Contaazul eBook Relatorios (1)

8/16/2019 Contaazul eBook Relatorios (1)

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1Como os relatórios podem ajudar nos resultados.

Relatóriosgerenciais: osuporte idealpara seusresultadosEntenda aimportância dessesdocumentos e como

eles se tornamprotagonistas natomada de decisões


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Índice

Introdução

Capítulo 1 | O que é e para que serve um relatório?

Capítulo 2 | Relatórios aplicados na gestão empresarial

Capítulo 3 | A tomada de decisão baseada nos relatórios

Considerações nais

Mais conteúdos interesssantes

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IntroduçãoTomar decisões como quem faz uma experimentação não é uma atitude

aconselhável para quem quer ver o negócio prosperar. É preciso ter fundamentosque justiquem aquela ação que você pensa em levar adiante. Denir um rumo

para qualquer assunto sem ter um embasamento é tão arriscado quanto aqueles

remédios caseiros que nossos avós ou bisavós faziam para curar determinadas

doenças. Muitos até — com sorte — tinham sucesso, mas outros eram pura crendice

e acabavam não ajudando em nada. Pior, às vezes até prejudicavam mais ou

curavam uma coisa e faziam piorar outra.

Assim como a saúde do corpo, cuidar do bem-estar da empresa é extremamente

vital. E como dito, não se pode fazer isso correndo riscos desnecessários. Uma das

melhores formas de conhecer o andamento dos diversos setores do negócio, saber

quais decisões precisam ser tomadas e quais são as mais corretas a serem levadas

adiante é fazer um relatório.


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Ele deve ser completo, preciso e retratar exatamente a realidade, com números

sempre atualizados. Até porque é com base nesses números que você vai poder

medir os resultados, rever as estratégias, seguir com o que está sendo feito e

acompanhar os processos. Tudo com muita segurança. Sem riscos desnecessários.

Sem experimentações perigosas. Sem comprometer o sucesso do seu negócio.

Então vamos entender um pouco sobre a importância dos relatórios, o que você

precisa observar e como fazer esse trabalho. Este é um grande passo para que

você tenha o domínio completo dos resultados da sua empresa.

Boa leitura!


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O que é e para queserve um relatório?

Capítulo 1

Um relatório reúne um conjunto de informações com o objetivo de reportar dados

de uma determinada atividade, projeto, ação, pesquisa ou trabalho. Especicamente

no que diz respeito aos relatórios gerenciais, trata-se de um documento baseado

em fatos e que contêm informações importantes para a condução das atividades

da empresa e o relacionamento com os clientes e fornecedores.

O desenvolvimento da empresa depende do conhecimento dessas informações

e da sua utilização de maneira estratégica. Elas devem servir para conduzir ações

corretivas, melhorar os processos e garantir resultados cada vez mais positivos.

Para isso, a elaboração desse material deve ser cuidadosamente planejada, de

maneira que os métodos contribuam para que as informações correspondam à

realidade, sejam úteis e fáceis de analisar.


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Para que os dados expostos nos relatórios possam ser usados com segurança,

tanto a pesquisa quanto o resultado precisam obedecer alguns métodos que

garantam a qualidade e a veracidade das informações. Ou seja, o cuidado com o

desenvolvimento do documento é importante porque alguns métodos podem não

relatar exatamente a veracidade daquilo que está sendo analisado.

Isso acontece, por exemplo, em planilhas manuais. Preenchê-las depende de uma

frequência e atenção redobrada do responsável pelo trabalho. O fato de ocorrer

algum esquecimento, anotar os dados na hora errada, cometer qualquer equívoco

no momento de reportar a informação ou alguma falha na própria apuração, mesmo

que não intencionais, comprometem o resultado e causam um efeito cascata.

Anal, se as decisões são tomadas com base naquilo que diz o relatório, e ele traz

informações divergentes, essas decisões podem não ser as mais adequadas para

aquela realidade.

O relatório, no entanto, não deve ser visto como sendo um produto, menos ainda

como o resultado nal de um trabalho. Ele é o ponto de partida. É o motor para o

desenvolvimento de uma estratégia. Não deve, também, ser encarado como uma

mera ferramenta de comunicação, nem mesmo ser usado apenas para centrar-se


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nos indicadores quantitativos, que dizer, relacionados à quantidade, focados apenas

nos números e dados. Este material exige um diálogo interno, entre os setores da

empresa, que vai acabar pautando também o diálogo externo, com os clientes, por

meio de ofertas mais direcionadas e produtos mais adequados às demandas deles.

É preciso discutir os resultados, olhar para o que está posto e elaborar ações a partirde tudo o que for discutido.

Em suma, desenvolver um relatório contribui para que se tenha uma visão ampla

sobre o funcionamento, o desenvolvimento e o resultado da empresa. Mas para que

a razão dele ser feito se justique, há a necessidade de tudo ser conduzido com

precisão e critério. Senão, o relatório não cumpre sua função e a empresa podeestar caminhando numa direção contrária a que deveria.


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Relatórios aplicadosna gestão empresarial

Capítulo 2

Relatórios são importantes aliados na gestão de uma empresa. Como dissemos, é

com base nas informações contidas neste documento que se recomenda tomar as

decisões. Mas o que deve fazer parte dele? Efetivamente, como ele pode auxiliar

numa gestão mais eciente?

Primeiramente é preciso considerar que esse material deve abranger vários

segmentos da empresa. Ele tem de ser revisado e permitir análises, além de

oferecer informações precisas que contribuam para a redução de custos. É

preciso também que ele estimule transformações positivas para o desempenho

das atividades dos colaboradores. O ideal é que os resultados sejam capazes de

motivar o desenvolvimento de soluções ecientes, conáveis, rápidas e adequadasà realidade da empresa.


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As informações precisam ser atualizadas sempre que ocorrerem mudanças nas

operações. Anal, elas precisam permanecer válidas para que qualquer ação

pensada a partir delas esteja de acordo com as necessidades da organização.

O recomendável é que os relatórios gerenciais sejam:

Concisos: tudo precisa ser assimilado e analisado de maneira rápida. Então,

quanto mais direto, melhor.

Funcionais: devem atender as necessidades daqueles que vão utilizar as

informações ou estejam envolvidos nos processos.

Claros: as informações precisam ser acessíveis e de fácil entendimento, para evitar

interpretações divergentes.

Completos: não podem faltar informações. Mais vale investir um tempo levantando

tudo o que for necessário para tomar uma decisão rápida adiante do que perdertempo na hora da decisão buscando o que é preciso saber. Deixá-lo completo

também é essencial para não ter o trabalho dobrado, de fazer o relatório e depois

ter que voltar à pesquisa para colher o que faltou.


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Boa apresentação visual: ela precisa estar a serviço dos itens anteriores. Ou seja,

tem o desao de contribuir para que tudo seja bem compreendido e torne a análise

das informações mais fácil.

Tipos de relatórios

Relatórios gerenciais contemplam várias ações. Passam pelo orçamento,

desempenho, custos e até ações não rotineiras, mas que sejam importantes para a

denição de estratégias.

A intenção é se inteirar do presente e planejar o futuro, buscando um conhecimento

profundo do que pode ser feito para estimular o máximo do potencial de cada setor

e fazer os ajustes necessários para resultados promissores.


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Faturamento por cliente: organiza as distribuições dofaturamento por cliente, para conhecer a contribuição

de cada um para as nanças da empresa.

Relatório de clientes: permite conhecer os clientes e as

informações sobre cada um deles. Com isso, é possível

oferecer soluções mais adequadas e personalizadas.

Produtos e serviços mais vendidos: auxilia no controle dos

produtos e serviços mais requisitados da empresa.

Permite trabalhar no desenvolvimento deles e colabora

na organização da disponibilidade.

Giro de estoque: demonstra o que tem mais e menos saída no

estoque, o que é vital para planejar os investimentos e ter a

quantidade e reposição adequadas para atender a demanda.

Abaixo, elencamos alguns tipos de relatórios que podem ser aplicados a uma

empresa e que contribuem em diversos aspectos, para diferentes atividades.


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Fluxo de caixa diário e mensal: contribui para uma visão mais

imediata sobre as entradas e saídas. Permite corrigir distorções

com base em informações fornecidas em tempo real.

Análise de despesas e centro de custos: faz um controleminucioso das despesas da empresa e organiza a forma de

cuidar das nanças com mais precisão.

Relatório de lançamentos no caixa: oferece uma visão dos

valores atualizados de entrada e saída do caixa da empresa.

É mais um importante controle nanceiro.

Vendas por cliente: possibilita conhecer melhor o

comportamento de cada cliente, para saber o que oferecer

e o que é da preferência de cada um deles. Organiza as

informações mais importantes sobre as vendas.

Análise de pagamentos: facilita o controle do quanto a sua

empresa está gastando em determinado período de tempo.


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Perceba que esses relatórios contemplam uma visão abrangente de todos os

processos da empresa: o estoque, as vendas, o pós-venda, o relacionamento com o

cliente, as despesas (inclusive com fornecedores), o uxo de caixa. É um panorama

geral do funcionamento de todos os processos.

Integrados, esses relatórios são capazes de renar as atividades de uma maneira

única, permitindo um controle preciso do estoque, um relacionamento com o cliente

mais pautado nas reais necessidades dele e uma organização das nanças ideal

para pensar no futuro com mais segurança.


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E são vários os estudos e pesquisas que relacionam a qualidade das informações

contidas nesses relatórios ao nível de acerto nas decisões administrativas.

Obviamente que esses acertos resultam, também, em uma condução mais segura,

ecaz e eciente da empresa, com resultados que podem ser comprovadospelos próprios relatórios que auxiliaram no alinhamento dos processos. Então

tudo é um ciclo: relatórios que auxiliam no ajuste dos rumos permitem decisões

mais corretas e proporcionam desenvolvimento da empresa, o que poderá ser

novamente constatado pelos próprios relatórios. O desao é continuar fazendo essa

engrenagem funcionar e manter a qualidade dos trabalhos e do relacionamento

com o cliente. Nesse sentido, estes materiais continuam a desempenhar um papelfundamental.

O alcance de um resultado positivo não deve ser visto como um motivo para

desconsiderar os relatórios. Pelo contrário: se tudo está dentro das conformidades

e caminhando de acordo com o planejamento estratégico, as informações são

valiosas para conrmar a qualidade das decisões e acompanhar a continuidade douxo já adotado.


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Por outro lado, a necessidade de correções no processo não demonstra inecácia

ou ineciência, até porque a iniciativa de se buscar um resultado que retrate

realmente como tudo está ocorrendo já é um importante passo e faz parte desse

processo de ajustes.

O erro seria não utilizar esses levantamentos para o bem da empresa: desconsiderá-

los ou vê-los como um m em si mesmos, não os utilizando como um meio de

desenvolvimento e alinhamento, não os aproveitando para identicar oportunidades

de melhoria.

Empresas que cercam-se de dados corretos e estrategicamente coletados sobreos seus processos e decisões enfrentam um grau de incerteza menor. Algumas

até integram recursos humanos e tecnológicos em um sistema de informações

abrangente e conável, fazendo com que sua estrutura administrativa esteja mais

preparada para alcançar os resultados desejados.

Como vimos na denição do relatório, o importante, no entanto, não é se ater aosnúmeros. É preciso discutir, levar para a empresa, identicar os gargalos, observar

de que maneira os colaboradores enxergam as situações colocadas no material.


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Essa discussão é necessária para se ter uma visão mais ampla das soluções que

devem ser pensadas. O compartilhamento dos dados é válido até mesmo para

aquilo que está dando certo.

Anal, compartilhar aquilo que você sabe e buscar o conhecimento das pessoasque atuam nas áreas analisadas podem trazer resultados surpreendentes.

Questões administrativas e estratégicas, porém, não precisam ter o mesmo

tratamento. Mas é indispensável que uma reexão seja feita, a exemplo dos

relatórios sobre processos, para que a denição de ações seja completa e esteja

pautada nas reais necessidades da empresa.


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Considerações naisInformações desencontradas, em qualquer âmbito, são capazes de criar situações

completamente fora do planejamento: geram ruídos, dicultam o desenvolvimentodos projetos, atrapalham o alcance das metas. Nas questões administrativas,

gerenciais e referentes à rotina, esse desencontro pode ser ainda mais prejudicial,

especialmente porque impacta diretamente nos resultados da empresa.

Por isso, buscar informações torna-se essencial. E essas informações precisam ser

coletadas no local onde elas são geradas: nas vendas, no estoque, no caixa, narelação com o cliente. Essa coleta precisa de métodos, critérios, análises e ações.

Diante desse contexto, os relatórios colocam-se como materiais importantes para o

conhecimento real do que acontece na empresa. É esse retrato que será capaz de

ajudar a denir rumos.

O processo decisório, um dos assuntos mais debatidos neste e-book, precisa contarcom esses relatos precisos do que a empresa gerencia e produz e a forma como ela

se relaciona com clientes e credores.


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São os relatórios que vão permitir uma gestão mais qualicada e alinhada com o

planejamento estratégico.

Anal, não é possível saber se o caminho trilhado é o correto sem ter uma visão de

como está a caminhada.


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Gestão por resultados

Gestão de custos eciente para empreendedores

Gestão de estoque, pra quê te quero?

Tomada de decisão: o que avaliar

Processo de desenvolvimento de um produto

Gaste menos tempo com nanceiro e mais com a estratégia de vendas

Controller na ContaAzul.

Formação nas áreas de

Computação, Gerenciamento deProjetos e Gestão Financeira,

certicação PMP pelo PMI, ITIL

Foundation pelo EXIN e Microsoft

Certied Professional.

Marcio Roberto

Andrade

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Sobre o autor

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Revista de Administração

Portal Administradores

Portal Contábeis

Universidade Federal de Santa Catarina

Sebrae 1

Sebrae 2

Referências

http://revistas.fw.uri.br/index.php/revistadeadm/article/view/763/1321http://www.administradores.com.br/noticias/negocios/a-importancia-dos-relatorios-para-a-gestao-eficiente-das-empresas/101409/http://www.contabeis.com.br/artigos/83/a-utilidade-dos-relatorios-contabeis-como-meio-de-informacao-no-processo-de-tomada-de-decisao/http://tcc.bu.ufsc.br/Contabeis294291http://www.bibliotecas.sebrae.com.br/chronus/ARQUIVOS_CHRONUS/bds/bds.nsf/AABA27FA43CD38C183257589005C3406/$File/NT0003FD3E.pdfhttp://www.bibliotecas.sebrae.com.br/chronus/ARQUIVOS_CHRONUS/bds/bds.nsf/5AE25A158E8CCB37832572F0006F5180/$File/NT00035B26.pdfhttp://www.bibliotecas.sebrae.com.br/chronus/ARQUIVOS_CHRONUS/bds/bds.nsf/5AE25A158E8CCB37832572F0006F5180/$File/NT00035B26.pdfhttp://www.portaleducacao.com.br/administracao/artigos/54735/planejamento-tributario-conceito-importancia-e-objetivoshttp://www.bibliotecas.sebrae.com.br/chronus/ARQUIVOS_CHRONUS/bds/bds.nsf/AABA27FA43CD38C183257589005C3406/$File/NT0003FD3E.pdfhttp://tcc.bu.ufsc.br/Contabeis294291http://www.contabeis.com.br/artigos/83/a-utilidade-dos-relatorios-contabeis-como-meio-de-informacao-no-processo-de-tomada-de-decisao/http://www.administradores.com.br/noticias/negocios/a-importancia-dos-relatorios-para-a-gestao-eficiente-das-empresas/101409/http://revistas.fw.uri.br/index.php/revistadeadm/article/view/763/1321


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Sobre o ContaAzulO ContaAzul é o mais simples sistema de gestão on-line para micro e pequenas

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