Contractual obligations/

Lepingulised kohustused

Joint Technical Secretariat / Ühine Tehniline Sekretariaat

Applicant SeminarSeminar toetuse taotlejatele

Key Contractual Issues

Contract Structure

Responsibility for the project

Start & implementation period

Payments & reporting

Visibility

Contract amendment

2

Võtmeküsimused lepingus

Lepingu struktuur

Projekti kohustused

Algus ja elluviimise periood

Maksed ja aruandlus

Nähtavus

Muudatused lepingus

3

Pre-conditions for signing Grant Contract

Updated Application Form (if requested in the JMC decision)

Signed Partnership Agreement

Original of the Financial Identification Form with the details

of the bank account Information on the on the external audit companies

(Auditors) which will carry out expenditure verification (NB! requirements for auditors are available in the Terms of

Reference for an Expenditure Verification of a Grant Contract)

4

Toetuslepingu sõlmimise eeltingimused

Ajakohastatud taotlusvorm (kui on seirekomitee otsusega

nõutud)

Allkirjastatud Partnerlusleping

Finantsteabe vormi originaal pangakonto andmetega Andmed välisaudiitorite kohta, kes hakkavad teostama

kulude kontrolli (NB! audiitoritele esitatavad nõuded on saadaval

toetuslepingu kulude kontrollimise lähteülesandes)

5

Contract Structure

Special Conditions

General Conditions

Application Form

Contract-award procedures

Request for payment and financial identification form

Model narrative and financial report

Model report of factual findings and terms of reference for

an expenditure verification

Model financial guarantee

6

Contract and its

annexes are

available on the

Programme

website!

Lepingu struktuur

Eritingimused

Üldtingimused

Taotlusvorm

Lepingu sõlmimise kord

Maksetaotluse ja finantsteabe näidis

Tegevus- ja finantsaruande näidis

Faktiliste tähelepanekute ja kulude kontrollimise

lähteülesande näidis

Finantstagatise näidis

7

Leping ja selle

lisad on

avaldatud

Programmi

kodulehel!

Responsibility for the project

After approval of the project, the applicant (Beneficiary) signs the Grant Contract with the Contracting Authority (Joint Managing Authority) and assumes full legal and financial responsibility for the project management and implementation vis-à-vis the Contracting Authority

Contracting Authority has no contractual relationship towards partners or sub-contractors

It receives the Grant from the Contracting Authority and ensures that it is managed and distributed in accordance with the Partnership Agreement signed with the project partner(s)

8

Projekti kohustused

Pärast projekti heakskiitmist allkirjastab toetuse taotleja (toetuse saaja) lepinguid sõlmiva asutusega (Ühine korraldusasutus) toetuslepingu ning võtab ühise korraldusasutuse ees endale täieliku juriidilise ja finantsvastutuse projekti juhtimise ja elluviimise eest

Lepinguid sõlmiv asutus ei oma lepingulist suhet partnerite või allhankijatega

Toetuse saaja võtab vastu toetuslepingu lepinguid sõlmivalt asutuselt ning tagab selle haldamise ja jaotamise vastavalt projektipartneri(te)ga sõlmitud partnerluslepingule

9

Project start and implementation period

Project starting date is defined by the Beneficiary and the Contracting Authority ; stipulated in the Grant Contract and it can be either the day following that on which the last of the two parties signs the Grant Contract, or a later date agreed in the Grant Contract,

but in any case no later than 6 months after the signing of the Grant Contract.

The duration of the project is calculated by adding to this date the number of months indicated in the Application as the duration of the project

In order to be eligible, costs have to be incurred during the implementation of the project, i.e. after the starting date of the project stipulated in the Grant Contract and before the project end

10

Projekti algus ja elluviimise periood

Projekti alguskuupäeva määravad toetuse saaja ja lepinguid sõlmiv asutus; see on sätestatud toetuslepingus ning alguskuupäev võib olla toetuslepingu viimase osapoole poolt allkirjastamise kuupäevale järgnev päev või muu hilisem toetuslepingus kokkulepitud kuupäev,

igal juhul ei tohi alguskuupäev olla hilisem kui 6 kuud pärast toetuslepingu allkirjastamist.

Projekti kestus arvutatakse lisades alguskuupäevale toetuse taotluses kestusena märgitud kuude arv

Abikõlblikud kulud tuleb kanda projekti elluviimise jooksul, st pärast toetuslepingus sätestatud projekti alguskuupäeva ja enne projekti lõppkuupäeva

11

Payments to the projectProject not exceeding 18 months and grant not exceeding EUR 300,000:

• initial pre-financing of max 40% of the Grant

• the balance within 45 days of the Contracting Authority approving the final report

12

Project longer than 18 months or grant over EUR 300,000:

• initial pre-financing of max 40% of the Grant for the first 12 months

• further pre-financing instalments (every 12 months); together with the initial pre-financing not exceeding 80% of the Grant

• the balance within 45 days of the Contracting Authority approving the final report

Väljamaksete teostamine projektileProjektid, mille kogukestvus ei ületa 18 kuud ja toetus ei ületa 300,000 eurot:

• eelmakse esmane osamakse kuni 40% toetusest

• lõppmakse 45 päeva jooksul pärast lõpparuande heakskiitmist lepinguid sõlmiva asutuse poolt

13

Projektid, mille kogu- kestvus ületab 18 kuud või toetus ületab 300,000 eurot:

• eelmakse esmane osamakse kuni 40% projekti esimese 12 kuu toetusest

• eelmakse täiendavad osamaksed (iga 12-kuulise perioodi kohta); eelmaksete kogusumma ei või ületada 80% toetusest

• lõppmakse 45 päeva jooksul pärast lõpparuande heakskiitmist lepinguid sõlmiva asutuse poolt

ReportingProject not exceeding 18 months and grant not exceeding EUR 300,000:

•interim report has to be submitted with the request for payment

•final report has to be verified by the auditor and submitted no later than 3 months after the project end.

14

Project longer than 18 months or grant over EUR 300,000:

• interim report has to be submitted one month after each six-month period• request for payment has to be accompanied with the report, expenditure verification report• final report has to be verified by the auditor and submitted no later than 3 months after the project end

AruandlusProjektid, mille kogukestvus ei ületa 18 kuud ja toetus ei ületa 300,000 eurot:

•vahearuanne tuleb esitada koos väljamaksetaotlusega

•lõpparuanne peab olema kontrollitud audiitori poolt ja see tuleb esitada hiljemalt kolm kuud pärast projekti lõpetamist.

15

Projektid, mille kogu kestvus ületab 18 kuud või toetus ületab 300,000 eurot:

• vahearuanne tuleb esitada hiljemalt 1 kuu pärast iga 6-kuulise perioodi lõppu• väljamaksetaotlusele tuleb lisada aruanne ja kulude kontrolli aruanne• lõpparuanne peab olema kontrollitud audiitori poolt ja see tuleb esitada hiljemalt kolm kuud pärast projekti lõpetamist

Visibility

Beneficiary and project partners have to publicise the fact that the European Union has co-financed the project

Detailed Communication and Visibility Manual can be downloaded: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm

16

Nähtavus

Toetuse saaja ja projektipartner(id) peavad rakendama vajalikke meetmeid avalikkuse teavitamiseks, et projekti rahastatakse EL poolt

EL välistegevuse teabeedastuse ja nähtavuse suunised on saadaval siit: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm

17

Contract amendment

Beneficiary must inform the Contracting Authority /JTS on any changes in the project

Request for changes has to be submitted to the Contracting Authority /JTS at least one month before the required changes have to enter into force

In duly justified cases project implementation period can be extended up to 6 months (NB! All project activities have to end before 31 December 2014)

Contingency reserve foreseen in the Application can only be used with the prior written authorisation of the Contracting Authority

18

Muudatused projektis

Toetuse saaja peab teavitama lepinguid sõlmivat asutust/ÜTSi projektis tehtavatest mis tahes muudatustest

Muudatuste taotlus tuleb esitada ühisele korraldusasutusele/ühisele tehnilisele sekretariaadile vähemalt üks kuu enne taotletavate muudatuste kavandatavat jõustumist

Põhjendatud juhtudel võib ühine korraldusasutus otsustada projekti elluviimise perioodi kuni 6 kuu võrra pikendada (NB! Kõik projekti tegevused tuleb lõpetada hiljemalt 31. detsembriks 2014)

Taotluses kavandatud ettenägematute kulude reservi võib kasutada ainult ühise korraldusautuse eelneval kirjalikul loal

19

JTS contacts

www.estlatrus.eu

Email: info@estlatrus.eu

Phone: +371 6750 9520

Address: Ausekla Str. 14-3, Riga

20

ÜTS-i kontaktid

www.estlatrus.eu

E-post: info@estlatrus.eu

Tel.: +371 6750 9520

Aadress: Ausekla tn. 14-3, Riia

21