D302: Flexible Working Handbook

D302: Flexible Working Handbook

Version 1.0

29th April 2001 Editors: C.Selby, F.Wilson Contributing Authors: C.Selby, F.Wilson, W.Korte, J.Millard, W.Carter

D302:

Ръководство за гъвкава работа Версия 1.0

29 април 2001 г.

Translated to Bulgarian by Virtech Ltd., Sofia, Bulgaria

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0

СЪДЪРЖАНИЕ

1. ВЪВЕДЕНИЕ.....................................................................................................................................3

1.1 ЗА НАСТОЯЩОТО РЪКОВОДСТВО ...................................................................................................3 1.2 КАК СЕ ИЗПОЛЗВА РЪКОВОДСТВОТО .............................................................................................3

2. ОСНОВИ НА ГЪВКАВАТА РАБОТА..........................................................................................5

2.1 КАКВО Е ГЪВКАВАТА РАБОТА? ......................................................................................................5 2.2 ПРИМЕРИ ЗА РАЗЛИЧНИ ВИДОВЕ ГЪВКАВА РАБОТА ......................................................................8 2.3 ТЕХНОЛОГИЯ НА ГЪВКАВАТА РАБОТА – ДОСТЪП И СРЕДСТВА .....................................................9 2.4 ОБЩИ ПОЛЗИ ОТ ГЪВКАВАТА РАБОТА .........................................................................................11

3. ВЪПРОСИ, СВЪРЗАНИ С ГЪВКАВАТА РАБОТА ................................................................16

3.1 ПОДБОР НА ПЕРСОНАЛА ..............................................................................................................16 3.2 ВИДОВЕ ГЪВКАВА РАБОТА...........................................................................................................17 3.3 УПРАВЛЕНИЕ НА ГЪВКАВАТА РАБОТА.........................................................................................24 3.4 САМОКОНТРОЛ И РАЗПРЕДЕЛЕНИЕ НА ВРЕМЕТО .........................................................................26 3.5 ВЪПРОСИ, СВЪРЗАНИ С ОБОРУДВАНЕТО/ТЕХНОЛОГИИТЕ ...........................................................28 3.6 ЗДРАВЕ И БЕЗОПАСНОСТ ..............................................................................................................31 3.7 СИГУРНОСТ: ФИРМЕНА И ЛИЧНА СИГУРНОСТ .............................................................................34 3.8 ФИНАНСИ: ДАНЪЧНО ОБЛАГАНЕ, ДАНЪЧНИ ПРИВИЛЕГИИ, ВЪПРОСИ, СВЪРЗАНИ С ЛИЧНИТЕ ФИНАНСИ ...........................................................................................................................................38 3.9 ВЪПРОСИ, СВЪРЗАНИ СЪС СЕМЕЙСТВОТО: ГРИЖА ЗА ДЕЦАТА И БАЛАНС МЕЖДУ СЕМЕЙСТВОТО И РАБОТАТА .......................................................................................................................................40 3.10 ОБЩУВАНЕ: РАБОТА ВЪВ ВИРТУАЛЕН ЕКИП, СПРАВЯНЕ С ИЗОЛАЦИЯТА .................................43 3.11 ОБУЧЕНИЕ: ОСИГУРЯВАНЕ, ВЪЗМОЖНОСТИ ЗА ПРОФЕСИОНАЛНО РАЗВИТИЕ ..........................46 3.12 ПРАВНИ АСПЕКТИ НА ГЪВКАВАТА РАБОТА ...............................................................................47 3.13 ДОГОВОРИ ЗА ГЪВКАВА РАБОТА ................................................................................................50

4. ПЛАНИРАНЕ И ВЪВЕЖДАНЕ НА ГЪВКАВА РАБОТА......................................................53

4.1 РАЗРАБОТВАНЕ НА ГЪВКАВА РАБОТА - ОТ ПОЛИТИКАТА ДО ПЛАНА ЗА ВЪВЕЖДАНЕ .................53 4.2 АНАЛИЗ НА РАЗХОДИТЕ И ПОЛЗИТЕ.............................................................................................59 4.3 ЕТАПНО ВЪВЕЖДАНЕ ...................................................................................................................69

2

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 1. Въведение

1.1 За настоящото ръководство Настоящото ръководство се предоставя от проекта Flexwork. Целта на Flexwork е да подпомага практическото внедряване на нови начини на гъвкава работа от страна на малките и средни предприятия (МСП), особено тези в отдалечените региони. Ръководството ще помогне на бизнес консултанта да дава подходящи съвети на МСП във връзка с въвеждането на практики за гъвкава работа. Бизнес консултантите могат да бъдат съветници, бизнес съветници, консултанти по мениджмънт, консултанти по промени в дейността, търговски палати, агенции за предприятия или организации, които дават консултации на МСП. Ръководството се състои от четири части: • Въведение • Основи на гъвкавата работа – представят се видовете гъвкава работа,

необходимата технология и средства, моделите и евентуалните ползи • Въпроси, свързани с гъвкавата работа – обсъждат се редица въпроси • Планиране и въвеждане на гъвкавата работа – методи и средства за

въвеждане на гъвкава работа. 1.2 Как се използва ръководството Препоръчително е бизнес консултантът да си служи с ръководството, като използва и Интернет страницата на Flexwork (на адрес: www.flexwork.eu.com), където регистрацията дава достъп до допълнителна информация, казуси и средства.

Въвеждането на гъвкава работа повдига редица въпроси. Посредством систематичната работа с части 2 и 3 на ръководството, бизнес консултантът ще получава насоки по темите, които МСП следва да разглеждат. Консултантът трябва да прави подбор и да избира въпросите, които имат отношение за дадена фирма. Посочени са връзки и препратки към други източници на информация по темата, които могат да се използват при необходимост. На Интернет страницата на Flexwork се намират допълнителни материали.

В последната част на ръководството се дават практически съвети по въвеждането на гъвкава работа. Препоръчително е консултантите да оказват помощ на фирмите при разработването на План за въвеждане на гъвкава работа (ПВГР). Този план е предназначен за обосноваване на решения относно политиката и стратегиите, както и на оперативни решения. Следва представяне на редица оперативни средства, които могат да се използват от фирмите при въвеждането на гъвкава работа. Тези средства са особено подходящи за средни

3

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 и големи фирми. На Интернет страницата на Flexwork се намира допълнителна информация за средствата.

4

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 2. Основи на гъвкавата работа В тази глава се излага естеството на гъвкавата работа с някои лесни примери, резюме на необходимите средства и технологии, бизнес модели и ползи, както и преглед на основните преимущества. 2.1 Какво е гъвкавата работа? "Гъвкава работа" е широк термин, който обхваща всички трудови практики, които излизат от рамките на традиционните модели на работа. Гъвкавост може да има за: • служители: на лично ниво - организиране на работата така, че да се съвместява с други аспекти на живота им, като например задължения за полагане на грижи, семеен живот, свободно време. • служители: на професионално ниво - организиране на работата така, че да могат да се справят с изискванията на работата по начини, които съответстват по-добре както на задачите им, така и на професионалните им цели. • работодатели: организиране на трудовите ресурси така, че да се посрещат разнообразните нужди на клиентите или разнообразието от изисквания. Най-често има елементи на гъвкавост както за служителите, така и за работодателя. Гъвкавите трудови практики възникват в резултат от напредъка на технологичното развитие и по-специално в областта на телекомуникациите и компютърните приложения. Комуникационните технологии освобождават фирмите и служителите от необходимостта да се работи в определено време и на определено място. Днес фирмите могат да прилагат новаторски управленски стратегии с оглед по-голяма производителност и по-добри условия за труд.

Как да станем гъвкави Място • Служителите могат да работят в дома си. • Фирмите могат да използват местен телецентър. • Служителите могат да работят на различни места (които принадлежат на фирмата, нейни сътрудници или клиенти). • Служителите могат да работят в движение. • Служителите на различни фирми могат да работят заедно в екип, организиран за съответната задача. Служителите, които не работят на едно определено място, често биват наричани телеслужители. Тези, които работят в движение, често са наричани работници-номади. А тези, които работят от определено или подвижно място като част от разпръснат екип, често се наричат виртуален екип.

5

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 Време • Фирмите могат да въведат схеми като:

• гъвкаво време • работа по време на учебната година (служителите излизат в неплатена отпуска по време на училищни ваканции) • годишни часове (изработените часове се разпределят за една година) • почасова работа •

• •

разделяне на задачите. • Фирмите могат да извършват дейност извън “нормалното” работно време и да си сътрудничат с други фирми в различни часови пояси. Договори

Фирмите могат да използват различни видове договори: срочни договори,

• използване на работна ръка по договор, • сключване на договори с външни изпълнители, • използване на работна ръка чрез посредническа агенция (договорите са с агенцията, а не с фирмата), • договори с лица, упражняващи свободни професии (използват се за извършването на определена работа, като има възможност да се поемат ангажименти и от други места),

• Фирмите си сътрудничат, за да постигнат “критическа маса” за изпълнението на по-големи договори. • Фирмите си сътрудничат в дизайна и производството. • Фирмите са част от верига за доставки към по-големи дружества. Процеси на работа и задачи • Работниците поемат отговорност за начина на организация и изпълнение на работата. • Работата става изцяло част от мрежа, която включва както физически, така и виртуален контакт. • Работата става по-пригодена към нуждите на съответния проект, тъй като се определят конкретни цели, бюджет, процеси, организация и срокове. • Работата става по-динамична и гъвкава, като по този начин отговаря на бързо променящите се пазарни условия. Управителни органи и работни отношения • Мениджърите се съсредоточават върху стратегическото развитие, създаването на подходяща култура на работа, улесняване на работата в екип и измерване на работата според постигнатите резултати. • Работните отношения стават по-сложни, разнообразни и равнопоставени, като съответното лице често изпълнява повече от една роля (като директор, сътрудник, колега, член на екип). • Повишаването на доверието е ключ към по-добри работни отношения, а и се насърчава гъвкава нагласа към работата.

6

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 Организация • Работата се разпределя на няколко по-малки организационни звена с по-опростена структура. • Делегирането на функции и хоризонталната комуникация се използват в рамките на организацията и извън нея. • Премахват се организационните граници и рутината, тъй като работата се върши от виртуални организации и се сформират екипи до приключване на изпълнението на задачата. Терминология Информационни и комуникационни технологии (ИКТ) Видове технология, които позволяват използване, изменение, съхранение или общо ползване на информация и правят комуникацията възможна. Примерите включват: e-mail, фирмени мрежи (Интранет) и Интернет. Телеработа Телеработата може да се определи най-просто като работа от разстояние. Тя включва: • работа от дома • работа в движение • работа на разстояние от “традиционното” работно място

• напр. диагностика на компютърни проблеми по телефона, а не чрез посещение на място. • напр. дистанционно обучение, а не обучение в класна стая. • напр. работа в екип, който включва сътрудници от други фирми.

Телеработата може да се върши от дома, в движение, в друг офис, в телецентър или на каквото и да било друго място. Основна черта е използването на технологии – главно компютри и телекомуникации – за свързване на хора и места. Телеработата може да включва и работа от разстояние с работодател, колеги, клиенти, доставчици и абонати. Телецентър и телекъща Термините “телецентър” и “телекъща” са често взаимозаменими. Обикновено телекъщата предоставя на местното население лесен и нескъп достъп до компютърно и телекомуникационно оборудване. Местните хора и малките предприятия могат да работят с оборудването или да използват други ресурси. Някои фирми също така обучават местното население как да си служат с информационните технологии. В телецентровете обикновено могат да се извършват определени видове работа, свързана с използването на компютри и комуникации и могат да бъдат: • отдалечен офис на голяма организация (напр. център за информационно обслужване на клиенти)

7

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 • “гъвкав офис”, използван от група организации (регулирано работно пространство, ръководено като търговска телекъща). Макар и телецентровете да се споменават често в контекста на гъвкавата работа, на практика няма много примери за телецентрове, които бележат търговски успехи. 2.2 Примери за различни видове гъвкава работа Ето три примера за начините, по които фирмите могат да прилагат метода на гъвкавата работа. В т. 3.2 и на Интернет страницата на Flexwork могат да се намерят повече примери. Виртуална софтуерна къща Софтуерен специалист решава да създаде собствена фирма, която да разработва софтуерни решения за клиентите. Седалището на фирмата е в отдалечения регион, където живее специалистът, но поради географското положение той не може да определя лицата, които да наема на работа. От самото начало фирмата използва гъвкав подход към търсенето на пазара и към квалификацията на служителите. Фирмата разполага с резерв от “служители”, които всички са самонаети и получават хонорари за свършената работа. Служителите се наемат за работа по проекти в зависимост от необходимата квалификация за съответния проект. Всички служители разполагат с пълно оборудване у дома. Фирмата широко използва телекомуникации за съвместна работа, e-mail и трансфер на файлове между членовете на екипа. В началото има проблеми с комуникацията и някои софтуерни пакети, но те бързо биват решени с добри процедури за комуникация и обучение. Фирмата е в състояние да посреща изискванията на пазара без да носи отговорност за голям персонал и без да има значителни режийни разходи. Служителите сами управляват финансите си и виждат, че усилията и възнаграждението са право пропорционални. Преодоляване на липсата на квалифициран персонал чрез разделяне на задачите Малка дизайнерска фирма има проблеми с привличането на опитни служители на работа като ръководители на проекти. Много от служителите на фирмата, които са обучени на работното място, са жени, които са си взели отпуск по майчинство. Опитните дизайнерки не искат да работят на пълен работен ден, докато децата им са малки, така че фирмата решава да предложи работа на разделителен принцип. За едно място трябва да има двама (или повече) кандидати, които да си разделят работното време. Те трябва да са готови да си сътрудничат (от разстояние), за да отговорят на изискванията на работата на пълен работен ден. Този модел бележи успех – опитните дизайнерки се връщат и започват гъвкава работа. Фирмата създава възможност всички служебни облаги да са на разположение на служителите, които си разделят работата, но на пропорционален принцип.

8

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 Подобряване ефективността на подвижни посредници Малко независимо застрахователно дружество има посредници, които посещават клиенти по домовете. Дружеството решава да оптимизира работата си и да я направи по-ефективна. Благодарение на добрите комуникации и портативна техника се установява, че е възможно да се подобри ефективността на персонала, без да се прави компромис с качеството на работния процес. Преди посредниците са правили посещения по домовете, водили са си записки и после са изчаквали до следващия ден, за да отидат до офиса да вкарат данните в системата и да получат оферта, която след това се предава на клиента. Дружеството дава на всеки посредник портативен и домашен компютър, свързани със системата на централния офис. Посредниците вкарват данните направо в компютъра и могат да качват данни и да получават оферти у дома си още същата вечер. Клиентите получават офертите по-бързо, посредниците намаляват броя на пътуванията до офиса, а дружеството установява, че посредниците могат да обслужват повече клиенти през работната седмица. Моделът се счита за успешен във всяко едно отношение. Горепосочените сценарии показват, че съществуват много начини, по които фирмите и служителите могат да са гъвкави, и че гъвкавата работа носи множество различни видове ползи. 2.3 Технология на гъвкавата работа – достъп и средства Много видове гъвкава работа могат да се поддържат с технология, с която фирмите вече разполагат, или с минимални нови инвестиции. В тази част се излагат накратко технологиите, които фирмите могат да използват за гъвкава работа в момента. Появяват се нови технологии, които ще предоставят по-добри възможности на провинциалните области и които позволяват нови начини на работа. Тези нови събития ще бъдат разгледани в по-късните варианти на настоящото ръководство. Допълнителни подробности за всеки от видовете технологии могат да се намерят в рубриката “Съобщения за мениджърите”: “Технология на гъвкавата работа – достъп и средства” на Интернет страницата на Flexwork (www.flexwork.eu.com) Във връзка с гъвкавата работа следва да се разгледат следните общи въпроси: • Не трябва винаги да се приема, че са необходими огромни инвестиции в нови технологии. Може да се постигне много и само с персонален компютър, модем и телефонна линия. Все пак трябва да се следи за нови разработки, които отговарят на Вашите нужди. Използвайте Интернет страницата на Flexwork за намиране на информация и добри местни доставчици. • Първоначалната цена на технологията не трябва да е решаващия фактор при вземането на решение. Надеждността, гаранцията и поддръжката от страна на доставчика са много по-важни от ниската първоначална цена. Много

9

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 предприятия научават, че технологиите, закупени “на сметка” са по-скъпи за поддръжка и блокират дейността им, когато се развалят. • При закупуване на хардуер или приложения за гъвкава работа, не мислете, че най-скъпите са най-подходящи. Винаги е разумно да се закупи система, която позволява разширяване, но трябва да се консултирате с добър доставчик за конфигурацията, която най-добре отговаря на Вашите нужди. • Използвайте технология, която е изпробвана и изпитана от други хора и обезпечете поддръжката, като поддържате добри контакти с доставчика. Най-новата версия на технологията ще има нови подобрения, но може да има и няколко нерешени проблема. • Не се страхувайте от технологията! Изпробвайте нови пакети и отделяйте време да установите възможностите им. • Избирайте софтуер и оборудване, които са съвместими с тези, използвани от клиентите, колегите и доставчиците. Добре е фирмите да могат да обменят информация и да работят по общи документи. Видове технология Трябва да се вземат предвид следните области: Приложения – софтуерни програми, включително и текстообработващи програми, пакети за e-mail, средства за съвместна работа, пакети за дизайн, средства за управление на проекти, браузъри в Интернет. Средствата за съвместна работа (напр. Lotus Notes) са особено полезни при гъвкава работа, понеже позволяват обмен на информация между членовете на екип, разпръснат на различни места. Множество малки предприятия вече разполагат с най-често срещаните приложения като техните по-усъвършенствани характеристики могат да се използват за гъвкава работа. Хардуер – обикновено това са персонални компютри и стандартно оборудване за комуникация. Повечето фирми вече разполагат с необходимия им хардуер. Все пак може да трябва да се взимат някои решения: дали да се закупи портативно или настолно оборудване; кои конфигурации са най-подходящи; необходим ли е сървър. Вътрешни мрежи – използват се за свързване на оборудването на работното място, за да могат служителите от различни управления или отдели да работят заедно по-ефикасно. Известни обикновено като локални мрежи (LAN), те могат да се инсталират с кабелна или безжична връзка. Услуги – гъвкавата работа може да се поддържа от доставчици на услуги извън работното място – напр. изпращане и получаване на съобщения; конферентни телефонни разговори; Интернет доставчици (ISP); доставчици на приложения (ASP). Мрежи за достъп – за достъп до глобални комуникационни мрежи. Между различните услуги може да се избира въз основа на качеството, честотната лента, надеждността, наличността и цената. Съществуващите

10

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 телекомуникационни услуги включват: телефония; Цифрова мрежа за интегриране на услуги (ISDN); наети линии и безжична местна обходна линия. Сред по-новите услуги са: Асиметрична цифрова линия за абонати (ASDL); кабелни модеми; сателитно и наземно радиоразпръскване; електрически и фиксиран безжичен достъп. Мобилни технологии – те са специален случай на горепосочените технологии. Съществуват много технологии, които са в помощ на служителите в движение: мобилни телефони, включително и такива, които имат протокол за безжичен достъп (WAP); портативни компютри; персонални дигитални помощници (PDA). Портативното оборудване непрекъснато се усъвършенства като се подобрява качеството и се намаляват размерите и по този начин работата в движение се превръща в една по-практична реалност. 2.4 Общи ползи от гъвкавата работа Гъвкавата работа може да е в помощ на фирмите и физическите лица по много начини. • Гъвкавата работа посредством ИКТ може да повиши конкурентоспособността, производителността и условията на труд в европейските предприятия. • За да извличат полза от новата мрежова икономика, предприятията трябва да възприемат по-гъвкав подход към търговията и сътрудничеството. • Гъвкавостта включва нови видове, начини и организация на работата. • Новите ИКТ предоставят много възможности за малките провинциални предприятия, които преди това са били поставени в неизгодно положение поради липсата на достъп до тях. • Създаването на мрежи, виртуалните екипи и електронната търговия са начини, по които МСП могат да работят заедно и да се възползват от новите възможности за работа. • Чрез Интернет малките фирми имат достъп до много от ресурсите, използвани от големите предприятия. • Гъвкавата работа носи редица ползи за предприятията:

• По-голяма производителност • По-голяма конкурентоспособност и по-добър пазарен достъп • Нови продукти и услуги • Нови видове организация на дейността • По-добро използване на персонала и неговата квалификация

Методите за гъвкава работа, основани на ИКТ, имат потенциала да подобряват конкурентоспособността, производителността и условията на труд. Максималното използване на тези ползи изисква преобразуване на бизнес структурата и бизнес практиките.

11

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 Новата мрежова икономика придава нов и разгърнат мащаб на дейността на предприятията. Използването на нови технологии за търговия и сътрудничество от страна на организациите налага въвеждането на гъвкави начини за постигане на желания ефект. Традиционната организация се преконфигурира по редица начини: • използване на разпръснат персонал, работещ във виртуални екипи • сключване на договори с външни изпълнители • закупуване на услуги или извършване на съвместна работа с други фирми Гъвкавата работа посредством ИКТ не е самоцел, а средство за постигане на широк диапазон от цели. Ето защо: • в момента много организации считат гъвкавата работа за пряко средство за повишаване на производителността и гъвкавостта на пазара, както и за постигане на световен мащаб (напр. извършване на работата при най-доброто съотношение между качество, цена и изпълнение, независимо от действителното местоположение на работниците) • в момента много агенции за развитие използват гъвкавата работа като средство за социално-икономическо развитие и разкриване на работни места • в момента много хора използват гъвкава работа в ежедневието си, за да повишават контрола си върху работата и да постигат по-добър баланс между работата, семейния и личния живот. Работата в информационното общество се превръща все повече във въпрос не на “къде”, а на “какво” и “как”. Гъвкавата работа не се свежда само до работа от дома няколко дена седмично (традиционното мнение за телеработата). ИКТ могат да се използват изцяло за създаване на напълно нови модели на работа в отговор на нуждите на икономиката, съответната организация, служител и население. Гъвкавата работа повишава търсенето и предлагането на пазара на труда. Тя дава възможност за преобразуване на организациите и обезпечава управление и работни отношения, които са по-сложни и се основават на доверие. Тя поддържа както физическите, така и виртуалните мрежи и използването на информационни технологии по отношение на задачите и процесите. Преди всичко гъвкавата работа повишава отговорността, квалификацията и независимостта на съответното лице. Ползи за региона. Дейността на предприятията може да се извършва отвсякъде и навсякъде. В миналото физическият достъп е бил първостепенния фактор. Гъвкавостта посредством ИКТ означава, че са по-важни други фактори като по-евтината работна ръка, повече удобства и по-добра среда, повишаване качеството на живота, сравнително евтина земя, имоти и услуги и т.н. Регионалните агенции за развитие разполагат с нови преимущества, които са достъпни посредством технологиите.

12

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 Интернет и другите видове информационни мрежи предоставят нескъпи форми на взаимодействие, например: • достъп до голяма част от информацията и знанията, използвани от големите фирми • маркетингови механизми и канали, които придобиват световен мащаб • телеработата и гъвкавата работа по-принцип. Малките и средни предприятия не могат лесно да постигат икономии от мащаба или да получават бърз достъп до квалифициран персонал, капитал и познания. Създаването на основани на ИКТ мрежи за съвместна работа с други МСП може да ги направи конкурентноспособни. Обикновените ползи за региона могат да включват: • Разрешаването на служителите да работят от разстояние може да увеличи възможностите за работа. Хората, на които им е трудно да пътуват ежедневно до работа поради лош транспорт или липса на време, могат да посещават регионален телецентър или да работят от дома. Резервът от потенциални служители се увеличава и регионът печели от по-големите възможности за работа. • МСП и микро-предприятията могат да поемат работа от фирми в други региони, като по този начин стимулират местната икономика. • МСП могат да си сътрудничат при участието в конкурси за големи договори извън региона, а дори и за нови видове работа, като по този начин стимулират икономиката и повишават квалификацията и компетентността на местното население. Ползи за предприятията. Гъвкавата работа може да носи ползи, свързани със широк кръг важни бизнес въпроси. • Достъп до квалифицирани кадри – много фирми могат да открият редки таланти, като наемат работници от разстояние. Работниците могат да се намират на разстояние, защото живеят в провинцията или защото им се налага да са в движение (напр. квалифицирани жени със семейни ангажименти). • Достъп до нова работа – гъвкавата работа позволява по-лесен достъп на МСП до възможностите за работа в други региони. Това не само увеличава приходите, но открива и пътища към нови видове работа и нови пазари. • Повишаване на производителността – гъвкавата работа позволява на определени работници да увеличат производителността си, като им дава възможност да работят според предпочитанията си. Възможно е някои работници да искат да работят извън работното място, когато е необходимо пълно внимание върху важен доклад, а други извличат полза от по-продължителна работа у дома, когато се изисква пълна концентрация (напр. програмиране, редактиране и др.).

Гъвкавата работа също така може да позволява на фирмата да организира дейността на персонала в своя полза:

• намаляване на разходите (напр. по-малък брой командировки, по-малко пространство за работа и паркиране)

13


• по-лесно съгласуване на работата между служители, работещи на различни места • по-лесно разделяне и разпределяне на работата в съответствие с нуждите • по-лесно използване на работната ръка според нуждите • намаляване на отпуските по болест • работата не се нарушава при лошо време, наводнения, пожари, сигнали за бомби, стачки, транспортни аварии • по-добро управление на информацията и данните в рамките на организацията, което дава възможност за ред и системност на информацията и за по-бърз достъп до точната информация в подходящия момент. • по-бърз достъп до информация и данни извън организацията

• Започване на бизнес – едноличните търговци и лицата на свободна практика, които извършват телеработа, често започват нов бизнес с ниски режийни разходи. Бизнесът често се разширява и се наемат повече работници – има много примери за бизнес, който е започнал в началото с телеработа. • Намаляване на разходите – някои предприятия могат да намаляват разходите за работни помещения чрез гъвкава работа. Използването на свободнопрактикуващи професии за проучване на нови области за работа е средство за безпрепятствено разработване на нови насоки на работата, като се запазва възможността на по-късен етап хората да започнат да работят в офис, ако новият проект се окаже сполучлив. Някои фирми използват подхода “затоплен стол”, при който работните места са по-малко от броя на служителите, но последните ходят на работа по различно време и така си поделят работното място и другите ресурси. С този подход се намаляват режийните разходи за работни помещения, което е от особено значение в скъпите градски области. • Повишаване на способностите да се отговаря на търсенето – гъвкавата работна сила позволява на фирмите да планират, кога ще са необходими най-много усилия и по този начин да съставят план за работа, който е съобразен с търсенето. • Посредством методите за гъвкава работа могат да се разработват нови продукти и услуги, особено в сътрудничество с други фирми. • Сформиране на екипи според съответните задачи и събития, състоящи се от служители на повече от една фирма и/или външни лица като напр. свободнопрактикуващи специалисти (freelancers). Ползи за средата • Намалява се времето и средствата за пътуване – когато служителите работят от дома си или от местен център, те използват по-малко транспортни средства и това води до съкращаване на разходите за гориво и път. • Намаляването на пътното движение е добре за пътищата, а и околната среда не се замърсява толкова много. Телеработата се счита за “зелена” дейност, още повече, че домашните офиси харчат по-малко електроенергия за отопление и

14

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 осветление в сравнение с работните помещения с търговска цел, а в повечето случаи домовете се отопляват и използват така или иначе. • Съвместната работа намалява нуждите от пътуване, тъй като не е необходимо присъствие на много срещи. • Комуникационните технологии също могат да намаляват нуждата от пътуване посредством видео и аудио-конференции, които заместват някои срещи “лице в лице”. Ползи за работещия • Постигане на баланс между семейството и работата – много хора (както мъже, така и жени) откриват, че гъвкавата работа им позволява да извличат максимална полза от семейния живот и работата. Отделянето на повече време за семейството изисква гъвкава работа в предпочитано време (при възможност). Това е важен въпрос за хората с малки деца. • Чрез работата от дома могат да се избягват съкращения и/или преместване. Когато една фирма се мести, ценните служители, които не искат да се местят, могат да се задържат, като им се предложи гъвкава работа. По същия начин и ако някой съдружник си смени работата, работата от дома може да е ключ към избягването на всеобщи резки промени. • Намаляване на времето, изгубено в пътуване до работното място – някои служители си освобождават време, като не пътуват до работа (тези, които работят от дома или в местен телецентър), а други работят в движение (работници-номади). Оптималното решение е въпрос на предпочитание и практическо приложение. Някои служители използват времето, прекарано в път (напр. пътуване с влак), за да работят и после го изваждат от времето, прекарано на работното място. • С гъвкавата работа могат да се предоставят равни възможности за работа. Хората с увреждания вече проучват възможностите за работа от дома в Европа (вж. www.ISDAC.ORG) и много жени, които се връщат на работа след прекъсване или хора, които трябва да се грижат за някого, могат да започнат наново посредством телеработа. • Придобиване на по-голям опит – за лицата с гъвкави договори като тези, които упражняват свободна професия или имат договор с повече от една фирма, съществуват големи възможности да увеличат проектите, по които работят, а по този начин и да повишат квалификацията и опита си. • Повишаване на мотивацията на работещите, като им се дава възможност за личен стил на работа и развитие. • Персоналът се обучава по-лесно чрез използване на “мрежова” работна сила. Евентуални недостатъци за работещия • Намалява се прякото взаимодействие между служителите, които извършват гъвкава работа по различно време. • Затруднява се поддръжката на инфраструктурата и технологиите (напр. забавяне на ремонти и т.н.)

15

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 3. Въпроси, свързани с гъвкавата работа В част 3 се обсъждат конкретни въпроси. Всяка точка започва с обобщение на основните моменти, след което следват обяснения. На Интернет страницата на Flexwork се намират допълнителни материали. 3.1 Подбор на персонала ОСНОВНИ МОМЕНТИ За да е ефикасна гъвкавата работа, трябва да се подбира подходящ персонал. Следва да се имат предвид редица фактори: • Предпочитанията на служителя – служителят трябва да е заинтересован от модела на гъвкава работа и да вижда лична изгода (напр. намаляване на времето за път; гъвкаво работно време; възможност за придобиване на нови умения; работа с по-разнообразен колектив; домашни дежурства.) • Доверие и лоялност – гъвкавата работа може да носи евентуални рискове за сигурността (вземане на служебна информация у дома; работа с други фирми) и изисква добър самоконтрол. Служителите трябва да бъдат надеждни и лоялни към организацията. • Трудов стаж – служителят трябва да е бил на работа известно време, за да се гарантира, че е запознат с реда и че са налице добри отношения с колегите. • Вид работа – не всички дейности са подходящи за гъвкава работа. Най-подходящи са тези, които не изискват много пряк контрол или контакт “лице в лице”. В карето на следващата страница са дадени примери. • Особености на личността – могат да се използват психометрични тестове за определяне на личностната характеристика. Работниците от разстояние трябва да могат да взимат добри решения, да намират ефикасни решения на проблемите, да работят самостоятелно, да се самоконтролират и да си разпределят времето. Работата в условията на сътрудничество изисква съвкупност от личностни качества като комуникативност, либералност, предприемчивост, спазване на срокове, стремеж към резултати и постижения. • Равни възможности – всички служители следва да разполагат с възможност да извършват гъвкава работа. Възможно е да има основания за преференциален подбор, ако в противен случай ще трябва да напусне ценен служител (напр. поради задължения за полагане на грижи за друго лице, проблеми при пътуването до работа). • Работа от дома – трябва да се прави оценка на домашната обстановка, за да се установи дали е подходяща. В т. 4.3 се дава по-подробна информация, а на Интернет страницата на Flexwork има контролен списък на подходящите служители.

16


Примери за професии, подходящи за гъвкава работа професионални кадри и специалисти по мениджмънт: архитекти, счетоводители, специалисти по мениджмънт, маркетинг, връзки с обществеността, човешки ресурси, финансисти, финансови аналитици, брокери. поддържащи професионални кадри: помощник-счетоводители, преводачи, коректори, картотекари, изследователи. пътуващи професионалисти: фирмени представители, земемери, инспектори, брокери на недвижими имоти, одитори, журналисти, застрахователни брокери. компютърни специалисти: системни анализатори, програмисти и инженери. обслужващ персонал: персонал за въвеждане на данни, машинописци, персонал за справки в указатели, телепродавачи

3.2 Видове гъвкава работа ОСНОВНИ МОМЕНТИ • Гъвкавата работа има разнообразен характер, тъй като може да се изменя в зависимост от процеса, начините, разпределението, времето и мястото на работата, с цел увеличение на ползите (и/или намаляване на разходите) за съответните служители и организации (вж. също т. 2.1) • Трудно е да се направи категоризация, тъй като всеки случай е уникален сам по себе си. • Обособени са пет основни вида – тези видове не са взаимоизключващи се и често се използват едновременно в една и съща фирма. Те биват:

• МСП със служители, които извършват телеработа • Гъвкава работа на МСП, свързана с традиционните дейности в провинциални и отдалечени области • Гъвкава работа на МСП, които използват нови възможности • Гъвкава работа за предоставяне на местни услуги • МСП, които са в мрежа за гъвкава работа (виртуални екипи, вериги за доставки и т.н.)

МСП със служители, които извършват телеработа. Става въпрос за служители, които извършват гъвкава работа по време и/или място посредством ИКТ. Често се срещат редица разновидности: • телеработа от дома – служителите работят от дома си за част от времето или през цялото време.

17

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 • работа в телецентър или в сателитен офис – служителите работят в телецентър (който не е собственост на работодателя и обикновено е за общо ползване) или в сателитен офис (собственост на работодателя), за да са по-близо до дома си или до клиента. • телеработа на много места (с редуване на работните места) – служителите работят на основното работно място и на други места, включително и у дома си, в телецентър, в помещенията на клиента или на съдружника. • телеработа в движение или номадска телеработа – служителят е в движение и използва технологии за връзка и достъп до данни, например, рекламни представители, работници по поддръжката. Пример: фирма Excel, Хернинг, Дания – софтуерна фирма в град Хернинг, Ютланд използва от много години телеработа от дома. Тя създава и един от първите сателитни офиси в Дания в Билунд през 1998 г., като по този начин се дава възможност на 3 местни служители да намалят времето, прекарано в път до работа, да балансират семейните и служебните задължения, да подобрят ефективността и резултатите на фирмата и да стимулират една отдалечена област. Опитът на Excel сочи, че: • идеята за сателитен офис може да улесни работата на местните служители,

без да е налице усещането за изолираност, което някои служители изпитват, ако работят у дома си дълго време.

• трябва да се създадат нови управленски похвати, включително и ръководене на дейността чрез e-mail

• намалява се ежедневния стрес на семейните служители • пътят до работа се съкращава поне с 2 000 км. седмично – пътува се

единствено до централата в Хернинг около един път седмично, а и служителите са по-близо до някои от клиентите на фирмата.

Гъвкава работа на МСП, свързана с традиционните дейности в провинциални и отдалечени области Методите на гъвкава работа се прилагат в традиционни дейности като: • риболовство, лесовъдство и селско стопанство • обработка на първични продукти, например хранително-вкусова промишленост, дървообработване и др. • сферата на услугите, като туризъм или услуги в публичния сектор Гъвкавата работа може да стимулира тези дейности чрез: • повишаване на ефективността и увеличаване на производителността • разширяване на пазарите до постигане на световен мащаб, където това е приложимо • задържане и/или привличане на повече стоки/услуги с добавена стойност • задържане и/или привличане на инвестиции • предоставяне на възможност на регионалните МСП да са като големите предприятия от гледна точка на информацията, създаването на мрежи и пазарния мащаб. Това включва и “приближаване до клиента” като се използват

18

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 технологиите, за да се установи местно “присъствие” и тъй като технологиите позволяват на предприятието да контактува директно с отделните клиенти, то може по-лесно да следи измененията на техните нужди и по този начин да съобразява продуктите/услугите точно с тези нужди. Пример 1: Trångsviken, Ямтланд, Северна Швеция. Това е пример за използването на ИКТ и гъвкава работа като стратегически средства за разширяване и разнообразяване на бизнес възможностите на съществуващите отрасли в провинциалните области. В северна Швеция има традиционни отрасли (производство на алуминий и дървообработване), търговия, както и няколко тясно специализирани фирми с международни връзки и износ. Създадена е местна инфраструктура (Дом на Асоциацията), чрез която фирмите за ИКТ предоставят опита и уменията си на дружествата от традиционните отрасли посредством мрежата на местното бизнес сдружение. В рамките на тези традиционни отрасли са разработени нови продукти и пазари като например: • производство на специализирани опаковки, тръбопроводи, хартия и др. на

дървесна основа • комплекти за пътуване, направени от алуминий с висока добавена стойност

и плочи за микровълнови печки И в двата случая фирмите започват да използват гъвкава работа както вътрешно, така и като част от местни и международни мрежи и работниците започват работа от дома си, като си сътрудничат с отдалечени клиенти и партньори. В момента двадесет на сто от продажбите се осъществяват по Интернет и се извършва гъвкава работа с фирми от цял свят. Пример 2: La Gâtine, Poitou-Charentes, Франция. В този случай пазарите са разширени посредством гъвкава работа и електронна търговия в селскостопанския сектор. Областта Gâtine в селскостопанските райони на Франция е място, където се отглеждат животни, включително овце и говеда. От 1994 г. се разработва цялостна програма за повишаване качеството на говеждото и овчето месо посредством селекция на овцете и говедата, сертификати за качество, контрол върху цените, реклама на продуктите, маркетинг и търгове. Като цяло целта е да се подобрят веригите от продукти с добавена стойност и по този начин да се стимулира отрасълът, приходите и заетостта. Извършени са две действия в този смисъл: ремонт на кланиците и създаване на електронна платформа за гъвкава работа в отрасъла и по-специално за разработване на услуги за електронна търговия. Животновъдите, работниците в кланиците и търговците на дребно в сектора, както и други селскостопански производители, свързани с маркетинга, си сътрудничат посредством ИКТ и са повишили значително оборота и приходите в отрасъла.

19

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 Гъвкава работа на МСП, които използват нови възможности. Благодарение на технологичния прогрес мястото, където се извършва дадена работа, губи значението си, особено ако работата е свързана с голямо съдържание на информация или знания. Провинциалните и отдалечените области могат да вземат своя дял от тази работа като предлагат умения и квалифицирани служители или продукти и услуги, които отговарят на нуждите на партньорите или клиентите, независимо от тяхното местоположение, въз основа на свързани с конкуренцията фактори като: • качеството на извършената работа • цената • условията по доставката, включително и датата на доставка. Използването на нови възможности за гъвкава работа чрез ИКТ може да се основава както на местни и вътрешни инвестиции, така и на преобразуване на действащите МСП и на създаване на нови фирми или клонове на фирми. Пример 1: Остров Луис, западните острови на Шотландия – разкрити са повече от 200 работни места посредством три инициативи: фирма Lasair Ltd специализира в правенето на резюмета и публикуването на документи за редица постоянни клиенти и партньори в Обединеното кралство и САЩ (в областта на културата и езика). Фирмата само по себе си е със седалище в областния център Сторнъуей и отговаря за маркетинга, продажбите, администрацията, качествения контрол и обучението на работниците, голяма част от които извършват телеработа от дома си в околностите.

фирмите, които участват в регионални и международни мрежи и специализират в производството на компактдискове, мултимедии, радиоразпръскване, филмови продукции, уеб администрация и др.

център за информационно обслужване на клиентите, създаден с вътрешни инвестиции от голяма международна фирма, предлага Интернет поддръжка на клиентите на фирмата по света.

Успехът на тези инициативи се дължи пряко на фокусираната маркетинговата стратегия на остров Луис, високото ниво на уменията и квалификацията на жителите, както и на съществуващата култура на организация на дейността, която се основава на дългогодишния гъвкав подход към работата, заимстван от традицията, свързана с разнообразните дейности във фермите.

20

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 Пример 2: гр. Лонгфорд, централна Ирландия – проведена е обща кампания за използване на новите възможности, предоставяни от гъвкавата работа. Кампанията води до редица положителни резултати – използват се колективни усилия и въображение, както в региона, така и извън него, създава се виртуална общност, свързваща Лонгфорд със световните мрежи (включително и с изселилите се жители на Лонгфорд) и се разработва съгласувана стратегия за увеличаване на инвестициите в ИКТ и използване на ИКТ в цялото графство. Кампанията води до: • компилиране на проучване на потенциалните приложения на ИКТ в

Лонгфорд, • създаване на софтуерна фирма, която разкрива 16 нови телеработни места с

местни инвестиционни средства, държавни субсидии и инвестиции в рисков капитал.

• внедряване на редица свързани с технологии услуги и проекти в графството. Пример 3: Започване на работа в собствена фирма в отдалечена ферма в Германия. Konstruktionsbüro Pollozek е пример за “започване на работа в собствена фирма”. Преди няколко години една жена, която е работила преди на друго място, започва нова кариера като свободнопрактикуващ дизайнер от дома си в една ферма в много отдалечена област, където няма възможности за работа. В момента тя е управител на преуспяваща еднолична фирма, която от време на време използва подизпълнители и има стабилна клиентела. Roswitha Pollozek се занимава отдавна с дизайн, има много връзки и е експерт по технологии за CAD. След като се омъжва за фермер, живеещ близо до Ансбах, тя първоначално помага във фермерската работа, преди да реши отново да започне работа като дизайнер. Понастоящем тя е управител на собствена дизайнерска фирма от дома, където проектира чрез CAD за редица известни промишлени предприятия. Клиентите се намират в радиус 6 – 200 км. от нейния офис. Къщата във фермата е разширена и в момента предлага работно пространство от 120 м2, а годишният оборот е впечатляващ. Гъвкава работа за предоставяне на местни услуги. Макар и традиционните икономически дейности в провинциалните региони да се основават предимно на първичните производствени отрасли с ниско ниво на техниката и ниска добавена стойност, икономиката често се крепи на субсидии от държавния сектор. Това включва непреки субсидии от приходите от трансфери, увеличаване на преките инвестиции и помощи, както и създаване на публична администрация, която предлага широк диапазон от услуги, включително и услуги, които могат да се предоставят от частния сектор. Следователно, предлагането на услуги в региона е от голямо значение за заетостта, както пряко, в резултат на работните места, разкрити във връзка със самите услуги, така и поради централната роля на услугите за поддържане на цялата жизнеспособност на местната икономика. Внедряването на гъвкава

21

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 работа, основана на ИКТ, може да подобри предлагането на услуги в региона в самия държавен сектор или в МСП от частния сектор посредством: • подобряване на ефективността на услугите • намаляване на цената на услугите • повишаване на обхвата на услугите • повишаване на достъпността на услугите – например, те да достигат до

повече хора или да се въведе 24 часово електронно “работно време” и др. Тези ползи могат да бъдат от особено значение в провинциалните области, където цената на услугите на глава от населението е обикновено много по-висока отколкото в градските или ключовите региони, защото трудно се достига до разпръснатите жителите в места, които често са рядко населени, а могат да бъдат и труднодостъпни. ИКТ дават възможност и за предоставяне на услуги, директно на самите граждани, като служителите на органите на местната власт могат да посещават крайните области примерно веднъж седмично, за да дават лични съвети и консултации с помощта на он-лайн достъп до базите данни в градския съвет. Пример: Sainte-Agrève, Rhône-Alpes, Франция. В края на 1995 г. започва инициатива, която използва наличните обикновени телекомуникационни и ISDN мрежи, и се създава МСП, което предоставя Интернет услуги и видео-конферентно оборудване в сътрудничество с държавния сектор. Целта е да се поддържат електронни услуги в държавния сектор – местните органи на властта, здравеопазването и образованието - посредством гъвкава работа, основаваща се на ИКТ. Сдруженията с национални и регионални органи на властта предлагат например: • безплатно мултимедийно оборудване за училищата • обучение на учители • обучение на медицински персонал • услуги, предназначени за държавни служители в местната администрация Това е смесена инициатива за стимулиране на технологиите в държавния сектор в сътрудничество с МСП от частния сектор и телекомуникационната компания France Telecom. Чрез отделяне се създават три МСП, които понастоящем дават работа на 200 души и работят в горепосочените области. МСП, които са в мрежа за гъвкава работа. Един от ключовете към развитието на даден регион лежи в определянето и укрепването на групи фирми, които работят в свързани отрасли и на свързани пазари (фирмите могат да се групират по участието им във вериги за доставки и добавяне на стойност към стоките). Групите са трамплин към изграждането на мрежи, поддържани от ИКТ (или на виртуални мрежи), тъй като се основават на отношенията между хората и имат общ икономически, социален и културен елемент. Това означава, че често има елемент на пространствена близост при създаването и разработването на дигитални мрежи, независимо от присъщия им виртуален характер. Дигиталната икономика не е напълно отделена от традиционната икономика. Мрежите се развиват по-бързо и са по-мощни,

22

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 когато има социален и културен елемент и ето защо регионите играят важна роля при създаването и разрастването на мрежите. Следователно мрежите, базирани на гъвкава работа посредством ИКТ, бележат най-големи успехи, когато произлизат от реални местни или регионални групи, които се характеризират с доверие, поделяне на риска, общо обучение, сходство и социално взаимодействие. Съществуват два ясно обособени начина, по които създаването на мрежи посредством ИКТ може да носи ползи: • като допълнение към съществуващите видове мрежи, основаващи се на

традиционни средства за общуване и сътрудничество – например, тези, които не само наблягат на непосредствения физически контакт и запазват предимствата, които този контакт носи на хората, но и правят разпространението и съхранението на информация по-ефективно.

• чрез откриване на съвършено нови възможности за създаване на мрежи от лица и организации, извършващи гъвкава работа, което не са били възможни преди идването на ИКТ. Съществуват пет начина, по които може да стане това:

• чрез разширяване на пространствения обхват на мрежите (или на т.нар. общности от интереси) посредством създаване на връзка между хората, евентуално в глобален мащаб;

• чрез увеличаване на броя и кръга участници в една мрежа; • чрез по-интензивно взаимодействие в мрежата; • чрез повишаване възможностите на мрежата за обработване на

информация; • чрез преобразуване на дейностите, които участниците в мрежата

(предприятия, държавни органи и организации) могат да извършват с ИКТ – например, случаите, в които всяка страна специализира за общото благо във верига за повишаване на стойността на стоките/услугите, с която е възможно да се реагира по-ефективно и бързо на нови ситуации.

Пример: Paralelo 40 – инициатива за създаване на мрежа за гъвкава работа чрез ИКТ, проведена в 14 испански територии по програма “LEADER”, с координатор един местен инициативен комитет. Разработена е Интранет система за селски туризъм, която обхваща настаняване в отдалечени региони и участие в местни дейности/събития. Тя е включена в системите на туристическите агенции на национално и международно ниво в Интернет. Представителите на всяка от 14-те области събират и въвеждат данни, обучават местното население как да използва системата, осъществяват контрол и оказват съдействие. Главната цел е информацията за селския туризъм да стане по-достъпна за агенциите и клиентите, за да зависи по-малко от традиционния маркетинг – напр. по време на регионални и национални панаири.

23

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 3.3 Управление на гъвкавата работа ОСНОВНИ МОМЕНТИ • Традиционният подход и отношение на директорите са пречка за успеха на

гъвкавата работа - за да има успех, гъвкавата работа се нуждае от подкрепата на ръководството.

• Ръководителите трябва да могат да се доверяват на служителите, които извършват гъвкава работа.

• Ръководителите трябва да имат достъп до обучение, свързано с гъвкавата работа.

• За да подкрепят гъвкавата работа, ръководителите трябва да бъдат обучавани как да разширяват комуникационните си умения – това може да включва и използване на ИКТ.

• Гъвкавата работа има редица недостатъци от гледна точка на традиционните ръководители (например, трудно е да се контролират работниците с физическо присъствие), но те могат лесно да бъдат неутрализирани чрез нови управленски похвати.

• Ръководителите трябва да бъдат насърчавани да развиват нов стил на управление, който се основава на доверие, делегиране на функции и работа в екип.

Нежелание на ръководството за въвеждане на гъвкава работа Една от основните пречки и предизвикателства пред гъвкавата работа е консервативното и традиционно отношение на ръководството. Много работодатели си остават скептично настроени към предимствата на гъвкавата работа (например, телеработата от дома). Обкръжаването със служители в традиционните офиси е все още знак за положение, който е от значение за ръководителите. В организациите, където служителите получават възнаграждение за това, че през по-голямата част от времето се вижда, че стоят на работа, че спазват правилата и казват на срещи само това, което се очаква от тях, ръководителите ще оказват съпротива на гъвкавата работа. Освен това, много от системите за управление на персонала са несъвместими с непредвидимостта на гъвкавата работа. В много случаи лицата на ръководни длъжности започват да извършват гъвкава работа първоначално импровизирано със знанието, че могат да свършат част от работата си по-ефективно извън офиса, където се разсейват с други неща. Да привикнеш да се доверяваш на някой с по-ниско положение, обаче, е много по-трудно. Доверие Ръководителите трябва да се насърчават да се доверяват и да подкрепят служителите, които извършват гъвкава работа. Това често представлява трудност, защото традиционният ръководител обича да контролира подчинените си с физическо присъствие, и да вижда, че поне привидно се върши някаква работа. На много ръководители им е трудно да отпуснат юздите и да повярват, че служителите ще си свършат работата, особено когато нямат

24

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 зрителен контакт с тях. Важно е да се избягва положението, при което стриктното придържане към традиционните управленски методи задушава гъвкавата работа – разбира се не трябва и директорът да се чувства безвластен и подчинен на новия начин на работа. Обучение на ръководителите. Когато ръководителите се противопоставят на идеята за гъвкава работа, трябва да се полагат общи усилия те да бъдат надлежно информирани по темата (например чрез семинари, брифинги, разяснителни кампании), както и да се разглеждат реалните или предполагаемите недостатъци на гъвкавата работа. Следва да се обърне специално внимание на проблемите с общуването между работниците и между работниците и ръководителите. Общуването често се счита за най-проблематичния въпрос, свързан с гъвкавата работа. Провеждането на обучение е от особено значение за ръководители, които имат лоши спомени от подобни нововъведения в миналото. Ръководството трябва да получава нужното обучение, стимули, отговорности и средства за изграждането на нов управленски стил. На ръководителите трябва да се дава достатъчно време, за да свикнат с новите начини на работа. Те самите трябва да имат възможност и да бъдат насърчавани да извършват гъвкава работа посредством ИКТ. Евентуални недостатъци Традиционният ръководител вижда редица недостатъци в гъвкавата работа посредством ИКТ, понеже тя може да: пречи на контрола върху производителността – това изисква да се премине към отчитане на качеството на резултатите и количеството свършена работа, а не просто на времето, което тя е отнела

затрудни контрола върху работниците посредством физическо присъствие затрудни прякото мотивиране на работниците предизвика прекалено бързи промени в организацията доведе до нарушаване целостта на организацията и културата на работа предизвика допълнителни технически и логистични проблеми и разходи предизвика допълнителни проблеми, свързани със сигурността на информацията и данните

Повечето от тези недостатъци, обаче, могат да бъдат преодолени с нови управленски методи, като например, работата да се отчита по резултати, а не по присъствие. Добрите стратегии за общуване са от съществено значение заедно със съответното обучение за придобиване на нови умения за работа с технологии. Инвестициите в съответната технологическа поддръжка също могат да намалят проблеми като сигурността на данните. Нов управленски стил Ръководителите трябва да могат да се справят с бързите и непредсказуеми промени. Те трябва да могат да подкрепят работниците, които стават едновременно по-независими (поради това, че сами планират работата и времето си и постигат баланс между работата и личния живот) и по-зависими (от

25

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 ръководството и колегите, доверието и сътрудничеството при работа в екип от разстояние). Гъвкавата работа изисква нов управленски стил, който се основава на доверие, делегиране на функциите и работа в екип. Началникът трябва да се превърне по-скоро в ръководител на екип, който насърчава новаторска култура на работа и стратегии, координира и разпределя работата. Управленски стил, който се основава на щателен контрол на ръководството върху процеса на работа, където ръководителите изпълняват ролята на канал и филтър на информацията, е пречка за ползите, които може да носи гъвкавата работа. Обичайното мнение е, че гъвкавата работа дава най-добри резултати, когато няма йерархия, бюрокрацията е сведена до минимум, длъжностните характеристики са гъвкави и работниците се насърчават да работят за постигането на целите, договорени с техните началници или колеги от екипа. Най-добрият управленски стил е либерален, а не автократичен или диктаторски, и в него доверието играе решаваща роля. 3.4 Самоконтрол и разпределение на времето ОСНОВНИ МОМЕНТИ • Гъвкавата работа изисква работниците да бъдат самостоятелни, да

притежават добър самоконтрол и да поемат по-голяма отговорност за собствената си работа.

• Фирмите трябва да са наясно с изискванията на гъвкавата работа и да извършват подбор и обучение на персонала според тези изисквания.

• Не всеки работник е подходящ за видовете работа, които изискват голяма степен самоконтрол. Всеки работник, обаче, следва да има право да бъде обучаван как да придобие тези умения.

• Гъвкавата работа упражнява влияние върху самоконтрола по два начина: преминава се от контрол върху присъствието към контрол върху изпълнението на целите и се размива границата между служебния и личния живот.

Управление чрез изпълнение на целите Този управленски стил позволява на работниците сами да определят целите си, но те трябва да планират и ръководят процеса на работа сами. Това може да включва взимане на решения за: • времето на работа и реда, в който се изпълняват задачите; • необходимите средства за работа – откъде могат да се получат и как се

използват; • необходимото участие на други лица, (външни и вътрешни), как да се

обезпечи това участие и какви комуникационни средства или технологии да се използват;

• избора на работно място за изпълнението на задачата.

26

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 Ръководителите трябва да преценяват кои страни от организацията на работата стават отговорност на работниците и кои остават под контрола на ръководството. Най-важното е да се обсъждат промените в основните задължения, за да се избягват недоразумения, които могат да се отразят отрицателно на процеса на работа. Размиване на границата между служебния и личния живот Този въпрос трябва да се взима предвид от служителите, които евентуално ще извършват гъвкава работа. Основните аспекти са: • разпределяне на времето между двете области, както в обичайни, така и в

извънредни ситуации (например болни деца, неотложни домашни проблеми);

• разпределение на пространството (и други ресурси) между двете области, например създаване на домашен офис.

• способност за мислено разграничаване на двете области, за да не се стига до крайности като липса на концентрация върху работата от една страна или “работохолизъм” и липса на почивка от друга.

Постигането на добър баланс между служебния и семейния живот изисква следните умения: • самодисциплина; • специални методи за самоорганизация и самоконтрол; • методи за разпределяне на времето; • комуникационни умения, включително и овладяване на комуникационни

технологии (например e-mail, системи за работен поток). Възможно е работниците вече да притежават тези умения или пък да трябва да бъдат обучавани и напътствани как да ги придобият. Препоръчително е МСП, които въвеждат гъвкава работа, да анализират текущата организация на работата, за да определят: • степента, до която се изискват вече такива умения; • наличието на латентни умения, които все още не се търсят, но могат да се

използват след въвеждането на гъвкава работа; • съществуващия недостиг на умения; • необходимите мерки (например програми за обучение), с които уменията на

персонала да се приведат в съответствие с бъдещите изисквания. Разработени са редица средства (анкети, методи за самооценка, контролни списъци), които помагат на организациите да извършват самооценка. На Интернет страницата на Flexwork може да се намери примерен контролен списък, разработен специално за въвеждането на телеработа.

27

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 3.5 Въпроси, свързани с оборудването/технологиите ОСНОВНИ МОМЕНТИ На фирмите им се налага да се сблъскват с редица въпроси, свързани с технологиите за гъвкава работа, сред които: • Какво оборудване и какви технологии да се закупят – може да не е

необходимо да се прави голяма инвестиция. • Кой плаща за оборудването, обзавеждането и консумативите, които се

използват извън работното място – обикновено фирмата предоставя всичко това или пък отпуска средства на служителите за покриване на направените от тях разходи.

• До каква степен трябва фирмата да финансира домашния офис – в повечето случаи фирмите плащат инсталацията на телефонни линии и разходите за служебна линия, а някои отпускат и средства за по-добра електроинсталация и допълнителни електрически контакти.

• Как стои въпроса с поддръжката на оборудването – фирмата отговаря за това, като поддръжката на оборудването на работниците от разстояние може да налага различни условия.

• Застрахователни условия – трябва да се осигури застрахователно покритие на оборудването, което се съхранява извън работното място, и фирмите следва да са наясно, че е възможно да носят отговорност за злополуки в домашния офис, причинени от лошо поддържане на оборудването.

• Интернет има изключителен потенциал като метод за поддръжка на гъвкава работа.

Вж. т. 2.3 за информация за най-полезните средства и технологии за достъп в контекста на гъвкавата работа. На Интернет страницата на Flexwork може да се намери допълнителна информация за технологиите. Какво оборудване? Не се втурвайте да купувате скъпо ново оборудване за гъвкава работа, а възприемайте по-разумен подход към осигуряването на средства за гъвкава работа. В началото фирмата трябва да определи изискванията, които са уникални за предложения метод на гъвкава работа, т.е. задачите, които в момента не се поддържат от наличните технологии. Ето няколко примера: необходимост от работа върху общ документ от две места; необходимост служителят да може да работи на няколко места; необходимост от виртуални срещи между сътрудници от различни фирми и др. След определяне на дадено изискване, фирмата трябва да проучи дали вече не разполага с подходящо оборудване (може би да използва наличното оборудване по друг начин) или дали няма да са необходими допълнителни ресурси. Двете области, в които може да е необходимо ново оборудване, са повишаване на комуникационните възможности и осигуряване на оборудване за домашно ползване или на преносимо оборудване (лаптоп, мобилен телефон и др.). Във

28

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 всеки един от случаите фирмата трябва да определи колко често може да е необходимо дадено оборудване или колко голяма е нуждата от него, преди да вземе решение за размера на съответната инвестицията. Фирма, чиято дейност е свързана с разработването на документи в сътрудничество с други организации, ще може да оправдае по-големия размер на инвестициите в технологии за общо ползване на компютърните приложения (или добра технология за e-mail), за разлика от фирма, която обменя документи веднъж годишно. При употреба отвреме-навреме може да се окаже, че е по-целесъобразно от икономическа гледна точка да се наема оборудване или да се договоря ползване на техника, която се съхранява на друго място (например в телецентър или местен колеж), отколкото да се пристъпи направо към закупуване на оборудването. Кой плаща? Служителите, които работят от разстояние, могат да имат нужда от допълнителна техническа поддръжка. Обикновено малките предприятия предоставят цялото информационно оборудване, свързано с работата (като компютри, скенери, ксерокс машини, факс машини, модеми и др.) и осигуряват отделна телефонна линия (или няколко линии). Наличието на отделна линия за бизнес разговори е от значение за разграничението на служебните и личните разговори. Броят и видът на необходимите телефонни линии зависят от характера на работата, която се върши от дома. Понякога са необходими отделни линии за факс или за специализиран модем. Възможно е да са необходими линии с широка честотна лента, ако работата е свързана с предаване на голям обем данни. Когато осигурява оборудване, фирмата трябва да го включи в инвентарен опис, да се погрижи то да е пломбирано и да определи редът за рекламация, осъвременяване и поддръжка на оборудването. Някои работодатели, особено по-големите фирми, предоставят и обзавеждане като работни станции и подходящи столове. Други пък дават на служителите си пари за закупуване на подходящо обзавеждане, понеже стандартното офис обзавеждане в повечето случаи е прекалено голямо за домашно ползване. Също така някои организации осигуряват канцеларски принадлежности и други консумативи от централните магазини, докато други отпускат пари на служителя или очакват той да поиска фирмата да покрие направените от него разходи. Друго нещо, което хората, които работят от дома си, трябва да имат предвид, е дали има подходящи електрически контакти и осветление. Някои фирми са готови да заплатят за по-добра електроинсталация с повече контакти и да предоставят специален вид контакти, които предпазват компютъра от промяна в напрежението (или да дадат средства, които да покрият тези разходи). Доброто осветление и вентилация са важни фактори, свързани със здравето и

29

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 безопасността на служителите, и трябва да се взимат предвид при първоначалния оглед на дома. Поддръжка на оборудването и техниката При инвестиции в нова техника фирмите трябва да проучват техническото обслужване след продажбата, както и неговата цена. Понякога евтината първоначална инвестиция може в крайна сметка да се окаже скъпа, ако не включва поддръжка след продажбата. Чрез проучване на пазара фирмата може да открие изгодна сделка, която включва задоволително ниво на гаранция и техническа поддръжка. Важността на техническата поддръжка зависи от степента, до която служителите имат техническите познания и възможности сами да решават проблемите с оборудването. Когато служителите работят от разстояние (напр. от дома, телецентър или в движение), трябва условията за техническа поддръжка да се договарят като част от договора за гъвкава работа. Ако фирмата е доставила оборудване, тя трябва да обезпечи и неговата поддръжка. За работещите от дома е от съществено значение да получават светкавична помощ, тъй като е възможно да не могат да използват друга машина, докато трае ремонта. Може би си заслужава да се проучват разходите и условията по наемане на услугата "помощ по телефона" и неприсъствена диагностика. Обикновено тези услуги изискват редовен абонамент като един вид “застрахователна” полица. Техническата поддръжка е в повечето случаи скъпа и за съжаление качеството й не може да се прецени преди да стане авария. Освен хардуерни, могат да възникват и софтуерни проблеми. Поддръжката от разстояние изисква използване на специален софтуер за достъп (напр. Timbuktu, PC Anywhere и др.) и някой, който да стои във фирмата, за да поддържа софтуера (това може да означава промяна на длъжностната характеристика) или сключване на договори за поддръжка с външни изпълнители. Застраховки и отговорност Когато една фирма предоставя оборудване за домашно ползване, трябва да се проверява, как стои въпросът със застраховката - дали все още се покрива от застраховката на работодателя или е необходимо допълнително покритие. Фирмите следва да имат предвид, че е възможно да носят отговорност за злополуки, възникнали поради състоянието на оборудването или липсата на поддръжка. Трябва да се помисли за имуществена застраховка, която да покрива оборудването, дадено на заем на лицата, които извършват работа от дома. В договора за гъвкава работа следва да се включва клауза, уреждаща правото при работа от дома да се използва и поддържа даденото на заем оборудване. Може да е необходимо на лицата, които извършват гъвкава работа извън работното място, да се дават допълнителни пари или привилегии, за да се балансират разходите.

30

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 Използване на Интернет Интернетът е евтино средство за извършване на много видове гъвкава работа. Много фирми, дори и МСП, вече разполагат с необходимото оборудване и услуги за използване на Интернет. Той е средство за съвместна работа, което може да се използва наготово от всеки. Някои от дейностите, които могат да се извършват с него, са: • Маркетинг – фирмите могат да си правят собствени Интернет страници или

страницата им да се хоства от друга фирма. Ефикасността може да се следи чрез проверка на броя на посещенията на страницата.

• Проучвания – мрежата може да се използва за проучвания 24 часа в денонощието – това е от полза за служителите, които работят в извънработно време – абонаментът за страници със специализирана информация е разумна алтернатива на абонамента за списания или членството в библиотека.

• Поръчка по пощата – фирмите, които предлагат продукти и услуги, подходящи за поръчка по пощата, могат чрез Интернет да продават директно на клиентите. Един от начините е да се състави он-лайн каталог – много фирми предлагат готови пакети за страници, от които може да се пазарува.

• Получаване на доставки – по Интернет могат да се закупуват много ресурси. Този начин на покупка може да се окаже икономичен и дава възможност за пряко сравнение между различните доставчици.

• Стаи за чатове/табла за бюлетини за съвместна работа – могат да са от полза на виртуалните екипи при обсъждането на идеи. Те са полезни и за работниците, извършващи работа от дома, и за свободнопрактикуващите лица, които искат да поддържат връзка и да не пропускат шеговитите разговори в офиса.

• Асинхронни общи работни места – разработват се продукти, с които участниците могат да обявяват информация в Интернет и да получават обратна връзка. Икономичен начин за извършване на съвместна работа.

3.6 Здраве и безопасност ОСНОВНИ МОМЕНТИ Когато гъвкавата работа е свързана със служители, които работят от разстояние или извън обичайното работно време, трябва да се обръща специално внимание на здравето и безопасността: • Лица, работещи от дома си – фирмите все още носят отговорност за здравето

и безопасността на служителите, които работят от дома си. Фирмите могат да имат задължение по силата на правни разпоредби да правят оценка на риска за здравето и безопасността на работното място в домашните офиси (това зависи от големината на фирмата и от съответната страна).

• Работници в движение – фирмите следва да са наясно, че употребата на мобилни телефони и лаптопове представлява особен проблем за здравето и безопасността и трябва редовно да изпращат служителите на преглед. Трябва да се обръща внимание и на работния график.

31

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 • Работа в извънработно време – трябва да се определи ред за действие при

извънредни ситуации и повреди в оборудването, тъй като персоналът, който обикновено се занимава с поддръжката, може да не се намира на работното място.

• Отговорност на работодателя – работодателите могат да носят отговорност за злополуките, станали в домашния офис. Размерът на отговорността трябва да е посочен ясно в договора за гъвкава работа.

Изискванията за здраве и безопасност на служителите могат да са различни за различните страни. Препоръчително е фирмите да се консултират с местния съветващ орган по въпросите за здравето и безопасността на работното място. В повечето страни се дават насоки за здравето и работата от дома. Например, Изпълнителният орган по въпросите за здравето и безопасността в Обединеното кралство издава брошура относно безопасността на работното място, предназначена за лицата, които работят от дома си. Тази брошура може да се окаже полезен източник на информация по този въпрос (Работа от дома: Насоки за работодателите и служителите в областта на здравето и безопасността на работното място ISBN: 071761204Х). Служители, работещи от дома си Насоките за здравето и безопасността, които важат за офисите, важат по същия начин и за други работни среди, като домашната обстановка. В Европа има подробни насоки, разработвани от правителствата и органите на здравеопазването, които дават съвети как да се използват компютрите и мониторите. Те включват съвети за осветлението, отражението/блестенето на екрана, степента на облъчване, ергономията на стола и бюрото за работа, факторите, свързани със средата като шум, топлина, влажност, предоставяне на съответни очила за работа с компютър, мерките за предотвратяване на ставни заболявания. В повечето държави работодателите с определен брой работници се задължават по закон да правят оценка на риска за здравето и безопасността на работното място в домашните офиси. Оценката може да взима предвид дали съществуват рискове за семейството, предизвикани от наличието на оборудване и консумативи за работа в дома, разполагането на мебели, кабели и др., както и дали са предоставени нужните пожарогасителни приспособления и мерки за сигурност. В договора за гъвкава работа трябва да се включват подробности за оценката на здравето и безопасността (например, честотата на извършване, предизвестието, лицата, които трябва да я извършват и др.) Лицата, които работят от дома си, трябва да получават същите инструкции относно здравето и безопасността на работното място както и тези, които работят в офис: редовни почивки, особено ако се стои дълго време пред компютър поддържане на социални контакти с колеги ясно разграничение на служебния и семейния живот.

32

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 Лицата, които работят от дома си, трябва да бъдат инструктирани да водят отчет на злополуките, засягащи дадени лица, оборудването или сградата. Служители, работещи в движение Две неща могат да създават проблеми на служителя в движение: • мобилният телефон – непрекъснато се извършват проучвания на

евентуалните рискове, които крие продължителната употреба на мобилен телефон. Служителите следва да се насърчават да ограничават времето, прекарано в разговори по телефона. Мобилните телефони определено не трябва да се използват по време на шофиране. Според последните изследвания употребата на мобилен телефон (дори и с устройството “хендс фри”) намаляват значително способността на шофьора да следи пътната обстановка и опасностите по пътя. Използването на мобилен телефон по време на шофиране е нарушение, което се наказва с парична глоба и отнемане на контролни точки.

• лаптопове – могат да причинят гръбначни изкривявания, понеже е трудно да се заеме удобна поза за работа (поради близостта на клавиатурата с екрана). Тъй като лаптоповете често се използват на импровизирани места – върху коленете, по време на пътуване с влак, рискът от гръбначни изкривявания е по-голям отколкото при използването на традиционни компютри. Освен това голяма част от лаптоповете са тежки и причиняват проблеми с рамената и ръцете при носене.

Начинът на работа трябва да се проверява, за да се гарантира, че работникът в движение прави почивки и не работи прекалено много часове на ден. Времето, прекарано в път, трябва да се включва при изчисляване на работното време. Служители, работещи в извънработно време Що се отнася до здравето и безопасността, служителите с гъвкаво работно време трябва да получават също толкова внимание, колкото и останалия персонал. При тях, обаче, може да не са налице обичайните механизми за оказване на помощ. На работното място обикновено съществуват изисквания обучени служители да поемат контрол в случай на бедствие (например персонал за оказване на първа помощ, отговорници по пожарната безопасност и др.). Тъй като е възможно тези служители да отсъстват след работно време, важно е да се одобрят процедури, които да са от помощ на служителите, ако възникне проблем. Трябва да има съответен ред за докладване на повреди в оборудването, за да не носи служителят индивидуална отговорност. Отговорност Трябва да се разглежда въпросът за отговорността при гъвкавата работа, особено при работа от дома. Обикновено фирмата отговаря за работника, докато той използва домашния офис. Следователно е важно работодателят да е взел мерки, с които да гарантира, че домашната работна среда е подходяща, безопасна и че са спазени обичайните насоки за здравето и безопасността на

33

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 работното място. Работодателите отговарят и за оборудването, използвано при работа от дома. Те трябва да обезпечават неговата редовна проверка и поддръжка в съответствие с обичайната практика в офисите на фирмата. За намаляване на риска от увреждания като ставни заболявания, които произтичат от неподходяща мебелировка и облегалки, работодателите следва да обмислят въпроса за предоставяне на мебелировка за работа или поне да поискат проверка на мебелите, за да се гарантира, че те осигуряват правилно положение на тялото. Работодателите трябва да определят размера на отговорността, която носят – някои работодатели посочват, че не носят отговорност за злополуки, засягащи трети лица или членове на семейството. В този случай, лицето, което извършва работа от дома, трябва да е сигурно, че има достатъчно застрахователно покритие при такива злополуки. Много застрахователи предлагат на фирмите застрахователни договори, които осигуряват покритие на служителите, работещи от дома, но имат някои условия, като ясно посочване на “работното пространство”, в рамките на което работодателят носи отговорност. В този случай работодателят е длъжен да обезпечава безопасността в работното пространство, като например, електроинсталацията в него да е безопасна; оборудването да е оптимално разположено и т.н. Злополуките, които стават извън специално определеното работно пространство, са извън отговорността на работодателя, например ако служителят падне по стълбите и претърпи телесна повреда. 3.7 Сигурност: фирмена и лична сигурност ОСНОВНИ МОМЕНТИ Фирмената и личната сигурност са важни въпроси при въвеждането на гъвкава работа. • Фирмената сигурност включва сигурност на данните и мрежите и

конфиденциалност. • Сигурността на данните и мрежите може да се гарантира с използване на

уместни технически решения. • За да се запазва конфиденциалността по-добре, трябва да се позволява

единствено на надеждни служители да извършват гъвкава работа, както и да се включват защитни клаузи в договорите за гъвкава работа и споразуменията за сътрудничество.

• Трябва да се обръща специално внимание на физическата сигурност на работниците от разстояние – тя може да се повиши с редица практични мерки.

• Оборудването, което се намира извън сградата на фирмата също може да е застрашено (от кражба, вандализъм, наводнение)

• Работникът от разстояние трябва да взима предпазни мерки срещу проблеми, свързани със сигурността при употребата на компютър (вируси, добри средства за резервни копия).

34

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 Фирмена сигурност Рисковете трябва да се взимат предвид в самото начало, за да могат да се въведат мерки за тяхното намаляване или премахване. Според скорошно проучване на лицата, които взимат управленски решения, проведено в 11 европейски държави, директорите в Европа се притесняват главно от сигурността на данните. Този факт е посочен като основна пречка пред въвеждането на телеработа в 62 на сто от организациите (срв. empirica ECaTT 2000: www.ecatt.com). Страхът произтича от липсата на политика за сигурност и защита на данните в много организации, особено в МСП. Сигурност на данните и мрежите Много от процедурите за сигурност, които фирмите използват за защита на данните, могат да се модифицират и да се прилагат в контекста на гъвкавата работа. Например, ако обикновено ненужните поверителни документи се нарязват на машина, а служителят, който работи от дома си, няма такава машина, документите ще трябва да се предават обратно в офиса за нарязване. Ако някои документи трябва да се държат под ключ в офиса, служителят, който работи от дома си, трябва да е съгласен да ги заключва на сигурно място в шкаф. Гъвкавата работа често означава, че се разчита повече на предаването на данни по мрежи и по Интернет, а това носи свързани рискове: възможно е неупълномощени служители да получат достъп, хакер може да получи достъп до данните и т.н. Ето защо фирмите, които разчитат на използването на компютри в мрежа за предаване на важни данни, трябва да проучват техническите решения на проблемите, свързани със сигурността. Тези решения включват: • Ограничен достъп – приемат се само обаждания от предварително

програмирани адреси. • Разпознаване и проверка на сигурността на входящите разговори. • Връщане на обаждането – работникът от разстояние дава парола и после

получава обратно обаждане от сървъра на предварително програмиран номер.

• Протокол за даване на права посредством потребителско име и парола (PAP) – предаване на обикновен протокол за пароли до централния сървър за потвърждение.

• Протокол за даване на права посредством периодична идентификация на потребителя (CHAP) – сървърът изпраща произволно искане на паролата, за да позволи кодиране на паролата на служителя, който работи от дома си.

• Сървърите за потвърждение на динамично сменяща се парола са продукти на трети лица, които използват динамично сменящи се пароли.

• Средства за кодиране. Фирмите с Интернет връзка от своята мрежа трябва да помислят по въпроса за защита от неправомерна употреба чрез Firewall. Софтуерът Firewall е от особено значение, ако се използва непрекъсната връзка с мрежата. Firewall създава стена

35

http://www.ecatt.com)/

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 между Вашата система и външния свят, през която могат да преминават само легитимни потребители и по този начин неправомерният достъп до Вашите системи става почти невъзможен. Фирмите следва да определят и ред за изготвяне на резервни копия на данни. В наши дни в нетраен вид (например, на твърд диск) се съхранява твърде много информация, която е застрашена в случай на повреда на хардуера, пожар, кражба, вандализъм или наводнение. Добрите средства за изготвяне на резервни копия спомагат за намаляване въздействието на тези събития. Конфиденциалност Работодателите се притесняват, че ако разрешат на даден служител да работи извън офиса, могат да изгубят контрола върху него, а освен това се опасяват от неправомерна употреба на служебна информация. Най-доброто средство за защита е работниците, които работят от разстояние, да се служители, на които ръководителите имат доверие. По-лесно е да се има доверие на служители с по-дълъг стаж, отколкото на сравнително непознати нови служители. Подобни са опасенията и когато фирми работят в тясно сътрудничество по съвместни проекти. В договорите за сътрудничество трябва да се включват защитни клаузи във връзка с извършваната работа. Конфиденциалността определено е застрашена, когато служителите работят по силата на договор за гъвкава работа и могат да сключват договори с конкуренти. В договорите за гъвкава работа трябва да се включват процедури за гарантиране на сигурността, за да е ясно кога служителите извършват действия в нарушение на договора. Ако съществува риск даден служител (бивш или настоящ) да започне работа за конкуренцията или да предоставя информация на конкурентите, трябва да се проверят системите за защита на паролите на компютъра или на мрежата. Освен това, ако на компютъра се съхранява поверителна информация, трябва да се набави програма за контрол на достъпа, която да заключва файловете или директориите, като отказва достъп на лицата, които не знаят паролата. Лична сигурност Лицата, които извършват работа от дома, често се чувстват по-уязвими от колегите, които работят в офиса, защото те нямат вече подкрепата на голяма организация или на хората около тях. Физическа сигурност у дома Инцидентите, които създават най-много проблеми на работещите от дома си, са пожарите и кражбите. В повечето домове няма достатъчно пожарогасители, пожароизвестителни аларми или ясни планове за евакуация. Служителите, които работят от дома си, трябва да се консултират с органите на противопожарната охрана за съответните мерки за безопасност. Кражбите могат да имат съществено отражение върху служителя, който работи от дома си, тъй като той лично трябва да се погрижи за последствията – обикновено жертва на кражбите стават компютрите.

36

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 Ако работодателят поиска да посети служителя в дома му, например, за да направи проверка на здравето и безопасността на работното място или на конфиденциалността на данните, трябва да се вземат мерки за избягване на недоразумения. Ако домашната работна среда е отделена от основното семейно жилище, например, пристройка или постройка в двора, вероятността от проблеми е минимална, но когато домашният офис се намира в спалня, е необходимо специално внимание. Другите членове на семейството, съседите или партньорите могат да изтълкуват погрешно посещението. В началото, когато се договаря гъвкавата работа, трябва да се уточняват условията за домашни посещения и е добре на проверките да присъстват двама служители на фирмата. Служителят не трябва да си дава личния телефонен номер, а да използва само отделната служебна линия, когато работи от дома. По същия начин и домашният адрес на служителя трябва да се пази в тайна, като пощата трябва да се адресира до обичайния адрес на фирмата и след това да се препраща. Служителите, които работят от дома си, не трябва да провеждат срещи с клиенти в него, а да си запазват зала в сградата на фирмата. Сигурност на оборудването Служителите, които работят от дома си, трябва да са запознати с процедурите за сигурност, защото те имат допълнително оборудване, данни и работни документи у дома си. Много застрахователни дружества разполагат със специални схеми за телеработници. В договора за извършване на гъвкава работа трябва ясно да се урежда отговорността за оборудването, както и въпросите, свързани със сигурността – в повечето случаи фирмите заплащат допълнителните вноски по застраховката. Съществуват много мерки за защита от кражба като: не се позволява на случайни посетители да виждат оборудването; поставят се добри брави на външните врати и на прозорците; заключват се стълби и други инструменти. За да се предпази оборудването от кражба, трябва да се състави инвентарен опис на цялото оборудване и на серийните номера, компютрите могат да се заключват за мебели или неподвижна покъщнина, на компютрите може да се сложи аларма, която да сигнализира при опит за преместване или непозволен достъп, от външната страна на оборудването може да сe постави маркировка. Възможно е фирмите да предприемат някои от тези мерки, когато доставят домашното оборудване. Използване на компютри Служителите, които работят от дома си, е по-вероятно да прехвърлят данни или документи на дискети, отколкото служителите, работещи в офиса, и затова първите са застрашени от вируси (вирусите са опасен софтуер, който може да унищожава или уврежда файлове). Предаването на вируси на клиент или на фирмата може да накара работника да се чувства неудобно. На всички компютри и на хардуера за връзка с външната мрежа трябва да се инсталира

37

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 добър антивирусен софтуер. Той ще осигурява защита от почти всички вируси, стига да се актуализира поне веднъж седмично, тъй като непрекъснато се появяват нови вируси. Служителите, които работят от дома си, трябва да се погрижат да имат резервни копия на работата, която се съхранява на твърд диск. Служителите, които работят от дома си, и работниците-номади следва да спазват процедурите, които се използват в офиса. Тъй като е вероятно работещите от дома си да имат само едно копие от последната си работа, от съществено значение е да се правят редовно резервни копия. Някои резервни копия могат да се съхраняват извън домашна обстановка, за да се предпазят от кражба, пожари или наводнение, които могат да унищожат както компютъра, така и резервните копия. Някои фирми предлагат средства за правене на резервни копия от разстояние, които позволяват автоматично набиране и предаване на данни в централно хранилище. Ако компютърното оборудване е достъпно за деца, трябва да се използва програма за контрол на достъпа, за да се предпазват файловете от непозволен достъп или изтриване. По този начин само лицата, които знаят точната парола, ще могат да работят с файловете. Сигурност на работника в движение Телеработниците-номади, като продавачи, които работят с кола и от дома си, са особено уязвими към кражби и разбиване на колата поради голямата стойност на оборудването и мострите, които носят. Те трябва да взимат предпазни мерки – например да скриват ценните предмети от погледа на околните и да използват маркировка и аларми. Възможно е да трябва да се уточнят процедури, с които работодателят да може да проверява периодически личната сигурност на работника в движение. 3.8 Финанси: данъчно облагане, данъчни привилегии, въпроси, свързани с личните финанси ОСНОВНИ МОМЕНТИ • Някои финансови въпроси имат отношение към гъвкавата работа – тук могат

да се дават само общи препоръки, тъй като конкретните подробности зависят от регионалното местоположение на фирмата.

• Информация за конкретните изисквания, които важат в региона трябва да се търси в местните органи на властта и данъчните подразделения.

Въпросите включват: • Служителите, които работят от дома си или имат непълнолетни деца, могат

да получават данъчни облекчения • Надниците на служителите, които работят от дома си, и тези, работещи в

офиса трябва да са еднакви

38

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 • Служителите, които работят от дома си, могат да получават суми, за да

компенсират направените от тях разходи • Лични въпроси:

• получаване на подходящи тарифи за домашни услуги • отчитане на служебните разходи • пътни разноски • средства за защита в случай на периоди, в които работещите на свободна

практика нямат работа. Данъчно облагане и облекчения Много правителства и държавни органи осъзнават потенциалните предимства на гъвкавата работа и някои от тях са въвели или обмислят да въведат мерки за нейното насърчаване. В някои държави служителите, които работят от дома си, могат да искат допълнителни данъчни облекчения или да получават всяка година определена сума срещу направените от тях разходи (например, Германия – намаляване на дължимия данък; Холандия – годишно плащане; Великобритания – по инициативата “Нова сделка за самотни родители” родителите с непълнолетни деца имат право на данъчни облекчения). В много държави употребата на компютърно оборудване у дома (за работа) не се счита за натурална облага и не се дължи допълнителен данък. Надница Много служители, които извършват гъвкава работа от дома си, констатират значителни предимства като: спестяване на транспортни разходи, на разходи за хранене на работното място, по-малко използване на колата и др. Ако заплатата е на едно ниво с тази на служителите, работещи в офиса, тези облаги трябва да се запазват. МСП могат да се изкушат от идеята да намалят заплатата на служителите, работещи от дома си. За някои от тези служители, обаче, използването на стая представлява загуба на потенциални доходи (например, от наематели и др.) или просто загуба на удобство и това трябва да се взима предвид на фона на паричните спестявания. Някои профсъюзи са издали насоки, според които служителите, които работят от дома си, трябва да получават същата заплата като тези, работещи в офиса. Изплащане на суми за покриване на разходи Работодателите трябва да обмислят въпроса за изплащане на суми, с които служителите, които работят от дома си, да покриват редица разходи, сред които: • използване на дома като офис – обичайно перо за данъчни облекчения • разходи за телекомуникации – най-добре е да се инсталира отделна линия за

служебно ползване • разходи за отопление и ток (могат да се включат в сумата за покриване на

разходите по домашния офис) Някои работодатели намаляват отпусканите суми, тъй като служителят, който работи от дома си, прави спестявания - например по-малко пътни разноски. В договора за гъвкава работа трябва да се посочват облагите и паричните суми, които се отпускат.

39

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 Лични финанси Когато служителят работи от дома си през значителна част от работната седмица, местните органи на властта и предприятията за комунални услуги (ток, вода, парно и др.) може да искат да изготвят сметките по тарифи за юридически лица. Обикновено те са по-високи, но имат и преимущества като например предимство при ремонт в случай на авария. Точните условия по тарифите за юридически лица варират от дружество на дружество и от държава на държава. Ако служителят, който работи от дома си, смята че е подложен на несправедливо отношение, може да се обърне за съвет към съответните регионални органи (например национални сдружения на телеслужителите). В някои държави служителят, който работи от дома си през по-голямата част от времето, може да поиска да му се признават разходите по пътуване от дома до офиса. Работещите от дома трябва да се насърчават да проверяват данъчния си статут в местните данъчни органи. Служителите, които извършват гъвкава работа от дома, в движение или работят на свободна практика, трябва да водят отчет на свързаните с работата разходи. Фирмите следва да възстановяват разходите, направени във връзка с работата – или да дават авансова сума за тяхното компенсиране. Служителите, които извършват гъвкава работа, трябва да помислят и за това какво ще стане, ако им се случи да не работят известно време. Лицата, упражняващи свободни професии, следва да проучват застрахователните продукти, които осигуряват покритие по време на болест или слаб сезон, например здравноосигурителни полици, полици за ипотеки. Те трябва да проучват и въпроса с пенсионното осигуряване. Фирмите трябва да дават подробна информация за това в договора за гъвкава работа. 3.9 Въпроси, свързани със семейството: грижа за децата и баланс между семейството и работата ОСНОВНИ МОМЕНТИ • Често се смята, че гъвкавата работа е начин, по който служителите могат да

постигнат по-добър баланс между работата и семейния живот. • На практика може да бъде трудно да се постигне добър баланс между

семейния живот и работата. • Добрите условия за гледане на децата са изключително важни за родителите

– фирмите трябва да оказват съдействие. • Различно гъвкаво работно време може да бъде подходящо за служители,

които се грижат за деца или са заети по друг начин. • Дори и в условията на гъвкава работа трябва да се взима предвид стресът,

свързан с работата.

40

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 Семейни взаимоотношения Работата от дома би могла да бъде както преимущество, така и проблем. С помощта на добро управление може действително да се постигне баланс между семейния живот, задачите в дома и работата. Много родители, и по-специално майки, обичат да съчетават работата с грижите за децата. Много фирми успяват да задържат ценни и квалифицирани кадри, като позволяват работата от дома като алтернатива на отпуска по майчинство и връщането към работа на пълен работен ден. Работата от дома може да се отрази на семейните взаимоотношения. Хората са заедно в продължение на дълго време и това може да им хареса (разнообразие), а може и да не им хареса (стрес). Друга опасност се крие в това, че служителят постепенно поема все повече отговорности в дома (тъй като е там по-дълго време). Съществува и риск работата на човек, който работи от дома, да не бъде приемана на сериозно, и останалите членове на семейството да очакват този човек да пренебрегва работните си ангажименти. Хората, които биха искали да работят от дома, трябва да бъдат посъветвани да обсъдят тези въпроси със семейството си. Гъвкавите работни часове могат също така да се отразят и на семейните взаимоотношения. Някои родители си разпределят отговорностите по грижите за децата, като работят по различно време през деня. Така, когато единият родител се връща от работа, другият отива на работа. Това означава, че родителите могат да се грижат за децата си без външна помощ, но също така значи, че родителите не се виждат много често и семейството не може да прекарва пълноценно времето си заедно като едно цяло. Грижа за децата Важно е служителите да не очакват да съчетаят работата от дома с грижи за децата по цял ден. Гъвкавите служители, които работят от дома, се нуждаят от решение на въпроса за грижата за децата точно толкова, колкото и служителите, които работят в офис. Има различни възможности за полагане на грижи за децата и фирмите трябва да дават колкото се може повече консултации в тази област. Местните власти могат да дадат повече информация за детските градини в съответния район. Възможности за грижите за децата •

•

Детски градини / ясли на работното място – някои големи фирми предлагат целодневни детски градини на място. Частни детски градини – платени детски градини, които предлагат висококачествени грижи за деца в групи с квалифициран персонал. МСП могат да сключат договор с такива детски заведения, които техните служители да използват.

41

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 •

•

•

•

•

•

•

•

Детегледачки – някои родители наемат детегледачка, която да се грижи за децата в дома им. Детегледачките предлагат индивидуални грижи, но са доста скъпа алтернатива. Понякога родителите могат да се разберат с друго семейство да наемат една детегледачка, за да могат да намалят разходите си. Хора, които се грижат за деца – грижат се за децата в дома им. В някои страни те трябва да се регистрират в местните власти и често се грижат за няколко деца едновременно. Фирмите могат да помогнат на служителите си, като направят списък с такива хора, чиито услуги са ползвали преди, като така на родителите ще им е по-лесно да изберат подходящ човек. Клубове след училище и лагери през ваканциите – те осигуряват грижа за учениците след училище и през ваканциите. Често се организират от местните власти съвместно с училищата. Грижа в рамките на разширеното семейство – някои родители могат да се разберат с други членове на семейството да се грижат за децата. Тази форма на полагане на грижи може да има успех, ако бъде на формална основа, като човекът, който се грижи за децата, получава компенсация под някаква форма, а в замяна се съгласява да бъде на разположение, когато има нужда от него.

Някои фирми дават на служителите си допълнителни пари с цел покриване на разходите по грижите за децата. Това може да стане, като се осигури евтино място в детска градина на работното място, или се дават талони, които могат да се използват в частни детски градини или с хора, които се грижат за деца. Подобни субсидии се отразяват на данъчното облагане и точните детайли трябва да се проверят в местната данъчна администрация. Схеми за гъвкаво работно време Когато децата започнат да ходят на училище, много родители съчетават работата и грижите за децата с помощта на гъвкаво работно време. Има много възможности:

Почасова работа – работи се през част от седмицата, като часовете се съобразяват с времето, през което детето ходи на училище. Понякога се появяват трудности по време на училищните ваканции. Разделяне на задачите – двама (или повече) души работят почасово, като си разделят отговорностите, свързани с една позиция на пълно работно време. Работа по време на учебната година – служителят работи през седмиците, когато училището работи, а след това си взима неплатен отпуск или пък му се дава по-малка заплата през ваканциите. Годишни часове – часовете, отработени от служителя, се пресмятат на годишна база, като така може да се намалят работните часове през училищните ваканции и да се наваксат по време на училищния срок. Разпределението на часовете обикновено се определя от вида дейност на съответната фирма.

42


•

•

•

•

•

Комбинация между работа в офис и от дома – някои родители работят в офиса по време на училищните часове, а след това допълват часовете си с работа от дома вечерта. Гъвкаво време – контролът върху работното време дава възможност на родителите да работят така, че да могат да се съобразяват с децата си, да посещават училищни представления или да не работят, когато децата са болни.

Стрес В съвременния свят хората работят повече от всякога. Във все повече домакинства и двамата партньори ходят на работа, или пък работи само единият от тях, за да може семейството да се издържа. Нивото на стрес сред работещите в различни сфери се повишава, както и зачестяват случаите на заболявания заради стрес. Ако и работодателите, и служителите искат да са гъвкави, би било възможно да се намали стресът, като така ще се подобри качеството на работата и ще се постигне по-добра производителност и ефективност. Гъвкавата практика на работа може да доведе до постигането на много ползи:

служителите могат да намалят стреса и така да станат по-продуктивни, мотивирани и по-щастливи, постигайки по-добър баланс между работата и семейния живот фирмите могат да повишат духа на персонала и да въведат практики, които са по-ефективни и ефикасни социално изключени групи, които по принуда поставят дома на първо място (напр. заради отговорности за полагане на грижи), могат да получат достъп до възможности за работа във фирми, които предлагат по-добър баланс фирмите могат да въведат качествен, а не количествен подход към отработените часове – при такъв подход служителите се насърчават да бъдат продуктивни и да вместят задачите си в по-кратък работен ден.

3.10 Общуване: работа във виртуален екип, справяне с изолацията ОСНОВНИ МОМЕНТИ • Новите постижения на комуникационните технологии позволяват работа в

екип, дори ако членовете на екипа са отдалечени един от друг. • Възможни са различни видове работа в екип: сътрудничество между МСП,

установяване на “виртуални” екипи; включването в екипи на хора, работещи от домовете си; общуване между членове на екип, които работят в офис, и членове, които работят в движение.

• Екипите могат да имат членове на различни места (както в рамките на една страна, така и в различни страни).

43


Технологиите осигуряват възможност за общуване с друг човек или група хора, за работа върху общи документи, за проследяване как се движи работата.

•

• Екипите могат да функционират и на неформална основа (като клубове, сдружения или дискусионни групи), като се използват възможностите на Интернет. Неформалните екипи могат да осигурят жизненоважни контакти на отдалечените гъвкави работници.

• Работата от отдалечено място може да доведе до изолация на отдалечения служител / човек на свободна практика (freelancer). Фирмите, обаче, могат да предприемат много стъпки, за да намалят до минимум този ефект.

• В тази връзка е и съвместната работа с помощта на компютри, която засяга изучаването на начина, по който хората работят в групи, и на това как технологиите могат да се използват най-добре, за да помагат в работата на хората.

Общуване За много форми на общуване могат да се използват телефони и email, които не са много скъпи, но са надеждни. И все пак, общуването или телесътрудничеството могат да се подобрят с използването на нови възможности като: •

•

•

•

Онлайн обсъждане или конферентна връзка – така група от трима или повече души могат лесно да си разменят съобщения. Съвсем малките групи могат просто да използват възможността на услугата email всяко съобщение да се изпраща до няколко адреса едновременно, докато по-големите групи могат да направят централизиран “дискусионен списък” или да използват по-сложни технологии като “компютърна конферентна връзка”. Общи документи – вместо да се обменят документи и информация с останалите хора, всеки може да качи страници с информация в Интернет, за да имат другите достъп до тях и да ги използват. Както при използването на email и дискусионни групи, това означава, че информацията може да е достъпна на всякъде срещу минимално заплащане на страница. Видео конферентна връзка – използване на Интернет или други мрежи за среща визуално с друг човек или група, без да е необходимо да се пътува. Общи компютърни данни и приложения – така на онлайн среща хората могат активно да обменят, обработват и дават данни, като използват приложения като таблици, бази данни, графики и рисунки “от разстояние”.

Email, конферентната връзка и общата информация в Интернет могат да бъдат осъществени срещу минимално заплащане, ако приемем, че хората, които ще участват, вече имат компютър и съответните комуникационни технологии. Добрата видео конферентна връзка и добрите общи приложения са по-скъпи, тъй като са необходими допълнителни технологии. Има два вида телесътрудничество: “отворено” телесътрудничество – когато хората се свързват един с друг чрез отворен Интернет. Те могат да се включват

44

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 в групата и да я напускат, когато пожелаят. Отвореният Интернет предлага хиляди области за обществени дискусии (хора, свързващи се по email, или обединени от обща тема), при които хората могат да се срещнат с други хора, които имат същите интереси, могат да обменят мнения и информация, както и да си помагат. На противоположния полюс, “затвореното” телесътрудничество може да се състои от неформални мрежи от хора, които са се договорили да работят заедно. Те често използват еднакви подходи, така че новодошлите трябва да приемат установения начин на работа на групата, за да могат да се присъединят. Възможно е също така членовете да бъдат свързани формално – например, да са служители на една фирма или да са членове на професионален орган. Намаляване на изолацията на отдалечените работници до минимум Изолацията може да бъде проблем на служителите, които работят от домовете си, или на хората на свободна практика. Проучванията показват, че за служителите, които работят от дома, е добре често да посещават офиса или клиенти, за да имат редовни социални контакти. В действителност, много гъвкави схеми на работа изискват част от седмицата да бъде прекарана в офиса. Работата извън офиса води до загуба на контакт с културата в офиса, пропускане на клюките в офиса и на други социални взаимодействия. Ако мястото не достига, може да се избере подходът на “горещото бюро”. Това означава, че някои бюра се определят да бъдат използвани от отдалечени служители, когато те идват в офиса. Тези бюра не се дават само на един човек. За да се направят такива общи бюра, може да е необходимо да се състави график за използване или система на резервации. Друга подобна възможност е хората, които работят от дома, да посещават местен телецентър и да се срещат с други хора като тях, които работят на отдалечени места. Освен това, доброто използване на технологиите за изграждане на мрежи може да подобри “социалното присъствие” (напр. видео и телефонни конферентни връзки). Всички служители, които не работят в офиса, трябва да бъдат насърчавани да се включват в социалните дейности на фирмата, за да се подобрят социалните контакти. Така, ако няма установена социална програма, би било добре да се започне такава, за да се неутрализира напрежението, свързано с работата, и да се насърчи процесът на изграждане на екип и общуването. Съвместна работа с помощта на компютри (CSCW) Съвместната работа с помощта на компютри е човешката дейност на работа заедно, при която технологиите се използват за подобряване на груповите процеси – обмен на информация, създаване на обща информация, дискусии, съвместно писане на текстове, взимане на решения и т.н. Специалистите в областта на съвместната работа с помощта на компютри изучават начините, по които хората работят в групи, и начините, по които компютрите могат да се използват най-добре, за да помогнат в тяхната работа. Съвместната работа с помощта на компютри може да се осъществи, когато всички хора, които ще

45

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 участват, се намират в един офис – и все пак, тъй като е често срещано явление членовете на един екип да са отдалечени един от друг, практиките на съвместна работа с помощта на компютри трябва да се съобразят с въпросите, които изникват при хора, които в работата си са отдалечени един от друг и от централен офис. Работа в група (Groupware) Средствата за работа в група помагат на хора, които си сътрудничат по мрежа или в Интернет. Достъпни са пакети за редактиране на документи от много автори, електронни дневници, конферентна връзка чрез email, достъп до мрежови бази данни и електронни форми. Те често се използват, за да се подобри създаването на график и размяната на съобщения в дадена група, а могат да се използват и с преносими машини. Някои приложения за съвместна работа (безплатни или евтини) са подходящи за улесняване взаимодействието в групата и могат да се окажат ефективен начин от финансова гледна точка за създаване на работа в група. 3.11 Обучение: осигуряване, възможности за професионално развитие ОСНОВНИ МОМЕНТИ • Потенциалните гъвкави работници се безпокоят, че пропускат възможности

за обучение и не напредват в професионалното си развитие. • Фирмите трябва да предлагат равни образователни възможности на всички

служители и да поддържат добри комуникации по отношение на издигането в работата и професионалното развитие.

За какво се притесняват служителите Служителите, които се намират далеч от офиса, се страхуват, че ще пропуснат информация за повишения и обучение, както и неформална информация за професионални възможности. Също така, биха могли да се притесняват, че работата им няма да бъде забелязана пряко от съответния мениджър и така ще бъдат забравени. Служителите, които работят по различно време от останалите, също страдат от липса на неформално общуване по отношение на професионалните перспективи. Работещите почасово често се чувстват като второкласни служители и смятат, че пропускат възможности за обучение, когато не са в офиса. Служителите, които работят само по време на учебната година, също биха могли да пропуснат възможности по този начин. Служителите, които са предпочели да работят на друг вид договор, също биха могли да имат подобни опасения за бъдещето си. При служителите, които работят за посредническа агенция, и консултантите на свободна практика може да се окаже, че фирмата не поема разходите за обучение. Като поемат конкретни

46

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 задачи или договори за определен срок, служителите може би ще жертват сигурността на работата и ще се изправят пред неяснота за професионалното си развитие. Насърчаване на професионалното развитие Няколко лесни схеми могат да предпазят служителите от притеснения за професионалното им развитие: •

•

•

•

•

•

редовни посещения на офиса - за служители, които работят извън офиса, е важно да посещават офиса, за да общуват редовно лице в лице с колегите си; неформално общуване по Интернет - фирмите могат да използват технологиите, за да подобрят неформалното общуване, като направят дискусионни клубове, достъпни в Интернет или по email; фирмите трябва да предават информация за професионални възможности и образователни курсове до всички по едно и също време; образователните възможности трябва изрично да се споменават в договорите; фирмите трябва да правят подробен план за професионално развитие - той се разглежда всяка година за всеки служител; служителите трябва да имат правото да престанат да бъдат гъвкави служители.

3.12 Правни аспекти на гъвкавата работа ОСНОВНИ МОМЕНТИ • Съществуващите в момента регулативни системи не включват адекватно

гъвкавата работа. • В различните страни има различни решения на правните въпроси и затова

могат да се дадат само най-общи съвети. • Следните теми са и правни въпроси:

• доброволно участие • застраховка • контрол / наблюдение • личен живот • работно време • професионални заболявания • прекратяване на споразумението за гъвкава работа

• Тези правни въпроси могат да бъдат решени чрез изработването на колективен договор или чрез въвеждане на нови клаузи в договорите на служителите (вероятно най-удачния вариант за МСП).

47

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 Преглед на най-важните правни въпроси, които трябва да бъдат разгледани. Доброволно участие Когато гъвкавата работа изисква телеработа от дома, доброволното участие на служителите е изключително важно. В повечето страни-членки на ЕС неприкосновеността на дома се гарантира от конституцията или законодателството, така че е почти невъзможно даден служител да бъде заставен да работи от дома. На практика, обаче, има начини това да бъде направено, но така няма да се подобри мотивацията и производителността. Ако гъвкавата работа не изисква телеработа, принципът на доброволно участие не е необходим, но въпреки това трябва да си остане основна цел на управителните органи. Застраховка Гъвкавите работници трябва да имат застраховка, която да ги предпазва от големи загуби дори в случаите на груба небрежност. И работодателите, и служителите трябва да разбират необходимостта от застраховка. Може да се наложи те да водят преговори, за да достигнат до споразумение кой ще плати застрахователната полица. Контрол / наблюдение Работодателите са отговорни за включване на здравеопазването и безопасността в правилата за работа, дори и ако персоналът работи извън офиса. И все пак има ограничения на степента, в която това е възможно, поради ограничения контрол от страна на работодателите - напр. върху офисите в дома. Фирмите трябва да проверят какви отговорности носят и така да организират проекта за гъвкава работа, че тези изисквания да бъдат задоволени. Сътрудничеството от страна на служителите е изключително важно, тъй като по закон те не могат да бъдат наблюдавани без тяхно съгласие. Личен живот Новите информационни и комуникационни технологии дават възможности за наблюдаване на поведението на служителите. Фирмите трябва внимателно да ограничат наблюдението до необходимото ниво, което позволява общуване между членовете на работните екипи. Гъвкавите работници трябва да бъдат запознати с процедурите за наблюдение. Работно време Един от основните елементи на гъвкавата работа е гъвкавото работно време. И макар и служителите, и работодателите да одобряват гъвкавостта, тя все пак противоречи на едно от главните постижения на социалната политика през 20-ти век, а именно регулираното работно време. Работодателите, които дават на служителите си пълна свобода да избират работното си време, се изправят пред опасността да нарушат съответните закони.

48

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 Професионални заболявания Гъвкавите служители трябва да бъдат защитени от последиците на злополуки, които са причинени пряко от работата им. Фирмите трябва да се уверят, че служителите им не попадат в "места без защита", които могат да се появят в резултат от традицията на работа в централизирани учреждения. Прекратяване на споразумение Фирмите трябва да уредят процеса на прекратяване на споразумения за гъвкава работа със служители, които искат да се върнат на предишния режим на работа. Има различни начини за решаването на тези правни въпроси. Колективните договори за гъвкава работа, които се сключват между работнически съвети (и дори синдикати) и работодатели (организации на работодатели), играят важна роля в по-големите фирми, но не са толкова подходящи за МСП. Фирмите, които възнамеряват да въведат гъвкава работа, трябва да проверят дали за съответното преструктуриране е необходимо участието на представители на служителите. Ако нещата стоят така, синдикатите могат да упражнят сериозно влияние върху работодателя за сключване на договор с фирмата преди широкото въвеждане на новата практика на работа. Повечето колективни договори са много широки като обхват и оставят възможност детайлите да бъдат уточнени от служителите и ръководителя. Договорите с фирмите могат също да конкретизират резултатите от преговорите между представителите на служителите и работодателя, така че да се избегнат по-нататъшни преговори по отношение на компенсациите и привилегиите. Освен чрез колективни договори, гъвкавата работа обикновено се регулира на индивидуално ниво между работодателите и служителите чрез приложение към договора на отделния служител. Този договор трябва да спазва ред изисквания, за да бъде валиден от правна гледна точка. Така например, в повечето страни-членки на ЕС се прилага основен пакет от правила за здравеопазването и безопасността на работното място, независимо от споразуменията в трудовия договор (напр. законодателство за работно време). Трябва да се избягва пълната преработка на трудовите договори. Въвеждането на гъвкава работа не трябва да води до промени в основния трудов договор - в договорите не трябва да има промяна на статута от "служител" на "самонает". Вместо това, могат да бъдат направени подходящи промени (вж. точка 3.13 за повече информация). Фирмите трябва да дават на персонала си чувство за сигурност на работата, както и да включват служителите в процеса на промени, за да се гарантират добри резултати.

49

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 3.13 Договори за гъвкава работа ОСНОВНИ МОМЕНТИ • За гъвкава работа между фирми трябва да се сключат договори между МСП,

които си сътрудничат. • Ако гъвкавата работа предполага различни условия на труд, ще трябва да се

направят промени в договорите на служителите. • Договорите на служителите трябва да уреждат следните въпроси:

• Условия на труд • Здраве и безопасност • Мениджмънт и участие на работниците • Статус на служителите • Представителство на служителите (напр. от синдикални организации) • Отговорности и права

На Интернет страницата на Flexwork има някои примерни договори. Договори между сътрудничещи си МСП Ако гъвкавата работа предполага няколко МСП да обединят ресурсите си за изпълнението на голям договор, то тогава е важно да се сключат договори между тях. Един такъв договор може да обхваща процеса на работа, отговорностите, съответните срокове, процедури за рекламация, авторски права и т.н. Трябва също така да се предвиди възможността даден партньор да не изпълни договора и да се очертаят мерки, които да предотвратят застрашаването на работата като цяло. Освен това, трябва да се сключи договор с клиента за конкретните продукти и услуги. Индивидуални договори за гъвкави служители Ако гъвкавата практика на работа предполага различни условия на труд за служителите, може да се наложи да се направят промени в индивидуалните договори. Промените трябва да описват всички договорени елементи на новата практика. Ако гъвкавата работа изисква от служителите да работят от дома или в движение, може да са необходими и по-обхватни промени. В повечето страни работническите асоциации / синдикалните организации приемат позицията, че гъвкавите работници, и особено тези, които работят извън офиса, трябва да имат договор, в който подробно е описана съответната практика на работа. Повечето от тези организации акцентират върху това, че гъвкавите служители трябва да имат равни права с останалите служители. Някои синдикати предлагат помощ за съставянето на подходящ договор. Заинтересованите работодатели трябва да се свържат със съответната синдикална организация за повече информация.

50

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 По-долу е дадена обща информация за елементите, които трябва да бъдат включени в един такъв договор. Тази информация е събрана от различни източници, включително от синдикални организации и организации на работодатели, и е предназначена предимно за гъвкави служители, които работят извън офиса. Условия на труд / Здраве и безопасност •

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

Оборудването трябва да се осигурява, инсталира и обслужва от работодателя, който е отговорен и за застраховането и спазването на изискванията за здравето и сигурността на служителите. Трябва да се осигуряват също бюра, столове, хартия, химикалки. В дома трябва да има отделна стая за работа, отделен телефон и сметки за допълнителни разходи като отопление и електричество, както и офис консумативи. Работодателят трябва да поеме правна отговорност за злополуките или заболяванията по време на работа извън офиса и да ги покрива в същата степен както при работата в офиса. За да се избегне изолацията, договорите трябва да изискват от хората, които работят от домовете си, периодично да посещават офиса. За гъвкавите служители, които работят от домовете си, трябва да се прилага същото заплащане и същите трудови условия както за служителите, които работят в офиса, включително осигуряването на грижа за децата и отпуск. В договора на гъвкавите служители трябва да има клауза, която урежда поне определения брой работни часове. Работата от дома никога не трябва да се използва като алтернатива на адекватното работно място или грижата за децата, осигурена от държавата.

Участие на работниците / мениджмънт / включване

Трябва да има редовни срещи между служителите, които работят от домовете си, както и да се осигурят електронна поща и телефонни връзки с други телеслужители, като всичко това се осигурява за сметка на работодателя. Всяка седмица трябва да се провеждат обсъждания между работниците и ръководителите / мениджърите. Гъвкавата работа трябва да бъде доброволна, като служителите имат право да се върнат към работа в офиса. В компютърните монитори на служителите, които работят от домовете си, не могат да се слагат шпиониращи камери или други наблюдателни уреди. Всеки служител, който работи от дома си, трябва да може поне веднъж седмично да се среща с мениджъра си, за да обсъждат работата. Трябва да се определи конкретен мениджър, за да се гарантира редовен контакт. Всички работници трябва да бъдат включени в планове за професионално развитие и оценка, включително плановете за обучение.

51

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 Трудови правоотношения / статус •

•

•

•

•

•

Гъвкавите работници трябва да останат служители на МСП и да не бъдат смятани за самонаети или принудени да преминат към самонаемане чрез гъвкавата работа. Всички гъвкави работници трябва да имат право на разглеждане на работните им договорености всяка година.

Представителство на служителите

Гъвкавите работници трябва да имат същото право като останалите работници да се присъединяват към синдикални организации и да имат представители. Гъвкавите работници трябва да имат достъп до представителство чрез синдикални организации и да могат да посещават събрания в рамките на работното време. Консултанти в областта на здравеопазването и безопасността, както и представители на синдикални организации, трябва да могат да посещават гъвкавите работници. Там, където има синдикални организации или работническо представителство, договорите за гъвкава работа трябва да се сключват колективно между мениджмънта и представителния орган, като се гарантира, че условията за определените за гъвкава работа хора няма да бъдат по-лоши в сравнение с условията за останалите служители.

Потенциални проблеми с договорите за гъвкава работа Въвеждането на гъвкава работа и сключването на индивидуални договори със служителите може да има дестабилизиращ ефект. Служителите могат да възприемат договорите за определен срок като двустепенна система, разделяща постоянния персонал от непостоянния. Несигурността за работата им при непостоянните служители може да се превърне в истински страх и да причини стрес. (Вж. Innovative Employment Contracts: A Flexible Friend?, by David Guest, Kate MacKenzie Davey and Christopher Smewing. Доклад на катедрата по организационна психология, колеж Бъркбек, Лондонски университет, Malet Street, London WC1E 7HX, UK).

52

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 4. Планиране и въвеждане на гъвкава работа Тази глава разглежда процеса на въвеждане на гъвкава работа в МСП. Препоръчва се всяка фирма да разработи План за въвеждане на гъвкава работа (ПВГР) (Flexible Working Implementation Plan (FWIP)). Този план е документ на ниво политика, който очертава стратегията за въвеждането на гъвкава работа и съответните оперативни подробности. Планът за гъвкава работа е описан в точка 4.1. Възможно е фирмите да се нуждаят от допълнителни технически средства, за да конкретизират механизмите за въвеждане на гъвкава практика на работа. В точки 4.2 и 4.3 са описани някои полезни средства за анализ на разходите и ползите и за въвеждане на телеработа. На Интернет страницата на Flexwork има контролни списъци, въпросници и таблици. 4.1 Разработване на гъвкава работа - от политиката до плана за въвеждане Планът за въвеждане на гъвкава работа описва с подробности начина, по който фирмата ще въведе гъвкава работа. Този документ може да бъде използван като източник на информация във фирмата, за да се гарантира съгласие между различните страни по въпроса, а също и като помощно средство за планиране в процеса на въвеждане на гъвкава работа. Планът може да бъде изготвен така, че да съдържа повтарящи се моменти, които да бъдат преработени в подготвителния процес или в процеса на самото въвеждане на гъвкава работа. При по-големи фирми, провеждането на една пилотна или опитна програма за гъвкава работа би могло да се превърне в проверка на идеите. От друга страна, за малките фирми (с по-малко от 10 служители) подобна пилотна програма може да не бъде изгодна. По-долу е описана примерна структура на плана, която може да бъде пригодена от бизнес консултанти така, че да отговори на съответните нужди. Примерният план обхваща няколко групи въпроси - и все пак, той не е изчерпателен, а и основният му акцент е върху телеработата като важна част от подхода на гъвкавата работа. Консултантите могат да получат необходимите знания и информация от Глава 2 и 3 на това ръководство, като използват Интернет страницата на Flexwork и другите посочени източници.

53

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 План за въвеждане на гъвкава работа ЧАСТ А Въведение: Цели и стратегия Въвеждащи бележки за: • • •

•

•

• • • • • • •

• •

•

•

•

статута на документа степента на въвеждане конкретизиране на членовете на екипа, които ще въведат модела (бележка: важно е да се опитате да осигурите представителство на служителите, като в екипа включите или служител, или представител на синдикална организация) срокове за етапите на въвеждането.

А.1 Обосновка на гъвкавата работа Тук трябва да се даде цялостната обосновка за въвеждане на гъвкава работа във фирмата. Основните моменти трябва да са посочени най-общо, тъй като подробности ще бъдат дадени в следващите точки. МСП биха могли да имат много причини за въвеждане на гъвкава работа; по-долу има няколко примера:

да подобрят гъвкавостта, с която МСП отговорят на нуждите на клиентите си да използват местни ресурси чрез съвместна работа да задържат и привлекат квалифициран персонал да намалят времето и разходите за път да намалят разходите по жилищно устройване да постигнат по-добър баланс между работата и семейния живот да изпробват нови пазари при минимален риск да привлекат квалифицирани и компетентни хора от отдалечени места без да се налага тези хора да се местят.

А.2 Видове гъвкава работа, които ще бъдат разгледани Тук се посочват формите на гъвкава работа, които ще бъдат разгледани. Фирмите могат да въведат няколко допълващи се практики. Някои примери:

дава се възможност на някои служители да работят от домовете си въвеждане на модели на гъвкаво работно време (работа по време на учебната година, почасова работа, разделяне на задачите) използване на хора на свободна практика или наемане на външни служители за конкретни видове работа използване на технологии за съвместна работа с други МСП по общи проекти обединяване на ресурси с други МСП за изпълнение на нови проекти

54


•

•

•

•

•

• • • •

•

• • • • •

дава се възможност на служителите да работят в движение и се избягват ненужни пътувания наемане на служители през определен период от време, за да се отговори на периода на най-голямо търсене.

В това ръководство се дават и други примери. А.3 Преимущества на гъвкавата работа Трябва да бъдат посочени всички очаквани преимущества. Това могат да бъдат различни видове преимущества:

преимущества за региона напр. повишаване на възможностите за работа чрез сътрудничество с други МСП преимущества за околната среда напр. по-малко използване на автомобили и по-малко време, прекарано в задръствания, когато служителите работят от домовете си преимущества за фирмата напр. персоналът има по-добра мотивация и повече се задържа на работа напр. по-добра оперативна гъвкавост и по-добър работен поток преимущества за служителя напр. по-малко пътуване напр. по-добър баланс между работата и семейния живот - намаляване на стреса

А.4 Недостатъци / рискове Освен преимущества, гъвкавата работа може да предполага и недостатъци или рискове. От самото начало трябва да бъдат посочени евентуални опасения или проблеми, така че да бъдат взети предвид при планирането. Възможни недостатъци и рискове:

технически проблеми с приложенията за достъп от отдалечени места проблеми с поддържането на контрола върху качеството проблеми с отговорността при съвместна работа с други фирми проблеми с проследяването на напредъка на работата, когато участват хора на свободна практика или служители на гъвкаво работно време трудности при адаптиране на работата и работния поток за условията на гъвкава работа

А.5 Разходи при гъвкава работа Освен до преимущества, гъвкавата работа води и до разходи. Те могат да бъдат:

допълнително оборудване (хардуер и софтуер) допълнителни телекомуникации (линии, наеми, използване) допълнителен персонал и средства, които да покрият допълнителните часове обучаване и издръжка на служители, които ще работят от домовете си увеличено време за управление (когато има такова).

55

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 Очакваните разходи трябва да бъдат внимателно преценени и подробно описани (вж. анализа на разходите и ползите в точка 4.2). А.6 Модел на гъвкава работа За да обедини идеите и резултатите от точки А.1 - А.5, дадена фирма трябва да опише модела си на гъвкава работа - нейното виждане за нещата. Това описание представлява резюме, което илюстрира начина, по който гъвкавата работа може да бъде въведена. ЧАСТ Б В тази част се дават по-подробно въпросите, свързани с въвеждането на гъвкава работа. Важно е да се определи кои въпроси са най-важни за дадена фирма и как могат да бъдат решени. Не всички въпроси се отнасят за всяка организация. Б.1 Гъвкав персонал • • •

•

• • • •

• •

•

•

•

кой е подходящ за гъвкава работа? кои видове работа могат да се извършват под формата на гъвкава работа? служителите, които ще работят от домовете си, имат ли там подходяща среда? мобилните работници имат ли необходимите умения?

Б.2 Адаптиране към процеса и работния поток

кой е отговорен за работата и как работата ще се организира и провежда? установени ли са промени в обичайния работен поток? какви мрежи и екипи са необходими за извършване на работата? разработен ли е план с конкретни задачи, цели, срокове и въпроси, свързани с работата?

Б.3 Управление на гъвкавата работа

как трябва да се промени управленската стратегия? какви мерки трябва да се предприемат, за да се гарантира качествена продукция?

Б.4 Самоконтрол и разпределение на времето

как МСП трябва да подготвят потенциалните гъвкави служители за новата организация? какви умения са необходими на гъвкавите работници, за да имат успех?

Б.5 Въпроси, свързани с оборудването / технологиите

какво оборудване е необходимо за гъвкавата работа от дома, в телецентър или в движение?

56


•

• •

•

•

•

• •

• •

• •

•

• •

•

за служителите, които ще работят от домовете си - кой ще плати оборудването, поставянето на допълнителни кабели, комуникационни връзки и т.н.? как трябва да се прави поддръжката и актуализирането на отдалечено или мобилно оборудване?

Б.6 Здраве и безопасност

какви нови мерки и процедури са необходими? кой носи отговорност (напр. за служителите, които ще работят от домовете си, мобилните работници, хората на свободна практика или членовете на други фирми, които работят във Вашата фирма)?

Б.7 Сигурност: сигурност за фирмата, лична сигурност, отговорност на служителите

как може да бъде въведена гъвкава работа така, че да не бъде засегната сигурността на фирмата? как технологиите за достъп могат да бъдат защитени от неправомерно използване? как служителите, които ще работят от домовете си, могат да бъдат защитени от нападение? кой носи отговорност при кризи и какви са начините за справяне с тях? как данните в дома могат да бъдат защитени срещу загуба и/или използване с цел измама?

Б.8 Финанси: данъчно облагане, данъчни привилегии, въпроси, свързани с личните финанси

как ще се отрази гъвкавата работа на данъчното облагане? има ли допълнителни облекчения за гъвкавите служители, които трябва да бъдат обмислени?

Б.9 Семейни въпроси: грижа за децата и баланс между работата и семейния живот

има ли подходящи условия за грижа за децата за родители с малки деца? посочени ли са очакванията (по отношение на работното време, общуването и др.)? как гъвкавата работа може да намали стреса за служителите?

Б.10 Общуване: работа във виртуален екип, справяне с изолацията

какви форми на работа в екип са подходящи? как работата в екип може да бъде поддържана от дома, от телецентър, от отдалечен офис или в движение? как отдалечените работници могат да бъдат предпазени от изолация?

57

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 Б.11 Обучение: осигуряване, професионално развитие •

•

•

• • •

• • •

• • •

гъвкавите служители имат ли достъп до обучение и възможности за професионално развитие? има ли процедури, които гарантират, че хората, които не са в офиса, няма да бъдат забравени? гъвкавите служители имат ли същите възможности за развитие в професията си?

Б.12 Правни аспекти на гъвкавата работа

кои са важните правни аспекти в контекста на гъвкавата работа? кои въпроси се отнасят за моята фирма? как мога да науча повече?

Б.13 Договори с гъвкави служители от дома и с хора на свободна практика

какви клаузи трябва да бъдат включени в договорите? кой трябва да помогне при изработването на договорите? какви съвети има за изработването на договори?

(Повече примери можете да намерите на Интернет страницата на Flexwork.) ЧАСТ В Оценка на модела на гъвкава работа Когато се въвежда гъвкава работа, трябва да се отдели внимание и на оценката на този процес. Фирмите трябва да са готови да събират данни от самото начало. Често, когато се въвежда нов модел на работа, в началото се постига договореност по въпроса колко дълго ще трае изпитателният период преди да започне оценяването. Оценяването може да помогне да се установи дали новият модел е удачен, какви проблеми съществуват и как могат да бъдат решени. Когато разработват план за оценка, фирмите трябва да имат предвид очакваните ползи (посочени в Част А) и да си поставят конкретни цели. Тогава, експериментът с гъвкавата работа може да бъде оценен на базата на тези цели. Така например, ако дадена фирма очаква, че гъвкавата работа ще намали безпричинното отсъствие от работа на служителите с 25%, фирмата може да провери какъв успех е постигнала след изтичането на изпитателния период. За да може успешно да оцени новия модел, една фирма трябва да разработи план за оценка. В случаите, когато гъвкава работа се въвежда изпитателно в малък мащаб, може да се направи неформална оценка, която се състои от анкетиране на участниците по отношение на различни теми:

Работата получава ли се така, както Вие бихте искали? Доволни ли са гъвкавите служители от новия подход към работата? Установили ли са гъвкавите служители някакви проблеми?

58


• • •

• •

•

•

Приемливи ли са производителността и качеството на работа? По-добри ли са или по-лоши? Функционират ли технологиите за достъп от отдалечено място? Справят ли се гъвкавите служители и техните ръководители с технологиите? Задоволителни ли са методите за наблюдение и проследяване на хода на работата? Добри ли са моделите на управление и ръководство? Мениджърите установили ли са въпроси или проблеми, свързани с персонала? Как реагират тези, които не участват в новия модел, на новия начин на работа? Изпитват ли ревност или омраза? Как се чувстват гъвкавите служители с новия подход на работа - повече или по-малко изолирани от фирмата?

При изпитателно въвеждане в по-голям мащаб трябва да се направи формална и по-пълна оценка, която включва интервюта (структурирани), въпросници и обсъждания във фокус групи (структурирани спрямо образец). При такова изпитателно въвеждане в по-голям мащаб, данните за здравето и сигурността на служителите, текучество на служителите и др. ще позволят да се направи безпристрастно сравнение между гъвкавите служители и техните колеги. (Вж. 4.3 за повече информация за оценката). 4.2 Анализ на разходите и ползите •

•

•

•

•

За да бъде въведена успешно, гъвкавата работа трябва да донесе ползи, които надвишават разходите по въвеждането (и за фирмата, и за служителите). В големите фирми служителите, които взимат решенията, изискват да се направи анализ на разходите и ползите преди въвеждането на каквато и да било промяна в практиката на работа. Има редица причини, поради които традиционните методи за провеждане на анализ на разходите и ползите не са напълно удачни (напр. те се основават на количествени измерители, оценяват само краткосрочната печалба и пренебрегват сътрудничеството между служителите, а освен това измерват само индивидуалната работа). Тук е представен метод за анализиране на разходите и ползите за гъвкава работа. Сред обичайните мерки за намаляване на разходите са използването на едно и също бюро или използването на неспециализирани офиси за отдалечените служители, както и разделянето на разходите между фирмата и служителите.

59


•

•

•

Мерките за оценка на разходите трябва да взимат предвид общите разходи по собствеността на оборудването и увеличението в използването на услуги (телекомуникации, мерки за сигурност).

Не е много вероятно да се направи промяна от традиционния начин на работа към нова, гъвкава форма на работа, ако очакваните разходи надвишават ползите (поне в средносрочен и дългосрочен план). Това се отнася както за организациите, които въвеждат гъвкав модел на работа, така и за хората, които ще използват новия модел на работа. Някои фирми изискват да се направи начален анализ на разходите и ползите за въвеждането на гъвкава работа, който да помогне на служителите, които трябва да вземат съответното решение. За целта са необходими подходящи средства. Традиционният анализ на икономическата ефективност, обаче, може само отчасти да бъде пригоден към гъвкавата работа, тъй като повечето ефекти на гъвкавата работа имат качествен характер и се изплащат едва в средносрочен план. Ако се използват съществуващи и традиционни методи на анализ, може да се получи нереална представа за потенциала на гъвкавата работа, а вероятно могат и да се направят неправилни решения за това, как да се организира гъвкавата работа. Традиционните методи за анализ на икономическата ефективност са с малка приложимост поради следните причини:

акцентът върху критерии, които могат да се изразят в паричен вид и до които може да се достигне на базата на данните, предоставени от ръководния отдел на фирмата, означава, че систематично се пренебрегват качествените аспекти; гъвкавата работа е обхватна реорганизационна мярка, която не се стреми към постигане на максимална печалба в краткосрочен план, а към дългосрочно и устойчиво подобряване на човешките ресурси чрез повишаване духа на служителите и преминаване към гъвкава форма на труд. Ако това не се споменава в анализа на разходите и ползите, то тогава резултатите от изчисленията не съответстват на реорганизационните цели и, следователно, имат ограничено приложение. преминаването пряко или непряко към гъвкава работа засяга взаимоотношенията между телеслужителите и техните работни партньори. Тези т.нар. "ефекти на мрежата" трябва да бъдат отчетени в анализа на ефективността. И въпреки това, в повечето случаи те не се взимат предвид: разходите и ползите се проучват и изчисляват само за един случай, т.е. на един гъвкав служител и неговото работно място. Разглеждането само на една част от организацията, сякаш това е самостоятелна система, означава, че ще бъде пренебрегнато възможното положително или отрицателно влияние върху работата на колегите и върху ефективността на работните процеси, в които участва повече от един човек.

60

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 Анализът на икономическата ефективност трябва да включва следните принципи: •

•

•

•

Участие: Колкото повече корпоративната стратегия акцентира върху служителя като човешки ресурс, толкова по-необходими са методи, ориентирани към оценка на участието. Трябва да се включат всички групи, които участват пряко (гъвкави служители, колеги, ръководители). Ориентация към целите: Оценката на реорганизационните мерки трябва да е насочена към целите си. Макар това да изглежда очевидно, много често анализът на разходите и ползите е напълно откъснат от намеренията, с които се прави дадена инвестиция. Обхват: Анализът не трябва да изключва определени критерии, само защото е трудно те да бъдат представени в количествен вид или да бъдат изразени в паричен вид. Има инструменти за включването на такива критерии - макар и използването им да е по-скъпо. Избягване на псевдо-обективност: Повечето изчисления на икономическата ефективност на гъвкавата работа взимат предвид повишаването на производителността, напр. като се умножи процентното увеличение по дневната ставка на служителя и така се получава израз на дневната парична стойност на повишаването на производителността. От една страна, така изчисленията стават по-лесни, тъй като в повечето случаи не е известен личният принос към общата стойност, а и промяната в работата не влияе пряко на резултатите на фирмата (в този случай се оказва, че изключенията са правилото, напр. търговски посредници). От друга страна, включването на критерии за оценка, които не могат пряко да се изразят в паричен вид, означава, че окончателните резултати ще зависят повече от допускания, които трудно могат да бъдат проверени.

За да се избегне манипулирането на допусканията, фирмите предварително трябва да постигнат договореност за допусканията в анализа. По-долу накратко е даден пример за разширен анализ на икономическата ефективност - метод за анализиране на разходите и ползите на гъвкавата работа.

61


Измерване на действителните разходи и ползи Разширен вариант на анализа на икономическата ефективност може да бъде приложен към телеработата. Анализът сравнява настоящото положение (работа в централен офис) и въвеждането на телеработа за част от служителите и други варианти. По подобен начин могат да бъдат сравнени различни организационни видове телеработа. Обичайните методи на разширен анализ на икономическата ефективност се състоят от традиционно изчисляване на капиталовите разходи и анализ на ползите. Този анализ замества безразмерната скáла за паричните количества. Всяка цифра на скáлата показва известна степен на полезност подобно на системата за оценки в училище. Процедурата за провеждане на анализа е следната: 1. Определете системата от цели, а също и съответните под-цели на мярката, и изберете критерии, които са подходящи за измерването на успеха на въвеждането на телеработа по отношение на всяка под-цел. Когато определяте системата от цели, е важно да изберете независими един от друг критерии. Основните цели на проекта трябва да бъдат определени от висшето ръководство, за да се гарантира съответствие с корпоративната стратегия. В определянето на по-ниските нива в йерархията на системата от цели трябва да се включи и средното ниво на ръководство, за да се следва принципът на субсидиарност. 2. След това се определя относителната важност на целите и под-целите. Всички групи, които са пряко включени, трябва да вземат участие в този процес (т.е. висше ръководство, телеслужители, ръководители, колеги и евентуално други). 3. Трябва да бъдат събрани данни за критериите, т.е. принос към разходите и ползите. Трябва да се прави разграничение между три групи критерии: •

•

•

•

•

критерии, които пряко могат да бъдат изразени в паричен вид (напр. разходи за оборудване, оперативни разходи и икономии), критерии, които само непряко могат да бъдат изразени в паричен вид (напр. промени в производителността, спестяване на време) и критерии, които изобщо не могат да бъдат изразени в паричен вид (напр. удовлетворение на служителите).

Що се отнася до последното, трябва да се иска мнението на засегнатите лица (телеслужители, ръководители и др.). Въпросите се формулират така: какъв е ефектът от мярката (въвеждане на телеработа) върху дадена променлива (напр. дух на служителите). 4. Стойностите на критериите се сумират отделно за трите компонента на анализ:

Критерии, които пряко могат за бъдат изразени в паричен вид - пресмятат се капиталови разходи. Критериите, които само непряко могат да бъдат изразени в паричен вид, най-често могат да бъдат пресметнати на базата на допускания. Тъй като допусканията имат различна валидност и често се основават на предположения, а не на знания, добре е да се изчислява как биха

62


изглеждали нещата в най-добрия и най-лошия случай, за да се избегнат псевдо-резултати.

• Критерии, които изобщо не могат да бъдат изразени в паричен вид - нужно е да се умножи стойността (напр. "6" = много важно) по степента на промяна чрез реорганизация (напр. "+2" = малки подобрения). Така се достига до частичен израз на ползите за всеки критерий. Тези стойности могат след това да бъдат сумирани.

5. На последно място, резултатите от: а) капиталовите разходи и оперативните разходи, б) пресмятането на разходи и ползи, които не могат пряко да се изразят в

паричен вид, и в) анализът на ползите могат да бъдат интегрирани. Има различни методи, между които можете

да избирате. Обикновено, всички парични стойности трябва да бъдат представени и във вид на ползи, за да се достигне до общата полза на дадена мярка.

63


Представяне на

резултатите

(м

п

Определяне накритериите

капиталови разходи

Разширен

Събиране на данни и

изчисляване

под-цели

Развиване на системата от

цели

критнепрбъдапар

в найдобрислуча

анализ на и

ерии (коитояко могат дат изразени вичен вид)

-я й

в найлошияслуча

кономическ

м

п

- й

анапо

ата ефектив

(от
къс)
основницели

критерии които пряко огат да бъдат изразени в аричен вид)

критерии (които не огат да бъдат изразени в аричен вид )

64

лиз на лзите

ност

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 Когато резултатът от анализа се представя пред други лица, напр. изпълнителния съвет, резултатите от трите отделни компонента на анализ трябва да се представят поотделно. Препоръчва се те да се интегрират, само за да се покаже, че общата полза, получена по този начин, може да бъде сравнена с алтернативни мерки и с първоначалното положение (по отношение на техния принос към целите на реорганизацията, които са предварително посочени). Разграничавайте отчетливо резултатите, получени чрез различни методи за изчисление, като така и анализът, и постигната оценка ще бъдат много по-ясни. В същото време, участието на всички заинтересовани групи в оценката на под-целите (вж. по-горе) гарантира, че техните интереси ще бъдат взети предвид (това важи особено за хората, които на практика ще осъществят идеите за реорганизацията и ще направят така, че те да работят). Източник: Gareis, K. (1998). Telework and the Bottom Line - Costs and Benefits of Telework in German Insurance Companies. In: Suomi, R., Jackson, P., Hollmen, L. & Aspnäs, M. (Hrsg.): Telework Environments. Proceedings of the Third International Workshop on Telework, Turku, Finland, TUCS General Publication No. 8, Turku, S. 107-128. По-долу са показани параметрите, които трябва да се вземат предвид при разширен анализ на разходите и ползите на гъвкавата работа. Първата фигура показва разходите, които варират от разходи, възникващи поради работни места извън офиса (напр. офис в дома), до разходи, необходими за промените в централната ИКТ инфраструктура, разходи за (теле)комуникации и разходи за организация и управление на пилотен проект. От гледна точка на ползите, можем да видим прякото спестяване на разходи, ползите от повишаване на производителността и качествените аспекти.

65


Преглед на потенциалните разходи за гъвкава работа

Постоянни разходи за връзки (за данни,

гласови)

Разходи за комуникации

Разходи

Разходи за централна

инфраструктура

ИКТ оборудване вкл. обновяване

а мрежатан

Разходи за организация

и управление

Обучение и преминаване към нов модел

Поддръжка и организация

Управление на

проекта

Разходи за ИКТ оборудване (напр. при

мобилни офиси или офиси в

дома)

Разходи за осигуряване и поддържане на място за де-

централизиран офис

Оценка

Постоянни разходи за транспорт

Друга централнаинфраструктура вкл. ремонт на

офиса

Разходи за децентрали-

зирана инфра-

структура

66


Преглед на потенциалните ползи на гъвкавата работа

Увеличение на индивидуалната продуктивност

Намаляване на отсъствията

Подобрение на работата на служителите

Ползи

Качествени

ползи

По-добър достъп до пазар

на труда

Подобрение на услугите за клиенти

Подобряване на имиджа

Намаляване а разходитен

Икономии от други режийни

разходи

Икономии от разходи за

инфраструктура

Икономии от разходи за персонал

Стратегически ползи

Увеличение на продуктивнотта на екипите

67

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 Някои честосрещани икономии на разходи Въвеждането на гъвкава работа може да изисква сериозни инвестиции от дадена организация, напр. когато служителите предпочитат да прекарват част от работното си време в домовете си или когато служителите работят в движение. Има два начина, които могат намалят до минимум разходите и чрез които се избягва ситуацията фирмата да купува два пъти оборудване за служителите си - за офиса и за извън офиса. Те са: •

•

•

Работа на едно и също бюро - когато се осигуряват няколко бюра, на които да работят телеслужителите, когато са в офиса. Неспециализирани офиси - те най-често се правят за членове на екипа по продажби, които работят предимно от домовете си или в движение. Тук по-скоро има най-общо офис оборудване, а не всеки служител да има отделно бюро. Разделяне на разходите между фирмата и служителите - понякога служителите изявяват желание да покрият разходите по въвеждането на гъвкава работа, защото разбират, че гъвкавата работа има много предимства. Положението трябва да бъде проучено преди въвеждането на нова практика на работа.

Оценка на разходите Когато пресмятат разходите си, фирмите трябва да използват общите разходи по собствеността (ОРС) при изчисляване на възвръщаемостта на инвестицията, а не просто разходите по закупуване. Общите разходи за ИКТ оборудване включват разходите за инсталиране и поддръжка. Тези разходи не са непременно твърдо установени, а зависят от организацията на работния процес. При отдалечените служители, които се намират в офиси в домовете си, има по-високи разходи по поддръжка в сравнение със служителите, които са в централен офис - дори и ако някои от тези разходи се покриват от самите служители (напр. задължение сами да пренасят оборудването до централен офис, вместо поддръжката да се извършва на място). Ето защо, фирмите трябва да се постараят да изчислят ОРС преди да започнат анализа. Смята се, че при въвеждането на гъвкава работа за телекомуникации са необходими много разходи - и все пак цените намаляват постоянно. Използването на телекомуникационни мрежи би могло да се отрази на сигурността на данните и може да се наложи фирмите да инвестират в софтуер за защита на данни - подобни разходи не трябва да се пренебрегват при анализа.

68

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 4.3 Етапно въвеждане Етапното въвеждане включва подготовка, проучване, развиване на концепцията, прилагане, контрол и разширяване на обхвата. •

•

• •

Въвеждането на гъвкава работа в дадена организация и по-нататъшното й прилагане изисква внимателно планиране, щателно разработени процедури и балансирано обмисляне на съответните въпроси. Представена е оперативна методология, която дава в подробности стъпките, необходими за въвеждане на гъвкава работа. Тази методология е най-подходяща за средни и по-големи предприятия. Методологията включва използването на контролни списъци – те могат да бъдат намерени на Интернет страницата на Flexwork.

Въведение към модела Този модел се препоръчва като помощно средство при въвеждането и прилагането на нови форми на работа в организациите. Досега той е прилаган успешно в много организации, които въвеждат телеработа, която представлява една от възможните форми на гъвкава работа. За целите на това ръководство, моделът бе пригоден за МСП и техните бизнес консултанти. Той е подходящ главно за средни предприятия с добре развит мениджмънт и оперативна структура. Той е по-малко приложим за микропредприятия с по-малко от 10 служители, защото те работят без толкова ясноопределени структури. И все пак, дори при такива организации отделните етапи и задачи важат в основни линии. Този модел не е приложим за хора на свободна практика, които искат да започнат собствен бизнес. Стъпките в модела представляват етапно въвеждане на гъвкава работа на шест етапа или стъпки, като всеки от тях има характерно времетраене и определени действия и задачи, които трябва да бъдат изпълнени: Етап / стъпка Времетраене Задачи Подготовка Месец 1 •

•

•

•

Информация и мотивация Осигуряване участието на висшето ръководство, ръководните органи от средните нива на йерархията, работнически съвети Постигане на съгласие с всички страни Изграждане на екипа за проекта

Проучване на осъществимостта

Месеци 2 - 3 • Решение за гъвкавия модел на работа и определяне на този модел

69


•

•

•

•

Установяване и избор на сфери, където може да се приложи гъвкава работа Измерване сред служителите на интереса и желанието да се възползват от гъвкава работа Избор на подходящи кандидати за гъвкава работа Анализ на разходите и ползите (екс анте)

Развиване на концепцията

Месеци 4 - 6 •

•

• • • •

Определяне на задачите и работните процедури Управление и контрол над работата Технологична концепция Обучение Аспекти на трудовото право Защита на данни и сигурност

Прилагане (и пилотно въвеждане)

Месеци 7 - 12 • • •

•

•

Прилагане на технологиите Обучение Организиране на пилотен проект По-нататъшно развиване на технологични и организационни решения Осигуряване на необходимата поддръжка на "гъвкавите" служители, мениджърите, колегите и другите служители

Наблюдение и контрол

Паралелно •

•

•

•

Анализ на разходите и ползите (екс пост) Измерване на степента на приемане и удовлетвореност от гъвкавата работа сред всички участници Установяване на социо-психологическия ефект Критически поглед към технологичните и

70


организационни решения • Установяване на

модификации и/или корекции на базата на опита от пилотния етап

Разширяване на обхвата

> Месец 12 • Разширяване на обхвата на гъвкавата работа в други области и/или за други служители

Етап за коригиране > Месец 13 • Прилагане на необходимите корекции

По-долу за всеки етап е дадено кратко описание на задачите заедно с допълнително информация. Етап 1: Подготовка Въвеждането на нова форма на гъвкава работа налага лицата, които взимат решенията, да са запознати и мотивирани - в повечето МСП това са директорите или мениджърите с отговорности за ключовите области на фирмата. Представете официално пред тези ключови лица вида гъвкава работа, за който става въпрос. Можете да откриете необходимата информация в отделните глави на това ръководство, в "Насоки за гъвкава работа" и уводното представяне на гъвкавата работа, които се намират на Интернет страницата на Flexwork. След като лицата, които взимат решенията, бъдат мотивирани, трябва да бъдат уведомени всички останали хора, които ще участват, и трябва да се потърси разбирателство по въпроса за новата форма на гъвкава работа, която ще се прилага. На този етап трябва да се включи и работническият съвет (ако организацията има такъв) и да се потърси неговото съгласие. Има много примери, които показват как неучастието на представители на служителите води до ненужно проваляне на възможността да се въведе гъвкав модел на работа. Организирайте екипа за проекта, като ясно разпределите задачите (мениджър на проекта, мениджър за персонала, представители на работническия съвет и т.н.). Продължителност: Месец 1, но може да бъде и много по-кратко в зависимост от обстоятелствата. Резултати: •

• • •

Общо съгласие сред всички заинтересовани страни за вида гъвкава работа, който ще се прилага Обща цялостна концепция Организиране на екипа за проекта Разпределяне на отговорностите между членовете на екипа за проекта

71

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 Етап 2: Проучване на осъществимостта Направете проучване на осъществимостта - тук се включва първи анализ на икономическата ефективност под формата на екс анте анализ на разходите и ползите. В началото установете и изберете в коя област или области може да се приложи гъвкава работа. Обикновено, организациите изпробват въвеждането на гъвкава работа в конкретен отдел. Само в много редки случаи - когато гъвкавостта засяга единствено работното време - участва цялата организация от самото начало. Направете точно определение на гъвкавия модел на работа и установете интереса на служителите конкретно към тази форма на гъвкава работа. Ще дадем пример с телеработата - трябва да се реши дали ще се премине към постоянна телеработа от дома или телеслужителят ще бъде ту на централното работно място във фирмата, ту на работното място в дома си. Трябва да се определи и броят на дните, през които ще се работи на съответното място. След това, обмислете кои служители са подходящи за гъвкава работа - не всички служители са подходящи. На Интернет страницата на Flexwork има контролни списъци. Контролен списък 1: Контролен списък за бъдещи телеслужители - помага при избора на кандидати, подходящи за телеработа. Той е предназначен за попълване от самите членове на персонала, които се интересуват от възможността да станат телеслужители, и покрива следните области: • • • • •

• • •

• • • •

Работно място в дома Мобилно работно място Разпределение на времето и самоконтрол Справяне с промени в работните места Измерване на производителността, защита на интересите и по-нататъшно обучение Средата в дома Средата на работата Други.

Попълненият контролен списък дава на бъдещия телеслужител представа за това колко е подходящ новият модел, както и допълнителна информация за това как може успешно да стане телеслужител. Освен това има още един въпросник, който служителите сами могат да попълнят и който ще им помогне да преценят доколко те са подходящи за такъв модел. Контролен списък 2: Въпросник за бъдещи телеслужители - покрива въпроси, свързани с телеработата, като:

домашни и семейни обстоятелства има ли отделен кабинет професионален опит на бъдещия телеслужител времето, през което се работи за този работодател (полезно е като индикатор за независимостта в работата)

72

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 • •

• • •

• • •

доверие предпочитан времеви модел за телеработа и др.

Този контролен списък може лесно да бъде адаптиран към съответните изисквания и да се превърне в модел и за други форми на гъвкава работа. Лицата, които взимат решения във фирмите, ще искат да знаят дали гъвкавата работа е изгодна от финансова гледна точка и дали е ефективна. За тази цел, партньори на FlexWork са разработили инструмент за изчисляване на разходите и ползите, който покрива голям брой от аспекти, свързани с тази проблематика. Този инструмент може да се използва чрез Интернет страницата на FlexWork (или вж. точка 4.2). По-късно, на петия етап, а именно етапът за контрол, същият инструмент може да се използва за екс пост изчисляване на разходите и ползите с истински данни, получени по време на опитната телеработа. И в този случай, инструментът може да бъде адаптиран към други форми на гъвкава работа. Продължителност: Месеци 2-3, но може да бъде и по-кратко в зависимост от обстоятелствата. Резултати:

Конкретизиране на гъвкавия модел на работа, който ще се въведе Кандидати сред служителите, подходящи за гъвкава работа Информация за осъществимостта на разглеждания гъвкав модел на работа в организацията, включително екс анте изчисляване на разходите и ползите

Етап 3: Концепция На третия етап се разработва конкретен план за въвеждане на гъвкава работа, като точно се посочват промените в задачите и работните процедури, включително механизмите за управление и контрол на работата на гъвкавите служители. Много е важно мениджърите да бъдат осведомени и да са запознати с промените в тяхната роля и задачи, породени от прилагането на гъвкава работа. При телеработата, например, мениджърите, които не са запознати със стила на работа, наречен "управление чрез цели", ще трябва да преминат допълнително обучение, за да могат да управляват служителите си от далеч. Те поне трябва да знаят за съществуването на този момент, като много от тях биха могли и сами да направят необходимите промени. Освен планирането на задачите, работните процедури и работната организация, ще бъде развита и концепцията за ИКТ технологии, свързани с въвеждането и функционирането на гъвкав модел на работа. Ще се оформят различни ИКТ решения в зависимост от организационните и индивидуалните изисквания. За въвеждането на телеработа - Контролен списък 4: Анализ на ИКТ изискванията. Това е контролен списък за проверка на изискванията за:

Компоненти за персонални компютри Принтиране, копиране, сканиране Факс

73

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 • • • • •

• • • • • • •

Email Видео комуникации Софтуер Достъп от отдалечени места Мобилност.

И на последно място, има контролен списък с изискванията за гласовите комуникации, за да се гарантира функционирането на най-добри телекомуникации на всички работни места. Ако използвате тези контролни списъци, ще сте сигурни, че няма да пропуснете някой важен въпрос. Документът "Технология на гъвкавата работа - достъп и средства" (вж. точка 2.3 и Интернет страницата на Flexwork), предназначен за мениджъри, дава допълнителна информация за подходящите технологии, препоръчителни за гъвкава работа. Може да е необходимо да бъдат взети предвид аспекти на трудовото право в зависимост от вида гъвкава работа. При телеработата някои такива въпроси са напр. закони за даването на сгради под наем, отговорността, злополуките, данъчни аспекти, участие на работнически съвети. По всички тези въпроси в литературата има много информация. Освен това, има огромно количество колективни договори за телеработа и други форми на гъвкава работа. Те са достъпни на Интернет страниците на различни организации, които работят в условията на телеработа, доставчици на услуги, търговци и др. На Интернет страницата на Flexwork има примерни договори, както и препратки към Интернет страници, полезни при въвеждането на телеработа. В зависимост от гъвкавия модел на работа, който ще бъде въведен, ще изникнат и различни изисквания за обучението. При повечето варианти на гъвкава работа, "самоконтролът" и "разпределението на времето" се оказват въпроси от решаващо значение, тъй като гъвкавите работници получават повече отговорности и независимост. Можете да избирате между два начина на действие: разработва се конкретен образователен курс или се използват вече съществуващи образователни курсове. В повечето случаи се препоръчва втория вариант. Контролен списък 5: Контролен списък за въвеждането на телеработа в МСП - представлява полезно средство за проверка дали екипът за проекта е взел предвид всички необходими аспекти при развиването на концепцията и също така - в зависимост от отговора, даден от респондента - дава указания как да се продължи нататък. Той се намира на Интернет страницата на Flexwork и покрива следните области:

Подготовка Аспекти, свързани с човешката страна на въпроса Организационни аспекти Правни аспекти ИКТ аспекти Ресурси (персонал, финансови) Защита на данни и сигурност

74


•

• • • • •

•

• •

Оценка и измерване на успеха Продължителност: Месеци 4-6 Резултати:

Организационна концепция: конкретизиране на промени в задачите и работния процес ИКТ концепция Концепция за защита и сигурност на данните Изисквания за обучението и концепция (ако е необходимо) Колективен договор между отдел "Личен състав" и работническия съвет Споразумение за допълнителните аспекти на трудовото право, които трябва да се уточнят Цялостен план за въвеждане, включително разпределение на отговорностите и усилията, бюджет и срокове

Етап 4: Прилагане На този етап пилотно се прилагат разработените концепции за организацията, защитата и сигурността на данните. Освен това, се закупуват и въвеждат избраните решения за ИКТ. Етапът включва и първоначално обучение преди самото въвеждане да започне в зависимост от конкретните обстоятелства. Мениджърът на проекта (или човекът, който отговоря за въпросите, свързани с персонала) трябва да има готовност лично да окаже помощ на гъвкавите служители, техните мениджъри, колеги и на други служители, тъй като те се намират в съвсем нова ситуация, със съвсем нови нужди и изисквания. Това ще бъде необходимо особено на хората, които са работили по един и същи начин в продължение на много време. В допълнение, мениджърът на проекта трябва да отговаря на всички въпроси, които възникват в хода на работата. Препоръчва се фирмите да правят пилотен проект в продължение на шест месеца, за да добият много опит и идеи за подобрения. Минималната продължителност трябва да бъде три месеца. Полученият опит ще бъде използван за критичната преценка на технологичните и организационни решения. Така ще се оценят направените неща, разходите и бъдещото развитие, за да може гъвкавата работа да съответства по-добре на цялостните цели и стратегии на фирмата. Продължителност: Месеци 7-12, минимум месеци 7-9 Резултати:

Провеждане на пилотен проект Успешни образователни курсове

75

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 Етап 5: Наблюдение и контрол За да има успех, гъвкавата работа трябва да действа ефективно и изгодно от финансова гледна точка. Очевидното решение за оценяване на проекта е анализът на разходите и ползите. Както и при предния вариант, за целта може да се използва инструментът за анализ на разходите и ползите на Flexwork. Повече информация за този инструмент има в точка 4.2 и на Интернет страницата на Flexwork. Резултатите от анализа на разходите и ползите ще покажат в детайли дали гъвкавата работа е ефективна и ефикасна. За да се прецени цялостният успех на новата гъвкава форма на работа, всички страни трябва да дадат мнението си за това, доколко приемат и са удовлетворени от проекта. Най-лесният начин е гъвкавите служители, техните мениджъри и колеги да попълнят анкети. По-точни данни могат да бъдат получени и с не толкова формални интервюта лице в лице и/или групови дискусии, в които са включени всички участници. Тези техники могат да се използват и при определянето на социо-психологическия ефект и проблемите, които могат да се появят поради промяната на работния модел. В идеалния случай, нагласите и очакванията на служителите се определят предварително преди началото на пилотния проект. Те могат да бъдат измерени отново към края на пилотния етап като една по-късна оценка. Това ще позволи да се направи сравнение между очакванията в началото и постигнатото в края на пилотния проект и така ще се осигури полезна информация за положителните и отрицателните страни на въвеждането. Също така ще се откроят и въпроси, които трябва да бъдат преразгледани или коригирани. Продължителност: Паралелно, месеци 6 и 12 (9) Резултати: • •

•

Измерване на разходите и ползите Измерване на степента на приемане и удовлетвореността от гъвкавата работа на всички целеви групи Установяване на необходими модификации или корекции.

Етап 6: Разширяване на обхвата На базата на резултатите от пилотния проект, трябва да се реши, дали ще се разшири обхватът на гъвкавата работа и ще се включат повече хора, или проектът ще бъде прекратен. Опитът, получен от огромен брой модели на телеработа, показва, че много организации дори не изчакват приключването на пилотния проект, а вместо това веднага пристъпват към разширяване, така че да бъде обхваната цялата фирма и приемат модела много по-рано. Продължителност: > Месец 12 (9)

76

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 Резултати: • Начало на гъвкав модел на работа Корекции и модификации На този етап трябва да се направят вече установените корекции и модификации. Преглед Тази таблица показва кои контролни списъци и средства са подходящи за всеки етап на въвеждане на гъвкава работа. Етап 1: Подготовка - Етап 2: Проучване на осъществимостта

•

•

•

Контролен списък 1: Контролен списък за бъдещи телеслужители Контролен списък 2: Въпросник за бъдещи телеслужители Контролен списък 3: Инструмент за изчисляване на разходите и ползите

Етап 3: Концепция • •

Контролен списък 4: Анализ на ИКТ изискванията Контролен списък 5: Контролен списък за въвеждането на телеработа в МСП

Етап 4: Прилагане (и пилотно въвеждане)

-

Етап 5: Контрол •

•

Контролен списък 3: Инструмент за изчисляване на разходите и ползите

Етап 6: Разширяване на обхвата

-

77

FLEXWORK Project Проект FLEXWORK Flexible Working Handbook Ръководство за гъвкава работа Draft 1.0 Версия 1.0 Приложение 1: Резюме на План за въвеждане на гъвкава работа

ПЛАН ЗА ВЪВЕЖДАНЕ НА ГЪВКАВА РАБОТА ЧАСТ А Въведение А.1 Обосновка А.2 Видове гъвкава работа А.3 Преимущества А.4 Рискове А.5 Разходи А.6 Модел на гъвкава работа ЧАСТ Б Б.1 Избор на персонал Б.2 Адаптиране към процеса и работния поток Б.3 Управление на гъвкавата работа Б.4 Самоконтрол и разпределение на времето Б.5 Въпроси, свързани с оборудването / технологиите Б.6 Здраве и безопасност Б.7 Сигурност Б.8 Финанси Б.9 Семейни въпроси Б.10 Общуване и работа в екип Б.11 Обучение Б.12 Правни аспекти Б.13 Договори ЧАСТ В План за оценка времетраене метод/методи, които ще се използват - формални / неформални оценка на целите / критериите анализ представяне на данните

78

D302: Flexible Working Handbook

Documents

Transcript of D302: Flexible Working Handbook