[DE] Standards im Records Management & MoReq2 | DGI Online Tagung 2009 | Ulrich Kampffmeyer |...
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1 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 1 von 225
Standards im
Records Management& MoReq2
DGI-Online-Tagung 2009
Dr. Ulrich Kampffmeyer
15. 10.2009
PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung
Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com
© PROJECT CONSULT 2009
Standards im Records Management & MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer
31. DGI-Online-Tagung 2009
Frankfurt, 15. Oktober 2009
P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
2 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 2 von 225
Standards im
Records Management& MoReq2
DGI-Online-Tagung 2009
Dr. Ulrich Kampffmeyer
15. 10.2009
PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung
Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
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© PROJECT CONSULT 2009
Agenda
1. Einführung: Records und Records Management
2. Standards: Records Management und Digital Preservation Standardisation
3. MoReq: Status, Anwendungsbereich und Vision von MoReq2
4. Studien: Der Markt für Records Management
5. Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management
6. Ausblick: Die Zukunft von Records und Informations- Management
3 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 3 von 225
DLM Forum
RM
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2008
Einführung:
Records und Records Management
Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung 2009 | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 3 von 225
4 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 4 von 225
Definitionen
… und das Problem der Übertragung englischsprachiger Begriffe in das Deutsche …
1.2
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5 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 5 von 225
What is a Record?
Information created, received, and maintained as
evidence and information by an organisation or
person, in pursuance of legal obligations or in the
transaction of business.(ISO 15489 Part 1)
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6 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 6 von 225
Was ist ein Record?
Information, die erzeugt, empfangen und bewahrt
wird, um als Nachweis einer Organisation oder Person
bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug
einer geschäftlichen Handlung zu dienen.(ISO 15489 Part 1)
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7 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 7 von 225
Was ist ein Record?
• Unter einem Record wird ein beliebiger Content-Typ verstanden, der sich auf die Geschäftstätigkeit oder die Transaktion eines Unternehmens bezieht.
• Die physische Form spielt dabei keine Rolle, es geht um Inhalt und Rechtscharakter.
• Beispiele sind E-Mails, Verträge, Geschäftsver-einbarungen, Kontoübersichten, Berichte, Video- und Audiodateien, usw.
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Records können über ihre Eigenschaften definiert werden
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• geschäftliche Bedeutung• rechtliche Bedeutung• Kontext• Integrität• Unveränderbarkeit• Authentizität• Kontrollierte Metadaten• Konsistenz• Klassifikation• und andere …
9 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 9 von 225
What is Records Management?
Field of management responsible for the
efficient and systematic control of the creation, receipt,
maintenance, use and disposition of records, including
processes for capturing and maintaining evidence of
and information about business activities and
transactions in the form of records.(ISO 15489 Part 1)
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10 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 10 von 225
Was ist Records Management?
Als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und
systematische Kontrolle und Durchführung der
Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung
und Aussonderung von Schriftgut, einschließlich der
Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von
Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe
und Transaktionen in Form von Akten.(ISO 15489 Part 1)
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11 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 11 von 225
Was ist Electronic Records Management?
• Records Management oder Electronic Records Management (ERM) bezieht sich auf die Strukturierungs-, Verwaltungs- und Organisationskomponente zur Handhabung von Aufzeichnungen.
• ERM ist nicht mit elektronischer Archivierung deutscher Prägung gleichzusetzen, obwohl viele Ansätze sich hier wiederfinden.
• Records Management wird durch zahlreiche internationale Standards gestützt.
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12 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 12 von 225
Was ist Records Management?
Records Management ist unabhängig vom Medium• Verwaltung von physischen Records (z.B.
Papierdokumenten)• elektronisches Records Management (Verwaltung von
digitalen Objekten)
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13 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 13 von 225
Was ist Records Management?
• Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen
• Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung von Informationen
• Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Vernichtungsfristen (Deletion Schedules)
• Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf einzelnen Inhaltskomponenten in Dokumenten
• Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der gespeicherten Informationen
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14 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 14 von 225
Was ist Records Lifecycle Management?
Aufbewahrungsfristen• aufbewahrungspflichtig• aufbewahrungswürdig
Entsorgung von Informationen• Regeln und Nachweis der Vernichtung
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15 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 15 von 225
Was ist Records Lifecycle Management?
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Viele Dokumente
Einige Records
Wenige Archiv- Objekte
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Was ist Records Lifecycle Management?
Ambivalenz des Dokument-Begriffs
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Erzeugung und Nutzung Dokument
Kontrolliertes Management als Record
Dokument (Record)
Langzeitarchivierung Dokument (Archivobjekt)
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• Die Begriffe „Record“ und „Records Management“ sind ungebräuchlich in Deutschland, Österreich und der Schweiz
• Durch SAP wurde eine andere „Auffassung“ von Records Management weit verbreitet
• „Schriftgutverwaltung“ der Begriff, der in der ISO 15489 Übersetzung verwendet wird
• Abhängig von den jeweiligen Ländern werden Begriffe wie „Dokument“, „Akte“, „Dossier“, „Akt“ oder „Vorgang“ im öffentlichen Bereich für „Record“ verwendet
• MoReq (1) ist nicht ins Deutsche übersetzt
Records Management in Deutschland, Österreich und der Schweiz
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18 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 18 von 225
• Im deutschsprachigen Raum wurden die Softwareprodukte als DMS Dokumentenmanagementsysteme (Document Management im weiteren Sinn) oder „Elektronische Archivierung“ (Digital Preservation) vermarktet
• Diese Produkte haben viel Records Management Funktionalität, wurden aber nicht als Records Management positioniert
Records Management in Deutschland, Österreich und der Schweiz
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19 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 19 von 225
• Der Begriff Records Management ist bekannt• in der „akademischen Records Manager Welt“• im öffentlichen Sektor in der Schweiz• in der Pharmaindustrie• in der Finanzbranche
• Es gibt in DACH eine etwas andere „Records Management Kultur“ als im angloamerikanischen Sprachraum …
Records Management in Deutschland, Österreich und der Schweiz
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20 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 20 von 225
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
Standards:Records Management und Digital Preservation (Langzeitarchivierung)
Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung 2009 | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 20 von 225
21 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 21 von 225
Standards betreffen unterschiedliche Ebenen
• Technik• Methoden• Architekturen• Funktionalität• Protokolle• Formate• Abläufe• Metadaten• Schnittstellen• Verfahren• Analysen und Darstellungen• Betrachtungsweisen• …und außerdem viele weitere Geschäftsaspekte
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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Records Management Terminologie
ISO 15489: 2003, Part 1 und 2 Information und Dokumentation
ANSI/AIIM TR2-1998,Technical Report for Information and Image Management
Glossar der Dokumenten-Technologien, herausgegeben von AIIM International
MoReq, Model Requirements for the Management of Electronic Records
Veröffentlicht vom Office for Official Publications of the European Commission, 2001/2002
ISO 12651:1999 Vokabular des Electronic Imaging
Glossary of Records and Information Management Terms
ARMA International, 3rd Ed., 2007
…einige nennen dies jetzt MoReq1
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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ISO 12652 Technischer Bericht, der sich mit der Planung der Vorbereitung von Dokumenten für Scanner-Systeme befasst.
ISO 12653:2000 Testblatt für das Schwarz-Weiß-Scannen von Büro-Dokumenten
ISO 1203:3 Anleitung für die Auswahl von Kompressionsverfahren für Abbilder von Dokumenten
ISO/TS 12022:2001 Anleitung für Kompressionsverfahren für Abbilder von Dokumenten
ANSI/AIIM TR15-1997
Planung der Vorbereitung von Dokumenten für die bildliche Erfassung
ANSI/AIIM TR32-1994
Paper Forms Design Optimization for Electronic Image Management
Erstellen und Erfassen von Records
… Wer hat dies jemals verwendet?
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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IETF RFC 2821 Simple Mail Transfer Protocol.
IETF RFC 2822 Internet Message Format.
ISO 216 Writing paper and certain classes of printed matter – Trimmed sizes – A and B series
Erstellen und Erfassen von Records
… dies ist das Format, das die Amerikaner nicht mögen …
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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Klassifikation von Records
ISO 15489 Information und Dokumentation, Bereich Records Management
MoReq, Model Require-ments for the Management of Electronic Records
Veröffentlicht von der Europäischen Kommission; MoReq zunächst in 2001/2002; MoReq2 in 2008
DIRKS Design and Implementation of Record - Keeping Systems methodology
Entwickelt von State Records New South Wales und National Archives of Australia. Weitreichende Methodik für das Reengineering von Records Management Systemen mit engem Bezug zum Change Management bei Geschäftsprozessen
ISO 2788 Richtlinie für das Anlegen und die Entwicklung einsprachiger ThesauriNederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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Records Management: ISO 15489
• Relevant für die Schriftgutverwaltung im privaten und öffentlichen Sektor und für das Archivwesen
• Definition von Bedeutung, Funktion und Elementen von Schriftgutverwaltungssystemen
• Standard geht nicht wesentlich über Definitionen zum Thema hinaus
• Kleinster gemeinsamer Nenner der beteiligten Länder
• Problematische Terminologie in der deutschen Übersetzung, z.B. „Records Management“ = „Schriftgutmanagement“
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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Requirements for managing records
• Authentizität• Glaubwürdigkeit• Integrität• Brauchbarkeit
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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Gemäß ISO 15489 sollten Records folgende Eigenschaften aufweisen:
In vielen Teilen von MoReq2
geht es besonders um die Brauchbarkeit und
Anwendbarkeit!
28 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 28 von 225
ISO/IEC 15816:2002 Sicherheit-Informations-Objekte für die Zugangskontrolle
ISO/IEC 17799:2005 Leitfaden für das Management der Informationssicherheit
ISO/IEC 18028-1:2006 IT Netzwerksicherheit, Teil 1 – Management der Netzwerksicherheit
ISO/IEC 18028-5:2006 IT Netzwerksicherheit, Teil 5 – Der Gebrauch von Virtual Private Networks zum absichern der Kommunikation über unsichere Netzwerke
X.509 ITU-T Recommendation X.509: Open systems interconnection – The Directory: Public key and attribute certificate frameworks. (http://www.itu.int/rec/T-REC-X.509-200003-l/en)
XKMS XML Key Management Spec. (http://www.w3.org/TR/xkms/)
Zugriffskontrollen/Sicherheitstechniken in der Informationstechnik
Internationale Standards im ERMS- Umfeld
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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ISO 15801:2004 Elektronisch gespeicherte Informationen – Empfehlungen für Glaubwürdigkeit und Zuverlässigkeit
ANSI/AIIM TR25-1995 Der Einsatz von optischen Datenträgern für öffentliche Records
ANSI Z39.50/ISO 23950
Protokoll für das Wiederauffinden (Retrieval) von Informationen
ITU X.667 Generation and registration of Universally Unique Identifiers (UUIDs) and their use as ASN.1 object identifier components. (http://www.itu.int/ITU-T/studygroups/ com17/oid/X667-E.pdf)
Aufbewahrung, Suche und Wiederauffinden
Internationale Standards im ERMS- Umfeld
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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30 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 30 von 225
MoReq, Model Requirements for the Management of Electronic Records
veröffentlicht von der Europäischen Kommission
ISO/TR 12037:1998 Empfehlungen für die Löschung von Records auf einmal-beschreibbaren optischen Medien
Aufbewahrungsfristen und Vernichtung
Internationale Standards im ERMS- Umfeld
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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31 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 31 von 225
FEA Federal Enterprise Architecture
DRM Data Reference Model – Endgültige Version 2.0
e-GMS UK e-Government Metadata Standard
DCMI The Dublin Core Metadata Initiative
AIIM Integrated EDM/ERM Functional Requirements
The National Archives (UK) Functional Requirements for ERM
Metadata Standard
LMER Langzeitarchivierungsmetadaten für elektronische Ressourcen. Nestor Projekt, 2007
ISO 15489, Teile 1 + 2 Information und Dokumentation
PREMIS PREservation Metadata: Implementation Strategies
Metadaten
Internationale Standards im ERMS- Umfeld
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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32 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 32 von 225
MoReq2 Model Requirements for the Management of Electronic Records
ISO 23081, Part 1 Records Management Prozesse, Metadaten für Records
Australian RKMS Recordkeeping Metadata Schema
MARC Machine-Readable Cataloging
METS Metadata Encoding & Transmission Standard
DIRKS Designing and Implementing Recordkeeping Systems (Australia)
US DoD Dept. of Defense 5015.2-STD
Standard für Elektronisches Records Management
Metadaten
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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33 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 33 von 225
ASCII, ISO 10646, ISO 8859
Zeichenkodierung
ISO 3166 Ländernamen
ISO 8601, BSI DISC PD2000
Datumsformate
ANSI Z39.50/ISO 23950
Information Retrieval Protocol
ISO 639 Kennungen für Namen von Sprachen, Sprachcodes
ISO 2788, ISO 5964 Richtlinie für das Anlegen und die Entwicklung einsprachiger Thesauri
Metadaten
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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34 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 34 von 225
Auffinden, Präsentieren undErschließung
ISAAR (CPF) International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families (ICA International Council on Archives)
Inhaltliche Erschließung
ISO 15489, Teil 1 + 2 Information und Dokumentation
Auffinden und Präsentieren
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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ICA International Council on Archives
• Committee of Best Practices and Standards (CBPS): International Standard for Describing Functions (ICA-ISDF)
• Die Endversion des Standards wurde dem ICA Kongress 2008 in Kuala Lumpur präsentiert.
• Dieser Standard setzt auf verschiedene Informationselemente, wobei jedes aus folgenden Teilen besteht:
a. dem Namen des Elementes
b. einem Statement zum Zweck des Elementes
c. einem Statement zu den Regeln und Daten- Constraints, die auf das Element
anwendbar sind
d. wo möglich, Beispiele, die verdeutlichen, wie die Regel zu implementieren ist
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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36 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 36 von 225
ICA - Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments
• Das Ziel des Projekts ist es, global einheitliche Prinzipien und funktionelle Anforderungen an Software, die zum Erzeugen und Managen von elektronischen Records eingesetzt wird, zu definieren.
• Die Suite von Richtlinien und funktionellen Anforderungen ist in drei Modulen organisiert:
• Module 1 Overview and Statement of Principles• Module 2 Guidelines and Functional Requirements for
Electronic Records Management Systems• Module 3 Guidelines and Functional Requirements for
Records in Business Systems
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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37 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 37 von 225
Übermittlung & Migration
EAC Encoded Archival Context
EAD Encoded Archival Description
Übermittlung
ISO 14721:2003 Open archival information system – Reference model (OAIS)
Migration
Der Ausdruck Migration selbst ist mehrdeutig …… genereller Erfassungsprozess
… Ersetzen eines alten Systems und Datentransfer
… kontinuierliche Migration als Strategie
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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38 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 38 von 225
Langzeitarchivierung/Digital Preservation
PADI Preservation and Access to Digital Information
DPC Digital Preservation Coalition
FFIR File Format Information Registry Initiative
PRONOM On-line information system about data file formats and their supporting software products
GDFR Global Digital Format Registry
InterPARES Creator Guidelines for Making and Maintaining Digital Materials, May 2007
DPE: PLATTER Digital Preservation Europe: Planning Tool for Trustet Electronic Repositories
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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39 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 39 von 225
Langzeitarchivierung/Digital Preservation
Library of Congress Format Descriptions
ISO 19005-1:2005 Elektronische Dateiformate für Dokumente zur Langzeitarchivierung – Teil 1: der Einsatz von PDF 1.4 (PDF/A-1)
ISO 14721:2003 Open archival information system – Reference model (OAIS)
ISO/TR 18492:2005 Langzeiterhaltung elektronischer dokumentenbasierter Information
ISO 11799:2003 Aufbewahrung und Bestandserhaltung
ISO 9706 Papierbestandserhaltung
… wird für einen Archivierungsstandard gehalten?!
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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40 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 40 von 225
Records Management ist der ideale Eintrittspunkt in ein Archiv
OAIS Reference Model
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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41 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 41 von 225
SIP Standardisierung und Erfassungsprozesse sind Themen für Records Management:- Metadaten- Interfacing- Lebenszyklus Information- Sicherheit und Aufrechterhaltung
OAIS Referenz Model
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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42 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 42 von 225
Records und Archive
Records Management = Archivierung?
Nein.
• Records beinhalten ‘live’ Informationen.• Records werden bei der täglichen Arbeit verwendet.• Einige Records sollten ins Archiv überstellt werden.• MoReq2 handelt nicht von Archiven – es geht um
Records in verschiedensten Ausprägungen.• Records Management ist nicht nur “vor-archivische
Schriftgutverwaltung”.Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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43 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 43 von 225
Dokumentenformate
ISO 19005-1 Elektronische Dateiformate für Dokumente zur Langzeitarchivierung – Teil 1: Der Einsatz von PDF 1.4 (PDF/A-1)
ISO 29500 : 2008 OOXML Office Open XML, Standardisierung erfolgte am 7. Dezember 2006 als Ecma-Standard ECMA 376
TIFF Tagged Image File Format
TXT ASCII text format
WAVE Audio
XML XML Spezifikation des W3C
ISO 15444 JPEG 2000 Image Coding System
ISO 32000 : 2008 PDF … ist noch der Bedarf gegeben?PDF/A-1 oder PDF/A-2?
Microsoft kontra ISO 26300 ODF Open Document Format
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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44 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 44 von 225
Software Zertifizierung
US DOD 5015.2-STD Standard von Design Kriterien für Software Anwendungen des elektronischen Records Managements. Veröffentlicht vom Assistant Secretary of Defense for Command, Control, Communications and Intelligence, 2007.
DOMEA® Concept Requirement catalogue 2.0
Herausgegeben von der KBst Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung, 2005
Electronic Record-keeping Systems Standard
Veröffentlicht von Archives New Zealand, 2005
Functional specification for Integrated document and records management solutions
Herausgegeben vom National Archives and Records Service of South Africa, Department of Arts and Culture, 2004Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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45 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 45 von 225
DoD 5015.2
• DoD 5015.2: Standard des amerikanischen „Department of Defense“ für Dokumentenmanagement
• Der Standard beschreibt die benötigten Funktionen• Informationsmanagement• Systemmanagement
• Verfolgt gleichen Ansatz wie DIN/ISO 15489 Records Management geht jedoch weniger auf die funktionalen Beschreibungen ein
• Einhaltung der Standards für alle Hersteller erforderlich, die für die Bundesverwaltung in den USA im militärischen und angrenzenden Bereich anbieten wollen
• Zuletzt aktualisiert 2007Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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46 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 46 von 225
Software Zertifizierung
MoReq Model Requirements for the Management of Electronic Records
Veröffentlicht von der Europäischen Kommission; ursprünglich MoReq in 2001 ohne Zertifizierung, Zertifizierung begann mit MoReq2 in 2009
A-CERT Certificate Policy
Ratification Authority, Version 1.5, Juni 2007
NOARK-5 Norwegian recordkeeping system Version 5
Veröffentlicht von Riksarkivet - The National Archives of Norway, 2008
Protocollo Gestione Requirements for the management of electronic records by Italian government, published by CIPNA, 2001
RDIM Records/Document/Information Manage-ment
Integriertes Dokumenten Management System für die Regierung von Kanada. Veröffentlicht von der Information Management Standards and Practices Division, National Archives of Canada, 1996
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NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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47 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 47 von 225
Software Zertifizierung
Records Management Service Components Requirements Development Project Final Report
Veröffentlicht von der National Archives and Records Administration, 2005
ReMANO Software-specificaties voor Records Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid
Herausgegeben von Archiefschool, 2004. Nur in Niederländisch erhältlich.
TNA-2 Requirements for Electronic Records Management Systems
Veröffentlicht von The National Archives, 2002 (4 Bände)
VERS Victorian Electronic Records Management Strategy
Veröffentlicht von PROV Public Record Office Victoria, standard 99/007, 2003
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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48 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 48 von 225
Internationale Standards im ERMS- Umfeld
ISO 12654 Empfehlungen für das Management von Systemen zur elektronischen Erfassung von Aufzeichnungen, die eventuell als Beweismittel dienen müssen, auf optischen WORM-Medien
CAN/CGSB-72.34-2005
Elektronische Records als dokumentarischer Beweis
ANSI/AIIM TR31-2004 Rechtliche Anerkennung von Records, die von IT-Systemen produziert wurden
Rechtliche Empfehlungen
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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49 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 49 von 225
RECORDS
MoReq2, ISO 15489
XML
Metadata:DC, ISAAR, ISOs 23081, 639, 2788, 5964, 8601
ISO 18492, OAIS
X.509, XKMS
ISO 12142
ISO 15801, 12654
ISO 12033
PDF/A
RFC 2821, 2822, TIFF, JPEG
ISO 216
ISO 12037
GUID
PDF/A
ISO 15801, 12654
DOD 5015.2
DOD 5015.2
Abdeckung
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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50 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 50 von 225
Abdeckung
RECORDS
MoReq2, ISO 15489
XML
Metadata:DC, ISAAR, ISOs 23081, 639, 2788, 5964, 8601
ISO 18492, OAIS
X.509, XKMS
ISO 12142
ISO 15801, 12654
ISO 12033
PDF/A
RFC 2821, 2822, TIFF, JPEG
ISO 216
ISO 12037
GUID
PDF/A
ISO 15801, 12654
DOD 5015.2
DOD 5015.2
MoReq2Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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51 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 51 von 225
Folgerung aus Standards
• Standards decken unterschiedliche
Anwendungsgebiete ab. Sie sind nicht immer
vergleichbar und kompatibel.
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
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• Standards haben einen Lebenszyklus und können
veralten. • Standards garantieren per se keine
Investitionssicherheit und keine ewige
Informationsverfügbarkeit – Standards können
nur ein Element in einer umfassenderen
Information-Management-Strategie sein.
52 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 52 von 225
DLM Forum
RM
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2008
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DLM Forum
Dr. Ulrich Kampffmeyer | DLM Network EEIG | Innova.doc 2009 | Barcelona | 06.10.2009 | Slide 52 of 141
MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2
Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung 2009 | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 52 von 225
53 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 53 von 225
MoReq
Model Requirements for theManagement of Electronic Records
herausgegeben von der EuropäischenKommission und dem DLM Forum
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54 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 54 von 225
DLM Forum
• 1994 Entstehung des DLM Forumsnach der Veröffentlichung der Resolution des Europäischen Rates zur verstärkten Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedsstaaten im Archivwesen
• 2002 Öffnung des DLM Forumsdurch die neue Konstitution ist es nun auch Unternehmen, Organisationen und Privatpersonen möglich, Mitglied im DLM-Forum zu werden
• 2002 Gründung der DLM Network EEIGals rechtlicher und Verwaltungsträger des DLM Forum
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55 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 55 von 225
MoReq(1)
The Project At the Intersection of Theory and Practice 12 M arch 2001
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56 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 56 von 225
2001 für Europa veröffentlicht – aber inzwischen Anwendung auf der ganzen Welt verbreitet
Angeregt vom DLM Forum, finanziert von der Europäischen Kommission (IDA)
MoReq: Model Requirements for Electronic Records Management (ERM)
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57 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 57 von 225
MoReq1: Die Historie
• 1994 Entstehung des DLM-Forumsnach der Veröffentlichung der Resolution des Europäischen Rates zur verstärkten Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedsstaaten im Archivwesen
• 1996 Initiative des DLM-ForumsBedarf einer Spezifikation für Anforderungen an Systeme zur Verwaltung elektronischer Dokumente und Archive
• 2000/2001 Erstellung von MoReqim Rahmen des IDA Programms (Interchange of Data between Administrations) der Europäischen Kommission durch das Beratungsunternehmen Cornwell
• 2001 Veröffentlichung in elektronischer Form
• 2002 Veröffentlichung in der Reihe INSAR des Archivs der Europäischen Kommission
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58 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 58 von 225
MoReq1
• Unabhängig in 11 Sprachen übersetzt, bzw. in nationale Versionen umgesetzt (z.B. Remano in den Niederlanden)
• Referenzdokument in Finnland und Dänemark• Gesetzliche Grundlage in Slowenien (seit 2006) • Nicht in die deutsche Sprache übersetzt
Croatian Czech Dutch Fr ench Hungarian
Italian Portuguese Russian Sloveni an Spanish
Brasil
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59 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 59 von 225
MoReq2
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60 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 60 von 225
MoReq2
• ist eine evolutionäre Weiterentwicklung von MoReq1
• verbessert und erweitert MoReq1 • aktualisiert MoReq1 in Bezug auf neue Technologien und
Regularien• modularisiert MoReq1
• nutzt zahlreiche “Best Practices” und inkorporiert bewährte Standards
• ergänzt MoReq1 um eine Testsuite und ein Zertifizierungsverfahren für Softwareprodukte unter der Federführung des DLM-Forums
• wurde am 13. Februar 2008 veröffentlicht
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61 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 61 von 225
MoReq2: Die Historie
• 2002 Forderung des DLM Forum im Abschlussdokument der Barcelona-Konferenz zur Vervollständigung und Erweiterung von MoReq
• 2004 MoReq2 Scoping Reportdes DLM Forum zur Definition des Inhalts von MoReq2
• 2005 Ausschreibung des MoReq2-Projektes durch die Europäische Kommission auf Basis eines Anforderungsdokuments des DLM-Forums
• 2006 Beauftragung der Erstellung Den Auftrag erhielt wiederum die Firma Cornwell (seit Juni 2007 Serco Group) in England, die bereits MoReq1 verfasst hatte
• 2007 ProjektdurchführungDas Projekt startete als offenes Verfahren im Februar 2007 und wurde im Februar 2008 abgeschlossen
• 2008 VeröffentlichungRequirements am 13. Februar 2008 auf Englisch; Testmaterial undXML-Schema im Laufe des Jahres 2008 erschien
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62 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 62 von 225
Entstehung von MoReq2: Scoping Report
• MoReq2 “Scoping report”: Endversion wurde im Februar 2006 veröffentlicht
• Der Scoping study report ist hier erhältlich: http://tinyurl.com/5w5afk
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63 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 63 von 225
Editorial Board
Miguel Camacho, Sadiel, Spanien Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT, Deutschland Paul Murphy, Finanzministerium, Irland Dr. Peter Horsman, Archiefschool, Niederlande Marc Fresko, Cornwell Management Consultants, England Anne Mette Dørum, National Archives, Norwegen Prof. Maria Guercio University of Urbino, Italien Marie Anne Chabin, Archive 17, Frankreich Prof. Luciana Duranti, University of British Columbia, Kanada
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64 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 64 von 225
Die Projekt-Struktur
Management Team
Project OfficerEuropean Commission
Test Framework Development Team
Semi-IndependentReviewer
Archives Panel
Specialists Panel
Users Panel
Editorial Board
Vendor Panel
AdministrationTeam
Authoring Team
DLM Forum
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65 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 65 von 225
MoReq2 Anbieter Panel
Fast die gesamte Records Management Industrie:
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66 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 66 von 225
MoReq2 Specialists Panel
dpe Digital Preservation Europe (früher ERPANET)
document@work, Belgien
International Council on Archives
Records Management Society, England
Records Managers Guild, Russland
Scientific Archivists Group, UK & Europa
The Society of Archivists, Irland
International Records Management Trust
ARMA International, USA
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67 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 67 von 225
MoReq2 Archives Panel
Archives Générales du Royaume de Belgique
Arhiv Republike Slovenije (Slowenien)
Czech Republic Ministry of the Interior
National Archives of Malta
Instituto dos Arquivos Nacionais (Portugal)
Statens Arkiver (Dänemark)
Latvijas Arhivi (Litauen)
Teilnahme weiterer europäischer Nationalarchive durch das DLM Forum (Archiv-Panel)
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68 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 68 von 225
MoReq2 Anwenderpanel
ABN Amro (UK)Aksiom (Croatia)Artefactual Systems inc (Canada)Archives of Manitoba (Canada)Astra Zeneca R&D Charnwood (UK)Auckland Regional Council (New Zealand)Banco de Portugal (Portugal)Bently Historical Library (USA)BHP Billiton Archives (Australia)Cactus Tecnologia (Spain)Central Library of BAS (Bulgaria)Cimtech (UK)Citigroup (USA)Commission for Social Care Inspection (UK)Credit Suisse Securities (Europe) (UK)CSC Australia (Australia)Department of Information and Communication Studies (Namibia)Derbyshire County Council (UK)Digital Curation Centre, Uni. of Edinburgh (UK)Dorset County Council (UK)DRF and Associates (USA)Electronic Office Systems (Russia)Emmerson Consulting (UK)Environment Agency (UK)Essex County Council (UK)European Central Bank (Germany)European Parliament Archive and Documentation Centre (Luxembourg)Federal Court of Australia (Australia)Government Centre for Informatics (Slovenia)
Group 5 Training (UK)Home Office (UK)House of Lords Records Office (UK)IMERGE Consulting (USA)Indiana University (USA)INFORA GmbH (Germany)Information Handy Man (UK)Information Society Development Comittee (Lithuania)International Fund for Agricultural Development (Italy)Isle of Man Public Record Office (UK)Joint Research Centre of the European Commission )Landcorp (Australia)Leicestershire County Council (UK)Lilly (France)Lilly (USA)Mid Sweden University (Sweden)National Agency for Medicines (Finland)National Health Insurance Fund (Bulgaria)Norfolk County Council (UK)Nova Scotia Archives & Records Management (Canada)Outokumpu Technology PTY (Australia)Petro Canada (UK)University College Dublin (Ireland)Varma Mutual Pensions Ins (Finland)Wiltshire County Council (UK)Xerox Corp. (USA)Pfizer Global Pharmaceuticals (Australia)
Rail Corp, Information and Records Management (Australia)
Recordkeeping Innovation (Australia)
Records & Archive Services (Australia)
Records Management Association Australisia (Australia)
Riigikantselei (Estonia)
Royal Mail Group (UK)
Royal Pharmaceutical Society of GB (UK)
SABIC Europe (The Netherlands)
Salford City Council (UK)
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions (Spain)
Service eLuxembourg (Luxembourg)
Servicio de Archivo y Bibliotecas del Ayuntamiento de Cartagena Archivo Municipal parque de Artilleria (Spain)
Sirius Systems France (France)
Stadsarchief Antwerpen (Belgium)
Staffordshire County Council (UK)
State Chancellery of the Republic of Estonia (Estonia)
Swansea CC (UK)
SWIM (New Zealand)
The Varendorff Consultancy ABN (Australia)
Universität Hamburg (Germany)
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69 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 69 von 225
Die MoReq2 Spezifikation
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70 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 70 von 225
MoReq2: Die Spezifikation
MoReq2 ist
eine Spezifikation, die die
Einsatzmöglichkeiten einer
guten, allgemeinen
elektronischen Records-
Management-Anwendung
beschreibt.
Kostenlos erhältlich unter:
www.moreq2.info
www.moreq2.eu
www.moreq2.de
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71 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 71 von 225
MoReq2: Die Spezifikation
• 235 Seiten Requirements• 794 Anforderungen
• Funktional – nicht-funktional• Obligatorisch/vorgeschrieben
- wünschenswert• Kernanforderung - optional
• Veröffentlicht als Microsoft Word, Microsoft Word 2007 und Adobe PDF
• Metadaten Modell (nicht so vollständig wie andere, aber besser strukturiert)
• Nutzung vorhandener Normenwie ISO 15489, 17421, 23081,u.a.
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72 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 72 von 225
Inhalt von MoReq2
• „Requirements“ (der eigentliche Standard)• Datenmodell (Anhang 9)
• Test Framework
• XML Schema
• Zertifizierung
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73 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 73 von 225
Struktur der MoReq2 Ergebnisse
Spezifikation Metadaten ModelTest framework Material XML Schema
MoReq2.eu
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74 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 74 von 225
MoReq2 Inhaltsverzeichnis
1 Introduction2 Overview of ERMS Requirements3 Classification Scheme and File Organisation4 Controls and Security5 Retention and Disposition6 Capturing Records and Declaring Records7 Referencing8 Searching, Retrieval and Presentation9 Administrative Functions10 Optional Modules11 Non-Functional Requirements12 Metadata Requirements13 Reference model
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75 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 75 von 225
MoReq2 Inhaltsverzeichnis
1 Introduction2 Overview of ERMS Requirements3 Classification Scheme and File Organisation4 Controls and Security5 Retention and Disposition6 Capturing Records and Declaring Records7 Referencing8 Searching, Retrieval and Presentation9 Administrative Functions10 Optional Modules11 Non-Functional Requirements12 Metadata Requirements13 Reference Model
Die klassischen Records Management Funktionen
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76 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 76 von 225
MoReq2 Optionale Module
10.1 Management of Physical (Non-electronic) Files and Records
10.2 Disposition of Physical Records 10.3 Document Management and Collaborative
Working10.4 Workflow10.5 Casework10.6 Integration with Content Management
Systems10.7 Electronic signatures10.8 Encryption 10.9 Digital Rights Management10.10 Distributed Systems 10.11 Offline and Remote Working10.12 Fax Integration10.13 Security Categories
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77 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 77 von 225
MoReq2 Anhänge
Appendix 1 – Reference Publications
Appendix 2 – Development of this Specification
Appendix 3 – Use of this Specification in Electronic Form
Appendix 4 – Acknowledgements
Appendix 5 – Correspondence to Other Models
Appendix 6 – Date Processing
Appendix 7 – Standards and Other Guidelines
Appendix 8 – Changes from the Original MoReq
Appendix 9 – Metadata Model
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78 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 78 von 225
Aufbau des Standards
Metadata model
Reference model
Ease of Use
System Availability
Performance and Scalability
TechnicalStandards
Legislative and Regulatory Requirements
Long Term Preservation and Technology Obsolescence
Outsourcing and Third Party Management of Data
Business Processes
Non-Functional Requirements
Optional Modules
Fax Integration
Security Categories
Offline and Remote Working
Distributed Systems
Digital Rights Management
Encryption
Electronic signatures
Integration with Content Management Systems
Casework
Workflow
Document Management and Collaborative Working
Disposition of Physical Records
Management of Physical (Non-electronic) Files and Records
Basic Modules
Administrative Functions
Searching, Retrieval and Presentation
Referencing
Capturing Records
Retention and Disposition
Controls and Security
Classification Scheme
Chapter „0“Metadata model
Reference model
Ease of Use
System Availability
Performance and Scalability
TechnicalStandards
Legislative and Regulatory Requirements
Long Term Preservation and Technology Obsolescence
Outsourcing and Third Party Management of Data
Business Processes
Non-Functional Requirements
Optional Modules
Fax Integration
Security Categories
Offline and Remote Working
Distributed Systems
Digital Rights Management
Encryption
Electronic signatures
Integration with Content Management Systems
Casework
Workflow
Document Management and Collaborative Working
Disposition of Physical Records
Management of Physical (Non-electronic) Files and Records
Basic Modules
Administrative Functions
Searching, Retrieval and Presentation
Referencing
Capturing Records
Retention and Disposition
Controls and Security
Classification Scheme
Chapter „0“
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79 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 79 von 225
ERM Funktionen (MoReq2)
RECORDS
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80 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 80 von 225
8 Kategorien für Funktionalität
RECORDS
Marc Freskos Idee:
8 Basiskategorien von Funktionalität rund um Records
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81 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 81 von 225
DLM Forum
RM
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung
Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2008
• Requirements online und gedruckt verfügbar
• Test Material bereitgestellt• XML Schema fertiggestellt• Test Center Abkommen unterzeichnet• MoReq Governance Board
gegründet• Übersetzungen & Kapitel 0 in Arbeit• Als erste Records Management Software
wurde das Produkt Folio von Fabasoft zertifiziert
„Everything is in Place“
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82 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 82 von 225
Status der Übersetzungen
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In Arbeit Erledigt
Katalanisch
Polnisch
Portugiesisch
Rumänisch
Slowenisch
Ungarisch
Französisch
Koreanisch
Russisch (2)
Tschechisch
83 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 83 von 225
MGB MoReq Governance Board
Das MoReq Governance Board hat die folgenden Aufgaben und Verantwortlichkeiten:• Schutz von Markenrechten• Kontinuität und Qualität des Inhaltes des MoReq• Koordination der Chapter Zero und der Übersetzung
der MoReq Spezifikation• Verbreitung von MoReq durch Publikationen,
Schulungen und andere Maßnahmen• Fortlaufendes Programm für die Maintenance &
Entwicklung der Tests und der Zertifizierung
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84 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 84 von 225
MGB Moreq Governance Board
Mitglieder
Martin Waldron Inform Consult (England) Vorsitz
Hans Fredrik Berg National Archive (Norwegen)
Marc Fresko Inforesight (England)
Jon Garde Objective (England)
Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT (Deutschland)
Karl Mayrhofer Fabasoft (Österreich)
Thomas Rumi imbus (Deutschland)
Jef Schram European Commission (Belgien)
Joze Skofljanec Nation Archive (Slowenien)
Rory Staunton Strategy Partners (England)
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85 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 85 von 225
MGB Moreq Governance Board
Erste Ergebnisse
• Richtlinie für den Zertifizierungsprozess• Richtlinie für Pflege und Updates von MoReq• Richtlinie für Übersetzer• Richtlinie für Kapitel 0• DLM Forum und MoReq Website (September 2009)• MoReq Roadmap• Kontinuierliche Rückmeldungen bei Fragen von
Übersetzern und Anbietern in Bezug auf technische Angelegenheiten
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86 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 86 von 225
MGB Moreq Governance Board
Arbeitsgruppen
• Brand Protection (BPWG)
• Dissemination and Training (DTWG)
• Maintenance and Innovation (MIWG)
• Testing and Certification (TCWG)
• Translation & Chapter Zero (TZWG)
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87 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 87 von 225
DLM Forum -MoReq2 Testing Regime
Imbus AG (http://www.imbus.de)
Europäische Kommission – DLM Forum (DLM
Network EEIG) – akkreditiertes Testcenter
• 11.12.2008 akkreditiert für 2 Jahre, kann verlängert werden
• Erstes Produkt im August 2009 zertifiziert
(Fabasoft, Wien, Österreich, http://www.Fabasoft.com)
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88 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 88 von 225
Aufgabe für MoReq2 in 2009:Den Nutzen herausstellen
Es ist notwendig, den Wert und den Nutzen von
MoReq2 aufzuzeigen:• Sogar eine komplexe Struktur kann leicht mit modernen
Software-Architekturen, Applikationen und Benutzerschnittstellen benutzt werden
• Wenn man MoReq2 richtig einsetzt, hilft dies, Geld zu sparen und die Effizienz zu steigern
• Nicht jeder braucht jede Funktion: man muss den modularen Ansatz passend anwenden
• Die Systeme müssen nicht nur die MoReq2-Funktionalität beherrschen, sondern auch die Büroangestellten bei ihrer Tagesarbeit unterstützen
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89 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 89 von 225
Beispiele aus der Spezifikation
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90 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 90 von 225
Metadaten Modell
• Das komplette Metadaten Modell• 345 Elemente unter 158 IDs
Vorsicht in der Anwendung:beinhaltet Fehler
• ISO 23081 konform• Metadaten für Records
• Basis für XML SchemaDer Großteil der MoReq2-User kann diesesMetadaten Modell ignorieren
M185: Description.copy_recipient.e_mail_address
Obligation: Optional Occurs: Many
Definition: The e-mail address(es) of copy recipient(s) of a document that is captured as a record.
Applies to: class file sub-file volume record
Populated: Automatically by the ERMS from the document when possible. Otherwise entered manually when a record is captured.
Source Record or user.
Default Value most recently used for this element (if no address available from record).
Inheritance None.
Use conditions:
Cannot be modified.
Comment: Captured automatically by the ERMS from e-mail messages and from word processed (or other) documents that have been prepared with an appropriate template.
For e-mail value is taken from the “addr-spec” part of the RFC 2822 header field “cc”, one occurrence for each mailbox listed in the “to” field (and one occurrence for each mailbox listed in any “group” fields).
Manually entered in cases where, for example, an incompatible template is used or in the case of an e-mail with no “to” field.
This element is required for incoming, outgoing and internal documents, despite the fact that the requirement below does not address all of these.
See also M191.
Requirements 6.1.18, 10.12.7, 10.12.8
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91 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 91 von 225
Datenmodell
Reference model• Entity-Relationship Modell
1
1
1
Sub-file
1
0 - *
Component1 - *
File0 - *
1
Volume0 - *
IS MADEUP OF
APPLIESTO
MAYCONTAIN MAYCONTAIN
MAY BEDIVIDED
INTO
MAY BEDIVIDED
INTO
MAY BEDIVIDED
INTO
MAY BEDIVIDED
INTO
RecordDocument Record Type
1
1
0 - *1 - *
1 - *
HASIS FORMEDOF
Classification Scheme1
Classification Scheme1
1
1 - *
1 - *
CONTAINS CONTAINS
1 - *
0 - 1
1 - *
1
1 - *
1 - *
1 - *
APPLIESTO
1 - *APPLIES
TO
1 - *
Retention & DispositionSchedule
1 - *
IS MADEUP OF
1
1 - *
Document Type
HAS
1
1 - *
IS STORED IN
IS STORED IN
IS MADE UP OF IS MADE UP OF
Class
1
0 - *
Exactly one Zero or one Zero or more One or more Exclusive OR1 0 – 1 0 - * 1 - *
Key:
1
MAY BEDIVIDED
INTO
MAY BEDIVIDED
INTO
0 - *
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92 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 92 von 225
1
1
1
Sub-file
1
0 - *
Component1 - *
File0 - *
1
Volume0 - *
IS MADEUP OF
APPLIESTO
MAYCONTAIN MAYCONTAIN
MAY BEDIVIDED
INTO
MAY BEDIVIDED
INTO
MAY BEDIVIDED
INTO
MAY BEDIVIDED
INTO
RecordDocument Record Type
1
1
0 - *1 - *
1 - *
HASIS FORMEDOF
Classification Scheme1
Classification Scheme1
1
1 - *
1 - *
CONTAINS CONTAINS
1 - *
0 - 1
1 - *
1
1 - *
1 - *
1 - *
APPLIESTO
1 - *APPLIES
TO
1 - *
Retention & DispositionSchedule
1 - *
IS MADEUP OF
1
1 - *
Document Type
HAS
1
1 - *
IS STORED IN
IS STORED IN
IS MADE UP OF IS MADE UP OF
Class
1
0 - *
Exactly one Zero or one Zero or more One or more Exclusive OR1 0 – 1 0 - * 1 - *
Key:
1
MAY BEDIVIDED
INTO
MAY BEDIVIDED
INTO
0 - *
93 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 93 von 225
Capture Subsysteme
Detaillierte Anforderungen für:
• E-Mail Integration
• Abfrage von Subsystemen
• Faxserver
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94 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 94 von 225
Workflow
• Integration mit Records Verwaltungsfunktionen
• z.B. eine Workflow Instanz ist ein Record
• Erlaubt auch Unterbrechungen von Records-Management-Prozessen, um andere ECM-Anwendungen zu benutzen
Process step 1
Process step n
Process step n+1
User initiates process
Processcomplete
Process step 2
Userchoosesfunction
Function
Userchooses tocontinue
etc.
etc.
YES
NOYES
NO
Processabandoned
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95 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 95 von 225
Integration in ein Content Management System
• Ermöglicht den Austausch von Records mit Content Management Systemen (CMS)
• Transmitting copies
• Common repository
• Spezielle Web-CMS-Funktionalität, z.B. für “style sheets”
• Berücksichtigung von CMS- Metadaten
• befasst sich mit Versionen
• Audit trail
ERMS
CMS
Records to be processed by CMS
Records processed and/or published by CMS
Information from other sources
ERMS
CMS
Records to be processed by CMS
Records processed and/or published by CMS
Information from other sources
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96 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 96 von 225
MoReq2 XML Schema
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97 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 97 von 225
MoReq2 XML-Schema Entitäten
MoReq2-Class.xsd - Class entity definition.MoReq2-Component.xsd - Componenet entity
definition.MoReq2-Entity_Agent.xsd - Entity Agent relationship
definition.MoReq2-File.xsd - File entity definition.MoReq2-Group.xsd - Group entity definition.MoReq2-Record.xsd - Record entity definition.MoReq2-Record_Redaction.xsd - Record Redation definition.MoReq2-Record_Type.xsd - Record Type definition.MoReq2-Retention_And_Disposition.xsd - Retentional & disposition
schedule definition.
MoReq2-Role.xsd - Role entity definition.MoReq2-Sub-File.xsd - Sub-File entity definition.MoReq2-User.xsd - User entity definition.MoReq2-Volume.xsd - Volume entity definition
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98 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 98 von 225
XML Schema
• Spezifiziert ein Standard Austauschformat• Basiert auf dem Metadatenmodell • Erlaubt den Austausch von
- Electronic Records
- Aggregationen (Akten, Klassen etc.)
- Klassifikations-Schemata
Vorgesehen hauptsächlich für Software-Anbieter
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99 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 99 von 225
MoReq2 Conformance Testing
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100 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 100 von 225
Test Framework Material
• Entwickelt von der imbus AG
• Über 1000 Seiten• Konform mit
IEEE 829 - Standard for Software Test Documentation• Referenziert eindeutig zur Spezifikation und detailliert die
Spezifikation• Komponenten kombinier zur Anpassung an spezifische
Testszenarien und Funktionsumsetzungen in Produkten• Beinhaltet
• Test -Daten• Testskripte und und Anweisungen• Erwartete Ergebnisse
• Hauptsächlich gedacht für Software-Unternehmen;kann aber auch von Anwenderunternehmen für dieDurchführung von Tests und Abnahmen benutzt werden
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Conformance Tests
• MoReq2 Test Framework • Dokumentation zum Testen der Übereinstimmung eines
ERMS mit MoReq2 abhängig von „Obligatory“ und „Optional“ sowie „Core Module“ und „Optional Module“
• Durchführung in definierten Hard- und Software-Umgebungen (Angabe in der Zertifizierung)
• Es gibt nur die Bewertung „Erfüllt“ oder „Nicht-erfüllt“
• Testbarkeit der KriterienY formal testbare Anforderung
• z.B. minimal 3 Hierarchiestufen im Klassifikationssystem N nicht formal testbare Anforderung
• z.B. Unterstützung des Klassifikationssystems des Unternehmens
P teilweise testbare Anforderung. • z.B. unbegrenzte Anzahl Hierarchiestufen
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102 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 102 von 225
Anwendung von MoReq2: Z.B. Nutzung in Ausschreibungen
• Bedachte Anwendung von MoReq2 bei Ausschreibungen: nicht einfach alles kopieren!Individuelle Anpassung an die Anforderungen
• Heraussuchen der für den Anwendungsfall relevanten Kriterien• Nutzung der optionalen Module, da hier die Effizienzpotentiale
im Prozess-Management liegen• Hinzufügen individueller Anforderungen, besonders für:
• Integration in andere Systeme• Allgemeine Anforderungen sind zu spezifizieren (z.B.
Performance) • Rollen- und Zugriffskontrollen• Notwendige zusätzlichen Metadaten und Funktionalität
• Nur die Veränderungen (Ergänzungen) von MoReq2 in der Ausschreibung veröffentlichen
• Alle Änderungen die an der Basisspezifikation vorgenommen werden, müssen in der Ausschreibung hervorgehoben werden
• Zertifizierte Software-Produkte sind in 2009 verfügbar!
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103 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 103 von 225
Studien: Der Markt für Records Management
Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung 2009 | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 103 von 225
104 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 104 von 225
DLM Forum
RM
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2008
Records Management
als Teil von
ECM
Enterprise Content Management
Records Management: Eine Marktsicht
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105 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 105 von 225
Der ECM- und Records Management- Markt: internationale Studien
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106 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 106 von 225
Marktstudien
Gartner, Forrester & Co.
Records Management Funktionen und Anbieter Positionierung
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107 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 107 von 225
Gartner Group 2008 „MarketScope for Records Management“
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108 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 108 von 225
Gartner Group 2008„MarketScope for Records Management“
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109 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 109 von 225
Gartner Group 2009„MarketScope for Records Management“
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DoD 5015.2-STD 2002,
Chp 2
DoD 5015.2-STD 2007
TNA2 VERS v2
Autonomy X X
CA X
EMC X X
HP X X X
IBM X X
Iron Mountain
X
Laserfiche X
Open Text X X X
Oracle X
110 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 110 von 225
Gartner Group 2009 „MarketScope for Records Management“
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111 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 111 von 225
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Forrester Wave Records ManagementAugust 2009
112 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 112 von 225
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Forrester Wave Records ManagementAugust 2009
113 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 113 von 225
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Forrester Wave Records ManagementAugust 2009
114 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 114 von 225
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Forrester Wave Records ManagementAugust 2009
115 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 115 von 225
Forrester Wave Records ManagementAugust 2009
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116 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 116 von 225
… und wo sind die deutschen Anbieter?
• Da es den Begriff „Records Management“ in der deutschen Szene nicht gibt (im akademischen Bereich und bei den Archiven wird von Schriftgutverwaltung gesprochen) fehlen auch die Angebote.
• Viel Funktionalität ist in Dokumentenmanagement- und Archivsystemen vorhanden, ohne dass es sich um explizite Records Management Ausprägungen handelt.
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117 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 117 von 225
DataMonitor ERDM Studie 2008
Autonomy
Open Text HP
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118 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 118 von 225
Marktstudien
AIIMAssociation for Information
and Image Management international
Records Management Anwendung
und Perzeption
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119 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 119 von 225
• The volume of paper records is still increasing steadily in 56% of organizations, but in 22% it is at last showing signs of decreasing. Meanwhile the volume of electronic records is “increasing rapidly” for 70%, and unsurprisingly, is not decreasing for any.
• Half of organisations are scanning newly received paper items and filing them electronically rather than manually, and a third of businesses are looking to go to all-electronic records-keeping.
• But for the other half, as well as manually filing inbound paper documents, 40% admit to routinely printing newly generated office documents and emails for the purpose of filing them as paper records.
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AIIM RM Studie 2009 Zusammenfassung
120 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 120 von 225
• Electronic records are more than twice as likely to be described as “Unmanaged” than paper records.
• 71% of organisations have a procedure for legal hold of paper records in the event of litigation, but only 57% have one for electronic records.
• For 25% of organisations, legal discovery of paper records would take at least a month, whereas for electronic records this is 17%.
• There is a reliance on IT staff to carry out legal discovery on electronic records in the majority of companies, whereas records management staff or line-of-business staff deal with paper records.
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AIIM RM Studie 2009 Zusammenfassung
121 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 121 von 225
• 13% of organisations are using dedicated e-discovery tools and a further 22% are planning to do so. 42% are utilizing their ECM/ERM suites for e-discovery and 12% are using Enterprise Search.
• Of those organisations with no ECM/ERM system, 60% would not be confident, if challenged, that their electronic records have not been changed, deleted or inappropriately accessed.
• 38% of those polled admit that there is little or no enforcement of their records management policies and 55% set no guidance on dealing with important emails as records.
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AIIM RM Studie 2009 Zusammenfassung
122 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 122 von 225
• 31% of organisations have 20 or more content repositories that could usefully be linked, with email as the highest priority content.
• 35% are using in-house developed links to join up repositories and a further 28% are using vendor custom-developed links. CMIS (Content Management Interoperability Services specification) has gained traction in just 15% of organizations as yet.
• Half of organisations would “possibly” store records in a local, identifiable outsource, but 77% state they would never use a public cloud (e.g., Google, Amazon or Microsoft) even if they were assured of an onshore storage location. However, 67% would consider a corporate or government cloud.
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AIIM RM Studie 2009 Zusammenfassung
123 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 123 von 225
• Two thirds of organisations store a significant proportion of their records in native formats such as Word and Excel, although a third plan to converge to PDF-A over the next 3 years.
• Over 70% of organisations have made no plans or provision for long-term archiving of electronic records, with no policies for migrating to new media, translating formats, or virtualization of applications.
• Spending on Records Management systems and modules is expected to be up overall in the next 12 months. Consultancy Services show a slight net fall.
AIIM RM Studie 2009 Zusammenfassung
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124 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 124 von 225
What is the most significant business driver for document and records management technologies in your organization? N=476
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AIIM Studie 2009
125 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 125 von 225
How long would it take to produce all of the organisational information related to a former customer or constituent? N=468
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AIIM Studie 2009
126 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 126 von 225
For each type of content, evaluate the degree of control
that exists in your organisation in managing it: N=462
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AIIM Studie 2009
127 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 127 von 225
How would you best characterize your organisation’s experience with document management and records management? N=478
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AIIM Studie 2009
128 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 128 von 225
How would you describe the return on investment (ROI) of your document/records management or ECM system? N=289, (excluding “not measured”)
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AIIM Studie 2009
129 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 129 von 225
Have you implemented Microsoft SharePoint 2007 (WSS/MOSS) in your organization? N=406
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AIIM Studie 2009
130 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 130 von 225
Do you currently use or have immediate plans to use SharePoint 2007/MOSS in the following applications? N=233 (SharePoint users)
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AIIM Studie 2009
131 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 131 von 225
Which of the following would you use to best describe your current or planned use of SharePoint in your organization with regard to your existing ECM, DM and RM suite? N=233 (SharePoint users)
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AIIM Studie 2009
132 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 132 von 225
How are each of the following managed in your ECM environment? N=281, >10 emps, non-trade (“Not applicable to our business” responses indicated by shorter bar lengths.)
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AIIM Studie 2009
133 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 133 von 225
Which of the following would you use to best describe your current or planned use of SharePoint in your organisation with regard to your existing ECM, DM and RM suite? N=233 (SharePoint users)
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AIIM Studie 2009
134 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 134 von 225
What are your plans for using a remotely hosted or outsourced “Software as a Service” (SaaS) or a Cloud solution for your document and records management? N=350
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AIIM Studie 2009
135 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 135 von 225
The following are typical problems that can occur during the course of a records or document management implementation. Please select the TOP THREE problems that have affected your organization (please check ONLY THREE)
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AIIM Studie 2009
136 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 136 von 225
The following are typical aspects of ECM products that would affect your choice of new products or satisfaction with existing products. Please select the TOP THREE that you consider to be the most important:
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AIIM Studie 2009
137 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 137 von 225
How do you think your organisation’s spending in 2009 on each of the following technologies will compare with what was actually spent in 2008? N=274, >10 emps, non-trade. (“We don’t spend anything on this” responses indicated by shorter bar lengths.)
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AIIM Studie 2009
138 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 138 von 225
How do you think your organisation’s ECM spending in the following areas will be in 2009 compared to 2008?
N=274 >10 emps, non-trade. (“We don’t spend anything on this” responses indicated by shorter bar lengths.)
AIIM Studie 2009
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139 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 139 von 225
PROJECT CONSULTRecords Management & MoReq 2 Marktstudien 2007/2008/2009
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140 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 140 von 225
Drei Roadshow-TeilnehmerbefragungenEine Marktstudie
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141 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 141 von 225
PROJECT CONSULT Marktstudien
Um MoReq2 besser bekannt zu machen, führte
PROJECT CONSULT drei Roadshows in
2007, 2008 und 2009 durch.
Auf den Roadshows wurde immer das gleiche
Teilnehmerbefragungsformular benutzt.
2008 wurde im Vorfeld der Roadshow eine Befragung
über das Internet mit getrennten Fragebögen für
Anwender und Anbieter durchgeführt.
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142 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 142 von 225
Daten und Methodik
• Umfragebögen wurden am Ende des Events verteilt• Einfach-/Mehrfach-Auswahl mit 2-6 Antwortmöglichkeiten• 2007, 2008 und 2009 die gleichen Fragen• 2007 und 2008 92 vollständig ausgefüllte Fragebögen, 2009
51 Fragebögen• 2007:
gemischtes Publikum, nur Germany• 2008, 2009:
gemischtes Publikum, Deutschland, Österreich und Schweiz• Viele Bögen waren personalisiert, was die Möglichkeit von
„gewisser“ Ausdifferenzierung in Bezug auf die verschiedenen Bereiche bot
• Nur „interessierte“ Personen …
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Roadshow Teilnehmerbefragungen
143 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 143 von 225
Roadshow Teilnehmerbefragungen
Fragen:• Wie ist Ihr Verständnis von Records Management?• Wie schätzen Sie die Wichtigkeit/Relevanz von Records
Management für Ihr Unternehmen ein? • Aktualität von Records Management in Ihrem Unternehmen?• Bedeutung von Records Management Standards?• Welche Bedeutung wird MoReq2 Ihrer Meinung nach in
Europa erlangen?• Welche Bedeutung wird MoReq2 Ihrer Meinung nach in
Deutschland erlangen?• Branchenfokus von MoReq2?• Für welche Branchen wird MoReq2 Ihrer Meinung nach
wichtig sein?
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144 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 144 von 225
Daten und Methodik• ~ 2700 E-Mail-Adressen & Fragebogen zugänglich via Web• 22.April bis 23.May 2008• Authentifizierung der Teilnehmer durch Übersendung Passcode per
E-Mail• 6 Fragen der Umfrage plus 18 weitere; detaillierter• Single-/Multi-select mit 2 bis 30 Optionen• Separate Fragebogen für Anwender und Anbieter• Unterschiedliche Fragen/Formulierungen für Anwender und Anbieter• 236 versendete Passcodes; 171 verwendete Passcodes• Verwendbare Daten (vollständig ausgefüllte Fragebögen 112):
• Anbieterbögen: 69• Anwenderbögen: 43
• 27% öffentlicher Bereich, 13% Versicherungen, 11% Dienstleister, alle anderen unter 10%
• Hauptsächlich Großunternehmen, die in mehr als einem Land aktiv sind
• Umfrageergebnisse anonymisiert
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Internetumfrage
145 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 145 von 225
Fragen zu:• Branche, Position, Land, Größe• Definition von Records Management / Übersetzung• Anwendung und Einsatz von Records Management
Lösungen• Allgemeine Relevanz von Records Management • Anwendungsgründe / Anwendungsbereiche• Relevanz für bestimmte Anwendungsbereiche und
Branchen• Relevanz von Records Management für für die Erfüllung
nationaler und internationaler Compliance-Vorgaben• Wissen über und Bedeutung von Records Management
Standards und ähnlichen Standards
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Internetumfrage
146 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 146 von 225
Internetumfrage
Fragen zu:• Die wichtigsten Funktionen von Records Management
(MoReq2 kernel modules)• Die wichtigsten Ergänzungsfunktionen (MoReq2
optional modules)• elektronisches und papierbasiertes Records
Management• Bedeutung von Zertifizierung• Zukünftige Auswirkungen von MoReq2 in Ihrem Land
und in Europa?• Welche Quellen Nutzen Sie, um sich über Records
Management zu informieren?
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147 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 147 von 225
Ausgewählte Ergebnisse der Roadshow-Umfragen2007/2008/2009
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148 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 148 von 225
Wie ist Ihr Verständnis von Records Management?
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0,52
0,41
0,07
0
0,57
0,35
0,07
0,01
0,51
0,42
0,06
0,01
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Der Begriff war vor der Veranstaltung bekannt.
Ich kann mir etwas Konkretesdarunter vorstellen.
Es sollten deutscheBegriffe benutzt werden.
Ich kann mir nichtsKonkretes darunter vorstellen.
2009
2008
2007
149 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 149 von 225
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Wie schätzen Sie die Wichtigkeit/Relevanz von Records Management für Ihr Unternehmen ein?
0,78
0
0,18
0,02
0,82
0
0,09
0,01
0,78
0
0,18
0,04
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Records Management istrelevant.
RM ist wie vorgestellt nicht relevant.
RM ist nur in Teilbereichenrelevant.
Compliance ist wichtig,aber RM nicht.
2009
2008
2007
150 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 150 von 225
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Aktualität von Records Management in Ihrem Unternehmen?
0,04
0,28
0,09
0,32
0,04
0,09
0,35
0,05
0,38
0,01
0,14
0,39
0
0,37
0
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Wir haben bereits RM, sehenkeinen Ergänzungsbedarf.
Wir haben noch kein RM, sehen aber zukünftig Bedarf.
Wir haben elek. Archivier.,brauchen daher kein RM.
Wir haben schon RM, sehenaber Ergänzungsbedarf.
Wir haben kein RM undbrauchen auch keins.
2009
2008
2007
151 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 151 von 225
Der M
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Bedeutung von Records Management Standards?
0,42
0,26
0,29
0,03
0,46
0,22
0,26
0,06
0,47
0,2
0,28
0,05
0% 20% 40% 60% 80% 100%
RM Standards sind bei Be-schaffung und Betrieb eines
Systems wichtig.
Die Zertifizierung des RecordsManagement Produktes ist
wichtig.
Das System muss intern.Standards wie DoD, MoReq
etc. unterstützen.
Das System muss ehernationale Standards wie
DOMEA unterstützen.
2009
2008
2007
152 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 152 von 225
Der M
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Welche Bedeutung wird MoReq2 Ihrer Meinung nach in Europa erlangen?
0,55
0,38
0,49
0,44
0,49
0,49
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Weite Verbreitung undNutzung
Nur partielle Verbreitung undNutzung
2009
2008
2007
153 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 153 von 225
Welche Bedeutung wird MoReq2 Ihrer Meinung nach in Deutschland erlangen?
Der M
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0,32
0,52
0,29
0,63
0,37
0,63
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Weite Verbreitung undNutzung
Nur partielle Verbreitung undNutzung
Hunderte
2009
2008
2007
154 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 154 von 225
Der M
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Für welche Branchen wird MoReq2 Ihrer Meinung nach wichtig sein?
2007 unabdingbar sehr wichtig weniger wichtig unwichtig Branchenübergreifend 1,00% 9,70% 3,76% <1% Archive 4,16% 5,94% 2,97% <1% Produzierende Industrie 1,39% 8,32% 3,56% <1% Energieversorger 2,77% 7,92% 3,17% <1% Finanzdienstleister 8,71% 9,11% <1% <1% Pharma 4,55% 8,71% 1,39% <1% Öffentliche Verwaltung 4,16% 8,32% 1,98% <1%
2008 unabdingbar sehr wichtig weniger wichtig unwichtig Branchenübergreifend 2,23% 7,20% 4,29% <1% Archive 4,80% 7,20% 2,57% <1% Produzierende Industrie 1,89% 6,35% 4,46% <1% Energieversorger 2,92% 7,03% 3,43% <1% Finanzdienstleister 9,61% 7,20% 1,72% <1% Pharma 5,32% 6,86% 1,89% <1% Öffentliche Verwaltung 4,29% 8,23% 3,09% <1%
2009 unabdingbar sehr wichtig weniger wichtig unwichtig Branchenübergreifend 1,00% 8,91% 4,29% <1% Archive 3,63% 6,93% 2,97% <1% Produzierende Industrie 1,65% 6,60% 5,28% <1% Energieversorger 1,98% 8,91% 3,63% <1% Finanzdienstleister 10,56% 8,91% 1,65% <1% Pharma 5,94% 7,26% 1,65% <1% Öffentliche Verwaltung 4,62% 8,25% 1,32% <1%
155 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 155 von 225
Ausgewählte Ergebnisse der internetbasierten Marktstudie 2008
Der M
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156 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 156 von 225
Online-Marktstudie
Zunächst wurde geklärt, was Records Management ist:
• ISO 15489 Definition• Erklärungstext• Links zu weiterführenden Artikeln und
Präsentationen
• Die Befragung wurde mit Fragen über die Auffassung, Wissen über den Begriff, Fragen zur Terminologie etc.
so dass davon auszugehen ist, das der BegriffRecords Management richtig verstanden wurde.
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157 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 157 von 225
Einsatz von RM: Anwender
Planen Sie in den nächsten 2 Jahren ein Records Management System?
33,3
5,8
17,4
24,6
2,9
15,9
0,0
5,0
10,0
15,0
20,0
25,0
30,0
35,0zu
erw
eite
rn
durc
h ei
nan
dere
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mab
zulö
sen
erst
mal
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nzuf
ühre
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158 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 158 von 225
Einsatz von RM: Anwender
Planen Sie in den nächsten 2 Jahren ein Records Management System?
33,3
5,8
17,4
24,6
2,9
15,9
0,0
5,0
10,0
15,0
20,0
25,0
30,0
35,0zu
erw
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zulö
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nich
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kei
n R
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kein
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Es gibt einen Markt fürRecords Management!
Aber wie groß ist er?
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159 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 159 von 225
Alle Angaben in %
2009
zu erweitern
durch ein anderes System abzulösen
erstmals einzuführen
unverändert zu belassen
nicht einzu-führen, da kein RM System be-nötigt wird
keine An-gabe
installiert 32,0% 6,0% 17,0% 26,0% 3,0% 16,0%vor 2003 43,5% 12% 3% 23% 6%2004 2,9% 3%2005 10,1% 6% 3% 1%2006 2,9% 3%2007 2008 11,6% 6% 3% 3%kein RM System vorhanden 29,0% 3% 14% 3% 3% 6%
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Zusammenfassung Planung und Einsatz von RM: Anwender
Kombination von 2 Fragen …
160 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 160 von 225
Zusammenfassung Planung und Einsatz von RM: Anwender
Kombination von 2 Fragen …
Alle Angaben in %
2009
zu erweitern
durch ein anderes System abzulösen
erstmals einzuführen
unverändert zu belassen
nicht einzu-führen, da kein RM System be-nötigt wird
keine An-gabe
installiert 32,0% 6,0% 17,0% 26,0% 3,0% 16,0%vor 2003 43,5% 12% 3% 23% 6%2004 2,9% 3%2005 10,1% 6% 3% 1%2006 2,9% 3%2007 2008 11,6% 6% 3% 3%kein RM System vorhanden 29,0% 3% 14% 3% 3% 6%
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161 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 161 von 225
Einsatz von RM: Anwender
Wie setzt ihr Unternehmen Records Management ein? (Mehrere Antworten möglich)
13,7%
6,0%
7,7%
11,5%
7,7%
20,3%
2,2%
1,6%
1,1%
11,5%
6,6%
9,3%
0,5%
0,0% 5,0% 10,0% 15,0% 20,0% 25,0%
papierbasiert
papierbasiert mit elektronischer Standortverwaltung
eigenständige Records Management Lösung
in Verbindung mit E-Mail-Archivierung
in Verbindung mit ERP
in Verbindung mit elektronischer Archivierung
in Verbindung mit IBM Lotus Notes
in Verbindung mit Microsoft Sharepoint
in Verbindung mit CAD oder GIS
in Verbindung mit einer Vorgangsbearbeitung
in Verbindung mit Outputmanagement
in Verbindung oder als Bestandteil einerFachanwendung
in Verbindung mit RFID-Lösung
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162 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 162 von 225
Einsatz von RM: Anwender
Wie setzt ihr Unternehmen Records Management
ein? (Mehrere Antworten möglich)
13,7%
6,0%
7,7%
11,5%
7,7%
20,3%
2,2%
1,6%
1,1%
11,5%
6,6%
9,3%
0,5%
0,0% 5,0% 10,0% 15,0% 20,0% 25,0%
papierbasiert
papierbasiert mit elektronischer Standortverwaltung
eigenständige Records Management Lösung
in Verbindung mit E-Mail-Archivierung
in Verbindung mit ERP
in Verbindung mit elektronischer Archivierung
in Verbindung mit IBM Lotus Notes
in Verbindung mit Microsoft Sharepoint
in Verbindung mit CAD oder GIS
in Verbindung mit einer Vorgangsbearbeitung
in Verbindung mit Outputmanagement
in Verbindung oder als Bestandteil einerFachanwendung
in Verbindung mit RFID-Lösung
Integration anderer
Anwendungen ist wichtig!
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163 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 163 von 225
Relevanz bei nationalen rechtlichen Vorgaben: Hohe Relevanz
39,1
42,0
29,0
33,3
11,6
15,9
0,0 5,0 10,0 15,0 20,0 25,0 30,0 35,0 40,0 45,0
34,9
46,5
30,2
20,9
14,0
25,6
0,010,020,030,040,050,0
30,2
30,2
37,2
23,3
9,3
32,6
41,9
0,05,010,015,020,025,030,035,040,045,0
17,4
15,9
11,6
8,7
5,8
8,7
11,6
0,0 5,0 10,0 15,0 20,0
Elektronischer Geschäftsverkehr
Corporate Governance
Qualität + Haftung
Beweisfähigkeit
Steuerrecht
Handelsrecht
National
Branchen- spezifische
Aufsicht
International
USA
Europa
Int. Branchen- spezifische
Int. Aufsicht
Anbieter Anwender
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164 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 164 von 225
Relevanz bei nationalen rechtlichen Vorgaben: Hohe Relevanz
39,1
42,0
29,0
33,3
11,6
15,9
0,0 5,0 10,0 15,0 20,0 25,0 30,0 35,0 40,0 45,0
34,9
46,5
30,2
20,9
14,0
25,6
0,010,020,030,040,050,0
30,2
30,2
37,2
23,3
9,3
32,6
41,9
0,05,010,015,020,025,030,035,040,045,0
17,4
15,9
11,6
8,7
5,8
8,7
11,6
0,0 5,0 10,0 15,0 20,0
Elektronischer Geschäftsverkehr
Corporate Governance
Qualität + Haftung
Beweisfähigkeit
Steuerrecht
Handelsrecht
National
Branchen- spezifische
Aufsicht
International
USA
Europa
Int. Branchen- spezifische
Int. Aufsicht
Anbieter Anwender
Anbieter glauben mehr an
Compliance als Markttreiber!
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165 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 165 von 225
Wie schätzen Sie die Wichtigkeit und Relevanz der Nutzung eines Records Management Systems in Bezug auf folgende Themen ein:Alle Angaben in % keine niedrig mittel hoch keine Angabe
Compliance 2,9 31,9 50,7 14,5
Vorgaben der Wirtschaftsprüfer 2,9 23,2 31,9 21,7 20,3
Corporate Governance 13,0 34,8 20,3 31,9
Transparenz im Unternehmen 5,8 29,0 56,5 8,7
Nachvollziehbarkeit des Handelns 5,8 29,0 55,1 10,1
Risiko-Management 17,4 31,9 33,3 17,4
Wettbewerbsfähigkeit erhöhen 8,7 26,1 33,3 17,4 14,5
Innovationsfähigkeit stärken 8,7 23,2 29,0 15,9 23,2
Elektronisch unterstützte Prozesse 2,9 36,2 58,0 2,9
Audit-Trails 2,9 8,7 26,1 40,6 21,7
Sicherheit der Informationen 20,3 73,9 5,8
Wirtschaftlichkeit 29,0 33,3 29,0 8,7
Business Continuity 11,6 42,0 26,1 20,3
E-Commerce 5,8 31,9 31,9 2,9 27,5
Informationszugriff verbessern 2,9 17,4 73,9 5,8
Ortsunabhängige Informationsnutzung 5,8 20,3 20,3 47,8 5,8
Nutzungskontrolle 8,7 27,5 26,1 29,0 8,7
Kontrollierte Informationsvernichtung 8,7 31,9 50,7 8,7
Wissensmanagement 5,8 27,5 23,2 31,9 11,6
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Relevanz: Anwender
166 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 166 von 225
Relevanz: Anwender
Wie schätzen Sie die Wichtigkeit und Relevanz der Nutzung eines Records Management Systems in Bezug auf folgende Themen ein:Alle Angaben in % keine niedrig mittel hoch keine Angabe
Compliance 2,9 31,9 50,7 14,5
Vorgaben der Wirtschaftsprüfer 2,9 23,2 31,9 21,7 20,3
Corporate Governance 13,0 34,8 20,3 31,9
Transparenz im Unternehmen 5,8 29,0 56,5 8,7
Nachvollziehbarkeit des Handelns 5,8 29,0 55,1 10,1
Risiko-Management 17,4 31,9 33,3 17,4
Wettbewerbsfähigkeit erhöhen 8,7 26,1 33,3 17,4 14,5
Innovationsfähigkeit stärken 8,7 23,2 29,0 15,9 23,2
Elektronisch unterstützte Prozesse 2,9 36,2 58,0 2,9
Audit-Trails 2,9 8,7 26,1 40,6 21,7
Sicherheit der Informationen 20,3 73,9 5,8
Wirtschaftlichkeit 29,0 33,3 29,0 8,7
Business Continuity 11,6 42,0 26,1 20,3
E-Commerce 5,8 31,9 31,9 2,9 27,5
Informationszugriff verbessern 2,9 17,4 73,9 5,8
Ortsunabhängige Informationsnutzung 5,8 20,3 20,3 47,8 5,8
Nutzungskontrolle 8,7 27,5 26,1 29,0 8,7
Kontrollierte Informationsvernichtung 8,7 31,9 50,7 8,7
Wissensmanagement 5,8 27,5 23,2 31,9 11,6
Dies soll Ihnen lediglich
einen Eindruck der Details geben …
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167 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 167 von 225
Relevanz: Anwender
Wie schätzen Sie die Wichtigkeit und Relevanz der Nutzung eines Records Management Systems in Bezug auf folgende Themen ein:
Alle Angaben in % keine niedrig mittel hoch keine Angabe
Compliance 2,9 31,9 50,7 14,5
Vorgaben der Wirtschaftsprüfer 2,9 23,2 31,9 21,7 20,3
Corporate Governance 13,0 34,8 20,3 31,9
Transparenz im Unternehmen 5,8 29,0 56,5 8,7
Nachvollziehbarkeit des Handelns 5,8 29,0 55,1 10,1
Risiko-Management 17,4 31,9 33,3 17,4
Wettbewerbsfähigkeit erhöhen 8,7 26,1 33,3 17,4 14,5
Innovationsfähigkeit stärken 8,7 23,2 29,0 15,9 23,2
Elektronisch unterstützte Prozesse 2,9 36,2 58,0 2,9
Audit-Trails 2,9 8,7 26,1 40,6 21,7
Sicherheit der Informationen 20,3 73,9 5,8
Wirtschaftlichkeit 29,0 33,3 29,0 8,7
Business Continuity 11,6 42,0 26,1 20,3
E-Commerce 5,8 31,9 31,9 2,9 27,5
Informationszugriff verbessern 2,9 17,4 73,9 5,8
Ortsunabhängige Informationsnutzung 5,8 20,3 20,3 47,8 5,8
Nutzungskontrolle 8,7 27,5 26,1 29,0 8,7
Kontrollierte Informationsvernichtung 8,7 31,9 50,7 8,7
Wissensmanagement 5,8 27,5 23,2 31,9 11,6
Compliance allgemein
TransparenzPrüfbarkeit
Prozessunterstützung
Informationssicherheit
Besserer Zugriff auf Informationen
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hohe Ausprägung …
168 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 168 von 225
50,7
21,7
20,3
56,5
55,1
33,3
0,0 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0 60,0
81,4
30,2
18,6
37,2
41,9
32,6
0,020,040,060,080,0100,0
Risiko Management
Nachvollziehbarkeit
Transparenz
Corporate Governance
WP Vorgaben
Compliance
Anbieter Anwender
81% 50%
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Relevanz und Wichtigkeit bei Nutzung: Hohe Relevanz (1)
169 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 169 von 225
Relevanz und Wichtigkeit bei Nutzung: Hohe Relevanz (2)
17,4
15,9
58,0
40,6
73,9
29,0
0,0 20,0 40,0 60,0 80,0
37,2
18,6
44,2
37,2
48,8
23,3
0,010,020,030,040,050,060,0
Wirtschaftlichkeit
Sicherheit der
Informationen
Audit-Trails
Elektronisch unter-
stützte Prozesse
Innovationsfähig-keit
Wettbewerbs-fähigkeit
Anbieter Anwender
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170 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 170 von 225
Standards und Normen: Anwender
Alle Angaben in % keine low middle high No statements
ISO 15489 (Records Management Norm) 2,9 5,8 31,9 40,6 18,8
MoReq Model Requirements (European Commission ) 2,9 11,6 39,1 17,4 29,0
DoD 5015.2 (USA Department of Defense) 26,1 20,3 5,8 2,9 44,9
EDM/ERM Functional Requirements (AIIM Verbandsempfehlung) 11,6 23,2 11,6 53,6
ANSI TR31-2004 (Rechtliche Anerkennung von Records, die von IT-Systemen produziert wurden) 17,4 8,7 27,5 8,7 37,7
ISO 15801 (Elektronisch gespeicherte Informationen - Empfehlungen für Glaubwürdigkeit und Zuverlässigkeit) 8,7 8,7 20,3 27,5 34,8
ISO 17421 OAIS (Open Archive Information System, Norm für elektronische Archivsysteme) 8,7 18,8 26,1 14,5 31,9
ISO/TR 18492 (Langzeiterhaltung elektronischer dokumentenbasierter Information) 5,8 20,3 23,2 20,3 30,4
ISO 23081 (Records Management Prozesse, Metadaten für Records) 5,8 11,6 23,2 20,3 39,1
DOMEA (öffentliche Verwaltung in Deutschland) 23,2 8,7 30,4 8,7 29,0
ELAK (öffentliche Verwaltung in Österreich) 30,4 8,7 11,6 5,8 43,5
Gever (öffentliche Verwaltung in der Schweiz) 26,1 11,6 8,7 8,7 44,9
Branchenspezifische Standards 8,7 14,5 11,6 21,7 43,5
Interne Standards des Unternehmens (z.B. SOPs Standard Operation Procedures) 11,6 15,9 11,6 26,1 34,8
Für Records Management existieren zahlreiche Standards und Normen. Welche halten Sie für Ihr Records Management für relevant?
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171 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 171 von 225
Standards und Normen: Anwender
Alle Angaben in % keine low middle high No statements
ISO 15489 (Records Management Norm) 2,9 5,8 31,9 40,6 18,8
MoReq Model Requirements (European Commission ) 2,9 11,6 39,1 17,4 29,0
DoD 5015.2 (USA Department of Defense) 26,1 20,3 5,8 2,9 44,9
EDM/ERM Functional Requirements (AIIM Verbandsempfehlung) 11,6 23,2 11,6 53,6
ANSI TR31-2004 (Rechtliche Anerkennung von Records, die von IT-Systemen produziert wurden) 17,4 8,7 27,5 8,7 37,7
ISO 15801 (Elektronisch gespeicherte Informationen - Empfehlungen für Glaubwürdigkeit und Zuverlässigkeit) 8,7 8,7 20,3 27,5 34,8
ISO 17421 OAIS (Open Archive Information System, Norm für elektronische Archivsysteme) 8,7 18,8 26,1 14,5 31,9
ISO/TR 18492 (Langzeiterhaltung elektronischer dokumentenbasierter Information) 5,8 20,3 23,2 20,3 30,4
ISO 23081 (Records Management Prozesse, Metadaten für Records) 5,8 11,6 23,2 20,3 39,1
DOMEA (öffentliche Verwaltung in Deutschland) 23,2 8,7 30,4 8,7 29,0
ELAK (öffentliche Verwaltung in Österreich) 30,4 8,7 11,6 5,8 43,5
Gever (öffentliche Verwaltung in der Schweiz) 26,1 11,6 8,7 8,7 44,9
Branchenspezifische Standards 8,7 14,5 11,6 21,7 43,5
Interne Standards des Unternehmens (z.B. SOPs Standard Operation Procedures) 11,6 15,9 11,6 26,1 34,8
Für Records Management existieren zahlreiche Standards und Normen. Welche halten Sie für Ihr Records Management für relevant?
Wirklich wichtig: ISO 15489
Irgendwie wichtig: MoReq2
Irgendwie wichtig: DOMEA
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172 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 172 von 225
Standards und Normen: Anbieter
Für Records Management existieren zahlreiche Standards und Normen. Welche halten Sie für Ihr Records Management für relevant?
Alle Angaben in % keine low middle high No statement
ISO 15489 (Records Management Norm) 11,6 25,6 32,6 30,2
MoReq Model Requirements (European Commission ) 14,0 14,0 53,5 18,6
DoD 5015.2 (USA department of defense) 9,3 4,7 18,6 30,2 37,2
EDM/ERM Functional Requirements (AIIM Verbandsempfehlung) 7,0 30,2 4,7 9,3 48,8
ANSI TR31-2004 (Rechtliche Anerkennung von Records, die von IT-Systemen produziert wurden) 4,7 25,6 9,3 60,5
Elektronisch gespeicherte Informationen - Empfehlungen für Glaubwürdigkeit und Zuverlässigkeit) 9,3 20,9 18,6 9,3 41,9
ISO 17421 OAIS (Open Archive Information System, Norm für elektronische Archivsysteme) 4,7 14,0 11,6 18,6 51,2
ISO/TR 18492 (Langzeiterhaltung elektronischer dokumentenbasierter Information) 11,6 7,0 16,3 9,3 55,8
ISO 23081 (Records Management Prozesse, Metadaten für Records) 23,3 20,9 9,3 46,5
DOMEA (öffentliche Verwaltung in Deutschland) 16,3 30,2 9,3 44,2
ELAK (öffentliche Verwaltung in Österreich) 14,0 16,3 4,7 65,1
Gever (öffentliche Verwaltung in der Schweiz) 14,0 9,3 16,3 60,5
Branchenspezifische Standards 4,7 27,9 20,9 46,5
Standards von Unternehmensgruppen 4,7 9,3 20,9 4,7 60,5
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173 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 173 von 225
Standards und Normen: Anbieter
Für Records Management existieren zahlreiche Standards und Normen. Welche halten Sie für Ihr Records Management für relevant?
Alle Angaben in % keine low middle high No statement
ISO 15489 (Records Management Norm) 11,6 25,6 32,6 30,2
MoReq Model Requirements (European Commission ) 14,0 14,0 53,5 18,6
DoD 5015.2 (USA department of defense) 9,3 4,7 18,6 30,2 37,2
EDM/ERM Functional Requirements (AIIM Verbandsempfehlung) 7,0 30,2 4,7 9,3 48,8
ANSI TR31-2004 (Rechtliche Anerkennung von Records, die von IT-Systemen produziert wurden) 4,7 25,6 9,3 60,5
Elektronisch gespeicherte Informationen - Empfehlungen für Glaubwürdigkeit und Zuverlässigkeit) 9,3 20,9 18,6 9,3 41,9
ISO 17421 OAIS (Open Archive Information System, Norm für elektronische Archivsysteme) 4,7 14,0 11,6 18,6 51,2
ISO/TR 18492 (Langzeiterhaltung elektronischer dokumentenbasierter Information) 11,6 7,0 16,3 9,3 55,8
ISO 23081 (Records Management Prozesse, Metadaten für Records) 23,3 20,9 9,3 46,5
DOMEA (öffentliche Verwaltung in Deutschland) 16,3 30,2 9,3 44,2
ELAK (öffentliche Verwaltung in Österreich) 14,0 16,3 4,7 65,1
Gever (öffentliche Verwaltung in der Schweiz) 14,0 9,3 16,3 60,5
Branchenspezifische Standards 4,7 27,9 20,9 46,5
Standards von Unternehmensgruppen 4,7 9,3 20,9 4,7 60,5
Wichtig: ISO 15489
Sehr wichtig: MoReq2
Irgendwie wichtig: DOMEA
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174 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 174 von 225
Records Management ist prinzipiell medienneutral. Spielt die
kombinierte Verwaltung von Papier, Objekten und elektronischen
Informationen in Ihrem Unternehmen eine Rolle:
15,9%
78,3%
5,8%
nur elektronisches RecordsManagement ist wichtig
Kombination physische undelektronische Informationen istwichtig
Die Frage spielt in meinemUnternehmen keine Rolle
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RM und Papierverwaltung: Anwender
175 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 175 von 225
15,9%
78,3%
5,8%
nur elektronisches RecordsManagement ist wichtig
Kombination physische undelektronische Informationen istwichtig
Die Frage spielt in meinemUnternehmen keine Rolle
RM und Papierverwaltung: Anwender
Records Management ist prinzipiell medienneutral. Spielt die
kombinierte Verwaltung von Papier, Objekten und elektronischen
Informationen in Ihrem Unternehmen eine Rolle:
Das kombinierte Management
von elektronischen und
Papier-Belegen ist eine
wichtige Aufgabe!
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176 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 176 von 225
33,3
39,1
14,5
8,7
5,8
14,5
42,0
0,0
13,0
0,0 5,0 10,0 15,0 20,0 25,0 30,0 35,0 40,0 45,0
InternationaleProduktzertifizierungen durch
neutrale Organisationen
NationaleProduktzertifizierungen durch
neutrale Organisationen
Produktzertifizierung durchneutrale Organisationen
meiner Branche
Zertifizierung individuellerImplementierungen durch
Wirtschaftsprüfer
Produktzertifizierung durchBerater
USA – DoD 5015.2
Europa – MoReq2
England – TNA 2(ausgelaufen)
Deutschland – DOMEA 2.0
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Zertifizierung: AnwenderHohe Relevanz
177 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 177 von 225
Zertifizierung: AnwenderHohe Relevanz
33,3
39,1
14,5
8,7
5,8
14,5
42,0
0,0
13,0
0,0 5,0 10,0 15,0 20,0 25,0 30,0 35,0 40,0 45,0
InternationaleProduktzertifizierungen durch
neutrale Organisationen
NationaleProduktzertifizierungen durch
neutrale Organisationen
Produktzertifizierung durchneutrale Organisationen
meiner Branche
Zertifizierung individuellerImplementierungen durch
Wirtschaftsprüfer
Produktzertifizierung durchBerater
USA – DoD 5015.2
Europa – MoReq2
England – TNA 2(ausgelaufen)
Deutschland – DOMEA 2.0
MoReq2
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National zertifiziert vonunabhängigen Organisationen
International zertifiziert vonunabhängigen Organisationen
178 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 178 von 225
Bedeutung von MoReq2 in DACH
Hat ein einheitlicher europäischer Records
Management Standard wie MoReq2 in DACH zukünftig
eine größere Bedeutung als vergleichbare nationale
Standards? Anbieter Anwender
17,4
42,0
11,6
17,4
11,6
0,0 5,0 10,0 15,0 20,0 25,0 30,0 35,0 40,0 45,0
18,6
67,4
4,7
4,7
4,7
0,010,020,030,040,050,060,070,080,0
keine Angabe
ich bin mir nicht sicher
nationale Standards sind wichtiger
der europäische Standard ist wichtiger
branchenspezifische Standards sind wichtiger
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179 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 179 von 225
Online-Marktstudie
Einige weitere zusammengefasste Ergebnisse …
• Es gibt eine starke Tendenz, Records Management nicht mit „Schriftgutverwaltung“ zu übersetzen, sondern die Begriffe „Record“ und „Records Management“ zu verwenden
• Die Anbieter bieten mehr Funktionalität als nachgefragt wird, besonders in Bezug auf die optionalen Module. MoReq2-kompatible Produkte zu entwickeln kann kein so großer Aufwand sein
• Es ist wichtiger Records Management im täglichen Ablauf zu verwenden als für Archivierungs- oder Compliance-Anwendungen
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180 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 180 von 225
Roadshow-Befragung 2007 Internet-Marktstudie 2008
Alle Ergebnisse sind erhältlich unter:
http ://www.Moreq2.de
• Die vollständige Foliendokumentation befindet sich in (PDF) dem Handout der MoReq2 Roadshow 2008http://www.project-consult.net/Files/Moreq2%20Seminarband%202008.pdf
• Komplette Aufzeichnung (Video, Multimedia, Slides, Audio) der Präsentation auf doXtophttp://www.doxtop.com/magazines/6e1f2815/MoReq2-Roadshow-2008.aspx
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181 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 181 von 225
1. Wir brauchen die Übersetzung von MoReq2 ins Deutsche, um eine Akzeptanz zu erreichen – inklusive dem Kapitel „0“ für alle drei: Deutschland, Österreich und Schweiz, mit angemessener Übersetzung und Referenzierung von Terminologien
2. Wir brauchen ein „MoReq2 für Anfänger“ Buch für eine bessere Ausbildung und Argumentation in Bezug auf:• MoReq2 hat einen praktischen Wert• MoReq2 ist nicht zu komplex• MoReq2 ist effizient• MoReq2 unterstützt Ihr Business• MoReq2 reduziert Ihre Risiken in Bezug auf Compliance• MoReq2 Architektur und Funktionalität können sowohl mit
„modernen“ Anwenderschnittstellen als auch Anwendungen genutzt werden
• MoReq2 Software kann zertifiziert werden, um Ihre Investition abzusichern
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… damit MoReq2 in Deutschland, Österreich und der Schweiz Erfolg hat …
182 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 182 von 225
… damit MoReq2 in Deutschland, Österreich und der Schweiz Erfolg hat …
3. Wir brauchen mehr Ausbildungs-/Trainings-Veranstaltungen
4. Wir benötigen mehr ausgebildete Records Manager, die von MoReq2 wissen und MoReq2 unterstützen
5. Wir brauchen die Unterstützung der deutschen ECM-Industrie für MoReq2
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183 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 183 von 225
Ausweitung des Fokus von Records Management aufEnterprise Content Management
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184 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 184 von 225
Definition von ECM
“Enterprise Content Management (ECM) is the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes.
ECM tools and strategies allow the management of an organization's unstructured information, wherever that information exists.”
AIIM international 2008
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185 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 185 von 225
Das ECM Modell
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORE
MANAGE
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab
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186 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 186 von 225
Das ECM Komponenten Modell
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORE
MANAGE
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
CollabDocument Management
Collaboration
Web Content Management
Records ManagementWorkflow
Business Process Management
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187 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 187 von 225
ECM & Records Management
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORE
MANAGE
STORE WCM
RM
WF/BPM
DMCollab
Records Management
Ein integriertes Modul des Komponenten-Modells
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188 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 188 von 225
Das MoReq2 Modell
Die gleichen Begriffe wie in dem ECM Modell?!
RECORDS
Der M
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189 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 189 von 225
Das MoReq2 Modell
RECORDS
Ein anderer Blickwinkel…
Records sind der Mittelpunkt der Welt?!
Capture
Preserve
ManageStore
RecordsManagement
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190 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 190 von 225
Unterschiedliche Blickwinkel
ECM: Records Management als eine integrierte Komponente
RM nach MoReq2: Records Management im Zentrum, weitere ECM-
Komponenten als Satelliten
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191 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 191 von 225
ECM-Funktionen rund um Records Management
Funktion RM Archiv COLD DMS Akte WFL
Archivierung X X (X)
Importfunktion Aufzeichnungen X X X X
Aufbereitung, Aktenorganisation X (X) (X) X
Bearbeitung, Änderung X X X
Retention-Verwaltung X (X) (X) X
Vernichtung X X X
Protokollierung X X X X (X) X
Vollständigkeitskontrolle X X
Eskalation / Qualitätssicherung X X
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192 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 192 von 225
Markttreiber für die Weiterentwicklung
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193 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 193 von 225
Markttreiber für die Weiterentwicklung von Records Management
(1) ComplianceWachsende regulatorische Anforderungen in Bezug auf die Dokumentation von elektronischen Geschäftsvorgängen
(2) IntegrationZunehmende Integration von Records-Management-Funktionalität in Fachanwendungen, ERP Enterprise Ressource Management, CRM Customer Relationship Management und PLM Produkt Lifecycle Management
(3) Einbezug von DatensätzenNicht nur Dokumente und Akten sondern auch Daten aus Anwendungen, Protokolldateien und Datenbanken sind ebenfalls aufbewahrungspflichtige Records
(4) Web 2.0 FunktionalitätNeue Softwarewarefunktionalität, besonders aus dem sogenannten „2.0“-Umfeld, stellt neue Herausforderungen an Records Management
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194 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 194 von 225
Records Management als Infrastruktur auch im Web
• Records Management wird inzwischen (mit Einschränkungen) auch als SaaS Software as a Service angeboten.
• Mit der Nutzung von Web-basierten Applikationen, entsteht der Bedarf, die entstehenden Records entweder sicher auch im Web oder aber als Kopie im eigenen System zu speichern.
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195 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 195 von 225
DLM Forum
RM
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung
Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2008
Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung 2009 | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 195 von 225
Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management
196 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 196 von 225
DLM Forum
RM
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung
Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2008
The positive Aspect is, thisDie Informationsflut…
197 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 197 von 225
DLM Forum
RM
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung
Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Straße 17
20251 Hamburg
www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2008
The positive Aspect is, thisDie gute Nachricht ist, dass diese Welle noch nicht
die Registraturen und Archive
erreicht hat …
198 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 198 von 225
Drei große Herausforderungen
Hera
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reakin
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f Trad
ition
al
Record
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199 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 199 von 225
Viele “neue” Technologien vernachlässigen die ordnungsgemäße und adäquate Verwaltung von Objekten, die notwendig ist, damit diese zu beständigen Records werden und sicher archiviert werden können …
Problemfelder:• Personalisierung & Individualisierung• Blogs, Twitter, Instant Massages & Wikis• Proprietäre Formate für Multimedia-Objekte• Mashups & verteilte Ressourcen• Nicht-persistente URLs• etc., etc., etc.
Hera
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f Trad
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Record
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Die technologische Herausforderung
200 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 200 von 225
Die technologische Herausforderung
Vielleicht sollten wir sogar erneut die Diskussion aufnehmen,
ob wir eine Definition für etwas wie ein “digitales Original” brauchen ...
Hera
usfo
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ng
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reakin
g th
e B
arrie
rs o
f Trad
ition
al
Record
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201 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 201 von 225
Die kulturelle Herausforderung
Neue Formen und Verhaltensweisen, wie Informationen generiert und genutzt werden.
Problemfelder:• Social Communities• “Digital immigrants” versus “digital natives”• “Always online”• Neue Wege der Kommunikation und Interaktion• Rights Management & Datenschutz• etc., etc., etc.
Hera
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ng
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g th
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rs o
f Trad
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al
Record
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en
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202 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 202 von 225
Die kulturelle Herausforderung
Vielleicht sollten wir erneut die Diskussion aufnehmen,
über die Zukunft der „Informationsgesellschaft“ und die sozialen Auswirkungen dessen, was wir tun.
Und auch die „Digital Addicts“
dürfen nicht vergessen werden …
Hera
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f Trad
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al
Record
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203 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 203 von 225
Die Herausforderung des Informationswachstums
Es gibt ein exponentielles Informationswachstum und kein ausreichendes “Management” der Informationen.
Problemfelder:• Unkontrollierte Redundanz• Fehlende Einschätzung des Wertes von
Information• Die wachsende Abhängigkeit von der
Verfügbarkeit und Richtigkeit der Information• etc., etc., etc.
Hera
usfo
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f Trad
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al
Record
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204 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 204 von 225
Vielleicht möchten Sie den Begriff
“Records Manager”
auch durch den Begriff
“Archivar” oder “Bibliothekar”
ersetzen …
Einige besondere RecordsManagement Herausforderungen
Hera
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f Trad
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al
Record
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205 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 205 von 225
Records Manager
lieben Metadaten.
Sie sind komplexe Dateneingabeformulare gewohnt.
Einige Provokationen
2.0 User hassen komplexe Dateneingabeformulare!
Sie vertrauen der automatischen Kategorisierung.
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206 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 206 von 225
Records Manager sind ausgezeichnet in der strukturierten Suche.
Sie sind es gewohnt umfangreiche Suchformulare mit vielen Feldern zu verwenden.
2.0 User hassen komplexe Suchformulare!
Sie lieben “single field search” á la Google, die alles irgendwo findet.
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al
Record
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Einige Provokationen
207 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 207 von 225
Records Manager kennen die Relevanz eines Informationskontextes.
Sie sind es gewohnt, stundenlang geordnete Strukturen zu entwickeln und die Objekte zuzuordnen.
2.0 User sind faul!
Sie kümmern sich nicht darum, wo sie ihren Kram ablegen.
Hera
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f Trad
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Record
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Einige Provokationen
208 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 208 von 225
Records Manager wissen genau, wie sie durch hierarchische Bäume und Ordner-Unterordner-Band-Register-Strukturen navigieren.
Es macht ihnen einfach Spaß.
2.0 User verlieren die Geduld, wenn das Interface nicht wie eine Medienbibliothek oder YouTube funktioniert.
Sind sie von der Software genervt, geben sie die Suche einfach auf.
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Einige Provokationen
209 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 209 von 225
Records Manager sind sich der Relevanz der Bewertung und Aussonderung von Information bewusst.
Sie arbeiten bis spät in die Nacht, um ihre Ablagen in Ordnung zu halten.
2.0 User wissen, dass eine TeraByte Hard Disk im Kaufhaus nur 100 € kostet.
Sie glauben, dass es immer genügend Platz für Alles und Jedes da sein wird.
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Einige Provokationen
210 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 210 von 225
Records Manager sind Spezialisten im Ermitteln des Werts von Records.
Sie arbeiten eifrig daran, Informationen ständig zugänglich und langfristig verfügbar zu halten.
2.0 User haben keine Ahnung, was ein Record ist oder wer für die sichere Verwahrung verantwortlich ist.
Jeder bekommt Kopien von Allem, also wird sich schon irgendjemand um die Aufbewahrung kümmern.
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Einige Provokationen
211 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 211 von 225
Records Manager lieben ihre Aktenpläne, Thesaurus, Taxonomien, Ontologien und Klassifikationsschema.
Sie werden sieben oder mehr Hierarchieebenen durchforsten, um den richtigen Ort für eine kleine Notiz zu finden.
2.0 User glauben an Folksonomy.
Wenn genügend Anwender den selben “Tag” verwenden, kann es nicht falsch sein.
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Einige Provokationen
212 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 212 von 225
Records Manager sind darauf eingestellt, jede einzelne Funktion ihrer Records-Management-Software zu erlernen.
Mit intensiven Training kann jede Art von Software-Interface in ein brauchbares Werkzeug verwandelt werden.
2.0 User lieben ihren iPod!
Wenn das Benutzer-Interface nicht „sexy“ genug ist und nicht so funktioniert wie Facebook, dann machen sie die Anwendung einfach dicht.
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Einige Provokationen
213 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 213 von 225
Records Manager wissen auswendig, wo sich jedes Objekt befindet.
Sie haben die Kontrolle über alles, sowohl im elektronischen Bereich als auch in der Welt der Papierdokumente.
2.0 Users, die „Digital Natives“ leben in einer virtuellen Welt und haben ihre Objekte in der „Cloud“.
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Einige Provokationen
… und die Systeme sind nicht länger in ihren „Silicon cages“ gefangen. Mit RFID, Robotik, Kameras und Sensoren dringen sie in die reale Welt vor und sie übernehmen.
214 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 214 von 225
Konsequenzen
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Herausforderungen an die Ausbildung von Archivaren, Dokumentaren und Records-Managern
215 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 215 von 225
These aus dem Jahr 1999*
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„Berufsbezeichnungen wie Mediendokumentar, Archivar usw. verhindern, dass Absolventen vernünftige Jobs in der Industrie finden.“
* Ulrich Kampffmeyer, Podiumsdiskussion zum Berufsbild des Mediendokumentars, HAW Hamburg, publiziert 2000
216 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 216 von 225
Thesen aus dem Jahr 2002*
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„In der elektronischen Welt beginnt das Records Management bereits bei der Entstehung und beim Empfang von Informationsobjekten.“„Records-Manager und Archivare müssen bereits bei Entstehung und Empfang tätig werden, um den möglichst sicheren, automatisierbaren und konsistenten Übergang von Informationsobjekten in Records sicherzustellen.“„Die Tätigkeit von Records-Managern und Archivaren gehören nicht ans Ende des Informationslebenszyklus sondern an den Anfang.“
* Ulrich Kampffmeyer, DLM Forum Barcelona 2002
217 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 217 von 225
Thesen aus dem Jahr 2005*
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„Es geht nicht nur um die Ausbildung, Die rasante technologische Entwicklung erfordert die ständige Auseinandersetzung und Weiterbildung.““Es müssen nicht nur Angebote geschaffen werden, sondern bereits in der Ausbildung die Grundlagen vermittelt werden, sich ständig neu anzupassen.“„Dokumentare müssen das Denken in statistischen Kategorien verlassen und sich dem Change Management öffnen.“
Dr. Ulrich Kampffmeyer, Frühjahrstagung VDA, FG 7 in Hamburg, 2005
218 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 218 von 225
These aus dem Jahr 2009*
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„The profession of records management is dead, software will take over their task.“
* Steve Bailey, Blogeintrag, Januar 2009
219 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 219 von 225
Thesen aus dem Jahr 2009*
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„Es werden „multifunktionale“ Informationsmanager benötigt.“
„Wir brauchen engagierte Öko-Krieger um die zunehmende Umweltverschmutzung der Welt mit Informationsmüll in den Griff zu bekommen!“
* Ulrich Kampffmeyer, Berufsfeldtagung, Fachhochschule Potsdam, 2009
220 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 220 von 225
Folgerungen für die Aus- und Weiterbildung
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Die Ausbildung und Weiterbildung muss Bedarf
adressieren, jenseits der traditionellen Berufe
in den Bereichen von
• Dokumentation
• Bibliotheken, Presse und Medien• Öffentliche Verwaltung• …
• Archiven• Öffentliche Verwaltung mit kommunalen, regionalen
oder anderen historisch ausgelegten Archiven• …
221 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 221 von 225
Folgerungen für die Ausbildung
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Die Ausbildung sollte den Bedarf adressieren von: • Anwenderunternehmen der freien Wirtschaft
Berufsbilder: Projektleiter, Organisationsleiter, CIO Chief Information Officer, CCO Chief Compliance Officer, CKO Chief Knowledge Officer, IQO Information Quality Manager
• Herstellern von SoftwareBerufsbilder: Produktmanager, Systemberater, Marketing, Entwickler
• Integratoren und SystemhäusernBerufsbilder: Systemberater, Organisationsberater, Projektmanager, Anwendungsentwickler
• BeratungsunternehmenBerufsbilder: Unternehmensberater, Organisationsberater, Projektmanager
• IT-DienstleisternBerufsbild: Informationsmanager, Qualitätsmanager
222 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 222 von 225
Folgerungen für die Weiterbildung
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Die ständige Weiterbildung muss • durch neue Lehrangebote –
Präsenzveranstaltungen wie auch im Web – gefördert werden
• wesentliche Komponente der Weiterbildung muss das Change Management werden. Bereits das Studium muss das Thema „ständige Weiterbildung“ adressieren
• die sich ständig verändernden und erweiternden Compliance-Anforderungen zur Handhabung elektronischer Informationen berücksichtigen
• Veränderungen z.B. bei Standards, Formaten, Metadaten und Nutzungsmodellen berücksichtigen
223 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 223 von 225
Anforderungen an Aus- und Weiterbildung
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Neben dem „herkömmlichen Handwerkszeug“
• ProjektmanagementBildung und Anleitung von Projektteams, Durchführung von Ausschreibungen, Einführung von SW-Lösungen, usw.
• Beratung, Moderation, TrainingAusbildungsplanung einschließlich Skill-Management,Ausbildung von Mitarbeitern, „Psychologische Anhaltung zur Disziplin“, Rhetorik zum „internen Verkauf“, Präsentation, Help Desk Management,usw.
224 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 224 von 225
Anforderungen an Aus- und Weiterbildung
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Neben dem „herkömmlichen Handwerkszeug“
• Rechtskunde Bewertung von rechtlichen Vorgaben,
Compliance Management,Verfahrensdokumentation, Erstellen von Policies,Prüfung von Verträgen,Datenschutz,Methoden wie ITIL, CoBIT u.a., usw.
• Betriebswirtschaftliche Grundlagen Wirtschaftlichkeit von Lösungen,
Kosten der Informationshaltung und –nutzung, ROI-Betrachtungen, Bestimmung des Werts von Information,Risikobewertung,usw.
225 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 225 von 225
Anforderungen an Aus- und Weiterbildung
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Neben dem „herkömmlichen Handwerkszeug“
• Prozess DesignMethodik,Analyse und Bewertung von Prozessen, Design und Optimierung von Prozessen, Implementierung von Prozessen, Entwicklung von Kontrollen für Prozesse,usw.
• QualitätsmanagementDefinition von Qualitätsmaßstäben,Verfahren, Umsetzung, Maßnahmen zur Sicherstellung von Informationsqualität,Anleitung von „Qualitätszirkeln“,usw.
226 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 226 von 225
Anforderungen an Aus- und Weiterbildung
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Neben dem „herkömmlichen Handwerkszeug“
• Technologie Software ALLER Bereiche, in denen „Records“ entstehen,
Auswirkungen von Migrationen, Verfolgung und Bewertung von Technology Obsolence,Technologiefolgebewertung,Spezielle Lösungen für Storage Management, ECM, Records Management, Archivierung, Berechtigungsverwaltung,
Collaboration, etc.Standards,usw.
• IT-Strategie Planung von IT- und Organisationslösungen,
Betriebs- und Nutzungskonzeption,IT-Architektur,usw.
227 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 227 von 225
Anforderungen an Aus- und Weiterbildung
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Neben dem „herkömmlichen Handwerkszeug“
• Change Management Planung von Veränderungsprozessen,
Nachhaltung der Auswirkungen von Veränderungen,Interne und externe „Marktbeobachtung“,Indikatorenanalyse und -bewertung,usw.
• Ressourcen Management Intern und externe Beschaffung und Verwaltung von Mitteln,
Personalbedarfsplanung,Infrastruktur,Raum- und Betriebs-Management,Arbeitsplanung,usw.
228 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 228 von 225
Ziel
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Alles mit dem Ziel, Information
• langfristig verfügbar zu halten,• zur Bildung von Wissen zu nutzen,• den Lebenszyklus zu verwalten,• zu bewerten,• zu schützen, • in Prozessen nutzbar zu machen und• kontrolliert zu entsorgen.
… und dies mit dem Ansatz des Archivars und Records Managers …
229 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 229 von 225
Fazit
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Der Informationsmanager der Zukunft darf nicht am Ende des Lebenszyklus der Information stehen und Information nur verwalten, sondern muss den gesamten Prozess der Informationsnutzung steuern und kontrollieren.
Wir bekommen nur Ordnung in die elektronischen Archive, wenn wir bereits bei der Entstehung und Nutzung der Information ansetzen!
230 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 230 von 225Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung 2009 | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 230 von 225
Ausblick: Die Zukunft des Records und Information Management
231 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 231 von 225
Verfügbarkeit und Abhängigkeit
Unsere Gesellschaft ist vollkommen abhängig von der Verfügbarkeit von Informationssystemen und der Richtigkeit der Informationen:
• Gehen wir mit elektronischen Records ebenso umsichtig um wie mit Papier-Records?
• Werden zukünftige Historiker unsere Ära “als das dunkle Zeitalter der frühen Informationsgesellschaft” bezeichnen?
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232 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 232 von 225
SaaS
Software as a Service, ASP (Application Service Providing) und Outsourcing sind die größten Herausforderungen für das Records Management:
• Wird es eine Kontrolle der Speicherlokationen geben?
• Wird es valide Informationen über die
Zuverlässigkeit von Diensteanbietern geben? • Wird die inhärente Unsicherheit der Verbindungen
und des Internets durch hohe Kosteneffizienz kompensiert werden?
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233 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 233 von 225
EIM
Enterprise Information Management löst die Grenzen zwischen strukturierten und unstrukturierten Informationen auf:
• Ist ein Record nur noch ein besonders wertvolles oder aufbewahrungspflichtiges Informationsobjekt?
• Ist “Record” nur noch ein Statusattribut im Informationssystem?
• Wird alle Enterprise Software zukünftig standardmäßig Records Management Funktionalität haben – müssen?
• Wird es die Notwendigkeit für spezialisierte Records Management Software dann noch geben?
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234 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 234 von 225
Social Software
Social Software und Web 2.0 Technologien stellen neue Informationskanäle und dynamische, “weiche” Formate bereit, die für die elektronische Bewahrung nicht ausgelegt sind:
• Wie werden Records aus Wikis, Blogs und Tweets
erzeugt und archiviert?• Wie wird der Wert einer Information bereits bei
ihrer
Erstellung bestimmt?• Wer wird für die Bewertung im Zeitalter der
Informationsüberflutung verantwortlich und
überhaupt dazu in der Lage sein?
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235 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 235 von 225
Automatisierung
Automatische Klassifikation und Kategorisierung sind die einzigen Möglichkeiten, die Informationsflut unter Kontrolle zu bekommen:
• Wird es auch in der Zukunft noch den Beruf des
Records Managers geben?• Wie gut müssen automatische Vorgänge noch
werden, damit offensichtlich wird, dass sie viel
besser sind als die fehleranfälligen manuellen
Vorgänge?• Kann strukturiertes Records Management im
Zeitalter von Google überleben?
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236 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 236 von 225
E 2.0
Web 2.0 Technologien rufen Veränderungen im Umgang mit Informatinen in Unternehmen hervor:
• Wird Records Management nur eine weitere
Funktion in der Standard Software werden?• Kann Enterprise Search strukturierte
Repositories ersetzen?• Werden die Informationsobjekte selbst “wissen” wo
sie hingehören und wofür sie verwendet werden?• Wird Compliance zum einzigen Grund dafür
werden, dass Records Management überlebt?
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237 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 237 von 225
Paradigmen
Wir brauchen einen Paradigmenwechsel im Records Management, um mit den technischen und kulturellen Veränderungen Schritt zu halten!
• Oder wir erleben eine schleichende Paradigmenänderung in eine Richtung, in die wir nicht möchten.
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238 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 238 von 225
Sie haben die Wahl!
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239 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 239 von 225
Sie haben die Wahl!
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240 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 240 von 225
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Records Management& MoReq2
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Dr. Ulrich Kampffmeyer
15. 10.2009
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241 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 241 von 225
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Records Management& MoReq2
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15. 10.2009
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Quellenverzeichnis• MoReq2 Projekt-Website: www.MoReq2.eu, http://www.moreq.info• Informationswebsite auf deutsch: www.MoReq2.de• Download des MoReq2 Standards und weiterführende Links: http://moreq.niniel.org/quellen/• MoReq2 Roadshow 2007 Dokumentation:
http://www.project-consult.net/Files/Seminarband%20MoReq2_TN2007.pdf• MoReq2 Roadshow 2008 Dokumentation und Marktstudie:
http://www.project-consult.net/Files/Moreq2%20Seminarband %202008.pdf und
http://www.doxtop.com/magazines/MoReq2-2008.aspx• Records Management Marktstudie 2007/2008 DLM-Forum:
http://www.project-consult.net/Files/20081211_DLM%20Forum_RM_Market%20Study_Kff.pdf• DLM Forum, Breaking the Barriers of traditional RM:
http://www.project-consult.net/Files/20081212_DLM%20Forum_Breaking%20the%20Barriers_Kff.pps und
http://www.project-consult.net/Files/20081212_DLM%20Forum_Breaking%20the%20Barriers _Kff_Print.pdf• DLM Forum Toulouse 2008 Ergebnisse:
frz: http://www.project-consult.net/Files/DLM%20Conference%20Conclusions%20FR_web.pdf und
engl: http://www.project-consult.net/Files/Achievements%20and%20new%20directions_web.pdf• Records Management & MoReq2, Humboldt Universität | BBK Berliner Bibliothekswissenschaftliches Kolloquium, 13.01.2009,
Berlin http://www.project-consult.net/Files/20090113_BKK_Records-Management_Kff_Handout.pdf• Vth DLM-Forum Conference | La gestion de l'information et des archives électroniques en Europe : réalisations et nouvelles
directions. Toulouse, décembre 2008 | Information and Electronic Records Management in Europe: Achievements and new Directions | Toulouse, 10, 11 & 12 December 2008 | Archives de France | Vol 2 http://www.project-consult.net/files/DLM-Forum_Toulouse_2008_2.pdf/
• Records Management & MoReq2, innova.dpc 2009, Barcelona, 6.10.2009 http://www.project-consult.net/files/20091006_InnovaDoc_Barcelona_Kff_Show.ppsx
• Ulrich Kampffmeyer, Wer braucht Archivare und Records Manager? Berufsfeldtagung, Fachhochschule Potsdam, April 2009,http://www.project-consult.net/files/Fachhochschule Potsdam_Kff_20090424.ppt
• „MoReq – How to use ist“, Marc Fresko:
http://www.project-consult.net/Files/moReq2%20and%20how% 20to%20use%20it%20%20publication %20version.pdf• Wikipedia Artikel zum DLM Forum und MoReq:
MoReq, dt: http://de.wikipedia.org/wiki/MoReq
MoReq, frz: http://fr.wikipedia.org/wiki/MOREQ
DLM Forum, engl: http://en.wikipedia.org/wiki/DLM_Forum