Attività di audit standardizzate perSAP® R/3™ con dab:exporter + ACLTM

Estrazione di massa dei dati da SAP® R/3™

Procedure di controllo predefinite e standardizzateimplementate nelle applicazioni per l’audit di ACLTM

marketing@mantala.it

Agenda

• Introduzione e definizioni• Panoramica del dab:exporter

– Installazione– Vantaggi– Requisiti di sistema

• Auditing integrato e standardizzato con dab:exporter e ACLTM – dab:exporter vs. strumenti interni di scaricamento di SAP®– Vantaggi eccezionali dell’uso del dab:exporter

• Concetti fondamentali di dab:exporter e dab:scripts– Controllo basato sul rischio– Supporto alle attività quotidiane

• Attività di audit standardizzate e predefinite– Moduli / Pacchetti– Esempi

• Processi di audit digitali supportati dagli strumenti di dab:GmbH• Conclusioni

Introduzione e definizioni

Specialisti dell’estrazione dei dati da sistemi come SAP®, Navision, Oracle… Sviluppatori di script ACLTM e procedure di controllo riusabili e predefinite, per esempio per audit in ambito

SAP® Consulenti di uffici di Internal Audit e di società di revisione e contabilità Referenze: Bayer AG, LANXESS, PWC, KPMG, Siemens AG, DATEV, GLOBUS SB Warenhaus Holding

• ACLTM Strumento utilizzato per l’analisi dei dati

• dab:exporter Strumento basato su Windows per lo scaricamento delle tabelle da SAP® R/3™ : per qualsiasi ammontare di

record, nessun impatto sulle prestazioni; è richiesta semplicemente l’autorizzazione in solo-lettura Automatizzato – integrato - standardizzato

• dab:script 170 test di audit predefiniti per SAP® R/3™ Procurement, Accounts Payable, Accounts Receivable, Sales & Distribution, KPI Analysis dab: scripts e dab: catalog

Conoscenza delle tabelle SAP® Catalogo Tabelle e Campi con tutte le tabelle e i campi necessari per i test di audit

• dab:privacyprotection Modulo aggiuntivo per la protezione dei dati personali dei dipendenti (limitazioni ed anonimato).

dab:exporter - Panoramica• Un’interfaccia unica per numerosi sistemi di origine

– SAP® R/3™ , Microsoft Navision, Oracle…• Un’interfaccia unica per numerosi formati di uscita

– ACLTM , CSV…• Estrazione di grandi quantità di dati, per esempio da SAP® R/3™

– Gli utenti necessitano semplicemente di accesso ai dati in modalità solo-lettura– Gli standard di sicurezza più elevati grazie all’utilizzo dei criteri di accesso di

SAP®– Nessun limite temporale durante lo scaricamento di grandi tabelle con molti

record– Nessun impatto negativo sulle prestazioni del sistema SAP® durante lo

scaricamento!• Conversione dei dati in un formato dei dati analizzabile

– Non è necessaria un’importazione manuale in ACLTM

– Nessuna definizione manuale delle tabelle o dei campi è necessaria

dab:exporter - Installazione

Laptop

RFC

Administrator

15 minutes

User/Auditor

5 minutes

dab: exporter

Implementazione di un function module sul server SAP® (“RFC” – Remote Function Module)

RFC è basato su una raccomandazione ufficiale SAP®

L’implementazione richiede solo 10-15 minuti

Installazione del componente dab:exporter sulla macchina dell’utente, ad esempio il portatile dell’auditor (Installazione in 5 minuti)

Se l’utenza corrispondente in SAP è già disponibile, l’applicazione può essere usata immediatamente

L’utente necessita di accesso in modalità solo-lettura – l’accesso ai dati avviene sempre in modalità solo-lettura

dab:exporter - Vantaggi

LaptopUser

Dow

nloading the data

Vantaggi eccezionali– Scaricamento delle tabelle SAP®– Nessun impatto negativo sulle

prestazioni del sistema SAP®– Nessun limite temporale durante lo

scaricamento di grandi tabelle con milioni di record

– Meccanismi di validazione e registrazione eventi

– Possibilità di utilizzare l‘Utilità di Pianificazione di Windows per programmare gli scaricamenti

– Predefizione delle tabelle e dei campi necessari per eseguire le analisi

– L‘interfaccia lavora in modalità solo-lettura. I dati nel sistema di origine non possono essere mai modificati

– dab:exporter è pronto per l‘utilizzo su sistemi SAP® unicode

– “Scarica una volta– analizza molte volte“– Selezione di determinati campi delle

tabelle o impostazione di filtri per restringere l‘ammontare dei dati scaricati

dab:exporter - Requisiti di sistema

• Client– Windows 2000 / Windows XP– Microsoft .NET Framework

• Server (Sistema SAP®)– SAP® versione >= 4.5– Il function module deve essere impostato su “remote-enabled”– La soluzione è inoltre utilizzabile su sistemi Unicode

• Inconvenienti tecnici– Nessuno rilevato sino ad ora

dab:exporter - Validazione e registrazione

Rapporto prestazioni

Rapporto esportazione – Struttura tabella

Progressione esportazione

Rapporto esportazione– Confronto sistema

dab:exporter vs. strumenti interni di scaricamento di SAP®

• SE16– Limiti temporali durante lo scaricamento di grandi tabelle– L’importazione in ACLTM dei formati di uscita richiede molto lavoro manuale– Necessità di autorizzazioni speciali per usare SE16

• QuickViews (Transaction SQVI)– Le QuickViews sono implementate localmente, la standardizzazione non è

possibile– Impossibilità di predefinire le tabelle e i campi necessari per talune attività di

audit– Stessi problemi di scaricamento riscontrabili con SE16

Il dab:exporter in combinazione con i dab:scripts consente di centralizzare l’allocazione di tutte le competenze su audit, tabelle e scaricamento, comunque consentendo di usare localmente le soluzioni, per esempio quando si effettuano audit fuori sede. I meccanismi costruiti in SAP® non permettono questo approccio

• Automatizzazione– Confronti tabelle e campi (i campi e le tabelle necessarie esistono veramente nel

sistema?)– Scaricamento

• Standardizzazione– La standardizzazione degli scaricamenti e dei formati di dati consente la

standardizzazione delle procedure di audit– Il catalogo delle tabelle (dab: catalog) contiene tutte le tabelle e i campi SAP® necessari;

può essere manutenuto a livello centrale– Le procedure predefinite di audit (dab: scripts) sono anch’esse manutenute a livello

centrale• Integrazione

– Integrazione senza soluzione di continuità con ACLTM – Tutte le competenze sulle tabelle SAP®, lo scaricamento e l’audit sono concentrate in

una soluzione• Usabilità

– Facilità di utilizzo: la procedura guidata permette di preparare facilmente gli scaricamenti

– Gli utenti avanzati possono usare tecniche come filtri, dichiarazioni SQL o selezioni manuali di campi

Vantaggi del dab:exporter

Audit integrato ed automatizzatocon dab:exporter e ACLTM

Controllo basato sul rischio –Esempio one-time vendors

• Controllo periodico di diverse aree di rischio– Identificazione delle aree di rischio– Pianificazione degli audit basata su potenziali aree di rischio– Rapporti

Pacchetti di procedure di audit - Panoramica dab:scripts

• Oltre 100 test per dati SAP® pronti per l’uso, disponibili anche come pacchetti per alcuni moduli SAP®:

– Acquisti (circa 50 test)

– Vendor management incl. Accounts Payable (circa 40 test)

– Customer management incl. Accounts Receivables (circa 40 test)

– Sales and Distribution circa 40 test)

• Pacchetti in fase di sviluppo:

– Marketing

– Plant Maintenance

• I pacchetti contengono:

– Test di audit

– Documentazione in inglese (tecnica e relativa all’applicazione)

– Indicatori chiave (se possibile)

– I risultati contengono normalmente info aggiuntive sull’utente e sulle transazioni SAP®

Pacchetti di procedure di audit(dab:scripts) – Esempio I

• Acquisti (esempi)

– Accordi quadro

– Analisi prezzi

– One-time-vendors

• Accounts Payable (esempi)

– Pagamenti duplicati

– Tempi di pagamento inusuali

– Pagamenti manuali

– Fatture senza ordine di acquisto

Pacchetti di procedure di audit(dab:scripts) – Esempio II

• Accounts Receivables

– Modifiche linee di credito

– Acconti

– Operazioni aperte

• Risorse umane (esempi)

– Corrispondenze tra conti correnti

– Conti correnti duplicati

• Masterdata (esempi)

– Masterdata creation

– Masterdata changes

– Conti correnti duplicati

Pacchetti di procedure audit su SAP ® Accounts Payable

Il flusso di lavoro delle analisi digitalirealizzate con i nostri strumenti

• Flusso di lavoro dell‘audit su SAP®:

Tutte le tabelle e i campi necessari possono essere predefiniti

dab:exporter – Interfaccia utente

Panoramica dell‘analisi dei dati con ACLTM

dab:exporter vi permette di esportare i dati dal SAP®; e li converte automaticamente in formato ACLTM

Una volta scaricati, potete partire

immediatamente con la loro analisi

in ACLTM , senza ulteriori

manipolazioni manuali!

Conclusioni – Concetti fondamentali

• Benefici dal punto di vista gestionale– Supporto nella pianificazione degli audit – Istituzione di un controllo globale, basato sul rischio– Istituzione di parametri di riferimento basati su indicatori chiave– Sistema di rapporti di alto livello

• Benefici dal punto di vista operativo– Integrità senza soluzioni di continuità– La soluzione facilita lo svolgimento delle attività quotidiane degli auditor

• Un partner aziendale esperto– Competenze SAP® +– Competenze ACLTM + – Esperienza aziendale– Diversi aspetti, diverse soluzioni, un solo partner

Conclusioni – dab:exporter

• Scaricamento in massa di dati (grandi tabelle) da SAP®, senza subire un impatto negativo di prestazioni sul sistema SAP®

– Estrai una volta– analizza più volte. Poiché le analisi vengono effettuate localmente, non si verifica alcuna riduzione di prestazioni sul sistema SAP®, indipendentemente dalla complessità delle analisi o dal tempo che richiedono

– Esempi• Scaricamento con successo di120 Gigabytes di dati per ACLTM da un SAP®• Scaricamento con successo di tabelle con più di 200 milioni di record• Uso della utilità di pianificazione di Windows per programmare le attività nelle fasce orarie in

cui il sistema è meno impegnato• Conversione automatica dei dati in formato ACLTM

– Integrazione senza soluzione di continuità: scaricate da SAP®, doppio clic sul progetto ACLTM, eseguite i test

– Nessuna attività manuale di importazione è più necessaria, tutti i campi chiave hanno la stessa lunghezza, sono nominati correttamente e hanno correttamente lo stesso tipo formato di dati

• Un’interfaccia unica per diversi sistemi di origine e diversi formati di uscita– Dati da più di un sistema (SAP®, Microsoft Navision, Oracle etc.) possono essere portati

in un unico progetto ACLTM

– Formati di uscita ACLTM , CSV, GDPdU (formato richiesto dall’amministrazione fiscale tedesca)

Conclusioni – Test predefiniti di audit (dab:scripts)

• I test predefiniti di audit su SAP® sono standardizzati– Sinergie: lo stesso test/script può essere applicato su sistemi e dati SAP® in tutto il

mondo– Alto livello di trasparenza grazie ad un manuale in inglese

• I test di audit incorporano molte competenze– Competenze SAP®: tabelle richieste, campi e relazioni sono predefinite– Competenze aziendali: i test pronti per l’uso sono basati sull’analisi quotidiana di auditor

interni, revisori e analisti

• Incremento dell’efficienza e dell’efficacia per i vostri audit– Selezionate i test di audit che corrispondono alle vostre richieste (efficacia)– Raggiungete i vostri obiettivi con minore attività manuale (efficienza)– Infine, nessun “audit per lista di controllo”, la flessibilità è garantita, la creatività

dell’auditor non sarà mai troppa!