INSTRUCTIVO Catalogacin Simple

Tabla de contenidos 1. Introduccin

2. Bsquedas en el catlogo

Bsqueda simple

Bsqueda avanzada

3. Catalogacin

4. Visualizacin del registro

5. Reservas de material bibliogrfico

1. Introduccin

El Mdulo Catalogacin nos permite ingresar un nuevo registro bibliogrfico. Es el proceso tcnico mediante el cual se presenta de forma sinttica los detalles tcnicos, grficos, tipogrficos y bibliogrficos de un documento, para ubicarlo dentro de nuestra coleccin, identificarlo y acceder a l rpidamente. El resultado de aplicar este proceso tcnico, es el registro bibliogrfico (lo que en el catlogo manual sera la ficha ISBD).

Para realizar con el proceso tcnico de catalogacin es de vital importancia que en primer lugar comprobemos que el nuevo documento a ingresar no exista en el sistema. 2. Bsquedas en el catlogo1 Existen dos tipos de bsqueda, la bsqueda avanzada y la bsqueda simple

2.1. Bsqueda simple.- Corresponde a una bsqueda por palabras que el sistema realiza simultneamente en los campos de Ttulo, Autor, Materia y Notas. Se pueden usar una o varias palabras.

Desde la pgina principal, hacemos click el modulo y realizaremos la bsqueda con los datos que nos facilit, por ejemplo, el usuario: nombre del autor, titulo, editorial, ISBN, etc. Ejemplo: La escuela no fue siempre as

1 Para realizar la explicacin de este apartado, nos guiaremos con el libro La escuela no siempre fue as. Libro enviado a las Bibliotecas Populares en la primera colectiva del ao 2009

Bsqueda avanzada.- Corresponde a una bsqueda por palabras en la que se pueden limitar los resultados en funcin del autor, su localizacin, el tipo de material que da soporte al documento o su fecha de publicacin, entre otros. Al igual que en la bsqueda simple, se pueden usar una o varias palabras y permite el uso de los llamados operadores de bsqueda para obtener resultados ms precisos. Para realizar este tipo de bsqueda en el men inicio Modulo catalogacin, seleccionamos el cuadro de texto BUSCAR,ubicado en el mdulo de CATALOGACIN.

y nos da como resultado la siguiente pantalla:

Hacemos clicK en las flechas que hay en los cuadros de textos y seleccionamos la opcin de la bsqueda que deseamos y completamos los cuadros vacos segn la opcin seleccionada,

Siguiendo con nuestro ejemplo La escuela no fue siempre as, vamos a realizar una bsqueda por autor y ttulo. Una vez introducidos estos datos, vamos a hacer click en el botn BUSCAR ubicado en la parte inferior de la pantalla.

Y el resultado de esta bsqueda es el siguiente

Una vez comprobado que este material no est en nuestro catlogo, procederemos a realizar la carga del mismo. 3. Catalogacin Ingresando al mdulo de Catalogacin se puede dar de alta un nuevo libro; para esto, hacemos clic en NUEVO REGISTRO donde se abrir una solapa con varias opciones donde seleccionamos la tarea a realizar, en este caso de modo explicativo seleccionamos, CATALOGACION SIMPLE:

Una vez que hicimos click en CATALOGACIN SIMPLE aparecer la siguiente pantalla:

Y ahora, podemos comenzar a cargar un nuevo registro bibliogrfico 3.1 Simbologa En la pantalla de carga podemos observar diferentes cdigos muy tiles para realizar la carga:

Tag Editor.- Cundo vemos esta imagen, significa que podemos editar la informacin del campo en el que aparece.

Campo Repetible.- Si el campo que vamos a rellenar tiene el signo +, significa que podemos repetir el campo tantas veces como sea necesario. Por ejemplo, si el material que voy a cargar tiene asociados tres nmeros de clasificacin CDD, repetiremos este campo. As aparece por defecto

As es como lo he adaptado a las necesidades de carga de un material con varios nmeros de CDD:

Eliminar campo.- Con este signo podemos eliminar los campos que repetimos con el signo +. Por ejemplo, si en principio creamos que nuestro material constaba de tres nmeros de clasificacin y cuando realizamos el proceso de clasificacin nos dimos cuenta de que tan solo necesitamos dos, eliminaramos el campo que nos sobra pinchando en el smbolo -

3.2. Campos Automticos: 000 CABECERA y 005 FECHA LTIMA MODIFICACIN Lo primero que se debe hacer al ingresar en la pantalla de carga es hacer click sobre el campo 000 y 005 y aparecer un cdigo interno de control que el sistema genera automticamente:

3.3. Campos Manuales El resto de los campos deben ser ingresados en forma manual. Haciendo click sobre el campo que queremos cargar (ttulo, autor, editor, fecha de edicin, etc.), ingresamos manualmente los datos correspondientes dentro de los cuadros de textos habilitados y una vez finalizada la carga de datos, hacemos click en GUARDAR:

En algunas ocasiones, el sistema nos informar de la posibilidad de que exista un registro duplicado, por ejemplo al ingresar un ISBN o un ttulo, por eso es tan importante realizar la bsqueda del registro en el catlogo previamente, para estar seguros de que no hay ningn registro cargado del material que ahora tenemos en las manos.

S

Si hacemos click en el sistema entender

que el registro bibliogrfico de este material ya est ingresado y nos mostrar los ejemplares del mismo. Por lo tanto, solo tendremos que ingresar el ejemplar nuevo y no cargar todo el registro bibliogrfico

En nuestro ejemplo, nos aseguramos de que este material no existe en la base de datos por medio de las bsquedas realizadas con anterioridad, por este motivo, haremos click en para poder continuar.

Automticamente aparecer una pantalla en la que agregaremos la cantidad de ejemplares que tengamos:

Se debe completar los cuadros que se consideren oportunos haciendo clic en las flechas cuando se trata de campos desplegables o se redactar de forma manual en los campos simples, que tengan la opcin de seleccionar valores predeterminados. CAMPOS DESPLEGABLES Todos estos campos, sern completados eligiendo una de las opciones de la lista desplegable. 7- No se presta a Ubicacin permanente b Locacin actual c Estante o sala f Tipo de adquisicin y - tipo de tems.- Por defecto, aparece el tem Libros, pero si nuestro material fuese un DVD, mapas u otro material, seleccionaramos el soporte desplegando la flecha

CAMPOS SIMPLES d fecha de adquisicin e fuente de adquisicin o - Signatura topogrfica.- escribimos manualmente la signatura del libro que estamos ingresando p Inventario.- simplemente pinchamos en ese cuadro y automticamente el sistema genera un nmero correlativo de inventario t Nmero de ejemplar.- Se escribir con nmero arbigo (1, 2, 3 etc.) el ejemplar que incluimos; es decir, si tenemos dos ejemplares de un mismo documento, uno de ellos le asignaremos el nmero 1 y al otro, el nmero 2 x Nota no pblica.- Todo lo que el bibliotecario escriba en este subcampo, no ser visualizado por el usuario. Por ejemplo, si el documento tiene algn defecto como hojas mal numeradas o en mal estado, se describe en este subcampo y el socio no lo visualizar z Nota pblica.- Todo lo que el bibliotecario redacte en este subcampo, ser visualizado por el socio. Una vez completada esta informacin hacemos click en y de este modo, el registro queda guardado. En la parte superior de la pantalla, aparece una columna con los datos del ejemplar:

Finalizada la carga de ejemplares, hacer click en INICIO del Hilo de Ariadna y vuelvo a la pantalla principal. Realizo una bsqueda para comprobar que el documento ha sido ingresado correctamente en el catlogo.

4. Visualizacin del registro A continuacin se muestran las diferentes modalidades en las que puede visualizarse el registro

NORMAL.- En esta modalidad de visualizacin, aparece una breve descripcin del material. MARC.- vemos el registro en formato Marc ISBD.- vemos la ficha ISBD completa ITEMS.- nos permite ver el numero del registro de ese tems, como tambin el ISBN, editorial, nmeros de ejemplares. RESERVAS.- desde aqu, el usuario puede efectuar reservas de tems cuando estos, se encuentran en prstamo. HISTORIAL DE PRSTAMOS.- Esta visualizacin permite ver el estado de este documento; es decir, conocer si est o no prestado.

5. Reservas de material bibliogrfico Existe la posibilidad de que un socio quiera llevarse en prstamos un documento que ya est prestado a otro usuario. En este caso, cuando se introduce en el sistema el nmero de inventario del documento, el sistema enva un mensaje, tal y como se muestra a continuacin:

Si hacemos click en , automticamente, hace una devolucin del documento y el sistema asocia el mismo a este usuario.

Si hacemos click en , el sistema te lleva directamente a la pantalla de prstamo. El sistema da la opcin de poder reservar el material, de esta manera, cuando el socio que tiene un documento en prstamo y devuelve el material, el sistema nos avisa de qu usuario solicit este documento. Para realizar la reserva de futuros prstamos, buscaremos el documento en el catlogo, en nuestro ejemplo, el libro a prestar es el que corresponde al nmero de inventario 4 y se titula: Negro. Veamos la informacin que aparece del registro:

Si hacemos click en la pestaa RESERVAS y veremos una pantalla donde nos solicita los datos del socio:

Buscamos por el apellido del socio, en nuestro ejemplo el apellido es Conde y podemos visualizar la siguiente pantalla:

Tan solo debemos activar el icono RESERVA y hacer click en el botn INGRESE RESERVA y el sistema guardar esta modificacin y nos aparecer la siguiente pantalla:

Si no queremos realizar mas reservas, saldremos de esta pantalla haciendo click en el botn INICIO de la lnea de Ariadna y si deseamos realizar la reserva de este material a otro socio, tan solo debemos repetir los mismos pasos anteriores.

Pasado el perodo de prstamo y el usuario (este nuestro ejemplo Ivn Gonzlez) realiza la devolucin, el sistema nos avisar de que existe una reserva del material. Desde la pantalla principal, hacemos click en el icono DEVOLUCION:

En la pantalla que nos aparece, ingresaremos el nmero de inventario a devolver (en nuestro ejemplo, es el nmero 4) y haremos click en ENVIAR

En este momento, el sistema nos enva un mensaje informndonos de que este libro est reservado por otro usuario (en nuestro ejemplo, por Guadalupe Conde) y haremos click en la opcin que nos convenga en ese momento: