Control de Documentos y Registros CODIGO PROC … · Procedimiento obligatorio del Sistema de ......

Control de Documentos y

Registros

CODIGO PROC – CDR – 10

Procedimiento obligatorio del Sistema de

Gestión de Calidad Control de Documentos y

Registros

Código :PROC-CDR

Versión 10

Vigencia :16.01.2015

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1. Objetivo

Establecer la metodología para generar, aprobar, distribuir y controlar los documentos

asociados a los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Corporación Municipal

de Lo Prado; según el modelo Normativo ISO 9001.Ademas, establece la metodología para

asegurar que los registros estén debidamente identificados, almacenados, protegidos,

accesibles, legibles; así como el tiempo de retención y su disposición

2. Alcances

El procedimiento se aplica a todos los documentos y registros que son parte del alcance del

Sistema de Gestión de Calidad, según el requisito 4.2 de la Norma ISO 9001.

3. Términos y Definiciones

Concepto Definición

SGC Sistema de Gestión de calidad

SG Secretario General

RP Responsable de proceso

CMLP Corporación Municipal de lo Prado

RDGC Representante de la Dirección de SGC

Documento interno Son documentos controlados, generados dentro de la CMLP forma

parte del Sistema de Gestión de Calidad Ejemplo: Manual de

calidad, revisión de SGC, procedimientos, Instructivos, lista de

seguimiento, matrices, informes, actas, planes y programas.

Documento externo Son documentos controlados, de origen externo al SGC , ejemplo:

Normal legales, Reglamentos, Decretos, Resoluciones técnicas u

otros ;por la cual se rige el que hacer de la CMP

Documento Controlado

Se entiende como documento controlado todo documento que

forma parte del Sistema de Gestión de Calidad y que requiere de

una lista de distribución, de forma de asegurar que sean usados



Registros

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sólo los documentos vigentes, previendo el uso no intencionado de

documentos obsoletos, para la realización de las actividades. Los

documentos se clasifican de acuerdo a su origen como internos o

externos.

Documento Obsoleto

Documento que ha sido reemplazado por la versión

inmediatamente siguiente.

Procedimiento Proceso documentado. Su objetivo es especificar las actividades

que el personal debe realizar en cada proceso.

Instructivo: Manera específica de realizar una actividad. Su objetivo es

complementar los pasos de un proceso, detallando más claramente

los caminos a seguir para que el proceso cumpla con la calidad

esperada. Para efectos de este procedimiento, existe el instructivo

para la realización de procedimientos del SGC de la CMLP.

Diagrama de Flujo Representación gráfica de secuencia de las actividades de un

proceso.

Formato Documento empleado para el registrar información que da

evidencia de la ejecución de una actividad. Normalmente, se debe

nombra en el anexo del procedimiento; y se encuentran disponibles

en la Web de la CMLP.

Manual de la Calidad ISO 9001

Documento controlado que describe el Sistema de Gestión de

Calidad y sus elementos.

Registros Se entiende por registro, a todos los documentos generados como

resultados de un proceso y/o durante la ejecución de una acción,

con fines de dejar una constancia que dicha acción fue hecha y

conservar sus resultados para posterior análisis. El término

"registros" se refiere a informes, formularios, correspondencia y

cualquier otra documentación que registre resultados obtenidos o

proporcione evidencia de actividades realizadas. Dichos registros

pueden emitirse en forma de copia impresa, en medios electrónicos

u otros, estableciéndose en cada caso los respaldos necesarios.

Registros internos Registros generados dentro de la CMLP



Registros

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Registros externos : Registros generados por cualquier organización, fuera de CMLP

Tiempo de retención Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben

permanecer disponibles en los archivos para su consulta. Este

tiempo siempre debe considerar las instrucciones emanadas por los

cuerpos legales respectivos

Medio de soporte Los registros de calidad se archivan, pudiendo ser en soporte

informático o en papel; tomándose las medidas precisas para

garantizar su perfecto estado de conservación

Recuperación Acto que permite acceder a los registros de manera rápida. Por lo

tanto, el registro se puede localizar y acceder en los archivos y/o

carpetas tanto físicas como electrónicas identificadas y destinadas

para su protección.

Protección Actividad que protege los registros impresos colocándolos en

carpetas y archiveros bajo condiciones ambientales adecuadas para

su conservación; evitando su maltrato, extravió o daño.

Nota: (si algún registro se dañara o extraviara se deberá reponer).

Además, cuando un registro es electrónico, la cuida, realizando

respaldos quincenales de la información en dispositivos de

almacenamiento extraíble; asimismo se cuenta con software

antivirus. Adicionalmente a su respaldo diario vía servidor

establecido en la CMLP.

Disposición Indica el destino final de los registros, una vez que ha cumplido su

tiempo de retención

4. Funciones y Responsabilidades

SG

Aprueba toda la Documentación del SGC. Todos los documentos del SGC deben

contar con aprobación.

RSGC



Registros

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Elaborar y/o revisar los documentos asociados a los procedimientos obligatorios del

SGC

Efectuar las modificaciones a sus documentos, cuando se realicen de manera

distinta a lo establecido. Además, debe actualizar la documentación obligatoria del

SGC cada vez que se requiera

Gestionar el efectivo control de los documentos internos, externos y registros del

SGC

Difundir los Documentos del SGC.

RP

Elaborar y/o revisar los documentos asociados a su proceso

Efectuar las modificaciones a sus documentos, cuando se realicen de manera

distinta a lo establecido. Además, debe actualizar la documentación de su proceso

cada vez que se requiera.

Gestionar el efectivo control de los documentos internos, externos y registros del

SGC.

5. Diagrama de Flujo de proceso



Registros

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ENTRADAS ACTIVIDADES RESULTADOS / NOTAS RESPONSABLES

El Usuario que detecta la necesidad de documentar,la informa a su jefatura, para que éste evalúe lanecesidad del documento o regis tro. En casocontrario, se informa al usuario la decisión tomada ytermina el proceso.Para el caso de los documentos externos, estos secontrolan de acuerdo a la información de versión uotros elementos identificatorios aportados por elemisor.Respecto a los registros, el Usuario que tiene lanecesidad de regis trar un resultado o una evidencia,debe informar a su jefatura su necesidad; en casoque no exista el regis tro debe comunicarse con elDueño de Proceso respectivo para que genere elformato y luego se incorpore en el procedimiento. Enambos casos, el regis tro se identificara por proresponsable del proceso.

Usuario del Sistema que detectó la necesidad

INICIO

Reportar necesidad

¿Es documento interno?

A

SI

Documentos: Necesidad de generar, modificar o eliminar un documento interno, o de incorporar, actualizar o eliminar un

documento externo.Registros: Necesidad de

generar resultados o ev idencias

NO

Formato de Documento (Procedimiento, Instructivo

u otro)

Se genera, modifica o elimina el documento.En caso de corresponder una modificacion y/o generacionde documentos, el RP propone los documentos, formato,estructura, especificaciones, matrices, etc. que seannecesarios para el cumplimiento de sus objetivos y susactualizaciones.Para el caso que se elimine el procedimiento,el RSGC lodescarta de la Matriz de control de documentos .Las modificaciones de los documentosinternos del SGC: se identif icarán en el apartadoRegistro de modificaciones de todas lasmodificaciones a los manuales del SGCindicando la versión, fecha de la modif icación yprincipales puntos modificados. Una vezrealizada las modif icaciones, están pasarán a losauditores internos y /o comité de SGC con el f inde revisar que no hay errores antes de suaprobación.

Documento Interno generado, que incluye los registros del proceso, ya sea modificado o en version inicial

Generación, modificación o eliminación del documento

RP/auditores internos y/o Comite de SGC

¿El Tipo de documento ex iste?

Verificar que el tipo de documento está definido enla Matriz de Control de Documentos Externos oInternos.Si el tipo de documento no existe, entonces se debecrear en la Matriz de Documentos Controlados

Actualizar Matriz de Control

SI

RSGC.

- Registro

- Matriz de control de documentos actualizada

- Matriz de control de Registros actualizada

1

Lugar y

Responsable

Medio de

Soporte y

Protección

RecuperacionTiempo de

Retención

Identificación Disposición

Almacenamiento

En el caso de un registro , se debera ev idenciar los resultados, garantizando que la información sea legible, por medio de un registro.

¿Es Registro?

NO

BSI



NO

Continuación



Registros

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Distribución del documento

Control de documentos

Disposición de Documentos Obsoletos

Revisión y Aprobación del Documento

1 Se solicita la rev isión y aprobación del documentoel cual contiene los registrosEl RSGC es el responsable de lograr la rev ision yvalidación a los documentos modificados oconfeccionados por los RP y efectuar lasmodificaciones y distribución en el SGCEl Secretario general , es quien aproeba finalmentelos procedimientos del SGCEn el caso de no ser aprobado, se realizan lasmodificaciones respectivas y se presentanuevamente. Si ex iste formato de documentointerno previamente establecido, la rev isión serealiza en cuanto a contenido y formato. El RSGCasigna codigo segun lo especificado en el

Cada responsable de proceso (RP) es el encargadode controlar sus documentos y regis tros necesariospara el funcionamiento de sus procesos y el métodouti lizado esta declarado en el manual oprocedimiento apartado control de registro segúnPROC-CDR-01. El RPSGC es quien controla losdocumentos internos de SGC y los externosAdemás, cada responsable de proceso posee unacarpeta impresa de los Documentos oficiales delSGC ;ademas, estan en PDF disponible en la páginaweb de la Corporación Municipal de Lo Prado eidentificado como “Documento NO Controlado”Los documentos impresos se controlan mediante la

firma de los responsables del documento. Laaprobación del documento se obtiene a través de lafirmas en el apartado “registro de modificac iones”según las especificaciones del PROC-CDR-01. Estedocumento es considerado como copia controladaque está disponible en el archivado de “documentocontrolado” que posee cada RP.Respecto a los documentos digitales se encuentrandisponibles en la Web de la Corporacion, y sedifunden luego de ser aprobados .Respecto a los documentos de origen externo , cadadueño de procesos los identifica en su proceso, y sepreocupa de mantenerlos actualizados en la web.El RSGC posee un consolidado de estosdocumentos.

Una vez aprobado el procedimiento , se difunde atraves RSGC quien es el responsable de publicar enla página web e informar a la comunidad de lasmodificaciones a los documentos oficiales del SGC yde los procedimientos. Los documentos publicadosen página web están en formato PDF como copia nocontrolada lo que especifica al pie del documento.

Se debe disponer de los documentos obsoletos conel objeto de asegurar ev itar su uso no intencionado,según lo indica la matriz de documentoscontrolados.Cuando se ha definido no eliminar un documentoobsoleto, éste debe ser identificado con el timbre deagua "Documento Obsoleto", para el caso dedocumentos impresos, o para documentos obsoletosdigitales.Los documentos obsoletos oficiales deSGC son resguardados por el RP en la carpetadigital del SGC disponible para ello y se declara encada control de registro.

-Matriz de Control de Documentos actualizadaFIN

A

RSGC- Secretario General

RP- RSGC

D

RSGC

RP- RSGC

Continuación



Registros

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Almacenar el registro

Los registros deberan almacenarse de acuerdo a lo establecido en cada procedimiento por el responsable . El registro debe almacenarse en el lugar y por el tiempo de retencion que corresponda ( se deben cumplir las normativas legales al respecto)

Responsable de almacenar el registro

Proteger el registro

El responsable de almacenar el regis tro debeprotegerlo según su medio de soporte y lugar dealmacenamiento, para garantizar que este searecuperable para su uso y/o análisis posterior.

¿Vence el tiempo de retención?

El responsable de almacenar el registro debe preocuparse de mantener el registro bajo las condiciones definidas en la matriz por el tiempo espeficado como tiempo de Retención.

Responsable de almacenar el Registro


Disposición del Registro

Cumplido el período de almacenamiento, elresponsable debe disponer del registro según laacción definida en la columna Disposición.

Lugar y

Responsable

Medio de

Soporte y

Protección


Retención

Identificación

Almacenamiento

Disposición

Lugar y

Responsable

Medio de

Soporte y

Protección


Retención

Identificación

Almacenamiento

Disposición

Lugar y

Responsable

Medio de

Soporte y

Protección


Retención

Identificación

Almacenamiento

Disposición

Recuperacion del registro

Cada vez que se requiera acceder al regis tro, elresponsable debera recuperar el regis tro por mediode rutas ,ya sean digitales o impresas .

Quien lo requiera

Lugar y

Responsable

Medio de

Soporte y

Protección


Retención

Identificación

Almacenamiento

Disposición

NO

C

C


B

D

SI

Lugar y

Responsable

Medio de

Soporte y

Protección


Retención

Identificación

Almacenamiento

Disposición



Registros

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6. Descripción de las Actividades del proceso.

Etapa Descripción Evidencia

1 Elaboración de procedimientos e instructivos, registros y otros: el responsable de

proceso (RP) elabora su procedimiento y/o modificaciones según el procedimiento

de Control de documento y registro del SGC de la Corporación Municipal de Lo

Prado PROC-CDR. Además, propone los documentos, formato, estructura,

especificaciones, matrices, etc. que sean necesarios para el cumplimiento de sus

objetivos y sus actualizaciones. Luego envía al Responsable del SGC, a través de

cualquier tipo de medio de comunicación disponible, para gestionar la aprobación y

su distribución de dichas modificaciones. El Responsable del SGC asigna código al

documento de acuerdo al proceso especificado para ello PROC-CDR.

Las modificaciones de los documentos internos del SGC: se identificarán en el

apartado Registro de modificaciones de todas las modificaciones a los manuales

del SGC indicando la versión, fecha de la modificación y principales puntos

modificados. Una vez realizada las modificaciones, están pasarán a los auditores

internos y /o comité de SGC con el fin de revisar que no hay errores antes de su

aprobación.

Control de documentos internos y externos: Para el caso de los documentos

externos, estos se controlan de acuerdo a la información de versión u otros

elementos identificatorios aportados por el emisor y están disponibles en la página

web. En caso de los documentos internos del SGC se registrarán en una matriz de

control de documentos.

El Usuario que tiene la necesidad de registrar un resultado o una evidencia, debe

informar a su jefatura su necesidad; en caso que no exista el registro debe

comunicarse con el Dueño de Proceso respectivo para que genere el formato y

luego se incorpore en el procedimiento. En ambos casos, el registro se identificará a

los responsable del proceso y deberá evidenciar los resultados, garantizando que la

información sea legible.

Procedimiento

de control de

documento y

registros PROC-

CDR

2 Revisión y aprobación de las versiones oficiales de los procesos e

instructivos y otros: El RSGC es el responsable de lograr la aprobación y

validación a los documentos modificados o confeccionados por los RP y efectuar las

modificaciones y distribución en el SGC. La aprobación del documento se obtiene a

través de la firmas en el apartado “registro de modificaciones” según las

PROC-CDR



Registros

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especificaciones del PROC-CDR. Este documento es considerado como copia

controlada que está disponible en el archivador de “documento controlado” que

posee cada RP.

En el caso de no ser aprobado, se realizan las modificaciones respectivas y se

presenta nuevamente. Si existe formato de documento interno previamente

establecido, la revisión se realiza en cuanto a contenido y formato. El RSGC asigna

código según lo especificado en el procedimiento PROC-CDR.

3 Publicación de procedimientos e instructivo: RSGC es el responsable de publicar en

la página web e informar a la comunidad de las modificaciones a los documentos

oficiales del SGC y de los procedimientos. Los documentos publicados en página

web están en formato PDF como copia no controlada lo que especifica en dicho

documento. Además, no contienen firma para evitar el mal uso.

Publicación en

la página web

(documento no

controlado)

4 Control de documentos y registros: cada responsable de proceso (RP) es el

encargado de controlar sus documentos y registros necesarios para el

funcionamiento de sus procesos y el método utilizado esta declarado en el manual

o procedimiento apartado control de registro según PROC-CDR. El RPSGC es quien

controla los documentos internos de SGC y los externos.

Además, cada responsable de proceso posee una carpeta impresa de los

Documentos oficiales del SGC ; además están en PDF disponible en la página web

de la Corporación Municipal de Lo Prado e identificado como “Documento NO

Controlado”

Los documentos obsoletos oficiales de SGC son resguardados por el RP en la

carpeta digital del SGC disponible para ello y se declara en cada control de registro

y contiene el timbre de agua “documento Obsoleto” en caso de ser necesario su

uso.

PROC-CDR

5 Almacenamiento de los registros: Los registros deberán almacenarse de acuerdo a

lo establecido en cada procedimiento por el responsable. El registro debe

almacenarse en el lugar y por el tiempo de retención que corresponda (se deben

cumplir las normativas legales al respecto). El responsable de almacenar el registro

debe protegerlo según su medio de soporte y lugar de almacenamiento, para

garantizar que este sea recuperable para su uso y/o análisis posterior.

Cada vez que se requiera acceder al registro, el responsable deberá recuperar el

registro por medio de rutas, ya sea para una recuperación digital o impresa. El

responsable de almacenar el registro debe preocuparse de mantener el registro



Registros

Código :PROC-CDR

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bajo las condiciones definidas en la matriz por el tiempo especificado como tiempo

de Retención.

Cumplido el período de almacenamiento, el responsable debe disponer del registro

según la acción definida en la columna Disposición.

7. Control de registros ( ver instructivo estructura documental)

Identificación

Almacenamiento

Disposición Lugar

/responsables

Medio de

Soporte Protección Recuperación

Tiempo de

Retención

Matriz de

Control de

Documentos

Of. de RSGC/

Computador del

Responsable del

SGC

electrónico

Sistema

computacion

al de

respaldo

Oficina

RD/notebook RD/escritorio/

carpeta

corporación/c

arpeta

Sistema de

gestión de

calidad

/carpeta

Obligatorios/c

arpeta

Procedimient

os

Obligatorios/c

arpeta

Procedimient

o ACP/ por

correlativo

/acta de

mejoramiento

Hasta que

quede

obsoleto

Carpeta digital

obsoleta

digital



Registros

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8. Indicadores de Cumplimiento ( ver instructivo estructura documental)

DESCRIPCIÓN

INDICADORES:

FORMULA DE

CALCULO

META

ÁMBITO

DIMENSIÓN SEGUIMIENTO

Este proceso no cuenta con

indicadores de gestión N/A N/A N/A N/A N/A

9. Referencias ( ver instructivo estructura documental)

Ref. 1: Procedimiento Auditoría Interna

Ref. 2: Procedimiento Control del Producto No conforme

Ref.3 : Procedimiento Acciones correctivas y preventivas

Ref. 4: Norma ISO 9001

10. Anexos ( ver instructivo estructura documental)

Anexo 1: Instructivo para realizar procedimientos del SGC

Anexo 2: Formato Procedimiento

Anexo 3: Formato Diagrama de Flujo

Anexo 4: Matriz Control de Documentos



Registros

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11. Aprobación y Control de los Cambios ( ver instructivo estructura documental)

Fecha Modificaciones

Responsable Fecha de

aprobación de la modificaciones

Responsable Fecha de la

implementación de la modificación

Responsable

16.01.2015 Responsable del

proceso 16.01.2015

Secretario

General 16.01.2015

Representante

de la Dirección

Firmas de los

responsables.

Versión Fecha Principales Puntos Modificados

Resumen de Modificaciones

00 02.11.2011 Versión inicial Estandarizada

01 07.11.2011 Modificaciones a manuales de proceso obligatorios e incorporaciones de documentos faltantes.

Modificaciones al método de análisis de causa de la no conformidad , Incorporación de cargos y funciones de los responsables de SGC, Modificaciones al manual de escucha activa, Modificaciones al formato de instructivo, Incorporación de las interrelación entre los procesos Modificaciones a tratamiento de no conformidad

02 04.01.2012 Modificaciones a manuales obligatorios

Modificaciones al manual de procedimiento de documentos y registros los criterios. Modificaciones al manual de acciones preventivas no se evidencia el registro de Análisis de causa. Modificaciones en el procedimiento de



Registros

Código :PROC-CDR

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Producto No Conforme, Modificación mapa de proceso Objetivos de calidad Plan anual de la revisión por la dirección Política de calidad

03 06.01.2012 Revisión y actualización completa del Manual de la Calidad

Modificaciones al manual de auditoria interna Modificaciones de manual de calidad Modificaciones de manual de Control de documento y registro. Modificaciones Manual de Control de producto No conforme Modificaciones acta de revisión por la Dirección Modificación al manual de Formulación presupuestaria Modificaciones a revisión por la dirección Modificaciones al manual de rendiciones de educación Modificaciones al manual de salud Modificaciones a manual de rendición municipal Modificaciones al manual de RRHH Modificaciones al manual de compras Modificaciones al manual de informática Modificaciones al manual de servicio generales

04 23.01.2012 - Registro de Modificaciones

- En Registro de Modificaciones, se incorpora tabla para la identificación de los cambios en los documentos. En responsables se elimina el nombre y se deja estandarizado, en función del cargo.

05 15.11.2012 Revisión y actualización completa del Manual de la Calidad

- Modificación del Objetivo y campo de aplicación

- Modificación de las Exclusiones del alcance del SGC

- Modificación de la Política de Calidad y los objetivos



Registros

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- Modificación de la descripción del servicio

- Complementación de los términos y definiciones

- Actualización del sistema de Gestión de la calidad

- Revisión y actualización de la responsabilidad de la dirección

- Modificación de la descripción de la gestión de los recursos

- Complementación del proceso realización del servicio

- Actualización de la descripción del proceso medición, análisis y mejora

- Modificación de la aprobación y Control de los cambios.

06 30.12.12 Capítulo 2: Descripción de la Corporación Municipal de Lo Prado

- 2.2.3 Objetivos de la calidad - 2.3 Estructura Organizacional- Organigrama

07 03.03.2013 Estandarización de la versión N° 7 del SGC por cambio de procesos y por cambio de ley Fagem

Modificaciones en la versión del manual de RRHH, Formulación Presupuestaria y Rendiciones de Educación Fagem.

08 01.09.2014 Estandarización de la versión N°8 debido al rediseño organizacional

Modificaciones el manual de calidad ingresar las exclusiones, Modificaciones a todos los manuales de proceso por rediseño organizacional del SGC excepto conciliación bancaria y rendiciones de salud. Se elimina el proceso de rendiciones Fagen por decreto ley Se aclara la forma y el registros de las modificaciones en el manual de Control de documento y registros

09 01.12.2014 Estandarización de la versión N°9 de los manuales de proceso debido al rediseño organizacional y estandarización del formato de los documentos del SGC N° 3

Modificaciones a los indicadores de en los manuales de procesos del SGC y cambio a formato a todos los documentos del SGC. (logo institucional)

10 16.01.2015 Estandarización de la versión N°10 de los manuales de proceso del SGC debido a auditoria

Cambio del formato del acta e mejoramiento, acta de revisión por la dirección, formato de informe de



Registros

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externa de recertificación y estandarización del formato de los documentos N° 4

dueño de proceso, cambio en el formato de los manuales de proceso, actualización de los registro en todos los manuales, revisión de los flujos y actividades, modificación del manual de control de documentos y registros, cambio de la política, objetivos e indicadores e incorporación del formato de plan de acción.

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