusan berdasarkan INTUISI (inner-feeling & perasaan)

Keputusan berdasarkan pertimbangan RASIONAL / LOGIKA

Keputusan berdasarkan FAKTA-FAKTA

Keputusan berdasarkan PENGALAMAN

Keputusan berdasarkan WEWENANG

Types of Decisions

Programmed Decisions

* Well structured problem

* Repetitive in nature

*Develop a standardized procedures

* Relatively stated

Non Programmed Decisions

* Associated with unstructured problem

* Relatively big decisions, interms on their impact on people and budgets

*Rely on their judgement, intuition, heuristic / discover

*Dinamic

Katagori keputusan

Berdasarkan

Struktur

Berdasarkan

Ruang-lingkup

Keputusan Berstruktur

(Structured decision)

Keputusan Tak Berstruktur

(Un-Structured decision)

Keputusan Umum

(Generic decision)

Keputusan Unik

(Unique decision)

Katagori keputusan

Berdasarkan

kuantitas

Berdasarkan

Tingkat

manajerial

Keputusan Personal

(Personal decision)

Keputusan Kelompok

(Group decision)

Keputusan Strategis

(Strategic decision)

Keputusan Technikal

(Technical decision)

Keputusan Operasional

(Operational decision)

Keputusan Personal

(Personal decision)

Keputusan Kelompok

(Group decision)

Dinamika

Individu Dalam

organisasi

Dinamika

Lingkungan

organisasi

Dinamika

Kelompok

organisasi

Gambar :

Kekuatan Yang Mempengaruhi

( Sondang P Siagian )

How to make a wise decision ?

The courage to be rational

Creativity in problem structuring

Balanced judgement

orientasi
proses pengambilan keputusan

OPTIMASI

*Perhitungan untung-rugi dalam penyusunan setiap alternatif

* Orientasi efisiensi & efektivitas alternatif terpilih

SATISTICING

* Orientasi kepuasan daripada mengejar penyelesaian terbaik ( yang memuaskan )

* Hanya mempertimbangkan beberapa alternatif saja

* Adanya pengakuan thd rasionalitas terbatas / bounded-rationality

Kesalahan Proses Pengambilan Keputusan yang Berdampak pada Ketidakberhasilan Keputusan

Cara berpikir yang sempit (cognitive-nearsightedness)

Asumsi bahwa peristiwa masa depan akan mengulangi masa lalu / sejarah berulang (assumption that future will repeat past)

Terlampau menyederhanakan sesuatu (over-simplification)

Terlampau menggantungkan pada pengalaman satu orang (overreliance on ones own experience)

Keputusan yang dilandasi oleh pra-konsepsi pembuat keputusan (pre-coencive decision)

Tidak adanya keinginan utk melakukan percobaan (unwillingness to experiments)

Keengganan utk membuat keputusan (reluctance to decide)

Teori Teori
Pengambilan Keputusan

TEORI RASIONAL KOMPREHENSIf

( Rational-Comprehensive Theory )

TEORI INCREMENTAL

( Incremental Theory )

C.TEORI PENGAMATAN TERPADU

( Mix Scanning Theory )

Unsur utama

1.Identifikasi masalah masalah ( dibandingkan )

2.Tentukan ranking sesuai urutan kepentingannya

3.Pencarian pelbagai alternatif

4.Teliti akibat-akibat ( biaya & manfaat ) setiap alternatif

5Bandingkan setiap alternatif

6.Pilih alternatif tertentu

HASIL YANG DIPEROLEH :

Keputusan yang rasional

( Keputusan yg dpt mencapai tujuan yg paling efektif )

Tokohnya : Yehezkel Dror

Teori rasional - komprehensif

KRITIKAN :

( Charles E Lindblom )

Sulit dilakukan karena pengambil keputusan tidak berhadapan dengan masalah yang konkrit & terumuskan jelas (not given)Kesulitan merumuskan masalah yang sebenarnyaTeori RK menuntut hal-hal yang tidak rasional pada diri pengambil keputusan ( mis : pengetahuan, fisik prima, kecukupan informasi, dll)Banyaknya hambatan untuk bertindak secara rasional (misal : kurangnya waktu, kesulitan kumpulkan informasi, meramal masa depan, dll )Sulit bagi pengambil keputusan untuk memilah secara tegas antara nilai pribadi dengan nilai yang diyakini masyarakat.

Mencerminkan suatu teori yang menghindari banyak masalah yang harus dipertimbangkan

Tentukan tujuan dan sasaran yang ingin dicapaiPertimbangkan pada beberapa alternatif yang langsung berhubungan dengan pokok masalah (terutama yang berbeda secara marginal / inkremental)Evaluasi sejumlah kecil akibat yang mendasar bagi setiap alternatifRedefinisi masalah secara teratur & terus menerus

(pertimbangan pada tujuan sarana dan sarana tujuan)

5. Hakikat bersifat perbaikan perbaikan kecil

TEORI INKREMENTAL

HASIL YANG DIPEROLEH :

Keputusan yang mengurangi resiko & menghemat waktu &

biaya yang ditimbulkan oleh suasana ketidakpastian

TOKOHNYA : Charles E Lindblom

KRITIKAN KRITIKAN :

Keputusan hanya mencerminkan kepentingan kelompok yang kuat & mapan serta kelompok kelompok yang mampu mengorganisasikan kepentingan dalam masyarakat.Cenderung abaikan peluang bagi perlunya pembaharuan sosial yang mendasar ( status quo )

Mencerminkan suatu teori yang menggabungkan & memperhitungkan keputusan yang bersifat fundamental maupun keputusan yang bersifat inkremental

Sangat memperhitungkan tingkat kemampuan para pengambil keputusan yang terbatas dan berbeda beda

Teori pengamatan terpadu

(mix-scanning theory)

PRINSIP PEMIKIRAN :

Penggunaan 2 kamera, yaitu :

Kamera yang bersudut lebar & luas namun tidak terlampau rinciKamera yang memfokuskan pengamatan pada daerah daerah tertentu yang memerlukan lebih mendalam / rinci

Tokohnya : Amitai Etzioni

Hasilnya :

KEPUTUSAN YANG KOMPROMISTIS

Teori pengamatan terpadu

(mix-scanning theory)

input

output

Nilai-nilai

Tingkat

pendidikan

Model

keputusan

emosionalisme

politik

proses

Mekanisme Pengendalian & Umpan Balik

Tujuan & sasaran organisasi

Kriteria pelaksanaan kegiatan

Identifikasi permasalahan

Alt.1

Alt.2

Alt.3

Alt.4

Alt.5

Alt.6

KEPUTUSAN

(memilih satu alternatif terbaik)

PENGETESAN

PELAKSANAAN KEPUTUSAN

DAN PENGENDALIAN

Umpan balik,

Perbandingan dan

Pembetulan

(Jika terjadi

penyimpangan)

Terimakasih