DOBLE FIRMA

SISTEMA DE RECONOCIMIENTO OFICIAL

Daniza Briceño Hernández

COORDINACIÓN NACIONAL DE TECNOLOGÍA – abril 2020

DOBLE FIRMA

OBJETIVO

Esta funcionalidad permitirá que una solicitud pueda ser presentada con la validación de la firma de más de un representante legal, en los casos que corresponda.

1. Bandeja de Entrada del Representante LegalEn la bandeja de entrada del sistema en el menú principal en la parte superior, se habilitó la opción “Solicitud Pendiente de Firma” que permitirá al representante legal acceder a las solicitudes en las cuales él es firmante y podrá realizar la acción de firmarlas u observarlas (Figura Número 1).

Al acceder al sistema el Representante legal, en el caso de que tenga una solicitud pendiente de firma, se desplegará el siguiente Banner:

Fig.N°1 Bandeja de entrada del representante legal

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1.1 Sección Solicitudes Pendientes de Firma

Como se muestra en la figura Número 2, al seleccionar la opción “Solicitudes pendientes de firma” se desplegará una grilla con todas las solicitudes pendientes de firma.

Figura Número 2 – Solicitudes Pendientes de firma

Columna Estado: este campo indica el estado: “Pendiente de firma por Representante Legal”

Columna Acción: Permitirá Firmar u observar la solicitud

Al presionar la acción revisar se desplegará la solicitud y podrá firmar u observar, como indica la imagen (figura número 3).

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1.2 Acción Revisar – Firmar Solicitud

Al seleccionar la acción revisar se desplegará la solicitud completa con todas las pestañas a las cuales podrá tener acceso el representante legal firmante.

La pregunta ¿Está de acuerdo con la solicitud? Permite que la solicitud pueda ser firmada u observada.

Firmar Solicitud:

En el caso de que el firmante ante la pregunta ¿Está de acuerdo con la solicitud? presione el botón SI, se habilitará el botón “Firmar Solicitud” y con esto la solicitud es enviada a la Seremi, siempre y cuando este sea el último firmante pendiente.

Figura Número 3 – Acción revisar “Firmar Solicitud”

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1.3 Acción Revisar – NO FIRMAR Solicitud

NO FIRMAR Solicitud:

En el caso de que el firmante ante la pregunta ¿Está de acuerdo con la solicitud? presione el botón NO, se habilitará el botón “Observar Solicitud” y con esto un campo en el que podrá ingresar observaciones a la solicitud, las cuales llegarán al representante que ingresó la solicitud para que pueda subsanar si corresponde. Una vez subsanadas las observaciones realizadas por el representante que ingresó la solicitud, la remitirá nuevamente al firmante para que la revise y la firme, y con esto la solicitud es enviada a la Seremi.

Figura Número 4 – Acción revisar “Observar Solicitud”

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2. Ingreso de un Nuevo trámite – Solicitud de Reconocimiento Oficial o AF.

2.1 Pestaña Sostenedor

Desde ahora al realizar un nuevo trámite en la “pestaña del sostenedor” se habilitarán dos opciones más de ingreso de información “Número de Representante Legales Firmantes” y “Forma de Actuar”. Dependerá de la escritura de designación de el o los representantes legales, cuántos representantes deben ingresarse, así como el número que debe señalarse en esta pestaña y la forma de actuación.

Figura Numero 5 – Ingreso de una nueva solicitud.

En la opción “NÚMERO DE REPRESENTANTES LEGALES FIRMANTES”: Se debe indicar el número de representantes legales que deben actuar, lo que no necesariamente coincide con todos los representantes ingresados.

En la lista “FORMA DE ACTUAR”: Debe indicar si actúan “CONJUNTAMENTE” O “INDISTINTAMENTE” el número de representantes referido en la opción anterior. Esto conforme a la escritura de designación de los representantes.

“CONJUNTAMENTE”: Quiere decir que la solicitud requiere las firmas correspondientes a la cantidad de representantes que se haya señalado en la opción “número de representantes legales firmantes”. Si, por ejemplo, señalan 2 representantes y deben actuar conjuntamente, significa que los 2 deben firmar las solicitudes para enviar la solicitud. Esto no obsta a que se hayan ingresado 5 representantes, pues deberán firmar 2 cualesquiera de ellos.

“INDISTINTAMENTE”: Quiere decir Si el número de representantes que debe firmar una solicitud es 1 la forma de actuar siempre debe ser indistintamente y para esa solicitud será el representante que la ingresó.

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2.2 Pestaña Representante Legal

En la pestaña “Representante legal” la data de ingreso es la misma que han venido ingresando hasta ahora, con la salvedad de que ahora deben indicar los que van a firmar esa solicitud, si no son todos los ingresados.

En las pestañas posteriores a la de representante legal, la información a ingresar es la misma que antes de esta nueva funcionalidad.

2.3 Pestaña Finalizar solicitud

En la pestaña Finalizar al presionar el botón “Finalizar trámite” la solicitud es enviada a la seremi, pero si la forma de actuar de los representantes es en forma conjunta se envía a los Representantes firmantes, luego si todos aprueban la solicitud esta es enviada a la Seremi.

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3. Estados de la solicitud

A continuación, se detallan los estados con el flujo de doble firma en el caso de que se actúe en forma conjunta.

3.1 Pendiente de envió al revisor de admisibilidadEste estado corresponde cuando no se ha enviado la solicitud a revisión de admisibilidad y que ustedes conocen, y a contar de ahora, cuando un representante firmante observó la solicitud.

3.2 Pendiente de firma (por los representantes legales indicados).Este estado indica cuando una solicitud requiere de la actuación conjunta de 2 o más representantes legales.

3.3 Enviada al Revisor de AdmisibilidadEste estado indica que todos los firmantes en caso de que se actúe en forma conjunta o indistintamente aprobaron la solicitud (estado que corresponde al flujo actual).

3.4 Acoge a trámiteEste estado indica que la solicitud fue aprobada por el revisor de admisibilidad. (estado que corresponde al flujo actual).

3.5 No Acoge a tramite

Este estado solo se produce en el caso de que el primer informe de revisión admisibilidad haya sido observado (estado que corresponde al flujo actual).

3.6 No admisible

Este estado corresponde cuando los dos informes del revisor admisibilidad son desfavorables. (estado que corresponde al flujo actual).

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4. Notificaciones

4.1 Solicitud Pendiente de firma

Esta notificación es enviada al representante legal que ingresó la solicitud, una vez que esta es remitida, en dicha notificación se indican los representantes pendientes de firmar.

4.2 Solicitud Firmada

Esta notificación es enviada al representante legal que ingresó la solicitud indicándole el representante legal que firmó la solicitud.

4.3 Solicitud Observada por Representante

Esta notificación es enviada al representante que ingresó la solicitud indicándole: los siguientes representantes no han firmado la solicitud por tener observaciones y se describe lo que se debe subsanar.

4.4 Nueva Solicitud

Esta notificación indica al representante legal que ingresó la solicitud que esta fue enviada a la Seremi y que, por tanto, todos los Representantes firmaron. (Esta notificación es parte del flujo actual).

4.5 Subsanar antecedentes

Notificación de observaciones realizadas por el revisor de admisibilidad y que son enviadas al representante legal (esta notificación es parte del flujo existente).

4.6 Solicitud Acoge a Trámite

Notificación que indica al representante legal que su solicitud fue aprobada por la revisión de admisibilidad y que iniciará el proceso de revisión especialista. (esta notificación es parte del flujo existente).

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4.7 Observaciones de los profesionales de cada área

Notificación que indica al representante legal la información a subsanar de un área específica. (esta notificación es parte del flujo existente).

4.8 Notificación Representante Legal no se ha registrado

Se notifica al representante legal que ingresó la solicitud aquellos firmantes no registrados en la plataforma de RO.

4.9 Notificación para registrarseEsta notificación es enviada a los representantes firmantes en el caso de que estos no estén registrados en la plataforma.

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