Contracts and Grants Accounting Services   

Comprehensive Budget ReviewFY 2013 

Mission

UF Contracts & Grants strives to provide exceptional research support services while protecting the University’s interests in the most efficient and responsible manner possible.  

Services

In fulfilling our mission, our responsibilities include: • Establish and maintain contract and grant projects in the PeopleSoft financial system • Oversee the management of awards for compliance with sponsor’s financial 

guidelines• Review expenditures to ensure costs are allowable, allocable, reasonable and 

consistent with funding agency regulations• Advise principal investigators and departmental administrators on university, state 

and federal guidelines governing expenditures and other award activities• Prepare and submit financial reports to sponsors.  Provide financial reports to 

investigators and departments to assist in award oversight• Invoice sponsors and monitor and collect outstanding accounts receivable• Manage close-out activity including transferring of residual accounts• Deposit and maintain records of payments received from sponsors• Assist auditors with data requests and reports• Maintain and monitor records associated with the University’s subcontracts including 

processing encumbrances and payments 

FunctionsResearch Administration• Provides post award financial support and a single point of 

contact for the department(s) assigned 

Accounts Receivable • Processes all deposits and maintains check logs

Accounting• Manages all aspects of Letters of Credit and Subcontracts

Reconciliation and Audit• Responds to audit requests and reconciliation of conversion 

items through grants module stabilization

FY 2012 Metrics

• Generated 36,036 invoices to sponsors totaling $525.4 million• $572.8 million in expenditures on 9,169 active projects in 

funds 201, 209 and 214• Processed 5,527 deposits for $604.9 million• Cash balances in funds 201-214 @ 12/31/12 totaled $357.3 

million ($281.2 million @ 12/31/08)• Cash deficit in fund 201 @ 12/31/12 totaled $-42.2 million    

($-73.0 million @ 12/31/08) • Accounts receivable for funds 201-209 @ 12/31/12 totaled 

$68.4 million (88.4 million @ 12/31/08)

FY 2014 FY 2013 FY 2012 FY 2011Proposed Budget Actual Actual

Contracts & Grants Accounting Services

Salaries & Benefits 3,824,754 3,809,824 3,950,281 4,104,233

Other Personnel Services & Benefits 16,897 16,897 42,001 22,522

Total Salaries and Benefits 3,841,651 3,826,721 3,992,282 4,126,755

FTEs 57 57 59 62

Contractual Services -                                -                      -                      6,255            

Repairs & Maintenance 5,000                       5,000             4,774             3,545            

Utilities (PPD Only) -                                -                      -                      -                     

Data Processing 7,901                       7,901             7,652             7,652            

Office Supplies 18,000                     18,000           16,245           23,634          

Rent -                                -                      -                      20                  

Printing & Reproduction -                                -                      -                      252                

Telephone 15,000                     15,000           12,629           9,971            

Postage & Freight 4,000                       4,000             3,488             3,529            

Advertising -                                -                      -                      -                     

Travel 20,000                     20,000           17,719           23,306          

Dues & Subscriptions 10,000                     10,000           9,819             9,465            

Waivers -                                -                      -                      -                     

Miscellaneous Other -                                -                      470                 343                

Equipment 10,000                     10,000           4,355             1,389            

Total Operating Expenses 89,901                     89,901           77,151           89,361          

Total Contracts & Grants 3,931,552 3,916,622 4,069,433 4,216,116

CFO- Contracts & Grants Accounting

Matt Fajack                    Vice President and 

Chief Financial Officer

Brad Staats                    Asst Vice President for 

Contracts & Grants

Tiffany Schmidt    Associate Director

Kim Welsh                      CG-HSC                             

RA 3 Team Lead

Joseph Andes        Research Admin II  

Team Lead

Obed Santana           Research Admin II          

Team Lead

Rey Alvarez            Research Admin II

Suzanne Winik             Research Admin II

Heather Wert              Research Admin I

Kimberly Smith           Research Admin I

Lisa Yates                        CG-COM                           

RA 3  Team Lead

Janie Heidler        Research Admin II     

Team Lead

Beth Sheppard          Research Admin II         

Team Lead

Dan Smith          Research Admin II

Kayla Tibbetts            Research Admin I

Patty Troll          Research Admin I

Lashawn Williams Research Admin II

Eddie Finlayson    Research Admin II

Bruce Moor         Research Admin I

Christian Torroella Research Admin I

Jonathan Evans              CG- IFAS                           

RA 3 Team Lead

Matt Staehnke      Research Admin II      

Team Lead

TBA      Research Admin I

Meridith David       Research Admin II

Christie Lee             Research Admin II

Nadeige King              Research Admin I

Spencer Allen                Research Admin I

Stephanie Lafferty         CG-ENG                            

RA 3 Team Lead

Brian Miller            Research Admin II     

Team Lead

Tonya Lewis       Research Admin II

Warren Stamp    Research Admin II

Jennifer Domico Research Admin II

April Rollins           Research Admin I

Jacob Conrad       Research Admin I

Kat Carter-Finn              CG-Campus                     

RA 3 Team Lead

Pat Greco             Research Admin II      

Team Lead

Stephanie Glenn Research Admin I

Anna Hernandez Research Admin I

Sandhya Chheda Research Admin I

Becky Hyde             Research Admin II

Rob Sessions                     Research Admin I

Cathy Thompson Associate Director

Kim Morabito                 AR and BILLING         Admin Svcs Crd 2      

Team Lead

Tina Priz                            Sr Accountant

Erin Tompson                    Sr Grants Specialist

Xin Zhang                   Acctng Crd 3

Melissa Horvath Accountant

 Jerome Able                    Sr. Grants Specialist

Tom Bairley                  Acctg Crd 3

Jing Li                           Acctg Crd 3

Ed Parker                      Acctg Crd 3

Peg Canaday                Adm Srv Crd 2

TBA Accountant

Bill Gair                       Quality Control

Nita Reddish                  Quality Control

Dana Rechsteiner Assistant Director     

Special Projects

Rob Francis            Research Admin II

Delores Darling           Research Admin I

Opportunities

• Continuous review and improvement of business processes to eliminate non-value added activities

 • Enhance education and training through formal on-line 

courses and ad-hoc discussions with departmental staff and project investigators

Barriers

• Continued intense audit scrutiny• Many Research Administrators in Contract & Grants 

Accounting Services are typically entry level professional staff with limited experience 

• Turnover of experienced team members

Accomplishments• Merger of the three units 3 1/2 years ago and the 

consolidation of the operations • Significant involvement in a number of University initiatives 

over the past 4 years to improve the fiscal management and accountability of the research enterprise at UF • myInvestiGator • Improved Effort Certification system• Upgrade of the myUFL finance system• Centralized review of cost transfers

 • Production of hundreds of thousands of documents to support 

audit requests  

Questions