Confidential // Neoris 1 Confidential // Do Not Reproduce without prior written permission from Neoris

Practical Visionaries

Junio del 2008

Modelo Operativo de Comunicación COPARMEX

Confidential // Neoris 2

Mayor Integración Operativa

Crecimiento:

Vertebración Interna:

Coordinación

de Información

Coordinación

de Acción

Representaciones

Coparmex

Confidential // Neoris 3

Necesidades Actuales

NECESIDAD

•Falta de un proceso formal del manejo y distribución de mensajes

•Duplicación, cruce de mensajes y audiencias sin recibir información

•Falta de alineación del envío de mensajes con la estrategia definida

•Falta de identificación de áreas y productos / mensajes principales de COPARMEX

=

Estrategia

Confidential // Neoris 4

Coordinación de Información

Modelo Operativo de Comunicación

El modelo plantea:

•Los actores principales involucrados en el ciclo de comunicación

•Los procesos y herramientas necesarias que permiten la generación de mensajes para una entrega efectiva de los mismos

•El Governance (políticas claras) que establece las responsabilidades de los participantes en el modelo

Lo que permite:

•Entregar información relevante y oportuna, generando valor a los afiliados

Confidential // Neoris 5

Elementos de Diseño

Audiencias Mensajes Canales

Distribución de Audiencias y Mensajes

• Centros Empresariales

• Líderes de Opinión

• Organismos Internacionales

• Etc.

• Señal COPARMEX

• Síntesis de Prensa

• Invitación a Eventos

• Etc.

• Revista Entorno

• E-mail

• Podcast (Señal COPARMEX)

• Contacto Telefónico

Confidential // Neoris 6

• Con el objetivo de generar un documento que consolide los principales productos /

mensajes, emisores y audiencias involucrados se generó la Matriz de Mensajes –

Audiencias, la cual es una tabla que muestra los cruces entre estos elementos.

Análisis Detallado – Matriz de Mensajes Audiencias

42 Productos de Comunicación distribuidos en 11 Emisores, dirigidos a 21 grupos de Audiencias

Confidential // Neoris 7

Tipos de Mensajes

Áreas Staff

Oficina de Comunicación

Generar y liberar mensajes alineados a la planeación estratégica, los cuales tienen como objetivo la generación de acciones en el entorno

Ej. Emisión del Plan Estratégico 2008-2013

Presidencia y Órganos de Gobierno

1 er. NivelMensajes Estratégicos

2 do. NivelMensajes Generales

3 er. NivelMensajes Específicos

Generar y liberar mensajes cuya finalidad es transmitir mensajes institucionales, los cuales tienen como objetivo mantener informados a los actores principales sobre las actividades de COPARMEX

Ej. Señal COPARMEX

Generar y liberar mensajes cuya finalidad es recopilar información o generar una acción por parte de la audiencia, además de atender temas coyunturales de alta criticidad los cuales, no pueden ser calendarizados

Ej. Solicitud de Votos – Comisión de Salarios Mínimos

Confidential // Neoris 8

Identificación de Emisor

• Permitiendo a la audiencia la fácil identificación del emisor del mensaje, se crearon

cabeceras por cada uno de ellos:

Ej. Cabeceras

Confidential // Neoris 9

Clasificación del mensaje

• De igual forma la estructura del “Título” de los correos permite a la audiencia priorizar los

mensajes:

  Tipo de Mensaje Objetivo (Sub Tipo) Emisor

1 Estratégico Para su Distribución Presidencia

2 General Para Informar Oficina de Comunicación

3 Específico Para la Acción Dir. Análisis

Ej. Emisión del Plan Estratégico 2008-2013

Ej. Síntesis de Prensa

Ej. ConsultaCoparmex sobre la Reforma Energética

Confidential // Neoris 10

Clasificación del mensaje

Cabecera

Subject

Subject

Confidential // Neoris 11

Oficina de Comunicación

DESCRIPCIÓN:

La Oficina de Comunicación es un ente regulador del cumplimiento del Modelo Operativo de Comunicación

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES:

• Envío de Mensajes Generales y co-responsable de los Mensajes Estratégicos y Específicos

• Apoyar a las áreas Coparmex para generar Mensajes Estratégicos y Específicos alineados con el Plan Estratégico y la Estrategia de Comunicación

• Responsable de la ejecución del Modelo Operativo de Comunicación de COPARMEX

• Administrar y asegurar la actualización de la Matriz de Mensajes – Audiencias

• Administrar y actualizar los formatos a utilizar para cada una de las áreas dependiendo del tipo de mensaje

Confidential // Neoris 12

Oficina de Comunicación – Fichas por Área

• Cada una de las áreas staff cuenta con su Ficha de Comunicación, la cual

consiste en una matriz con la especificación de los mensajes que se

encuentran bajo su responsabilidad

Dirección de Análisis

Dirección Jurídica

Ficha de Comunicación

…..

Confidential // Neoris 13

Oficina de Comunicación – Actividades Principales

Junta de Estrategia de Comunicación Semanal (Lunes) Planeación de Mensajes Validación de mensajes, emisores, audiencias

Confidential // Neoris 14

Matriz Mensajes-Audiencias

Oficina de Comunicación – Actividades Principales

Reconfiguración de la base de datos de contactos En base a las audiencias identificadas se realizó la clasificación de contactos

Confidential // Neoris 15

Oficina de Comunicación – Operación en el día a día

El emisor ingresa a la herramienta generadora de plantillas y selecciona la plantilla que requiere

El emisor genera el contenido del mensaje a ser enviado y la herramienta generadora de plantillas se encarga de unificar el formato de acuerdo al emisor y tipo de mensaje

1

2

Confidential // Neoris 16

Oficina de Comunicación – Operación en el día a día

Una vez generado el mensaje el sistema envía el contenido para su distribución a través de la cuenta del área responsable del envío

A través del Outlook se seleccionan las audiencias a las que va dirigido el mensaje y se hace el envío

3

4

Confidential // Neoris 17

Beneficios

Los receptores pueden definir prioridades de atención y/o respuesta por medio de la estructura del “Título” de los mensajes

Identificación clara del emisor temático, lo que permite una familiarización con el mismo

Los receptores cuentan con la información que les interesa, como resultado de la correcta segmentación de audiencias generada en la Matriz de Mensajes-Audiencias

1

2

3

4

Contenidos fáciles de identificar por los receptores

5 Contenidos de las Comisiones de Trabajo generados nacionalmente listos para su distribución local

Confidential // Neoris 18 Confidential // Do Not Reproduce without prior written permission from Neoris

Practical Visionaries

Junio del 2008

Modelo Operativo de Comunicación COPARMEX