Continuous Quality Improvement Project 

 CQI Project: West Virginia 

Interview with Barbara Blumish, Program Manager, Office of Planning and Quality Improvement Brenda McPhail, Director, Office of Planning and Quality Improvement 

Barbara.M.Blumish@wv.gov • 304‐285‐3175 January 30, 2012 

 CONTINUOUS QUALITY IMPROVEMENT (CQI) STRUCTURE 

Department Structure 

The Office of Planning and Quality Improvement (referred to as DPQI) is housed in the Bureau for Children and Families (BCF). DPQI’s Director leads the Division and oversees the work of its three Program Managers. The Program Managers supervise nine reviewers. Traditionally, the Division had reported directly to the Commissioner, however in 2010, the Division was moved under the Office of Finance and Administration. The Director and one Program Manager are located in the Central Office; the remainder of DPQI staff is out‐stationed around the State.   

West Virginia’s CQI system has been in place for over ten years. The State does not have a specific budget for CQI activities. The budget is controlled by the BCF’s Division of Finance. 

Staff Qualifications and Responsibilities 

Program Managers and reviewers fall under very generic civil service positions in the State. Each staff must meet these civil service position qualifications. Additionally, the DPQI Director looks specifically for child welfare experience and prefers applicants with a Social Work license.  

Program Managers are primarily responsible for supervising the reviewers and ensuring that reviews are completed. Additionally, each Program Manager covers his/her own specific area in the CQI process: the CFSR, monitoring the State’s program improvement plan, sampling, and the compiling and organizing of data. Program Managers are responsible for duties outside of the CQI process, though all activities have some sort of CQI component.  

Training 

There is no specific training program for DPQI staff. New reviewers are paired with mentors to teach them the federal instrument and all of the supplementary policies and procedures from the State. New reviewers are paired with tenured reviewers during reviews until the new reviewers achieve inter‐rater reliability.   

Committees 

West Virginia does not have any CQI committees in their State system.  

1  

CQI PLAN 

Expectations, Missions, and Objectives 

West Virginia is currently under a federal PIP, therefore, much of their CQI is formalized to meet PIP data collection requirements. Independent of the PIP, the State does not have a formalized mission statement.  DPQI objectives are developed based on State need and project evaluation. DPQI has a manual which describes the federal CFSR process, which the State has adopted to meet its own needs.  

The Division focuses on quality improvement based in data analysis.  

CQI Policies 

All policies in West Virginia are statewide.  Individual units do not have their own policies. DPQI has standard operating procedures to guide the unit. 

ELEMENTS OF THE CQI SYSTEM 

Qualitative Reviews 

West Virginia has adopted the federal CFSR instrument and process for their case reviews. Sampling is based on the 2008 Round Two CFSR. The review is based on a two‐year cycle; each District is reviewed once every two years. Reviewers are teamed up to conduct interviews with parents, workers and providers. Following the interviews, a paper and electronic review is completed and finally, the team rates the case together. To address inter‐rater reliability, all cases are staffed after completion with two review teams and one Program Manager to discuss all ratings.   

Additionally, DPQI staff are responsible for conducting targeted reviews. Targeted reviews are organized around initiatives, PIP measures, and directives from the Commissioner. In conjunction with the State’s implementation group (Special Forces), DPQI staff are currently reviewing for fidelity to a new model which the State has put into place for Child Protective Services.  

Quantitative Data 

The State is able to access quantitative data through its SACWIS system, FACTS. The Unit also has access to Cognos, a database of quantitative data based off of ROM training. Cognos is used during Mountain Force, a performance management initiative which uses data to shape practice to the State’s goals and values. The State has partnered with the Casey Foundation for this initiative. DPQI participates in this process and pulls data from district reviews for analysis as needed for Mountain Force.     

USE OF DATA 

Reports  

West Virginia DPQI produces a comprehensive report based on the results of the CFSR style review and district input after the district is reviewed.  The data contained in report is discussed with the district during an exit conference. Additionally, the group produces comprehensive topic based report. Reports 

2  

can be targeted, comprehensive, district‐based or statewide. Report generation depends on State need.. Reports are made available from the Commissioner down to the supervisor‐level. Reports are also sent to the training and policy units.  

Data Software 

DPQI collects data on a secured Sharepoint site. The State does not offer training on data software.  

Plan Development and Training 

Following the district level CFSR style review, Districts develop Corrective Action Plans (CAPs). The CAPs are developed to address areas identified as needing improvement. The DPQI Program Manger monitors the progress of each District’s CAP.  Information from the CAPs that is training, policy, or practice related is reported back to the appropriate Division.  

Systemic Issues 

There is no formal process for reporting on systemic issues in the State as the CQI Division does not have the staff to cover this responsibility. Issues are reported informally.  

Identifying and Correcting Data Quality Issues 

The DPQI Unit does not have a process for identifying and correcting data quality issues. The State’s SACWIS system is checked by the federal government who report back if there are problems with the data.  FACTS monitors and corrects the federal data reporting. 

Linking Data Sources 

Quantitative and qualitative data is linked during Mountain Force, the DPQI reviews, and their exit conferences. This initiative combines data from the internal CFSR (qualitative and quantitative) and Cognos (quantitative) to improve practice and outcomes.  

Collaborative Data Analysis Efforts 

The DPQI Unit collaborates with others in data analysis efforts through Mountain Force.  They also collaborate with District management and staff to review data from the CFSR‐style review and develop steps to improve practice.  

STAKEHOLDER INVOLVEMENT 

Internal/External Stakeholders 

In the CQI process, the DPQI unit interviews stakeholders in each District on their involvement in case‐related activities. CQI data is informally discussed in committees throughout the State; however, there is no formal system for regularly sharing data with stakeholders.   

 

3  

4  

Collaboration 

DPQI supports the Bureau for Children and Families efforts for stakeholder involvement.  

Privatized Systems 

Contracted providers are involved in the internal CFSR process if they have provided services on a case selected for review.